Akademin för Innovation, Design och Teknik Essä - Min syn på att nå en optimal start av en Produktutvecklingsprocess Civilingenjörsprogrammet Innovation och produktdesign Skriven av Examinator: Rolf Lövgren
Min syn på att nå en optimal start av en produktutvecklingsprocess Tänkandet är en generalrepetition av handlandet. Citat av Sigmund Freud (1856-1939) Inledning Bra förutsättningar för en bra Produktutvecklingsprocess (PU-process) innefattar till största del att göra tydliga specifikationer på vad som ska tas fram. Det görs bland annat genom kundkrav och produktkrav samt relationer mellan dessa med tydliga mål och värden. Jag anser att PUprocessens slutliga resultat dessutom beror på till stor del hur företaget är organiserat. Allt från att projektet initieras och hur sambandet mellan hur organisationen/företagets nuvarande strategier ser ut och hur projektens specifika väg fungerar. En bra kombination av dessa faktorer skapar enligt mig en bra grund för ett kvalitativt och effektivt arbete. Att åstadkomma en bra grund för PU-processen ger kvalitet i arbetet och kvalitet är en försäkran för både företaget och slutkunden. Företaget får en effektiv process gällande resursåtgång och kunden får en kvalitativ produkt som ger nöjdhet. Vad gällande kundens syn på kvalitet och nöjdhet är den uppfattningen uppbyggd av tre faktorer: 1. Karaktärsdrag som tillfredsställer kunden behov. 2. Karaktärsdrag som är oväntade men positiva för kunden. 3. Oväntade händelser som fel och misslyckanden i produkten. (Sandholm, 2000:17) För att säkra kundens nöjdhet bör ett kvalitetsarbete ske i hela PU-processen. Förutom att aktivt arbeta med kvalitet genom användning av olika verktyg och metoder under PUprocessen är det viktigt med bra förutsättningar. Att göra en produktplanering innan projekt sätts i gång hjälper företaget att se hot och möjligheter med möjligt produktutvecklingsprojekt. Sedan kan en konkret process utvecklas för att arbeta med dessa och för bästa resultat (Värdemodellen, -produktplanering). Idag växlar förhållanden i omvärlden snabbt och att då kontinuerligt jobba med detta kan det hjälpa styrningen att få fram produkter som behövs och se rätt marknad. På Internetsidan Värdemodellen beskrivs de viktigaste aktiviteterna i en produktplanering som: bevaka den egna marknadspositionen uppmärksamma och fånga nya trender och aktörer följa den teknologiska utvecklingen definiera kärnkompetensområden samt fånga nya kunskapsoch applikationsområden återföra resultatet av tidigare utvecklingsprojekt och deras arbetssätt ta fram en balanserad projektportfölj som säkrar framtida konkurrenskraft i produktsortimentet. 2/11
De tre första aktiviteterna behandlar omvärldsbevakning och ger företaget en bra blick på vad som händer på marknaden medan de tre senare berör mer företagets interna förutsättningar. Efter att ha konstaterat detta skulle jag vilja dra en parallell till SWOT-analysen som också bygger på dessa aktiviteter. Den analysen sker via de interna styrkor och svagheter samt externa möjligheter och hot som företaget har. Dessa analyseras sedan efter följande modell i figur 1(Tonnquist 2000: 42). Fördelar = Styrka + Möjlighet Försvar = Styrka + Hot Sårbarhet = Svaghet + hot Fördelar = Svaghet + Möjlighet Figur 1 Analys av SWOT (Tonnquist 2000:42) Pugh tar även upp begreppet Total Design i sin bok The Total Design Activity (1993: 5), där han beskriver begreppet som de nödvändiga aktiviteterna från identifikationen av marknadens och kundens behov till att få en lyckad försäljning av en produkt som uppfyller dessa behov. Han menar att denna aktivitet innefattar produkt, process, människa och organisation. Hans bok har fokus på produkten och PU-processen. Han argumenterar för produkten och menar att det är den som i slutändan medger företaget vinst. Jag ser självklart själv fördelarna med att fokusera på det fysiska resultatet av ett företags prestation men jag inser också vikten i att samtidigt inneha bra processer inom hela företaget för att nå detta. 3/11
Produktplanering För att strata och genomdriva ett lyckat projekt ska förutsättningarna innan initieringen av ett projekt vara så bra som möjligt. En enkel modell på hur det kan avgöras om förutsättningarna är bra är genom om att svara på om svaret till följande frågor är känt: Vad ska göras? och Hur ska det göras? (Tonnqvist 2008:21). Enkla frågor anser jag ger möjlighet till att få en överskådlig blick på vad som ska göras, denna överblick kan i sin tur hjälpa att ge en förståelse för inom samtliga inblandade i projektet. Som tidigare nämnt krävs bra planering och därför utförs en produktplanering innan produktutvecklingsprocessen startas. Produktplaneringen är en aktivitet som bearbetar och ser efter produktutvecklingsmöjligheter från marknad, forskning, nuvarande projektteam och benchmarking. Från dessa möjligheter bestäms om projekt är potentiella för uppstart och i sådant fall under vilken period de skall utföras och vilka resurser som ska tilldelas projekten. Produktplaneringen styr PU-processen jäms med organisationens redan satta strategier, bestämmer förhållanden mellan produktportfolierna och håller koll på vilka produktutvecklingsprojekt som pågår inom företaget. Produktutveckling delas in i fyra typer av projekt, första typen är nya produktplattformer, det vill säga en ny produktfamilj. Utökning i produktfamiljen är den andra typen. Den tredje innefattar inkrementella förändringar, vilka är små förbättringar på befintliga produkter. Sista typen av produktutvecklingsprojekt är radikala produktutvecklingar där en helt ny produkt utvecklas. En central del är att inse vikten i att kategorisera dessa olika typer av projekt och arbeta med arbetssätt som passar just den typen. Risker med att inte utföra en bra produktplanering kan tillexempel vara att produkten inte håller i jämförelse med konkurrenter eller kommer ut på marknaden i fel tid. Internt kan även det bidra till att det blir en felaktig resursfördelning i projektet eller att företaget inte har kapacitet att fortfölja projektet. Ulrich et al. beskriver i sin bok Product Design and Development (2008) att produktplaneringsprocessen utförs i fem steg: Identify opportunities, Evaluate and prioritize projects, Allocate resources and plan timing, Complete pre-project planning och Reflect on the results of the process. Det är en linjär process där ett steg i taget utförs (Ulrich et al. 2005:36) se figur 2 på nästa sida. 4/11
Essä 2009-04 04-21 Figur 2 The product planning process (Ulrich et al. 2005:36) Steg 1 I första processteget ligger fokus i att identifiera möjligheter för produktutvecklingsprojekt genom att samla idéer och behov för för nya produkter och egenskaper(ulrich egenskaper Ulrich et al. 2005:37). 2005:37 Detta steg kan liknas vid aktiviteten att identifiera kundbehov som görs i PU PU-processens processens start. start Att ha en bra databas för att samla idéer och beskrivning av dessa är viktigt eftersom att idéer kontinuerligt kommer från olika håll inom och utanför företaget.. Jag anser att databasen som uppförs bör vara bra strukturerad men att hitta och införa rätt struktur beroende på företag kan vara svårt. Även att att sedan hitta rätt idéer från databasen vid ett senare projekt kan vara svårt. En svårhet et med databaser är att bestämma vilka idéer som är lämpliga att spara, spara eftersom att det som idag kan anses vara omöjligt kanske kan inte är det om något år. Det är ännu en anledning att ta vara på de flesta idéer i ett bra system. Ett bra system skapar skapa ordning och underlättar hantering av nya idéer och minskar dubbel arbete. Har iden redan funnits funnits kanske inte resurser behöver utnyttjas om har inga förändringar i omvärlden eller inom teknologin teknologi hänt sedan dess är det onödigt att undersöka användnings och användningsh förverkligandepotential förverkligandepotential igen. Att kategorisera dessa idéer utifrån fakta som uppger orsaker till de inte gått vidare kan förenkla letandet och möjligheten att förverkliga dem i ett senare skede. Steg 2 I steg två utvärderas och prioriteras prioriteras de olika förslagen för att hitta de med mest potential, potential det görs genom olika strategier. Dessa kan ses utifrån konkurrentperspektiv och från företagets interna eller externa strategier(som strategier(som att se hur marknaden ser ut och vilket produktsegment som är lämpligt) lämpligt). Var det nuvarande produktsortimentet befinner sig på den så kallade kallad Skurvan är viktigt att ta i beaktelse. beaktelse S-kurvan kurvan är ritad utifrån två axlar, där kurvan visar teknikens utfall i under genomförandet (tiden), en), se figur 3. Användandet av metoden den är bra eftersom att den upplyser om en ny variant av produkten produkten är önskvärd eller inte, beroende på den nuvarande produktens uktens S-kurva S kurva. Om den har har den är stagnerat är det ett tecken på att satsa på nytt.((ulrich Ulrich et al. 2005:38 40 40). 5/11 /11
Att inom företaget använda sig av plattforms uppbyggnad i sitt produktsortiment ger en enkel och snabb möjlighet att erbjuda sina kunder varianter av den produkt som säljs, däremot blir en satsning på en ny idé resurskrävande i och med krav på en ny uppbyggnad, utveckling och nya system. Med hjälp av en product-technology roadmap förenklas processen eftersom den ger överblick på produktsortimentet utifrån en tidsaxel(ulrich et al. 2005:41). Strategin kan även utgå från utveckling av helt nya produkter inom företaget, antingen för en ny marknad eller för en helt ny teknologi. Att arbeta med det sist nämnda kan vara en stor möjlighet om det får ett lyckat resultat men också en stor risk, därför krävs även här en speciell strategi för produktplanering. Förutom dessa ovan nämnda strategier är det viktigt att kontinuerligt se över och arbeta med sin produktportfölj. När förslag ska utvärderas är det även viktigt att ha en bra översikt på sina produkter så att företaget kan se på vad som finns och var de nya förslagen passar in. Det för att kunna skapa en bra balans i sin produktportfölj. Med balans menas att ha en bra blandning av inkrementella produktutvecklingsprojekt och projekt som antar utmaningar av finna och utveckla helt nya idéer (Ulrich et al. 2005:42 43). Steg 3 Figur 3. S-kurva för kopieringsmaskiner (Ulrich et al. 2005:40) Det tredje steget innefattar planering av tid och fördelning av resurser och det är här projektet kan stoppas. Det eftersom att företaget kanske inte har resurser nog att starta upp projektet, beroende på vad för produkt det är och vilken process den kräver. Figur 4 illustrerar kostnaden beroende av vilken typ av produkt förändring i samband med processförändring som krävs. Storleken på cirklarna representerar kostnadsstorleken. Tydligt visar figuren att en helt ny satsning på produkt medför den största kostnaden eftersom den oftast kräver nya tekniker och nya arbetsprocesser vid framtagning och produktion. Sådana kostnader är inte motiverade för ett företag om inte en viss säkerhet 6/11
finns, säkerhet i att resultatet blir lyckat och produkten säljbar och ger en positiv intäkt. (Ulrich et al. 2008:43 45) Den säkerheten kan stärkas i och med ett gediget förarbete av projektet. Figur 4 Product process change-matrix (Ulrich et al. 2005:44) Steg 4 I steg fyra startar den kompletta för-projektplaneringen där mål med projektet dess avgränsningar och vilka som ska vara delaktiga bland annat bestäms. (Ulrich et al. 2008:45 49) Steg fyra är det som utger stommen för kommande projektet och därifrån startar själva PUprocessen som förhoppningsvis då har fått de bästa förutsättningarna för att skapa ett resultat som gynnar kunden och en effektiv framtagningsprocess. Det genom en bearbetad förstudie där valda arbetssätt och metoder är bestämda för en effektiv PU-process, bland annat för att få fram rätt krav från kund och på produktegenskaper vilket ger ett bra resultat. Steg 5 Slutligen i steg fem bör en reflektion av resultaten och processen av produktplaneringen göras och utvärderas, vilken i sin tur ger input till kommande produktplaneringsprocesser(ulrich et al. 2008:49 50). Det är som alla verktyg och metoder som används att de ska utvärderas för att dra lärdom inför framtiden, vad som gick bra samt mindre bra och förbättras. 7/11
Andra förutsättningar Utöver denna presentation av Produktplanering anser jag att andra aspekter också har del i en bra start för ett PU-projekt. För att optimera PU-processen och projekt i allmänhet är det viktigt att ständigt förbättra arbetet i processen och det kan göras genom att använda sig utav mätningar av prestationen i arbetsteamet samt de verktyg och metoder som används. Design performance Design performance här i denna essä översatt till Designprestation och kan förklaras i form av både kvantitativa prestationer, tillexempel enheter producerade, men också kvalitativa prestationer som till exempel processarbetet vid framtagning av en ny idé till marknaden. Att mäta designprestationen i ett företag stödjer styrningen av projekt eftersom det gör det jämförbart och förenklar kontrollen av projekt. Det blir enklare att mäta effektiviteten och därmed vidta åtgärder i tid genom att motivera både enskilda personer och grupper. Att förbättra prestationen kan göras genom en parallellprocess där värden först tas ut och fastställs kontinuerligt i de olika aktiviteterna under PU-processen. Det som kommer ur den handlingen är till exempel tid för aktiviteter, kostnad och avvikelser från hur det var planerat. Sedan analyseras dessa värden för att se orsaker, styrkor och svagheter i processen samt hur trender och verktyg använts. Detta ger en större förståelse för avvikelserna och värdena ur första steget. Därefter tar det beslut från vad som getts ur analysen för att sedan göra en förändring i design prestationen och därmed PU-processen. (O Donnell et al. 2005:8) Det ser jag som en bra metod att få fram mätbara värden men också en del till att få en bättre process som ständigt utvecklar företaget till de bättre. En utvärderingsprocess som tvingar företaget att se vad som gjorts och hur de kan förbättra sina egna metoder och beslut inom PU-processen. Att utföra detta kan ses som en aktivitet som tar tid och kanske inte prioriteras men jag anser att de bör vägas mot den kunskap och dokumenterade erfarenhet företaget istället får. Specifikt för PU-processen är att den utvärderas utifrån tre olika perspektiv: Design (Artefakt) Performance och Design (Activity) Performance som sedan knyts samman med Key elements of Performance. (O Donnell et al. 2005:12). Utvärderingen sker utifrån att finna värden ur den fysiska artefaktens attribut och aktivitetens resursåtgång för att sedan använda de nyckelvärdena och få fram den egentliga prestationen. En bättre prestation ger effektivitet och en kontrollerad aktivitet ger bättre prestation. Enligt mig är det en given spiral för bra kvalitativt arbete och grund till ett resultat som gynnar företaget och den slutgiltiga kunden. 8/11
Positionering Positionering är en annan syn på hur företaget kan förbättra processen inför PU-projekt där företaget positionerar sig på marknaden för att öka imagen utåt och profilen inåt. Enligt Internetsajten Chef.se i deras ordbok, som utgår från boken Management från A-Ö av Bengt Karlöf, anser de att det leder till: Medvetandegöra företagets kompetens. Leda till bättre prestationer. Kommunicera mångfasetterade helheter med organiska samband. Placera utbudet i intressenternas föreställningsvärld. Att uppmärksamma och använda sig av positionering i förtaget underlättar både internt och externt. Det leder i sig till en större överskådlighet på marknaden, vad gällande sina egna produkter. Samtidigt ger det fokus åt företagets strategiarbete och blir därmed en konkurrensfördel(chef.se Positionering). Det anser jag vara ett bra begrepp som förtydligar för samtliga inom företaget en fokusering på vad företaget vill förmedla till omvärlden, vilken image de vill visa. Det är viktigt att hela företaget har en och samma genomsyrande tanke för att öka förståelse för gemensamma mål och att samtliga arbetar för det. 9/11
Diskussion Efter att ha presenterat dessa teorier skulle jag vilja sammanfatta min syn på detta med en mening, utan god grund för både den överskådliga företagsstrategin och den interna processen i ett PU-projekt kommer inte ett bra resultat nås och kunden kommer ej att vara nöjd. En självklarhet kan det tyckas vara men det är viktigt att inte glömma bort det. Att ha en parallell process inom företaget som arbetar med dessa verktyg kommer att förbättra arbetet men också ge en gedigen dokumentation som underlättar efterkommande projekt. Inom produktutveckling och projektarbete anser jag att det är en grundläggande faktor att arbeta kontinuerligt med utvärdering av de verktyg, metoder och processer som görs inom företaget. Förståelse för det arbete som måste läggas ner krävs, och förståelse för att det ger ännu bättre resultat i slutändan. Det ger en produkt som är vad kunden önskar, det ger ett resultat som effektiviserar PU-processen och stödjer företagets redan givna strategi. Vilket kan nås genom användning av bland annat produktplanering, design performance och positionering. Jag vill nu sammanknyta slutet av denna essä med citatet i början som sades av Sigmund Freud, jag är säker på att dessa metoder ger övning och färdighet inför handlandet i en PU-process och för att nå ett optimalt resultat. Planering må vara A och O, men motivation och mål behövs för en bra prestation. 10/11
Referenser Litteratur Ulrich, K.T. Eppinger S.D. (2008). Product Design and Development. New York: The McGraw-Hill Companies Inc. O Donnell, F.J. Duffy, A.H.B. (2005). Design Performance. London:Springer-Verlag Tonnqvist, B. (2008). Projektledning. Stockholm: Bonnier utbildning AB Sandholm, L.( 2000). Total Quality Management. Lund: Sudentlitteratur Pugh, S. (1993). Total Design. Cornwall: T.J. Press(Padstrow) Ltd. Internet Värdemodellen Produktplanering. [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.valuemodel.se/11955.htm [läst 2009-04-15] Chef.se Positionering [Elektronisk] Tillgänglig: http://www.chef.se/dynamisk/index.php/ordbok/ord/positionering/ [läst 2009-04-19] 11/11