Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare

Plats och tid: Plattform Norrköping, Repslagaregatan 12 Norrköping fredag den 24 maj 2019 kl 8:30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare P a t r i k l e v 0 2 7 6 ( M ) Irma Görtz, ordförande, Norrköpings kommun Birgitta Wessman Thyrsson, vice ordförande, Region Östergötland Gabriella Gylling, Arbetsförmedlingen 42-43, 47-60 Malin Masimov, Försäkringskassan 46-60 Darin Murad 43-45 Nhela Ali, Valdemarsviks kommun 42-52, 54 Boel Holgersson, Söderköpings kommunej närvarande Pia Dingsten Marie Johansson, Finspångs kommun 53, 55-60 Bert Egnell 42-52, 54 Ersättare Roger Eklund-Åkesson, Norrköpings kommunej närvarande Anna Broman Butler, Region Östergötland 42-52, 54 Frida Ovelius, Arbetsförmedlingenej närvarande Darin Murad, Försäkringskassan 43-60 Carina Thuresson, Valdemarsviks kommunej närvarande Pia Dingsten, Söderköpings kommun Bert Egnell, Finspångs kommun Övriga Peter Johansson, förbundschef Johanna Hedberg, projektledare 55 Therése Löwgren, administratör 45-46 Linda Alexandersson, samordnare 45-46, 54 Jessica Sandström, nämndsekreterare Utses att justera: Pia Dingsten Plats och tid för justering: Tegelängsgatan 19 A, 5 juni 2019 klockan 15.00 Sekreterare: Paragrafer: 42-60 Jessica Sandström Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Irma Görtz Pia Dingsten Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2019-06-06 Datum för nedtagning av anslag: 2019-06-28 Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Samordningsförbundet Östra Östergötland Jessica Sandström

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(25) Innehållsförteckning 42 Fastställande av föredragningslistans innehåll 43 Omvärldsanalys Arbetsförmedlingen SAMÖ 2019/0028 44 Uppföljning av fattade beslut under 2019 SAMÖ 2019/0033 45 Uppföljning av resultat och måluppfyllelse för perioden januari april 2019 SAMÖ 2019/0030 46 Redovisning av indikatorer utifrån det nationella resultatet och förbundets resultat på deltagarnivå 2018 SAMÖ 2019/0029 47 Slutsatser från revisorernas granskningsrapporter SAMÖ 2019/0031 48 Information från medlemssamrådet den 18 april SAMÖ 2019/0032 49 Genomförd internkontroll SAMÖ 2019/0005 50 Godkännande av tilläggsavtal gällande principalansvaret vid Plattform Norrköping SAMÖ 2019/0009 51 Godkännande av kostnad för arbetsterapeut med 30% tjänstgöringsgrad kopplat till Plattform Finspång under 2019 SAMÖ 2019/0008 52 Godkännande av dokumenthanteringsplan SAMÖ 2019/0027 53 Budgetuppföljning januari april2019 inklusive kommentarer SAMÖ 2019/0003 54 Åtagandebeskrivning från Plattformarna SAMÖ 2019/0023 55 Uppföljning av ESF-projektet Samordningsbron SAMÖ 2018/0006

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(25) 56 Utveckling av förbundets långsiktiga inriktning SAMÖ 2019/0024 57 Rapporter med mera SAMÖ 2019/0001 58 Övrig frågor SAMÖ 2019/0026 59 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2019/0002 60 Summering av dagens styrelsemöte SAMÖ 2019/0004

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(25) 42 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen fastställer föredragningslistans innehållmed tillägg av en övrig frågaom utlysning av ESF-medel. En övrig fråga anmäls: Peter Johanssoninformerarom en utlysning av ESFmedel.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(25) 43 Omvärldsanalys Arbetsförmedlingen SAMÖ 2019/0028 Gabriella Gylling rapporterar om processen inom Arbetsförmedlingen samt innehållet i regleringsbrevet under rubriken På väg mot en ny arbetsmarknadsmyndighet. Presentationen finns som handling SAMÖ2019/0028-2.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(25) 44 Uppföljning av fattade beslut under 2019 SAMÖ 2019/0033 Styrelsen godkände vid styrelsemötet den 14 mars internkontrollplanen för 2019. I planen finns kontrollmomentet med om att vid varje styrelsemöte följa upp tidigare fattade beslut. Förteckning av fattade beslut finns som dokument SAMÖ 2019/0033-2. Vid en genomgång av de fattade besluten noterades att en workshop enligt punkt nio är inplanerad den 20 september.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(25) 45 Uppföljning av resultat och måluppfyllelse för perioden januari april 2019 SAMÖ 2019/0030 Kansliet har tagit fram en förenklad verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse för perioden januari april 2019. Analys av sammanställningen presenteradespå styrelsemötetav Therése Löwgren, administratöroch Linda Alexandersson, samordnare. Sammanställningen finns som dokument SAMÖ 2019/0030-2. Vid nästa redovisning ska siffror för 2018 redovisas som jämförelse i större utsträckning.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(25) 46 Redovisning av indikatorer utifrån det nationella resultatet och förbundets resultat på deltagarnivå 2018 SAMÖ 2019/0029 Kansliet har jämfört det lokala resultatet med det nationella resultatet avseende mätningen med indikatorenkäter för gruppen deltagare pågående och avslut, under perioden 1 november 2017 31 oktober 2018. Totalt finns 41 av landets 82 Samordningsförbund med i mätningen. Den Nationella rapporten för 2018 Aggregerat resultat från indikatorenkäterna, är framtagen av Sweco Society som fått i uppdrag av Nationella nätverket för samordningsförbund, NNS, att sammanställa en nationell rapport utifrån indikatorenkäter som sammanställs av de enskilda samordningsförbuden i landet. I Samordningsförbundet Östra Östergötland har mätningarna skett enligt följande: Pågåendemätningen gjordes under mars/april 2018 på de deltagare som har kommit igång med insatsen men inte beräknas att avslutas inom den närmaste månaden efter att mätperioden avslutats. Förstegen Mitt Val och Toppteam svarar inte på pågåendeenkäten, utan endast på avslutsenkäten. Totalt antal svarandevar 77 stycken. 5 deltagare har tackat nej, och 3 deltagare har inte gått att nå: Avslutsenkäten har gjorts när deltagaren avslutar insatsen. De kortare förstegen, Mitt Val (4 veckor)och Toppteam (8 veckor), svaradeendast på vissa frågor. Från Försteg Söderköping samt Plattform svaradealla deltagare på samtliga avslutsfrågor. Totalt svarade 114 personer. 9 deltagare har tackat nejtill att delta, och 43 deltagare har integått att nå. Av de här deltagarna kan vi se att vissa redan gått vidare till arbete / studier och inte tar sig tid att komma tillbaka för att fylla i enkäten. Några har avslutats för att de är för sjuka/behov av rehabilitering och har inte kunnat fylla i enkäten. En presentation gjordes av Therése Löwgren, administratör och Linda Alexandersson, samordnare. Sammanställningen finns som SAMÖ 2019/0029-2.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(25) 47 Slutsatser från revisorernas granskningsrapporter SAMÖ 2019/0031 Styrelsen beslutar också att åtgärdsförslag som diskuterats ska sammanställas och följas upp vid ett senare tillfälle. Revisionen ska också inbjudas till ett kommande sammanträde där vi kan föra en dialog med revisorerna om vad det är de mer konkret efterfrågar. Presidiet har gått igenom revisorernas granskningsrapporter avseende verksamhetsåret 2018. Följande synpunkter lyfts fram av revisorerna; Revisionsberättelse 2018 (daterad 2019-03-21) Vi bedömer sammantaget att styrelsen i Samordningsförbundet Östra Östergötland inte har bedrivet verksamheten på ett helt ändamålsenligt och tillfredställande sätt. Vi bedömer att den interna kontrollen inte varit helt tillräcklig. Revisorerna är kritiska till att förbundet inte har helt ändamålsenliga metoder för att identifiera den målgrupp som omfattar samordningen av rehabiliteringsinsatser. Liksom tidigare år är vi även kritiska till att förbundet inte har formulerat tydliga mål för god ekonomisk hushållning. Revisionsredogörelse 2018 (daterad 2019-03-21) Bedömning av delårsrapport 2018 Förbundet har inte formulerat mätbara finansiella mål för god ekonomisk hushållning. Basgranskning 2018 Den sammantagna bedömningen är att samordningsförbundets ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin inte är helt tillräcklig. Måluppfyllelsen i delårsrapporten är inte tydlig och transparent, väsentlig information och data

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(25) saknas för läsaren, styrelsen rekommenderas att åtgärda detta. Vi rekommenderar styrelsen att tydligare definiera vad man avser med god ekonomisk hushållning, definiera tydliga mål och kriterier för måluppfyllelse. Den sammanfattande bedömningen av den interna kontrollen är att den i väsentligt är tillräcklig med vissa brister. Vi rekommenderar styrelsen att koppla samman sina styrdokument för att få en helhet i sin styrning och ledning av verksamhet och ekonomi. Granskning av årsredovisning och bokslut 2018 Vi rekommenderar förbundet; -att se över informationen i förvaltningsberättelse utifrån dess syfte för att skapa en tydlig transparens för läsaren och med fördel lägga större del av informationen i bilagor till årsredovisningen. -att utveckla bortfallsanalyser i uppföljningen av måluppfyllelsen alternativt basera utfallet på hela populationen. -att utveckla utvärderingen och analysen av verksamheten som förbundet finansierar. Fördjupningsgranskning av om förbundet når målgruppen för sin finansiering Sammanfattningsvis är bedömningen att förbundet inte har helt ändamålsenliga och tillfredställande metoder för att identifiera den målgrupp som omfattar samordningen av rehabiliteringsinsatser. Förbundet behöver bryta ner och identifiera/dokumentera den specifika målgruppen inom sitt upptagningsområde. Förbundet behöver intensifiera sitt arbete för att nå en samsyn omkring målgrupp och dess behov samt förbundets uppdrag. Rapporter och dokument finns som dokument 2019/0031-1 9.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(25) 48 Information från medlemssamrådet den 18 april SAMÖ 2019/0032 Förbundet genomförde den 18 april ett samråd kring årsredovisning 2018. På samrådet lyftes även frågan om inrättande av beredningsgrupp samt förbundets långsiktiga inriktning. Det var ett mycket bra möte, med stort engagemang från förbundsmedlemmarna. Minnesanteckningar från samrådet finns som dokument SAMÖ 2019/0032-2.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(25) 49 Genomförd internkontroll SAMÖ 2019/0005 Styrelsen beslutat också att delegationsordningen ska uppdateras vid nästa styrelsemöte med att ordförande attesterar förbundschefens kostnader och vice versa. Två av styrelsen utsedda ledamöter har den 10 maj genomfört internkontroll enligt internkontrollplan2019. Resultatet från internkontrollen finns som dokument SAMÖ 2019/0005-12. Internkontrollplan 2019finns som dokument SAMÖ 2019/0005-8.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(25) 50 Godkännande av tilläggsavtal gällande principalansvaret vid Plattform Norrköping SAMÖ 2019/0009 Styrelsen godkänner förslag till tilläggsavtal gällande principalansvaret vid Plattform Norrköping. Frågan om förtydligande av principalansvaret har lyfts av en tjänsteperson från en av förbundsmedlemmarna gällande Plattform Norrköping. Kansliets förslag är att principalansvaret förtydligas i samverkansavtalet genom ett särskilt tilläggsavtal i vilket det framgår att respektive part har principalansvaret för den personal som de bemannar plattformen med. Frågan om principalansvaret har belysts av jurist på Sveriges kommuner och landsting som konstaterar att Samordningsförbunden enligt gällande lagstiftning inte har principalansvaret för den verksamhet som förbunden finansierar. Principalansvaret innebär att varje arbetsgivare har skadeståndsansvar för den egna personalen för skador som arbetstagaren orsakar. Principalansvaret regleras i skadeståndslagen. Enligt 3 kap. 1 skadeståndslagen framgår följande; Den som har arbetstagare i sin tjänst skall ersätta; 1. personskada eller sakskada som arbetstagaren vållar genom fel eller försummelse i tjänsten 2. ren förmögenhetsskada som arbetstagaren i tjänstenvållar genom brott, och 3. skada på grund av att arbetstagaren kränker någon annan på sätt som anges i 2 kap. 3 genom fel eller försummelse i tjänsten. Endast i undantagsfall kan arbetstagaren bli tvungen att ersätta skador som han eller hon har orsakat i tjänsten. För att undantaget ska vara tillämpligt krävs enligt 4 kap. 1 skadeståndslagen att synnerliga skäl föreligger. Förslag till tilläggsavtal finns som dokument SAMÖ 2019/0009-5.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(25) Sänt till: Arbetsförmedlingen(avtal) Försäkringskassan(avtal) Norrköpings kommun Arbetsmarknad-och vuxenutbildningskontoret(avtal) Norrköpings kommun Socialkontoret(avtal) Norrköpings kommun Vård-och omsorgskontoret(avtal) Närsjukvården i östra Östergötland(avtal)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(25) 51 Godkännande av kostnad för arbetsterapeut med 30 % tjänstgöringsgrad kopplat till Plattform Finspång under 2019 SAMÖ 2019/0008 Styrelsengodkänner kostnad för arbetsterapeut med 30% tjänstgöringsgrad, kopplat till Plattform Finspång, under perioden 1 maj 31 december2019, till en maximal summa av 172000 kronor. Plattform Finspång föreslås utökas med 30% arbetsterapeut under perioden 1 maj 31 december2019. Arbetsterapeutfunktionen föreslås kopplas till samordnarfunktionen då funktionen från och med1 maj sänks från 100% till 50% enligt verksamhetsplanen för 2019. Förändringen innebär att den befintliga arbetsterapeutresursen som finns tillgänglig till Plattformarna koncentreras till Plattform Norrköping samt Plattform Söderköping och Valdemarsvik. Den föreslagna utökningen med 30% koncentreras till Plattform Finspång. Finansieringen sker genom att medelfrån Plattform Norrköping tas i anspråk för detta ändamål. Sänt till: Närsjukvården i Finspång(avtal)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(25) 52 Godkännande av dokumenthanteringsplan SAMÖ 2019/0027 Styrelsenför Samordningsförbundet Östra Östergötlandfastställer förslag till dokumenthanteringsplan för Samordningsförbundet Östra Östergötland nr. 118 samt upphäver den tidigare gällande dokumenthanteringsplanen från 2005. Dokumenthanteringsplanen ska tillämpas retroaktivt i så stor omfattning som är rimligt. Stadsarkivarien i Norrköpings kommun får pådelegation att, efter samråd med verksamhetsansvarig chef, besluta om sådana ändringar av planen som inte nämnvärt berör dess bevarandeprofil. Kansliet har medhjälp av nämndsekreterare och förbundschef omarbetat dokumenthanteringsplanen som upprättades då förbundet startades 2005. Dokumenthanteringsplanen beskriver förbundets hantering av handlingar (dokument) från det att de skapas (upprättas) och till arkivering eller gallring (förstöring). Under arbetet med dokumenthanteringsplanen har avstämning skett med stadsarkivarien i Norrköpings kommun. Ansvaret för tillsynen av att Samordningsförbundet fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782) åvilar kommunstyrelsen i Norrköpings kommun. Förslag till omarbetad dokumenthanteringsplan finns som dokument SAMÖ2019/0027-1. Sänt till: Stadsarkivet

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(25) 53 Budgetuppföljning januari - april 2019 inklusive kommentarer SAMÖ 2019/0003 Styrelsen godkännerbudgetuppföljningenför januari april 2019 samt översänder uppföljningen till samtliga förbundsmedlemmar. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning till och med april månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Uppföljningen inkluderar även kommentarer till utfallet. Budgetuppföljningen och kommentareredovisas finnssom dokument SAMÖ2019/0003-10 11. Sänt till: Arbetsförmedlingen (budgetuppföljning) Försäkringskassan (budgetuppföljning) Finspångs kommun (budgetuppföljning) Norrköpings kommun (budgetuppföljning) Söderköpings kommun (budgetuppföljning) Valdemarsviks kommun (budgetuppföljning) Region Östergötland (budgetuppföljning)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(25) 54 Åtagandebeskrivning från Plattformarna SAMÖ 2019/0023 Medarbetare från Plattformarna har tillsammans med Samordnarna utarbetat en åtagandebeskrivning kring hur utförandet av uppdraget enligt verksamhetsplanen 2019 skall genomföras. Linda Alexandersson, samordnare, presenterade förslagetunder sammanträdet. Åtagandebeskrivningen finns som dokument SAMÖ 2019/0023-4.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(25) 55 Uppföljning av ESF-projektet Samordningsbron SAMÖ 2018/0006 Styrelsen beslutade i februari 2018 att medfinansiera ESF-projektet Samordningsbron. ESF-projektet ägs av Samordningsförbundet Centrala Östergötland och pågår under perioden 2018-08-01-2021-07-31. Samordningsbron vänder sig till individer som står långt ifrån arbetsmarknaden. Utifrån deltagarensituation erbjuds olika insatser och aktiviteter. Här finns möjlighet för individen att genomgå rehabiliterande insatser, kartläggning, studie- och yrkesförberedande aktiviteter, arbetsträning/praktik och stöd till anställning. Samordningsbron handlar om att skapa en arena för att få till en sammanhållen process, där det blir tydligt vem som gör vad, som leder till att individen på ett mer effektivt sätt når självständighet. Johanna Hedberg, som är anställd av Samordningsförbundet Centrala Östergötland och projektledare för Samordningsbron, informerade om projektet, och styrelsen fick möjlighet att ställa frågor.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(25) 56 Utveckling av förbundets långsiktiga inriktning SAMÖ 2019/0024 Styrelsen beslutar att ge kanslieti uppdrag att ta fram ett diskussionsunderlag angående förbundet långsiktiga inriktning utifrån dagens diskussiontill styrelsemötet 2019-08-29. Diskussionsunderlaget skall bygga på följande grundstenar; bro-tänket från projektet Samordningsbron, åtagandebeskrivningen för plattformarna, nyttja befintliga verksamheter, metodutveckling kring glappeni bron samt alternativa finansieringsmöjligheter Styrelsen ger presidiet i uppdrag att ta fram ett underlag föräskande av medel för 2020tillstyrelsemötet 2019-08-29. Enligt verksamhetsplanen är ett av fokusområdena för 2019 att utveckla förbundets långsiktiga inriktning. En anledning till detta är bland annat bedömningen att den statliga delen av medlemsavgiften kommer att minska med 10% per år till år 2022 då förbundet når sitt målvärde som totalt ligger på 13,8 miljoner kronor. Det innebär att nuvarande verksamhet inte kanfinansieras med dagens volym. Detta resonemang bygger dock på att inte mer medel tillskjuts från staten. Styrelsen genomförde vid föregående styrelsemöt ett grupparbete utifrån inspel och dialogfrågor. Minnesanteckningar från grupparbetena finns som dokument SAMÖ2019/0024-4 5. En workshop med representanter från förbundsmedlemmarna genomfördes den 15 mars utifrån snarlika dialogfrågor som diskuterades på styrelsemötet. Minnesanteckningar från workshopen finns som dokument SAMÖ2019/0024-6 8. Kansliet har även tagit fram underlag till tre ekonomiska scenarier som avser budget 2020 vilket finns som dokument SAMÖ2019/0023/9.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(25) Styrelsen diskuterade kring hur resurserna kannyttjas på bästa sätt, vad som ska prioriteras, och hur vi ska gå vidare. Många byggstenar finns på plats, bland annat plattformarnas åtagandebeskrivning och den planerade beredningsgruppen. Ska förbundet inrikta sigmer på att söka finansiering genom till exempel ESF? Förbundetbehöver satsa på att hitta lösningar för individer i medlemmarnas ordinarie verksamhet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22(25) 57 Rapporter SAMÖ 2019/0001 Styrelsen delges rapporter enligt förteckning nedan. Diarienummer Titel Från/till SAMÖ 2019/0020-4 Protokoll NNS arbetsutskott 2019-03-15 Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) SAMÖ 2019/0020-5 Protokoll NNS styrelsemöte 2019-03-27 Nationella nätverket för samordningsförbund(nns) SAMÖ 2019/0020-6 Protokoll NNS styrelsemöte 2019-03-01 Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) SAMÖ 2019/0020-7 Protokoll NNS arbetsutskott 2019-04-23 Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) SAMÖ 2019/0020-8 Dagordning NNS styrelsemöte 2019-05-29 Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) SAMÖ 2019/0001-7 Samordningsnytt, nyhetsbrev om aktuella frågor från Finsam maj2019 Finsam

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23(25) 58 Övriga frågor SAMÖ 2019/0026 Styrelsen lyfter övriga frågor för information eller diskussion. ESF-utlysning Peter Johansson, förbundschef, informerar om att det kommer att bli en utlysning av ESF-medel måndag 2019-06-03. Det blir en utlysning inom programområde 1, som handlar om kompetensutveckling för personal, och två utlysningar inom programområde 2, som riktar sig mot individer som är arbetslösa. En representant för Samordningsförbundet kommer att närvara vid det informationsmöte som hålls den 18 juni.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24(25) 59 Summering av dagens sammanträde SAMÖ 2019/0004 Styrelsemötet avslutas med en reflektion över dagens sammanträde. Det var en intressant redovisningen avprojektet Samordningsbron. Bron är en mycket pedagogisk bild, och modultankenär användbar. Den positiva rapporteringen från medlemsdialogen skapar önskan att inhämta information från sin organisation om medlemsdialogen. Positivtatt det blev tydliggjort hur vi går vidare med den långsiktiga inriktingen. Det har varit givande diskussioner. Heldagsmöten gör att det finns tidsutrymme.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 25(25) 60 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2019/0002 Styrelsen noterar informationen Nedanstående delegatbeslut anmäls på detta sammanträde