Sid 1 (14) Innehållsförteckning. 1 7 Kontanta medel.... 3 7.1 Inledning 3 7.2 Kontanta medel, in- och utbetalning.. 3 7.3 Gemensamma regler för kontantkassa och handkassa. 3 7.3.1 Ansvarsfrågor 3 7.3.2 Inventering. 4 7.4 Kontantkassa.. 5 7.4.1 Allmänt. 5 7.4.2 Metoder och rutiner för hantering av kontantkassa.. 5 7.4.3 Kontanter från kaffe- och dryckesautomater. 6 7.4.4 Inbetalning (bankning) av kontantkassa. 6 7.5 Handkassa. 9 7.5.1 Allmänt. 9 7.5.2 Rekvisition, återfyllnad och återbetalning av handkassa. 9 7.5.3 Utbetalning från handkassa. 10 7.5.4 Bokföring/redovisning 10
Sid 2 (14) 7.6 Inlösen av checkar. 11 7.7 Depositioner. 11 7.8 Externa förordningar och bestämmelser.. 12 7.9 Interna föreskrifter och anvisningar 12 Bilagor 7.a Konteringsregler.. 13
Sid 3 (14) 7 Kontanta medel 7.1 Inledning Avgiftsförordningen (1992:191), Förordning om myndigheters bokföring (2000:606), Förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning samt Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter och allmänna råd ställer höga krav på redovisning, säkerhet, reviderbarhet och god intern kontroll vad gäller hantering av likvida medel och intäkter av kontantförsäljning. Rektor har i beslut 2011-05-10, Dnr UmU 200-1182-11, fastställt interna regler för hantering av kontanta medel vid Umeå universitet. Detta kapitel innehåller tillämpningsanvisningar och rutinbeskrivningar som bygger på gällande externa och interna regler. 7.2 Kontanta medel, in- och utbetalning Kontanta medel kan vara av två olika slag, dels sådana kontanta medel som erhålls i samband med försäljning, dels sådana som erhålls efter särskild rekvisition från. Dessa två olika slag av kontantkassor, en för in- och en för utbetalningar, ska hanteras helt åtskilda från varandra och medel ur en kassa får inte tillföras den andra kassan. I dessa anvisningar benämns kontanta medel som kommer in till institution/enhet i samband med försäljning kontantkassa medan kontanta medel som används för utbetalning till anställd som haft utlägg för köp av varor och tjänster benämns handkassa. 7.3 Gemensamma regler för kontantkassa och handkassa 7.3.1 Ansvarsfrågor Det yttersta ansvaret för institutionens/enhetens ekonomiadministration ligger på prefekt/motsv. God ordning och säkra rutiner ska upprätthållas. Vid fördelning av arbetsuppgifter och ansvar ska prefekt/ motsv därför tillse att ingen person ensam hanterar en ekonomisk transaktion från början till slut. Prefekt/motsv ska formellt utse en kassaansvarig för såväl kontant- som handkassa. Ansvaret avser den fysiska hanteringen av kontanterna såväl som den ekonomiska redovisningen. Beslut om kassaansvar ska vara skriftligt och gälla från och med visst datum och tillsvidare. Då kassaansvar upphör ska prefekt/motsv fatta beslut om från vilket datum ansvaret ska upphöra. Vid beslut om vikarierande kassaansvarig, vid ordinarie kassaansvarigs semester eller annan frånvaro, ska det framgå för vilken period överlåtelsen av kassaansvaret gäller. Beslutshandling ska vara underskriven av såväl kassaansvarig/vikarierande kassaansvarig som prefekt/motsv. Då det gäller ansvarig för kontantkassa ska blankett Kassaansvarig kontantkassa användas. Då det gäller ansvarig för handkassa ska blankett Kassaansvarig handkassa användas. Blanketterna i original ska sändas till. Kopia av besluten förvaras vid respektive institution/enhet.
Sid 4 (14) Kassaansvarig ansvarar för att kontantjournaler och inbetalningsrapporter är fullständigt ifyllda, daterade och numrerade, samt underskrivna av behöriga personer, att det finns verifikationer till samtliga ekonomiska transaktioner. Till Kontantjournal kontantkassa ska kassaremsa, kvittenser och kurslista bifogas. Till Kontantjournal handkassa ska kvitton i original bifogas, att kontanta medel, kontantjournaler och verifikationer förvaras på betryggande sätt i brandsäkert kassaskåp. Regler för arkivering framgår av kapitel 1, Grundläggande bestämmelser och anvisningar, avsnitt 1.3.3, att uppföljning av respektive balanskonto för kontant- och handkassa sker samt att inventering genomförs. 7.3.2 Inventering I samband med bokslut och delårsbokslut, byte av kassaansvarig samt vid avslut av handkassa eller växelkassa (se avsnitt 7.4.1) ska inventering utföras. Inför bokslut ska inventering alltid utföra, vid delårsbokslut per den 30/6 och vid årsbokslut per den 31/12. Inventeringen ska utföras av annan person än kassaansvarig och dokumenteras. Endast vid delårs- och årsbokslut ska inventeringsdokument i original sändas till, kopia ska arkiveras vid respektive institution/enhet. Syftet med inventeringen är att kontrollera att det som finns i handkassa respektive växelkassa stämmer med bokfört värde. Till inventeringsdokumenten ska en Analyslista som visar bokfört värde bifogas (se kapitel 1, bilaga 1.b, Kontroller och avstämningar i Raindance ). Exempel inventering växelkassa Växelkassa räknas och stäms av mot bokfört belopp på konto 1574. Det bokförda beloppet ska också stämma överens med det beslut som tagits om växelkassans storlek. Exempel inventering handkassa Handkassa räknas och stäms av mot bokfört belopp på konto 1573. En handkassa på 2 000 kronor har tagits ut i januari. Därefter har man gjort uttag på 1 500 kronor och detta har bokförts löpande genom att kontot för handkassa har krediterats och ett eller flera kostnadskonton respektive momskontot debiterats. När inventering görs per den 30/6 ska det finnas 500 kronor kvar i handkassan. Handkassa behöver inte avslutas vid delårs- och årsbokslut om inte dispositionstiden gått ut. Däremot ska bokföring göras varje period som uttag gjorts ur handkassa. Om uttag ur handkassa inte bokförs kommer, enligt exemplet ovan, konto 1573 att visa ett debetsaldo på 2 000 kronor trots att kontanterna i handkassan inte är mer än 500 kronor. Alltså misstämmer det på 1 500 kronor.
Sid 5 (14) 7.4 Kontantkassa 7.4.1 Allmänt Kontantkassa består av intäkter av försäljning samt växelkassa. Begreppet kontantkassa omfattar förutom sedlar och mynt samt checkar som kan omvandlas i sedlar och mynt även betalning med betalkort/cash card. Institution/enhet har rätt att ta betalt av studenter för exempelvis utskrifter och kopior av examensarbeten, uppsatser och övrigt studiematerial, digitala lagringsmedier, kopiering, scanning, depositionsavgifter för nycklar, passerkort, ID-kort och liknande samt avgift som universitetsbiblioteket tar ut vid försening eller när böcker förkommer. Intäkter kan också erhållas från kaffe- och dryckesautomater. För att minska kontanthanteringen vid institution/enhet rekommenderas att försäljningen koncentreras till så få försäljningsställen som möjligt, förslagsvis till något av de servicecentra som finns på campus. Försäljningsintäkter får inte tillföras växelkassa eller handkassa och får inte heller användas för inköp av varor eller tjänster eller till att ersätta utlägg som anställd haft i sin tjänst. Växelkassa Institution/enhet som har kontant försäljning kan ha behov av en växelkassa. Då kassaapparat används ska växelkassa alltid finnas. Då kassaapparat inte används och försäljningsintäkten är låg finns inget krav på växelkassa. Prefekt/motsv fattar beslut om växelkassans storlek. Blankett Växelkassa kontantkassa fylls i och blanketten i original sänds till. Kopia av blanketten förvaras vid institution/enhet. Växelkassa rekvireras från på samma sätt som handkassa (se avsnitt 7.5.2, Rekvisition, återfyllnad och återbetalning av handkassa ). Växelkassa bokförs vid på konto 1574, Växelkassa. I samband med inventering ska kontot stämmas av mot beloppet i växelkassan (se avsnitt 7.3.2, Inventering ) Medel ur växelkassan får inte användas till att täcka eventuell kassabrist och inte heller användas som handkassa för inköp av varor eller tjänster eller till att ersätta utlägg som anställd haft i sin tjänst. 7.4.2 Metoder och rutiner för hantering av kontantkassa Då intäkt av kontant försäljning i genomsnitt under året uppgår till 10 000 kronor per månad eller mer ska kassaapparat med kontrollremsa användas. Om försäljningsintäkterna är lägre än genomsnittet får metoden med personligt kvitto användas och då försäljningen enbart avser kompendier till studerande kan kvittens på kurslista vara ett godtagbart alternativ. Nedan ges en rutinbeskrivning för tillämpbara metoder.
Sid 6 (14) Kassaapparat 1. Vid försäljning slås försäljningssumman in i kassaapparaten. Kunden erhåller kvitto. 2. Vid dagens slut räknas kassan och kontantjournal upprättas. Kontantjournalen ska skrivas under av kassaansvarig samt ytterligare en person. 3. Kontanter samt kontantjournal tillsammans med numrerade verifikationer, d v s kvitton, förvaras enligt anvisningarna under rubriken "Förvaring". Personligt kvitto 1. Vid försäljning ska personligt kvitto upprättas och lämnas till kunden. För detta ändamål ska numrerat kvittock med ett original och en kopia användas. Originalet lämnas till kunden medan kopian behålls på institutionen och arkiveras tillsammans med kontantjournal. 2. Vid dagens slut räknas kassan och behållningen noteras i kontantjournalen. Kontantjournalen ska skrivas under av kassaansvarig samt ytterligare en person. 3. Kontanter samt kontantjournal tillsammans med numrerade verifikationer, d v s kvitton, förvaras enligt anvisningarna under rubriken "Förvaring". Kurslista 1. Vid försäljning av kompendier till studenter kan kvittens ske direkt på kurslista. Datum för försäljning samt erhållet belopp noteras på kurslistan. 2. Kurslistan fungerar som verifikat till kontantjournal. Då flera listor finns ska dessa numreras. 3. Vid dagen slut räknas kassan och behållningen noteras i kontantjournalen. Uppgift om nummer på kurslista ska också noteras. Kontantjournalen ska skrivas under av kassaansvarig samt ytterligare en person. 4. Kontanter samt kontantjournal tillsammans med numrerade kurslistor förvaras enligt anvisningarna under rubriken "Förvaring". 7.4.3 Kontanter från kaffe- och dryckesautomater Vid tömning av automater som inte lämnar något kontrollkvitto ska kassaansvarig samt ytterligare en person närvara. På blankett Intyg automattömning ska det belopp som tömts från automaten i fråga noteras. Intyget, som också fungerar som inbetalningsrapport, dateras och numreras från ett (1) och uppåt under löpande budgetår och skrivs under av kassaansvarig, den person som varit närvarande vid tömningen samt prefekt/motsv. Blanketten i original, som ska användas som kassaverifikation, sänds till i samband med att inbetalning till universitetets Plusgiro 446 50 70-3 görs. Kopia av blanketten förvaras vid institution/enhet.
Sid 7 (14) 7.4.4 Inbetalning (bankning) av kontantkassa För bankning av kontanta medel köper universitetet tjänst av Loomis, ett företag som erbjuder en säker och effektiv hantering av det fysiska kontantflödet i universitetets verksamhet. Huvudprincipen är att institutioner/enheter som har intäkter i form av kontanter ska anlita denna tjänst. Institutioner/enheter som i mindre omfattning har intäkter i form av kontanter gör sina inbetalningar via bank (Nordea). Banken tar ut en avgift (f n 200 kr) vid varje bankningstillfälle. Prefekt/motsv ansvarar för att säkra rutiner för bankning av kontanta medel upprättas. Hänsyn ska alltid tas till personalens säkerhet samt risk för stöld eller annan oegentlighet. Kontantjournal kontantkassa Enligt Förordning om myndigheters bokföring 9 ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast följande arbetsdag. Kassaansvarig noterar löpande inbetalningar till kontantkassa i Kontantjournal kontantkassa vilket enligt ESV:s föreskrifter till 9 är grundnoteringar. Detta innebär att kravet på tidpunkten för inbetalning och registrering i ekonomisystemet inte blir lika strängt. Kontantjournal dateras och numreras från ett (1) och uppåt under löpande budgetår, intäkterna specificeras och kontantjournalens riktighet intygas av kassaansvarig och den person som varit närvarande då kassan räknades. Blankett Kontantjournal kontantkassa i original tillsammans med kassaremsa, kvittenser, kurslista ska förvaras vid institution/enhet i 10 år varefter gallring sker. Inbetalningsrapport- kontantkassa Under förutsättning att försäljningsintäkterna i form av sedlar och mynt förvaras på betryggande sätt i brandsäkert kassaskåp kan inbetalning och bokföring göras senast inför periodavslut, företrädesvis kring den 25:e i varje månad. Om kravet på betryggande förvaring inte uppfylls ska inbetalning av kontantkassan alltid göras påföljande arbetsdag då beloppet i kassan överstiger 5 000 kronor. Inbetalning görs till universitetets Plusgiro 446 50 70-3. Innan inbetalning görs ska blankett Inbetalningsrapport kontantkassa fyllas i. Uppgift om de kontantjournaler som ligger till grund för inbetalningen liksom inbetalt belopp i form av sedlar och mynt ska noteras på rapporten liksom fullständig kontering. Inbetalningen ska bokföras som intäkt av försäljning, kontogrupp 31*. Inbetalning får inte bokföras som kostnadsreduktion. Inbetalningsrapporten ska dateras och numreras löpande från ett (1) och uppåt under respektive budgetår och skrivas under av kassaansvarig samt av prefekt/motsv. Rapporten i original ska sändas till då den ska utgöra underlag för bokföring av intäkterna. Kopia av rapporten förvaras vid institution/enhet. Då inbetalning sker via bank (Nordea) ska numret på inbetalningsrapporten noteras på inbetalningstalongen så att inbetalningen kan kopplas ihop med rapporten.
Sid 8 (14) Inlösen av checkar Checkar sänds direkt till för inlösen. Anvisning avseende fullständig kontering ska bifogas. Se även avsnitt 7.6, Inlösen av checkar. Betalning med betalkort/cash card Betalning med betalkort/cash card är kopplat till ett konto i Skandinaviska Enskilda Banken. Varje dag medel kommer in på kontot sänder banken ett dagsbesked till. Utifrån de koder som finns noterat på dagsbeskedet bokförs intäkter på rätt institution/enhet och rätt projekt. Depositioner I samband med att studenter kvitterar ut nycklar eller kort till ett datalab eller liknande ska en depositionsavgift lämnas. Depositionsavgiften återbetalas när nyckel eller kort återlämnas. Se även avsnitt 7.7, Depositioner.
Sid 9 (14) 7.5 Handkassa 7.5.1 Allmänt Handkassa är ett alternativ till betalning då köpesumman är låg eller då det är svårt att få faktura. Hanteringen av handkassa innebär ett stort ansvar för den som är kassaansvarig. För att minimera risken för stöld och missbruk bör handkassorna vara så små som möjligt. Rutinerna kring hanteringen av handkassa är såväl arbets- som kostnadskrävande varför i första hand andra betalningssätt rekommenderas som t ex betalning med betalkort/cash card. Huvudprincipen ska vara att leverantören sänder faktura. Ersättning ur handkassa är endast tillåten då den som yrkar ersättning kan lämna kvitto i original som styrker gjorda utlägg. Handkassa får inte användas för utbetalning av lön/arvode, resersättning/traktamente/lönetillägg eller ersättning för personliga utlägg i samband med intern eller extern representation. Utbetalningar som genererar skatt och lönekostnadspålägg eller av andra skäl ska rapporteras till skattemyndigheten ska alltid utbetalas av Personalenheten via lönesystemet. Handkassa får inte heller användas för att ersätta personliga utlägg för inköp som avser anläggningstillgångar. Medel ur handkassa får inte tillföras annan kassa som t ex växelkassa. Om handkassa används på felaktigt sätt eller i övrigt missbrukas kan handkassa återkrävas. 7.5.2 Rekvisition, återfyllnad och återbetalning av handkassa Rekvisition För att erhålla en handkassa eller växelkassa måste den kassaansvarige göra ett personligt besök på Kassan,. En skriftlig rekvisition samt underlag för bokföring lämnas till kassören som utanordnar en PG-anvisning som inlöses på Nordea. Rekvisition av handkassa eller växelkassa ska innehålla uppgift om belopp, period och kontering. Rekvisitionen ska vara underskriven av såväl kassaansvarig som prefekt/motsv. Bokföringsunderlag upprättas på blankett Manuell utbetalning ej reseförskott. Som mottagare anges kassaansvarig. Fullständig kontering ska anges. Såväl den som upprättat bokföringsunderlaget som prefekt/motsv ska skriva under blanketten. Återfyllnad Om medlen i handkassan förbrukats innan dispositionstiden gått ut eller att kostnaderna blivit högre än beräknat kan återfyllnad av handkassan göras. Begäran om återfyllnad av handkassa sker på rekvisitionsblankett och erhålls på samma sätt som den ursprungliga rekvisitionen. Återbetalning Handkassa slutredovisas då dispositionstiden gått ut eller då kassan förbrukats för avsett ändamål. Slutredovisning innebär att samtliga grundnoteringar i Kontantjournal handkassa ska vara bokförda i ekonomisystemet. Eventuella oförbrukade medel ska återbetalas. På inbetalningstalongen ska kontot för handkassa anges liksom projekt och motpart. Motpart är alltid privatperson och anges med kod 32950.
Sid 10 (14) Växelkassa slutredovisas då kontantförsäljning inte längre är aktuell. Återbetalning av handkassa eller växelkassa görs till Umeå universitets Plusgiro 446 50 70-3. 7.5.3 Utbetalning från handkassa Ersättning ur handkassa är endast tillåten då den som yrkar ersättning kan lämna kvitto i original som styrker gjorda utlägg. Av kvittot ska det framgå vad som inköpts, varans belopp med särredovisning av moms samt när och var inköpet gjorts. Kvittot ska påföras ett löpnummer (verifikationsnummer) och den ekonomiska händelsen ska noteras i kontantjournal för handkassa. Kontantjournal handkassa Enligt Förordning om myndigheters bokföring 9 ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast följande arbetsdag. Institution/enhet noterar löpande uttag ur handkassa i kontantjournal vilket enligt ESV:s föreskrifter till 9 är grundnoteringar. Detta innebär att kravet på tidpunkten för registrering och bearbetning i ekonomisystemet inte blir lika strängt. Bokföring ska dock ske minst en gång per månad inför periodavslut, förslagsvis kring den 25:e i månaden. När det gäller uttag ur handkassa ska gjorda inköp och/eller utbetalda ersättningar noteras i Kontantjournal - handkassa samma dag som uttaget ur kassan görs. I kontantjournalen ska det noteras vem som erhållit ersättningen, datum för utbetalningen och vilket belopp som utbetalats. Till journalen ska kvitton och andra verifikationer bifogas. Samma kontantjournal kan användas under flera dagar dock längst till dess utläggen bokförs. Kontantjournaler ska dateras och numreras från ett (1) och uppåt under löpande budgetår. Journalerna ska undertecknas av den kassaansvarige samt prefekt/ motsv. 7.5.4 Bokföring/redovisning Institution/enhet upprättar underlag (blankett Bokföring/omföring ) för avräkning av kassakontot utifrån de noteringar som gjorts i kontantjournalen. Kontot för handkassa (1573) krediteras och olika slag av kostnadskonton samt kontot för ingående moms (1541) debiteras. Konteringsregler för handkassor framgår i bilaga 7.a, Konteringsregler. Bokföringsunderlaget, tillsammans med kontantjournal och kvitton i original, sänds till för registrering i Raindance Classic (EK). Kopia av bokföringsunderlaget, kontantjournal och kvitton förvaras vid respektive institution/enhet. Kontot för handkassan ska följas upp löpande och alltid i samband med inventering och stämmas av mot grundnoteringarna i kontantjournal för handkassa och oförbrukade kontanter. Hur avstämningen ska göras framgår av kapitel 1, bilaga 1.b, Kontroller och avstämningar i Raindance.
Sid 11 (14) 7.6 Inlösen av checkar Då institution/enhet erhåller check i svensk eller utländsk valuta som betalning för vara eller tjänst måste checken lösas och betalningen bokföras. Sänd checken snarast möjligt, tillsammans med anvisning om hur inbetalningen ska konteras (organisatorisk enhet, konto, verksamhet och projekt), till kassören vid. Om checken är utställd på anställd vid universitetet måste denne/-a skriva på checken innan den sänds till. sänder checken för lösen till Plusgirot och bokför inbetalningen enligt anvisningarna. 7.7 Depositioner I samband med att studenter kvitterar ut nycklar eller kort till ett datalab eller liknande ska en depositionsavgift lämnas. Depositionsavgiften återbetalas när nyckel eller kort återlämnas. Institution/ enhet upprättar förteckning över vilka personer som kvitterat ut nyckel/kort och lämnat depositionsavgift härför. Lämnade depositioner är kontanta medel och ska inbetalas till universitetets Plusgiro 446 50 70-3. Depositioner bokförs vid på konto 2632. Anvisningar för inbetalning av kontantkassa ges i avsnitt 7.4.4, Inbetalning av kontantkassa. Återbetalning av depositioner i samband med återlämnande av nyckel/kort sker ur handkassa. Anvisningar för rekvisition av handkassa, utbetalning och bokföring av förbrukade medel m.m. framgår av avsnitt 7.5, Handkassa. I samband med delårs- och årsbokslut ska kontot för depositioner stämmas av mot förteckning över lämnade depositioner. Förteckningen ska sändas till och användas som specifikation i delårs- respektive årsbokslut. Hur avstämningen ska göras framgår av kapitel 1, bilaga 1.b, Kontroller och avstämningar i Raindance.
Sid 12 (14) 7.8 Externa förordningar och bestämmelser Avgiftsförordningen (1992:191) Förordning (1994:14) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 7.9 Interna föreskrifter och anvisningar Rektors beslut avseende hantering av kontanta medel, UmU 200-1182-11, daterat 2011-05-10.
Sid 13 (14) Bilaga 7.a - Konteringsregler Rekvisition Kassaansvarig vid institutionen/enheten rekvirerar en handkassa på 2 000 kronor. Medlen ska användas till diverse inköp. Vid rekvisition bokför utbetalningen av handkassan enligt exemplet nedan. De objekt som anges med normal stil registreras manuellt medan de som anges med kursiv still bokförs med automatik. Konto Projekt Org enhet V-het Motpart Finansiär Belopp D+/K- 1573 2 000,00 + + = D, - = K Grundnoteringar i kontantjournal handkassa Under månaden har 1 441,00 kronor förbrukats ur handkassan. Inköpt vara Belopp exkl moms Moms Totalsumma Litteratur 175,00 43,75 218,75 Kontorsmaterial 265,00 66,25 331,25 Disketter 712,94 178,06 891,00 Summa 1 152,94 288,06 1 441,00 Redovisning av förbrukade medel Kontantjournalens grundnoteringar utgör underlag för redovisning. Kontering av de ekonomiska händelserna utförs på blankett Bokföring/Omföring. Kontot för handkassa ska nu avräknas samtidigt som kostnaderna ska bokföras på ett eller flera projektkonton. Glöm inte att bokföra eventuell moms. Bokföringsunderlag, tillsammans med kontantjournal och kvitton, sänds till för registrering i ekonomisystemet (EK).
Sid 14 (14) De objekt som anges med normal stil registreras manuellt medan de som anges med kursiv stil bokförs med automatik. Konto Benämning Projekt Org enhet V-het Motpart Finansiär Belopp D+/K- 1573 Handkassa 32950 1 441,00-5622 Böcker, tidskrifter, tidningar 32950 175,00 + 5623 Kontorsmaterial 32950 265,00 + 5693 Kemikalier 32950 712,94 + 1541 Ingående mervärdesskatt 288,06 + + = D, - = K