Beslutsunderlag införande av remiss och svar i Linköpings kommun. Berörd verksamhet, ÄO SÄBO samt hemsjukvård

Transkript

1 Beslutsunderlag 1 av 10 Beslutsunderlag införande av remiss och svar i Linköpings kommun. Berörd verksamhet, ÄO SÄBO samt hemsjukvård Beslutsområde, vad gäller det? Omsorgsdirektören har begärt ett väl underbyggt beslutsförslag avseende ett eventuellt införande av remiss och svar. Remiss och svar (RoS) är ett IT-stöd som syftar till att hantera ordination av prover, t.ex. HB värde. IT-stödet tillhandahålls av Region Östergötland (landstinget). Övriga kommuner i regionen inför RoS under Åtkomst till RoS för kommunerna. För att medarbetare ska kunna använda RoS krävs följande: - Inloggningsdosa - SiTHS kort - Användarkonto från Linköpings kommun - Kvittoskrivare samt scanner (på SÄBO och i hemsjukvården) Beslutsunderlagets syfte är att synliggöra vilka kostnader och effekter som uppstår om Linköpings kommun beslutar om att införa IT-stödet remiss och svar (RoS). IT-stödet omfattar också produkter, kvittoskrivare samt scanner. Dessa ska hyras av LKDATA i det fall ett införande är aktuellt. Beslutsalternativ 1. Linköpings kommun inför RoS inom ÄO SÄBO samt för hemsjukvården. Beslutet omfattar också bilaga 2, tidsplan. Finansiering av utrustning och inloggningsdosor sker via utföraren som ansvarar för boendet alternativ hemsjukvården. Se tidplan, bilaga 2. Beslutet om att införa RoS förutsätter att utförarna accepterar kostnaderna som beskrivs i kalkylen nedan. 2. Linköpings kommun avstår från att införa RoS Förslag till beslut Ledningsgruppen föreslås ta beslut enligt förslag 1. Årlig kostnad, 1,7 mnkr. Finansiering sker via utförarna avseende hyra för skrivare och scanners, det sker via LKDATA. Intern kostnad för omsorgskontoret (systemförvaltning) hanteras inom ram.

2 Beslutsunderlag 2 av 10 Bakgrund (ursprunglig idé) Beställare av beslutsunderlag Finansiär Mottagare Användare I och med genomförandet av hemsjukvårdsreformen i Östergötland tog kommunerna över en del av vården som tidigare hanterades av Region Östergötland (landstinget). När det gäller provtagning på patienter i hemmet som inte kan ta sig till ex en vårdcentral hanteras detta av kommunernas personal. Dock valde man i samband med övergången från landsting till kommun att inte ge kommunernas medarbetare tillgång till RoS. En länsgemensam rutin skapades för hur provtagning ska hanteras av personal i kommunal vård. På grund av att framtagen rutin uppfattas som omständig, tidskrävande och medför en patientsäkerhetsrisk, har ansvariga i hemsjukvårdsprojektet aktualiserat frågan om det finns möjlighet att ge kommunernas personal tillgång till RoS. Bland annat har man med hjälp av en arbetsgrupp bestående av personer från verksamheten och laboratoriemedicin tagit fram ett förslag på lösning. Regionprojektets effektmål vid införande av RoS i kommunal hälsooch sjukvård: E1: Målen för kommunernas verksamhet är att i samtliga patientärenden inom den kommunala hemsjukvården kunna skriva ut provtagningsunderlag samt signera provtagningar innan leverans till laboratoriet. Detta ska ske senaste ett halvår efter driftsättning hos respektive huvudman. E2: Målen för Region Östergötland är att minska laboratoriepersonalens arbete i förhållande till tidigare arbete med att bistå kommunala HSL-verksamheten att skriva ut provtagningsunderlag och (felaktigt) signera prover vid inlämning till labb. E3: Effektmål för kommunerna är ökad patientsäkerhet genom noll HSLavvikelser rörande labbprover efter ett halvår efter driftsättning hos respektive huvudman. Omsorgsdirektör Linda Ljungqvist Enheten för IT och e-hälsa Särskilda boenden inom äldrenämnden samt för hemsjukvården Främst sjuksköterskor och till viss del undersköterskor som är anställda hos vårdgivarna.

3 Beslutsunderlag 3 av 10 Målsättning med beslutet - Beslutsunderlaget ska synliggöra vilka kostnader och effekter som uppstår om Linköpings kommun beslutar om att införa IT-stödet remiss och svar (RoS). - Synliggöra risker inkluderat arbetsmiljö - Avgränsning Deltagarna i workshop har gjort bedömningen att gruppbostäder, LSS boende bör hanteras inom ramen för befintlig nuvarande arbetssätt. Det baseras på att volymerna, antalet prov är relativt få jämfört med t.ex. korttidsboenden. Det är dock möjligt att återuppta dialogen för LLS boende vid senare tillfälle. Önskemål om beslutsdatum Januari LG Omsorgs- och äldreförvaltningen Prioritering av vad som är viktigast Tiden % 10 Resurserna % 10 Kvaliteten % 80 Budget Konsultkostnader samt intern arbetstid i form av timmar, totalt nyttjad tid 6 timmar, fördelat på tre tillfällen. Ansvarig IT-utvecklingschef John Fristedt

4 Deltagare i workshops och processkartläggning Marie Gunhardsson, tjänsteutvecklare, Omsorgskontoret Anita Göth, Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Omsorgskontoret Malin Persson, SSK, Leanlink hemsjukvård Anna Haldestam, SSK, Aleris SÄBO Rebecca Lyrhed, SSK, Attendo SÄBO John Fristedt, IT-utvecklingschef Omsorgskontoret Dokumenttyp Beslutsunderlag 4 av 10 Processkartläggningar Nuläge och börläge Processerna omfattar nuläge för den provtagning som sker inom kommunal hälso- och sjukvård, hemsjukvård och inom Särskilt boende SÄBO. Börläget beskriver arbetsprocessen med tillgång till RoS, skrivare och scanner. Avgränsningar: Gruppen har fokuserat på personer över 65 år avseende SÄBO. För hemsjukvård omfattas samtliga patienter, se bilaga 1 och notering om hemsjukvårdens arbetssätt. Underlag: Linköpings kommun tar ca provtagningar årligen, blodprov, urinprov. Dokumentets struktur, innebörd och utseende tar utgångspunkt i de processer som utgör provtagning. En kalkyl kommer att presenteras för varje process. Aktuella processer är: Processer 1. Nuvarande arbetssätt för hemsjukvård samt SÄBO utan tillgång till IT-stödet RoS och skrivare, scanner. 2. Ny process för SÄBO och hemsjukvård med tillgång till IT-stödet RoS och skrivare, scanner. 3. Process 3 utgår i detta underlag.

5 Beslutsunderlag 5 av 10 Beskrivning av nuvarande arbetssätt för hemsjukvård samt SÄBO utan tillgång till IT-stödet RoS Det nuvarande arbetssättet beskrivs i processflödet. Tjänst/aktivitet/Nuvarande arbetssätt - process 1. Kvantitet/pris per st Roll Utföra provtagning SSK 134 min. Tim 380 kr Antal prov Kostnad per år Kommentar kr Tiden avser genomsnittstiden 1 st provtagning. Väntetider mm. inloggning i IT-stöd 0 0 Superanvändare, Utbildning och supportkostnad baserat på 300 anställda 0 0 IT: Lösenordsdosa 0 0 IT: Skrivare 0 0 IT: scanner 0 0 Summa kr

6 Beslutsunderlag 6 av 10 Nytt arbetssätt för SÄBO och hemsjukvård med tillgång till IT-stödet RoS Tjänst/aktivitet - Nytt arbetssätt - SÄBO. Roll Kvantitet/pris per st Antal Kostnad per år Kommentar Utföra provtagning SSK 54 min. Tim 380 kr kr Tiden avser genomsnittstiden 1 st provtagning. Väntetider mm. inloggning i IT-stöd 5 min. Tim kr kr 3000 Superanvändare, Utbildning och supportkostnad baserat på 300 anställda. Årskostnad 3 timmar per år tim 380 kr kr Inom ram (Omsorgskontoret) IT: Lösenordsdosa. Obs endast månadskostnad finns med i kalkylen IT: Skrivare samt scanner Summa Lösenordsdosa per st/mån 75 kr Ca 300 Antalet adresser/boende är 40 st. Kostnad per paket 250 kr/mån Ca kr Finansieras av utföraren/vg kr kr Finansieras av utföraren/vg

7 Beslutsunderlag 7 av 10 Riskanalys fokuserar på nytt arbetssätt med stöd av IT-stödet remiss och svar. Riskerna har beskrivits med utgångspunkt i dessa perspektiv: - Sekretess - Riktighet - Arbetsmiljö Notering avseende riskanalys. Området eliminera behöver åtgärder i form av en handlingsplan. Flertalet risker kan åtgärdas, t.ex. i form av utbildning och framtagande av riktlinjer. Hela processbeskrivningen och riskanalysen visualiseras här: Inloggning customer access

8 Beslutsunderlag 8 av 10 Bilaga 1 Rutin för provtagning region Östergötland Notering den 15 januari 2017: Linköping kommuns MAS har i samråd kommit framtill följande arbetssätt SSK kan ta ut en blodprovsetikett på en fysisk plats och scanna blodprovet på annan fysisk plats. Det innebär att olika skrivare och scanners kan användas för samma patient och provtillfälle. /John Fristedt den 15 januari Länsgemensam rutin Hantering av prover inom kommunal hälso- och sjukvård som lämnas till laboratorium Ordination Ordinatören ansvarar för att beställning av prover finns inlagd i ROS. Förberedelser innan provtagning Provtagaren eller annan inom kommunens verksamhet loggar in i ROS för att söka upp aktuella beställningar på unik patient. Provtagningsunderlag och medföljande etiketter skrivs ut innan provtagning. Utskrift av provunderlag måste göras av person som är inloggad på samma enhet som den person som sedan ska skicka iväg beställningen (skanna eller F10:a) i ROS är. Enligt anvisningar från Lab ska etiketter i möjligaste mån skrivas ut i samband med provtagning. Att skriva ut etiketter någon dag innan överensstämmer inte med lab:s interna anvisningar då det finns risk att beställningsbara analyser förändras i ROS sortimentet. Om en gammal analys skickas i beställningen kan ej lab ta emot beställningen. Dock bör alltid kontroll ske i anslutning till själva provtagningen för att inte missa ev. ytterligare beställningar/ändringar som kan ha lagts in av ordinatör i ROS. Provtagning Provkärl märks upp med de förtryckta etiketterna och kontroll av patientuppgifter görs innan provtagningen utförs. Provtagaren kontrollerar efter provtagningen att alla nödvändiga uppgifter ex klockslag, fastande, läkemedel, dos är ifyllda på provtagningsunderlaget. Signatur och tidpunkt för provtagning av provtagaren ska finnas på underlaget. Se Region Östergötlands hemsida för specifika provtagningsanvisningar. Om ordination saknas i ROS Prover som inte finns beställda i ROS kan inte tas emot av lab. Tillhör ordinatören slutenvården kontaktas aktuell enhet inom slutenvården och tillhör ordinatören primärvården kontaktas vårdcentralen för begäran om beställning i ROS.

9 Beslutsunderlag 9 av 10 Skicka beställning efter provtagning Provkärlet bekräftas/registreras i ROS efter provtagning av den som tagit provet genom att provet skannas alternativt att Providentitet manuellt matas in. Detta fungerar som en signering av utförd provtagning och uppfyller också kraven på spårbarhet. I samband med att providentiteten på provkärlet skannas/matas in kommer beställningen att skickas. Det kan finnas kompletterande frågor i ROS att besvara i samband med skanningen. Dessa uppgifter måste fyllas i annars kommer beställningen inte att kunna skickas. Transport av prover Se lokala rutiner i respektive kommun. Transportrutinerna ska utformas med följsamhet till provtagningsanvisningar så att hantering av prover sker på korrekt sätt. Inlämning av prov till laboratorium Provet lämnas in/skickas tillsammans med ifyllt provtagningsunderlag till laboratoriet. Lab-personal ansvarar för ankomstregistrering och vidare hantering av provet. Avgränsningar Kommunerna har inte tillgång till att läsa några provresultat i ROS. PK-prover PK-prover ordineras/beställs inte via ROS. Istället sker ordination av provtagning på AVK-brev tillsammans med ordination av läkemedelsbehandling. Se AK-mottagningarnas lokala provtagningsrutiner. Ansvar för material Kostnader ska följa dokumentet Praktiska anvisningar för tolkning av hemsjukvårdsavtalet i Östergötland fastslaget av den strategiska ledningsgruppen för kommunerna och landstinget i Östergötland (SLG), den 13 december Utdrag ur KAPITEL 2 SPECIFIKA FRÅGOR i bokstavsordning, avsnitt Provtagningsmaterial Då läkare beställer provtagning åligger det kommunens personal inom hemsjukvården att genomföra provtagning i hemmet, enligt länsgemensam rutin. Kommunen har kostnaden för förbrukningsmaterial i samband med provtagningen, men kostnaden för provtagningsrör bärs av den vårdcentral som patienten är listad på. Provtagningsrör hämtas på den vårdcentral som patienten är listad på, enligt lokal rutin. Landstingets laboratorieverksamhet är ackrediterad och därför krävs det att upphandlade provtagningsrör används. LGVO beslutar att varje kommun får hantera färgbanden på ett patientsäkert sätt enligt egen rutin, att etiketterna ska anses tillhöra provrören vilket innebär att Regionen tar kostnaden för dem samt att varje kommun ska ha en rutin för hur provrören hanteras på ett patientsäkert sätt. Reservrutin vid driftstopp Vid händelse av driftstopp som omöjliggör utskrift av provtagningsunderlag men där provtagning inte kan vänta får ordinatören och laboratoriet komma överens om hantering i det enskilda fallet

10 Beslutsunderlag 10 av 10 Bilaga 2 tidplan införande av RoS inom ÄO-SÄBO och hemsjukvård Beslut om införande av RoS i LG Informera på ksamhetsråd kostnader för RoS Tillskapa Projektgrupp Beställa tekniklösning av Förbereda Lkdata & utbilda användarstöd Start - införa RoS ÄO boenden & hemsjukvård RoS infört