Användarhandbok SAMSA Bakgrund och beskrivning 3 Inloggning - Kortinloggning 5 Utloggning 6 Orienteringskarta SAMSA 8 Ikoner i SAMSA 8 Inloggningsvy 9 Snabbval 10 Inkorg 11 Meddelanden 12 Meddelanden Färgspel 13 Meddelanden Processdatum 15 Meddelanden Parter 15 Meddelanden Alternativ 16 Meddelanden Status 18 Tidigare versioner av meddelanden 19 Flikar på högersidan 20 Ärendehistorik 20 Samtycke 21 Sändlista 22 Kontakter 22 Möte 23 Inkorg (som flik) 24 Elvisspår 24 Administrera Parter 25 Lägg till Parter 25 Ta bort Parter/ Ny Huvudpart 26 Byt Parter 26 Omflyttning 27 Vårdplaneringsteam 27 Ärendeöversikt 28 Patient Admin 31 Betalning 32 Sök Patient 33 Kontakter 34 Knutet till patienten 34 Knutet till ärendet 34 Nytt Ärende 35 Vårdbegäran 38 Förberedd Vårdbegäran 39 Meddelande till vård och omsorg 40 Användarhandbok SAMSA version 1.0 1
Administrativa meddelanden 41 Administrativt meddelande 41 Administrativt internt meddelande 42 Inskrivningsmeddelande 43 Kallelse 45 Ny Kallelse/Forcerad Kallelse 47 Samordnad plan 48 Upprätta Samordnad plan 51 Utskrivningsmeddelande 54 Avbrott i processen 55 Avsluta Avbrott i processen 56 Information vid utskrivning 56 Avsluta ärende 58 Aktivera ärendet igen 59 Loggar 60 Rapporter 61 1) Betalningsansvarsrapporter 61 2) Utdrag enligt personuppgiftslagen 26 62 3) Ärendestatistikrapport 62 4) Rapport för verksamhetsuppföljning 62 5) Rapport ledtider för verksamhetsuppföljning 63 6) Ej justerade vårdplaner 63 Beskrivning rapporter 64 Generellt 64 Ärendestatistik 64 Rapport för verksamhetsuppföljning 64 Detaljerad rapport för verksamhetsuppföljning 65 Rapport ledtider för verksamhetsuppföljning 66 Ej justerade vårdplaner 66 Beläggningsrapport / Statistik för utskrivna patienter 67 Statistikrapport 1 67 Statistikrapport 2 67 Statistikrapport 3 67 Daglig Rapport 68 SKL Rapport 68 Meddelande skapade i KLARA SVPL visas i SAMSA 69 Visning av versionsnummer och inloggad miljö 72 Användarhandbok SAMSA version 1.0 2
Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst som utvecklats av Cerner på basis av Socialstyrelsens föreskrifter kring utskrivningsklara patienter. SAMSA är en helt webbaserad lösning som ersätter KLARA SVPL med målsättningen att vara mer lättanvänt både vad gäller användargränssnitt och processflöde. Databasen för SAMSA bygger på en gemensam grundstruktur med KLARA SVPL vilket innebär att historiskt lagrade data kommer att vara åtkomliga via SAMSA utan att data behöver konverteras eller flyttas. SAMSA omfattar både vård- och omsorgsperspektiv samt betalningsperspektiv med syfte att ge användarna stöd i det dagliga arbetet med registrering och överföring av uppgifter kring vården av den enskilde patienten. Förutom stöd för den administrativa delen som betalningsansvarsrutinen innebär, ger SAMSA möjligheter att följa vårdplaneringsprocessen bättre. Vård och omsorgsdokumentation kan utbytas mellan parterna. Genom att tillföra verksamheterna SAMSA för den samordnade vårdplaneringen finns möjlighet att: höja kvaliteten i de medicinska, omvårdnads-, rehabiliteringsmässiga och administrativa beslut som fattas i ärendekedjan i vården effektivisera informationsutbyte och informationsåtkomst genom; - förbättrad säkerhet - ökad tillgänglighet - förbättrad aktualitet - möjliggöra uppföljning överbrygga avstånden såväl geografiskt som organisatoriskt mellan de olika vårdgivarna IT-tjänsten stödjer den rutin som fastställts för samordnad vårdplanering inom Västra Götalandsregionen, dess 49 kommuner och privata vårdgivare. De meddelande som ingår i ett ärende är Vårdbegäran Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag till vårdplanering Ny vårdplan (tom)/ Ny vårdplan (Använd tidigare vårdplan) Utskrivningsmeddelande Information vid utskrivning Utöver dessa finns följande meddelande om processen avviker från den gemensamma rutinen eller om uppgifter behövs som komplement. Meddelande till vård och omsorg Ny Kallelse Avbrott i processen Administrativt-/ Internt administrativt meddelande Som en förberedelse kan även följande meddelande skapas Förberedd vårdbegäran Ovanstående meddelanden är tillgängliga endast för den part som enligt den samordnade vårdplaneringsprocessen har behörighet att hantera respektive meddelande. Användarhandbok SAMSA version 1.0 3
Efter att meddelandet sänds (SparaSänd), delges det till övriga ingående parter i ärendet, och efter det ska deltagande parter kvittera meddelandet, för att visa att de tagit del av informationen. Ett ärende startas med meddelandet Vårdbegäran, Meddelande till vård och omsorg eller med ett Inskrivningsmeddelande. Ett ärende avslutas oftast med meddelandet Information vid utskrivning, men kan på olika sätt avslutas tidigare i processen om det behövs. SAMSA är en CE-märkt produkt Användarhandbok SAMSA version 1.0 4
Inloggning - Kortinloggning I SAMSA sker all inloggning med Siths-kort. Användarna loggar in genom att sätta in sitt elektroniska ID-kort i kortläsaren och väljer därefter att logga in mot SAMSA. En dialogruta öppnas där användarens säkerhetskod för legitimering till Tjänstekortet fylls i och sedan trycker man på OK för att gå vidare (inloggningsrutan kan se lite olika ut beroende vilken version av Net-id som är installerad på datorn). Inloggning sker nu mot SAMSA med ditt elektroniska kort och du kommer in i Inkorgen på din aktuella arbetsplats. Ifall användaren har åtkomst till flera Enheter väljs det vid inloggning efter att säkerhetskoden skrivits in och användaren tryckt på OK. Användarhandbok SAMSA version 1.0 5
Ifall användaren har valbara Uppdrag (behörigheter) väljs det efter valet av Enhet. Ifall användaren väljer fel roll kommer ett felmeddelande upp om att Uppdraget är fel. Utloggning För att säkerställa att utloggning sker på rätt sätt och att användaren ej blir hängande i en session i webb-läsaren, loggar användaren ut i högra hörnet under inloggad Användare. Välj Logga ut. Användarhandbok SAMSA version 1.0 6
Efter inloggningen kan det ibland visas viktig information om SAMSA som berör användarna, exempelvis information om driftavbrott eller störningar. Information visas i dessa fall i en egen ruta. För att komma vidare Tryck på Fortsätt. Användarhandbok SAMSA version 1.0 7
Orienteringskarta SAMSA Ikoner i SAMSA Användarhandbok SAMSA version 1.0 8
Inloggningsvy Efter inloggning kommer man till vyn för sin enhets Inkorg. Här framkommer information om: SAMSA ärendeid. Personummer för patienten som meddelandet berör. För- och efternamn på patienten som meddelandet berör. Meddelandetyp, vilket meddelande. Gäller, vad meddelandet avser. Tidpunkt, när meddelandet skickats. Avsändare, den enhet som aviserade meddelandet. Menyraden innehåller: Fält att söka efter Patient De senaste patienterna Användare Arbetsplats - Här visas den aktuella arbetsplatsen som användaren är kopplad till. Ifall arbetsplatsen har några betrodda enheter finns möjligheten för användaren att byta till någon av de enheterna genom rull listan. Automatisk uppdatering av bilden sker vid byte av aktuell arbetsplats och Inkorg för vald enhet visas. Betrodda parter är enheter som är sammankopplade i Sysadmin där enheterna har rättighet att komma åt varandras Inkorg och Ärendeöversikt. Inkorg Meddelanden Ärendeöversikt Patient admin Betalning Rapporter Loggar Förberedd vårdbegäran Användarhandbok SAMSA version 1.0 9
Snabbval Genomgående kan tangenten F5 användas för att uppdatera bildvisningen. Generellt i applikationen används Windows-Standard så mycket som möjligt. Exempelvis används snabbkommandon till knappar/funktioner med hjälp av Alt tangenten eller Alt Grtangenten + bokstav, och möjligheten finns att använda Tab-tangenten för att förflytta sig mellan olika fält i de enskilda dokumenten, Huvudmeny Inkorg Alt Gr I Meddelanden Alt Gr M Översikt Alt Gr O Patient Alt Gr P Rapporter Alt Gr R Loggar Alt Gr L Detalj tabbar Samtycke Alt Gr S Sändlista Alt Gr D Kontakter Alt Gr K Möte Alt Gr T Inkorg Alt Gr J Betalinfo Alt Gr B Hjälp Alt Gr H Patientval Alt P Alt Gr kan ersättas av ctrl + alt Användarhandbok SAMSA version 1.0 10
Inkorg För att bevaka vilka nya meddelanden som berör den egna organisationen kan Inkorgen användas. De meddelande som inkommit kan filtreras på Enhet och Meddelandetyp. Uppgifter som visas är ärendenummer, patientens personnummer, efternamn och förnamn, meddelandetyp, vad meddelandet gäller, tidpunkt meddelandet sänts samt vilken enhet som är avsändare. Härifrån går det att klicka på meddelanderaden och komma in i meddelandet och Kvittera att det är mottaget. När meddelandet Kvitteras försvinner det från Inkorgen. Meddelanden kan tas bort manuellt från Inkorgen via papperskorgen. När ett ärende avslutas tas alla meddelanden automatiskt bort från Inkorgen. Meddelanden som behöver tas bort ur inkorgen manuellt är notifieringar från systemet som gäller Omflyttning, Mötesbokningar, VPL-team, Färdigmarkering samt Justering. De två sistnämnda försvinner automatiskt från inkorgen när Samordnad plan upprättas. Ifall meddelandet inte berör din verksamhet finns möjlighet att trycka felsänt antingen direkt från Inkorgen (ikonen tummen ner) eller först gå in i meddelandet och sedan välja felsänt. Ett meddelande som markeras som felsänt aviseras tillbaka till avsändarens Inkorg för att uppmärksamma den sändande verksamheten på att meddelandet blev felsänt och de behöver då byta part och Omsända meddelandet. Verktygstips på kolumnen Gäller i Inkorgen för ett felsänt meddelande visar den kommentar som mottagarens skrivit. Du kan även välja att se betrodda parters Inkorg genom att byta Enhet eller din Arbetsplats och sedan trycka på Sök ikonen. Verktygstips över patienten visar Folkbokförings- samt Vistelseadress. Användarhandbok SAMSA version 1.0 11
Meddelanden Den huvudsakliga hanteringen av ärendet kring en patient sker. När man sökt fram en patient och klickar på Meddelanden kommer man in på patienten och har där möjlighet att starta ett nytt ärende, återaktivera ett gammalt ärende eller fortsätta med ett pågående ärende. Ett ärende startas med något av meddelandena Vårdbegäran, Inskrivning eller Meddelande till vård och omsorg. Systemet ger dig endast möjlighet att välja meddelanden som användaren har behörighet att skicka och de visas i fetstil. I takt med att processen fortgår är det möjligt att skicka nya meddelanden. Dessa bestäms utifrån vilken part användaren tillhör. Meddelanden som ej är möjliga att skicka, visas som grå. Möjliga val är fetstilsmarkerade, gråmarkerade indikerar att det inte är valbart. Ett verktygstips över ärendenummer och de olika meddelandena visar deltagande parter samt eventuella omflyttningar. Verktygstips över patienten visar folkbokföringsadressen. Användarhandbok SAMSA version 1.0 12
Meddelanden Färgspel I SAMSA har meddelandena i process-tåget en färg som visar ifall din part (sjukhus, kommun eller primärvård) har gjort sina åtaganden eller ifall det finns något kvar att göra. Färgen ändras allteftersom processen fortgår och parterna arbetar med meddelandena. Det finns följande färgmarkeringar: Röd ruta = Jag har något att göra (Meddelandet är påbörjat men inte sparat, deltagare saknas eller så ska jag Kvittera meddelandet). Gul ruta = Jag är klar med det jag har att göra men de andra parterna är inte färdiga (exempelvis så har de inte Kvitterat). Grön ruta = Alla parter har gjort det som ska göras (exempelvis SparaSänd eller Kvitterat) Grått = Meddelandet är Makulerat Användarhandbok SAMSA version 1.0 13
Meddelandet Samordnad plan går ej att Kvittera och blir grönt först vid Upprättande av den Samordnade planen. I övrigt följs färgspelet med de tre färgerna röd (du har något att göra) gul (deltagande parter har något att göra) grönt (alla har gjort sitt). Ett viktigt tillägg finns dock för att tydliggöra när det är dags att Justera den Samordnade planen. När alla tre parter har markerat Färdig så får Samordnade planen en röd ruta runt sig i Ärendeöversikten och meddelandet blir åter rött (alla har kvar att Justera). Den röda rutan runt meddelandet i Ärendeöversikten är kvar tills att den Samordnade planen Upprättas. När parterna Justerar blir det gult igen och när sista part Justerar Upprättas den Samordnade planen och meddelandet blir grönt och det får ett datum ovanför sig. Användarhandbok SAMSA version 1.0 14
Meddelanden Processdatum I process-tåget och i Ärendeöversikten visas alla meddelanden som finns i ett ärende och de datum som visas ovanför varje meddelande är det som gäller för betalningsprocessen. Vårdbegäran - Datumet visar när meddelandet är skickat Inskrivningsmeddelande - Datumet visar den dag som är registrerat i meddelandet = Inkrivningsdatum. Kallelse - Datumet visar när meddelandet är skickat första gången Utskrivningsklar - Datumet visar den dag som är registrerat i meddelandet = Utskrivningsklardatum Samordnad plan - Datumet visar när Samordnad plan är upprättad Information vid utskrivning - Datumet visar den dag som är registrerat i meddelandet= Utskrivningsdatum Avbrott i processen - Datumet visar när Avbrottet startas och avslutas Administrativa/Interna meddelanden - Datumet visar när meddelandet är skickat Meddelanden Parter Under meddelandemenyn och process-tåget visas deltagande enheter och huvudparter visas i fetstil. Här finns möjligheten att Lägg till eller Ta bort Parter på meddelandenivå. På ärendenivå under ärendenumret finns möjligheten att Omflytta patienten, Byta Parter eller lägga till Vårdplaneringsteam (VPL-team). Detta finns beskrivet längre ner under respektive stycke. Användarhandbok SAMSA version 1.0 15
Meddelanden Alternativ Meddelandena som finns i SAMSA beskrivs längre fram i manualen och är: Förberedd vårdbegäran (kan endast användas som grund för Vårdbegäran) och endast av kommunerna. Vårdbegäran Inskrivningsmeddelande Kallelse/ Ny Kallelse Utskrivningsmeddelande Samordnad plan Information vid utskrivning Avbrott Meddelande till vård/omsorg Administrativt/Internt meddelande Dessa aktiviteter kan göras per meddelandena, vissa av alternativen är behörighetsstyrda (justera, forcera samt makulera). Avbryt Redigera Utkast SparaSänd Omsänd Färdig Justera Kvittera Felsänt Forcera Användarspår Utskrift Makulera När ett meddelande skapats kan man välja att använda sig av nedanstående alternativ: Avbryt, ifall man ångrar sig och ej längre ska fylla i uppgifter kan Avbryt väljas. Det som är ifyllt kommer då ej att sparas utan försvinner. Redigera, Ifall man vill lägga till eller ändra något i meddelandet finns möjligheten att redigera meddelandet. Spara det som ett Utkast, denna är sedan redigerbar enbart av den egna enheten. SparaSänd, meddelandet görs då åtkomligt/sökbart för övriga och det notifieras till ingående parters Inkorg och kan kvitteras av dessa. Omsänd, ifall någon part väljer felsänt finns möjligheten att Omsända meddelandet till den nya parten som läggs till. Möjligheten finns dock att när som helst välja att Omsända ett befintligt meddelande till någon av parterna i ärendet. Användarhandbok SAMSA version 1.0 16
Färdig, görs av alla tre parter och menas att man är färdig med sin del i Samordnade planen. Justera, görs av alla tre parter efter att de har Färdigmarkerat och innebär att parterna godkänner innehållet i hela Samordnade Planen och den upprättas först när samtliga parter har justerat. Kvittera, innebär att meddelandet tagits emot och fortsatt handläggning av ärendet sker. Felsänt, ifall meddelandet har skickats till fel enhet väljer enheten Felsänt. Meddelandet notifieras automatiskt tillbaka till avsändaren som ändrar till rätt medverkande part i ärendet och omsänder meddelandet till den nya parten Forcera finns valbart enbart för behöriga och enbart för Samordnad planen. Det innebär att man kan tvingar processen att gå vidare trots att alla parter inte har justerat den Samordnade planen och den blir därmed upprättad. Det krävs att en kommentar skrivs som motiverar forceringen. Kommentarrutan öppnas automatiskt. Anv.spår visarhistoriken kring ett meddelande. Här visas Aktion (vad som är utfört), Användare (av vem det är utfört), Enhet (enhet som personen tillhör) samt vilken Tidpunkt det är gjort Utskrift, Fyll i rutan med orsak för utskriften och med vem som begärt den. Makulera, är behörighetsstyrt och när valet att Makulera ett meddelande görs kommer en varningsruta upp för att säkerställa att meddelandet verkligen ska makuleras. Användarhandbok SAMSA version 1.0 17
Meddelanden Status Status på meddelandet visas i övre vänstra hörnet av meddelandet. Ej skickat Utkast Publik Skickad Låst - Meddelande öppnat/påbörjat men ännu ej sparat på något sätt. - Meddelandet sparat som utkast, men det är åtkomligt av alla deltagare i ärendet. - Meddelande sparat, men ännu inte skickat - Ärendet skickat, går att arbeta vidare med. - Ärendet skickat, går ej att arbeta vidare med Färdig för justering - För samordnad plan, alla har klickat i Färdig. Upprättad Makulerad - För samordnad plan, alla har justerat (datum och tid visas) - Meddelandet är makulerat Användarhandbok SAMSA version 1.0 18
Tidigare versioner av meddelanden Ifall ett meddelande har flera versioner och man vill se tidigare version finns möjligheten att byta till tidigare versioner av meddelandet. Användarhandbok SAMSA version 1.0 19
Flikar på högersidan Till höger i Meddelandevyn finns flikarna Ärendehistorik, Samtycke, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg samt Elvisspår. Möjlighet finns att bläddra mellan dem via pilarna. Ärendehistorik Här finns patientens tidigare ärenden med Ärendenummer, Status, Startdatum samt Stoppdatum. Det går att bläddra, om det är flera sidor med ärenden Det går även att sortera på kolumnerna. Verktygstips på ärendenumret visar deltagande parter i ärendet. Användarhandbok SAMSA version 1.0 20
Samtycke I fliken registreras och presenteras Samtycken som patienten har eller har givit i ärendet. Spärr, Menprövning, Nödvändig vård, Tvångsvård eller Makulera senaste Samtycket är också möjligt att registrera här. När ett Samtycke ska registreras till ett nytt ärende är förfarandet följande: Välj aktuell patient exempelvis via Sök Patient. Skapa ett nytt ärende genom att exempelvis välja meddelande Vårdbegäran eller Inskrivningsmeddelande följt av Kallelse eller Utskrivningsklar. Välj sedan att Registrera nytt Samtycke. Fyll i relevanta uppgifter för ditt Samtycke. Klicka på Spara. Vid registrering av Förberedd vårdbegäran krävs det att ett Samtycke ges. Ifall förutsättningarna ändras i ett ärende har du möjlighet att trycka på Registrera nytt samtycke och välja att registrera en Spärr, Menprövning eller Tvångsvård. Valet att Makulera senaste samtycket finns också under samtyckesfliken Användarhandbok SAMSA version 1.0 21
Sändlista I Sändlistan visas information för valt meddelande på den vänstra sidan exempelvis Inskrivning. Informationen som visas är aktivitet (skickat, kvitterat), tidpunkt samt vem det är skickat av och till vem. (Här visas inte Färdig och Justera) Kontakter Här registreras de ärendeknutna kontakterna av respektive part i ärendet exempelvis Sjuksköterska, Hemsjukvård eller Läkare. De kontakter som registreras här följer endast med i aktuellt ärende och är ärendeknutna kontakter. Ifall det finns några patientknutna kontakter registrerade i Patient admin kommer även de att visas här. Användarhandbok SAMSA version 1.0 22
Möte Vid val av Kallelse hamnar högerflikens fokus på Möte. Här fylls Mötesinformation inför vårdplaneringsmötet in och den innehåller Mötesdag, Mötet startar, Mötet slutar, Mötesform, Mötesplats, Länk till Videomöte, Tryck på knapp för att, Telefonnummer, VideomötesId, Spara, Ta bort. När Mötesbokningen Sparas sänds en Notifiering till deltagande parter. Lägg till mötesdeltagare, görs genom att klicka på plustecknet för att få en ny rad där namn på deltagarna registreras. Redigera genom att klicka på pennan eller ta bort deltagare genom att klicka på papperskorgen. Mötesdeltagarna överförs automatiskt till Samordnad plan då den Redigeras. Användarhandbok SAMSA version 1.0 23
Inkorg (som flik) I högerfliken finns möjligheten att välja Inkorg, där visas ifall vald enhet får in nya meddelanden samtidigt som en patient visas i den vänstra sidan. För att välja någon patient från Inkorgen i den högra sidan är det bara att trycka på patienten och så visas patientens ärende i den vänstra sidan. Möjligheten finns att söka på betrodda Enheter. Elvisspår SAMSA skickar ett betalningsunderlag till Elvis i ärenden där det finns betaldagar (endast Elvisknutna enheter). För att SAMSA ska skicka underlaget krävs det att ett utskrivningsdatum finns i Elvis och att Info vid utskrivning är skickat eller att ärendet är avslutat i SAMSA. Ifall några betalningsgrundande datum ändras i betalningsrutan och det fortfarande är betalning så sänds ett nytt Elvisspår I rutan för Elvisspår visas en beskrivning av vad som skett och vilken tidpunkt det är skickat. Här visas även Elvisid för att kunna följa upp det. v Användarhandbok SAMSA version 1.0 24
Administrera Parter Lägg till Parter Lägg till parter görs på meddelandenivå genom att trycka på plustecknet. Valet av ny part görs i listan som kommer upp. Enbart enheter som är registrerade som SVPL-enheter är möjliga att välja (de har ett plus-tecken framför namnet) och de deltar fortsättningsvis i ärendet. Det meddelande där man valt att lägga till den nya parten, sänds till den nya parten automatiskt. Även framtida meddelanden kommer att sändas till den nya parten (ifall den ej tas bort, se nedan). Så länge ett ärende är aktivt går det att lägga till ytterligare parter. Användarhandbok SAMSA version 1.0 25
Ta bort Parter/ Ny huvudansvarig part Ta bort part genom att trycka på minustecknet eller flyttas upp och göras till huvudpart genom att flytta upp enheten med pilen. Ifall en enhet görs till ny huvudpart via pilen blir den fetmarkerad och är den part som styr färgspelet på meddelandena. Ifall en enhet tas bort via minustecknet kommer inte framtida meddelanden att notifieras till den borttagna enheten. Ta bort eller byta ut part är möjligt så länge ett ärende är aktivt. Byt Parter Funktionen byt parter finns på ärendenivå och ska användas efter felsänt eller om fel part valts av misstag. Klicka på ikonen med tre cirklar och välj ny enhet som ersätter tidigare, Valet görs i kataloglistan. OBS! rättigheterna att läsa och uppdatera ärendet och dess meddelanden försvinner för den part som ersätts. Användarhandbok SAMSA version 1.0 26
Omflyttning Omflyttning görs på ärendenivå och ikonen för Omflyttning är en cirkel med två pilar. Välj ny enhet i kataloglistan som kommer upp. I bilden visas tidigare enheter med ett streck över sig samt vilket datum som Omflyttningen gjordes. Ärendet finns nu på den nya enhetens Ärendeöversikt. Vårdplaneringsteam Vårdplaneringsteam läggs till på ärendenivå av sjukhuspart genom att trycka på plustecknet och välja Vårdteam i listan. Vårdplaneringsteamet får en notifiering i sin Inkorg med meddelande om Medverkande VPL- Team. Vårdteamet har sedan behörighet till ärendet och har rättigheter att Färdigmarkera och Justera den Samordnade planen. Vårdteamet kommer att få notifieringar i sin Inkorg till de ärenden som de är en part i. De meddelanden som kommer gäller Mötesbokningar, Färdigmarkeringar och Justeringar. Användarhandbok SAMSA version 1.0 27
Ärendeöversikt Denna vy används som en översikt över alla enhetens aktuella eller avslutade ärenden och det går att använda sökparametrarna nedan för att söka efter specifika ärenden. Sökparametrar är: Ärendenummer Personnummer Avslutade Aktuella (Aktuella är förvald) Båda Enhet Från och med datum Till och med datum Sorteringsordning Användarhandbok SAMSA version 1.0 28
I vyn framgår med en färgkod var i process-tåget ett ärende befinner sig, för respektive part sjukhus, kommun och primärvård. Det finns följande färgmarkeringar: Röd ruta = Du har något att åtgärda Gul ruta = Motpart har saker att åtgärda Grön ruta = Alla parter har uppfyllt åtaganden Grått = Makulerat meddelande Ett verktygstips över ärendenummer och de olika meddelandena visar deltagande parter samt eventuella omflyttningar och verktygstips över patienten visar folkbokföringsadressen. Meddelandet Samordnad plan går ej att Kvittera och blir grönt först vid Upprättande av den Samordnade planen. I övrigt följs färgspelet med de tre färgerna röd (du har något att göra) gul (deltagande parter har något att göra) grönt (alla har gjort sitt). Ett viktigt tillägg finns dock för att tydliggöra när det är dags att Justera den Samordnade planen. När alla tre parter har markerat Färdig så får Samordnade planen en röd ruta runt sig i Ärendeöversikten och meddelandet blir åter rött (alla har kvar att Justera). Den röda rutan runt meddelandet i Ärendeöversikten är kvar tills att den Samordnade planen Upprättas. När parterna Justerar blir det gult igen och när sista part Justerar Upprättas den Samordnade planen och meddelandet blir grönt och får ett datum ovanför sig. Användarhandbok SAMSA version 1.0 29
I process-tåget och i Ärendeöversikten visas alla meddelanden som finns i ett ärende och de datum som visas ovanför varje meddelande är det som gäller för betalningsprocessen. Vårdbegäran - Datumet visar när meddelandet är skickat Inskrivningsmeddelande - Datumet visar den dag som är registrerat i meddelandet= Inskrivningsdatum Kallelse - Datumet visar när meddelandet är skickat första gången Utskrivningsklar - Datumet visar den dag som är registrerat i meddelandet = Utskrivningsklardatum Samordnad plan - Datumet visar när Samordnad plan är upprättad Information vid utskrivning - Datumet visar den dag som är registrerat i meddelandet.= Utskrivningsdatum Avbrott i processen - Datumet visar när Avbrottet startas och avslutas Administrativt/Internt meddelanden - Datumet visar när meddelandet är skickat Användarhandbok SAMSA version 1.0 30
Patient Admin Administrering av patienter och patientuppgifter sker under fliken Patient admin. För att ändra en redan registrerad patient behöver du söka efter patienten först i Sök funktionen och ha patienten i Toppmenyn. För att registrera ny patient, klicka på knappen Ny i Patient Admin. Fyll i personid på formatet ÅÅÅÅMMDDnnnn och tryck på Västfolket. Alternativt fyll i uppgifterna och klicka på knappen Spara. Personid på formatet BefReg kan registreras. Fältet Födelsedatum måste fyllas i enligt formatet åååå-mm-dd. Patientens kontakter, Patientens adresser och Patientens kontaktvägarkan registreras. Klicka på plustecknet och fylli uppgifterna på rader i tabellerna. När uppgifterna är registrerade klicka på spara ikonen (disketten) för att spara uppgifterna. Redigera uppgifterna via ikonen för Ändra (pennan) eller avlägsna dem via ikonen för Ta bort (papperskorgen). I Inkorgen visas Folkbokföringsadressen samt Vistelseadressen via verktygstips och i Ärendeöversikten visas Folkbokföringsadressen. Patientens kontakter som registreras här läses automatiskt över och visas i aktuellt ärende under fliken Kontakter. När Avliden Registreras visas det innan Patientens namn i Toppmenyn. Användarhandbok SAMSA version 1.0 31
Betalning Nedanstående bild visar status gällande betalningsinformation. Förvalt är antal dagar utifrån typ av enhet (somatisk vård 5 dagar eller psykiatrisk vård 30 dagar). Valfritt antal karensdagar kan anges vid särskilda omständigheter. Kommentar skall anges. Om antal karensdagar ändras så måste en kommentar skrivas. Kommentarerna visas i fältet i Kommentarer. Övriga uppgifter fylls i automatiskt i förhållande till när de passerats i processen. Det går att ändra datum i ärendekedjan förutsatt att något har blivit fel. (Endast möjligt för administratörer på sjukhuset med rollen BET_DATE Ändra betaldatum) Det går även att registrera en fristående kommentarer till betalningsberäkningen, genom att trycka på plustecknet. Vid kommentar sparas signatur för användaren, tidpunkt och det som skrivs in. Användarhandbok SAMSA version 1.0 32
Sök Patient Sök patient i Toppmenyn genom att trycka på förstoringsglaset. Sökning kan ske antingen på patientens personnummer eller efternamn. Hela eller delar av personnummer/efternamn kan anges.. Snabbval (pil nedåt) visar de senaste patienterna användaren har varit inne på, patienter på hyllan. Systemet kommer ihåg detta vid nästa inloggning. Användarhandbok SAMSA version 1.0 33
Kontakter Patientknutna kontakter För att ange en ny kontakt klicka på ikonen för ny kontakt i Patient admin. Fält för inmatning av uppgifter visas. Fälten Kontaktnamn, Relation, E-post samt Telefon är möjliga att fylla i. För att spara uppgifterna trycker du på ikonen för Spara. Dessa kontaktuppgifter kommer att följa med patienten i varje nytt ärende som skapas och de kan Redigeras. Ärendeknutna kontakter För att ange ny kontakt på ärendenivå, klicka på fliken Kontakter på högersidan när du är på Meddelandenivå. Välj Ny. Fält för inmatning av uppgifter visas. Fälten Kontaktnamn, Titel/Relation, Telefon, Enhetsnamn samt E-post är möjliga att fylla i. För att spara uppgifterna tryck på ikonen för Spara. För att lägga till ytterligare kontakter är det bara att trycka på ikonen för ny kontakt igen. Klicka på Ny och Spara för varje kontakt som registreras, dessa kan i efterhand Redigeras. Dessa kontaktuppgifter följer inte med till nästa ärende utan är bara knutna till aktuellt ärende. Användarhandbok SAMSA version 1.0 34
Nytt ärende För att starta ett nytt ärende söker du först fram patienten via Sök Patient funktionen i Toppmenyn. Om patienten inte finns registrerad sedan tidigare, gå till Patient admin och registrera patienten. Gå därefter till Meddelanden i menyraden Här väljer du vilket meddelande som du vill initiera processen med och de möjliga valen är markerade i Fetstil. Vilket val som är möjligt styrs av vilken part du är. Användarhandbok SAMSA version 1.0 35
Systemet visar via en dialogruta när det krävs att ett Samtycke registreras till ärendet. För att komma vidare fyller du i uppgifterna till Samtycket och registrerar det. Efter det väljer du meddelandet igen. Kommunen har endast möjlighet att starta ett ärende med Vårdbegäran medan Primärvården förutom Vårdbegäran även kan starta med Meddelande till vård/omsorg. Sjukhuset har båda de två tidigare meddelandealternativen men initierar oftast ett ärende med ett Inskrivningsmeddelande. Efter valet av meddelande används plustecknet för att välja deltagande parter. Valet görs i listan som kommer upp. Här finns möjlighet att söka bland dina favoriter, leta i katalogen eller göra en sökning för att hitta rätt enhet. För att välja enhet trycker man på plustecknet framför namnet på enheten i listan. Efter att parterna är tillagda fylls meddelandet i och patientknutna kontakter registreras. För att skicka iväg det till parterna används SparaSänd. Du har nu initierat ett ärende. Användarhandbok SAMSA version 1.0 36
De fält i ett meddelande som är obligatoriska markeras med en asterisk. Om obligatoriskt fält inte fyllts i före Utkast eller SparaSänd sker en markering till höger om fältet (se bild nedan). Användarhandbok SAMSA version 1.0 37
Vårdbegäran Alla parter har möjlighet att skapa och skicka en Vårdbegäran. När man väljer Vårdbegäran initieras ett ärende. Medverkande parter väljs på plustecknen och i den lista som kommer upp för respektive part. Dessa visas sedan under respektive parts-ruta. Ett Samtycke krävs för att SparaSända Vårdbegäran. Under rubrikerna Patienten är inskriven i kommunal hälso- och sjukvård och Aktivitet och funktion finns radioknappar. Det förvalda värdet för Aktivitet och funktion är Har inte bedömts. Obligatoriska fält markeras med en asterisk och de får ett utropstecken framför sig ifall man försöker SparaSänd meddelandet utan att ha fyllt i uppgifterna. När meddelandet är klart sänds det genom valet SparaSänd, men meddelandet kan även läggas i Utkast ifall det ej är färdigt. Vid Utkast sänds meddelandet ej till deltagande parter men parterna ser att det finns ett Utkast på meddelandet. Ifall meddelandet sparas som Utkast kommer det att ligga i Inkorgen för sändande enhet som en påminnelse om att meddelandet ej är klart och färgen på meddelandet i process-tåget är röd. Initierande part kan Redigera meddelandet och sedan sända det via SparaSänd. Meddelandet kan makuleras om så önskas (behörighetsstyrt). Även makulerade meddelanden syns i historikfunktionen. Vårdbegäran kan kompletteras i efterhand fram tills Kallelsen är skickad. Vårdbegäran kan även skapas efter att Inskrivningsmeddelandet skapats Användarhandbok SAMSA version 1.0 38
När en Vårdbegäran skall skapas och det finns en Förberedd vårdbegäran, se nästa kapitel, är valet Använd förberedd vårdbegäran möjligt att välja. Gäller endast kommunanvändare. Väljer du att använda en Förberedd vårdbegäran får du lämna ett nytt Samtycke och du kan sedan fylla i Vårdbegäran och SparaSända den. Även om du kompletterar och Redigerar den Förberedda vårdbegäran finns informationen kvar oförändrad och kan användas vid flera tillfällen. Förberedd Vårdbegäran Valet Förberedd vårdbegäran finns i huvudmenyn och är endast möjligt att skapas av kommunerna. Ifall patienten har en Förberedd vårdbegäran visas det inom parantes. En Förberedd vårdbegäran skapas i förväg för att användas vid senare behov och den är möjlig att Redigera eller Ta bort. När en Förberedd vårdbegäran skapas tvingas man att registrera ett Samtycke till den. Användarhandbok SAMSA version 1.0 39
Meddelande till Vård och omsorg Meddelandet finns valbart för primärvård och sjukhus i processen före Inskrivningsmeddelandet. Meddelandet används i de fall patienten inte blir inskriven i slutenvården. För att kunna sända meddelandet krävs ett Samtycke. Medverkande parter väljs på plustecknen och i den lista som kommer upp för respektive part. Dessa visas sedan under respektive parts-ruta. Meddelandet fylls i och obligatoriska fällt är markerade med en asterisk. När meddelandet är klart sänds det genom att klicka på knappen SparaSänd. Användarhandbok SAMSA version 1.0 40
Administrativa meddelanden Administrativt meddelande Ett Administrativt meddelande finns valbart för alla deltagande parter oavsett var i processen man befinner sig. Meddelandet påverkar inte processen och det kan skapas vid flera tillfällen i samma ärende. Förvalt är de parter som deltar i ärendet men det går att välja medverkande parter på plustecknen och i den lista som kommer upp för respektive part. Du kan även välja att ta bort någon enhet på minustecknet. Obligatoriska fält är märkta med en asterisk. Notera att medicinsk information inte får skrivas i Administrativa meddelanden. Användarhandbok SAMSA version 1.0 41
Administrativt internt meddelande Ett Administrativt internt meddelande finns valbart för alla deltagande parter oavsett var i processen man befinner sig. Det Administrativa interna meddelandet är endast möjligt att sända inom den egna organisationen. Meddelandet påverkar inte processen och det kan skapas vid flera tillfällen i samma ärende. Parten som ska få meddelandet väljs på plustecknet och i listan som kommer upp. Meddelandet kan läsas av samtliga parter och den tillagda parten är endast aktivt deltagande för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen Användarhandbok SAMSA version 1.0 42
Inskrivningsmeddelande Sjukhuset kan skapa en inskrivning oberoende om Vårdbegäran skapats innan eller inte. Välj vilka enheter som ska medverka i ärendet på plustecknen och i den lista som kommer upp för respektive part. Dessa visas sedan under respektive parts-ruta. Fältet Inskrivningsdatum är obligatoriskt och märkt med en asterisk. Systemet visar Kontakter i fokus i högerfliken och här registreras ärendeanknutna kontaktuppgifter. Användarhandbok SAMSA version 1.0 43
Meddelandet kan makuleras om så önskas ifall användaren har behörighet. När meddelandet sänts till deltagande parter genom SparaSänd får det statusen Låst. I Sändlistan går det att se vilka som har fått meddelandet sänt till sig och vem som har Kvitterat det. Om ytterligare enhet skall ta emot meddelande läggs den enhet till via plustecknet på aktuell part och meddelandet sänds då iväg direkt till enheten. Efter SparaSänd av Inskrivningsmeddelandet blir knapparna Kallelse, Utskrivningsklar och Avbrott i process tillgängliga för sjukhusanvändarna. När meddelandet sänts lägger sig Inskrivningsmeddelandet i Inkorgen samt Ärendeöversikten hos de enheter som meddelandet sändes till. Vid klick på meddelandet kommer man till Inskrivningsmeddelandet och kan kvittera meddelandet. Inskrivningsmeddelandet kan även nås via Patient Sök och sökning på rätt personnummer. De berörda enheterna kvitterar meddelandet, vilket bekräftas i Sändlistan. Färgspelet på meddelandet påverkas endast av de tre huvudparterna. Användarhandbok SAMSA version 1.0 44
Kallelse När en Kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering skapas kommer det upp ett meddelande om att ett Samtycke måste registreras (ifall ärendet saknar ett Samtycke). Samtycket registreras och sedan gör man meddelandevalet igen. De enheter som deltar i ärendet är förvalda att medverka på meddelandet. Ifall man vill ändra bland dessa enheter så är det möjligt (se under Parter Administrering). Vid val av Kallelse och underlag till Samordnad vård- och omsorgsplanering kommer följande bild upp. I den vänstra fliken visas Kallelsen och i den högra fliken är Möte i fokus. Användarhandbok SAMSA version 1.0 45
Under fliken Möte görs Mötesbokningen. Här fyller man i Mötesdag och Mötestid. Vilken Mötesform av Möte det gäller och eventuell Mötesplats. Vid Videomöte bifogas länk till Videomöte och VideomötesId. Under fliken Mötesdeltagare har man möjlighet att fylla i eller redigera bland befintliga mötesdeltagare. Dessa läses sedan över automatiskt till Samordnade planen varje gång den Redigeras. När meddelandet är klart sänds det genom valet SparaSänd, men meddelandet kan även läggas i Utkast ifall det ej är färdigt. Vid Utkast sänds meddelandet ej till deltagande parter men parterna ser att det finns ett Utkast på meddelandet. Ifall meddelandet sparas som Utkast kommer det ligga i Inkorgen för sändande enhet som en påminnelse om att meddelandet ej är klart och färgen på meddelandet i process-tåget är röd. Initierande part kan Redigera meddelandet och sedan sända det via SparaSänd. Obligatoriska fält i Kallelsen är markerade med en asterisk. När meddelandet skickats får det statusen Skickad och det visas i Sändlistan som skickat. Om ytterligare enhet skall ta emot meddelande läggs den enhet till med hjälp av funktionen Lägg till Parter (beskrivet under Parter Administrering) Användarhandbok SAMSA version 1.0 46
Under rubrikerna Patienten är inskriven i kommunal hälso- och sjukvård och Aktivitet och funktion finns radioknappar. Det förvalda värdet för Aktivitet och funktion är Har inte bedömts. Aktivitet och funktionsstatus bygger på ICF modellen och är en klassifikation för att beskriva och bedöma kroppsfunktion, kroppsstruktur, aktivitet, delaktighet samt omgivningsfaktorer hos patienten. Bedömningsskalan går från inget problem till total hjälp vias från vänster till höger. De parter som meddelandet skickats till har möjlighet att Kvittera meddelandet. De hämtar upp meddelandet via Inkorgen eller Ärendeöversikten och väljer Kvittera. Meddelandet kan makuleras om så önskas (behörighetsstyrt). Även makulerade meddelanden syns i ärendet. Kallelsen kan kompletteras i efterhand fram tills att Samordnad plan har skickats. Ny Kallelse/ Forcerad Kallelse Vid behov av omstart i ärendet kan behöriga sjukhusanvändare skapa en ny (Forcerad) Kallelse. Systemet makulerar automatiskt den tidigare Kallelsen samt de efterföljande meddelandens. Användarhandbok SAMSA version 1.0 47
Samordnad Plan När Kallelsen är skickad tänds knappvalet Samordnad plan. Här finns det två alternativ, antingen en Ny samordnad plan eller Använd tidigare plan (ifall det finns någon från tidigare ärende). Väljer man Ny samordnad plan skapas ett tomt meddelande medan valet Använd tidigare plan ger en redigerbar kopia av den senaste Samordnade planen. Här får man ändra ifall något av informationen ej längre är aktuell. Efter att den Samordnade planen är vald väljer du vilka enheter som ska medverka i meddelandet och förvalt är de parter som deltagit i tidigare meddelande. Ifall man vill ändra eller lägga till bland dessa enheter så är det möjligt (se under Parter Administrering). När meddelandet är klart sänds det genom valet SparaSänd, men meddelandet kan även läggas i Utkast ifall det ej är klart. Vid Utkast sänds meddelandet ej till deltagande parter men parterna ser att det finns ett Utkast på meddelandet. Ifall meddelandet sparas som Utkast kommer det ligga i Inkorgen för sändande enhet som en påminnelse om att meddelandet ej är klart och färgen på meddelandet i process-tåget är röd. Initierande part kan Redigera meddelandet och sedan sända det via SparaSänd. Obligatoriska fält är märkta med en asterisk och Mötesdeltagare läses av automatiskt från Mötesfliken när den Samordnade planen redigeras. Meddelandet Samordnad plan består av ett rakt dokument där alla parter har möjlighet att Redigera och lägga till information. Dock så är fälten Planerad hälso- och sjukvårdsaktivitet efter utskrivning från sjukhus, Planerad rehabiliteringsinsats efter utskrivning från sjukhus, Förskrivning av hjälpmedel låsta så att parterna bara kan fylla i den flik som de ansvarar för. Användarhandbok SAMSA version 1.0 48
Samordnade planen Användarhandbok SAMSA version 1.0 49
Användarhandbok SAMSA version 1.0 50
Upprätta Samordnad Plan En av de deltagande parterna skapar Samordnad plan och klickar på SparaSänd. De andra deltagande enheterna ska klicka på Redigera och komplettera med information i de fält som gäller för respektive part. När parterna skrivit in sin del klickar de på SparaSänd. Därefter klickar de på Färdig. När samtliga deltagande parter klickat Färdig, ändras status till Färdig för justering. Parterna klickar på Justera. När parterna klickar Färdig resp Justera, sker en notifiering automatiskt till de deltagande parternas Inkorgar. Dessa notifieringsmeddelanden går ej att Kvittera utan får manuellt tas bort ur Inkorgen (papperskorgen). Meddelandet får ett datum och blir grönt i process-tåget, först när den Samordnade planen Upprättas (visas i bilden nedan). Framför parterna ovanför enheterna visas status för varje part. Symbolerna för Färdig är en bock och för Justera är det en medaljong. Det är huvudansvarig part som ska klicka Färdig resp. Justera. Undantaget är att även Vårdplaneringsteam (VPL-Team) kan göra detta. (Se under Administrera Parter) Färgspelet för Samordnad plan följer resterande meddelande där röd ruta betyder att din part har något att göra. Användarhandbok SAMSA version 1.0 51
När parterna markerar Färdig, ändras färgen på meddelandet till Gult vilket betyder att de andra parterna har något att göra. När alla parter har markerat Färdig blir valet att Justera Samordnad plan möjligt. Meddelanderutan blir nu åter röd för alla parter eftersom alla parter ska Justera för att Samordnad plan ska Upprättas. I Ärendeöversikten visas det att det är dags att Justeras genom att det tänds en röd ram runt meddelandet. När parterna markerar Färdig visas det en bock framför parten och när alla parter färdigmarkerat ändras statusen i meddelandet till Färdig för justering. Användarhandbok SAMSA version 1.0 52
När parterna trycker Justera ändras färgen på meddelandet till gult, de andra parterna har något att göra. När sista part klickar Justera blir Samordnad plan Upprättad och meddelande-rutan blir grön och får ett datum. Om någon part redigerar i Samordnad plan efter Justering, krävs att alla parter Justerar på nytt eftersom Justeringen bryts. Forcera finns valbart enbart för behöriga. Forcera innebär att man tvingar processen att gå vidare trots att alla parter inte har markerat Färdig eller Justerat Samordnad plan. Forcera innebär att vårdplanen blir Upprättad. Det krävs att en kommentar skrivs som motiverar forceringen, kommentarrutan öppnas automatiskt. Användarhandbok SAMSA version 1.0 53
Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar och de enheter som deltar i ärendet är förvalda att medverka på meddelandet. Ifall man vill ändra eller lägga till bland dessa enheter så är det möjligt (se under Parter Administrering). Utskrivningsmeddelandets datum är obligatoriskt och markerat med en asterisk och det går ej att bakåtdatera. De parter som meddelandet skickats till ska Kvittera meddelandet. De hämtar upp meddelandet via Inkorgen eller Ärendeöversikten och väljer Kvittera. Meddelandet kan makuleras om så önskas (behörighetsstyrt). Även makulerade meddelanden syns i ärendet. Användarhandbok SAMSA version 1.0 54
Avbrott i processen Meddelandet Avbrott i processen sänds ifall patientens vård- och omsorgsprocess fördröjs eller avbryts av någon anledning. De enheter som deltar i ärendet är förvalda att medverka på meddelandet. Ifall man vill ändra eller lägga till bland dessa enheter så är det möjligt att göra det (se under Parter Administrering). När ett Avbrott i processen sänds stoppas räkningen för karensdagar eller betaldagar beroende på hur långt processen framskridit. När meddelandet väljs fylls följande uppgifter i, Orsak till avbrottet i processen, Förväntat nytt utskrivningsdatum, Övrig information. Vid orsakerna Avliden samt Patienten vill ej fortsätta processen är en bock ifylld för Avsluta ärendet. Denna bock kan tas bort ifall ärendet ej ska avslutas direkt. Användarhandbok SAMSA version 1.0 55
I Ärendeöversikten för sjukhusanvändarna kommer rutan för Avbrottet vara röd även om mottagarna kvitterar meddelandet eftersom sjukhuset inte ska missa att Avsluta Avbrottet. Alternativen till Avbrott i processen är: - Förändrat tillstånd - Avliden - Patienten vill inte fortsätta processen - Smitta på enhet - Annan Avsluta Avbrott i processen Avslut av Avbrott i processen görs genom valet Avsluta avbrott på meddelandet för Avbrott. Utöver manuell avslutning sker per automatik avslut av Avbrott i process i och med att nytt Utskrivningsmeddelande sänds. I de fall där patienten varit Utskrivningsklar och Avbrott i process varar i mer än 7 dagar gäller att en ny Kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering måste skapas och SparaSänd. När den nya Kallelse sänds Makuleras Avbrott i processen (även den gamla Kallelsen och ifall det finns en Samordnad plan, Makuleras). Användarhandbok SAMSA version 1.0 56
Information vid utskrivning När patienten skall skrivas ut och meddelande Information vid utskrivning sänds är medverkande parter i ärendet förvalt. Ifall man vill ändra eller lägga till bland dessa enheter så är det möjligt att göra det (se under Parter Administrering). Meddelandet Information vid utskrivning sänds via SparaSänd samma dag som patienten skrivs ut från sjukhuset. Meddelandet är även möjligt att spara som Utkast. Inskrivningsorsak och status för Aktivitet och funktion hämtas med automatik från meddelandet Kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering, (texten/knappvalen är möjliga att redigera). Obligatoriskt fält är markerade med en asterisk. Meddelandet kvitteras av deltagande parter. Användarhandbok SAMSA version 1.0 57
Avsluta ärende Ärendet avslutas när alla parter är klara med det aktuella ärendet. Normalt är det endast användare inom kommunerna som kan avsluta ett ärende. Men även sjukhusanvändare med rätt behörighet har möjlighet att avsluta ärenden. När ett ärende avslutas, låses alla meddelanden och det är ej längre möjligt att exempelvis Redigera, Kvittera eller Justera. Meddelanden som öppnas via Inkorgen på ett avslutat ärende måste därför tas bort via knappen Ta bort i Inkorgen, eftersom de ej kan kvitteras bort. Att avsluta ett ärende sker genom att välja Ärende och sedan trycka på Avsluta ärendet i listan som kommer fram. Ärendet kan avslutas när som helst i processen. När valet Avsluta ärendet aktiveras avslutas ärendet och ifall betalning inträtt kommer en ruta fram där betalningsorsak anges. Då ärendet avslutas, stängs det ner och du kan se det i Ärendehistoriken ifall du söker på avslutade ärenden. Ifall du tar upp ett avslutat ärende kan du läsa i det ifall du har behörighet till ärendet. Du kan även Återaktivera ärendet. Användarhandbok SAMSA version 1.0 58
Aktivera ärendet igen Ett ärende som är avslutat kan aktiveras på nytt genom att trycka på Ärende och välja alternativet Aktivera ärendet. Användarhandbok SAMSA version 1.0 59
Loggar Åtkomsten för Loggar är behörighetstyrd och ger en möjlighet att söka i historiken och få fram information om användare, patienter och vad som har hänt. Informationen fås fram genom de olika sökalternativen Från och Till datum, Vald organisationsenhet, Personnummer samt Typ av aktivitet. Informationen visas i en kolumn som är möjlig att sortera genom att trycka på rubrikerna. Användarhandbok SAMSA version 1.0 60
Rapporter Speciell behörighet krävs för att ha menyvalet Rapporter. Nio olika rapporter finns valbara. Mer detaljerad information om rapporterna finns som bilaga i slutet av dokumentet. 1) Betalningsansvarsrapporter a)typ av rapport = Betalningsunderlag - status Samtliga ärenden som har startat, har avslutats eller är pågående i angivet tidsintervall där angiven organisationsenhet eller någon av dess underliggande enheter är en part eller mottagare listas. Dock visas enbart pågående ärenden som startats inom valt tidsintervall eller tidigast 3 hela kalendermånader bakåt i tiden. Exempel: Väljs tidsintervallet 2010-09-06-2010-10-06, visas i detta intervall pågående ärenden, men endast om deras startdatum är 2010-06-01 eller senare. För varje ärende anges en status som visar om - ärendet är avslutat eller ej - betalningsansvar inträtt eller ej - meddelandet information vid utskrivning skickats - betalningskrav ej uppfyllda - betalningsberäkning pågår Antal betalningsdagar, fram till dags datum, räknas ut enligt fastställd betalningsrutin. Rapporten kan skapas utan patientens namn och personnummer, om Avidentifierad väljs. Datumintervall som anges, hanteras som från och med till och med b)typ av rapport = Betaldagar - orsak Samtliga ärenden som har en aviserad Information vid utskrivning eller är avslutade utan att Information vid utskrivning aviserats i angivet tidsintervall samt där angiven organisationsenhet eller någon av dess underliggande enheter är en part eller mottagare listas och som fått betaldagar För varje ärende, som är avslutat, visas en orsak. Datumintervall som anges, hanteras som från och med till och med Användarhandbok SAMSA version 1.0 61
c) Dessa rapporter kan exporteras till Excel. Välj Avidentifierad och Enbart beräkning. Inne i den skapade rapporten klicka på diskett-ikonen i menyn. I dialogrutan som visas, bocka i båda valen. Engelskan styrs av Excel. Denna funktion fungerar annorlunda i KLARA SVPL Webb, se längre ned i detta kapitel. 2) Utdrag enligt personuppgiftslagen 26 Samtliga meddelanden för samtliga ärenden som finns lagrade i KLARA SVPL för angiven patient (personnummer) listas. Ärendena listas i ärendenummer ordning. Layouten på meddelanden är den samma som vid utskrift av enskilda meddelanden. 3) Ärendestatistikrapport Samtliga ärenden som har något meddelande som startat, har avslutats eller är pågående i angivet tidsintervall där angiven organisationsenhet eller någon av dess underliggande enheter är en part eller mottagare och/eller som berör angiven patient (personnummer) listas. Datumintervallet som anges, hanteras som från och med till och med. 4) Rapport för verksamhetsuppföljning Samtliga ärenden som har något meddelande som startat, har avslutats eller är pågående inom angivet tidsintervall där angiven organisationsenhet är en part och/eller mottagare, räknas. För dessa ärenden räknas ingående meddelanden i den detaljerade rapporten. Resultatet listas för angiven organisationsenhet och enheter i nivå 1 och 2 under vald organisationsenhet, om sådana finns. På varje organisationsnivå räknas varje ärende bara en gång. Rapporten kan tas ut för patienter i olika åldersgrupper. Datumintervallet som anges, hanteras som från och med till och med. Användarhandbok SAMSA version 1.0 62