periodavslut, koncernredovisning

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 1(47) 1 PERIODAVSLUT... 3 2 AVSTÄMNINGAR OCH BOKFÖRINGAR INNAN SÄNDNING TILL HERMES... 4 2.1 KONTROLLERA ATT ALLA POLISMYNDIGHETER M.FL. STÄNGT PERIODEN I AGRESSO...4 2.1.1 Rutin... 5 2.2 BOKFÖRING AV AVGIFTSFINANSIERAD VERKSAMHET...5 2.2.1 Underlag för att bokföra kostnader... 5 2.2.2 Underlag för att bokföra intäkter... 6 2.2.3 Bokföringsorder... 7 2.2.4 Översättningstabell för konton i kontoklass 9... 7 2.3 TA UT AVSTÄMNINGSRAPPORTER FRÅN AGRESSO...8 2.4 OMBOKNINGSRAPPORTER I ELIMINERINGSFÖRETAGET...9 2.4.1 Inomstatliga motparter...10 2.4.1.1 Rutin...10 2.4.1.2 Rättning av fel...11 2.4.1.3 Avstämning...12 2.4.2 Koncerninterna motparter...14 2.4.2.1 Rutin...15 2.4.2.2 Rättning av fel...16 2.4.2.3 Avstämning...16 2.4.3 Ombokning i kontoklass 7...17 2.4.3.1 Rutin...18 2.4.3.2 Rättning av fel...19 2.4.3.3 Avstämning...19 2.5 STÄNGA PERIODEN OCH ÖPPNA NÄSTKOMMANDE PERIOD...20 2.6 KONTROLL AV SALDOTABELLER INNAN SÄNDNING TILL HERMES...21 2.6.1 Kontrollrapport Hermes...21 2.6.2 Ominitiering av saldotabell...22 2.7 SKAPA UTFALLSFIL TILL HERMES...23 2.8 SKAPA EN FIL TILL TRANSAKTIONSDATABASEN I HERMES...24 2.8.1 Rutin...24 3 STATSREDOVISNINGSSYSTEMET HERMES...25 3.1 RAPPORTERA MÅNADSUTFALLET TILL HERMES...26 3.2 RAPPORTERA TRANSAKTIONSDATABASEN TILL HERMES...28 3.3 BETALFLÖDEN I HERMES...29 3.4 MOTPARTER I HERMES...30 3.5 REALEKONOMISK FÖRDELNING...30 3.6 ÖVRIG INRAPPORTERING I HERMES...33 3.6.1 Avgiftsfinansierad verksamhet...33 3.6.2 Särskild information...33 3.6.3 Ekonomiadministrativt värde (EA-värde)...33 4 AVSTÄMNING AV UTFALLET MELLAN AGRESSO OCH HERMES...33 5 FINANSIERINGSANALYS...35 5.1 DATABAS TILL FINANSIERINGSANALYSEN...35 5.2 SKAPA FINANSIERINGSANALYSEN...37 6 MÅNADSAVSTÄMNINGSFIL...38

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 2(47) 6.1 RUTIN FÖR ATT TA FRAM MÅNADSAVSTÄMNINGSFIL...39 6.2 FLIKAR I MÅNADSAVSTÄMNINGSMALLEN...40 7 AVRÄKNING MED STATSVERKET...42 7.1 AVSTÄMNINGSMALL FÖR AVRÄKNING MED STATSVERKET...43 BILAGOR...47 8 DOKUMENTJUSTERING...47

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 3(47) 1 Periodavslut Dokumentet beskriver de rutiner som utförs på koncernnivå av PAC i samband med periodavslut. En tidplan Agresso Stängning av perioder 20XX finns på Intrapolis under sökvägen Arbetsstöd & Regelverk/Sök dokument/handböcker-lathundar-checklistor/gemensamma/ Handböcker. Av tidplanen framgår stängningsdatum för respektive period. Koncernrapporteringen (ombokningsrapporter i elimineringsföretaget samt sändning till Hermes) görs dagen efter att polismyndigheterna m.fl. stängt perioden. Vid bokslut finns en särskild tidplan med aktuella stängningsdatum. Månadsavstämningsfilen och finansieringsanalysen behöver ej stämmas av samma dag som perioden stänger i elimineringsföretaget, men detta bör göras i nära anslutning till periodavslutet. Rutinerna i detta dokument utförs varje månad med undantag av realekonomisk fördelning och avstämning av betalningar i Hermes som ska göras kvartalsvis. Det finns en checklista för de moment som ska göras vid periodavslut (se bilaga). Checklistan fylls i digitalt efter att de olika momenten utförts. Väsentliga differenser i t.ex. anslagsutfallet, som upptäcks vid avstämningar som görs innan perioden stänger, bör rättas innan periodavslut. Övriga differenser som upptäcks ska utredas och rättas i nästkommande period. Ombokningar på koncernnivå görs i företag 98 (elimineringsföretaget) i Agresso. Rapporter för hela koncernen tas fram i företag 99 (koncernföretaget) i Agresso. Rapporterna i företag 99 läser informationen i redovisningsenheternas företag och sammanställer informationen i rapporter som kan tas ut på papper eller skrivas till filer. I företag 99 görs inga bokföringar. I sammanställningar som görs av anslagsutfallet ingår utfallet i elimineringsföretaget (företag 98) och finansföretaget (företag 30) i redovisningen för RPS. På myndighetsnivå sker kontering på begreppet konto. Rapporter i koncernföretaget söker på olika saldotabeller där t.ex. saldotabell KONTO2 söker på begreppet konto medan saldotabell KONCRAPP söker på begreppet koncernkonto. Koncernkonto överensstämmer i de flesta fall med konto, men det finns undantag där flera konton kan ingå i ett och samma koncernkonto. Kopplingarna framgår av relationer i Agresso mellan begreppen KONCKTO och KONTO. Dokumenterade avstämningar sparas enligt följande: - Underlag för sändning till Hermes inkl. rapporter sparas i Hermespärmen. - Beräkningar för avgiftsfinansierad verksamhet sparas digitalt under G:\PAC\EA\Koncern\ Avgifter.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 4(47) - Finansieringsanalysen sparas digitalt under J:\Controller\EKB\KONCERN\ Finansieringsanalys. Eftersom filen skrivs över efter varje periodavslut bör sammanställningssidan, som visar differenser per polismyndighet m.fl., skrivas ut och sparas i pärmen Finansieringsanalys. - Avräkning med statsverket sparas digitalt under J:\Controller\EKB\KONCERN\Avräkning med Statsverket\Avstämningar\ÅÅÅÅ. - Månadsavstämningsfilen sparas digitalt under G:\PAC\EA\Avstämningar\Månadsrutiner\ Koncern\SPAKONC\Månavst ÅÅÅÅMM. - Checklistan sparas digitalt under G:\PAC\EA\Avstämningar\Månadsrutiner\Koncern\ SPAKONC\Checklista, periodavslut koncernredovisning ÅÅÅÅMM. För arkivering och gallring av räkenskapsmaterial hänvisas till dokumentet Gallringsföreskrifter som finns under G:PAC\EA\Rutinbeskrivning\Dokumenthantering. För attester hänvisas till attestförteckning vid PAC. 2 Avstämningar och bokföringar innan sändning till Hermes Avstämningar och bokföringar som ska göras innan sändning till Hermes är följande: 1. Kontrollera att alla polismyndigheter m.fl. stängt perioden i Agresso. 2. Beräkna och bokför månadens utfall för avgiftsfinansierad verksamhet i Agressoföretaget 98. 3. Gör en avstämning av rapporterna Avstämning anslagsavräkning, koncern och Avstämning automatkonteringar, koncern. Rapporterna tas ut från Agressoföretaget 99. 4. Bokför tre ombokningsrapporter i Agressoföretaget 98: - Inomstatliga motparter - Koncerninterna motparter - Ombokning i kontoklass 7 5. Stäng perioden i företag 98 och öppna nästkommande period. 6. Kontrollera utfallet i saldotabellerna i Agresso. Inga differenser ska finnas. 7. Skapa utfallsfil till Hermes. 8. Skapa fil till Transaktionsdatabasen i Hermes. Detaljerade rutinbeskrivningar för de olika stegen finns i egna avsnitt, se nedan. 2.1 Kontrollera att alla polismyndigheter m.fl. stängt perioden i Agresso När all bokföring avseende perioden är klar, ska perioden stängas för samtliga polismyndigheter m.fl.. Perioden stängs av respektive profil 1:a vid PAC. Observera att elimineringsföretaget (företag 98 i Agresso) ska ha perioden öppen eftersom bokningar görs där i samband med periodavslut.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 5(47) 2.1.1 Rutin Kontroll av att företagen stängt perioden görs i koncernföretaget (företag 99 i Agresso). Rutin: Egen meny/avstämningsrapporter/fråga periodstatus/perioder ÅÅÅÅ (aktuellt år). Sökresultatet visar vilka perioder som är öppna för polismyndigheterna m.fl. De perioder som är öppna visas med N i statusfältet. Stängda perioder har status C. Kontakta de profil 1:or vid PAC som ännu inte stängt perioden. Skriv ut rapporten och spara i Hermespärmen (fliken avstämning av redovisning i Agresso). 2.2 Bokföring av avgiftsfinansierad verksamhet Vid delårsrapporten och årsbokslutet beräknar respektive polismyndighet m.fl. resultatet av den avgiftsfinansierade verksamheten. Detta kompletteras med OH-kostnader och en sammanställning görs för hela Polisen. Den avgiftsfinansierade verksamheten, där intäkterna får disponeras, bokförs på koncernnivå i elimineringsföretaget. Avgifter där intäkterna får disponeras framgår av regleringsbrevet och avser stämningsmannadelgivning, passhantering, nationella ID-kort, uppdragsverksamhet inom Statens Kriminaltekniska laboratorium, tjänsteexport, utbildning av ordningsvakter samt kontroll av väktarhundar. Under löpande år bokförs avgifterna i samband med periodstängning i elimineringsföretaget. Intäkterna och kostnaderna bokförs varje månad i kontoklass 9 där en omföring görs mellan finansieringskoderna 401 (avgiftsfinansierad verksamhet) och 301 (Polisanslaget). I bokföringsordern ska kostnaderna för avgiftsfinansierad verksamhet belasta finansieringskod 401, dvs. bokföras i debet. Kostnaderna har tidigare belastats anslaget och ska krediteras finansieringskod 301. Intäkterna som avser avgiftsfinansierad verksamhet ska bokföras med finansieringskod 401 i kredit. Intäkterna har löpande tillgodogjorts anslaget och ska bokföras med finansieringskod 301 i debet. 2.2.1 Underlag för att bokföra kostnader Som underlag för att bokföra kostnaderna används den sammanställning som gjordes på S- kodsnivå vid senaste bokslutet. I januari maj bokförs 1/12 av kostnaderna i det senaste årsbokslutet, medan i juli-november bokförs 1/6 av kostnaderna i det senaste delårsbokslutet (i juni och december bokförs avgifterna endast enligt sammanställningen i delårsrapporten respektive årsbokslutet). Efter varje bokslut ska den senaste sammanställningen sparas ned under sökvägen G:\PAC\EA\Koncern\Avgifter\ÅÅÅÅ. De kostnader som ska bokföras på respektive S-kod är i januari-maj 1/12-del av årsbokslutets totala kostnader per S-kod, i juli-november bokförs 1/6-del

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 6(47) av delårsrapportens totala kostnader per S-kod. Observera att beloppen i underlaget är i tkr men ska bokföras i kr. Exempel på sammanställning från bokslut: Bokning av kostnader avseende vissa avgifter baserat på utfall ÅÅÅÅ-12-31. Belopp i tkr. Avgiftsslag Belopp enligt beräkning Personalkostnader S KOD 4111 4121 4122 4131 4132 5011 5355 5911 6911 Lön Arbets- SPÅ Kåpan Lokal Övrig Räntoning Avskrivgivaravgifter och IÅP förbrukning Löneskatt på Kåpan och IÅP 1 Totalt enligt beräkning 1/12 -del Delgivning 76 726 51 945 16 321 5 577 2 319 564 8 769 8 883 42 2 221 96 642 8 054 Pass 123 561 83 653 26 284 8 981 3 735 908 15 490 216 575 80 3 963 359 669 29 972 ID kort 15 643 10 591 3 328 1 137 473 115 1 976 26 436 10 507 44 572 3 714 Utbildn Ordn vakter Kontroll v hundar 9 063 6 136 1 928 659 274 67 1 240 1 394 6 294 11 996 1 000 434 294 92 32 13 3 54 52 0 14 554 46 Tjänsteexport 5 044 3 415 1 073 367 152 37 127 20 623 0 25 794 2 150 Uppdrag SKL 1 134 768 241 82 34 8 281 882 5 135 2 437 203 231 605 156 801 49 267 16 834 7 001 1 701 27 938 274 845 142 7 134 541 664 45 139 1/12 -del per S-kod 19 300 13 067 4 106 1 403 583 142 2 328 22 904 12 595 45 139 Exempel: Beloppet på respektive S-kod bokförs på motsvarande konto i kontoklass 9, se översättningstabell nedan i avsnitt 2.2.4. Exempel: Utfallet på S-kod 4111 (13 067 tkr) ska bokföras på konto 914111 (13 067 000 kr). 2.2.2 Underlag för att bokföra intäkter Intäkterna bokförs löpande enligt utfallet i Agresso för respektive månad. En rapport finns i företag 99 i Agresso som söker fram utfallet för intäkter. I sökvillkoren anges för vilken period utsökningen ska avse (en pop-up ruta kommer upp i Agresso när utsökningen gjorts). Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell/avgifter i elimineringsföretaget

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 7(47) Resultatet kopieras till excel där summering görs på kontonivå (delsummor eller filter kan användas), alternativt kan utfallet i Agresso sparas via rutinen Arkiv/Spara som, och en bokföringsorder upprättas enligt utfallet per avgiftskonto med omföring från finansieringskod 301 till 401 på konton i kontoklass 9 enligt översättningstabellen nedan i avsnitt 2.2.4. Egna konton finns för varje avgift förutom för SKL: s uppdragsverksamhet. SKL: s uppgifter fås fram via verksamhetskod SE103, exkl. koncerninterna intäkter som har motpart 9xx. Om dessa intäkter ingår i något annat avgiftskonto, där intäkterna får behållas, ska dessa räknas bort för att de inte ska komma med dubbelt. 2.2.3 Bokföringsorder Underlaget för kostnaderna och intäkterna sparas under sökvägen G:\PAC\EA\ Koncern\Avgifter\ÅÅÅÅ. Nytt underlag för kostnaderna upprättas efter bokslut och sparas i avgiftsmappen för respektive år medan underlaget för intäkterna sparas varje månad. Filen med kostnader benämns Månadsvisa kostnader jan-maj ÅÅÅÅ/Månadsvisa kostnader juli nov ÅÅÅÅ. Filen med intäkter benämns Avgifter ÅÅÅÅMM_RR. Skriv ut dokumenten för kostnaderna (aktuellt halvår) och intäkterna (månadens intäkter) och bifoga dessa bakom bokföringsordern som upprättas. En tom bokföringsorder med konton för avgiftsomföringen finns under sökvägen G:\PAC\EA\Koncern\Avgifter\Bokföringsorder. Aktuella belopp för perioden skrivs in i verifikationen. Verifikationstext och bokföringsmånad skrivs in i de gula fälten, övriga rader och sidor innehåller formler som kopierar samma text. Bokföringsordern kan även registreras via en filinläsning. En separat rutinbeskrivning finns framtagen för filinläsning, se processgemensamma rutiner. Registrera verifikationen i huvudboken i elimineringsföretaget 98 (endast en verifikationsserie finns och registreringsbilden kommer upp med automatik). Den attesterade verifikationen sparas i elimineringsföretagets verifikationspärm. Underlagen för beräkning av intäkterna och kostnaderna ska bifogas verifikationen. 2.2.4 Översättningstabell för konton i kontoklass 9 Konton i kontoklass 9 är: Konto Benämning S-kod Belopp 914111 Lön S4111 Kostnader enligt avgiftsenkät 914121 Arbetsgivaravgifter S4121 Kostnader enligt avgiftsenkät 914122 SPÅ-avgift S4122 Kostnader enligt avgiftsenkät 914131 Avgift till Kåpan S4131 Kostnader enligt avgiftsenkät 914132 Löneskatt Kåpan IÅP S4132 Kostnader enligt avgiftsenkät 915011 Lokalkostnader S5011 Kostnader enligt avgiftsenkät

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 8(47) 915355 Övriga kostnader S5355 Kostnader enligt avgiftsenkät 915911 Räntor S5911 Kostnader enligt avgiftsenkät 916911 Avskrivningar S6911 Kostnader enligt avgiftsenkät 923111 Delgivning S3111 Konto 32101 923112 Pass S3112 Konto 32301 923113 ID-kort S3112 Konto 32302 923141 Tjänsteexport S3141 Konto 33701, 33791 923172 SKL S3172 Kontoklass 3, Vhkod SE103 (exkl. koncerninterna motparter) 923173 Ordningsvakter S3172 Konto 33901 923174 Kontroll väktarhundar S3172 Konto 33921 2.3 Ta ut avstämningsrapporter från Agresso Innan perioden stängs ska avstämning göras av två rapporter som finns i koncernföretaget (företag 99 i Agresso). Rutin: Egen meny/avstämningsrapporter/avstämning anslagsavräkning, koncern I rapportbeställningen anges: From period: ÅÅÅÅ00 (Å = aktuellt år, 00 = IB period) Tom period: ÅÅÅÅMM (MM = månad för periodavslut) Rapporten stämmer av att alla transaktioner som är bokade med en finansieringskod för anslag även finns på ett 17-konto för aktuellt anslag, d.v.s. att aktuell anslagstrigger har genererats. Fel kan uppstå om automatkonteringen hamnar på felkonto eller inte alls genererats. Kontrollera differenser som visas i kolumnen ackumulerad differens. Rutin: Egen meny/avstämningsrapporter/avstämning automatkontering, koncern I rapportbeställningen anges: From period: ÅÅÅÅ00 (Å = aktuellt år, 00 = IB period) Tom period: ÅÅÅÅMM (MM = månad för periodavslut) Rapporten stämmer av att automatkonteringar för 19-konton, 567-konton, 7-konton, bidragstriggrar och anslagstriggrar har genererats på rätt sätt. Om det finns en differens kan det bero antingen på att en trigger har gått delvis fel eller att en trigger inte har genererats. Kontrollera differenser som visas i kolumnen ackumulerad differens.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 9(47) Rapporten Avstämning automatkontering, koncern visar även differenser som inte behöver åtgärdas p.g.a. att redovisningen är korrekt. Differensen ska ändå kontrolleras för att konstatera att beloppet är rätt. Differenserna ska i dessa fall antingen bero på att rapportdefinitionen är felaktig eller att specifika redovisningsprinciper tillämpas (exempelvis bokföring av semesterlöneskuld intjänad t.o.m. 2008-12-31 där förändringen bokförs debet 3011/kredit 1781 samt värdeökningen av denna som bokförs debet 17510/kredit 1781). Differenser som förekommer i nuvarande rapport (exkl. specifika redovisningsprinciper) är: Utfallskolumner 1743-1746, 1751-1752 mot 3011/3012/2012 567x mot 566x Fikod 301-349 mot 3011/3012/2012 1932/34/62/64/72/74/82/84 mot 1910 Förklaring till differens Saldo på konto 2012 visas som en differens. (Kontrollera utfallet på konto 2012 i Fråga saldotabell i Agresso). Utfallet på konto 567x i företagen 01-30 elimineras i företag 98. Differensen ska utgöras av det belopp som eliminerats. (Kontrollera utfallet på konto 567x i Fråga saldotabell i Agresso och gör delsummor per ftg. Saldot på ftg 98 ska vara lika med differensen). Saldo på konto 2012 visas som en differens. (Kontrollera utfallet på konto 2012 i Fråga saldotabell i Agresso). Ingående balans på konto 1910 visas som en differens. (Kontrollera utfallet på konto 1910 i Fråga saldotabell i Agresso, ange IB-period ÅÅÅÅ00). Differenser som visas i rapporterna (i kolumnen ackumulerad differens) ska utredas och noteras på rapporten. Om väsentliga fel förekommer i t ex anslagsutfallet bör det övervägas om perioden ska öppnas och rättning göras för den polismyndighet m.fl. där felet finns innan rapportering görs till Hermes. Vad som är väsentligt måste bedömas från fall till fall. Rapporterna sparas i Hermespärmen för aktuell månad (fliken avstämning automatkontering + anslagsavräkning Agresso). 2.4 Ombokningsrapporter i elimineringsföretaget Ombokningar görs i elimineringsföretaget för inomstatliga motparter i kontoklass 3-7, koncerninterna motparter i kontoklass 3-7 samt för momspliktig verksamhet i kontoklass 7. Ombokningen genererar huvudbokstransaktioner i kontoklass 9.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 10(47) 2.4.1 Inomstatliga motparter Inomstatliga motparter konteras löpande med motpart 1xxx. I kontoklass 3-7 bokförs inom- och utomstatliga transaktioner på gemensamma konton som är kopplade till utomstatliga S-koder. Innan en inrapportering görs till Hermes måste en ombokning göras till inomstatliga konton. Detta görs i elimineringsföretaget i kontoklass 9 där de inomstatliga transaktionerna bokas om till konton som är kopplade till inomstatliga S-koder. Saldon bokförs till kontoklass 98 (inomstatliga intäkter och kostnader) och från kontoklass 93 (intäkter), 94 (personalkostnader), 95 (lokaler, övriga driftkostnader och finansiella kostnader) och 97 (uppbörd). Ombokningen görs genom att köra en rapport i Agresso som sedan läses in i elimineringsföretaget 98 i Agresso. Rapporten söker igenom samtliga företag på kontoobjekten Konto, Fikod och Motpart. Urvalet är koncernkonton enligt en särskild lista (se bilaga, översättningstabell) med motpart 1xxx. Av översättningstabellen framgår det vilka koncernkonton i kontoklass 3-7 som är kopplade till de olika kontona i kontoklass 98. Samma konton med prefix 9 används i elimineringsföretaget, motbokning sker på motsvarande konto där S-koden är inomstatlig. I fältet för Org.enhet visas den ursprungliga företagskoden i Agresso (där transaktionen ursprungligen bokförts) och i fältet Anl visas ursprungskontot (det konto som transaktionen ursprungligen bokförts på). Ursprungskontot som visas i fältet Anl är ett begrepp i Agresso som benämns MPKONTO. Exempel på ursprungstransaktion i företag 01: D/K Konto Org Anl Mp Fikod Belopp S-kod D 5011 XX 1059 301 1 000 S5011 K 2581 XX 1059 1 000 S2581 Exempel på ombokning i företag 98: D/K Konto Org Anl Mp Fikod Belopp S-kod K 95011 01 5011 1059 301 1 000 S5011 D 98021 01 5011 1059 301 1 000 S5021 2.4.1.1 Rutin Ombokningsrapporten för inomstatliga transaktioner finns i företag 98 i Agresso. Rutin: Egen meny/avstämningsrapporter/ombokning skoder statliga

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 11(47) Rapporten tas ut för angiven period. Rapporten startar automatiskt GL07 Import från försystem (inläsning i huvudboken). (Om endast en testkörning ska köras, ta bort krysset i Bokför GL07.) Skriv ut rapporten GL07 och sätt in den i elimineringsföretagets verifikationspärm (rapporten har rubriken inläsning av utrangerade/försålda anläggningar). 2.4.1.2 Rättning av fel Om rapporten innehåller fel läses den inte in i huvudboken och rättning ska göras under Underhåll av försystemtransaktioner. Om rapporten innehåller fel tilldelas inget verifikationsnummer i rapporten. De rader där det förekommer felaktigheter markeras med *****. Rutin: Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemtransaktioner/underhåll av försystemtransaktioner Sök fram Buntnummer 98SKODST samt ange försystem BI. Rättning görs på olika sätt beroende på vad felet är, exempelvis kan det vara att något begreppsvärde (konto, MPKONTO) inte är upplagt. Konton läggs upp i elimineringsföretaget under sökvägen Agresso Gemensam/Kodplan/Kontoplan. Om ett annat begreppsvärde saknas ska den saknade koden läggas upp i elimineringsföretaget under sökvägen Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/begreppsvärden. Läs in filen igen efter att rättningen är gjord och skriv ut verifikationen. Rutin: Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemtransaktioner/inläsning av försystemtransaktioner.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 12(47) Fyll i parametrarna: Filnamn: - (blankt) Försystem: Batch Input Buntnummer: 98SKODST Period: ÅÅÅÅMM Bokför: X (kryss) Ver. nummer tilldelas: X (kryss) Filformat: 50GL 2.4.1.3 Avstämning När huvudboken har uppdaterats bör en kontroll göras av bokningen i koncernföretaget 99. En avstämning bör göras även om det inte blivit en fellista vid inläsningen. Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell/hermes, kontroll av inomstatlig ombokning. Rapporten söker på inomstatliga transaktioner i resultaträkningen. Utfallen kan sökas fram för helåret (utfall från årets början) alternativt för aktuell period (sökvillkor). När ombokningsrapporten är körd i elimineringsföretaget ska kontroll göras av att periodens utfall i kontoklass 3-7 har omförts i ombokningsrapporten i kontoklass 9. Se exempel nedan där utfall på konto 31101 bokats bort från konto 931101 med motsatt tecken. Avstämning kan göras på kontonivå men det är även möjligt att göra avstämning på motpartsnivå för respektive konto. Skriv ut rapporten och jämför utfallet i kontoklass 3-7 mot utfallet i kontoklass 93-97 (alternativt kan avstämning göras i excel). Avstämningen sparas i Hermespärmen (fliken Avstämning av redovisning i Agresso).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 13(47) Exempel: Om det förekommer fel ska dessa rättas med bokföringsorder innan perioden stängs. Om felet beror på att konton saknas ska dessa läggas upp först. Meddela även systemadministrationen vid PAC (som kontaktar Agressokonsult) att konton ska läggas upp i ombokningsrapporten och anteckna ändringarna som görs i dokumentet Översättningstabell, ombokningar i elimineringsföretaget.xls (se bilaga). Några undantag finns där inomstatligt utfall inte ombokas: - bidragskonton i kontoklass 35-37. I kontoklass 35 ska endast bidrag mot andra statliga myndigheter bokföras och kontona är kopplade till inomstatliga S-koder. I kontoklass 36-37 kan det finnas inomstatligt utfall på periodiseringskonton (periodisering har skett via kostnadskonto till externa pro-

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 14(47) jekt) men detta ska inte omklassificeras. Om det finns inomstatligt utfall på dessa konton så är det rätt och ingen åtgärd behöver göras. - kontoklass 381, ränteintäkter hos Riksgälden. På dessa konton ska endast transaktioner med Riksgälden bokföras och kontona är kopplade till inomstatliga S-koder. - utfall i kontoklasserna 40-46. Det finns inga separata inomstatliga S-koder för dessa kostnader. - konto 4982 och 4987, avgift till Arbetsgivarverket. På kontot ska endast transaktioner med Arbetsgivarverket bokföras och kontona är kopplade till inomstatlig S-kod. - konton för skatter i kontoklass 5112x, konto 5122, 5132 och 5421. Kontona är kopplade till S- kod för skatter och ska inte motpartsavstämmas. - konto 5411 och 5412, offentligrättsliga avgifter, som är kopplad till inomstatlig S-kod. - kontoklass 591, räntekostnader hos Riksgälden. På dessa konton ska endast transaktioner med Riksgälden bokföras och kontona är kopplade till inomstatliga S-koder. - kontoklass 672x och 673x, som inte ingår i motpartsavstämningen. - konto 7711, lämnade bidrag. Kontot är kopplat till inomstatlig S-kod. 2.4.2 Koncerninterna motparter Koncerninterna motparter konteras löpande med motpart 9xx. I kontoklass 3-7 bokförs koncerninterna och externa transaktioner på gemensamma konton som är kopplade till utomstatliga S-koder. Innan en inrapportering görs till Hermes måste en eliminering göras av koncerninterna transaktioner. Detta görs i elimineringsföretaget där de koncerninterna transaktionerna bokas bort från de ursprungliga kontona till konto 5871, Koncerneliminering preliminär. Saldo på konto 5871 motsvarar differensen mellan koncerninterna intäkter och kostnader. Konto 5871 har kopplats mot S-kod 8888 (rapporteringsdifferens) för att markera att det finns en icke nollställd differens. (Vid bokslut bokas, efter avstämning, ett eventuellt saldo på konto 5871 till konto 5872, Koncerneliminering slutlig. Konto 5872 är kopplad till S-kod 5355.) Ombokningen görs genom att köra en rapport i Agresso som sedan läses in i elimineringsföretaget 98 i Agresso. Rapporten söker igenom samtliga företag på kontoobjekten Konto, Fikod och Motpart. Urvalet är resultatkonton i kontoklasserna 3, 4, 5 och 6 bokförda med motpart 9xx. Samma konton används i elimineringsföretaget, motbokning sker på konto 5871. I fältet för Org.enhet visas den ursprungliga företagskoden i Agresso (där transaktionen ursprungligen bokförts) och i fältet Anl visas ursprungskontot (det konto som transaktionen ursprungligen bokförts på). Ursprungskontot som visas i fältet Anl är ett begrepp i Agresso som benämns MPKONTO.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 15(47) Exempel på ursprungstransaktioner i företag 01: D/K Konto Org Anl Mp Fikod Belopp S-kod D 5011 XX 902 301 1 000 S5011 K 2550 XX 902 1 000 S15309 K 34902 XX 926 301 5 000 S3182 D 1520 XX 926 5 000 S15308 Exempel på ombokning i företag 98: D/K Konto Org Anl Mp Fikod Belopp S-kod K 5011 01 5011 902 301 1 000 S5011 D 5871 01 5011 902 301 1 000 S8888 D 34902 01 34902 926 301 5 000 S3182 K 5871 01 34902 926 301 5 000 S8888 2.4.2.1 Rutin Ombokningsrapporten för koncerninterna transaktioner finns i företag 98 i Agresso. Rutin: Egen meny/avstämningsrapporter/ombokning skoder koncerninterna Rapporten tas ut för angiven period. Rapporten startar automatiskt GL07 Import från försystem (inläsning i huvudboken). (Om endast en testkörning ska köras, ta bort krysset i Bokför GL07.) Skriv ut rapporten GL07 och sätt in den i elimineringsföretagets verifikationspärm (rapporten har rubriken inläsning av utrangerade/försålda anläggningar).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 16(47) 2.4.2.2 Rättning av fel Om rapporten innehåller fel läses den inte in i huvudboken och rättning ska göras under Underhåll av försystemtransaktioner. Om rapporten innehåller fel tilldelas inget verifikationsnummer i rapporten. De rader där det förekommer felaktigheter markeras med *****. Rutin: Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemtransaktioner/underhåll av försystemtransaktioner Sök fram Buntnummer 98SKODKI samt ange försystem BI. Rättning görs på olika sätt beroende på vad felet är, exempelvis kan det vara att något begreppsvärde inte är upplagt. Läs in filen igen efter att rättningen är gjord och skriv ut verifikationen. Rutin: Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemtransaktioner/inläsning av försystemtransaktioner. Fyll i parametrarna: Filnamn: - (blankt) Försystem: Batch Input Buntnummer: 98SKODKI Period: ÅÅÅÅMM Bokför: X (kryss) Ver. nummer tilldelas: X (kryss) Filformat: 50GL 2.4.2.3 Avstämning När huvudboken har uppdaterats bör en kontroll göras av bokningen. Detta görs i koncernföretaget 99. En avstämning bör göras även om det inte blivit en fellista vid inläsningen. Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell/hermes, kontroll av koncernintern ombokning. Rapporten söker på koncerninterna transaktioner i kontoklass 3-8. Utfallen kan sökas fram för helåret (utfall från årets början) alternativt för aktuell period (sökvillkor).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 17(47) När ombokningsrapporten är körd i elimineringsföretaget ska koncerninternt utfall inte finnas med på kontona med undantag för: - periodiseringskonton för bidrag (koncerninternt utfall som periodiseras hos mottagande myndighet och som ingår i ett externt projekt). Konton där det kan finnas koncerninternt utfall som inte elimineras är 33791, 3519, 3549, 3619, 3629, 3639, 3649, 3659, 3719, 3729, 3739, 3749, 3759, 3769. - konto 5871 (skillnaden mellan koncerninterna intäkter och kostnader på koncernnivå, inget utfall ska finnas på kontot vid boksluten) Om det förekommer fel ska dessa rättas med bokföringsorder innan perioden stängs. Avstämningen sparas i Hermespärmen (fliken Avstämning av redovisning i Agresso). 2.4.3 Ombokning i kontoklass 7 Momspliktiga och icke momspliktiga intäkter i kontoklass 7 bokförs löpande på samma konton. Innan en inrapportering görs till Hermes måste en ombokning göras av momspliktiga transaktioner i kontoklass 7. Detta görs i elimineringsföretaget i kontoklass 9 där momspliktiga transaktioner bokas om till konton som är kopplade till andra S-koder. Saldon bokförs mellan konton i kontoklass 97 (intäkter, uppbörd). I bilaga finns en översättningstabell där det framgår vilka konton som har lagts upp i kontoklass 97 samt vilka S-koder de har. Ombokningen görs genom att köra en rapport i Agresso som sedan läses in i elimineringsföretaget 98 i Agresso. Rapporten söker igenom samtliga företag. Urvalet är kontona 70222, 70233, 70301, 70311, 70331, 70401, 70423, 70433, 70483 som är bokförda på momskod skild från momskod 0. Samma konton med prefix 9 används i elimineringsföretaget, motbokning sker på samma konto +1 (exempel: momspliktigt utfall på konto 70222 bokas om till konto 70223) i kontoklass 9.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 18(47) I fältet för Org.enhet visas den ursprungliga företagskoden i Agresso (där transaktionen ursprungligen bokförts) och i fältet Anl visas ursprungskontot (det konto som transaktionen ursprungligen bokförts på). Ursprungskontot som visas i fältet Anl är ett begrepp i Agresso som benämns MPKONTO. Exempel på ursprungstransaktioner i företag 12: D/K Konto Org Anl Mp MK Belopp S-kod K 70311 XX 800 25 1 000 S7012 Exempel på ombokning i företag 98: D/K Konto Org Anl Mp MK Belopp S-kod D 970311 12 70311 800 0 1 000 S7012 K 970312 12 70311 800 0 1 000 S7022 2.4.3.1 Rutin Ombokningsrapporten för momspliktiga intäkter i kontoklass 7 finns i företag 98 i Agresso. Rutin: Egen meny/avstämningsrapporter/ombokning momspliktiga intäkter kkl 7 Rapporten tas ut för angiven period. Rapporten startar automatiskt GL07 Import från försystem (inläsning i huvudboken). (Om endast en testkörning ska köras, ta bort krysset i Bokför GL07.) Skriv ut rapporten GL07 och sätt in den i elimineringsföretagets verifikationspärm. (rapporten har rubriken inläsning av utrangerade/försålda anläggningar).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 19(47) 2.4.3.2 Rättning av fel Om rapporten innehåller fel läses den inte in i huvudboken och rättning ska göras under Underhåll av försystemtransaktioner. Om rapporten innehåller fel tilldelas inget verifikationsnummer i rapporten. De rader där det förekommer felaktigheter markeras med *****. Rutin: Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemtransaktioner/underhåll av försystemtransaktioner Sök fram Buntnummer 98SKOD7 samt ange försystem BI. Rättning görs på olika sätt beroende på vad felet är, exempelvis kan det vara att något begreppsvärde inte är upplagt. Läs in filen igen efter att rättningen är gjord och skriv ut verifikationen. Rutin: Agresso Ekonomi/Import från försystem/försystemtransaktioner/inläsning av försystemtransaktioner. Fyll i parametrarna: Filnamn: - (blankt) Försystem: Batch Input Buntnummer: 98SKOD7 Period: ÅÅÅÅMM Bokför: X (kryss) Ver. nummer tilldelas: X (kryss) Filformat: 50GL 2.4.3.3 Avstämning När huvudboken har uppdaterats bör en kontroll göras av bokningen. Detta görs i koncernföretaget 99. En avstämning bör göras även om det inte blivit en fellista vid inläsningen. Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga verifikation/hermes, kontroll av ombokning i kkl 7. Rapporten söker på utfall i kontoklass 7 med momskoder som delsummor. Utfallet sökes fram för aktuell period (sökvillkor). När utfallet visas, tryck på vänsterpilen i Agresso: s meny så att endast delsummorna visas.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 20(47) När ombokningsrapporten är körd i elimineringsföretaget ska kontroll göras av att periodens utfall på kontona 70222, 70233, 70301, 70311, 70331, 70401, 70423, 70433, 70483 som har utfall på annan momskod än noll har omförts i ombokningsrapporten. Agressorapporten stäms av manuellt mot verifikationen. Vid avstämningen utgå från Agressorapporten Hermes, kontroll av ombokning i kkl 7 och stäm av utfallet per konto mot summerade belopp i GL07 rapporten (rapporten som bokför transaktionerna i Agresso). Om det förekommer fel ska dessa rättas med bokföringsorder innan perioden stängs. Avstämningen sparas i Hermespärmen (fliken Avstämning av redovisning i Agresso). 2.5 Stänga perioden och öppna nästkommande period När alla bokföringar är gjorda i elimineringsföretaget 98 ska registreringsperioden stängas och nästkommande period i Agresso öppnas. Rutin: Agresso Gemensam/Fasta register/perioder Typ: välj räkenskapsperiod och välj GL

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 21(47) År: välj aktuellt år Tabulera och tryck på sök. Status för aktuell period ändras till C (stängd), tabulera Status för ny period ändras till N (normal), tabulera Spara ändringen med F12 Rutin: Agresso Gemensam/Fasta register/företagsuppgifter Välj fliken Setup Aktuell period ändras till ny period, tabulera Spara ändringen med F12. 2.6 Kontroll av saldotabeller innan sändning till Hermes Innan utfallet skickas till Hermes ska en kontroll ske av att saldotabellen HERMES har uppdaterats. Rapportbeställningen görs i företag 99 i Agresso. 2.6.1 Kontrollrapport Hermes Rutin: Egen meny/riksredovisning/kontrollrapport Hermes I rapportbeställningen anges: From period: ÅÅÅÅ00 (Å = aktuellt år, 00 = IB period) Tom period: ÅÅÅÅMM (MM = den månad som avstäms) From företag: 01 (förvald) Tom företag: 99 (förvald)

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 22(47) När rapporten är klar skriv ut denna och kontrollera att inga differenser finns mellan de olika saldotabellerna. Spara rapporten i Hermespärmen för aktuell månad (fliken avstämning av redovisning i Agresso). 2.6.2 Ominitiering av saldotabell Om det finns differenser i saldotabellerna ska dessa initieras om (ominitieringen syns i rapportkön i företag 01). Kontrollera vilken saldotabell som visar en differens och behöver initieras om. Det kan även förekomma att bokföring skett på budgetkonton, vilket inte alltid kan åtgärdas med en ominitiering (ett förslag på att hitta utfall på budgetkonton är att i Fråga saldotabell i Agresso söka på begreppen konto, företag och belopp. Gör en delsumma för konto och se om det finns utfall på 2-3 siffriga konton. Företagsnumret visar i vilket Agressoföretag differensen finns. Gå in i det Agressoföretaget och sök på konto i Fråga verifikation). I sådana fall behöver bokföringen rättas på polismyndigheten m.fl. innan en ominitiering resulterar i att saldotabellerna inte visar någon differens. Rutin: Systemadministration/Systemunderhåll/Saldotabeller/Initiering av saldotabell I Agresso har Systemadministrationen företagssymbolen: Följande parametrar ifylls vid initieringen: Saldotabell: HERMES (kan även förekomma differenser i KONTO2 och UPPFOLJ) Från period: ÅÅÅÅMM (aktuell period) Till period: ÅÅÅÅMM (aktuell period) Huvudbok J/N: X (kryss)

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 23(47) När saldotabellen är initierad gör om rapportbeställningen Kontrollrapport HERMES. Kontrollera att inga differenser finns mellan saldotabellerna. 2.7 Skapa utfallsfil till Hermes En utfallsfil till Hermes skapas efter varje periodavslut i företag 99 i Agresso. Rutin: Egen meny/riksredovisning/riksredovisning Hermes I rapportbeställningen anges: Företag: 99 (förvald) Från period: ÅÅÅÅ00 (Å = aktuellt år, 00 = IB period) Till period: ÅÅÅÅXX (Å = aktuellt år, XX = aktuell period) Saldotabell: HERMES När rapporten är klar skriv ut denna och kontrollera att debetposterna och kreditposterna är lika stora. Spara rapporten i Hermespärmen för aktuell månad (fliken konverteringsrapport och kvitto Hermes). Rapporten skapar en fil som sparas automatiskt under sökvägen K:\Efact\ Ekonomisystem\Export\ #(Myndighet)1104#(Delmyndighet)0000#(Periodkod) ÅÅÅÅMMa#. txt Periodbenämningen är under löpande år ÅÅÅÅMMa, medan det vid bokslut förekommer fler periodbenämningar (t ex vid årsbokslut används perioderna 20XX12a, 20XX12c m.fl.). Av inrapporteringskalendarium för Hermes, som publiceras under www.esv.se, framgår det vilken period som

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 24(47) gäller i Hermes vid olika tidpunkter. Systemet genererar dock alltid en rapport för perioden ÅÅÅ- ÅMMa, vilket innebär att om flera filer ska skickas under en och samma period bör de filer som tidigare framställts benämnas med prefix _1, _2 osv. så att de inte skrivs över i K-mappen. Innan en fil skickas i perioden ÅÅÅÅMMc måste filnamnet för den fil som framställts ändras så att den har denna period i filnamnet. Kopiera filen till ett USB-minne och rapportera månadsutfallet till Hermes. 2.8 Skapa en fil till Transaktionsdatabasen i Hermes Transaktionsdatabasen (TDB) är en inköpsdatabas på transaktionsnivå för staten. TDB innehåller information om vilka leverantörer staten har handlat av och för hur mycket under en vald period. Informationen ger inköpare, ekonomiansvariga och internrevisorer möjlighet att analysera och jämföra inköp. Systemet skapar förutsättningar för effektivare inköp, ökad intern och extern kontroll samt samarbete över myndighetsgränser. För de stora statliga myndigheter som sluter ramavtal kan man ta fram statistik över statens samlade inköp av vissa varugrupper och använda uppgifterna i upphandlingen av nya ramavtal. 2.8.1 Rutin En fil till transaktionsdatabasen skapas efter varje periodavslut i företag 99 i Agresso. Rutin: Egen meny/riksredovisning/rapportering TDB I rapportbeställningen anges: Företag från: 01 Företag till: 30 (ändra från 99 som är förvald i rapporten) Period från: ÅÅÅÅMM (den period som ska inrapporteras) Period till: ÅÅÅÅMM (den period som ska inrapporteras)

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 25(47) När rapporten är klar skriv ut denna och spara den i Hermespärmen för aktuell månad (fliken Transaktionsdatabas). Rapporten skapar en fil som sparas automatiskt under sökvägen K:\Efact\Ekonomisystem\ Export\Tdb.txt. Kopiera filen till ett USB-minne och rapportera transaktionerna till Hermes. 3 Statsredovisningssystemet Hermes Statsredovisningen är statens koncernredovisning. De myndigheter som ingår i den statliga redovisningsorganisationen och som ska rapportera till statsredovisningen framgår av Myndighetsregistret. Statsredovisningssystemet är ett webbaserat inrapporteringssystem för myndigheternas rapportering av koncerninformation. Grundtanken är att all information ska finnas i en central databas. Varje myndighet rapporterar uppgifter om anslag och inkomsttitlar på statsbudgeten samt resultat- och balansräkningsinformation med hjälp av de så kallade S-koderna. Den fil som skickas till Hermes innehåller utfall per konto, finansieringskod och motpart. I Hermes finns en konverteringstabell som omvandlar utfall per konto till utfall per S-koder. Inloggning till Hermes sker via https://hermes.esv.se alternativt ESV: s hemsida www.esv.se. ESV har publicerat en Användaranvisning för Statsredovisning i Hermes. Dokumentet finns på www.esv.se. Sökväg på ESV: s hemsida är Ämnesområden/Hermes/Statsredovisning. Kalendarium för inrapporteringstidpunkter finns på www.esv.se. Sökväg på ESV: s hemsida är Ämnesområden/Hermes. Nya konton och ändringar i befintliga konton i Agresso ska även registreras i Hermes. Sökväg i Hermes är Statsredovisning/Konverteringstabeller/S-koder. Vid årsskiften ska tabeller kopieras till nytt år. Hantering av kontoplanen beskrivs i en separat rutinbeskrivning.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 26(47) 3.1 Rapportera månadsutfallet till Hermes Månadsutfallet rapporteras i Hermes under sökvägen Statsredovisning/Utfall/Skicka utfall/sänd fil. Välj Rapporteringsperiod, hämta filen från USB-minnet och tryck slutligen på Sänd fil. Om något inte är rätt vid sändningen kommer ett felmeddelande upp, t ex Okänt konto. Detta betyder att ett konto inte är upplagt i Hermes. Kontoupplägg görs under Statsredovisning/Konverteringstabeller/Skoder. Lägg till det konto som saknas, ingen motpartstyp ska anges medan S-koden ska vara densamma som är kopplad till kontot i Agresso. När allt är upplagt tryck på spara. När kontot är upplagt skicka filen på nytt. När filen har skickats erhålls en konverteringsrapport.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 27(47) Konverteringsrapporten skrivs ut och stäms av: - Utfallet i B-avsnittet ska överensstämma med omslutningen i rapporten Riksredovisning Hermes (Agressorapport). (Rapporten finns i Hermespärmen, fliken konverteringsrapport och kvitto). - Utfallet i A-avsnittet ska överensstämma med anslagsutfallet i rapporten Avstämning anslagsavräkning, koncern (rapporten ska vara uttagen efter att alla ombokningar gjorts i elimineringsföretaget, en jämförelse ska göras mot kolumnen 17-gruppen) samt anslagsredovisningen i Hermes (rapporten tas ut senare enligt rutinbeskrivningen, se avsnitt 4). - Utfallet i I-avsnittet ska överensstämma med det som rapporterats mot inkomsttitlar i Hermes (rapporten tas ut senare enligt rutinbeskrivningen, se avsnitt 4). - Utfallet i F-avsnittet visar den differens som inte fördelats realekonomiskt. Realekonomisk fördelning görs kvartalsvis och ska efter fördelning inte visa någon differens (rutinen beskrivs längre fram, se avsnitt 3.5). Rapporten sparas i Hermespärmen för aktuell månad (fliken konverteringsrapport och kvitto).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 28(47) 3.2 Rapportera transaktionsdatabasen till Hermes Transaktionsdatabasen finns i Hermes under sökvägen TDB/Transaktionsfil. Under fliken Sänd fil välj aktuellt år. Bläddra därefter fram TDB-filen på USB-minnet och tryck på Sänd. När sändningen är klar visas en rapport Slutrapport inläsning Rikspolisstyrelsen. Kontrollera att korrekt bokföringsperiod inrapporterats samt att totalt inlästa transaktioner överensstämmer med rapporten från Agresso (det finns mindre avvikelser som man kan bortse från). Skriv ut denna och spara i Hermespärmen för aktuell månad (fliken Transaktionsdatabas). Under TDB/Transaktionsfil/Inläsningsstatistik visas inläsningsstatistik för respektive månad. Välj aktuellt år. Skriv även ut denna rapport (i liggande format, för att få med allt) och spara i Hermespärmen för aktuell månad (fliken Transaktionsdatabas).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 29(47) ESV har publicerat en Användaranvisning för TDB. Dokumentet finns på www.esv.se. Sökväg på hemsidan är Ämnesområden/Hermes/Transaktionsdatabasen. 3.3 Betalflöden i Hermes Rapporten avstämning av betalflöden tas ut senare enligt avsnittet avstämning av utfallet mellan Agresso och HERMES i denna rutinbeskrivning. Avstämning görs av betalflöden vid varje periodavslut innan perioden stängs. Betalningar i det räntebärande flödet och det icke räntebärande flödet ska stämmas av. Avstämningen görs av respektive profil 2:a vid PAC. Behållningen på räntekonto (utfallet på konto 191xx) kan på koncernnivå stämmas av mot Riksgäldens Engagemangsbesked. Denna tas ut från www.rgk.se (inloggning och lösenord krävs). Utfallet som rör betalningar ingår i den utfallsfil som rapporteras till Hermes. Även betalningsförmedlarna rapporterar in till Hermes och med hjälp av rapporten Avstämning av betalningsflöden kan en avstämning göras. Vid utredning av differenser kan exempelvis en kontroll göras av polismyndigheternas m.fl. månadsavstämningar samt att i koncernföretaget 99 göra en fråga mot saldotabell med delsumma per företag. Saldon på betalningskonton för respektive polismyndighet m.fl. kan jämföras mot kontoutdragen. Vid eventuella felaktigheter meddelas respektive profil 2:a vid PAC och en rättning ska göras. Avstämningen sparas i pärmen Avstämning av betalningsflöden (finansföretaget).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 30(47) Vid varje kvartal ska även en kvartalsavstämning göras av betalningarna. Datum för när avstämningen ska vara klar framgår av ESV: s kalendarium. Avstämningen görs i Hermes under sökvägen Statsredovisning/Utfall/Betalningsavstämning. Betalningsavstämning ska göras för varje betalningsinstitut (förmedlare) för sig. Eventuella differenser ska kommenteras innan avstämningen sparas. Detaljerade anvisningar finns i ESV: s Användaranvisning för Statsredovisning i Hermes Skriv ut avstämningarna och spara i pärmen Avstämning av betalningsflöden (finansföretaget). 3.4 Motparter i Hermes Utfallet som rör inomstatliga motparter ingår i den utfallsfil som rapporteras varje månad till Hermes. Avstämning av mellanhavanden med andra statliga myndigheter ska endast göras vid årsbokslut. Särskilda rapporter och rutiner finns i Hermes för motpartsavstämning. Rutinen beskrivs i en separat rutinbeskrivning för koncernbokslut. 3.5 Realekonomisk fördelning En realekonomisk fördelning ska göras i Hermes vid varje kvartal. Realekonomisk fördelning visar utfallet per S-kod för respektive anslag. Hur utfallet fördelar sig visas i rapporten Anslag - S-kod i Hermes. Sökvägen till rapporter i Hermes är Rapporter/Statsredovisning/Rapportöversikt. Rapporten Anslag S-kod visar dels anslagsutfallet för respektive anslag och dels summa S-koder som fördelats. Skillnaden visas som ej fördelat. Koncerninterna transaktioner i resultaträkningen (med motpart 9xx) har eliminerats och saldot framgår av koncernkonto 5871, Koncerneliminering preliminär. Konto 5871 är i Hermes kopplat till S- kod 8888, Rapporteringsdifferens. Myndighetsinterna transaktioner i kontoklass 9 rapporteras till Hermes med koncernkonto 9999. Konto 9999 är i Hermes kopplat till S-kod 8888, Rapporteringsdifferens. S-kod 8888 ska vid boksluten ha saldo noll, vilket sker när avstämning gjorts av koncerninternt utfall. Myndighetsinterna omföringar i kontoklass 9 ska löpande ha saldo noll. Orsaken till att det finns ej fördelat anslagsutfall är att koncerninterna och myndighetsinterna transaktioner även fördelats mellan olika anslag. En kontroll av beloppet ska göras:

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 31(47) Anslaget 13.3:1.7 Särskilda jämställdhetsåtgärder Utfall koncernkonto 5871, fikod 328 Utfall koncernkonto 9999, fikod 328 Summa = ej fördelat Anslaget 5.1:2.2 Rikspolisstyrelsen, Verksamhet utomlands Utfall koncernkonto 5871, fikod 331 Utfall koncernkonto 9999, fikod 331 Summa = ej fördelat Anslaget 7.1:1.12 Freds-, säkerhetsfrämjande och konfliktförebyggande Utfall koncernkonto 5871, fikod 333 Utfall koncernkonto 9999, fikod 333 Summa = ej fördelat Om summan inte överensstämmer med det som ej är fördelat kan detta exempelvis bero på att kontoklass 66 och 67 inte nollställts (avyttringskonton) under löpande år. Eftersom detta utfall inte kommer med i rapporten Anslag S-kod och då allt utfall måste fördelas, bör detta belopp ingå i den fördelning som görs. Vid boksluten ska avyttringskontona vara nollställda och de ska då inte orsaka någon differens. En avstämningsmall för realekonomisk fördelning finns under G:\PAC\EA\Avstämningar\ Månadsrutiner\Koncern\SPAKONC\Anslag Skod i Hermes ÅÅÅÅMM.xls. Nya avstämningar ska sparas i samma mapp. Justering ska göras i Hermes för det som inte är fördelat. Sökvägen i Hermes är Statredovisning/Utfall/Anslagsfördelning Justering. Vid fältet rapporteringsperiod ska den aktuella månaden väljas (observera att perioden ska vara öppen, i exemplet nedan är perioden stängd). Vid fältet anslag ska varje anslag för sig tas fram i tur och ordning tills att alla justeringar är gjorda. Justering av koncerninterna och myndighetsinterna fördelningar görs genom att det utfall som inte är fördelat läggs till på S-kod 5355. Summan av totala fördelningen ska stämma överens med beloppet som står längst ned på sidan Inrapporterat på anslaget i A-avsnittet. Efter att ändringen är gjord för ett anslag tryck på spara. Varje anslag sparas för sig. Det går att göra ändringar även efter att man sparat. Ändringar går att göra fram tills att tidsperioden låses centralt i Hermes (enligt ESV: s kalendarium).

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 32(47) När alla justeringar är gjorda tas en ny rapport Anslag S-kod fram för perioden. Det ska då inte finnas något utfall som inte är fördelat. En ny konverteringsrapport tas fram för perioden. Differensen som fanns i F-avsnittet ska vara nollställd. När det gäller anslaget 4.1:1.1 Polisorganisationen så tillkommer en manuell realekonomisk fördelning av semesterlöneskuld intjänad t.o.m. 2008-12-31, som bokförs på konto 1781, Årets minskning av fordran avs. semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag. Enligt Ekonomistyrningsverket ska en realekonomisk fördelning göras manuellt när anslagsavräkning av gamla semesterdagar sker i kontogrupp 178. S-kod 1781 ska användas (registreras i debet) vid manuell registrering i anslagsfördelning/justering i Hermes. Detta innebär att det finns en differens mellan Anslagsutfall och Summa realekonomiskt fördelade S-koder innan justering sker.

Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 33(47) Polisen tillämpar en anpassad modell för redovisning av semesterlöneskuld intjänad t.o.m. 2008-12- 31 vilket medför att den realekonomiska fördelningen i Hermes inte överensstämmer med ESV: s modell. Med Polisens anpassade redovisningsmodell uppstår en differens endast för den värdeökning som bokförts mellan kontona S1751 och S1781. Denna ska manuellt fördelas mot S1781 i den realekonomiska fördelningen. Ingen differens uppstår av semesterlöneskuldsförändringen p.g.a. att förändring av gammal semesterlöneskuld bokförts utan finansieringskod. Enligt instruktioner från ESV ska en justering göras manuellt mellan debet S1781 och kredit S4115, S4123, S4125 i Hermes. Efter att justering är gjord så blir utfallet detsamma som om finansieringskod hade använts. Utöver dessa kan särskilda inrapporteringskrav uppstå vid olika händelser, där information fås via Ekonomistyrningsverket. (Ett exempel är anslaget UO26 vid övergången till kostnadsmässig avräkning av anslag, som fördelades manuellt år 2009). 3.6 Övrig inrapportering i Hermes 3.6.1 Avgiftsfinansierad verksamhet Uppgifter om den avgiftsfinansierade verksamheten ska för helåret rapporteras i Hermes. Rutinen beskrivs i en separat rutinbeskrivning för koncernbokslut. 3.6.2 Särskild information Vid årsbokslut ska uppgift om årsarbetskrafter, medelantalet anställda, ansvarsförbindelser, sjukfrånvaro och bemyndiganden rapporteras i Hermes. Rutinen beskrivs i en separat rutinbeskrivning för koncernbokslut. 3.6.3 Ekonomiadministrativt värde (EA-värde) Frågor i EA-värderingen (myndighetsfrågor) ska för helåret rapporteras i Hermes. Rutinen beskrivs i en separat rutinbeskrivning för koncernbokslut. 4 Avstämning av utfallet mellan Agresso och Hermes När inrapporteringen är gjord ska rapporter skrivas ut både från Agresso och Hermes och en avstämning ska göras. Sökvägen till rapporter i Hermes är Rapporter/Statsredovisning/Rapportöversikt.