Revisionsrapport egenkontroll avseende riskhantering fungerar egenkontrollen med verktyget RH-check på ett tillfredsställande sätt?



Relevanta dokument
Egenkontroll avseende riskhantering

Revisionsrapport stöd till användarna av IT-system i vårdverksamheterna, Landstinget i Östergötland

Patientbemötande i vården. Landstinget i Östergötland. Revisionsrapport. Datum

Revisionsrapport Miljöarbetet inom Region Östergötland

Kontroll av anställdas bisysslor

Elevhälsans uppdrag, organisation och arbete

Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen

Ledning och styrning av sjukskrivningsprocessen

Upphandling och inköp

Granskning av landstingets hantering av sjuka hus

Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

En kort introduktion till kvalitetsledning. Björn-Erik Erlandsson SFMI

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom verksamheterna flykting och HVB

Landstinget i Kalmar Län

Tjänsteskrivelse 1 (2) Handläggare Datum Beteckning. Kommunrevisionen MISSIVSKRIVELSE

Arbetet kring ensamkommande. Halmstads kommun

Revisionsrapport av vård- och omsorgsnämnden

Uppföljning - följsamhet till regelverk för intygsskrivning inom hälso- och sjukvården

Anhöriga som ger omsorg till närstående

Beslut för vuxenutbildning

Patientsäkerhetsberättelse för Folktandvården

Kvalitetsberättelse. Kvalitetsberättelsen är en sammanställning av Ansvarsfull Omsorgs kvalitetsarbete under Planera. Ansvarsfull Omsorg

Styrning av behörigheter

Granskning om placeringar av barn och unga inom individ- och familjeomsorgen

Revisionsrapport Elevhälsans arbete Linda Marklund Kalix kommun Maj 2014

Hällefors kommun. Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala bolagen Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11

Produktionsplanering

Olofströms kommun. Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Revisionsrapport. KPMG AB 23 augusti 2011

Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare

Löpande granskning av intern kontroll Läkemedelshantering (PM3)

Barn- och utbildningsnämndens styrning och ledning av grundskolan

Revisionsrapport. TRELLEBORGS KOMMUN Kommunstyrelsen. Linda Gustavsson Revisionskonsult. November 2013

Granskning av budgetprocessen. Landstinget Värmland. Landstinget Värmland

Avveckling av chefspersoner som ett led i landstingets chefsförsörjningsprogram

ABCD. Granskning av kommunens flyktingmottagande. Ronneby kommuns revisorer. Revisionsrapport. Antal sidor:10

Hällefors kommun. Styrning och ledning Bildningsnämnden Granskningsrapport

Revisionsrapport Familjehem Mora kommun

Revisionsrapport. Elevhälsans arbete. Skellefteå kommun. Linda Marklund Robert Bergman

Kvalitetsberättelse för Lysekils kommun

2014 års patientsäkerhetsberättelse för Villa Agadir

Revisionsrapport Granskning av kommunens företagshälsovård. Krokoms kommun

BESLUT. Tillsyn av psykiatriska akutmottagningen,

2014 års patientsäkerhetsberättelse för Grönskogens äldreboende

Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Granskning av bisysslor

Yttrande över revisionsrapport nr 34/2004, God styrelsesed i nämnder och bolag

Revisionsrapport: Granskning av faktureringsrutiner

Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Budgetprocess för investeringar uppföljande granskning. Skellefteå kommun

SOSFS 2011:9 (M och S) Föreskrifter och allmänna råd. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Socialstyrelsens författningssamling

Uppföljning Eveo AB

Strategisk kompetensförsörjning

Patientsäkerhetsberättelse Sunnangårdens Gruppbostad

Patientsäkerhetsberättelse. Ortopediska Huset

Yttrande över Landstingsrevisorernas årsrapport 2012 för Hälso- och sjukvårdsnämnden

Hammarö kommun. Bilaga till Samgranskning äldreomsorg och läkemedel. Advisory Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 4

Löpande granskning av intern kontroll Omställningsarbetet inom Division Primärvård (PM2)

Revisionsrapport Livskvalitet inom äldreomsorgen. Härjedalens kommun

Hallstahammars kommun

Väntetider för kroniskt sjuka i specialistvården. Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Bildningsnämndens tillämpning av likabehandlingsplanen i förskolan

Revisionsrapport. HVB-hem. Krokoms kommun. 1 februari 2010 Maj-Britt Åkerström, Certifierad kommunal revisor

Revisionsrapport Verksamheter på entreprenad

2015 års patientsäkerhetsberättelse och plan för 2016 Daglig Verksamhet Falkenberg Nytida AB

Granskning av kultur- och fritidsverksamheten

Avtals- och verksamhetsuppföljning (2016)

Patientsäkerhetsberättelse

Granskning av rehabiliteringsverksamheten


Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare gällande Fäladshöjden Lund

FAGERSTA KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN. Ledningssystem för Systematiskt kvalitetsarbete

Hantering av läkemedel

Vägledning Patientsäkerhetsberättelsen

Rapport från kvalitetsuppföljning av Nytidas dagliga verksamhet Ullared

Riktlinjer för intraprenad i Jönköpings kommun

Kungsgatan 12, Socialnämndens sammanträdesrum, kl 09:00-12:00

Uppföljning av tidigare granskningar av öppenvårdsinsatserna inom IFO-Barn och familj i Borås stad

Öppenvårdsinsatser för barn och unga i Lilla Edets kommun

Kommunstyrelsens arbetsformer

VÄLFÄRDSFÖRVALTNINGENS LEDNINGSSYSTEM FÖR SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE ENLIGT SOSFS 2011:9

Eksjö kommun. Granskning av systematiska arbetsmiljöarbetet. Revisionsrapport. KPMG AB Lars Jönsson

Riktlinje och rutin för delegering av läkemedelshantering

Granskning av inköpsrutinen och köptrohet

Deloitte. GranslQling av det systematiska arbetsmiljöarbetet i grundskolan. lönköpings kommun -- JÖNKÖPINGS :; KOMMUN

2014 års patientsäkerhetsberättelse för:

Patientsäkerhets-berättelse för Solklart Vård i Bjuv. Avser Vårdenhet, BVC och BMM.

Svar över vidtagna åtgärder önskas före februari månads utgång 2009.

GRUNDERNA FÖR DET SYSTEMATISKA KVALITETSARBETET 3 kap 3 och 4

Uppföljning Proffssystern i Stockholm AB

Beslut för förskola. Skoiinspektionen. i Solna kommun. Beslut Dnr :4702. Solna kommun

Strategi Program» Plan Policy Riktlinjer Regler

Granskning av bisysslor. 25 september 2013

Landstingets revisorer Dnr REV /8/2008 Revisionschef Lennart Ledin Revisor Jan-Olov Undvall

Granskning av bisysslor 2013

Uppföljning av utförare Bostad med särskild service LSS

Insatser till barn i behov av särskilt stöd

Bildande av Samordningsförbundet Västra Östergötland

2014 års patientsäkerhetsberättelse för Kvarngården.

Revisionsrapport Övergripande granskning

Handlingsplan för ökad tillgänglighet

Transkript:

BESLUTSUNDERLAG 1(2) Tomas Samuelsson 2014-03-06 LiÖ 2014-297 Landstingsstyrelsen Revisionsrapport egenkontroll avseende riskhantering fungerar egenkontrollen med verktyget RH-check på ett tillfredsställande sätt? Landstingets revisorer har gett i uppdrag att genomföra en granskning av egenkontrollen med verktyget RH-check. Landstingets revisorer har beslutat att ställa sig bakom :s revisionsrapport. Egenkontrollen med RH-check fungerar inte på ett tillfredsställande sätt. Det finns i stort förutsättningar för egenkontrollen med RH-check, men processen fullföljs eller genomförs inte alltid och resultat följs inte upp och utvärderas på alla nivåer i organisationen. Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för intern styrning och kontroll. Egenkontrollen med RH-check är en del i det systematiska förbättringsarbetet och kvalitetsutveckling, varför revisorerna vill lyfta fram följande utifrån de tre kontrollfrågor som bedömningen har gjorts utifrån; Ledningsstabens kommentarer Genomförandet av egenkontroll med RH-check har inte fått tillräckligt genomslag neråt i verksamheterna trots att det finns en positiv attityd till verktyget. Resultatet av arbetet med RH-checkat följs inte upp och utvärderas systematiskt på alla nivåer i den omfattning som följer av ansvar och anvisningar. Egenkontrollen med RH-check bidrar till kvalitetsutvecklingen som en del i det systematiska förbättringsarbetet varför det är viktigt att chefer på olika nivåer har god kunskap om hur verktyget ska användas. I slutet av 2013 reviderade landstingets säkerhetsgrupp majoriteten av RH-checklistorna för att få listorna synkroniserade och att ställda krav tydligare kopplas till olika regelverk. Samtidigt minskades antalet frågor per lista för 2014. Frågorna fokuserar nu mer på systematik och mindre på detaljfrågor.

Revisionsrapport Egenkontroll avseende riskhantering fungerar egenkontrollen med verktyget RH-check på ett tillfredsställande sätt? Eva Ogensjö Cert. kommunal revisor Eva Andlert Cert. kommunal revisor 27 februari 2014

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionsfråga... 2 2.3. Avgränsning och metod... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Finns förutsättningar för egenkontrollen med RH-check?... 5 3.2. Finns en fungerande process för egenkontrollen med RH-check i verksamheterna?... 6 3.3. Följs resultaten upp, utvärderas och vidtas åtgärder på olika nivåer i organisationen?... 8

1. Sammanfattning har på uppdrag av landstingets förtroendevalda revisorer genomfört en granskning av egenkontrollen med verktyget RH-check. Granskningen har avgränsats till fem tand- och sjukvårdande enheter. Genomgång har gjorts av anvisningar för kvalitets- och säkerhetsarbetet i landstinget och övriga relevanta dokument samt protokoll från samverkansgrupper och landstingsövergripande statistik. Intervjuer har genomförts vid de fem enheterna och med representant inom säkerhetsorganisationen. Antalet intervjuer har uppgått till 18 stycken. Syftet med granskningen är att bedöma om egenkontroll med verktyget RH-check utifrån följande revisionsfråga: Fungerar egenkontrollen med verktyget RH-check på ett tillfredsställande sätt? Med tillfredsställande sätt avses följsamhet till landstingets anvisningar, d.v.s. den process för egenkontrollen med RH-check som tagits fram på landstingsövergripande nivå. Vår sammanfattande bedömning, utifrån de tre kontrollfrågorna, är att egenkontrollen med RH-check inte fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det finns i stort förutsättningar för egenkontrollen, men processen fullföljs eller genomförs inte alltid. Resultat följs inte upp och utvärderas på alla nivåer i organisationen. Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för intern styrning och kontroll. Egenkontrollen med RH-check är en del i det systematiska förbättringsarbetet och kvalitetsutveckling, varför vi vill lyfta fram följande utifrån de tre kontrollfrågor (avsnitt 2.2) som bedömningen har gjorts utifrån: Det finns i stort en positiv attityd till verktyget RH-check samt till den utbildning och det stöd som erbjuds (avsnitt 3.1). Det finns en process i verksamheterna för egenkontrollen med RH-checkar, men den fungerar inte tillfredsställande. Genomförandet har inte fått tillräckligt genomslag neråt i verksamheterna (avsnitt 3.2). Resultatet av arbetet med RH-checkar följs inte upp och utvärderas systematiskt på klinik- och produktionsenhetsnivå i den omfattning som följer av ansvar och anvisningar. Egenkontrollen med RH-check får jämförelsevis lite uppmärksamhet i det systematiska förbättringsarbetet (avsnitt 3.3). 1 av 9

2. Inledning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har beslutat att genomföra en granskning av egenkontrollen med verktyget RH-check i kvalitets- och säkerhetsarbetet i landstinget. har fått uppdraget att genomföra granskningen. Två förtroendevalda revisorer, Daniel Lundh och Annica Crona, har följt granskningen. 2.1. Bakgrund Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) ställer krav på egenkontroll i kvalitetsarbetet. Kvalitets- och säkerhetsfrågor ingår i landstingets ledningssystem. Landstingets organisation för kvalitets- och säkerhetsarbete omfattar åtta olika områden; patient-, person-, informations- och funktionssäkerhet, brand-och miljöskydd, medicinteknisk säkerhet samt kris- och katastrofmedicinsk beredskap. För årlig uppföljning och kontroll används egenkontrollverktyget RH-check (riskhantering). Sedan 2012 ska varje enhet registrera sin egenkontroll med RH-check i avvikelsesystemet Synergi. Egenkontrollen med RH-check kräver i sig en kringliggande process med lokala samverkans- och arbetsgrupper innan slutlig registrering i Synergi. Registreringen utgör underlag till den landstingsövergripande uppföljningen, vilken dokumenteras i en årsrapport. Av Årsrapport 2012 för RH-check framgår att det är relativt få enheter som registrerat enhetens RH-checkar i Synergi. Av förstudien framgår att det finns en risk att enheterna inte genomför egenkontrollen på avsett sätt, vilket medför svårigheter att fånga behov av åtgärder både på lokal och på central nivå. Landstingsstyrelsen har ett övergripande ansvar för landstingets säkerhetsarbete. Granskningen har genomförts i enlighet med revisionsplanen 2013, vilken grundas på genomförd riskbedömning. 2.2. Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om egenkontrollen med verktyget RHcheck fungerar på ett tillfredsställande sätt. Utifrån syftet har följande revisionsfråga formulerats: Fungerar egenkontrollen med verktyget RH-check på ett tillfredsställande sätt? Med tillfredsställande sätt avses följsamhet till den process för egenkontrollen med RH-check som tagits fram på landstingsövergripande nivå. Bedömningen har gjorts utifrån följande kontrollfrågor: Finns förutsättningar för egenkontrollen med RH-check? Finns en fungerande process för egenkontrollen i verksamheterna? Följs resultaten upp, utvärderas och vidtas åtgärder på olika nivåer i organisationen? 2 av 9

Revisionskriterierna utgörs av landstingets riktlinjer och anvisningar. 2.3. Avgränsning och metod Granskningen har avgränsats till tand- och sjukvårdande enheter. Vidare har granskningen avgränsats till följande enheter: Folktandvården Ljungsbro och Lilla Torget (Folktandvården i Östergötland) Reumatologiska kliniken i Östergötland (Hjärt- och medicincentrum) Kardiologiska kliniken i Norrköping (Hjärt- och medicincentrum) ÖNH-kliniken i Norrköping (Sinnescentrum) Urval av enheter har gjorts med stöd av inhämtad information och med hänsyn till urval i tidigare granskningar. En förstudie har genomförts under maj och augusti 2013 för att övergripande kartlägga arbetet med RH-check. Genomgång har gjorts av relevant dokumentation för kvalitets- och säkerhetsarbetet, såsom information på intranätet, anvisningar, årsrapporter 2012 för säkerhetsarbetet m.m. samt statistikuppgifter. Protokoll för 2012 och större delen av 2013 från möten i samverkangrupper har gåtts igenom för 17 kliniker inom de produktionsenheter som ingår i urvalet. Intervjuer har genomförts i verksamheterna med verksamhetschefer, nyckelpersoner som utsetts av verksamhetscheferna såsom representanter för arbets- och samverkansgrupper och registrering av RH-check. Vidare har intervjuer genomförts med representant för säkerhetsarbetet på landstingsövergripande nivå. Antalet intervjuer har uppgått till 18 stycken vid 13 tillfällen. Avstämning av utkast till revisionsrapport har gjorts med berörda vid de granskade enheterna samt berörda produktionsenhetschefer. 3 av 9

3. Granskningsresultat Egenkontroll Enligt Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9) ska vårdgivaren utöva egenkontroll. Med egenkontroll avses: systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Egenkontrollen är ett av flera områden som ingår i vårdgivarens ledningssystem för systematiskt förbättringsarbete och kvalitetsutveckling. Bild: Schematisk bild över det systematiska förbättringsarbetet utifrån Socialstyrelsens föreskrifter och landstingets egenkontrollverktyg Av landstingets intranät framgår att egenkontrollen ingår i landstingets organisation för säkerhetsarbete. Säkerhetsarbetet omfattar risk- och säkerhetsfrågor inom åtta olika områden (se avsnitt 2.1). Inom varje område finns en säkerhetsområdesansvarig på landstingsövergripande nivå som ansvarar för den strategiska utvecklingen samt uppföljning av respektive säkerhetsområde. Egenkontroll kan enligt allmänna råd i SoS:s föreskrifter även innefatta jämförelser av olika resultat i verksamheten. Som miniminivå för det förebyggande säkerhetsarbetet använder landstinget sedan år 1994 verktyget RH-check 1. Från och med år 2012 finns RH-checkarna i det IT-baserade systemet Synergi och ska efter genomgång i enlighet med landstingets anvisningar registreras i systemet. Totalt finns 11 olika RH-checklistor. På varje checklista finns ett antal frågor som ska besvaras på olika nivåer i verksamheterna minst en gång per år. Frågorna besvaras med något av alternativen ja/nej/ej aktuellt. Vid alternativet nej ska åtgärder identifieras och kommenteras i systemet. 1 RH står för riskhantering 4 av 9

3.1. Finns förutsättningar för egenkontrollen med RH-check? Med förutsättningar avses att det finns en organisation i verksamheterna för egenkontrollen i form av utbildning, stöd, resurser och verktyg. Iakttagelser Av intervjuerna framkommer att det finns en kortare utbildning på central nivå i landstinget för de personer i verksamheterna som ska registrera RH-checkar i systemet. I verksamheterna anses att de som har behov av utbildningen får det och att utbildningen i stort fungerat bra. Någon lyfter även upp möjligheten till kompletterande fördjupningar inom säkerhetsområdena inför egenkontrollen genom egenstudier som erbjuds på intranätet. Efter genomgången utbildning ska behörighet till systemet tilldelas. Tilldelning av behörigheter för registeringen i systemet har inte fungerat tillfredsställande enligt de intervjuade. I verksamheterna har det lösts genom att de som redan har behörighet till aktuellt system har varit behjälpliga. Inom landstinget pågår ett arbete för att förbättra tilldelningen av behörighet för registreringen. För varje RH-check finns en säkerhetsområdesansvarig på central nivå i landstinget. Stöd till hanteringen av RH-check kan fås genom säkerhetsområdesansvariga, som även besöker klinikerna ett par gånger om året. Vidare framkommer att manualer delas ut vid utbildningstillfället och uppdaterade manualer finns på intranätet, vilket dock inte är känt av alla intervjuade. Stöd hämtas även från olika deltagare i nätverk. Ett annat stöd som lyfts fram är att anvisningar inom respektive säkerhetsområde som finns länkade till varje RH-check. I verksamheterna anses inte rutinerna för genomförandet av RH-checkar vara ett speciellt betungande arbete. På sjukhusklinikerna anses snarare att en del åtgärder kan vara mer resurskrävande. Ingen av de intervjuade upplever dock att det varit problem att få resurser för genomförande av åtgärder. De intervjuade på sjukhusklinikerna ger verktyget RH-check ett positivt omdöme. Verktyget anses inarbetat, ge bra systematik i arbetet med egenkontroll och även ge en bra dokumentation av identifierade åtgärder, inte minst vid resurskrävande åtgärder. Inom folktandvården varierar uppfattningen om verktyget, framförallt vad gäller registreringen. Generellt finns inte samma erfarenhet av registrering i systemet Synergi som inom sjukhusklinikerna enligt de intervjuade. Uppfattningen om frågornas tydlighet i checkarna varierar, men det anses ändå att frågorna blivit tydligare med åren. En del upplever att frågorna flyter i vartannat och att frågorna inte alltid är relevanta för deras verksamhet. Det sistnämnda upplevs mer på mottagningar än på vårdavdelningar och kan, enligt intervjuade, medföra risk att motiveringen att genomföra arbetet minskar. En del anser att checkarna ställer onödiga resurskrävande krav. Exempel som anges är varför landstingets miljöplan ska brytas ner på olika nivåer i organisationen. Det förekommer även frå- 5 av 9

gor som anses svåra att svara på då en del åtgärder inte kan hanteras enbart inom kliniken utan måste ses i ett större sammanhang. Ett exempel som anges är miljöarbetet vid externt hyrda lokaler. Revisionell bedömning Det finns i stort förutsättningarna för egenkontrollen med verktyget RH-check. Det finns en positiv attityd till verktyget samt till den utbildning och det stöd som erbjuds. Erforderlig behörighet för registreringen har inte fungerat tillfredsställande. Det har dock lösts i verksamheterna och åtgärder pågår på landstingsövergripande nivå för att förbättra tilldelningen av behörighet. 3.2. Finns en fungerande process för egenkontrollen med RH-check i verksamheterna? Med en fungerande process avses att det finns rutiner i verksamheterna utifrån landstingets anvisningar och att rutinerna följs. Landstingets anvisningar för RH-check Av anvisningar framgår att RH-check anger landstingets miniminivå för det förebyggande säkerhetsarbetet. Vidare framgår att checkarna ska användas på enhetsnivå minst en gång per år och innefatta följande: att frågorna i varje checklista ska besvaras tillsammans med närmast berörda på arbetsplatsen några exempel som anges är arbetsgrupp eller samverkangrupp att åtgärder ska identifieras akuta åtgärder och åtgärder som kan genomföras under året och de som måste planeras för framtiden att åtgärdsförslag ska dokumenteras under kommentarer Vidare framgår att det är produktionsenhetschefen som ansvarar för att RH-check introduceras, utnyttjas på arbetsplatserna, finns tillgängliga på alla avdelningar och förankras i enhetens samverkansgrupp. Enligt uppgift ska RH-checkarna utföras lägst på avdelnings- och mottagningsnivå, frånsett två checkar (Medicinteknik och Patientsäkerhet) som ska utföras lägst på kliniknivå, samt en check (Produktionsenhetsledning) som, enligt anvisningarna, ska behandlas i lämpligt ledningsmöte för respektive centrum och hanteras likt övriga checkarna i tillämpliga delar. Iakttagelser Av intervjuerna framkommer att genomförandet av RH-checkar i huvudsak har delegerats till vårdenhetschefer inom sjukhusklinikerna och till kliniksamordnare inom folktandvården. Vidare framkommer att rutinerna för processen med RHcheckar varierar mellan klinikerna. Exempelvis hanterar en klinik genomförandet i samverkansgruppen (SVG) 2 och RH-check är en stående punkt på agendan. Dock uppges att denna punkt inte alltid hinns med. En annan klinik hanterar genomfö- 2 Samverkangruppen består av representanter för ledning (arbetsgivare) och representanter för de fackliga organisationerna vid enheten. (LiÖ 2009-100). 6 av 9

randet först i en arbetsgrupp. Därefter tas det samlade arbetet upp i SVG, vanligtvis vid ett tillfälle. Det framkommer att arbetet med RH-checkarna inte genomförs eller fullföljs vid störningar i verksamheterna, exempelvis på grund av längre sjukfrånvaro. Rutinerna uppges dock ha förbättrats under 2013. Inom folktandvården hanteras genomförandet av checkarna på klinikerna av kliniksamordnaren då SVG inte finns på kliniknivå och klinikerna är relativt små. För att få en bild av hur arbetet med RH-checkar är förankrat i SVG har vi gått igenom protokoll för 17 kliniker för år 2012 och större delen av år 2013. Protokollen från de kliniker som ingår i urvalet ger i stort samma bild som intervjuerna. Av övriga klinikers protokoll framkommer att ungefär hälften av SVG-protokollen inte innehåller någon punkt om RH-check varken för 2012 eller 2013. Två klinikers protokoll tar i stort upp samtliga RH-checkar för båda åren. Vidare framkommer att det finns kliniker som inte har någon aktiv SVG. När protokollen jämförs med landstingsövergripande statistik på antal registrerade RH-checkar får vi en bild av att checkar registreras i varierande omfattning oavsett om de omnämns i SVGprotokoll eller inte. För att utgöra underlag i den landstingsövergripande statistiken krävs att arbetet med RH-checkarna är genomfört så att åtgärder är identifierade eller genomförda. Av statistiken framgår att antal registrerade checkar varierar mellan klinikerna. Vidare får vi en bild av att det finns avdelningar/mottagningar som inte har registrerat några checkar alls. Av statistiken framgår att av de fem kliniker som ingår i urvalet i granskningen är det en klinik som registrerat alla 10 RH-checkarna under 2012. Ingen av dessa kliniker har registrerat alla 10 checkarna fram till oktober/november 2013. Generellt går det dock inte att utläsa i vilken omfattning genomförandet av RH-checkar skett på avdelnings- och mottagningsnivå. Anledningar som uppges till få registreringar utöver att genomförande av RH-checkar prioriteras ner vid störningar i verksamheten är att det saknats rutiner och att registreringen omedvetet inte fullföljts på rätt sätt. Även om registreringen inte fullföljts på rätt sätt anses att genomförandet av RH-checkarna kan leda till utveckling av säkerhetsarbetet. Av intervjuerna framkommer att för år 2012 var antalet registrerade RH-checkar inom hela landstinget relativt lågt. Under 2013 har registreringen ökat med ca 50 procent, vilket anses positivt. Ökningen ses som en effekt av att en påminnelse skickats ut till verksamheterna från säkerhetsorganisationen i slutet av 2013. I landstingsdirektörens verksamhetsplan används tre av RH-checkarna som nyckelindikatorer 3. Motsvarande nyckelindikatorer finns i produktionsenheternas verksamhetsplaner. Dessa tre RH-checkar krävs in från stabsnivå och uppfattas på klinikerna som att de måste genomföras. Det förekommer att övriga RH-checkar uppfattas som frivilliga att genomföra. Folktandvården som har en annan verksamhet och organisation har inte dessa nyckelindikatorer i sin verksamhetsplan. 3 Målsatt utvecklingsområde som ska indikera utveckling i linje med en framgångsfaktor (Landstingsdirektörens verksamhetsplan 2013). 7 av 9

RH-check om produktionsenhetsledning genomförs på produktionsenhetsnivå, men tas inte upp i produktionsenhetens SVG. Revisionell bedömning Det finns en process i verksamheterna för egenkontrollen med RH-checkar som i stort överensstämmer med landstingets anvisningar, men den fungerar inte tillfredsställande. Genomförandet har inte fått tillräckligt genomslag i verksamheterna, trots att det finns en positiv attityd till verktyget. Det är inte tillfredsställande att egenkontrollen med RH-check inte genomförs eller fullföljs i enlighet med landstingets anvisningar. Processen är en del i förutsättningarna för att kunna identifiera förbättringsområden och vidta åtgärder på olika nivåer i organisationen som ska integreras med övriga delar i det systematiska förbättringsarbetet. Att genomförandet av RH-check fullföljs är också en förutsättning för analys och ställningstagande till åtgärder på landstingsövergripande nivå. 3.3. Följs resultaten upp, utvärderas och vidtas åtgärder på olika nivåer i organisationen? Av säkerhetspolicyn framgår att verksamhetschefen ansvarar för säkerheten och säkerhetsarbetet på den egna enheten. Av anvisningarna för RH-check framgår att verksamhetens säkerhetsarbete ska redovisas i produktionsenhetens årsredovisning. Av landstingets intranät framgår att varje säkerhetsområdesansvarig i organisationen för säkerhetsarbetet ansvarar för strategisk utveckling samt uppföljning av respektive säkerhetsområde. Iakttagelser Av intervjuerna framkommer att arbetet med RH-checkar generellt inte är ett prioriterat område på alla nivåer i organisationen. Det finns möjlighet till utsökning av statistik i Synergi som underlag för resultatuppföljning, men möjligheten används ännu inte på klinik- och produktionsenhetsnivå i nämndvärd uppfattning. Av genomgången dokumentation och av intervjuerna framgår att innebörden av begreppet egenkontroll kan vara otydligt. Vi kan även utläsa att uppföljning och utvärdering av egenkontrollen med verktyget RH-check får litet utrymme i jämförelse med exempelvis avvikelsehantering. Verksamhets- och klinikchefernas delaktighet och ansvar för genomförandet av egenkontrollen med RH-check varierar. På klinikledningsnivå görs ingen dokumenterad uppföljning och utvärdering av resultatet. Inte heller på produktionsenhetsnivå, med något undantag, görs någon dokumenterad uppföljning och utvärdering av resultatet av egenkontrollen. Det som följs upp är de tre RH-checkarna som utgör nyckelindikatorer i verksamhetsplanerna och i något fall antal registrerade RH-checkar totalt inom produktionsenheten. Detta 8 av 9

avspeglas även vid genomgång av produktionsenheters årsredovisningar och patientsäkerhetsberättelser. Av sju genomgångna årsredovisningar är det en produktionsenhet som nämner arbetet med RH-check. I övrigt framgår ingen utvärdering av säkerhetsarbetet av egenkontrollen med RH-checkarna. Av landstinget riktlinjer för patientsäkerhet framgår att varje produktionsenhet ska skriva en patientsäkerhetsberättelse. Som stöd för arbetet finns en landstingsövergripande mall. Av sju genomgångna patientsäkerhetsberättelser kan resultat av egenkontrollen och åtgärder utläsas i en av dessa. Å andra sidan framgår inte tydligt i mallen om egenkontrollen med RH-checkar ska redovisas i patientsäkerhetsberättelsen. Resultat och behov av åtgärder som hänförs till patientsäkerhetsarbetet redovisas dock i den landstingsövergripande patientsäkerhetsberättelsen. På landstingsövergripande nivå görs uppföljning och utvärdering av verksamheternas egenkontroll med RH-checkar inom organisationen för landstingets säkerhetsarbete. Årsrapporter tas fram för varje säkerhetsområde och det görs även en samlad årsrapport för arbetet med RH-checkar. Underlaget till årsrapporterna utgörs av verksamheternas registrerade RH-checkar med nej-svar och kommentarer om åtgärder, vilket i sin tur utgör grund för bedömning av behov av landstingsövergripande åtgärder. Dock framkommer att underlaget för 2012 varit knapphändigt för att säkerställa analyser. I landstingets årsredovisning 2012 görs en beskrivning men ingen utvärdering av egenkontrollen med RH-checkar. Revisionell bedömning Resultatet av arbetet med RH-checkar följs inte upp och utvärderas systematiskt i den omfattning som följer av ansvar och anvisningar. Det saknas dokumenterad uppföljning och utvärdering av egenkontrollen med RH-checkar på klinik- och produktionsenhetsnivå. RH-check är en del i kvalitetsutveckling för att se att utvecklingen rör sig i rätt riktning utifrån ledningssystem och angivna mål. Vår bedömning är att uppföljning och utvärdering av egenkontrollen med verktyget RH-check inte har fått tillräckligt genomslag neråt i organisationen. Styrelsen har det övergripande ansvaret för en fungerande intern styrning och kontroll. Egenkontrollen med RH-check får, enligt vår bedömning, för lite uppmärksamhet i det systematiska förbättringsarbetet. Det behöver tydliggöras om egenkontrollen med RH-checkarna även ska redovisas i produktionsenheternas patientsäkerhetsberättelser. 9 av 9

2014-02-27 1 SÄNDLISTA Revisionsskrivelse EGENKONTROLL AVSEENDE RISKHANTERING fungerar egenkontrollen med verktyget RH-check på ett tillfredsställande sätt? Landstinget i Östergötland Landstingsfullmäktiges presidium Landstingsstyrelsen Hälso- och sjukvårdsnämnden Patientnämnden Trafiknämnden Regionsjukvårdsnämnden (1 ex till varje ledamot i LF:s presidium) (1 arkivex i pappersform) (1 arkivex i pappersform) (1 arkivex i pappersform) (1 arkivex i pappersform) (1 arkivex i pappersform) Gruppledarna för: (endast e-post) Socialdemokraterna Folkpartiet Centerpartiet Moderaterna Vänsterpartiet Kristdemokraterna Miljöpartiet Vrinnevilistan Sverigedemokraterna Landstingets ledningsgrupp och ledningsstab: (endast e-post) Landstingsdirektör Ekonomidirektör Hälso- och sjukvårdsdirektör Chefläkare/utvecklingsdirektör Vårddirektörer HR-direktör Landstingssekreterare Registrator Redovisnings- och finanschef

2014-02-27 2 Produktionsenhetscheferna för: (endast e-post) Sjukvård Närsjukvården i centrala Östergötland Närsjukvården i västra Östergötland Närsjukvården i östra Östergötland Närsjukvården i Finspång Hjärt- och medicincentrum Diagnostikcentrum Barn- och kvinnocentrum Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård Sinnescentrum Tandvård Folktandvården i Östergötland Utbildning Lunnevads folkhögskola Naturbruksgymnasiet i Östergötland Övrig verksamhet Centrum för hälso- och vårdutveckling FM-centrum IT-centrum Resurscentrum Upphandlingscentrum Katastrofmedicinskt centrum