Sid 1 (9) Innehållsförteckning.. 1 20 Bokslutsinformation.. 2 20.2 Årsredovisning (årsbokslut) per den 31 december 2014 2 20.2.1 Intäkter/kostnader i rätt period.. 2 20.2.2 Periodiseringar. 2 - Förutbetalda kostnader 2 - Upplupna kostnader 3 - Upplupna/oförbrukade bidragsintäkter: Bidragsfinansierade projekt 4 - Upplupna/förutbetalda intäkter: Uppdragsfinansierade projekt 5 20.2.3 Ändrad status på externfinansierade projekt.. 5 20.2.4 Hålltider. 6 20.2.5 Rapporter... 8 Bilaga 20.a Anvisningar för projekt med underskottssaldo i externfinansierad verksamhet 9
Sid 2 (9) 20 Bokslutsinformation 20.2 Årsredovisning (årsbokslut) per den 31 december 2014 Det är nu åter dags att upprätta årsbokslut och lämna årsredovisning till regeringen. Grundförutsättningen för att den ska ge en rättvisande bild av universitetets intäkter, kostnader och ekonomiska ställning är att alla institutioner har kontrollerat och stämt av sin bokföring samt gjort nödvändiga rättelser. För institutionerna ger årsbokslutet ett tillfälle att följa upp verksamhetens intäkter och kostnader. 20.2.1 Intäkter/kostnader i rätt period Den grundläggande principen för årsbokslutet är att alla ekonomiska händelser som hänför sig till tiden t.o.m. den 31 december och enbart dessa ska finnas bokförda t.o.m. period 12. Avgörande för om intäkter eller kostnader hör till perioden är om varan har levererats/mottagits eller om tjänsten har utförts före den 1 januari. Kundfakturor som avser varor som levererats och/eller tjänster som utförts t o m den 31 december ska vara registrerade och attesterade med fakturadatum i december. Observera att det inte går att ändra datum på kundfakturor i kundfakturaportalen eftersom attesteringsdatum styr datum på fakturan. Fakturor som avser 2014 måste därför slutattesteras senast 2014-12-31. Kundfakturor som skapas i försystem berörs inte av detta. Periodisering av intäkter, gäller större fakturor på 50 000 kr eller mer, utförs av. Kontakta snarast möjligt om det blir aktuellt, dock senast 2015-01-08. I Raindance väljs period genom att registrera ett verifikationsdatum som ligger inom perioden, d.v.s. verifikationsdatum t.o.m. 2014-12-31 ger en intäkt/kostnad i period 12 och verifikationsdatum fr.o.m. 2015-01-01 ger en intäkt/ kostnad i period 01, 2015. 20.2.2 Periodiseringar Förutbetalda kostnader Förutbetalda kostnader som har bokförts under året (t.o.m. period 12) men som avser nästa år periodiseras av institutionen. Samtliga fakturor med verifikationsdatum (= fakturadatum) i december som inkommer t.o.m. den 8 januari (brytdagen) ska konteras med det ordinarie kostnadskontot och betalattesteras/signeras i december (period 12). I de fall fakturan avser nästa bokföringsår ska kostnaden periodiseras. Verifikationsdatum får inte ändras till datum i januari. Alla statliga fakturor samt övriga med belopp > 50 000 kr ska periodiseras. Det är enbart kostnaden som ska periodiseras, d.v.s. belopp exklusive moms. Motpartskod ska vara samma som leverantörens motpartskod och konto enligt nedan. Periodiseringen sker i bokföringsportalen med datum och konton enligt nedan.
Sid 3 (9) Balanskontot debiteras och resultatkontot krediteras i period 12, d.v.s. med verifikationsdatum t.o.m. 2014-12-31. Vändning sker genom att balanskontot krediteras och resultatkontot debiteras i period 01, d.v.s. med verifikationsdatum fr.o.m. 2015-01-01. Benämning Balanskonto Benämning Resultatkonto Förutbetalda lokalkostnader, statliga 1611 Periodiserade hyreskostnader o lokalkostnader, statliga 5018 Förutbetalda lokalkostnader, ej statliga Övriga förutbetalda kostnader, statliga Övriga förutbetalda kostnader, ej statliga 1612 Periodiserade hyreskostnader, ej statliga Periodiseringskonto lokalkostnader exkl hyra o rep, ej statliga Periodiseringskonto reparationer, ej statliga 1618 Periodiserade kostnader varor, statliga Periodiserade kostnader främmande tjänster, statliga Periodiserade kostnader resor/hotell, statliga Periodiserade kostnader representation, statliga Periodiserade kostnader annonsering och reklam, statliga Periodiserade riskkostnader, statliga 1619 Periodiserade kostnader hyror/leasing anläggningstillgångar, ej statliga Periodiserade kostnader varor, ej statliga Periodiserade kostnader korttidsinventarier, ej statliga Periodiserade kostnader rep o underhåll, ej statliga Periodiserade kostnader främmande tjänster, ej statliga Periodiserade kostnader telefon- o datakommunikation, ej statliga Periodiseringskonto frakter, ej statliga Periodiserade kostnader resor, ej statliga Periodiserade kostnader annonsering, reklam, ej statliga Periodiserade kostnader representation, ej statliga Periodiserade riskkostnader, ej statliga Periodiserade diverse kostnader, ej statliga Periodiserade kostnader för studerande mm, ej statliga 5019 5059 5089 5628 5798 5529 5549 5569 5468 5769 5629 5619 5239 5799 5759 5779 5519 5559 5539 5469 5499 5479 Periodiseringar ska aldrig göras för interna transaktioner. Upplupna (förväntade) kostnader Upplupna (förväntade) kostnader, som avser bokföringsåret (t.o.m. period 12), men där leverantörsfakturan har ett verifikationsdatum (= fakturadatum) i januari bokförs av institution/enhet på period 01 och periodiseras. Verifikationsdatum får inte ändras till datum i december. I de fall fakturan ännu inte har hunnit komma kan bokföring ske med ledning av leveranssedel eller motsvarande.
Sid 4 (9) Om fakturan inkommer dagarna närmast efter den 8 januari (brytdagen) bokförs fakturan i period 01. Om fakturabeloppet är högt ska kontakt tas med som beslutar om eventuell åtgärd. Alla statliga fakturor samt övriga med belopp > 50 000 kr ska periodiseras. Observera att leverantörsfakturan ska bokföras med det ordinarie kostnadskontot och med verifikationsdatum samma som fakturadatum (om perioden är öppen). Det är enbart kostnaden som ska periodiseras, d.v.s. belopp exklusive moms. Motpartskod ska vara samma som leverantörens motpartskod. Bokföring av periodisering sker i bokföringsportalen med datum och konton enligt nedan. Balanskontot krediteras och resultatkontot debiteras i period 12, d.v.s. med verifikationsdatum t.o.m. 2014-12-31. Balanskontot debiteras och resultatkontot krediteras i period 01, d.v.s. med verifikationsdatum fr.o.m. 2015-01-01. Benämning Balanskonto Benämning Resultatkonto Övr upplupna kostnader, statliga Övr upplupna kostnader, ej statliga 2718 Samma som förutbetalda kostnader, se tabell ovan 2719 Samma som förutbetalda kostnader, se tabell ovan Periodiseringar ska aldrig göras för interna transaktioner. Upplupna (förväntade) kostnader för arvoden som avser arbete utfört 2014, men som utbetalas i januari 2015, bokförs vid för universitetet totalt. Upplupna semesterlöner för outtagen semester per den 31 december bokförs vid totalt per fakultet och verksamhet. Det av prefekten kontrollerade och påskrivna underlaget för semesterlöneskuld ska ha skickats in till löneadministration vid personalenheten under november. Underlaget utgör en specifikation till årsbokslutet. Upplupna/oförbrukade bidragsintäkter: Bidragsfinansierade projekt Vid varje periodskifte bokför en intäktsavräkning för pågående projekt inom bidragsfinansierad verksamhet (12 eller 22). Det innebär att ett överskottssaldo (erhållna bidrag har ej använts) periodiseras som skuld och ett underskottssaldo (kostnaderna överstiger erhållna bidrag) som fordran på finansiären. (Se också kap 4). En förutsättning för att det ska ske är att projektets status är P (=pågående). Om projektet inte är pågående ska det ha status R (=resultat), varvid saldot förs mot årets kapitalförändring i balansräkningen (endast vid årsskifte). Ett projekt som en gång bokförts som R kan därefter inte få status P. Status R används när hela det beviljade beloppet har kommit och dispositionstiden är slut. Underskottsaldon som periodiseras som fordringar måste kunna styrkas genom ett giltigt kontrakt/avtal eller motsvarande, som avser 2014. Det ska finnas beviljade medel för perioden som inte har bokförts, annars finns ingen fordran. Dispositionstiden får inte ha gått ut. Om giltigt kontrakt/avtal saknas för ett
Sid 5 (9) projekt med underskottssaldo ska saldot täckas in före årsbokslutet, d v s före brytdagen den 8 januari. Verifikationsdatum ska sättas till senast den 31 december. Upplupna/förutbetalda intäkter: Uppdragsfinansierade projekt bokför även en intäktsavräkning för ett fåtal pågående projekt i uppdragsfinansierad verksamhet (13,14 eller 23). Det gäller enbart de uppdrag som är märkta med status P (=pågående). Det innebär att ett överskottssaldo (erhållna uppdragsmedel som inte använts) periodiseras som skuld och ett underskottssaldo (kostnaderna överstiger erhållna medel) som fordran på finansiären. (Se också kap 4). Om projektet inte är pågående ska det ha status R (=resultat), varvid saldot förs mot årets kapitalförändring i balansräkningen (endast vid årsskifte). Majoriteten av universitetets uppdragsprojekt har status R. Ett projekt som en gång bokförts som R kan därefter inte få status P. Observera att det inte går att ändra datum på kundfakturor i kundfakturaportalen utan attesteringsdatum styr datum på fakturan. Fakturor som avser 2014 måste därför slutattesteras senast 2014-12-31. Kundfakturor som skapas i försystem berörs dock inte av detta. Kundfakturor som avser tjänster som utförts t o m den 31 december ska vara registrerade och attesterade med fakturadatum i december. Om någon kundfaktura med belopp på 50 000kr eller mer, hamnar på fel år, bör en periodisering göras. Periodisering av intäkter utförs av. Kontakta därför snarast möjligt om det blir aktuellt, dock senast 2015-01-08. 20.2.3 Ändrad status på externfinansierade projekt I Raindance projektmodul går det att meddela om ändrad status på bidragsprojekt från Pågående till Resultat. Det gör man via visningsbild R28. Statusändring kan med fördel göras löpande under året. Inför bokslutet rekommenderas dock registrering i R28 senast den 10 december 2014. För att verifiera att kontrakt/fordran finns för externa medel ska rapporten R90 MINUSP tas ut. Den ska kompletteras med förklaringar och kontrakt/bilagor, skrivas under av prefekt/motsv och skickas in till. Se anvisning i bilaga 20.a. För projekt avseende externa medel som visar ett negativt resultat (debet) ska rapporten R91 MINUSR tas ut. Den ska kompletteras med förklaring till hur underskottet ska täckas, skrivas under av prefekt/motsv och skickas in till. Se anvisning i bilaga 20.a. Om det inte finns några projekt med negativa saldon behöver rapporterna inte sändas in. Insända rapporter ska utgöra specifikation i årsbokslutet.
Sid 6 (9) 20.2.4 Hålltider Tid aktivitet ska vara slutförd Aktivitet 10 december Status Institution/enhet ska ha informerat via Raindance projektmodul, bild R28, om eventuella ändringar av status på bidrags- och uppdragsfinansierade projekt. 12 december Rekvisition av bidrag Bidrag som hör till år 2014 ska vara rekvirerade så att inbetalningen kan bokföras före årsskiftet (period 12). Ange därför på rekvisitionen att betalning önskas före årsskiftet. 16 december Internfakturor (säljaren) Rekommenderat sista datum för att sända internfakturor. Vissa institutioner/enheter (bland annat ITS, Print&Media) fakturerar senare. Rekvisitioner Inkomna rekvisitioner (leverantörsfakturor) gällande år 2014 ska vara betalattesterade/signerade. Förfallodatum senast 2014-12-30. 30 december Fakturor till statliga myndigheter som ännu inte kan ta emot e-faktura ska vara registrerade med fakturadatum i december och pappersfakturan ska vara sänd. 31 december Kundfakturor Fakturor till statliga myndigheter med elektronisk fakturahantering samt fakturor till icke statliga kunder ska vara sända, fakturadatum i december. Fakturor som avser varor som levererats och/eller tjänster som utförts t o m den 31 december ska vara registrerade och attesterade med fakturadatum i december. Observera att det inte går att ändra datum på kundfakturor utan attesteringsdatum styr datum på fakturan. Fakturor som avser 2014 måste därför bli klara senast 2014-12-31. Periodisering av intäkter på 50 000 kr eller mer utförs av. Kontakta därför snarast möjligt om det blir aktuellt, dock senast 2015-01-08. 7 januari Handkassor Inventeringsdokument för handkassor ska vara tillhanda. Ej bokförda redovisningar ska bokföras med verifikationsdatum i december. Redovisningar som innehåller moms ska vara tillhanda senast den 5 januari för att de ska hinna registreras innan inventeringsdokumentet tas ut. Inventeringsdokumentet ska användas som specifikation i årsbokslutet. Depositioner Förteckning över depositioner ska vara tillhanda. Förteckningen ska användas som specifikation i årsbokslutet.
Sid 7 (9) 8 januari kl 12.00 Leverantörsfakturor Fakturor i fakturaportalen från svenska och utländska leverantörer med faktura- och verifikationsdatum i december ska vara betalattesterade/signerade. Konto 5000, preliminära kostnader, har ett saldo om det finns fakturor som inte är klara. Om fakturor med stora belopp kommer in de närmaste dagarna efter den 8 januari ska kontaktas. Leverantörsfakturor som inkommit till skanningsföretaget i Strömsund senast den 7 januari kommer att läsas in i Raindance på morgonen den 8 januari. 8 januari kl 12.00 8 januari kl 12.00 Internfakturor Internfakturor i fakturaportalen med verifikationsdatum i december ska vara betalattesterade/signerade. Mottagna, ej betalda, internfakturor kommer att makuleras. Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar och stöldbegärliga förbrukningsinventarier ska vara behandlade och definitivsatta med verifikationsdatum i december. Konto 1200, preliminär anläggningstillgång, ska vara noll. 8 januari kl 21.00 Ombokningar Ombokningar i bokföringsportalen ska vara godkända och signerade i period 12. Eventuell medfinansiering ska vara bokförd. Ombokningar som inte är attesterade och bokföringsattesterade/signerade makuleras vid. Underskottssaldon Underskottssaldon i externfinansierade projekt (v-het 12, 13, 14, 22 och 23), där giltigt kontrakt inte finns, ska täckas in (nollställas). 9-10 januari Raindance 2014 stängt Raindance 2013 är stängt för alla utom för personalen vid. Undvik om möjligt att vara inne i Raindance under dessa två dagar. 21 januari Rapporter Rapporterna R90 MinusP och R91 MinusR ska vara tillhanda. Rapporter för årsbokslutet kan tas ut under förutsättning att allt går enligt planerna.
Sid 8 (9) 20.2.5 Rapporter Det finns ett flertal rapporter som kan vara lämpliga att ta fram i samband med årsbokslutsarbetet. De rapporter som är viktiga att ta ut innan period 12 stängs är: V82 NOLLA, som visar konton som ska nollställas. R90 MinusP, visar externfinansierade projekt som periodiseras och där det finns ett underskott (fordran på finansiär) över 20 tkr. Tas ut innan bokslutet för kontroll av att kontrakt finns som styrker fordran. Rapporten ska även användas efter bokslutet och då sändas in till, se anvisning i bilaga 20.a. R91 MinusR, visar externfinansierade projekt med underskott (konto 2070, 2090) över 20 tkr som måste täckas in. Rapporten ska även användas efter bokslutet och då sändas in till, se anvisning i bilaga 20.a. I övrigt hänvisas till den handledning för uppföljningsansvariga som finns på webben: https://www.aurora.umu.se/stod-och-service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupningekonomi/ekonomisystemet-raindance/anvandarhandbocker/ Kom ihåg att resultatrapporter inte är helt rättvisande förrän periodskiftesrutinerna körts i samband med att december stängs. I dessa rutiner fördelas avskrivningar, räntor, UGEM, FGEM, IGEM, nollställning av transfereringar och intäktsavräkning. Syftet med att ta ut rapporter före bokslutet är att i tid upptäcka ev. felaktigheter som måste rättas innan perioden stänger. Syftet med att ta ut rapporter efter periodskiftesfördelningarna gjorts är givetvis att visa det korrekta utfallet för året.
Sid 9 (9) Bilaga 20.a - Anvisningar för projekt med underskottssaldo i externfinansierad verksamhet Specifikation till årsbokslut I samband med årsbokslut ska alla balansräkningsposter verifieras. För posten upplupna (förväntade) intäkter finns en särskild rapport R90 MinusP som visar institutionens projekt, med underskott över 20 tkr som har periodiserats i bokslutet. De motsvaras av en fordran på finansiär som måste förklaras och styrkas i form av giltigt kontrakt/motsvarande för budgetåret. Om fordran inte kan styrkas ska underskottet täckas in. Underskott som saknar fortsatt extern finansiering måste täckas in av institutionen senast i samband med brytdagen 8 januari. Underskott för externfinansierade projekt som inte periodiseras ska täckas in och förklaras. För det finns en särskild rapport R91 MinusR. Den visar externfinansierade projekt med underskott (konto 2070,2090) över 20 tkr. Underskott som saknar fortsatt extern finansiering måste täckas in av institutionen. Institutionen ska förklara hur underskottet ska hanteras och bifoga kopia av eventuell omföring. Hämta Rapporten R90 MinusP alternativt R91 MinusR som finns under fliken Uppföljning, Rapporter i Raindance. Fyll i institutionens/enhetens org-nummer. Välj Format excel och exportera rapporten till excel. Fyll i cellerna för: Beviljat belopp Hittills erhållet Kvar att erhålla Förklaring Lägg till: Rad för underskrift av prefekt/motsv och ekonomiadministratör. Exempel: Underskrift av prefekt/motsv Underskrift av ekonomiadministratör Spara dokumentet med nytt namn. Skriv ut och skicka in det undertecknade dokumentet till, Pia Lundin, senast 2015-01-21.