1 Hållsta samfällighetsförening Organisationsnummer 716401-8280 Förvaltningsberättelse Styrelsen för Hållsta samfällighetsförening får härmed lämna berättelse för föreningens förvaltning under verksamhetsåret 2011-01-01 2011-12-31. Styrelse och revisorer Ordinarie styrelseledamöter Viola Olander, ordförande & kassör Susanne Pettersson, sekreterare Inger Eriksson Liselott Auer Michael Åström Styrelsesuppleanter Benny Norberg Beate Jansohn Ove Lundqvist I tur att avgå är: Ordinarie ledamöter: Susanne Pettersson, Inger Eriksson & Liselott Auer. Suppleanter: Benny Norberg, Beate Jansohn och Ove Lundqvist. Ordinarie revisorer Maria Carlstedt, Carlstedt & Lindh AB Bruno Jervefors Revisorssuppleanter Lennart Tottie Christina Hedlund Vattenansvarig, Michael Åström UV-ansvariga: Michael Åström och Christian Tomtlund Vägansvarig, Pekka Laamanen Bastuansvarig, Annelie Elfström WEB-ansvarig, Eva Norberg Skogsansvarig: Göran Hörnestam Valberedning bestod av vägfogdar med Margareta Bergdahl som sammankallande. Under verksamhetsåret har 11 styrelsesammanträden och en ordinarie föreningsstämma hållits. Mark och byggnader Föreningen registrerades hos Lantmäterimyndigheten 1976-09-17 och äger allmän mark inom Hållsta fritidsområde. På föreningens mark finns ett vattenverk och en bastubyggnad uppförd. Föreningen äger också två badplatser. Föreningen ansvarar för vattenförsörjning, vägunderhåll och skötsel av allmänna ytor inom området. Under året upptäcktes en fuktskada i bastun och vårt försäkringsbolag kontaktades för en skadebesiktning. Efter det bad vi om offert från två stycken hantverkare för pris på åtgärder och i ordningsställande. Vi fick endast in svar från en av leverantörerna och arbetet har utförts av P Måleri och Fastighetsservice. Det var så stora fuktskador så man blev tvungen att riva större delen av väggen vid duscharna och styrelserummet samt golvbeläggningen. Till iordningsställandet av duschrummet tog vi beslutet att dels öppna väggen mot toaletten så att den nu kan nås från duschrummet och dels att sätta standardkakel och standardklinker i duschrummet i stället för våtrumsmatta. Golvet har även fått ventilerande spalter för att motverka den fukt som automatiskt finns eftersom byggnaden är ställd på platta på marken.
2 Kostnaden för renoveringen och ombyggnationen blev totalt 189 761 kronor varav vi från försäkringsbolaget har fått utbetald ersättning med 38 977 kronor. Därmed blev vår kostnad 150 784 kronor. Beräknad livslängd på den nu utförda ombyggnationen beräknas till 20 år och kostnaden 150 784 kronor fördelas därför med 1/20 per år i 20 år, dvs. 7 539 kronor per år. Till våren 2012 har vi för avsikt att gräva dränering runt bastubyggnaden, måla väggar och lägga ny golvbeläggning i bastuns omklädningsrum samt ordna en ny trappa från vägen ner till bastun. Offerter för dessa arbeten har tagits in och kostnaden för 2012 års arbeten är offererad till: 1. Dränering runt bastun 28 125 kronor 2. Bastu omklädningsrum 37 500 kronor 3. Trappa från parkeringen 73 750 kronor Länsstyrelsen tog den 2011-12-19 beslut om att inrätta Ekeby naturreservat, vilket är den del av området nedanför Sågen där vi för några år sedan sålde marken till Länsstyrelsen. Administration Föreningens administration sköts av styrelsen. Försäkringar Föreningen är försäkrad hos Länsförsäkringar Stockholm och via REV, Riksförbundet Enskilda Vägar. Försäkringarna omfattar: Egendomsförsäkring Hyresförlustförsäkring Ansvarsförsäkring Rättsskyddsförsäkring Förmögenhetsbrottsförsäkring Avgifter Föreningens medlemmar betalar en årsavgift för 2011 med 4 664 kronor. Avgiften höjs årligen med Konsumentprisindex enligt beslut på föreningsstämman. Avgiften fördelar sig med 1 300 kronor för väg och 2 864 kronor för vattenverk m.m. samt en extra utdebitering 500 kronor som öronmärkts för kommande snöröjning. Ekonomi Resultatdisposition Styrelsen föreslår att till förfogande stående vinstmedel 188 981:47 kronor, skall disponeras så att 188 981:47 kronor överförs i ny räkning. Ekonomi Det egna kapitalet uppgår per 2011-12-31 745 431 :45 kronor, vilket är en ökning från föregående år med årets vinstresultat 188 981:47 kronor. De lån som 2005 & 2006 togs upp hos SE Banken för att finansiera vägbeläggningen och bytet av avstängningsventiler samt 2008 för att finansiera förbättring av vägbeläggning i området amorteras månadsvis. Under 2011 har ytterligare ett av de tre lånen slutamorterats. Detta innebär att vi nu endast har ett lån kvar hos SEB. Skuldsaldo per 2011-12-31 var 62 500 kronor. Vi har under året amorterat 89 150 kronor. Vi har hos SE Banken en beviljad löpande checkkredit på 100 000 kronor som vid årsskiftet var helt outnyttjad.
3 Under året har vi ökat våra anläggningstillgångar (investeringar) med 150 784 kr. Ökningen avser ombyggnation och renovering av bastun. Dessa investeringar fördelas kostnadsmässigt över beräknad ekonomisk livslängd 20 år. På så vis fördelar vi kostnaden över flera år i stället för att belasta resultatet med hela kostnaden på ett år. Att hantera kostnader och investeringar på det här sättet är vanligt och enligt god redovisningssed. Under 2011 har det utförts arbete på föreningens anläggningar såsom vattenledningsnät, pumphus, bastun mm. Detta har ersatts och bokförts som arvode, utförda arbeten. Den beräknade kostnaden för den här typen av arvoden för 2011 var beräknad till 10 000 kronor, verklig kostnad blev 18 825 kr. En orsak till den högre kostnaden jämfört med budgeterat är att det under året uppstod en vattenläcka på en fastighet på Orgonavägen som akut behövde åtgärdas. Den kostnad som här har bokförts för det arbetet har fakturerats och betalats av fastighetsägaren. Ordinarie styrelsearvoden är oförändrade. Vi har tecknat Rådgivningsavtal med fast pris för elen fram till och med 2014-06-30. Avtalen är tecknade med Bytesrätt vilket innebär att vi en gång under avtalets bindningstid kan omförhandla priset. Vattenverk vattenförsörjning Under våren 2009 installerades UV-ljuslampan i vattenverket. Efter lite uppstartsproblem har vi nu fått den effekten av UV-ljuslampan som vi eftersträvade och vårt vatten har under 2011 hållit en god kvalité och varit fritt från e-colibakterier. Skötsel och rengöring av UV-ljuslampan sköts av Michael Åström och Christian Tomtlund. Anläggningen behöver rengöras ca var 14:e dag och styrelsen tog därför under 2009 beslut om att Michael Åström och Christian Tomtlund ersätts med 3 000 kr/person och år för detta ansvar. Detta utbetalas en gång per år i samband med arvodesutbetalningar i december. Bad, bastu, båtbryggor & fritid Badplatserna besiktas årligen av dykare. Under 2011 har vi inte haft några problem vid baden. Från och med 2008 tas en avgift ut av båtägarna med 200 kr för att finansiera en upprustning av bryggorna. Detta har bl. a medfört att det nu finns lediga båtplatser. Den boulebana och busskur som i ordningsställdes under 2010 har blivit uppskattade av våra medlemmar. Boulebanan som ett ställe att träffas och umgås på och busskuren där man nu slipper vi blöt under regniga dagar vid väntan på bussen. Grannsamverkan I samarbete med polisen och räddningstjänsten bedrivs Grannsamverkan i området. Grannsamverkan är en förebyggande åtgärd för att motverka inbrott och skadegörelse. Vägfogdarna tillsammans med styrelsen är kontaktman i Grannsamverkan projektet. Vägunderhåll Vägansvarig har under året varit Pekka Laamanen som har skött enklare reparationer av skador på den belagda delen av Långsjövägen samt sladdat grusvägarna. Vinterunderhåll med plogning och sandning sköts av Peter Lööf. Grusvägarna har grusats och dammbekämpats under våren 2011. Under hösten har vägkanterna skurits längs med hela Långsjövägen. Vägtrummor har bytts vid korsningen Långsjövägen/Galaxvägen samt vid Galaxvägen 12 där även dikning har skett. Till 2012 har Pekka Laamanen meddelat att han inte längre har möjlighet att kvarstå som vägansvarig Eftersom det är svårt att få någon med tid och kunskap att ta över ansvaret så har styrelsen frågat Peter Lööf och han är villig att åta sig även skötseln av våra sommarvägar. Peter L har tackat ja till den förfrågan och i hans ansvar ingår då sladdning av grusvägar och ev. saltning för dammbindning.
4 Övrigt vägunderhåll får därmed övergå till s.k. vanligt ersättningsbart arbete i föreningen. Kommentarer har under året förekommit gällande att det är del som kör väldigt fort i området. Frågeställning har därför gjorts om att ev. köpa in några portabla fartbulor som då kan placeras på ställen där de gör mest effekt. Underhållsplan Styrelsen har under året upprättat en femårig underhållsplan för att få en bättre översikt över underhållsbehovet i föreningen. Underhållsplanen innehåller följande förslag till åtgärder: Åtgärd 2012 2013 2014 2015 2016 Underhåll ledningsnät 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 Bastun 65 000 2 000 2 000 2 000 2 000 Trappa Långsjöv -> bastun 74 000 0 0 0 0 Lagning asfalt 0 20 000 20 000 20 000 20 000 Långsjövägen renovering 160 500 0 0 0 0 Rengöring vattenmagasin 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 Underhåll vattenverk 15 000 15 000 15 000 15 000 15 000 Dikning övriga vägar 0 65 000 65 000 65 000 0 Oljning bryggor 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 Gångväg Orgonav -> badet 0 31 500 0 0 0 Total kostnad 324 500 143 500 112 000 112 000 47 000 Försäljningar Under 2011 har 10 fastigheter i föreningen bytt ägare. Vi hälsar de nya medlemmarna välkomna till föreningen. Sedan 2000 har 140 fastigheter bytt ägare. 2000 10 försäljningar 2001 15 försäljningar 2002 12 försäljningar 2003 14 försäljningar 2004 10 försäljningar 2005 12 försäljningar 2006 13 försäljningar 2007 13 försäljningar 2008 18 försäljningar 2009 7 försäljningar 2010 6 försäljningar 2011 10 försäljningar
5 Samfällighetens webbplats I mars 2007 byggdes samfällighetens webbplats om och har sedan dess fyllts med innehåll och får allt fler besökare. På webbplatsen finns information om samfälligheten, styrelsen, vägfogdar och städområden samt annan praktisk information. På webbplatsens förstasida läggs kontinuerligt nyheter ut. Webbplatsen riktar sig i första hand till medlemmarna, men även till potentiella köpare av fastigheter i området samt andra intresserade. Under året har Svensk Fastighetsförmedling annonserat på webbplatsen. Nedan presenteras statistik över antalet besök på webbplatsen per månad under 2011 och som jämförelse 2010. Dels redovisas hur många besök webbplatsen haft i genomsnitt per dag varje månad, dels redovisas hur många besök webbplatsen haft totalt per månad. Totalt har webbplatsen besökts 11 866 gånger, vilket ger ett genomsnitt på 32 besök per dag. Antal besök på webbplatsen Månad 2011 2010 Genomsnittligt antal besök per dag Totalt antal besökare per månad Genomsnittligt antal besök per dag Totalt antal besökare per månad Januari 31 982 30 950 Februari 31 893 28 869 Mars 29 921 25 799 April 30 910 27 834 Maj 30 957 27 857 Juni 31 958 26 811 Juli 31 983 26 797 Augusti 28 894 22 697 Septembe r 31 959 20 605 Oktober 32 1012 23 717 November 40 1224 21 601 December 37 1173 19 616 SUMMA 32 11866 25 9153
6 Styrelsens förslag till beslut Medlemsavgift och debiteringslängd Enligt tidigare beslut justeras avgiften för 2011 med KPI för november 2011, +2,8 %, vilket innebär att avgiften för 2012 samfällighet exkl. väg höjs med 80 kr från 2 864 kr till 2 944 kronor. Avgiften för väg höjdes 2010 till 1 300 kronor och föreslås vara oförändrad för 2012. En extra utdebitering föreslås på 500 kr per fastighet. Den extra utdebiteringen kommer att öronmärkas för vägunderhåll som kommer att utföras under 2012. Total avgift för 2012 blir då 4 744 kronor. Samtliga fastigheter har andelstalet 1 och betalar därför full avgift. Avgiften som aviseras vid ett tillfälle skall vara betald för 2012 senast den 2012-04-30. Vid påminnelse debiteras en avgift på 50 kr. Vid för sent betald avgift debiteras ränta. Fastigheten står i pant för avgiften. Vid behov kan avgiften delbetalas men det ska i så fall avtalas med kassören för att anses som giltig betalningsplan. OBS! att egna uträknade delbetalningar inte är giltiga. Vid utebliven betalning av avgiften lämnas ärendet över till Kronofogden för indrivning varvid fastigheten är i pant för avgiften. Vi har dessvärre fått vissa problem med att den årliga medlemsavgiften inte betalas av alla enligt föreningsstämmans beslut. Eftersom medlemsavgiften är till för att finansiera våra gemensamma anläggningar kommer styrelsen att sända förfallna fordringar utan uppgjorda betalningsplaner till Kronofogdemyndigheten för indrivning varvid fastigheten är i pant för avgiften. Arvoden Styrelsen föreslår oförändrade arvoden för 2012. Skog Plan finns för att åter starta ett skogsprojekt. Den här gången med Mellanskog som entreprenör. Vi har under hösten besiktat skogen mellan Zenitvägen och Långsjövägen från kurvan vid gamla slalombacken fram till anslagstavlan. Tanken är att projektet ska starta i vår och då med Zenitvägen som del 1. Kostnader och intäkter beräknas gå ungefär +/- 0. Förslaget från Mellanskog bifogas. Tanken är sedan att Orionvägen/Saturnusvägen blir del 2. 1. Styrelsen föreslår att ett skogsvårdsprojekt startas under våren 2012 enligt ovan beskrivet och enligt från Mellanskog bifogad förslagsbeskrivning. 2. Styrelsen föreslår att av stämman tidigare år den utsedda posten Skogsvårdsansvarig inte längre finns behov för. Skogsvårdsansvarig utgår därmed.
7 Långsjövägen beläggning Dikning längs hela Långsjövägen. Enligt bifogad offert från Lebro gård. Kontakt har tagits med Svevia för att förbättra vägbanken och vägbeläggningen i områdena: - Nyköpingsvägen Bastubacken - Långsjödal Castorvägen Beräknad kostnad är: - Svevia 200 000 kr - Lebro gård 227 500 kr TOTALT 427 500 kr Beräknad finansiering: - Extra utdebitering 192 * 500 kr = 96 000 kr - Beräknat bidrag 427 500 * 40% = 171 000 kr - Föreningens kostnad beräknad 160 500 kr Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att: 1. Avtal tecknas med Svevia som entreprenör för att åtgärda vägbank samt vägbeläggning på Långsjövägen och för sträckorna Nyköpingsvägen Bastubacken samt Långsjödal Castorvägen. 2. Att ge Lebro Gård i uppdrag att dika längs med hela Långsjövägen enligt bifogad offert. 3. Att ansökan om bidrag till ovan angivna vägåtgärd ställs till Transportverket. 4. Att ge Peter Lööf i uppdrag för sommarskötsel av grusade vägar i Hållsta SFF. Portabla fartbulor Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att ge styrelsen i uppdrag att inköpa portabla fartbulor att placeras vid behov och på platser där de gör mest effekt.