1,0 Utgåva (1)9 Dokumenttyp: Projekt: Projeknr: Slutrapport Delprojekt Ögon 14/14 Slutrapport delprojekt Ögon Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Torbjörn Berglund 2010-08-24 Styrgrupp 2010-09-14 Dnr NU 63:170/2010 Slutrapport Genomförandeprojektet Vård 2010 Delprojekt Ögon
0.00 Utkast/Utgåva (2)9 Slutrapport delprojekt Ögon Sammanfattning Bakgrund Delprojektets uppdrag var att planera överföring av öppenvårdsverksamheten från NÄL till Uddevalla sjukhus. Man skulle också planera för konsultverksamhet på NÄL och beredskap för framtida traumafall. Rationaliseringsvinster gällande personal och lokaler skulle beskrivas så att de ekonomiska effektmålen för delprojektet kunde uppnås. Delprojektet skulle också genomföra driftstart enligt framtagna planer. Syfte Delprojektets syfte var att: Konkretisera och beskriva verkställigheten av de praktiska förändringar som rör arbetsfördelningen och som beskrivs i styrelsebeslut från 29/11 2007. Skapa förutsättningar för att genomförandet sker på ett optimalt sätt utifrån patient-, personal- och effektivitetsperspektiv. Stödja verksamheten i det praktiska genomförandet. Genomförande Inledningsvis skedde en verksamhetskartläggning som grund för en analys av styrkor och svagheter i nuvarande verksamhet. Utifrån denna identifierades förbättringsbehov. Fokuseringen på patientperspektivet har varit styrande, med målet att genomarbetade och effektiva arbetssätt skall tillämpas efter omstruktureringen. I den omstrukturerade verksamheten har man skapat förutsättningar för ett mer långsiktigt arbete mot processorientering av den samlade verksamheten. Resultat Projektets inriktning har varit att upprusta nya lokaler vilka står klara 1 juni 2010. Tills dess skall återstående mottagningsverksamhet på NÄL överflyttats till Uddevalla sjukhus, förutom den del som även fortsättningsvis skall fungera för konsultverksamhet och traumafall. Händelser och beslut som påverkat projektet I enlighet med linjeorganisationens önskemål har projektet genomförts som ett konsultuppdrag. Det har inte tillskapats någon regelrätt projektgrupp utan uppdraget har styrts av linjeorganisationens verksamhetsledning. Det tidigare beslutet att ögonkliniken skulle utnyttja lokaler på plan 6 Uddevalla sjukhus, ändrades i ett tidigt skede till plan 8 för att få en mer samlad klinik.
0.00 Utkast/Utgåva (3)9 Innehållsförteckning Sammanfattning...2 0.1 Syftet med dokumentet...3 0.2 Versionshistorik...3 0.3 Referenser...3 1 MÅLUPPFYLLELSE...4 2. GENOMFÖRANDE...6 3. AVSLUT...9 4. ERFARENHETER FRÅN PROJEKTET...9 0.1 Syftet med dokumentet Syftet med slutrapporten är dels att sammanfatta projektets resultat och genomförande, dels att ta tillvara gjorda erfarenheter och föreslå förbättrande åtgärder. 0.2 Versionshistorik Datum Version Utfärdare Förändringsorsak 0.3 Referenser Här anges alla de dokument som det hänvisas till i slutrapporten Datum Version Förkortning Utfärdare Dokument- /boknamn
0.00 Utkast/Utgåva (4)9 1 Måluppfyllelse 1.1. Projektmål I enlighet med den ursprungliga planen har uppdraget för delprojektet, att planera överföring av öppenvårdsverksamheten från NÄL till Uddevalla sjukhus genomförts. Projektet har också planerat för konsultverksamhet på NÄL och beredskap för framtida traumafall. Angående rationaliseringsvinster vad gäller personal och lokaler som skulle beskrivas så har linjeorganisationen övertagit ansvaret för rapportering. Delprojektet skulle också genomföra driftstart vilket skett succesivt i verksamhetens regi, allt efter som de olika byggetapperna stått klara. 1.2 Effektmål Plan för uppföljning efter projektavslut För delprojektet sattes det ekonomiska effektmålet till en nettokostnadssänkning på minst 3 mkr. Verkställigheten av detta beslut kan ske först efter att ombyggnationen står klar i juni, 2010. Linjeorganisationen har då ansvaret för uppföljning enligt målbeskrivningen av effektmål i projektdirektivet. Patientperspektivet Övergripande effektmål har uppnåtts: - Förbättring av vården för patienter med de allvarligaste ögonsjukdomarna. - Ökad kvalitet, tillgänglighet och patientsäkerhet - Samlad klinik åstadkommer större effektivitet - Förbättrad kvalitet på vårdåtgärder genom indelning i sektion/process/team I den nya organisationen sker ett kontinuerligt arbete med ständiga förbättringar i varje processområde. Ekonomiperspektivet Övergripande effektmål har uppnåtts: - Förbättrad kostnadseffektivitet. De förändringar som genomförs i projektet skall långsiktigt bidra till ett mer effektivt resursutnyttjande. - Optimerad resursanvändning med hänsyn till den nya verksamhetens förutsättningar. Ögonklinken är för diagnostik och behandling beroende av högteknologisk och förhållandevis dyr utrustning. Genom en samlad ögonklinik kan utrustning och specialkompetens inom de olika processområdena användas mer effektivt vilket innebär färre onödiga återbesök.
0.00 Utkast/Utgåva (5)9 Kliniken har idag 6000 fler besök per år jämfört med 2006, pga den nya behandlingsmöjligheten med Lucentis vid åldersrelaterad sjukdom i makula (gula fläcken). Dessa läkarbesök är mer resurs-krävande vad gäller tidsåtgång och specialkompetens jämfört med ett genomsnittligt återbesök. Denna expansion har till största delen klarats genom aktivt arbete med att minska antalet inte nödvändiga övriga läkarbesök. Den hittills uppnådda ekonomiska effekten av omorganisation och ögonprojektet är svår att exakt beräkna men anses sammanlagt sedan 2008 vara minst 2 miljoner kr. Ombyggnaden har dock inte varit klar mer än 3 månader och fortsatt effekt förväntas under flera år framöver. Medarbetarperspektivet Övergripande effektmål har uppnåtts: - Förbättrade rekryteringsmöjligheter - - Genom en samlad ögonklinik ges ökade möjligheter till sektion/processindelning. Detta ökar förutsättningarna för fortsatt rekrytering i alla yrkesgrupper. - Ökade förutsättningar för kompetensutveckling. Ett effektivare arbetssätt genom enhetliga rutiner i en samlad verksamhet. - Förbättrad arbetsmiljö. Genom för ändamålet tillräckliga och optimerade lokaler skapas förutsättningar för ett än mer utvecklat teamarbete. Genom omorganisationen har man avskaffat en enhetschef för sekreterare. Två polska specialister har börjat på kliniken hösten 2009. Kliniken har under våren 2010 kunnat anställa ytterligare 2 ST läkare så att det nu finns 8 st ST läkare. Utan de nya rymligare lokalerna hade detta inte varit möjligt. Utbildning av fler nya ögonläkare är helt avgörande för att minska behovet av stafettläkare. Den fulla effekten av detta kommer att fortsätta att ses under flera år framöver. Verksamhetsperspektivet Övergripande effektmål har uppnåtts: - Ökad kunskap om verksamhetens processer. - Kvalitetssäkrade rutiner Med processorientering skapas grund för en offensiv verksamhetsutveckling. Den nya processorienterade organisationen med den nya samlade ögonkliniken ger mycket goda förutsättningar för en fortsatt framgångsrik utveckling av verksamheten. 1.3 Tidplan Ursprunglig tidplan var 2008-04-09-2009-08-31 Under arbetet med lokalplanering flyttades slutdatumet fram. All ombyggnation var klar 2010-05-31.
0.00 Utkast/Utgåva (6)9 2. Genomförande 2.1 Organisation 2.2 Genomförandeprojektets organisation NU-sjukvården - Vård 2010 och genomförandeprocessen! Projektorganisation samband projekt och linje Styrgrupp Ledningsstab Ledningsgrupp Projektledningsgrupp Chefsgrupper Delprojekt (14 st) Delprojekt Ögon har haft följande bemanning Chefsgrupp Olof Scherman Torbjörn Berglund Lena Arnmarker Sonia Sundvall Catharina Karlsson Krister Fröjdh Saeid Pirouznia Carmen Rozeik Klinik/ansvarsområde Verksamhetschef/ordförande Delprojektledare/föredragande
0.00 Utkast/Utgåva (7)9 Projektgrupp Olof Scherman Lena Arnmarker Sonia Sundvall Catharina Karlsson Krister Fröjdh Saeid Pirouznia Carmen Rozeik Torbjörn Berglund Annelie Tegnborg Cecilia Högberg Ansvarsområde Verksamhetschef/ordförande Övergripande samordning Stöd för projektekonomiska beräkningar och redovisning Samordning av personalbehov och rekrytering 2.2 Metoder och verktyg Då deltagarna från ögonkliniken i chefsgrupp och projektgrupp också varit ögonklinikens klinikledningsgrupp har projektärenden integrerats i klinikledningsarbetet. 2.3 Verksamhetsplanering Inledningsvis skedde en verksamhetskartläggning som grund för en analys av styrkor och svagheter i nuvarande verksamhet. Utifrån denna identifierades förbättringsbehov. Fokuseringen på patientperspektivet har varit styrande, med målet att genomarbetade och effektiva arbetssätt skall tillämpas efter omstruktureringen. Under september 2008 till feb 2009 genomfördes en bred utbildning i processorientering på kliniken. Klinikens verksamhet delades in i 5 processområden utifrån huvuddiagnoser. Varje processområde fick en processansvarig överläkare som leder var sitt processteam där också en sjuksköterska, en undersköterska och en sekreterare ingår. Lokalplaneringen genomfördes sedan så att varje processområde fick lokaler anpassade till respektive processområdens behov. 2.4 Personalplanering Linjeorganisationen har ansvarat för allt operativt arbete kring personalfrågar. All personal fick i omorganisationen en tillhörighet till respektive processområde som kallas processgrupper.
0.00 Utkast/Utgåva (8)9 2.5 Lokalplanering Enligt projektdirektivet var det ursprungliga uppdraget att en utökad verksamhet i Uddevalla kommer att placeras på plan 6 i A-blocket vid Uddevalla sjukhus. Sedermera ändrades placeringen till plan 8 i A-blocket vilket innebar bättre samband med nya administrativa lokaler på samma våningsplan. Tillsammans med arkitektfirman White Arkitekter AB har ritningar och bygghandlingar utformats för ombyggnation. För att klara att upprätthålla full mottagningsverksamhet och på grund av omfattningen av projektet så har ombyggnationen skett i flera etapper. För att säkerställa den ergonomiska funktionalieteten vid placering av medicinskteknisk utrustning upprättades en grupp inom kliniken med ansvaret att utforma arbetsplatser. Arbetet skedde i samråd med arkitekter, MTA, hygiensköterska och NU-sjukvårdens utrustningsansvarige vid ombyggnation. Respektive processledare och processteam fick ansvar för sin respektive process och avstämning och förankring skedde i respektive processgrupp samt på olika personalmöten och samverkan klinik. För den kvarvarande konsultativa verksamheten på NÄL har kliniken fått behålla ett undersökningsrum. Övriga lokaler överlämnas till annan verksamhet. 2.6 Kommunikationsåtgärder Chefsgruppen har haft det övergripande ansvaret för information till linjeorgansiationen. Informatör har medverkat som organisatör vid information till pressen inför byggstart och även medverkat vid organisationen av invigningen den 2 juni när alla ombyggnationer stod klara. 2.7 Riskhantering Projektets inriktning har varit att upprusta nya lokaler och har därför inte haft någon förändrad påverkan på förhållandet till patienten, varför någon riskanalays inte varit aktuell. Riskbedömning enligt AML har utförts
0.00 Utkast/Utgåva (9)9 3. Avslut 3.1 Överlämning till linjeorganisationen Linjeorganisationen har medverkat i projektet och varit medansvarig för genomförandet. 4. Erfarenheter från projektet 4.1 Synpunkter och observationer Då projektets målsättning var klart avgränsat och där avgörande strategiska beslut redan var fattade, var projektets huvudsakliga inriktning att medverka vid projektering av ombyggnationen. Ett stort engagement från ögonklinikens personal har tillsammans med proffessionella inredningsarkitekter medverkat till att utforma lokaler, inte bara med god funktionalitet, utan också med estetiskt tilltalande utformning. NU-SJUKVÅRDEN 2010-08-24 Delprojektledare Ordförande i chefgrupp Torbjörn Berglund Olof Scherman