Uppdragsdirektiv. e-remisser. UPPDRAGiL Landstinget Gävleborg

Transkript

1 e-remisser UPPDRAGiL Landstinget Gävleborg

2 Innehållsförteckning 1 Grundläggande information... Fel! Bokmärket är inte definierat. 1.1 Bakgrund Syfte Mål Uppdragsmål Effektmål Krav på uppdraget Förutsättningar Avgränsningar Kopplingar till andra projekt/uppdrag/processer och verksamheter Planer Tidplan Aktivitetsplan Budget Kostnader och intäkter Finansiering Uppdragsorganisation Risker Kommunikation Kommunikationsplan Dokumentation Löpande uppföljning Överlämning/leverans av uppdraget Referenser och bilagor Checklista inför beslut, BP Beslut att starta uppdraget... 9 Mall-ID (10)

3 1.1 Bakgrund Behov finns att förbättra patientsäkerheten gällande remisshantering. Idag hanterar vi remisser och remissvar i pappersformat. Vilket innebär ökade risker med posthantering, scanning, att papper försvinner, otydlighet i beställning etc. Kraven från nationell nivå, att kunna visa mätpunkter som säkrar hanteringen av remisserna, i syfte att patienten ska få en god och säker vård gör att landstinget Gävleborg bör påbörja arbetet med införande av e-remisser. HSL fattade beslut om att starta projektet e-remisser inom hälso- och sjukvården landstinget Gävleborg, se bilaga. 1.2 Syfte Att bredd införa elektroniska remisser och svar (e-remisser) inom hälso- och sjukvården landstinget Gävleborg vilket på sikt inkluderar externa aktörer som bedriver vård i privat regi. Detta ska leda till en förbättrad patientsäkerhet vid remisshantering mellan olika verksamheter inom och över divisionsgränserna. 2 Mål 2.1 Uppdragsmål Vid uppdragets slutleverans ska all remisshantering ske elektroniskt via svarsdatabasen inom hälso- och sjukvården Landstinget Gävleborg. Att utarbeta e-remisser som är anpassade utifrån verksamhetens krav och behov. Utbilda och implementera hantering av svarsdatabasen Ta fram rutiner Delprojekt 1 Pilotprojektet startas med VO kirurgi, Gävle under mars sept. 2014, se aktivitetslista. De remisser som ingår i första delen av projektet är remisser inom diagnostik: Klinisk kemi Klinisk Patolog/Cytologi Klinisk Mikrobiologi Klinisk Fysiologi Klinisk Neurofysiologi Nuklearmedicin Röntgen Delmål 1 Implementering och utbildning av Pilotprojekt ett till Specialistvård 3 (10)

4 2.1.2 Delmål 2 Beslut om breddinförande inom specialitvården av remisser som ingår inom diagnostik Delprojekt 2 - Konsultremiss E-remiss inom Specialitsvården finns framtagen och är godkänd av berörda, Division Medicin Psykiatri och Operation. Utse pilotverksamheter att testa konsultremissen mellan Delmål 1 Implementering och utbildning av konsultremiss Delmål 2 Beslut om breddinförande av konsultremiss inom Specialistvården Delprojekt 3 - Allmän remiss, primärvård Arbeta fram en IT lösning för allmän remiss mellan svarsdatabasen, och PMO, primärvårdens journalsystem. Utsedd arbetsgrupp arbetar med detta parallellt med pilotprojekt ett inom VO kirurgi Gävle, remisser inom diagnostik. När IT lösningen är klar ska utsedd arbetsgrupp arbeta fram en allmän remiss för elektronisk hantering, e-remiss. I detta arbete ingår också e-remiss opförberedelse från primärvård Utse VO inom Specialistvården och HC att testa allmän remiss och opförberedelse mellan. Implementering och utbildning för de som arbetar med allmän remiss, läkare och sekreterare Delmål 1 Implementering och utbildning av Pilotprojekt två till Specialistvård, HVK och Aleris Delmål 2 Beslut om breddinförande av allmän remiss 4 (10)

5 2.2 Effektmål Effektmål Nyckeltal nuläge Nyckeltal framtid Säkra ledtider i allmän remisshantering. Från det att Remittent beslutar att vårdbegäran ska framställas till att Svar på vårdbegäran tas emot Minska ledtider för hantering av remisser Öka sjuksköterskans/ sekreterarens tillgänglighet för andra arbetsuppgifter För allmän remiss: Ca: 2 dagars postgång till mottagare och ca: 2 dagars postgång i svar till remitent Intern papperskonsultremiss eller lab. Remiss skickas med internpost 1 gg.r/dag Leveranstid ca: 24 timmar beroende på när posten går fram till att remiss är mottagen av lab. eller åtgärdad av sekreterare (för remisser med prov skickas remissen med provlådan) Tidsåtgång sjuksköterska eller sekreterare på mott. ägnar idag ca: minuter att sortera pappersvar till rätt läkare. Minskning med ca: 4 dagar e-remissen levereras direkt via svarsdatabasen. Beroende på rutin hos mottagare hanteras den inom 30 min. 72 timmar beroende på öppettider Frigöra min. arbetstid för sjuksköterska eller sekreterare Förbättra ledtiderna för diktat Ökad patientsäkerhet Sekreterare scanna idag 3-5 tim. beroende på verksamhet Antal avvikelser pga. remisshantering Minskad tid för sekreterare med att scanna remississvar Minska antalet avvikelser 5 (10)

6 3 Krav på uppdraget 3.1 Förutsättningar Divisionsövergripande arbetsgrupp med deltagare från verksamheterna och IT har regelbundna möten Tillgång till resurspersoner inom IT som kan visa och beskriva systemet samt för samverkan och avsatt tid till utbildning. Krav på verksamheter/enheter att frisätta medarbetare för utbildning och implementering av e-remisser. Verksamhetsutvecklare inom respektive division samt HVK ansvarar för att gemensam övergripande rutin tas fram. Kvalitetssamordnare eller annan utsedd person ansvarar för framtagande av lokala avvikelser från gemensam rutin. Tillgång till kvalitetssamordnare för ev. utbildning och som resursperson för upprättande av ev. lokala avvikelser från gemensam rutin Krav på avsatt tid för de medarbetare som kommer att ingå i referensgrupp eller arbetsgrupp. Krav på att berörda yrkeskategorier såsom läkare, sjuksköterskor och sekreterare kan delta under olika delar av uppdraget. Kontinuerliga uppföljningar av uppdragsägare. Tillgång till de resurser som idag mäter nationella parametrar som SKL upprättat. 3.2 Avgränsningar Ej Säkerställa följsamhet till e-remisser från verksamheterna/enheterna Ej Säkerställa mätpunkter utifrån SKLs direktiv Ej Säkerställa remissflöde för det som inte ingår i det nationella projektet inom Bild och Funktionsmedicin Idag finns redan ett projekt via LOV som följer det nationella projektet för ledtider inom Bild och Funktionsmedicin. Inför framtiden kommer också SKL att ha krav på mätpunkter för alla remiser och det ingår inte i ovanstående beskrivning att säkerställa dessa mätningar. 4 Kopplingar till andra projekt/uppdrag/processer och verksamheter Sedan tidigare pågår det nationella projektet för ledtider inom Bild och Funktionsmedicin, SKL. Detta projekt är nära kopplat till ovan beskrivna projektet eftersom e-remiss projektet kommer att vara en förutsättning för att det nationella projektet som leds av SKL ska kunna genomföras fullt ut, där ingår krav på exakta mätpunkter som också ger målrelaterad ersättning i syfte att öka patientsäkerheten. 6 (10)

7 5 Planer 5.1 Tidplan Startdatum Uppföljningsdatum för projekttidens slutdatum Slutdatum Aktivitetsplan Se bifogad aktivitetslista 6 Budget 6.1 Kostnader och intäkter Eventuella kostnader för t.ex. vikarier vid utbildning och implementeringsfas hanteras inom respektive verksamhetsområde och Division. 6.2 Finansiering Eventuella utgifter såsom resor, förtäring etc. belastar kostnadsställe VO/VE 7 Uppdragsorganisation Uppdragsägare: Uppdragsledare: Uppdragsmedlemmar Roger O Nilsson Division Medicin - Psykiatri Oskar Vandell, Annika Hillgren Mattsson Ingela Wejåker, IT Marie Mårdäng Plomér, IT Therese Martinell, VEC Sekreterare division Medicin Psykiatri Malin Engström, LEAN samordnare division Operation Ingrid Ljung, verksamhetsutvecklare division operation Anna Sörebö, Verksamhetsutvecklare division Diagnostik Anna Eriksson verksamhetsutvecklare division PV MagnusThuresson HVK Primärvård, allmän remiss Maria Gunnarsson, kommunikatör Nils Olsson, representant HVK, kopplingen Sorian/PMO och allmän remiss Madeleine Olsson IT 7 (10)

8 Mottagare/styrgrupp Divisionschef/förvaltningschef inom Medicin Psykiatri, Operation, Primärvård, Diagnostik. För Aleris sjukhuschef och andra externa aktörer som privata hälsocentraler via HVK. Referensgrupp Utifrån VO, läkare, sjuksköterska, sekreterare, systemförvaltare, kvalitétssamordnare eller annan utsedd person ska även fungera som utbildare samt utsedda medarbetare via HVK 8 Risker En SWOT analys gjordes vid implementering av e-remisser mellan infektion och Klinisk mikrobiologimikrobiologigjord, se bifogad bilaga. Vid behov kommer ytterligare riskanalys att genomföras. 9 Kommunikation Samarbete med kommunikationsenheten 9.1 Kommunikationsplan VEM Målgrupp VAD Budskap HUR Kanal ANSVARIG NÄR Klart senast Divisionslednings -grupper VO ledningsgrupper Medarbetare Privata HC med landstingsavtal och Aleris specialistvård Info. om uppdrag och genomförande Info. om uppdrag och genomförande Info. om uppdrag och genomförande Info. om uppdrag och genomförande Inbjudan till divisionsledningsgrupper Divisionschef Inbjudan VC APT VEC Via HVK och Aleris HVK och Sjukhuschef Aleris Dokumentation Åtkomst av information mapp på N:\ e-remisser 8 (10)

9 9.3 Löpande uppföljning En gång i månaden med förbokade möten på uppdragsägarens initiativ. Tidsåtgång max en timme. 10 Överlämning/leverans av uppdraget Slutleverans av uppdraget sker till styrgrupp där divisionschefer sitter med Referenser och bilagor Beslut om E-remisser i HSL. Bilaga 1. SWOT-analys Bilaga 2. Bilaga 1: Aktivitetsplan [Text] 12 Checklista inför beslut, BP2 Fylls i och undertecknas av uppdragsägare. Skickas därefter till uppdragsledare. Finns det ett tydligt definierat uppdragsmål? Ja Nej Kan uppsatt effektmål nås med hjälp av uppdraget? Är tidplanen rimlig och genomförbar? Är beräknad kostnad rimlig för genomförandet av uppdraget? Är finansiär och kostnadsställe fastställt? Är resurserna informerade och säkrade för uppdraget? Är uppföljning av effektmålen tydligt beskrivna? 13 Beslut att starta uppdraget Ja Nej Motivering Datum: 9 (10)

10 Roger O Nilsson, uppdragsägare Datum: Annika Hillgren Mattsson, Uppdragsledare Datum: Oskar Vandell, Uppdragsledare 10 (10)