Utbildningsmodulen Förening 2013-08-18
Inledning...3 Operativsystem och webbläsare...3 Föreningens utbildningsmodul.4 Inledning...4 Arrangemang...4 Öppna arrangemang...4 Sök arrangemang...7 Kopiera arrangemang...7 Anmäl arrangemang digitalt...8 Anmäl lärgrupp, barnkultur och kurs...8 Anmälan föreläsning...9 Anmälan kultur...9 Felsökning...10 Innehållsförteckning
Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Utbildningsmodulen utvecklas av SISU Idrottsutbildarna och är anpassad för hela idrotten. Varje organisation (SF, RF och SISU Idrottsutbildarna) gör inställningar om vad som ska visas inom respektive organisation. För att få tillgång till utbildningsmodulen måste personen som grund ha behörighet till hemsidan (sätt lägsta behörigheten, interna sidor, om inte personen har någon annan behörighet) samt rollen Superadministratör utbildning eller Admin utbildning i Administration Förbund. För att logga in gå in på er IdrottOnline Förbund sida. Klicka på låset uppe i högra hörnet och använd era inloggningsuppgifter (personnummer samt lösenord). Förslag och synpunkter finns med oss under utvecklingen. Under 2013 kommer utvecklingen att fortsätta och prioriteringslistan att betas av. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Förbund sker bäst i PC-miljö och med webbläsaren Firefox eller Internet Explorer (IE9 och senare versioner). För de som använder Utbildningsmodulen finns manualer som beskriver funktioner och användandet, denna manual beskriver Utbildningsmodulen utifrån de funktioner som finns idag från och med uppdateringen juni 2013.
Föreningens utbildningsmodul Inledning För att få upp fliken utbildningsmodulen krävs det att man har rollen Utbildningsansvarig förening. Under denna flik får man en samlad bild över all utbildning som föreningen genomfört. Det går att anmäla digitalt till SISU Idrottsutbildarna (det distriktet man tillhör). Texten på föreningssidan styrs centralt och texten till höger styrs från distriktet. Här finns bl a viktigt central systeminformation och/eller annan viktig information. Arrangemang Mitt på sidan listas de arrangemang som föreningen är arrangör på i vald organisation. Även om man inte kan anmäla digitalt till andra organisationer än SISU Idrottsutbildarna kan man vara vald som arrangör och då få synliga arrangemang. De arrangemang som listas upp är innevarande års arrangemang och det som syns är Arrangemangsid, Namn, Startdatum, Verksamhetsår, Status, Verksamhetsform, Arrangemangsledare, Plats och Flaggor. För att öppna arrangemanget klicka på knappen Öppna. Man kan också Exportera till excel eller välja ett Kopiera ett arrangemang. Öppna arrangemang När man öppnar ett arrangemang går inte grundinformationen att ändras av föreningen. Sidan visar det ifyllda, det kan vara följande: Datum - Visar datumen som har uppgets antingen som startdatum eller som tillfällen Målgrupp - Vald målgrupp utbildningen vänder sig i huvudsak till Studieplan - Vald Studieplan Anordnare - Anordnarens namn Arrangören - Föreningens namn Kategori - Den kategori studieplanen automatisk är kopplad till Arrangemangsledare - Den som satts som ledare på arrangemanget Kontaktperson SISU - Konsulenten som ansvarar för föreningen och arrangemanget (endast SISU) Tillfällen - Här visas upp hur många tillfällen och sammanlagda timmar som är upplagt Deltagare - Deltagarna visas och den/de med fetstil är markerad som ledare för arrangemanget
under fliken Tillfällen kan man lägga till tillfälle, redigera befintliga eller om så behövs också ta bort. För att lägga till fler tillfällen lägg in ett datum på Starttid, lägg sedan in klockslaget för start- och sluttid. I rutan för Plats ska man lägga in där man är när träffen genomförs. I rutan för Timmar läggs det in hur många timmar varje tillfälle är, 1 utbildningstimme är 45 minuter, alltså om man har utbildningen mellan 15.00-16.00 ska man skriva in en 1:a i rutan för timmar. Vill man upprepa tillfället klickar man på pluset vid Upprepning här kan man välja att upprepa Dag, Vecka eller Månad. Efter det valet sätt ett datum när det slutar att upprepas. Klicka därefter på Lägg till. Tillfällena listas upp nedanför, vill man ta bort ett tillfälle klickar man på det röda krysset längst till höger vid respektive tillfällen, ska man ta bort flera markera de som ska tas bort och klicka på Ta bort tillfälle. Ska man redigera ett tillfälle klicka på pennan vid tillfället som ska ändras, nu kan du ändra datum, klockslag och timmar. Under fliken Anmälda kan man lägga till fler deltagare på utbildningen genom att uppge deras fullständiga personnummer i rutan för Personnummer. När det är gjort klickar man på Enter eller på den gröna bocken till höger. Nu söks databasen igenom för att se om personen finns i registret. Om personen finns klickar man i rutan för Antagen och sedan på knappen Spara, om personen är ledare för utbildningen klicka i rutan Ledare och Spara. Skulle personen inte finnas i registret dyker en ruta upp där man ska fylla i personnummer, namn och adress och sedan Spara. Personen läggs upp ovanför i listan med deltagare. Vill man ta bort någon deltagare markera deltagaren och klicka på Ta bort anmäld. Vill man kan man välja att Exportera till excel under Exportera, den första filen exporterar de kolumner man valt att visa. Det kan man bestämma genom att högerklicka på menyn och välja colums. Väljer man att Exportera till excel för utskick exporteras allt. Vill man ha en enkel närvarolista klickar man på Närvarolista och en ruta öppnas för att kunna exportera till en PDF lista. Klickar man i rutan Inkludera närvarokolumner visas tillfällena på listan och man kan kryssa i närvaron. Man kan välja att högerklicka på menyn och lägga till fler kolumner på colums. Därefter klickar man på Exporera till PDF. Listan öppnas nu i PDF.
Vill man skicka e-post till deltagarna går det att göra i detta läget, klicka på Skicka e-post och välj vilka du vill skicka e-post till. De som har en korrekt e-postadress inlagd får nu ett mail.
Under sista fliken Närvaro läses alla tillfälle upp och de anmälda som är Antagna. Här fyller man i närvaro på de personer som deltagit på utbildningen. Klicka därefter på Spara närvaro. Man kan också lägga till personer och/eller grupper genom att klicka på Lägg till person. I denna ruta kan man hitta alla som finns i föreningens personregister eller om personen endast har deltagit på en utbildning i föreningen förut. Börja skriv i rutan Lägg till deltagare så söks registret igenom. Under Lägg till grupp listas föreningens grupper upp, välj grupp och klicka på Lägg till. Vill man ta bort en person markera peronsonen och klicka på Ta bort person. När hela utbildningen är klar och närvaron är gjord klickar man på Stäm av närvaro. Det öppnas en ruta där man ska klicka i en ruta för att Godkänna närvaron. Sök arrangemang Om föreningen har många arrangemang kan man lätt söka efter arrangemangen, det man kan välja på är Idrott, Status, Verksamhetsår och Fritextsök, i fritext kan man söka efter id och namn. Man väljer det man vill söka efter och klickar på Sök. Kopiera arrangemang För att kopiera ett arrangemang markerar man arrangemanget i listan och klickar sedan på Kopiera. Nu fyller man i eventuella ändringar. Vill man kopiera med Deltagare och Ledare klickar man för deltagare till höger och därefter Ledare. Vill man ha med tillfällen klickar man i Tillfällen. Därefter klickar man på Spara och stäng. Arrangemanget öppnas nu upp om man vill göra vidare redigeringar.
Anmäl arrangemang digitalt Denna funktion finns endast idag för föreningar och de kan endast anmäla digitalt till sitt SISU-distrikt. Beroende av vilken verksamhetsform man väljer är det olika många steg som skall gås igenom för att anmäla ett arrangemang. Här följer hur du anmäler olika typer av arrangemang. I vänstermenyn klickar man på Anmälan för att anmäla ett arrangemang. De verksamhetsformer som kommer att gälla under 2013 är följande, lärgrupp, kurs, föreläsning, kultur, barnkultur och processarbete (går ej att anmäla digitalt). Anmäl lärgrupp, barnkultur och kurs Klicka i menyn på Anmälan. Klicka på Lärgrupp, Barnkultur eller kurs. I första steget uppger man den allmänna informationen om utbildningen. Fyll i utbildningsinriktningen, välj därefter vilken SISU-kontakt din förening har. Valet av Studieplan är frivilligt, hittar man inte det man behöver skriv en utförlig beskrivning i rutan Beskrivning. Välj därefter Målgruppen som utbildningen riktar sig till. Välj sedan Idrott. Vill man beställa material kryssar man i rutan Jag vill beställa material - kontakta mig. Nya rutor öppnas upp nedanför och man fyller i Namn och adress och dessutom E-postadress och/eller Mobilnummer. Klicka därefter på Nästa Nästa steg är att fylla i tillfällen. Vet man inte exakta datum fyller man i ett förväntat startdatum och därefter ungefär hur många tillfälle och timmar man planerar att träffas. Vet man exakta datum kan man klicka på Jag vet ungefär när utbildningstillfällena ska vara och vill skapa tillfällen manuellt. Här lägger man till de tillfälle man kommer att träffas. Fyll i första datumet med tillhörande start- och sluttid. Fyll i vad det blir i antal Timmar, en utbildningstimme är 45 minuter (Fr o m september kommer utbildningstimmar att fyllas i med automatik). Vill man upprepa tillfället fyll i uppgifter för Upprepning, det går att upprepa dag, vecka, månad månad och år, glöm inte ett slutdatum. (Väljer man månad blir det samma datum varje månad). Klicka därefter på Lägg till. Har man två gånger i veckan väljer man vecka och markerar de veckodagar det gäller och ett slutdatum. Har man varannan vecka, välj Vecka och skriv därefter en tvåa i rutan Upprepa var, klicka sedan på Lägg till. Klicka därefter på Nästa.
I nästa steg är det dags för anmälan av deltagare, här kan man lägga till deltagare som finns med i föreningens personregister eller tidigare utbildningsdeltagare för föreningen. Man kan också lägga till någon av grupperna som finns skapade i medlemsregistret. För att lägga in deltagare börja skriv i fältet Lägg till person och klicka på Lägg till. Markera den person som ska vara ledare för arrangemanget. Klicka sedan på Nästa. Observera också att det finns åldersgränser på en del verksamhetsformer. Steget därefter är Granska och slutför på vad som är anmält, gå igenom uppgifterna och klicka på Skicka. På nästa steg får man en bekräftelse på att anmälan är inskickad och ett referensnummer (arrangemangsid). Anmälan föreläsning Välj Föreläsning, i första steget ska man uppge Utbildningsinriktning. Välj den SISU-kontakt som ansvarar för eran förening. Välj sedan en kategori som passar in på innehållet på föreläsningen. Välj målgrupp som föreläsningen i första hand vänder sig till. Uppge föreläsarens namn, kontaktperson i föreningen. Skriv in ett datum. Om man rapporterar in i efterhand skriv in antal i publiken uppdelat på kvinnor och män. Skriv in en kortare beskrivning om föreläsningen. Klicka på Nästa och granska att allt stämmer, klicka därefter på Skicka. I sista steget får man en bekräftelse på att anmälan är inskickad och fått ett referensnummer (arrangemangsid). Anmälan kultur I första steget uppger man all information för kulturarrangemanget, börja med att skriv in utbildningsinriktningen, välj därefter föreningens SISU-kontakt. Välj en passande Kategori och skriv därefter in Artist/Grupp. Uppge därefter föreningens Kontaktperson och sedan datum för arrangemanget. Välj därefter vilken typ av kulturarrangemang det är, det finns att välja på följande, Teater, Dansuppvisning, Utställning, Film/foto/bildvisning, Sång och musikunderhållning eller Annat. Om arrangemanget anmäls i efterhand fyll i publikantalet uppdelat upp på kvinnor och män. Klicka på Nästa och Granska uppgifterna så det ser rätt ut. Klicka därefter på Skicka. I sista steget får man en bekräftelse på att anmälan är inskickad och fått ett referensnummer (arrangemangsid).
Felsökning Får inte upp fliken Utbildningsmodulen Man måste har rollen Utbildningsansvarig förening i föreningens medlemsregister. Rutor och menyer inte synliga Logga ut och töm webbläsarens historik, stäng webbläsaren och öppna upp och logga in igen. Man ser inte föreningens arrangemang i listan nedan De arrangemang som finns på innevarande år är synliga i ett första läge, välj ett nytt åt. Går inte att klicka på Nästa Är alla obligatoriska fält ifyllda. Upprepning av tillfälle fungerar inte Tänk på att klicka i vilken/vilka veckodagar upprepningen sker. Finns inga personer i rullisten för att lägga till personer Finns de upplagda i föreningens personregister, om så är fallet börja skriv i rutan för att de ska bli synliga. Personer läses inte upp på närvarofliken Alla personer som går en utbildning måset vara antagna, gå till fliken anmälda, markera personen och klicka på Sätt till antagen. Det går inte att klicka i rutorna för närvaro Tillfället ligger framåt i tiden, endast tillfällen som har varit fungerar att markera med närvaro. Trots att man klickade i närvaron finns den inte sparad För varje gång ni fyller i närvaron måste ni klicka på Spara närvaro. SISU Idrottsutbildarna ber mig att slutrapportera hur gör man? Se att alla tillfällen är med och all närvaro ikryssad och att man har klicka på Spara närvaro, därefter klickar man på Stäm av närvaro.