C-UPPSATS 2009:193 Luleå kommuns rekryteringsprocess - ur de arbetssökandes perspektiv Siri Mattisson Luleå tekniska universitet C-uppsats Sociologi Institutionen för Arbetsvetenskap Avdelningen för Industriell Produktionsmiljö 2009:193 - ISSN: 1402-1773 - ISRN: LTU-CUPP--09/193--SE
Luleå kommuns rekryteringsprocess - ur de arbetssökandes perspektiv Författare: Siri Mattisson Handledare: Anita Westerström SOCIOLOGI C Luleå tekniska universitet Institutionen för arbetsvetenskap Vårterminen 2009
Förord Det känns verkligen skönt att skriva förordet, nu är uppsatsen klar! Vilken känsla. Äntligen. Jag vill först och främst tacka alla som ställt upp och deltagit i denna studie, både informanterna och respondenterna. Denna uppsats hade inte blivit skriven om inte min familj och mina vänner hade funnits där för att hjälpa mig. Tack till mamma och far som tvingats läsa igenom uppsatsen och kommit med mycket bra synpunkter. Tack till Ylva för stödet med transkriberingen. Tack till Sara för att vi gjorde det här tillsammans, det kommer blir ett minne för livet. Tack till Åsa Thomtén-Jacobsson på Luleå kommun som gav mig och Sara förtroendet till att göra denna undersökning. Tack till Anita Westerström för handledningen. Och sist, tack till Joakim som är mitt eviga stöd och som lånat ut sina fingrar när inte mina velat vara med! Utan er hade denna uppsats inte varit möjlig att utföra! Luleå tekniska universitet Luleå den 22 maj 2009 Siri Mattisson ii
Sammanfattning Syftet med denna studie var att undersöka hur Luleå kommun kan få personer med rätt kompetens att söka utannonserade tjänster. För att samla information till studien sändes anonyma webbenkäter ut till de personer som hade sökt någon av tjänsterna Upphandlare och Driftingenjör inom kommunen. Enkätens bortfall var väldigt stort och därför har inga generaliseringar kunnat göras och de slutsatser som dragits gäller bara för de som faktiskt besvarade enkäten. Kommunens rekryterare för de aktuella tjänsterna har också intervjuats. Först och främst är det väldigt bra att kommunen har utarbetat riktlinjer för rekryteringsprocessen. Riktlinjerna måste dock förankras bättre hos kommunens medarbetare. Kravprofilerna bör vara mer realistiska då studiens arbetssökande ofta letar efter specifika jobb. Kommunen behöver också stärka sitt varumärke som god arbetsgivare genom positionering, för att locka nya medarbetare. Nyckelord: rekrytering, kompetens, realistisk arbetsinformation, mediekommunikation iii
Abstract The purpose of this study was to examine how the Luleå municipality can get people with the required skills to apply for advertised jobs. To gather information for the study, anonymous on-line surveys were sent out to job seekers applying for the positions of Upphandlare and Driftingenjör in the municipality. The survey drop-out rate were very high and because of that no generalizations could be made and the conclusions concern only those who actually responded to the on-line survey. Interviews have also been done with the municipality recruiters for these specific jobs. First and foremost, it is very good that the municipality has developed guidelines for the requirement process. The guidelines, however, need to be recognized and adopted by the employees of the municipality. Skill-set profiles should be more realistic and accurate because the job seekers in the study were often searching for specific jobs. The municipality also needs to strengthen its trademark as a good employer positioning because it can attract job seekers. Keywords: recruitment, competence, realistic job preview, media communication iv
Innehållsförteckning 1. INLEDNING OCH BAKGRUND... 7 1.1 PRECISERING AV SYFTE OCH PROBLEM...8 1.1.1 Problemformulering...8 1.1.2 Syfte...8 1.1.2.1 Frågeställningar...8 2. CENTRALA BEGREPP, TEORI OCH TIDIGARE FORSKNING... 9 2.1 TEORI...9 2.1.1 Centrala begrepp...9 2.1.2 Kompetens... 10 2.1.3 Realistisk arbetsinformation... 10 2.1.4 Mediekommunikation... 11 2.2 TIDIGARE FORSKNING...12 3. METOD...14 3.1 STUDIENS ANSATS...14 3.2 VAL AV TEORI...14 3.3 VAL AV METOD...15 3.4 URVAL...15 3.5 INTERVJUERNA...16 3.6 ENKÄTENS UTFORMNING...17 3.7 DISTRIBUERING, INSAMLING OCH BEARBETNING AV DATA...19 3.8 BORTFALL...19 3.9 METODPROBLEM...22 3.10 RELIABILITET...23 3.11 VALIDITET...23 3.12 ETIK...24 3.12.1 Informationskravet... 24 3.12.2 Samtyckeskravet... 24 3.12.3 KonEidentialitetskravet... 25 3.12.4 Nyttjandekravet... 25 3.12.5 Övriga etiska övervägande... 25 3.13 DISPOSITION...26 4. RESULTAT OCH ANALYS...27 4.1 LULEÅ KOMMUNS REKRYTERINGSPROCESS...27 4.2 REKRYTERINGSANNONSERNA...30 4.2.1 Upphandlartjänsten... 30 4.2.2 Driftingenjörtjänsten... 31 4.3 KVALIFIKATIONERNA OCH ARBETSUPPGIFTERNA...32 4.3.1 Upphandlartjänsten... 32 4.3.2 Driftingenjörtjänsten... 33 4.3.3 Intervjuerna och riktlinjerna... 33 4.4 UPPFATTNING AV REKRYTERINGSANNONSERNA...34 4.4.1 Båda rekryteringsannonserna... 34 4.4.2 Upphandlartjänsten... 35 4.4.3 Driftingenjörtjänsten... 36 4.5 UTFORMNING...37 4.5.1 Rekryteringsannons i tidningen... 38 4.5.2 Rekryteringsannons på Internet... 39 4.5.3 Rekryteringsannons som mail... 40 4.5.4 Rekryteringsannons som reklameilm... 40 v
4.5.5 Rekryteringsannonser generellt... 41 4.6 PLACERING...41 5. DISKUSSION...44 5.1 HUR GENOMFÖRS LULEÅ KOMMUNS REKRYTERINGSPROCESS?...44 5.2 HUR BÖR EN REKRYTERINGSANNONS VARA UTFORMAD FÖR ATT FÅNGA DE ARBETSSÖKANDES UPPMÄRKSAMHET?...45 5.3 HUR UPPLEVDES REKRYTERINGSANNONSERNA AV DE ARBETSSÖKANDE?...46 5.4 VAR BÖR EN REKRYTERINGSANNONS VARA PLACERAD FÖR ATT PERSONER MED RÄTT KOMPETENS SKA HITTA DEN?...48 5.5 UPPLEVDES KRAVPROFILERNA SOM REALISTISKA AV DE ARBETSSÖKANDE?...49 5.6 SAMMANFATTNING...50 5.7 FÖRSLAG TILL FRAMTIDA FORSKNING...51 LITTERATURFÖRTECKNING...52 TRYCKTA KÄLLOR...52 UPPSATSER...54 ELEKTRONISKA KÄLLOR...54 Bilaga 1: Intervjuguide Bilaga 2: Missivbrev Upphandlartjänsten Bilaga 3: Missivbrev Driftingenjörtjänsten Bilaga 4: Enkät Upphandlartjänsten Bilaga 5: Enkät Driftingenjörtjänsten Bilaga 6: Rekryteringsannons Upphandlare småannons Bilaga 7: Rekryteringsannons Upphandlare samannons Bilaga 8: Rekryteringsannons Upphandlare fulltext Bilaga 9: Rekryteringsannons Driftingenjör småannons Bilaga 10: Rekryteringsannons Driftingenjör fulltext vi
1. Inledning och bakgrund I Inledning och bakgrund diskuteras forskningsproblemet i relation till tidigare forskning, som mynnar ut i en problemformulering, ett syfte och flera frågeställningar. Mitt intresse för rekrytering hänger samman med mitt intresse för sociologi, eftersom båda ämnena handlar om människor och deras plats i samhället. Inom både sociologi och rekrytering finns forskning om vilket beteende som är mest gynnsamt för människan. I rekrytering sätts individer i olika situationer beroende på hur långt i rekryteringsprocessen de kommer. Situationer uppfattas olika eftersom alla människor är just olika, med olika förutsättningar. Sociologi är studiet av människans sociala liv och av grupper och samhällen. 1 Forskare inom sociologi menar att människan har olika utgångspunkter eller positioner i samhället som ger individen olika möjligheter att handla och inneha makt samt motiv. En människas position kan antigen vara; om äktenskap har ingåtts, släktskap, medborgarskap eller arbete. Eftersom arbetet är en position som människan kan inneha, är det av stor betydelse. Vilket visar hur viktigt arbete är för människan men det får dock inte uppta hela vardagslivet. Människan tillbringar den mesta tiden hemma och på jobbet, men däremellan finns de semiorganiserade fälten som till exempelvis varuhus, biografer eller trafiken. Positionerna är föränderliga över tid och är ofta ett studieobjekt inom sociologisk forskning. 2 Studieobjekten inom den svenska arbetslivsforskningen indelas enligt Berling och Tunevall in i tre huvudrubriker, effektiv produktionsorganisation, tillfredställelse och arbetsmiljö samt medbestämmande och företagsdemokrati. Fram till 1960-talet dominerade den mekaniska människosynen från Scientific Managementskolan med dess principer om effektiv produktionsorganisation. Tidvis parallellt och efter detta började en mer human människosyn utvecklas tack vare Human Relationsskolan. Inom denna betonades mer behovstillfredsställelse, gruppbildning i anslutning till arbetet, demokratisk arbetsledning etcetera. Arbetslivsforskningen anknöts nu till personaladministrationen genom att forska kring till exempel arbetsutbildning, introduktion och rekrytering. 3 Rekrytering innebär de åtgärder som syftar till att genom anställning tillgodose företagets behov av personal. 4 Behovet av rekrytering är i dagens samhälle av betydelse, då samhället nu står inför en stor demografisk förändring på grund av den generationsväxling som sker. Förändringarna i dagens samhälle kommer att påverka många olika branscher. Därför är arbetsgivarnas förmåga att rekrytera, utveckla och bibehålla kompetenta och engagerade medarbetare av stor vikt. 5 Vilket gör att forskning i ämnet efterfrågas då ett rekryteringsbehov finns. Dock har Sverige sedan hösten 2008 gått in i en lågkonjunktur, vilket gör betydelsen av rekrytering större. 1 Giddens (2007) s. 23 2 Ahrne & Roman & Franzén (2003) 3 Berglind & Tunevall (1982) 4 Granberg (2003) s. 315 5 Riktlinjer för rekrytering, Luleå Kommun (2008) 7
Under en lågkonjunktur har många organisationer inte råd eller tid att felrekrytera, vilket gör rekryteringsprocessen ännu mer avgörande. Luleå kommun ligger i Norrbotten och har cirka 73 000 invånare, och som region tillsammans med de fyra grannkommunerna 168 000 invånare. Luleå kommun är den största arbetsgivaren i regionen 6, och hade år 2008 totalt 6 777 personer anställda men har som prognos att vara 7 167 medarbetare år 2016. 7 Detta är en total ökning på 433 medarbetare inom hela organisationen. Dock beräknas många fler rekryteras då kommunen från år 2008 beräknar att 4 949 kommer avgå vilket gör att 5 382 medarbetare ska rekryteras fram till år 2016. Avgångarna kan bero på rörlighet, demografi och tjänstledighet, vilka är de faktorer som kommunen definierat påverkar rekryteringsbehovet. Rörlighet avser att personer slutar i organisationen medan demografi avser befolkningsutvecklingen. Tjänstledigheter kan vara sjukledighet, övriga tjänstledigheter eller dylikt. 8 Hur ska då Luleå kommun rekrytera 5 382 nya medarbetare framgångsrikt mellan åren 2006-2016? Kommunen vill därför undersöka om förbättringar kan göras i deras rekryteringsprocess. 1.1 Precisering av syfte och problem 1.1.1 Problemformulering Det är viktigt att kravprofilen och rekryteringsannonsen är bra utförd så att rätt underlag inkommer till vidare rekrytering, alltså att samspelet mellan arbetsgivaren och de arbetssökande fungerar så rätt person söker rätt arbete. Luleå kommun har utformat riktlinjer för vilka kriterier en kravprofil bör uppfylla, men då samhället är föränderligt är de tillfredställande för dagsläget? Utformningen av rekryteringsannonser har också liknade riktlinjer för hur de bör ske, är de sättet det bästa för att nå ut till rätt arbetssökande och är annonserna realistiska? Fokus i min undersökning kommer därför att vara på eventuella problem med kravprofilen och rekryteringsannonseringen. 1.1.2 Syfte Syftet med uppsatsen är: Hur får Luleå kommun personer, med rätt efterfrågad kompetens, att söka de utannonserade tjänsterna? 1.1.2.1 Frågeställningar 1. Hur genomförs Luleå kommuns rekryteringsprocess? 2. Hur bör en rekryteringsannons vara utformad för att fånga de arbetssökandes uppmärksamhet? 3. Hur upplevdes rekryteringsannonserna av de arbetssökande? 4. Var bör en rekryteringsannons vara placerad för att personer med rätt kompetens ska hitta den? 5. Upplevdes kravprofilerna som realistiska av de arbetssökande? 6 www.lulea.se (2009-03-22) 7 Personalprognos 2008-2016, Luleå Kommun (2008) 8 Personalprognos 2008-2016, Luleå Kommun (2008) 8
2. Centrala begrepp, teori och tidigare forskning Centrala begrepp introduceras samt relevanta teorier och tidigare forskning presenteras under detta kapitel. 2.1 Teori De centrala begreppen är alla begrepp som berör Luleå kommuns rekryteringsprocess på olika sätt. Rekryteringsprocessen befinner sig på arbetsmarknaden och bedrivs av en organisation som arbetssökande söker sig till via rekryteringsannonser samt kravprofiler som tillhandahålls genom mediekommunikation. Genom annonsering ska målgruppen känna igen en organisation och vad som urskiljer den från en annan organisation, vilket kan göras genom positionering av varumärket. Kravprofilen kan följa de teorier kring realistisk arbetsinformation och hur rätt person matchas till rätt arbete tack vare sin kompetens. 2.1.1 Centrala begrepp Arbetsmarknaden: är den marknad där arbetsgivare köper arbetskraft mot betalning. Allt som händer på arbetsmarknaden påverkar rekryteringsprocessen och dess delar. Arbetsmarknaden påverkar organisationer och dess anställda, samt om de nyrekryterar eller inte. Arbetsmarknaden styr även de arbetssökande livssituation, om de är arbetslösa eller inte. 9 Dock kommer inte arbetsmarknaden som sådan ingå i studien utan är den kontext där rekryteringsprocessen utspelar sig. Rekryteringsprocessen: Rekrytering avser den process som leder fram till att en grupp intresserade sökande identifierats. Processen brukar delas in i fyra olika moment där fokus i uppsatsen kommer att ligga på det två första, arbetsanalys (klargörande av krav på arbetssökanden) och sökförfarande (leder till att organisationen får kontakt med de arbetssökande, alltså dess målgrupp). De senare två delarna, urvalsfas och förhandlingsomgång berör Bäckström i sin uppsats. 10 Organisation: En organisation är en grupp människor som inte är varaktigt sammansätta, utan en organisation har ett syfte och ett mål med sin verksamhet. Ofta är organisationer äldre än hur länge de enskilda individerna funnits i organisationen, alltså kan människorna bytas ut utan att organisationen försvinner. 11 Organisationen i detta fall är Luleå kommun. Kravprofil: En kravprofil definieras av organisationen och bestämmer vilka krav de arbetssökande måste uppfylla för att få en anställning, det kan exempelvis vara utbildningsnivå, tidigare erfarenheter eller personliga egenskaper. 12 Rekryteringsannonsering: En rekryteringsannons vill nå ut till arbetssökande med rätt kompetens samt marknadsföra organisationen. En rekryteringsannons ska synas där arbetssökande med rätt kompetens letar samt ska innehålla en beskrivning av jobbet, 9 www.ne.se (2009-05-11) 10 Prien (1992) 11 Ahrne & Hedström (1999) 12 Lundén (2000) 9
av önskade personliga egenskaper samt av organisationen, men även ansökningsförfarande och avsändare. 13 Arbetssökande: En arbetssökande kan inte likställas med en arbetslös i denna uppsats, då rekryteringsannonserna söker personer med rätt kompetens. Vilket kan vara personer med arbete också, alltså är en arbetssökande en person som söker efter ett arbete. 14 2.1.2 Kompetens Enligt Bolander är en väl fungerande rekryteringsprocess avgörande för att en organisation ska kunna anställa personer med rätt kompetens. Begreppet kompetens berör Weber i utvecklingen av sin teori om byråkrati. Weber menade att byråkrati i sin idealtypiska form var den mest effektiva och rationella av alla organisationsformer. För att utveckla den idealtypiska organisationsformen behövdes människor med rätt kompetens, alltså att de arbetssökande kunde visa upp väsentliga meriter. Alla arbetssökande skulle behandlas lika och organisationen skulle domineras av en anda av formalistisk opersonlighet. En tendens till nivellering i socialt avseende till förmån för så bred rekryteringsbas som möjligt bland de mest kompetenta 15 blev följden. En mekanisk människosyn blev resultatet av Webers synsätt på rekrytering. 16 Taylor utformade fyra huvudprinciper, kallade Scientific management, som skulle leda till ekonomisk effektivitet i de organisationer som följde dem. Organisationerna som följer principerna delade in arbetet i olika mindre arbetsmoment som i detalj beskrev hur de ska utföras. Arbetarnas kunskaper och färdigheter utvärderades också så att en perfekt matchning mellan arbetsmoment och arbetare kunde göras. Matchningen är begynnelsen till devisen rätt person på rätt plats. Taylor menade att olika människor är lämpade för olika arbeten, vilket gör att det är viktigt att välja någon som passar. Både organisationen och arbetaren vinner på att matcha ihop arbetet med individen, den så kallade Scientific selection principen. 17 Det finns kritik riktad mot både Webers och Taylors sätt att se på rekrytering samt deras människosyn. Kritiken mot synsättet är humanistisk- och förändringsbaserad. Den humanistiska kritiken anser att människan inte bör betraktas som ett objekt eller en maskin utan som ett subjekt alltså som en människa. Människan har åsikter, känslor och rättigheter vilket bör beaktas i rekryteringsprocessen. Webers och Taylors synsätt ser inte människor som föränderliga, alltså att deras egenskaper inte kan förändras över tid. Här har riktats kritik eftersom människan kan förändra och förbättra sin kompetens genom exempelvis utbildnings- och utvecklingsinsatser. 18 2.1.3 Realistisk arbetsinformation Forskare som de Wolff, Herriot och Wanous, har sin utgångspunkt i kritiken mot bland annat Weber och Taylor. De Wolff anser att båda parterna, den arbetssökande och den rekryterande organisationen, måste engagera sig i rekryteringsprocessen. Engagemanget skapas genom att parterna delar information, diskuterar arbetet 13 Lundén (2000) 14 www.ne.se (2009-05-12) 15 Bolander (2002) s. 10 16 Bolander (2002) 17 Bolander (2002) 18 Bolander (2002) 10
tillsammans och ser beslutsfattandet som en gemensam process. Herriot menar att rollförväntningarna måste vara utredda genom att båda parterna har tillräcklig information om varandra. Wanous anser att båda parterna måste få realistisk information från varandra för att rekryteringsprocessen ska lyckas. Det finns dock tendenser att båda parterna försöker framställa en överdrivet positiv bild av sig själva och dölja det negativa, så att båda i slutändan kan bli besvikna då det inte blev som de tänkt sig. Detta kan förebyggas genom att skapa en så realistisk bild som möjligt av informationen som utbyts mellan parterna. Relationen dem emellan kan förbättras om realistiskt information utbytts, istället för att endast positiv och ingen negativ information förmedlas. 19 Eftersom anställningsbeslutet ska ske ömsesidigt, väljer både organisationen den arbetssökande och den arbetssökande organisationen. Då anser Wanous att det är viktigt att förse parterna med realistisk information så att rätt val kan göras. Konsensus av att organisationen ger en så realistisk information om arbetet och dess uppgifter som möjligt är att låta den arbetssökande göra ett så rationellt val som möjligt. Denna metod är överlägsen när det gäller att minska personalomsättningen, öka personalens arbetstillfredställelse och matcha individen med företagets kultur och klimat, enligt Wanous. 20 Då syftet med att utbyta realistisk information och ömsesidigt engagemang är att etablera ett psykologsikt kontrakt mellan parterna. 21 Dipboye, Smith och Howell anser att det är i organisationens bästa intresse att förmedla en så realistisk bild som möjligt av arbetet även om det skrämmer iväg arbetssökande, eftersom det är rätt sak att göra. 22 2.1.4 Mediekommunikation Enligt Hallin och Hallström lever vi nu i ett mediesamhälle. Med annonseringens hjälp kan organisationer nå ut till sina målgrupper med erbjudanden och information. 23 Genom marknadsföring kommunicerar organisationer information till sin målgrupp, alltså de som organisationen vill nå. Marknadsföringskonceptets huvudsyfte är uppfyllandet av organisationens mål genom att möta och överträffa målgruppens behov bättre än konkurrenternas. 24 Att kommunicera är inte en enkelriktad handling utan en dubbelriktad handling mellan en sändare och en mottagare. Sändaren och mottagaren är inne i en process till dess någon av parterna bestämmer sig för att avbryta den. Vad som är viktigt vid kommunikation är att både sändaren och mottagaren har samma tolkning av informationen som getts. Kommunikation är enligt Hallin och Hallström överföring av information med hjälp av viss typ av meddelelsemedel 25. Genom kommunikationen har sändaren ett tankeinnehåll som denne vill förmedla. Tanken formuleras som ett budskap och överförs via en kanal som når mottagarna. Dock kan sändningen störas så att budskapet blir svårt att uppfatta för mottagaren, vilket kallas brus. Brus kan vara ett hinder som försvagar signalen eller en ouppmärksam mottagare. 26 19 Bolander (2002) 20 Bergström (1998) 21 Bolander (2002) 22 Dipboye & Smith & Howell (1994) 23 Hallin & Hallström (2003) 24 Jobber (2007) 25 Hallin & Hallström (2003) s. 30 26 Hallin & Hallström (2003) 11
Hallin och Hallström har definierat fem steg till effektiv annonsering, som ska fungera som en kort checklista: 1. Vilket är målet med annonseringen? Varje annons, vare sig det rör sig om TV-annons, broschyr eller internetannons har ett mål, ett syfte. En annons vill förmedla något, vilket kallas kommunikationsmål. 2. Vilka är målgruppen? Vilken målgrupp är den primära, alltså den som annonseringen ska nå fram till med sitt kommunikationsmål. 3. Vilka medium når fram till målgruppen? Medievalet kan vara nyckeln till framgång, då det är på de viset annonseringen når fram till målgruppen. Annonseringen bör gå ut via det medium där målgruppen kommer att se den. 4. Vilka argument är intressanta för målgruppen? Annonseringen ska ha ett huvudbudskap som tilltalar målgruppen. Om erbjudandet inte skiljer sig från konkurrenternas bör positionering av varumärket göras. 5. Vilken tidpunkt är bäst? Tiden för annonseringen bör vara noga avvägd så att den publiceras under just rätt tidpunkt. 27 Genom positionering av varumärket får målgruppen en känsla av hur organisationen är och vad den står för. Positionering definieras av Jobber som beslutet av var och hur, organisationen vill konkurrera om sin målgrupp samt hur organisationen ska skapa en önskad position i målgruppens medvetande. 28 Varumärket ska skapa ett igenkännande, vilket är ett tecken på att målgrupperna kan skilja på den ena organisationen från den andra. I och med igenkännandet kan en person ur målgruppen lätt söka upp organisationen igen för att se vad de har att erbjuda. 29 2.2 Tidigare forskning Det är viktigt att kravprofilen och rekryteringsannonseringen är bra utförd så att rätt underlag inkommer till vidare rekrytering, alltså att samspelet fungerar så att rätt person söker rätt arbete. Detta framgår av Frosch, Hermansson, Lindström och Palmérs uppsats Från ensidigt till ömsesidigt informationsflöde. 30 Edgerton anser att rekryteringsprocessen är mycket viktig och påverkar både den sökande och organisationen, men även hela samhället. Då det är i rekryteringsprocessen beslut fattas om vem som får vara med i organisationen och vem som blir utsållad. Edgerton forskade på detta område genom att studera rekryteringsannonser. 31 I Di Febbraro och Mattsons undersökning om varumärkets betydelse för medarbetarna och framtida medarbetare kom de fram till att det är viktigt för företag att positionera sig. Detta för att medarbetare ska stanna kvar och bli tillfredställda 27 Hallin & Hallström (2003) 28 Jobber (2007) 29 Hallin & Hallström (2003) 30 Frosch & Hermansson & Lindström & Palmérs (2003) 31 Edgerton (2007) 12
men även för att attrahera nya medarbetare. Det är även viktigt att bygga upp ett varumärke för att arbetsplatsen ska vara attraktiv utåt. 32 I en studie avslutad tidigare i år, utförd av Larsson och Söderberg, studerades Luleå kommuns rekryteringsprocess ur ett mångfaldsperspektiv. Författarna ansåg att kommunen behöver förbättra sin rekryteringsprocess, fokus måste ligga mer på kompetens än på personen som söker. Deras generella slutsatser är att kommunen bör arbeta för att få in personer med utländskbakgrund på alla nivåer inom organisationen så att normer och värderingar befästs. Detta kommer då leda till att kommunens varumärke som en arbetsgivare med mångfald kommer att stärkas. 33 32 Di Febbraro & Mattsson (2009) 33 Larsson & Söderberg (2009) 13
3. Metod I metodavsnittet förklarar jag varför jag valt de metoderna som studien präglas av samt beskriver de intervjuer och de enkäter som jag gjort. Här presenteras även studiens ansats, val av teori, urval och distribuering, insamling och databearbetning. Jag berör även de etiska dilemman en forskare kan ha, samt diskuterar uppsatsens reliabilitet och validitet. En omfattande bortfallsanalys görs även. Denna uppsats bedrevs som en undersökning för Luleå kommun av mig och Bäckström. Bäckström är min studiekamrat och vi har utfört vissa delar av datainsamlingen tillsammans. Vi tog kontakt med kommunen efter att ha sett på deras hemsida att de sökte studenter för att göra ett examensarbete i sociologi, rörande deras rekryteringsprocess. Vi diskuterade med kommunen och kom gemensamt fram till vilka områden vi skulle undersöka, men allt efter det, har vi gjort självständigt. 3.1 Studiens ansats Varje vetenskapligt arbete ska vara sakligt, objektivt och balanserat enligt Ejvegård. Med sakligt menas att alla uppgifter och fakta ska vara sanna samt riktiga. Författaren har även som skyldighet att eftersträva att vara objektiv. Författaren ska inte heller låta irrelevant detaljer ta för stor plats medan de viktiga resonemangen, bedömningarna eller slutsatserna lämnas näst intill okommenterade. 34 Utgångspunkten i en studie är alltid ett problem, alltså att författaren vill undersöka någonting. Denna studies syfte är Hur får Luleå kommun personer, med rätt efterfrågad kompetens, att söka de utannonserade tjänsterna? Det är studiens syfte och frågeställningar som avgör planeringen och genomförandet av arbetet. Denna studie är statistisk och är av deskriptiv karaktär eftersom det redan finns grundläggande kunskap inom och förståelse för ämnet. 35 Hellevik menar att forskning som utgår ifrån teori är deduktiv medan forskning som inte utgår ifrån teori är induktiv. En forskare som bedriver sin forskning induktivt kan tack vare enstaka iakttagelser ha blivit nyfiken på ett fenomen, och går då ut och samlar in material utan några referensramar. Medan en studie som har deduktiva inslag ofta vill härleda de empiriska konsekvenserna ur teori. 36 Eftersom jag tog hänsyn till teorier vid utformningen av enkäterna är denna studie deduktiv. 3.2 Val av teori Valet av teori gjordes ganska snart efter att studiens syfte bestämdes. Jag tog kontakt med en lärare för att få hjälp med relevant litteratur och fick tipset att göra en litteraturstudie genom att söka i biblioteket och i olika databaser. Jag började med att söka efter teori i sociologiska böcker som jag känt till sedan tidigare avslutade kurser. De böckerna lade grunden för det teoretiska avsnittet, som även togs hänsyn till när jag utformade enkäterna. Sedan sökte jag vidare på Luleå tekniska universitets bibliotekskatalog LUCIA samt Lunds universitets bibliotekskataloger ELIN och Lovisa. Där fann jag både relevanta och irrelevanta böcker, men som i vissa fall slussade mig vidare till andra författare. Jag sökte också på Uppsatser.se efter 34 Ejvegård (2003) 35 Dahmström (2005) 36 Hellevik (1996) 14
liknande studier och gick igenom deras litteraturförteckningar i sökandet efter litteratur. På Internet har jag även sökt på en samsöks sida kallad MetaSearch efter artiklar. Sökmotorerna Google, Wikipedia och Nationalencyklopedin har också använts. Jag har även varit inne på Luleå kommuns hemsida för att få information om kommunen. De sökord som jag använt var olika kombinationer av exempelvis; arbetsmarknad, arbetssökande, mediekommunikation, realistisk arbetsinformation, rekryteringsannonsering, rätt person på rätt plats, kompetens och rekrytering. Vissa av sökorden har även använts på engelska, exempelvis; communication, realistic job preview, advertising, competence, job seeker och recruitment. 3.3 Val av metod Hellevik, Dahmström och Trost menar att det är syftet på studien som väljer metoden som ska användas. Ska studien försöka förstå ett fenomen är till exempel kvalitativ ansats att föredra. Medan om studiens frågeställningarna undersöker hur ofta, hur många eller hur vanligt något är bör studien bedrivas kvantitativt. 37 Denna studies syfte är Hur får Luleå kommun personer, med rätt efterfrågad kompetens, att söka de utannonserade tjänsterna? Därför bedrivs denna studie huvudsakligen kvantitativt med kvalitativa inslag samt som litteraturstudie, när större förståelse har behövts. Enligt Trost är det vanligt att genomföra studier i en kombination av kvantitativ och kvalitativ karaktär. 38 Så är fallet med denna studie och enkäter har skickats ut för att få uppgifter från de arbetssökande, medan intervjuer har gjorts med rekryterarna för att förstå hur rekryteringsprocessen i Luleå kommun går till. Genom enkäterna ville jag undersöka på bredden medan med intervjuerna ville jag undersöka på djupet. Ejvegård menar att när en studie vill undersöka åsikter, tyckanden, uppfattningar, kunskaper i en population, så används i forskningssammanhang intervjuer och enkäter. Intervjuer representerar då den muntliga kommunikationen medan enkäterna representerar den skriftliga. Vidare anser Ejvegård att enkäter är bäst när vanligt folk ska utfrågas, då det gäller att få fram åsikter, attityder och smaker medan intervjuer lämpar sig bäst när experter ska utfrågas, då fakta efterlyses. 39 3.4 Urval Målgruppen i undersökningen är de arbetssökande som sökt två utannonserade tjänster hos Luleå kommun. Rekryteringsannonserna har valts utifrån kommunens egen indelning av yrkeskategorier där övrig verksamhet står för mitt och Bäckströms urval, eftersom där förväntas flest avgångar och därför behövs flest nyrekryteringar. Varför det är flest avgångar hos just yrkeskategorin övrig verksamhet hade också varit en intressant studie, men faller inte inom ramen för denna studies syfte. Alldeles från början funderade vi, jag och Bäckström, på hur många rekryteringsannonser som vore lämpligt för studien. I samråd med kommunen, vår handledare och sinsemellan fann vi att två rekryteringsannonser vore av rimlig omfattning. Datainsamlingen med utgångspunkt i de två rekryteringsannonserna besvarar båda våra studiers syften. När vi väl bestämt vilken yrkeskategori samt antal rekryteringsannonser fördes diskussionen vidare till vilka två rekryteringsannonser? De två rekryteringsannonserna som valdes av oss, gjordes av olika skäl. Dels eftersom rekryteringsannonserna har distribuerats till de arbetssökande genom två olika rekryteringskanaler, en mer traditionell och en mer experimentell, dock visade det sig 37 Hellevik (1996), Damhström (2005), Trost (2001) 38 Trost (2001) 39 Ejvegård (2003) 15
senare att rekryteringskanalerna inte hade någon betydelse för studiens resultat. Rekryteringsprocesserna är även avslutade och ledde i båda fallen fram till nyrekrytering av medarbetare. Till tjänsten Driftingenjör fanns 28 sökande och till tjänsten Upphandlare fanns 51 sökande. Utöver dem har jag och Bäckström även intervjuat de två rekryterare som varit aktiva i båda rekryteringsprocesserna. Populationen befinner sig alltså i olika miljöer medan den process som sammankopplar dem är just rekryteringsprocessen. Något snävare urval har inte gjorts utan hela populationen av de arbetssökande och rekryterarna ingår i studien. De arbetssökande är i olika stadier i sina liv, vilket gör det viktigt att ge dem alla chansen att delta i undersökningen. Urvalet spelar också en central roll för resultatet, analysen och diskussionen senare i rapporten enligt Miles och Huberman. 40 Urvalsramen är den källa där populationen finns registrerad och i denna studie har det varit hos Luleå kommun. 41 Kommunen ska enligt sina riktlinjer spara en sökandeförteckning av alla arbetssökande som sökt tjänsten. Sökandeförteckningen ska innehålla befattningens benämning, sökandes namn och bostadsort samt datum då ansökan inkommit. 42 3.5 Intervjuerna En bra intervju är enligt Krag-Jacobsen autentisk, trovärdig och har ett sammanhang. Svaren och frågorna har hela tiden med varandra att göra. Krag-Jacobsen menar vidare att intervjuaren ska vara väl förberedd genom att ha läst in sig på material och gjort efterforskningar som rör intervjuns teman, vilket Bäckström och jag gjorde innan intervjuerna. 43 Under intervjun är det viktigt att få informanten att känna sig trygg, så denne mer fritt och ärligt svarar på frågorna. Detta anser Ejvegård kan hämmas av användandet av bandspelare, vilket vi trots allt använde vid båda intervjuerna. Men de intervjuade talade fritt och gav bra svar ändå, de var inte skrämda av bandspelarna. 44 De två intervjuerna utfördes med hjälp av en intervjuguide som jag och Bäckström utformade tillsammans. Innan vi utformade intervjuguiden 45 läste vi båda två Intervju Konsten att lyssna och fråga av Krag-Jacobsen. Krag-Jacobsens bok gav oss tips på hur en bra intervju genomförs och vad som är bra frågor samt vad som är dåliga frågor. En intervjuguide fungerar som en checklista och har i hög utsträckning öppna frågor. Syftet med en intervjuguide är att alla informanter får möta relevanta och likartade teman. 46 När vi gjort klart intervjuguiden mailade Bäckström in den till vår handledare som sedan ringde upp henne för att ge oss återkoppling och förslag på ändringar samt andra relevanta frågor. Under intervjun fokuserade Bäckström på de senare delarna av rekryteringsprocessen, urval och interaktion, medan jag fokuserade på de första delarna av rekryteringsprocessen, kravprofilen och utannonseringen av tjänsterna. Detta upplägg fungerade bra och vi fyllde i med följdfrågor båda där det behövdes under 40 Miles & Huberman (1994) 41 Trost (2001) 42 Riktlinjer för rekrytering, Luleå kommun (2008) s. 7 43 Krag-Jacobsen (2006) 44 Ejvegård (2003) 45 se Bilaga 1 46 Krag Jacobsen (2006) 16
intervjuerna. Den första intervjun vi gjorde tillsammans vad med en internkonsult som informant och representant för Luleå kommun. Internkonsulten var med och fungerade som rekryterare för en av rekryteringsprocesserna. Intervjun skedde på förmiddagen på internkonsultens kollegas arbetsrum. Jag inledde intervjun med att informera om studiens syfte och diskutera etiska frågor. Vi konfirmerade även att internkonsulten godkände att både jag och Bäckström bandade intervjun. Under hela intervjun blev vi inte störda av vad som skedde utanför den stängda dörren, däremot ringde internkonsultens telefon vid ett antal tillfällen men det ignorerades. När intervjun var klar och mobilinspelningarna avstängda kallpratade vi lite innan vi gick därifrån, hela intervjun tog cirka 80 minuter. Den andra intervjun med en enhetschef som fungerade som rekryterare för en av rekryteringsprocesserna utförde vi en eftermiddag. Intervjun skedde på enhetschefens arbetsrum som var stort, rymligt och ljust. Vi satt vid ett runt bord och under hela intervjun var radion, väldigt lågt, på i bakgrunden. Både jag och Bäckström bandade även denna intervju men dock fungerade inte min inspelning, visade det sig sedan, så vi bestämde att Bäckström transkriberade enhetschefens intervju och jag internkonsultens. Intervjun inleddes precis på samma sätt som internkonsultens med studiens syfte och etiska frågor samt kontroll om vi fick banda den eller ej. Intervjun flöt på lätt och enhetschefens telefon ringde några gånger och tillslut svarade enhetschefen, då var intervjun i princip slut så det störde inte. När intervjun var klar och Bäckströms mobilinspelning avstängd, avslutade vi den med lite småprat. Hela intervjun tog cirka 70 minuter. 3.6 Enkätens utformning Enkäterna utformade jag, med teorin i åtanke, genom att ta del av de olika rekryteringsannonserna som Luleå kommun tillhandahöll mig. Jag utformade en enkät till tjänsten som Upphandlare och en till tjänsten som Driftingenjör. Enkäterna har samma bas men ser lite olika ut eftersom tjänsternas rekryteringsannonser var olika. Innan själva utformningen började, läste jag Enkätboken av Trost för att få djupare förståelse för hur en enkät utformas på bästa sätt. Trost menar att innan en enkät kan utformas måste syftet och frågeställningarna vara klara, vilket denna studies syfte och frågeställningar var. 47 Ejvegård anser att enkäter måste vara grundligt genomarbetade innan de sänds ut. De ska inte heller vara för omfattande, 48 vilket kan ha varit ett problem i denna studie men som diskuteras vidare i bortfallsanalysen. Rekryteringsannonserna analyserade jag utifrån olika böcker där jag fann fakta om annonsering, exempelvis Den framgångsrika annonsen av A. Persson, Anställa rätt av Irving och Rekrytering Handbok för arbetsgivare av Lundén. Detta för att få fram så bra frågor som möjligt men även så bra svarsalternativ som möjligt. Efter att jag läst de olika böckerna och undersökt rekryteringsannonserna utformade jag två strukturerade enkäter, med både slutna frågor med givna svarsalternativ och öppna frågor med fritt svarsutrymme. Trost avråder från att ha för många öppna frågor i en enkät, så jag försökte hålla ner antalet så mycket som möjligt 49. Den första 47 Trost (2001) 48 Ejvegård (2003) 49 Trost (2001) 17
upplagan bad jag mina studiekamrater att läsa igenom innan jag lämnade in den till Luleå kommun och min handledare Anita Westerström för granskning. Av både mina studiekamrater, kommunen och handledaren fick jag värdefulla tips på ändringar av enkäterna, som jag sedan skickade vidare till infomastern Monika Aunes på kommunen som förde in enkäterna i Sitevision som är ett enkätprogram. Sedan skickade Aunes mig en länk, som jag sedan vidarebefordrade till alla arbetssökande i studien tillsammans med ett missivbrev. Jag fick tillgång till kommunens sökandeförteckning, där mail fanns till alla arbetssökande dock inte deras hemadresser. Enkäterna delade jag upp i olika avsnitt under rubrikerna; bakgrundsfrågor, utformning, uppfattningen av rekryteringsannonsen, kvalifikationer och arbetsuppgifter. Bakgrundsfrågorna behandlar respondentens kön, födelseår och om denne blev kallad till intervju eller inte. Frågor om respondenten hade arbete när denne sökte tjänsten och om respondenten har arbete nu, samt var respondenten har sett rekryteringsannonser till tjänsten, behandlas också. Utformningen är uppdelad i var respondenten har sett rekryteringsannonsen till tjänsten, antigen i en tidning, på Internet, på TV eller via mail och berör just rekryteringsannonsernas utformning. Eftersom respondenterna kan ha glömt hur rekryteringsannonserna var utformade skickade jag även med dem (utom TVannonsen) som PDF-filer i mailen. I Uppfattningen av rekryteringsannonsen behandlas vilken attityd och åsikt som respondenten kan ha gentemot om rekryteringsannonsen varit för positiv eller negativ, realistisk eller orealistisk samt seriös eller oseriös och så vidare. Avsnittet behandlar även vad respondenten möjligen saknar i rekryteringsannonsen och om informationen har varit tillfredställande. Respondenten har även här fått svara på den öppna frågan om hur de tycker en rekryteringsannons bör vara utformad. Även respondenten har fått svara på vad som brukar tilltala dem i en rekryteringsannons. Kvalifikationsavsnittet behandlar respondentens kvalifikationer för tjänsten ifråga. Samt om respondenten anser de kvalifikationer som är uppsatta för tjänsten som realistiska, vilket även har fått göras i arbetsuppgiftsavsnittet. Enkäten har sedan avslutats med den öppna frågan; Har du något annat att tillägga? eftersom Trost starkt rekommenderar en öppen fråga som avslutning på en enkät. En kravlös fråga som avslutning är bra då ofta respondenterna kommer med bra svar som kan hjälp en att tolka och analysera det insamlade materialet 50, vilket dock inte skedde i denna undersökning. Enkäten som gick ut till alla de arbetssökande som sökt Upphandlingstjänsten bestod av 33 frågor. Medan enkäten som gick ut till alla de arbetssökande som sökt till Driftingenjörtjänsten bestod av 35 frågor. 50 Trost (2001) 18
3.7 Distribuering, insamling och bearbetning av data När urvalsramen var bestämd och jag fått sökandeförteckningarna fick jag direkt tänka om. Från början var min tanke att skicka ut pappersenkäter till alla respondenter, men eftersom sökandeförteckningen enbart bestod av de arbetssökandes namn, referensnummer och mailadress gick det inte. Dock fanns all nödvändig information till dem som blev kallade till intervju. Eftersom informationen från sökandeförteckningen om de arbetssökande inte var så uttömmande kunde jag inte på något vis inom rimlig tidsram fått reda på vem de var. Då insåg jag att enkäterna måste skickas ut via mail som webbenkäter. När utformningen av enkäterna var klara och granskade skickade jag in dem till Luleå kommuns infomaster. Infomastern lade sedan upp frågorna i enkätprogrammet Sitevision och lade då upp ett automatiskt tackkort vid varje inskickat svar. Enkäterna var statiska så att respondenten kunde få en överblick över hela enkäten 51. Innan enkäten skickades iväg via mail kollade jag igenom dem för att se om allt såg rätt ut. Sedan skickades två olika mail ut med missivbrev 52, rekryteringsannonserna 53 och en länk till den aktuella enkäten 54 till respondenterna beroende på vilken tjänst de sökt. Enkäterna skickades ut den 14:e april och hölls öppna till den 30:e april. Två påminnelser skickades ut den 21:e och 28:e april. Alltså var enkäterna öppna för respondenterna i 16 dagar och den senaste påminnelsen skickades ut två dagar innan enkäterna togs ner från Internet. Enligt Dahmström är i princip webbenkäter inte speciellt olika postenkäter, det som skiljer är hur enkäten når respondenten samt hur enkäten samlas in igen. Dock är webbenkäter förenade med andra problem än vad postenkäter är. Vanligtvis så finns det ingen bra urvalsram (men det var inte fallet i den här undersökningen), som kan leda till att resultatet och slutsatserna inte är generaliseringsbara. Detta kan även påverkas av att ett stort bortfall kan förekomma, vilket Dahmström menar att forskaren får räkna med. Webbenkäter är annars ett snabbt och billigt sätt att nå sina respondenter. Eftersom svarsenkäterna kom i en Excel-fil direkt till min mailadress och därifrån kunde öppnas i SPSS påverkades inte undersökningen av den mänskliga faktor i det första stadiet, då fel svarsalternativ kunde skrivits in i SPSS. Till hjälp i SPSS hade jag boken SPSS steg för steg av Wahlgren. När jag gjorde tabellerna i Excel, det andra stadiet, kontrollerade jag hela tiden med underlaget så att rätt siffror fördes in. Dahmström menar vidare att en webbenkät inte bör vara det enda underlaget för en studie, utan andra undersökningsmetoder även bör ingå. 55 3.8 Bortfall Med bortfall menar Dahmström de element i ramen som tillhör målpopulationen och man har planerat att undersöka, men som man ej fick något svar ifrån 56. Alltså är bortfall de personer i ens population eller urval som planerats att undersöka, men som ej fick enkäten eller ej skickade tillbaka enkäten som anvisats. Skillnad görs även på variabelbortfall och individbortfall. Variabelbortfall är när en respondent enbart 51 Dahmström (2005) 52 se Bilaga 1, 2 53 se Bilaga 5, 6, 7, 8, 9 54 se Bilaga 3, 4 55 Dahmström (2005) 56 Dahmström (2005) s. 321 19