Revisionsrapport Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen Smedjebackens kommun December 2009 Hans Gåsste
Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och revisionsfråga...3 1.2 Kontrollmål...3 1.3 Metod...3 2 Allmänt om beredning...4 2.1 Lagstiftningen...4 2.2 Beredning i nämnd/styrelse...4 3 Granskningsresultat...4 3.1 Allmänt om enkäten...4 3.2 Kommunstyrelsen...5 3.3 Barn och utbildningsnämnden...6 3.4 Socialnämnden...6 3.5 Kulturnämnden...6 3.6 Miljö och byggnadsnämnden...7 4 Sammanfattning och förslag...7 4.1 Sammanfattning...7 4.2 Åtgärdsförslag...8 2
1 Inledning 1.1 Bakgrund och revisionsfråga. Beredning av ärenden till nämnden/styrelsen är en viktig del av respektive nämnds verksamhet. Nämnden/styrelsen har genom reglementet fått sitt uppdrag och ansvarsområde av fullmäktige. För att de skall kunna uppfylla sitt uppdrag gentemot fullmäktige är det av stor vikt att de rutiner och arbetssätt som tillämpas för beredning av ärenden till nämnden/styrelsen är ändamålsenliga och utformade så att ledamöterna känner att ärendena är tillräckligt utredda/förberedda och att beredningen av ärendena stödjer ledamöterna i beslutsprocessen. Dessutom är själva sammanträdet en viktig del i processen kring beslutfattandet. Sammanträdena skall genomföras på ett sätt som gör att samtliga ledamöter känner en delaktighet i beslutsprocessen och att man kan ta tydlig ställning till om man kan stå bakom besluten eller om man genom reservation inte känner att man inte kan ställa sig bakom besluten. Den revisionsfråga som ska besvaras är om nämndernas och styrelsens berednings och beslutsprocess är ändamålsenlig i förhållande till nämndens/styrelsens uppdrag. 1.2 Kontrollmål Finns det fastställda rutiner och arbetssätt för nämndens/styrelsens beredningsarbete? Vilka funktioner deltar i beredningsarbetet? Är det tydligt vem som leder beredningsarbetet inom nämnden? Upplever ledamöterna att ärendena är tillräckligt utredda? Är kvaliteten på beredningsunderlagen/ kallelsen tillräcklig? Hur upplever ledamöterna omfattningen på beredningsunderlagen? Upplever ledamöterna att sammanträdena håller den kvalitet som krävs föra att man som enskild ledamot känner sig trygg i sitt beslutsfattande? 1.3 Metod Granskningen har genomförts genom att en enkät har skickats till samtliga ledamöter i kommunens nämnder och styrelsen. Dessutom har intervjuer genomförts med respektive nämndsordförande samt förvaltningschef. Vidare har jag tagit del av relevant dokumentation kring respektive nämnds beredningsprocess. 3
2 Allmänt om beredning 2.1 Lagstiftningen I kommunallagen finns regler om beredning, det s.k. beredningstvånget, i 5 kapitlet som berör kommunfullmäktige. Beredningstvånget innebär att ett ärende som skall hanteras av fullmäktige skall ha beretts av endera berörd nämnd eller av en fullmäktigeberedning. Styrelsen skall alltid ges tillfälle att yttra sig i ett ärende som skall behandlas av fullmäktige. Detta gäller dock inte frågor om val och behandling av revisionsberättelse. När det gäller beredning av ärenden i styrelse och nämnd finns inga regler i kommunallagen. Däremot är det brukligt att fastställa regler för bl.a. nämndernas och styrelsens beredningsordning i reglementena. Reglementena är fullmäktiges lokala regelverk, de utgör dock ingen lag och avvikelser mot regler i reglementena utgör ingen grund för kommunalrättsliga åtgärder. 2.2 Beredning i nämnd/styrelse Nämnden bestämmer själv med de eventuella förbehåll som kan finnas i det av fullmäktige fastställda reglementet, om rutiner och arbetssätt för nämndens beredning. Beredningsprocessen i alla dess delar är viktiga moment i det politiska beslutsfattandet. Eftersom det är nämnderna och dess enskilda ledamöter som bär ansvaret för beslut och verkställighet av respektive nämnds verksamhet är det av stor vikt att samtliga ledamöter i nämnden upplever att beredningen av ärendena sker på ett korrekt sätt och med hög kvalitet. Det är vanligt att nämnder dokumenterar och fastställer sin beredningsprocess i syfte att kvalitetssäkra processen. Man kan fastställa kvalitetsnivåer på beslutsunderlag, tidplaner för utskick, omfattning och innehåll i kallelserna, vilka som skall delta i beredningsprocessen, former för återrapportering av fattade beslut, användning av mallar för tjänsteskrivelser, hur man uppträder på sammanträdena, ordförandens roll etc. Målsättningen måste vara att arbetssättet är diskuterade och accepterade av samtliga ledamöter så att diskussioner om den praktiska och formella hanteringen av ärenden kan undvikas. Det är också av stor vikt för förvaltningsorganisationen att det finns tydliga regelverk för hur ärenden skall hanteras och beredas.. 3 Granskningsresultat 3.1 Allmänt om enkäten Resultaten från enkäterna finns som bilaga till rapporten. Det skall också nämnas att dessa resultat endast utgör en indikation på ledamöternas uppfattningar på de aktuella frågeställ- 4
ningarna vid det tillfälle enkäten skickades ut. Dock kan man utifrån resultatet dra vissa generella slutsatser på områden som bör diskuteras och utvecklas. I granskningen har jag också gjort avstämningar gentemot samtliga förvaltningschefer och nämnds/styrelseordföranden. Enkätfrågorna Den enkät som sändes ut bestod av följande frågeställningar: 1. Finns det fastställda rutiner och arbetssätt för beredningsarbetet i din nämnd/styrelse? 2. Diskuterar ni i nämnden/styrelsen frågor kring hur beredningsarbetet fungerar i er nämnd? 3. Upplever du att ärendena är tillräckligt utredda av förvaltningen innan de lämnas till nämnden/styrelsen för beslut? 4. Upplever du att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar dina förväntningar? 5. Upplever du att du får beslutsunderlagen i tid för att du skall hinna sätta dig in i ärendena på ett tillräckligt sätt? 6. Är du nöjd med omfattningen av utskickade kallelser? 7. Upplever du att de redovisningar som lämnas av förvaltningen i ekonomi och verksamhetsfrågor är tillräckliga och tydliga? 8. Anser du att sammanträdena genomförs på ett effektivt sätt? 9. Anser du att du har tillräcklig utbildning och kunskap om dels den formella hanteringen av ärenden i nämnden/styrelsen, dels kring de specifika verksamhetsfrågor som du ansvarar för som nämnds/styrelseledamot? 3.2 Kommunstyrelsen Den politiska beredningen av ärenden till kommunstyrelsen sker i arbetsutskotten. I normalfallet är det förvaltningschef och tekniska chefen som förbereder ärendena till respektive utskott. Kommunstyrelsens ordförande tar del av samtliga ärenden innan de skickas till respektive utskott. Enkätsvaren indikerar att en stor del av de ledamöter som svarat på enkäten upplever att kommunstyrelsens beredningsarbete fungerar på ett bra sätt. Det finns dock några ledamöter som har avvikande uppfattningar i frågorna 3, 4 och 5. I fråga 2 anger en majoritet att man i styrelsen inte diskuterar frågeställningar kring hur beredningsarbetet fungerar i styrelsen. Ett positivt resultat är att samtliga som besvarat enkäten upplever att sammanträdena genomförs på ett effektivt sätt. De generella slutsatser jag kan dra av enkätsvaren är att kommunstyrelsen bör ta en diskussion kring frågorna 3, 4 och 5 i syfte att klarlägga orsakerna till och vad som kan förbättras inom dessa områden. 5
3.3 Barn och utbildningsnämnden Den politiska beredningen av ärendena sker i arbetsutskottet. Innan arbetsutskottet hanterar ärendena sker en förberedande ärendegenomgång i ett forum som kallas Stab och beredning, som består av nämndens ordförande och vice ordförande, förvaltningschef, förvaltningsekonom samt nämndsekreterare. Denna beredningsgrupp har dock inte haft regelmässiga möten under hösten. Enkätsvaren indikerar att det finns avvikande uppfattningar från ledamöterna på ett antal väsentliga frågeställningar. Det är frågorna 3, 4, 5, 6, 7 och 8. De generella slutsatser jag kan dra av enkätsvaren är att nämnden bör ta en diskussion kring resultatet av svaren i enkäten. Nämndens ambition måste vara att samsyn råder om kvalitet, omfattning och utförande av beredningsprocessen. Det handlar om att ärendena av vissa bedöms som inte tillräckligt utredda av förvaltningen, kvaliteten på beslutsunderlagen samt framförallt att flera ledamöter anser att sammanträdena inte genomförs på ett effektivt sätt. Det är dessutom av stor vikt att den förberedande ärendehanteringen för nämnden och förvaltningen i det s.k. Stab och beredningsorganet återupptas och utvecklas på ett systematiskt sätt. 3.4 Socialnämnden Den politiska beredningen av ärendena i socialnämnden sker i dess arbetsutskott. Det finns en fastställd organisation för beredning av ärenden. Nämnden och förvaltningen har utarbetat egna mallar för tjänsteskrivelser som används i stor omfattning Nämndsordförande, förvaltningschef och nämndsekreterare har kontinuerliga möten för att gå igenom och bedöma vilka ärenden som skall som skall hanteras av nämnden och förvaltningen. Resultatet av enkäten visar att ledamöterna i mycket stor omfattning upplever att beredningsprocessen och arbetet i nämnden fungerar på ett bra sätt. Min bedömning är att beredningsprocessen i socialnämnden fungerar på ett bra sätt. 3.5 Kulturnämnden Den politiska beredningen av ärendena i kulturnämnden sker i dess arbetsutskott. Det finns ingen fastställd ordning för hur ärendena skall beredas inför behandlingen i arbetsutskottet. Avstämningar mellan nämndsordförande och förvaltningschef samt bibliotekschef sker, dock inte regelbundet. 6
I nämnden använder man sig inte av fastställda tjänsteskrivelser som underlag för nämndens ärendehantering. Resultatet av enkäten visar att det finns olika uppfattningar kring två väsentliga frågor. Det är om man anser att ärendena är tillräckligt utredda innan de lämnas till nämnden samt upplevelsen om att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar ledamotens förväntningar. Däremot upplever samtliga som besvarat enkäten att sammanträden genomförs på ett effektivt sätt. Min uppfattning är att nämnden och förvaltningen bör ta en diskussion kring resultatet i enkätsvaren för att få klarhet i de frågeställningar som visat negativa resultat i enkäten. Nämnden bör därefter fastställa en tydlig beredningsordning som stöd för både nämndens och förvaltningens ärendehantering. 3.6 Miljö och byggnadsnämnden I miljö och byggnämnden finns inget arbetsutskott. Beredningen av ärendena sker i tre steg. Man har en förberedande beredning där samtliga aktuella ärenden diskuteras. Den beredningen består framför allt av handläggande tjänstemän inom förvaltningen. Dessutom brukar nämndsordförande medverka på detta möte. Därefter finns en mer formaliserad beredning där ordförande, vice ordförande samt en representant för oppositionen medverkar. Där medverkar även förvaltningschef, avdelningschef på miljökontoret och nämndsekreterare och i förekommande fall handläggande tjänstemän. Resultatet av enkäten visar att ledamöterna i mycket stor omfattning upplever att beredningsprocessen och arbetet i nämnden fungerar på ett bra sätt Min bedömning är att beredningsprocessen i miljö och byggnadsnämnden fungerar på ett bra sätt. Det pågår också ett arbete där man inom förvaltningen håller på att utveckla språket i tjänsteskrivelser i syfte att det skall vara begripligt både för ledamöterna och för allmänheten. Dessutom har man den ordningen att oppositionen deltar i beredningsprocessen inför nämndssammanträdena. 4 Sammanfattning och förslag 4.1 Sammanfattning I Smedjebackens kommun har man till största delen den ordningen att det politiska beredningsarbetet sker i arbetsutskottet. När det gäller beredning av ärenden innan arbetsutskottet finns olika modeller. 7
Jag anser att nämnderna och styrelsen berednings och beslutsprocess till största delen är ändamålsenliga i förhållande till respektive nämnds/styrelsens uppdrag. Dock finns det områden som måste förbättras/utvecklas. Detta framgår av enkäten och kommentarerna ovan. Omfattningen och utförandet av beredningsarbetet är en fråga för respektive nämnd att bestämma. I granskningen visar enkäten att det finns områden i några nämnder som behöver diskuteras och utvecklas. Målsättningen måste vara att samtliga nämndsledamöter upplever att beredningsprocessen i den egna nämnden är ändamålsenlig och att den håller hög kvalitet. Jag vill också påminna om att varje ledamot har både ett ansvar och en skyldighet att reagera och påtala om man upplever att det finns problem inom beredningsarbetet i nämnden/styrelsen. 4.2 Åtgärdsförslag Min uppfattning är att samtliga nämnder och styrelsen bör ta en diskussion om formerna och innehållet i sin nuvarande beredningsprocess. Diskussionen om beredningsprocessen bör dessutom ske fortlöpande. Målsättningen måste vara att processen ständigt skall utvecklas. Utgångspunkten för den diskussionen bör vara de frågeställningar i enkäten som använts i denna granskning. Jag anser också att man skall dokumentera och fastställa respektive nämnds beredningsprocess för att säkerställa att beredningsarbetet sker på ett korrekt sätt och med hög kvalitet. 8