EMC Documentum My Documentum for Microsoft Outlook Version 6.6 Användarhandbok EMC Corporation Företagshögkvarter: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.emc.com
EMC anser att informationen i den här publikationen överensstämde när den publicerades. Informationen kan ändras utan föregående meddelande. Information i den här publikationen tillhandahålls i befintligt skick. EMC Corporation lämnar inga utfästelser eller garantier avseende informationen i den här publikationen, och avsäger sig särskilt underförstådda garantier gällande säljbarhet eller lämplighet för ett visst syfte. Användning, kopiering och distribuering av EMC-program som beskrivs i den här publiceringen kräver en gällande programvarulicens. Uppdaterade listor av EMC-produktnamn finns i EMC Corporation Trademarks på EMC.com. Alla andra varumärken som används här tillhör sina respektive ägare. Copyright 2010 EMC Corporation. Med ensamrätt.
Innehållsförteckning Förord... 11 Kapitel 1 Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook... 13 Vad är My Documentum for Microsoft Outlook (MyD Outlook)?... 13 Vad är en databas?... 13 Vad är en profil?... 14 Vad är lokal lagring?... 14 Vad är online- och offline-lägen?... 14 Om My Documentum-mappar... 15 Kapitel 2 Använda gränssnittet... 17 Navigeringsprofiler i Outlooks vänstra navigeringsfönster... 17 Navigera i en lista... 19 Filtrera en lista... 19 Sortera en lista... 20 Välja vilka kolumner som ska visas i listan... 20 MyD Outlook-läsfönster... 20 Läsfönster - fliken Egenskaper... 21 Läsfönster - fliken Behörigheter... 21 Läsfönster - fliken Visa... 22 Läsfönster - fliken Versioner... 22 Läsfönster - fliken Platser... 23 Läsfönster - fliken Bilagor... 23 Visa objekttyper som inte stöds... 24 Lägga till en databasmapp i Favoritmappar... 24 Använda en Spara till Documentum-dialogruta... 25 Använd dialogrutan Välj plats... 26 Använd en Spara i databasen-dialogruta... 27 MyD Outlook-menyer i Outlook... 30 Documentum-menyn i Outlook... 30 MyD Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Outlook... 31 MyD Outlook-alternativ på menyn Redigera i Outlook... 31 MyD Outlook-alternativ på menyn Gå till i Outlook... 32 MyD Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Outlook... 33 Menyn Documentum-hjälp... 33 MyD Outlook-snabbmeny... 34 MyD Outlook-verktygsfält... 36 MyD Outlook-sökfältet... 37 Statusrad... 37 Kapitel 3 Ange inställningar... 39 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 3
Innehållsförteckning Ställa in applikationsserverns adress... 39 Logga in i databaser... 40 Ange anslutningspreferenser... 43 Ange profilpreferenser... 44 Ange synkronisering och inställningar för dokumentjämförelseverktyget ( Diff )... 45 Ställa in preferenser för MyD Outlook-lagringsmapp... 47 Kapitel 4 Söka i My Documentum for Microsoft Outlook... 51 Sök i databasmappar... 51 Utföra en enkel sökning... 51 Utföra en avancerad sökning... 53 Kapitel 5 Arbeta med mappar... 59 Navigera i mappar i Outlooks listvy... 59 Importera mappar till databasen... 59 Flytta och kopiera en mapp... 60 Byta namn på en mapp... 61 Skapa en ny mapp... 61 Ta bort en mapp... 63 Synkronisera en mapp... 63 Kapitel 6 Arbeta med dokument... 65 Navigera bland databasobjekt i Outlook-listvyn... 65 Snabbredigering av dokument... 66 Checka ut, redigera och checka in dokument... 66 Avbryter utcheckning... 68 Importera filer till databasen... 69 Exportera filer... 71 Flytta och kopiera ett dokument... 73 Döpa om ett dokument... 74 Skapa ett nytt dokument... 74 Ta bort ett objekt... 76 Länka ett dokument till en annan plats i databasen... 76 Skicka ett dokument som bilaga... 77 Skicka en länk till databasdokumentet... 77 Kapitel 7 Arbeta med e-postmeddelanden och bilagor... 79 Arbeta med e-postmeddelanden, översikt... 79 Importera meddelanden och meddelandebilagor till databasen... 79 Checka ut, redigera och checka in meddelandebilagor... 81 Snabbredigera meddelandebilagor... 82 Kapitel 8 Arbeta med versioner... 83 Översikt över versioner... 83 Visa versioner... 84 4 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Innehållsförteckning Checka in versionen av dokumentet... 84 Kapitel 9 Arbeta offline... 87 Arbeta offline... 87 Aktivera filer för att arbeta i offline -läge... 87 Checka in innehåll i offline-läge... 88 Flytta och kopiera innehåll i offline-läge... 89 Kapitel 10 Hantera egenskaper... 91 Ange egenskaper... 91 Rensar beroende värden... 93 Hantera egenskaper för flera filer... 93 Kapitel 11 Synkronisera My Documentum for Microsoft Outlook med en Documentum-databas... 95 Vad är en synkroniseringsprocess?... 95 Typer av synkronisering... 97 Manuella synkroniseringslägen... 97 Avbryta synkronisering och feltolerans vid synkronisering... 98 Ange inställningar för synkronisering... 99 Om synkroniseringskonflikter... 99 Lösa konflikter... 99 Checka in ett olåst objekt... 101 Checka ut ett borttaget objekt... 101 Checka ut ett låst objekt... 101 Samtidiga ändringar i samma objekt... 101 Skapa: behörighetsöverträdelse... 101 Ta bort: behörighetsöverträdelse... 102 Ta bort: profilkonflikt... 102 Borttagna objekt... 102 Tar bort icke-tom mapp... 103 Mappen finns redan... 103 Fel vid objekttillägg... 103 Fel... 104 Import misslyckades - konflikt (Nödvändiga egenskaper angavs inte)... 104 Informationskonflikter... 104 Otillräcklig behörighet... 104 Inloggningen misslyckades... 105 Objektet är inte korrekt sparat... 105 Överordnat objekt borttaget... 105 Objekt har tagits bort från servern... 106 Skrivskyddade objekt uppdaterade... 106 Uppdatera: behörighetsöverträdelse... 106 Uppdatera samma version: behörighetsöverträdelse... 106 Uppdaterade utcheckade objekt... 107 Vad är synkroniseringshistorik?... 107 Ange antalet sessioner i historiken... 107 Visa historik... 108 Kapitel 12 Hjälpmedel för MyD Outlook... 109 Göra ett program tillgängligt... 109 Konfigurera JAWS... 109 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 5
Innehållsförteckning Aktivera Hjälpmedel... 110 Kortkommandon... 111 Funktioner som inte stöds i läget Hjälpmedel... 112 Navigera till fliken Vy... 112 Åtkomst till flikarna Egenskaper och Behörigheter... 113 Kapitel 13 Felsökning... 115 Reparera My Documentum for Microsoft Outlook... 115 Teknisk support... 115 Söka efter och reparera inkonsekvenser... 116 Återställa MyD Outlook-klienten... 117 6 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Innehållsförteckning Lista över bilder Bild 1. Statusraden i MyD Outlook... 15 Bild 2. My Documentum-mappar i Outlooks navigeringsfönster... 15 Bild 3. Visa databasinnehåll i Outlook-fönstret... 18 Bild 4. Vyn Endast dokument... 19 Bild 5. Fliken Egenskaper i läsfönstret... 21 Bild 6. Läsfönster (onlineläge) - Behörighetsflik... 22 Bild 7. Läsfönster - fliken Versioner... 23 Bild 8. Läsfönster - fliken Platser... 23 Bild 9. Läsfönster - fliken Bilagor... 24 Bild 10. Importera en fil: Dialogrutan Spara till Documentum... 25 Bild 11. Importera en fil: dialogrutan Välj plats... 26 Bild 12. Ange importinformation för ett objekt i taget... 28 Bild 13. Ange importinformation för flera objekt... 29 Bild 14. Documentum-menyn i Outlook... 30 Bild 15. MyD Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Outlook... 31 Bild 16. MyD Outlook-alternativ på menyn Redigera i Outlook... 32 Bild 17. MyD Outlook-alternativ på menyn Gå till i Outlook... 33 Bild 18. MyD Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Outlook... 33 Bild 19. Menyn Documentum-hjälp... 34 Bild 20. Snabbmeny för ett MyD Outlook-objekt... 35 Bild 21. Snabbmeny för ett databasobjekt... 36 Bild 22. MyD Outlook-verktygsfält... 36 Bild 23. MyD Outlook-sökverktygsfält... 37 Bild 24. Ange serveradress... 40 Bild 25. Normalläge... 41 Bild 26. Endast SSO-läge... 41 Bild 27. Blandat läge... 42 Bild 28. Specificerar anslutningspreferenser... 43 Bild 29. Markera profiler som ska visas i navigeringsfönstret... 45 Bild 30. Specificera automatisk synkronisering och inställningar för dokumentjämförelseverktyget ( Diff )... 46 Bild 31. Specificera preferenser för MyD Outlook-lagringsmapp... 48 Bild 32. Resultat av enkla sökningar... 52 Bild 33. Dialogrutan Avancerad sökning i databas fliken Allmänt... 53 Bild 34. Dialogrutan Avancerad sökning i databas - fliken Fler val... 54 Bild 35. Dialogrutan Avancerad sökning i databas - fliken Avancerat... 55 Bild 36. Resultat från avancerad sökning... 56 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 7
Innehållsförteckning Bild 37. Dialogrutan Ny mapp... 62 Bild 38. Checka in ett enskilt dokument... 67 Bild 39. Checka in flera dokument... 68 Bild 40. Exportera en enskild fil med hjälp av menyn Spara som i Outlook:... 71 Bild 41. Exportera flera filer med hjälp av menyn Spara som i Outlook:... 72 Bild 42. Exportera en särskild version av dokumentet... 73 Bild 43. Dialogrutan Ny mapp... 75 Bild 44. Ställa in egenskaper i dialogrutan Egenskaper... 92 Bild 45. Ange egenskaper för flera filer... 93 Bild 46. Visa synkroniseringsstatus... 96 Bild 47. Lösa problem... 100 Bild 48. Dialogrutan Synkroniseringshistorik... 108 Bild 49. Dialogrutan Alternativ med läget Hjälpmedel aktiverat... 111 8 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Innehållsförteckning Lista över tabeller Tabell 1. Kortkommandon för MyD Outlook... 112 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 9
Innehållsförteckning 10 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Förord I Användarhandbok för EMC My Documentum for Microsoft Outlook beskrivs hur du kan använda funktionaliteten i My Documentum for Microsoft Outlook ( MyD Outlook ), Documentum-pluginprogrammet för Microsoft Outlook. Originalfunktionerna i Microsoft Outlook ( Outlook ) beskrivs inte i den här handboken. I versioner före 6.5 SP1 hette My Documentum for Microsoft Outlook Documentum Client for Outlook (DCO). Målgrupp Den här guiden är utformad för dem som använder My Documentum for Microsoft Outlook (MyD Outlook) och behöver information om hur de ska använda funktionerna i programmet. Versionshistorik Följande ändringar har gjorts i det här dokumentet. Versionsdatum Maj 2010 Beskrivning Inledande publicering Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 11
Förord 12 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook Kapitel 1 I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Vad är My Documentum for Microsoft Outlook (MyD Outlook)?, sidan 13 Vad är en databas?, sidan 13 Vad är en profil?, sidan 14 Vad är lokal lagring?, sidan 14 Vad är online- och offline-lägen?, sidan 14 Om My Documentum-mappar, sidan 15 Vad är My Documentum for Microsoft Outlook (MyD Outlook)? My Documentum for Microsoft Outlook (MyD Outlook) är ett tillägg till Microsoft Outlook som gör att du kan skapa, redigera och ändra innehåll med Documentum-funktionalitet i Microsoft Outlook-gränssnittet. MyD Outlook gör att användarna kan hämta och lagra e-post (inklusive bilagor) i Documentums databaser, så att användarna kan hantera innehållet, även offline. Vad är en databas? En databas är ett lager för det material du arbetar med och delar med dig av till andra användare. Innehållet är text, grafik, bilagor, binärt innehåll och andra data. MyD Outlook lagrar även egenskaperna (beskrivande kännetecken och mer) om filen, som skapandedatum, författare, versionsnummer och annat. Alla databaser innehåller säkerhetsfunktioner, verktyg och procedurer som kan användas för att dela innehåll med många användare. När du vill ändra en fil checkar du ut den från databasen. Då blir filen låst så att bara du kan ändra den. Andra användare kan visa filen men inte göra ändringar i den. När du har slutfört dina ändringar checkar du in filen, och då uppdateras aktuell version till den nya filen. Vid incheckningen låses filen upp, så att andra användare med tillräcklig behörighet kan ändra den. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 13
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook Vad är en profil? När du loggar in i en databas via My Documentum for Microsoft Outlook får du åtkomst till en eller flera filer i en databas. En profil är ett databasobjekt som styr en uppsättning Documentum-objekt som en användare har åtkomst till: skåp, rum eller mappar. En databas kan ha ett antal profiler. För varje databas kan du välja de profiler du vill arbeta med i MyD Outlook. Mer information finns i Ange profilpreferenser, sidan 44. Vilka mappar som är tillgängliga via varje profil liksom profilinställningar anges av MyD Outlook-administratören. Profilinställningarna avgör vilka åtgärder du kan utföra på objekt inom profilen när du arbetar i MyD Outlook, till exempel kan du inte arbeta med objekt i en profil som inte är tillgänglig offline när du är i offline-läge. En profil kan aktiveras i ett arkiv- och ett samarbetsläge. Den här inställningen definierar hur e-postmeddelanden ska importeras till profilen. Om arkivläget är aktiverat för en profil kommer alla e-postmeddelanden och tillhörande bilagor som importeras till MyD Outlook endast vara tillgängliga i läsläge. När samarbetsläge är aktiverat kan meddelandeegenskaper och innehållet i bifogade filer ändras. Vad är lokal lagring? Lokal lagring är ett område på din lokala PC som lagrar dokument och tillhörande egenskaper (databas, PST-fil). Allt dokumentinnehåll som hämtas från databasen till MyD Outlook lagras i den lokala lagringen. Se Ställa in preferenser för MyD Outlook-lagringsmapp, sidan 47 för information om hur du ställer in den lokala lagringsplatsen och storleken. Vad är online- och offline-lägen? Du kan arbeta i MyD Outlook i två olika lägen: online, ansluten till Documentum-databaserna och offline, bortkopplad från databasen. Online-läge ger omedelbar åtkomst till innehåll, behörigheter, platser och avancerad sökning. I online-läge visas den allra senaste (aktuella) versionen och du har även åtkomst till tidigare versioner. När du ändrar dokument inifrån Outlook synkroniseras ändringarna automatiskt med databasen så att andra kan se dem. I offline-läge kan du arbeta med dina e-postmeddelanden och dokument när en anslutning till databasen inte är tillgänglig. Dina ändringar synkroniseras automatiskt nästa gång du ansluter till databasen. Alla objekt är inte tillgängliga offline. För att kunna arbeta med databasobjekt när du är offline måste de vara offline-aktiverade. Se Aktivera filer för att arbeta i offline -läge, sidan 87 om hur du aktiverar och inaktiverar filer och mappar för att arbeta i offline-läge. Systemet växlar till offline-läge automatiskt när anslutningen till databasen blir otillgänglig. Du kan även växla till offline-läge manuellt. I båda fallen kan MyD Outlook växla tillbaka till online-läge automatiskt eller så kan du ändra läge manuellt genom att klicka på Anslut i statusfältet i MyD Outlook. I Bild 1, sidan 15 visas Online-status i Outlooks verktygsfält. 14 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook Bild 1. Statusraden i MyD Outlook Kommentar: Från version 6.6 och senare kan du välja att ansluta eller koppla från databasen genom att klicka på Anslut eller Koppla från på statusraden för MyD Outlook eller genom att välja det på Documentum-menyn. Om My Documentum-mappar My Documentum-mappar är standardnamnet på mappen i Outlooks navigeringsfönster till vänster. Där visas vilka profiler som är tillgängliga i Documentum-databaserna. När du navigerar i databasen sker synkronisering och MyD Outlook visar det uppdaterade innehållet och egenskaperna. Noden My Documentum-mappar innehåller profiler du har åtkomst till och innehållet i associerade mappar. Det finns en mapp med namnet Sökmappar bland databasmapparna. Det är en virtuell mapp som innehåller vyer med alla databasdokument som matchar specifika sökvillkor. Det finns en standardsökmapp - Mina utcheckade dokument. Utcheckade databasdokument visas i sökmappen Mina utcheckade dokument. MyD Outlook tillåter att samma mapp lagras i flera profiler. När du ändrar en mapp eller dess innehåll, synkroniseras ändringarna lokalt med resten av profilerna. I Bild 2, sidan 15 visas trädvyn över profiler och mappar i Outlooks navigeringsfönster. Bild 2. My Documentum-mappar i Outlooks navigeringsfönster Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 15
Koncept i My Documentum for Microsoft Outlook 16 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Kapitel 2 I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Navigeringsprofiler i Outlooks vänstra navigeringsfönster, sidan 17 Navigera i en lista, sidan 19 MyD Outlook-läsfönster, sidan 20 Lägga till en databasmapp i Favoritmappar, sidan 24 Använda en Spara till Documentum-dialogruta, sidan 25 Använd dialogrutan Välj plats, sidan 26 Använd en Spara i databasen-dialogruta, sidan 27 MyD Outlook-menyer i Outlook, sidan 30 MyD Outlook-snabbmeny, sidan 34 MyD Outlook-verktygsfält, sidan 36 MyD Outlook-sökfältet, sidan 37 Statusrad, sidan 37 Navigeringsprofiler i Outlooks vänstra navigeringsfönster I My Documentum-mappar visas de profiler du valde att arbeta med när EMC My Documentum for Microsoft Outlook-inställningarna konfigurerades. Den innehåller en mapp med namnet Sökmappar som innehåller standardsökmappen Mina utcheckade dokument där de dokument som du checkat ut finns. Det vänstra fönstret på Outlook-skärmen innehåller ett katalogträd som visar tillgängliga mappar för den aktuella profilens katalogstruktur. Expandera profilen om du vill se profilens undermappar. När du navigerar till en profil eller mapp synkroniserar MyD Outlook de undermappar som är lagrade på den första nivån i hierarkin för aktuell profil eller mapp, och du kan visa den uppdaterade trädstrukturen. Det kan ta lite tid att visa undermapparna eftersom MyD Outlook uppdaterar mappinnehållet. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 17
Använda gränssnittet Det högra fönstret i Outlook-fönstret visar innehållet i det objekt som markerats i vänstra fönstret. Endast de objekt som du har bläddringsbehörighet till eller högre visas. MyD Outlook hämtar bara objektens innehåll till din dator om du har läsbehörighet eller högre till dokumenten. I det här fallet kan du förhandsgranska dokumentet i läsfönstret efter att det har öppnats eller offline-aktiverats. Profilinställningarna (inställda av dina serveradministratör) bestämmer standardobjekttypen när du gör en import, om en egenskapsdialogruta ska visas och vilket läge (arkiv eller samarbete) som ska aktiveras. Bild 3, sidan 18 visar Outlook-fönstret med innehållet i den databasmapp som du visar i Outlook. Bild 3. Visa databasinnehåll i Outlook-fönstret Kommentar: Om du navigerar till en profil och inte kan se några mappar i den, har du antingen inte tillräcklig behörighet för dessa objekt eller så kan profilen vara felaktigt konfigurerad för din användning. Kontakta din MyD Outlook-systemadministratör om du behöver hjälp. Kommentar: Du kan välja vilka profiler som ska visas i Outlooks navigeringsfönster genom att konfigurera profilinställningarna. Mer information finns i Ange profilpreferenser, sidan 44. 18 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Navigera i en lista Listan med objekt för en databasmapp kan visas i olika vyer. Vilken vy som associeras med en särskild mapp anges av din MyD Outlook-administratör, men kan anpassas för att passa dina behov bättre. Standardvyn tillämpas på alla mappar i profilen. Om du ändrar standardvyn för en mapp gäller din ändring istället för den inställning som gjorts av administratören, så att mappens innehåll visas i den vy du har valt och dina inställningar sparas för framtida sessioner. Filtrera en lista Du kan välja hur en lista med element ska visas. Alla vyer kan antingen vara online- eller offline-aktiverade. Du kan filtrera innehållet i en databasmapp genom att visa dess objekt i tre standard-myd Outlook-vyer: Dokument och meddelanden: Denna vy visar både offlineaktiverade och offlineinaktiverade dokument i onlineläge. I offlineläge visas bara offlineaktiverade dokument. Varje dokument är markerat med en ikon som visar dess format (Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF, osv.) och status (offline-aktiverad eller offline-avaktiverad). Bland annat innehåller vyn följande standardkolumner: Ikon, Bilaga, Utcheckad, Från, Ärende, Mottaget (datum), Storlek, Flaggstatus. Dokumentvy: I den här vyn visas bara de dokument som är lagrade i den mapp som har valts i navigeringsfönstret under My Documentum-mappar. Meddelandena visas inte. Denna vy innehåller följande kolumner: Ikon, Utcheckad status, Ärende, Storlek, Format, Ändrad (datum), Ägare, Flaggstatus. Meddelandevy: Listan visar endast e-postmeddelanden; dokument visas inte. Vyn innehåller följande kolumner: Prioritet, Ikon, Bilagor, Från, Ärende, Mottaget (datum), Storlek, Flaggstatus. Om MyD Outlook-administratören har konfigurerat ytterligare en standardvy för dig, kan du välja den i listan Visa. I Bild 4, sidan 19 visas listan över databasmappobjekt där filtret Dokumentvy har tillämpats. Bild 4. Vyn Endast dokument Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 19
Använda gränssnittet Sortera en lista När du sorterar posterna i en lista visas de i fallande ordning. Så här sorterar du poster: 1. Klicka på en kolumnrubrik i listvyn. 2. Om du vill vända på sorteringsordningen väljer du kolumnrubriken ytterligare en gång. Välja vilka kolumner som ska visas i listan Du kan välja vilka egenskaper som ska visas i listorna för varje läge och ändra ordningen på egenskapskolumnerna. Så här väljer du vilka kolumner som ska visas i en viss vy: 1. Navigera till den vy där filtret tillämpats. 2. Högerklicka på valfri rubrik och välj Anpassa aktuell vy. 3. I dialogrutan Anpassa vy klickar du på Fält. 4. Om du vill lägga till en egenskap som ska visas som en kolumn gör du följande: a. I listan Välj tillgängliga fält från väljer du Egna fält. b. I listan Tillgängliga fält väljer du den egenskap som du vill visa i en kolumn. c. Klicka på Lägg till. d. Upprepa de här stegen för alla egenskaper som du vill lägga till. 5. Om du vill ändra visningsordningen mellan kolumnerna markerar du en egenskap i listan Visa fälten i följande ordning och klickar på Flytta upp eller Flytta ned. 6. Om du vill ta bort en egenskap som visas som en kolumn, markerar du den i listan Visa fälten i följande ordning och klickar på Ta bort. 7. När du är klar med att lägga till och ta bort egenskaper klickar du på OK. Din inställning sparas och efterföljande ändringar i standardkolumninställningen som anges av din MyD Outlook-administratör ersätter inte dina ändringar. Outlook-specifika fält som Uppföljningsflagga, Kategori, Förfallodatum, synkroniseras inte med Documentum. MyD Outlook-läsfönster MyD Outlook-läsfönstret för databasobjekt visas istället för Outlook-läsfönstret. I läsfönstret kan du visa olika aspekter av det objekt som är markerat i listvyn. Du kan enkelt växla mellan de olika aspekterna genom att klicka på flikarna längst ner i läsfönstret. Följande läsflikar är tillgängliga för ett dokument: Egenskaper, Visa, Versioner, Platser, och Behörigheter. Standardfliken är Egenskaper. 20 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Följande läsflikar är tillgängliga för meddelanden: Visa, Egenskaper, Versioner, Platser, Behörigheter och Bilaga. Standardfliken är Visa. Läsfönster - fliken Egenskaper I den här vyn kan du visa objektets egenskaper i skrivskyddat läge. Egenskaperna är grupperade enligt de inställningar som gjorts av databasadministratören, så det kan alltså finnas flera flikar på fliken Egenskaper. Bild 5, sidan 21 visar fliken Egenskaper i läsfönstret. Bild 5. Fliken Egenskaper i läsfönstret Läsfönster - fliken Behörigheter Den här vyn är tillgänglig när du arbetar online. Fliken Behörigheter innehåller information om objektbehörigheter. Alla listor är skrivskyddade, så det är omöjligt att redigera behörigheterna i läsfönstret. Du kan redigera behörigheter i dialogrutan Egenskaper. Bild 6, sidan 22 visar fliken Behörigheter i läsfönstret. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 21
Använda gränssnittet Bild 6. Läsfönster (onlineläge) - Behörighetsflik Läsfönster - fliken Visa På den här fliken kan du förhandsgranska innehållet i det markerade objektet, oavsett om det är ett e-postmeddelande, ett MS Office-dokument (Word, Excel och PowerPoint), ett PDF-dokument eller en textfil (.txt). Läsfönstret liknar gränssnittet till det program som är associerat med det dokument som förhandsgranskas. Du kan inte redigera e-postmeddelandet eller dokumentet i den här vyn. När du klickar på fliken Visa medan du är online, kontrollerar MyD Outlook databasen för att se om den version av dokumentet som lagrats lokalt är den senaste versionen. Om en mer uppdaterad dokumentversion finns tillgänglig i databasen hämtar MyD Outlook den till din lokala lagring och informerar dig om förloppet medan hämtningen pågår. När dokumentet har hämtats kan du visa det. När du arbetar offline är förhandsgranskning endast tillgängligt för dokument som har markerats som offline-aktiverade. Läsfönster - fliken Versioner Den här vyn är tillgänglig när du arbetar online. Den visar en listvy över alla versioner av dokumentet med följande kolumner: Namn, Version, Ändringstid, Redigerare samt Versionsetikett och Versionsbeskrivning. Bild 7, sidan 23 visar fliken Versioner i läsfönstret. 22 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Bild 7. Läsfönster - fliken Versioner Du kan sortera listan efter valfri kolumn. Du kan högerklicka på valfri dokumentversion för att utföra specifika åtgärder. Du kan t.ex. spara den version du behöver till en plats i filsystemet. Läsfönster - fliken Platser Vyn Platser är endast tillgänglig i onlineläge. Den visar de platser (mappar) som det aktuella objektet är länkat till. Fliken visar platserna i listvyn, som du kan sortera efter kolumnen Sökväg, Skapat den eller Ägare. I Bild 8, sidan 23 visas fliken Platser i läsfönstret. Bild 8. Läsfönster - fliken Platser Läsfönster - fliken Bilagor Fliken Bilagor i läsfönstret är till för meddelanden med bilagor. Den här fliken visas bara om det finns profiler i läget Samarbete. Se avsnitt Arbeta med e-postmeddelanden, översikt, sidan 79 för mer information om bearbetning av e-postmeddelanden och bilagor. Den här vyn visar en lista över dokument som är bifogade meddelandet. Du kan högerklicka på valfri bilaga för att utföra specifika Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 23
Använda gränssnittet åtgärder. Till exempel kan du visa dialogrutan Egenskaper för bilagan eller granska specifika bilagor. Bild 9, sidan 24 visar fliken Bilagor i läsfönstret. Bild 9. Läsfönster - fliken Bilagor Kolumnerna på fliken Bilagor är samma som de standardkolumner som visas i Outlooks listvy när den filtrerats för att visa enbart dokument. Fliken visar alla egenskaper som definierats i vyn Endast dokument för huvudlistvyn, utom för eventuella Outlook-specifika kolumner. Visa objekttyper som inte stöds Utöver dokument och e-postmeddelanden visas andra objekt, t.ex. tabeller, i en databasobjektlista så att du kan visa hela innehållet i en viss databasmapp. De här objekten hör däremot inte till någon databasobjekttyp, och de kan därför bara visas i listvyn. Läsfönstret för sådana objekt innehåller inte någon information. Du kan inte utföra några åtgärder på objekttyper som inte stöds, du kan t.ex. inte ange dem som offline-aktiverade. Lägga till en databasmapp i Favoritmappar Du kan lägga till databasmappar i Favoritmappar, så att den visas överst i fältet E-post i navigeringsfönstret. Mappen stannar kvar på sin ursprungliga plats och du har snabb och enkel åtkomst till mappen via Favoritmappar. Tänk på att undermappar till favoritdatabasmappen inte visas i Favoritmappar. Så här lägger du till en databasmapp i Favoritmappar: 1. Under My Documentum-mappar i navigeringsfönstret navigerar du till den mapp du vill lägga till i Favoritmappar. 2. Välj Lägg till i Favoritmappar på snabbmenyn. Kommentar: Du kan snabbt lägga till en mapp i Favoritmappar genom att klicka på önskad mapp och dra den till Favoritmappar. 24 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Använda en Spara till Documentum-dialogruta Du använder en Spara till Documentum-dialogruta för att hitta målmapp när du importerar en fil, mapp eller ett meddelande till databasen. Dialogrutan Spara till Documentum visas i Bild 10, sidan 25. Bild 10. Importera en fil: Dialogrutan Spara till Documentum Så här hittar du en mapp: 1. Välj profil i listan Spara i, eller klicka på platsen på fältet Gemensamma platser. 2. Navigera till en mapp dit du vill importera. Klicka på knappen En nivå upp för att flytta en nivå uppåt i katalogstrukturen. Klicka på Skapa ny mapp för att skapa en ny mapp. 3. Beroende på vilken åtgärd du utför eller har behörighet att utföra, aktiveras knapparna Flytta och/eller Kopiera så att du kan göra ditt val. Klicka på Flytta eller Kopiera för att stänga dialogrutan. Kommentar: Följande platser är ogiltiga målplatser för import till databasen: My Documentum-mappar; Mappen Mina rum; Profil-mapp, om det finns mer än en undermapp i profilen. Du kan importera till profiler som endast har en undermapp; Sökmappar. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 25
Använda gränssnittet Använd dialogrutan Välj plats Du använder en Välj plats-dialogruta för att specificera en plats där du vill skapa antingen ett nytt dokument eller en mapp i databasen. Dialogrutan Välj plats visas i Bild 11, sidan 26. Bild 11. Importera en fil: dialogrutan Välj plats Så här väljer du en plats: 1. Välj profil i listan Spara i, eller klicka på platsen på fältet Gemensamma platser. 2. Navigera till en mapp där du vill skapa ett nytt dokument eller en mapp. Den kommer att visas i avsnittet Målmapp längst upp i dialogrutan. Klicka på knappen En nivå upp för att flytta en nivå uppåt i katalogstrukturen. Klicka på Skapa ny mapp 3. Stäng dialogrutan genom att klicka på OK. för att skapa en ny mapp. Kommentar: Följande platser är ogiltiga målplatser för att lägga till dokument och mappar i en databas: My Documentum-mappar; Mappen Mina rum; Profil-mapp, om det finns mer än en undermapp i profilen. Du kan importera till profiler som endast har en undermapp. 26 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Använd en Spara i databasen-dialogruta I dialogrutan Spara i databasen kan du ange egenskapsvärden för de objekt du importerar till databasen. Dialogrutan är uppdelad i två fönster det vänstra fönstret listar de objekt som importeras och det högra fönstret visar egenskaperna för de valda objekten i det vänstra fönstret. När du anger importinformationen kan du välja att bearbeta ett objekt i taget eller alla objekt av en viss typ på en gång. Du kan ta bort ett objekt från listan så att det objektet inte importeras. Objekten i det vänstra fönstret visas på ett hierarkiskt sätt. Bilagor visas som kapslade objekt i ett e-postmeddelande. Kommentar: Om du importerar till en profil där arkivläge är aktiveras, kommer e-postmeddelandets bilagor inte att visas i det dialogrutans vänstra fönster. Flikarna i det högra fönstret kan variera beroende på profilinställningar och de importerade objektens objekttyp. Varje flik behandlar de inställningar som styr ett visst funktionsområde. Fliken Behörigheter är endast tillgänglig i onlineläge; det visar vilken åtkomst olika användare har till objektet. Du kan använda standardprofilens behörighetsinställningar. Fliken Egenskaper kan visas beroende på vilka inställningar administratören har gjort. Om du behandlar flera objekt visar det högra fönstret endast de egenskapsvärden som är gemensamma för alla valda objekt. För att spara objekten till databasen: 1. Gör något av följande: a. För att behandla varje objekt separat väljer du Ett i taget i listan Bearbeta objekt i det vänstra fönstret som visas i Bild 12, sidan 28. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 27
Använda gränssnittet Bild 12. Ange importinformation för ett objekt i taget b. För att behandla objekt av en viss objekttyp på en gång väljer du objekttypen i listan Bearbeta objekt i det vänstra fönstret. I Bild 13, sidan 29 visas samtliga objekt av typen dm_message_archive som valda. 28 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Bild 13. Ange importinformation för flera objekt 2. När du behandlar ett objekt i taget gör du så här: a. För att ange importinformationen för ett objekt anger du relevant information på motsvarande flikar i det högra fönstret. b. Klicka på Nästa objekt för att växla till nästa objekt eller Föregående objekt för att redigera information om föregående objekt. c. Om du vill ta bort det markerade objektet från listan över objekt som ska importeras, klickar du på Ta bort objekt i det vänstra fönstret. Klicka på Ja när du uppmanas bekräfta kommandot. Kommentar: Ett e-postmeddelande tas bort med alla bilagor. Det går inte att bara ta bort en bilaga. 3. Gör så här när du behandlar flera objekt av en viss objekttyp: a. Ange relevant importinformation på motsvarande flikar i det högra fönstret för objekten med den valda objekttypen. b. Välj en annan objekttyp i listan Bearbeta objekt i det vänstra fönstret och ange importinformation för dessa objekt i det högra fönstret. Fortsätt ange importinformation för resten av objekttyperna. 4. Klicka på Spara för att starta importprocessen eller klicka på Avbryt för att avbryta importen. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 29
Använda gränssnittet MyD Outlook-menyer i Outlook När du har installerat My Documentum for Microsoft Outlook på din dator är Documentum-relaterade funktioner tillgängliga för dig i Outlooks menyrad och om du högerklickar. Documentum-menyn i Outlook På Documentum-menyn har du tillgång till den översta nivån MyD Outlook-funktioner, som att checka in och ut dokument, avbryta utcheckning, skapa nya objekt, visa utcheckade dokument och dokument som du nyligen har arbetat med. Du kan dessutom visa synkroniseringsstatus, historik och konflikter, söka och flytta innehåll samt synkronisera med databasen. Du kan även välja att ansluta till eller koppla från databasen. Bilden nedan visar alternativen på Documentum-menyn i Outlook. Bild 14. Documentum-menyn i Outlook 30 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet MyD Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Outlook På menyn Arkiv i Outlook finns menyerna Documentum-dokument och Documentum-mapp, där du kan skapa en ny mapp eller ett nytt dokument i databasen. I Bild 15, sidan 31 visas MyD Outlook-alternativen på Arkiv-menyn i Outlook. Bild 15. MyD Outlook-alternativ på menyn Arkiv i Outlook MyD Outlook-alternativ på menyn Redigera i Outlook Med kommandot Klistra in som länk kan du infoga en länk till det objekt som du kopierar till en databasmapp. Detta alternativ är tillgängligt både i online- och offline-läge för alla databasmappar som accepterar filer. Om kommandona Klipp ut, Kopiera och Klistra in inte är tillgängliga (avaktiverade) i Outlook så kan den funktionen inte utföras på målmappen. Exempelvis är menyalternativet Klistra in som länk inte tillgängligt om målmappen är My Documentum-mappar, eller en Outlook-mapp, eftersom ingen av dessa platser är en giltig målmapp. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 31
Använda gränssnittet Menyalternativet Flytta/kopiera till databasmapp har lagts till, så att du kan importera Outlook-mappar till databasen. I Bild 16, sidan 32 visas MyD Outlook-alternativen i menyn Redigera i Outlook. Bild 16. MyD Outlook-alternativ på menyn Redigera i Outlook MyD Outlook-alternativ på menyn Gå till i Outlook Med menyalternativet Mina utcheckade dokument på menyn Gå till i Outlook kommer du till standardmappen Mina utcheckade dokument. I Bild 17, sidan 33 visas MyD Outlook-alternativen på menyn Gå till i Outlook. 32 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Bild 17. MyD Outlook-alternativ på menyn Gå till i Outlook MyD Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Outlook Med alternativet Sök i databas på menyn Verktyg i Outlook kan du söka efter databasdokument som lagrats både lokalt och i de databaser som du har tillgång till. Kommandot Sök i databas > Sök öppnar sökverktygsfältet och gör att du kan utföra en enkel sökning, medan kommandot Sök i databas > Avancerad sökning öppnar dialogrutan Avancerad sökning så att du kan utföra en avancerad sökning i dokumentinnehåll. Se Utföra en enkel sökning, sidan 51 för närmare information. I Bild 18, sidan 33 visas MyD Outlook-alternativen på menyn Verktyg i Outlook. Bild 18. MyD Outlook-alternativ på menyn Verktyg i Outlook Menyn Documentum-hjälp När du väljer kommandot Documentum-hjälp på menyn Hjälp i Outlook öppnas MyD Outlook-hjälpavsnitten. I Bild 19, sidan 34 visas alternativet Documentum-hjälp på Hjälp-menyn i Outlook. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 33
Använda gränssnittet Bild 19. Menyn Documentum-hjälp MyD Outlook-snabbmeny MyD Outlook ger innehållsrika snabbmenyer via högerklick för objekt och mappar som finns under My Documentum-mappar. De här snabbmenyerna anropas från Outlook och ger dig åtkomst till samtliga MyD Outlook-funktioner. De flesta syns direkt när du högerklickar på ett objekt i listvyn eller en databasmapp under My Documentum-mappar. Snabbmenyer är tillgängliga för dokument och e-postmeddelanden när du högerklickar på dem i MyD Outlook-listvyn. Väljer du mer än ett objekt i taget kan du utföra samma funktion på dem samtidigt. Kommentar: Om du markerar både e-postmeddelanden och dokument visas snabbmenyn för dokument. Markerar du flera e-postmeddelanden är alternativen Svara och Svara alla avaktiverade. Beroende på MyD Outlook-arbetsläget och de pågående åtgärderna är vissa menyalternativ avaktiverade. Exempelvis är utcheckning inte möjlig för dokument som inte är tillgängliga i databasen. Detta kan inträffa för dokument som precis har skapats eller importerats och ännu inte har överförts till databasen. Kommandona Offline-aktivera och Offline-avaktivera blir avaktiverade när de markerade objekten befinner sig i en offline-avaktiverad profil. Menyalternativet Flytta/kopiera till databas finns på högerklickssnabbmenyn för en Outlook-mapp och tillåter kopiering eller flyttning av en Outlook-mapp till databasen. Med detta kommando öppnas dialogrutan Flytta/kopiera till databas och det blir möjligt att importera Outlook-innehåll till Documentum-databaser. Du kan inte flytta eller kopiera innehåll från Outlook med Outlooks standarddialogruta Flytta/kopiera till mapp. I Bild 20, sidan 35 visas genvägsmenyn för ett alternativ i en databasmapp. 34 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Bild 20. Snabbmeny för ett MyD Outlook-objekt Snabbmenyer via högerklick är tillgängliga för databasmappar. Kommandona Offline-aktivera och Offline-avaktivera blir avaktiverade när den markerade mappen befinner sig i en offline-avaktiverad profil. I Bild 21, sidan 36 visas genvägsmenyn för en databasmapp. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 35
Använda gränssnittet Bild 21. Snabbmeny för ett databasobjekt MyD Outlook-verktygsfält Med MyD Outlook-verktygsfältet får du snabbt och enkelt åtkomst till DCOs funktioner. Bilden nedan visar MyD Outlook-verktygsfältet. Bild 22. MyD Outlook-verktygsfält Genom att använda MyD Outlook-verktygsfältet kan du: Skapa: skapa en ny mapp eller ett nytt dokument i databasen; Checka in: checka in de valda objekten i listvyn; Checka ut: checka ut de valda objekten i listvyn; Avbryt utcheckning: avbryt utcheckningen för de valda objekten i listvyn; Visa synkroniseringskonflikter: öppna dialogrutan Lösa konflikter för att visa och lösa synkroniseringskonflikter; 36 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Använda gränssnittet Visa utcheckade dokument: visa de dokument du har checkat ut; Flytta/Kopiera till databas: öppna dialogrutan Spara till Documentum så att du kan ange den plats där nya dokument ska läggas till databasen. MyD Outlook-sökfältet Du kan klicka på knappen Sök i databas i MyD Outlook-sökfältet för att visa MyD Outlook-sökfältet som i Bild 23, sidan 37. Om du klickar en gång till på knappen Sök i databas avbryts sökningen och Sök-verktygsfältet döljs. Bild 23. MyD Outlook-sökverktygsfält Statusrad I Outlooks statusfält visar MyD Outlook-avsnittet information om aktuell status för MyD Outlook och senaste hel synkroniseringstid. Följande MyD Outlook-status är möjlig: Online : MyD Outlook är anslutet till MyD Outlook-webbtjänsterna, ingen synkronisering sker. Offline : Det finns ingen anslutning till MyD Outlook-webbtjänsterna för närvarande. Servern är inte tillgänglig eller så finns det ingen nätverksanslutning. Det går inte att synkronisera. Synkroniserar : MyD Outlook är anslutet till databasen och synkronisering sker. Konflikter : En animerad applikationsikon visas när det finns olösta konflikter. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 37
Använda gränssnittet 38 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Ange inställningar Kapitel 3 I detta kapitel beskrivs följande ämnen: Ställa in applikationsserverns adress, sidan 39 Logga in i databaser, sidan 40 Ange anslutningspreferenser, sidan 43 Ange profilpreferenser, sidan 44 Ange synkronisering och inställningar för dokumentjämförelseverktyget ( Diff ), sidan 45 Ställa in preferenser för MyD Outlook-lagringsmapp, sidan 47 Ställa in applikationsserverns adress Om du inte har gjort det vid installationen, måste du ange serveradressen till Documentum när du startar Outlook första gången efter att du installerat EMC My Documentum for Microsoft Outlook. Använd de här anvisningarna för att ansluta till en Documentum-server. Innan du ansluter måsta du hämta URL:en till servern som innehåller namnet på den värd där Documentum körs och det portnummer som Documentum lyssnar på. Fråga din systemadministratör om serveradressen och hur den ska anges. Så här ställer du in serveradressen: 1. Öppna Microsoft Outlook. Om du vill öppna dialogrutan igen väljer du Konfigurera på menyn Documentum. 2. I dialogrutan Ändra URL anger du serveradressen i textrutan efter de dubbla snedstrecken. Adressen kan antingen anges i formatet http://värd:port eller http://ip-adress:port, på det sätt som visas i Bild 24, sidan 40. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 39
Ange inställningar Bild 24. Ange serveradress Kommentar: Om du klickar på Avbryt stängs dialogrutan Ändra URL och anslutningen till servern upprättas inte. Om du vill öppna dialogrutan igen väljer du Konfigurera på menyn Documentum. 3. Klicka på knappen Test för att testa anslutningen till servern. 4. Klicka på OK för att tillämpa ändringarna. När du har upprättat anslutningen visas ett MyD Outlook-statusfält i Outlooks statusfält som visar Online-status. Logga in i databaser Om du inte har angivit serveradressen vid installationen av MyD Outlook, ombes du att göra det innan du kan logga in i databasen. Mer information finns i Ställa in applikationsserverns adress, sidan 39. När du startar Outlook för första gången försöker MyD Outlook-applikationen ansluta till Documentum-databaserna. Dialogrutan Logga in visas med alla databaser du har åtkomst till i sekvens. Från version 6.6 och senare ger MyD Outlook tre autentiseringslägen Dessa är: Normal (Standardautentisering): Du blir ombedd att ange användarnamn och lösenord Endast SSO: Windows-inloggningsuppgifter används för att logga in på databaserna Blandat: Du kan välja att logga in med Normalläge eller Endast SSO-läge Så här loggar du in: 1. Öppna Microsoft Outlook. 2. Om du sparade dina inloggningsuppgifter via dialogrutan Logga in loggar MyD Outlook in dig automatiskt på databasen baserat på åtgärder som utförs i Documentum-objekten. Hoppa över resten av den här proceduren. Logga in på databasen via ett av följande alternativ: a. Om du loggar för första gången efter att du installerat MyD Outlook, eller om du inte sparade inloggningsuppgifterna när du loggade in senast, visas dialogrutan Logga in för den första databas du har åtkomst till, som visas i: 40 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Ange inställningar Bild 25. Normalläge För att logga in i en databas måste du ha ett giltigt användarnamn och ett lösenord för databasen. Om du saknar dessa uppgifter ber du administratören om hjälp. b. Om du aktiverat SSO-autentisering (Single Sign-on) genom att lägga till konfigurationsinställningarna som krävs i filen dco_custom_settings.xml på servern visas följande inloggningsmeddelande. Klicka på OK. Bild 26. Endast SSO-läge c. Om du valt att konfigurera autentisering för Blandat läge i filen dco_custom_settings.xml file på servern visas följande meddelande: Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 41
Ange inställningar Bild 27. Blandat läge Du kan göra något av följande: Kryssrutan Använd Kerberos SSO för att logga in på databasen är markerad som standard. Klicka på OK för att logga in på databasen i SSO-läge. Avmarkera kryssrutan Använd Kerberos SSO för att logga in på databasen för att aktivera fälten Inloggningsnamn och Lösenord. Du kan ange de giltiga inloggningsuppgifterna och klicka på OK för autentisering i normalt läge. Se Documentum Foundation Services 6.6 Deployment Guide för mer information om hur du aktiverar och konfigurerar SSO-autentisering på MyD Outlook-servern. För information om hur du aktiverar databaser för de olika autentiseringstyperna, läs avsnittet om filerna dco_system_settings.xml och dco_custom_settings.xml i administrationsguiden för MyD Outlook 6.6. 3. För att logga in på den här databasen varje gång Outlook startar och när du navigerar i mappar som tillhör profilerna i den här databasen väljer du Spara inloggningsuppgifter. a. Om automatiskt inloggning är avaktiverat kommer systemet att fråga efter dina inloggningsuppgifter för att ansluta till databasen varje gång Outlook startar och när du navigerar till en mapp som hör till profilerna i den här databasen. Alternativet Spara inloggningsuppgifter kan avaktiveras för vissa databaser. b. För att aktivera automatisk synkronisering med den här databasen väljer du Automatisk synkronisering med databasen. Du kan ändra det här alternativet senare i dialogrutan Alternativ. Mer information finns i Ange anslutningspreferenser, sidan 43. c. Klicka på OK. 4. Dialogrutan Logga in för andra databaser som du har åtkomst till, men ännu inte loggat in till visas, en efter en. Följ stegen a till c i steg 3 ovan för att logga in, eller klicka på Hoppa över databasen om du vill hoppa över den databas som visas. Kommentar: Du kan logga in på en överhoppad databas senare när du arbetar i Outlook genom att klicka på profilnamnet i Outlooks navigeringsfönster (till vänster), eller från Documentum-menyn genom att välja Synkronisera med server > Programdata. Du kan också ange automatiska inloggningspreferenser för varje databas i dialogrutan Alternativ. Mer information finns i Ange anslutningspreferenser, sidan 43. 42 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6
Ange inställningar Ange anslutningspreferenser Du anger MyD Outlook-anslutningspreferenser som serveradress och automatisk databassynkronisering och loggar in till databaser som hoppats över vid den första inloggningen. MyD Outlook som klientapplikation måste anslutas till servern för att avgöra vilka databaser som är tillgängliga. Du kan initialt ange serveradressen vid MyD Outlook-installationen. För att ändra MyD Outlook-serveradress: 1. Välj Alternativ på menyn Documentum. 2. I dialogrutan Alternativ väljer du fliken Anslutningar som visas. Bild 28. Specificerar anslutningspreferenser 3. I fältet Applikationsserverns adress skriver du in en ny adress. 4. Klicka på Test för att verifiera serveranslutning för den nya adressen. 5. Klicka på OK för att spara ändringarna och stäng dialogrutan. För de databaser du är inloggad till kan du aktivera automatisk synkroniseringspreferenser för att MyD Outlook automatiskt ska ansluta till databasen när Outlook startar eller när du bläddrar i profilerna. Om automatisk synkronisering är avaktiverat kommer systemet att fråga efter dina inloggningsuppgifter för att ansluta till databasen varje gång du bläddrar i databasmappar så att profilinnehållet uppdateras. Du kan också aktivera automatisk synkroniseringsinloggning i dialogrutan Logga in när du loggar in till en databas genom att markera kryssrutan Synkronisera automatiskt med denna databas. Mer information finns i Logga in i databaser, sidan 40. Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6 43
Ange inställningar Du kunde ha specificerat det här alternativet Så här aktiverar eller inaktiverar du automatisk synkronisering: 1. Välj Alternativ på menyn Documentum. 2. I dialogrutan Alternativ väljer du fliken Anslutningar. 3. Markera kryssrutan för de databaser du vill synkronisera automatiskt i Autosynk. Avmarkera kryssrutan för att avaktivera automatisk synkronisering för den här databasen. 4. Klicka på OK för att spara ändringarna och stäng dialogrutan. Du kan ange om automatiska synkroniseringspreferenser kommer att tillämpas på en särskild databas. Se Ange synkronisering och inställningar för dokumentjämförelseverktyget ( Diff ), sidan 45 för mer information om automatiska synkroniseringspreferenser. Du kan också aktivera en databas för automatisk synkronisering i dialogrutan Logga in när du loggar in till en databas genom att markera kryssrutan Synkronisera automatiskt med denna databas. Mer information finns i Logga in i databaser, sidan 40. Ange profilpreferenser För de databaser som du har loggat in i kan du även välja de profiler som du vill arbeta med i Outlook. Dessa profiler visas under My Documentum-mappar i Outlooks navigeringsfönster. Om du väljer att inte visa profilen i navigeringsfönstret tar MyD Outlook bort alla offline-aktiverade dokument utom de som är utcheckade och de dokument som nås via andra profiler. Så här väljer du de profiler som ska visas i Outlooks navigeringsfönster: 1. Välj Alternativ på menyn Documentum. 2. I dialogrutan Alternativ väljer du fliken Navigeringsfönster. Den visar dialogrutan Alternativ med fliken Navigeringsfönster markerad. 44 Användarhandbok för My Documentum for Microsoft Outlook 6.6