Inbjudan 2011-05-06 Entreprenör till cafeterian på Herrgårdsgymnasiet
FÖRFRÅGAN Cafeteria till Herrgårdsgymnasiet 1. Bakgrund Säffle kommun söker en entreprenör som vill utveckla och driva cafeterian på Herrgårdsgymnasiet. Cafeterian är en mötesplats för alla och ligger mitt i skolan vid det sk torget. Gäster i caféet kommer att vara skolans elever samt personal. I samband med andra aktiviteter i skolans regi kan gästerna även vara föräldrar, allmänhet mm. 2. Föreskrifter 2.1. Uppdrag Drift av caféverksamhet på Herrgårdsgymnasiet i Säffle 2.2 Upphandlande enhet/uppdragsgivare Säffle kommun, Barn- och utbildningsförvaltningen/herrgårdsgymnasiet 2.3. Sista dag för lämnande av ansökan om att driva caféverksamhet Ansökan ska vara kommunen tillhanda senast 2011-05-29 på adress enligt punkt 2.5. För sent inkommen ansökan tas inte upp till behandling. 2.4. Upplysningar och frågor För frågor och visning av lokalerna kontakta rektor Anita Karlsson telefon 0533-681901, mobil 070-6945397 eller e-post: anita.karlsson@saffle.se Eventuella frågor och svar från någon intressent samt komplettering av förfrågningsunderlaget kommer att läggas ut på www.saffle.se (Klicka på Näringsliv & Arbete och välj Upphandling och sedan Aktuella upphandlingar så att alla intresserade får möjlighet att ta del samma uppgifter vid samma tillfälle. Det är den enskildes skyldighet att själv se till att man har komplett underlag. Frågor och/eller begäran om förtydliganden måste ställas senast tio dagar före ansökningsbudstidens slut, dvs 2011-05-19. Eventuella svar och förtydliganden publiceras snarast på kommunens hemsida dock senast sex dagar före ansökningstiden slut. 2.5 Ansökan lämnas/skickas till Säffle kommun Kanslienheten, kommunledningskontoret Att: Agnetha Möller Carlsson 661 80 Säffle 2.6 Ansökans form samt märkning Ansökan ska vara skriftlig, skriven på svenska samt vara undertecknat av behörig företrädare för entreprenören. Ansökan lämnas i förslutet neutralt kuvert märkt Cafeteria Herrgårdsgymnasiet. Ansökan kan inte lämnas via e-post eller fax då sekretessen inte kan garanteras. 2
2.7 Upphandlingsförfarande Tjänstekoncession - vilket i korthet innebär att entreprenören betalar hyra till kommunen och får intäkterna från cafeteriaverksamheten. 2.8 Avtalstid Avtalsstart efter överenskommelse, dock senast 15 augusti 2011. Avtalstid 1 år i taget fr o m avtalstecknandet (om ingenting annat överenskommes mellan parterna om kortare avtalstid), dock längst 4 år totalt innan ny konkurrensutsättning genomförs. Under avtalstiden har parterna även rätt att säga upp avtalet med 3 månaders ömsesidig uppsägningstid om det inte skulle fungera för någon part. Säffle kommun önskar en seriös entreprenör med ett långsiktigt åtagande. 2.9 Tilldelningsbeslut Samtliga sökanden kommer att informeras skriftligen om vem som får uppdraget och på vilka grunder. 2.10 Sekretess Ansökningarna är belagda med sekretess tills tilldelningsbeslut meddelats. 2.11. Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. 3. Krav på entreprenören 3.1 Uteslutningsgrunder enligt LOU kap 10, 1 & 2 En entreprenör kan under vissa förutsättningar uteslutas från deltagande i förfarandet enligt LOU kap 10 1 & 2. Kommunen kommer att kontrollera att sökanden uppfyller dessa krav och kan komma att begära in upplysningar från berörda myndigheter utan att sökanden tillfrågas. 3.2 Registrering Entreprenören skall vara momsregistrerad samt inneha F-skattsedel. För nystartade företag skall detta intygas innan avtalstecknande. 3.3 Kännedom om livsmedelslagen egen kontrollplan Entreprenören ska uppfylla livsmedelslagens krav på hantering av livsmedel samt annan tillämplig lagstiftning. Kommunen kommer att kontrollera att sökanden uppfyller dessa krav och kan komma att begära in upplysningar från berörda myndigheter utan att sökanden tillfrågas. För nystartade företag skall detta intygas innan avtalstecknande. 3.4 Ansvarsförsäkring Entreprenören skall inneha sedvanlig företagsförsäkring och ansvarsförsäkring anpassad för verksamheten och uppdraget. För nystartade företag skall detta intygas innan avtalstecknande. Entreprenören ansvarar för skada på sak och person om skadan orsakats genom vållande hos entreprenören eller av dennes personal. Entreprenören är skyldig att hålla sig försäkrad för sådan skada och ska, om kommunen så begär, uppvisa försäkringsbesked. 3
3.5. Uppgifter som lämnas i ansökan Anbudsgivaren ska i sin ansökan beskriva/lämna följande uppgifter: Företagsuppgifter, organisation-/personnummer, adress, namn på kontaktperson, telefon, e-postadress, mm. Beskrivning av erfarenheter inom café/restaurangverksamhet (tex om du har egen verksamhet, haft andra likvärdiga uppdrag eller anställning inom området) innehållande en kort beskrivning av verksamheten och dess omfattning samt namn, telefon och e-postadress till eventuella referenspersoner. Beskrivning och presentation av tankar om hur du planerar bedriva cafeterian såsom: - Utbud (sortiment) - Förslag till öppettider - Prisnivå (rimlig prisnivå) - Erfarenhet av liknande verksamhet (café eller restaurang) - Idéer om möjlighet till öppethållande vid aktiviteter på kvällar/helger utanför ordinarie verksamhet. - Möjlighet att bereda/tillaga i eget kök - Utvecklingsidéer för cafeterian - Beskriv hur du arbetar med egenkontroll 4. Beskrivning av kommunens önskemål gällande driften av caféet 4.1. Målgrupp för caféet Målgruppen för caféet är främst elever och personal på gymnasieskolan. Herrgårdsgymnasiets vision för caféet är att den ska vara en mötesplats där trivsel och ömsesidig respekt ska råda. Entreprenören bör efter beställning kunna tillhandahålla kaffe med tillbehör vid särskilda arrangemang, som till exempel konferenser, studiebesök, öppet hus och föräldramöten. Verksamheten på gymnasiet omfattar 450 elever och 80 personal. 4.2. Inriktning på caféet - utbud Kommunen kommer under maj att bli en s k Fairtrade City och ser gärna produkter med rättvise- och/eller ekologisk märkning. Alkolhol, tobaksvaror och tidskrifter med pornografiskt innehåll får under inga omständigheter finnas för försäljning. 4.3. Öppettider Verksamhet bedrivs måndagar-fredag mellan kl 07.45 och 15.00 då cafeterian ska vara öppen. Torget är en flexibel mötesplats med varierande funktioner såsom café, avkoppling, studieplats, samtalsforum, underhållningsarrangemang, kvällssittningar m.m. Kommunen ser gärna att det anordnas aktiviteter som lockar besökare även på andra tider och dagar än under skoltid. 4
Läsåret sträcker sig från mitten av augusti till mitten av juni, med uppehåll för höstlov, jullov, sportlov, påsklov och andra kortare ledigheter, som påverkar antalet besökare i cafeterian. 4.4. Caféets utrustning - inventarier Köket (dess utrymmen och utrustning) är ett mottagningsskök för värmning av enklare rätter. Köket är inte anpassat för fullständig tillagning. Caféets kök har utrustats med kyl, kyldisk, frys, mikrovågsugn och kaffebryggare. Det är lämpligt/önskvärt att entreprenören har möjlighet att bereda/tillaga i eget kök för att servera i cafét (under förutsättning att Livmedelslagens regler kan följas). Lösa inventarier ombesörjes och bekostas av entreprenören helt och hållet. Cafébord och stolar finns på torget där själva caféet är beläget. Kommunen står för dessa inventarier. 4.5. Hyra Entreprenören kommer att få betala en hyra. I hyran ingår el, vatten, sophämtning, fast utrustning och caféets möbler på torget. Entreprenören ansvarar för att caféet inklusive serveringsområdet ser fräscht och tilltalande ut under den tid som caféet är öppet (avtorkning av bord och stolar, undanplockande av porslin och skräp m m). För kökets beredningsdel ansvarar entreprenören för städningen, medan kommunen ansvarar för daglig städning av torget. Separat hyresavtal kommer att upprättas med kommunen. Undantag från besittningsskydd kommer att skrivas in i avtalet. Hyran uppgår för närvarande till 1 050 kr exkl moms per månad och betalas månadsvis i förskott. Entreprenören har tillgång och nyttjanderätt till den beskrivna befintliga utrustningen. 4.6. Ekonomiska villkor Tanken är att entreprenören ska kunna driva verksamheten på affärsmässiga grunder och gå med vinst. Den enda ekonomiska reglering mellan kommunen och entreprenören är tänkt att vara den hyra som entreprenören betalar till kommunen för lokalen. Alla intäkter från försäljning i caféet tillfaller entreprenören. 4.7 Service och samarbetsförmåga Ett gott samarbete med elever/studerande, externa besökare och personal samt en lyhördhet inför dessa gruppers önskemål. 5. Prövning av sökanden- val av entreprenör Inkomna ansökningar kommer att prövas i två steg; kvalificeringsfasen och utvärderingsfasen. 5.1 Kvalificering Kommunen prövar om entreprenören uppfyller kraven som anges under rubriken 3. Krav på entreprenören. 5
5.2 Utvärdering Endast de som klarat kvalificeringen kommer att utvärderas. Den entreprenör kommer att antas som bäst anses leva upp till kommunens förväntningar och önskemål enligt detta förfrågningsunderlag. Kommunen äger rätt att förkasta samtliga ansökningar om ingen bedöms uppfylla våra förväntningar. De ansökningar som klarat kvalificeringskraven och som bedöms leva upp till våra önskemål kommer att inbjudas till en muntlig presentation/intervju v 23 tisdag alt onsdag förmiddag, där möjlighet ges till att utveckla den skriftliga ansökan. Kommunen kommer att utvärdera ansökningarna och göra en samlad bedömning av entreprenörens förväntade möjligheter att genomföra uppdraget utifrån beskrivning i ansökan och muntlig presentation/intervju samt vid behov referenstagning. Följande utvärderingskriterier och poängsättning enligt bilaga 1 kommer att användas. Anbuden bedöms utifrån en poängskala om 1-10 poäng, där 1 poäng är lågt och 10 poäng högt. Den entreprenör med högst antal uppnådda poäng vinner. Totalt kan högst 80 poäng erhållas. 6. Kommersiella villkor Ett avtal tecknas med vald entreprenör baserad på förfrågningsunderlaget ovan samt efter övriga överenskommelser som görs mellan parterna om sortiment, prisnivåer, öppethållandetider, utrustning, ordningsfrågor m m. Exakt utformning av avtalet sker i samförstånd med parterna. Välkommen med Er ansökan! Säffle kommun, 2011-05-06 Anita Karlsson Rektor 6