Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering styrgruppsmöte 1 Närvarande Rolf Almelund Björn Eriksson Hans Lindgren Jan-Martin Löwendahl Harald Tägnfors Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Isabell Sandström, Sigma nbit AB Magnus Ström, Sigma nbit AB Ej närvarande Kopia för kännedom till Datum 2000-10-30 Mötesdatum 2000-10-30 Tid 14.00-16.00 Plats Projektrummet i Hus 8 Ämne Nästa möte 2000- Agenda: 1. Genomgång av Projektdefinitionen 2. Kalkyl för projektet 3. Beslut om godkännande av Projektdefinitionen 4. Övriga frågor Mål för styrgruppsmöte - Att få Projektdefinitionen godkänd
1 Projektdefinition Basfakta Bo Egart är ekonomiskt ansvarig och Jan-Martin Löwendahl (JML) är ordförande i styrgruppen. Komplettera dokumentet att JML har mandat för projektet genom Bo Egardt. JML ansvarar för avstämning med Bo Edgardt och ansvarar som repr. för styrgrupp. Bakgrund Förtydliga. Fotnot att referera dokumentet från seminariet 1998-09-14. Förankring av förstudien Bra, så här långt. Man är på det klara att det är en organisatorisk fråga som främst skall lösas (lokalt/centralt), förutsättningslöst. En fråga uppkommer om hur täcker man in alla parter och involverade/förankrad hos samtliga användare. Kunderna fångar upp genom intervjuerna. Leverantörer/Kunder IT-chefsringen Ekonomi (Björn Eriksson (BE), Rolf Almelund (RA) IT JML, Hans Lindgren (HL) Komplettera med: Referera till möte IT-chefsringen 19 oktober 2000, 10-12. Husprojektet involveras inte i detta projektet. Nu är prioriteringen IT-frågor, men husprojektet skall tas i beaktning. (Varning för generiskt ärende.) Mål Målet viktigt att formulera ur användarperspektiv. Målkonflikt användarna framför IT-funktionernas krav. Komplettera med Målgrupp=användarna. (Rollbeskrivningen viktig för projektet.) Avgränsningar Syfte att kunna erbjuda sektionerna ett system, man kan ej tvinga. Om alla kommer att använda samma system vet man ej. Syftet är att främst få ihop samarbete mellan sektionerna en gemensam Helpdesk organisatorisk. Viktigaste är att kundorientering är i fokus. Frågan om hur kopplingen är till existerande systemförvaltningsgruppen ekonomi? Definitionen IT är ej självklar för alla Ekonomifunktionsfrågor och IT-frågor. Systemfrågor kontra IT-frågor. Ändra formulering av Helpdesk till: Helpdesk för systemstöd inom IT-området. Komplettera med: Verktyget skall kunna hantera alla ärenden som hanteras av Helpdesk-organisationen och därutöver är det en fördel om verktyget kan hantera generella ärenden. (JML kommentar: Vi kan inte lova ett fulltäckande ärendehanteringssystem som passar allt. IT-frågor prioriteras. Därefter är det förhoppningsfullt att kunna anpassa det till andra frågor också. ).
Leveranser och godkännanden Komplettering: Marknadssvep av organisation. Ärendehanteringssystemprojektet som drivs av CA är försenat p g a pensioneringar etc. (BE). Det ställer högre krav på samarbetet mellan de båda projekten från Helpdeskprojektets sida för att få förenliga resultat. Informationsplan gäller bl. a användarna. Leverans- och överlämningsprocedur. Styrgruppen säkerställer att resultat förvaltas. Organisation Beställare normalt sammankallande i projektet. Komplettera med JML, ordförande i styrgruppen på Bo Egardts uppdrag. Samverkansgruppen skall träffas. JML ansvarar för att informerar om det till Helpdesk-projektet (om aktuellt). Projektgrupp: Viktigt att få in 2 st till. Viktigt med att ha lokala initiativ/input att komma med. Någon från MD eller kemi, Industriell organisation (I-linjen)? Harald Tängfors (HT) kommer med namn på personer. (Förslag: Anders Olausson STC) Avsvarsfördelning och beslutsprocess. Styrgrupp: Chalmers ansvar för förankring av projektresultat från projektgrupp och uppåt i organisationen. Terminologin Projektansvarig ändras till Projektchef enligt PPS Analysgrupp - kvalitetetssäkring Kommentar: Använd systemförvaltningsdokumentationen vad det gäller projektanalyser. Utbildning Startaktivitet före projektmötena med PPS-focus. JML påpekar vikten av startaktivitet för att för en orientering i PPS. Tidsplan och resursbehov MS presenterar tidsplan. PPS och styrgruppsmötet samtidigt? Tar den frågan senare då vetskapen om tiden är bättre. Referensgruppsmötet flyttas till 13 december v. 50 12-17, sammanslagning av Helpdesk/Infra/ordinarie möte i 3 pass. JML återkommer vilken tid Helpdesk skall komma. En enklare sammanställning av intervjuer kommer att presenteras på Ref 1, komplett sammanställda v.51. V. 45-46, 05-06 inga resurser från Sigma nbit AB. V. 07 ingen aktivitet p g a sportlov Ref 2 flyttas till v. 08. M3 och M4 flyttas 1 vecka framåt.
Ta in dubbelt så många namn än vad som kommer att intervjuas. Strävan att få spridning över roller och sektionerna. Harald och JML påminner om att få in namnen. Deadline torsdag v. 44. Korrigera beslutspunktstider från-till: v.10-v.11, v.11-v.12. Inga flera möten såvida inga avvikelser uppkommer. Läggs in om styrgrupp eller projektledning ser behov av detta. Sigma nbit AB ansvarar för att sammankalla i detta fall. Rapporter varje vecka till styrgrupp. Veckan som gick, veckan som kommer, resurser. Milstolpar: Rapporter inför styrgruppsmötet. (Sammanställning av intervjuer samt referensgruppsmöten innan styrgruppsmöte) Arbetsformer All information skall läggas på LiveLink samt en projektingång på Chalmers Insidan. Avvikelser och ändringshantering PPS standard för att ange versioner. Numrering enligt tidsplanens förkortningar? Sekretess och säkerhet Komplettera med: Ingen information är sekretessbelagd. Informationsspridning Komplettera med: LiveLink Risker Maila in risker varefter de uppkommer. Komplettering sker då. Likaså gäller frågor som sektionerna (Chalmers) vill ha svar på. Maila direkt till MS senast torsdag v.44. Kommentarer: Informationsspridning, information och tydlighet är huvudsakliga lösningar. 1&2 är själva projektet enl. JML.
2 Kalkyl för projektet Externa resurser=sigma nbit AB Interna resurser=chalmers 1 dag/v, 30 intervjupersoner, startaktivitet endast projektgruppens arbetstid. Intern oh=projektomkostnader 1 Mkr arbetstidskostnader, 0,2 Mkr omkostnader JML gör bedömning om att starta projektet för att inte försinka projektet i tid. Ej minska intervjuoffer för kvalitetens skull. JML går till IT-beredningen för att få utökat med 20%, ansvarar för denna lösning (sker internt då flertalet kostnader ej faktureras). Rolf Almelund: Erfarenhet att tiden/resurser ej håller. Vill ha med reserv i kalkylen. JML: tidigare erfarenheter, mycket god bedömning av Sigma nbit AB. Till och med utrymme för mer. 3 Beslut om godkännande av projektdefinitionen Godkännande av projektdefinition, nytt i morgon till Chalmers för genomläsning. Godkännande till Sigma nbit AB senast tisdag v. 45 Enligt bifogad checklista gäller prel. godkännande för projektet. 4 Övriga frågor Användarnas risker? Saker som inte framgår inte i riskananlysen. Konflikt mellan ITchef och användare. (Införandet tillkommer också: Risk att kraven överstiger kostnaden. Risken att vi inte fångar in användarnas åsikter och behov/krav. Kommer att behandlas under övriga frågor inför ett ev. annat projekt.
5 Aktiviteter JML gör bedömning om att starta projektet för att inte försinka projektet i tid. Ej minska intervjuoffer för kvalitetens skull. JML går till IT-beredningen för att få utökat med 20%, ansvarar för denna lösning (sker internt då flertalet kostnader ej faktureras). Maila in risker varefter de uppkommer. Komplettering sker då. Likaså gäller frågor som sektionerna (Chalmers) vill ha svar på. Maila direkt till MS senast torsdag v.44. Ta in dubbelt så många namn än vad som kommer att intervjuas. Strävan att få spridning över roller och sektionerna. Harald och JML påminner om att få in namnen. Deadline torsdag v. 44. Samverkansgruppen skall träffas. JML ansvarar för att informerar om det till Helpdesk-projektet (om aktuellt). Projektgrupp: Viktigt att få in 2 st till. Viktigt med att ha lokala initiativ/input att komma med. Någon från MD eller kemi, Industriell organisation (I-linjen)? Harald Tängfors (HT) kommer med namn på personer. (Förslag: Anders Olausson STC)
6 Beslutsunderlag för styrgruppsmöte 1, BP4 Beslutspunkt Starta projektet Mötesdatum 2000-10-30 Checklista Ja Nej Kommentar Projektstatus 1 Kan projektdefinitionen godkännas? X Enligt protokoll skickas projektdef ut efter uppdatering för godkännande. 2 Är projektet bra organiserat? X 3 Hanteras risker? X Riskanalysen skall dock uppdateras med styrgruppens kommentarer. Resursanvändning 4 Finns resurser tillgängliga? (med marginal?, är de säkrade?) Nytta 5 Kommer resultatet från projektet att tillfredställa kundens behov, förväntningar och krav? Förankring 6 Är förankringen av projektarbetet och resultat tillräcklig? X X X Personalmässigt: Ja, för styrgrupp och referensgrupp, Vet ej, när det gäller intervjupersoner och projektgrupp Ekonomiskt: Nej Jan-Martin tar upp med ITB (kalkylen visar på en kostnad på 200000 mer än vad ITB tilldelat). Ja, såvitt vi kan bedöma. Beslut Projektet kan startas som planerat. X Projektet kan starta med kommentarer enligt protokoll från styrgruppsmöte 2000-10-30. Projektet kan inte startas, projektdefinitionen omarbetas och ny datum för styrgruppsmöte är: Projektet skall inte startas. Godkänd av Vid protokollet Justeras Isabell Sandström Anne-Charlotte Karlsson