agenda Me 2015, projektledning Anneli Linde anneli.linde@gmail.com Tel 0702-282875 Kursens upplägg, examinationer schema Projektuppgiften /case projekt, vad är det? Projektfaser Roller i projekt Projektets intressenter Kursanmälan och kursregistrering All inläggning och antagning på kurser ska gå via studievägledningen. Så om din studievägledning inte godkänner och lägger in kursvalet i systemet, kan du inte få delta i kursen. Om du inte finns med på den lista med anmälda till kursen som kommer cirkuleras under de tre första föreläsningarna måste du kontakta din studievägledare igen och be dem att lägga in kursvalet i systemet igen.dessutom måste du skriva upp dig på den extra lista som kommer lämnas över till kursadministratören på INDEK efter de tre första föreläsningarna. I annat fall kommer du inte att bli kursregistrerad och därmed får du inga poäng inrapporterade. Kurs PM, se hemsida Tenta + case/projektuppgift (båda krävs) och examineras var för sig. Observera deadlines och examinationer dvs både case och tentamen. Betygs info i kurspm Schema, se kurshemsidan Schemat är baserat på det schema som finns /har funnits i schemageneratorn. Schema på hemsidan är det som gäller. OBS det finns förändringar m.a.p innehåll. Många tillfällen är inte lärarledda utan tid inlagt för att ni skall få rimligt utrymme att genomföra case/projektuppgiften. Projektuppgiften / case Baseras på ett omfattande case. Caset finns tryckt i kompendieform och kan köpas på studentexpen. (35kr) Gruppen om 4-5pers (EJ,3 EJ 6). Skriv upp er på listan idag (sedan finns listan på studentexpen) Skriftlig rapport+ seminarier medverkan Anvisningar finns i casekompendiet samt i kurs PM. Handledningsmöjligheter finns 1
Proj.uppg. forts Flera tillfällen finns schemalagda då ni kan träffa varandra i gruppen och jobba med caset. Därutöver behövs en hel del eget arbete Vid varje föreläsningstillfälle finns också möjlighet till frågor på caset. Föreläsningar kommer vid flera tillfällen också att kopplas till frågeställningarna i caset Vad är viktigt att tänka på? Läs anvisningar noga Använd boken och gärna annan litteratur Planera tiden väl i gruppen All info finns inte i caset. Ni måste göra många antagande. Fastna inte i detaljer tänk på att det är själva projektplanering och projektledningstekniken som är det viktiga..caset används bara som exempel för att träna detta Fråga!! Projektbegreppet Vad är ett projekt? ordet kommer från latinets projectum som betyder det framkastade betydelseförskjutning (1950-talet) från idén bakom satsningen till realiseringen av den projektets kännetecken: målinriktat avgränsat unikt livscykel beroenden konfliktfyllt Projekt.. Målstyrt Tidsbestämt Definierat utifrån arbetsform ej uppgift. Genomförs genom specifik förutbestämd process Sällan unikt ofta det ordinarie arbetssättet! Projektledare en profession Projektets livscykel 2
Bokens beskrivning: Projektdirektiv Projektplan Slutrapport Förstudie Planering Genomförande Avslut/ överlämnande/ uppföljning / TG0 TG1 TG2 Beslut att Beslut att Beslut att starta genomföra genomföra initieringsfasen planeringsfasen projektet enligt projektplanen Initiering Planering Genomförande TG3 TG4 Godkännande av projektets resultat Beslut att avsluta Beslut om överlämning projektet av projektets resultat Avslut Under initieringsfasen kan en eller flera förstudier genomföras Under genomförande fasen görs kontinuerlig avrapportering till styrgruppen Tollgate-beslutspunkt En tollgate är en beslutspunkt i ett projekt. Vid varje tollgate tas beslutet fortsättenligtplan revidera plan /gör förändring -lägg ner projektet. Tollgate beslutet tas utanför projektet av projektets styrande funktioner (sponsor, multiprojektledare, styrgrupp) Vanliga faställda beslutspunkter i projekt TG 0: beslut att initiera ett projekt TG 1: beslut att starta planeringen TG 2: beslut att påbörja genomförande enl projektplanen TG 3: godkännande av projektets resultat / beslut att överlämna projektet till beställare/ mottagare TG 4: beslut att avluta/stänga projektet milstolpe Etapp delmål i projektet. Kopplas oftast till specifika arbetspaket Används oftast internt i projektet eller som ett sätta att synliggöra projektets framsteg. Obs att det är en principiell skillnad mellan milstolpe och grind/ tollgate 1 Initiering, förstudie Syftet: att säkerställa att det tänkta projektet är tekniskt och kommersiellt genomförbart, Att utvärdera alternativ i linje med företagets/organisationens övergripande mål. uppfyller kundens krav och behov! Målet är att ta fram en beslutsunderlag till TG1..dvs underlag för beslutet att detaljplanera och bemanna ett projekt. Projektledaren kommer ofta inte in i projektet förrän efter förstudien.. 3
Vad gör man i en förstudie? Beror på typen av projekt: är det ett kundorder projekt? Ett internt projekt? Ett projekt som skall ske i interaktion med kund?. Ex på möjliga aktiviteter SWOT analyser, intressentanalys Övergripande ekonomiska analyser Strategiska beslut.om man gör en förstudie skall den resultera i en uppdragsbeskrivning. Ngr OBS! i kursboken För stort fokus på förstudie oklar beskrivning. Verkligheten: Förstudie kan vara allt från en ett eget projekt innefattande samma saker som planering till ett osynligt beslut taget i en ledningsgrupp och sedan överlämnat till projektledare. Läs förstudie-planering tillsammans! I verkliga projekt görs mkt av det som i boken står som förstudie också eller enbart i planeringsfasen. Görs det i förstudien upprepas och förfinas det mesta återigen i planeringsfasen. 2 Planerings- /utredningsfas är den del av projektcykeln där projektet preciseras /beskrivs och planeras där huvuduppgiften är att upprätta projektplanen - Vad gör man i planeringsfasen? Upprättar projektplanen -definiera projektmål, WBS, aktivitetslistor, tidplaner, resursplaner, riskanalyser, budget, uppföljningsplaner, kommunikationsplaner, kvalitetsplan etc -att sätta samman teamet, definiera roller etc -beslutar om projektstrategi Notera att projektplanering är ett projektledaransvar. Planen används både som PL styrverktyg och utåt mot organisation och ibland mot kund 3 Genomförandefasen:..projektet genomförs efter plan. Implementera projektstrategin Aktiviter: Projektorganisationen upprättas i sin helhet Projektledarens uppgift är att se till att planen följs och kraven uppfylls, (kontrollera att förutsättningar är de samma), att styra och att leda sin grupp mot fastställda mål, kommunicera med omgivning /intressenter. uppföljning mot planer (tid-, kvalitet-, resurs-, budget etc) vid revideringar upprätta nya planer, 4 Avslut, överlämnande, Projektets resultat överlämnas till beställare/mottagare (obs att dessa inte behöver vara samma) Projektet utvärderas Kunskapsåterförs till organisationen Projektet stängs 4
Project Life Cycle Concept Definition Planning Execution Closing Define the problem Alternatives best solutions What must be done? By whom? For how much? How? When? And etc... Implement, follow and control progress of your plans! Effort dedicated to planning during the project life What did we do wrong? What was done well? Improvements? What did we learned? Projekt roller/funktioner Projektstyrfunktion: Multiprojektledare Styrgrupp Sponsor Projektutförandefunktion: Delprojektledare Resursägare Mottagare Projektledningsfunktion: Projektets intressenter: Projektledare Kunder, leverantörer, myndigheter, etc multiprojektledare Ansvarar för hanteringen av den totala projektportföljen. Sammansättning av projekt Fattar beslut om prioritering mellan projekt Har ansvaret för projektportföljens relation till företaget /organisationens affärsidé och mål. (Vanligen VD nivå eller tex utvecklingsavdelningens chef) sponsor Är den chef i organisationen som är kommersiellt och ekonomiskt ansvarig för ett enskilt projekt och dess slutresultat. Ekonomisk risktagare för projektet Fattar beslut vid tollgates Rapporterar oftast direkt till multiprojektledare (kan vara en avdelningschef, en processägare el dylikt) projektledare Är den person som av projektsponsorn fått befogenheter att genomföra projektet Ansvarar för att projektmålen uppfylls. Tid, kostnad kvalitet. Projektmedlemmar har två chefer projektledaren och resursägaren resursägare Är en chef som förser projektet med resurser Kan också vara ansvarig för att leverera resultat tll projektet 5
beställare Intern eller extern. Kan vara slutkund men oftast är den formella beställaren av projektet en intern enhet/funktion/person tex sponsorn (men projektet har självklart ofta också kontakt/ relation till en kund) intressenter Alla de som på ett eller annat sätt berörs av projektet. -kan ingå i projektet -berörs av projektets slutresultat -berörs av projektet genomförande process Kan ha formell makt över projektet men oftast inte att starta projektet.. En viktig del kan vara att göra en nulägesanalys analys SWOT: Övergripande analys över det tänkta uppdraget/projektets möjligheter, styrkor, svagheter, hot. Analys av intressenter Analysavprojektets affärsmässighet (genomförbarhet) Viktigt med fritt tänk / brain storming och många olika uppfattningar och kunskapsområden SWOT intressentanalys Styrkor, svagheter, möjligheter och hot Utgår från analys av interna faktorer respektive externa faktorer/omvärlden Sammanfattas i : Det som underlättar projektets genomförande Det som försvårar projektets genomförande Syftet är dels att vara en del i besluts underlag huruvida projektet skall genomföras eller inte dels att ge en bild av vad som måste uppmärksammast vidare i planeringen av projektet Vid en detaljerad analys kategoriseras intressenterna a) kärn b) primär- c) sekundär. a) Beslutande /drivande roller i projektet eller omgivande organisation b) Intressenter som i hög grad påverkas och därför kan tänkas vilja påverka projektet c) Intressenter med relativt lågt intresse och som därför troligen inte kommer påverka projektet Alt indelning eller kompletterande indelning: Genomförandeintressenter Resultatintressenter 6
Till nästa gång Analysen används i återkommande riskbedömningar, som en del i kommunikationsplaneringen och nulägesanalys Görsbådei en förstudieochåterigeni planeringsfasen. Se uppgift /lösning intressentanalys..se vidare s 45- Köp caset (självkostnad, 35kr) Bilda grupper, skriv upp er på listan (finns på expen) Gör en tidplan för ert case arbete i gruppen, kom överens om arbetsdagar Läs kapitel 1-3, 7