Revisinsrapprt Intern kntrll inm Försörjningsstöd Inger Kullberg Cert. kmmunal revisr Anna Gröndahl Stadsrevisinen i Örebr kmmun
Intern kntrll inm försörjningsstöd Innehållsförteckning 1 Sammanfattning ch revisinell bedömning 1 2 Revisinsfråga ch metd 2 3 Inledning 3 3.1 Arbetssätt 4 4 Granskningsresultat 5 4.1 Är behörighetsfördelningen till verksamhetssystemet säker? 5 4.1.1 Iakttagelser ch bedömning 5 4.2 Har enheten/förvaltningen genmfört egen riskanalys över prcesserna? 6 4.2.1 Iakttagelser ch bedömning 6 4.3 Finns en säker ansvarsfördelning över handläggningsprcessen? 6 4.3.1 Iakttagelser ch bedömning 6 4.4 Finns ett kntrllsystem under handläggningsprcessen? 6 4.4.1 Iakttagelser ch bedömning 7 4.5 Är rutinerna för registrering ch utbetalning av försörjningsstöd säkra ch tillförlitliga? 7 4.5.1 Iakttagelser ch bedömning 8 4.6 På vilket sätt genmförs egna kntrller av hur rutinerna tillämpas? 8 4.6.1 Iakttagelser ch bedömning 8 Örebr kmmun
Intern kntrll inm försörjningsstöd 1 Sammanfattning ch revisinell bedömning På uppdrag av Stadsrevisinen i Örebr kmmun har genmfört en granskning av den interna kntrllen inm Försörjningsstöd. Det är en verksamhet sm berör ett strt antal persner ch sm innebär ett strt antal beslut ch transaktiner. Verksamheten har genmgått stra rganisatriska förändringar de senaste två åren. Även arbetssätt ch metder har förändrats då handläggning av eknmiskt bistånd numer ligger inm en nämnd ch ett rganisatriskt mråde. Verksamhetens lika prcesser har kartlagts ch anpassats till den nya rganisatinen. Det finns ett arbetssätt sm strävar efter rättssäker ch enhetlig handläggning. Det har gjrts riskanalyser ch det görs kntrller men inte över hela huvudprcessen fram till utbetalning. Den sammanfattande revisinella bedömningen är att Vuxenutbildnings- ch arbetsmarknadsnämnden till största delen har säkerställt att den interna kntrllen vid handläggning ch utbetalning av försörjningsstöd är tillräcklig. Vi bedömer att ytterligare några kntrller behövs för att hela huvudprcessen ska vara tillräckligt säkerställd. Granskningsmålen besvaras på följande sätt: Är behörighetsfördelningen till verksamhetssystemet säker? Behörighetsfördelningen i verksamhetssystemet är i huvudsak säkerställd. Rutinen med regelbundna kntrller av lgglistr efterlevs inte längre. Vi rekmmenderar att den återupptas. Behörighetsfördelningen bör justeras så att det inte är möjligt för någn persn att ha behörighet i samtliga mment i prcessen av utbetalningar. Har enheten/förvaltningen genmfört egen riskanalys över prcesserna? Någn sammanhållen riskanalys över huvudprcessen har inte genmförts. Stra delar av en analys är genmförda. Finns en säker ansvarsfördelning över handläggningsprcessen? Handläggningsprcessen är tydliggjrd ch det finns dkumenterade riktlinjer ch rutiner sm säkerställer ansvarsfördelningen. Finns ett kntrllsystem under handläggningsprcessen? Det finns ett mycket väl utbyggt kntrllsystem för hela handläggningsprcessen. Är rutinerna för registrering ch utbetalning av försörjningsstöd säkra ch tillförlitliga? Stra delar av vanstående prcess är säkra. Samma persn kan vara invlverad i samtliga mment i samband med en utbetalning, vilket inte bedöms vara säkert. Örebr kmmun 1 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd Det saknas ett kntrllmment för att säkerställa att utbetalningar sm sker i frm av en bankkntinsättning avser rätt persn. På vilket sätt genmförs egna kntrller av hur rutiner tillämpas? Kntrller görs i huvudsak av handläggningsprcessen. Vår bedömning är att systematiska kntrller vid utbetalning saknas. I samband med att revisinsrapprten sakgranskades meddelade verksamheten att flera rutiner hade förändrats: Kntrll av inlggningar kmmer att återupptas i mars. Ny rutin kmmer att införas 2012-04-01 sm innebär att assistenter sm har delegatin på att fatta beslut inte är invlverade i utbetalningsrutinerna på den egna enheten. Bank- ch pstgirbetalningar kmmer att kntrlleras systematiskt framöver. 2 Revisinsfråga ch metd På uppdrag av Stadsrevisinen i Örebr kmmun har, Kmmunal Sektr genmfört en granskning av den interna kntrllen avseende försörjningsstöd. Granskningen utgår från revisrernas riskbedömning. Revisinsfråga Har Vuxenutbildnings- ch arbetsmarknadsnämnden säkerställt att den interna kntrllen vid handläggning ch utbetalning av försörjningsstöd är tillräcklig? Granskningsmål: Är behörighetsfördelningen till verksamhetssystemet säker? Har enheten/förvaltningen genmfört egen riskanalys över prcesserna? Finns en säker ansvarsfördelning över handläggningsprcessen? Finns ett kntrllsystem under handläggningsprcessen? Är rutinerna för registrering ch utbetalning av försörjningsstöd säkra ch tillförlitliga? På vilket sätt genmförs egna kntrller av hur rutiner tillämpas? Revisinsmetd Följande intervjuer har genmförts: Områdeschef ch Persnalhandledare Två gruppintervjuer med enhetschefer Gruppintervju med scialsekreterare Systemförvaltare för verksamhetssystemet Assistent Genm 10 slumpmässigt utvalda ärenden har vi verifierat efterlevnad av riktlinjer ch rutiner. Örebr kmmun 2 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd Underlag för granskningen har varit riktlinjer ch rutiner för försörjningsstöd ch eknmiskt bistånd, internkntrllplan med uppföljning, verksamhetsstatistik, delegatinsrdning ch andra för uppdraget relevanta dkument. Rapprten är sakavstämd med representanter för verksamheten. 3 Inledning Kstnaderna för försörjningsstöd har ökat de senaste åren över hela riket. I huvudsak har det bertt på lågknjunkturen ch därmed den höga arbetslösheten. I flertalet kmmuner har det inneburit ökade kstnader för eknmiskt bistånd ch budgetöverskridanden. Sm en följd har många försök gjrts för att dämpa kstnadsutvecklingen. Exempel är ökade kntrller, kmmunala arbetsmarknadsinsatser ch utveckling av arbetsmetder. Inm försörjningsstödsverksamheten i Örebr kmmun hanteras ett strt antal ansökningar: År Antal ansökningar Antal berörda hushåll 2010 34 194 4 252 2011 33 421 4 195 Budgeten för försörjningsstöd har utökats ch 2010 uppgick den till 176,5 mkr (utfall 190,7 mkr) budgeten 2011 var 197,7 mkr (utfall 195,8 mkr). I Örebr är det i huvudsak Vuxenutbildnings- ch arbetsmarknadsnämnden, Vuxam, sm har ansvar för försörjningsstöd medan sciala nämnderna har frtsatt ansvar för enheten för hyres- ch elskulder. År 2011 genmfördes en str intern rganisatinsförändring inm försörjningsstödsverksamheten. Tidigare var verksamheten uppdelad på två gegrafiska mråden, Öster ch Väster. Prcessen påbörjades redan under hösten 2010 ch innebar att hela rganisatinsstrukturen förändrades, arbetsgrupper bröts upp ch ett chefsled tgs brt. Flera tillfälliga arbetsgrupper inrättades med lika uppdrag att analysera ch vidta åtgärder inför den nya rganisatinen. Verksamheten Försörjningsstöd leds av en mrådeschef. Det finns sex enhetschefer ch sex enheter; Mttagning, ungdm, tre vuxenenheter ch flyktingmttagning 1. Det finns en befattning sm persnalhandledare med ansvar för att uppdatera ch upprätta rutiner ch mallar för handläggning samt att stödja handläggare i lika frum för att säkerställa en rättssäker ch enhetlig handläggning ch bedömning. Inför 2012 kmmer ytterligare en tjänst sm persnalhandledare att inrättas. 1 Flyktingmttagningen handlägger inte försörjningsstöd ch mfattas därför inte av denna granskning. Örebr kmmun 3 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd FUT är en förkrtning av felaktiga utbetalningar. Bidragsbrttslagen infördes 1 augusti 2007. Den ålägger myndigheter att utreda ch plisanmäla ärenden där man misstänker att en utbetalning har skett på grund av att den sökande lämnat felaktiga uppgifter eller underlåtit att infrmera m rätta förhållanden. I likhet med andra kmmuner har Örebr nu i prjektfrm två FUT-handläggare. Prjektet syftar till att förbättra den interna kntrllen av utbetalningarna samt utreda ch mtverka bidragsbrtt. Prjektet är två-årigt ch har pågått under ett år. 3.1 Arbetssätt Sm nämns i vanstående stycke handläggs försörjningsstöd i huvudsak inm Vuxam. Det finns fem grupper sm handlägger försörjningsstöd. I respektive arbetsgrupp finns 9-10 scialsekreterare ch 4-5 assistenter. Alla nya ärenden tas emt i mttagningsgruppen. Om behvet bedöms sm tillfälligt handläggs ärendet där. Vid mer långvariga behv görs en första bedömning i mttagningsgruppen, därefter förs ärendet över till de övriga grupperna d v s ungdmsgruppen eller någn av de tre vuxengrupperna. På enheterna arbetas i grupper med team bestående av två scialsekreterare ch en assistent. Det är cirka 100 ärenden samtidigt sm är registrerade på varje scialsekreterare. Av dessa handlägger assistenterna på delegatin ärenden av löpande karaktär t ex under pågående åtgärd eller m persnen har för låg sjukersättning. Varje ärende kan mfatta ett hushåll ch kan bestå av flera persner. Ett ärende ligger kvar i statistiken i sex månader efter avslutad kntakt. Arbetsbelastningen upplevs sm hög. Persnliga besök av de sökande hinns inte med i den utsträckning sm handläggarna bedömer behövligt. Ansökan görs då skriftligt ch det kan dröja upp till tredje ansökningstillfället innan ett persnligt besök kan bkas in. Områdeschefen ch de flesta enhetscheferna har tillträtt sina tjänster i samband med den nya rganisatinen. De arbetar nära sina grupper ch är tillgängliga för knsultatin. Enligt delegatinsrdningen finns en beslutsnivå vilket innebär att handläggarna kan fatta beslut först efter samråd med enhetschefen. Detta sker varje vecka med hela gruppen, syftet är att skapa en så enhetlig praxis sm möjligt. Vid dessa möten deltar ckså persnalhandledaren. Persnalhandledaren leder handläggarfrum, där samtliga grupper deltar. Där förs diskussiner kring ny praxis, nya dmar ch principiella frågr kring bedömning ch handläggning. Målsättningen är att så snabbt sm möjligt erbjuda den sökande någn åtgärd sm kan leda till egen försörjning. Detta görs i samverkan med arbetsförmedling, försäkringskassa eller genm kmmunens egna arbetsmarknadsresurser. Örebr kmmun 4 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd 4 Granskningsresultat 4.1 Är behörighetsfördelningen till verksamhetssystemet säker? Förvaltningen använder verksamhetssystemet PrCapita. Det finns en systemförvaltare på enheten Användarstöd inm Tekniska nämnden. Då en persn anställs får han/hn en blankett att fylla i. På blanketten finns infrmatin m regler, infrmatin m kntrller ch vilket ansvar sm följer en behörighet. Genm att den anställde skriver under blanketten verifieras att hn/hn tagit del av infrmatinen. Enhetschefen eller annan utsedd ansvarig attesterar blanketten ch den skickas till systemförvaltaren sm verkställer behörigheten i systemet. För att få behörighet ska persnen ckså genmgå en halvdagsutbildning. Scialsekreterare har behörighet att i systemet fatta beslut ch att verkställa utbetalningar. Vissa assistenter har ckså behörighet att fatta beslut ch verkställa utbetalningar. Assistenter har även behörighet att verkställa utbetalningarna i en betalningsfil sm skickas till banken. Det förekmmer att assistenter har behörighet i samtliga mment, dvs beslutsfattande, utbetalningsbeslut samt att skicka betalningsfil till banken. På enheterna finns krridrstödjare, d v s en erfaren scialsekreterare eller assistent, sm kan ge stöd i hur man använder verksamhetssystemet, till nyanställda ch andra kllegr. Då en persn avslutar sin anställning ska enhetschef rapprtera till systemförvaltaren. Då en persn inte använt systemet på tre månader, upphör behörigheten autmatiskt. Allt sm sker i systemet samlas i en lgg, sm sparas i två år. Det finns en rutin (2007-02-09) sm anger att systemförvaltaren ska dra ut lgglistr på 10 slumpmässigt utvalda handläggare ch att dessa listr ska gås igenm av enhetscheferna. Den sm blivit kntrllerad får infrmatin m det. Denna rutin har inte efterlevts under den senaste tiden. Enhetscheferna kan när sm helst begära att få ut en lgglista på medarbetarna, vilket de uppgavs göra m de bedömde det sm befgat. 4.1.1 Iakttagelser ch bedömning Vi bedömer de rutiner sm finns avseende tilldelning av behörighet till verksamhetssystemet sm ändamålsenliga. De rutiner sm finns avseende kntrll av lgglistr brde säkerställa att ingen behörig använder verksamhetssystemet. Det innebär en risk att kntrllen inte längre utövas. Örebr kmmun 5 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd Det är en brist att en ch samma persn kan ha behörighet i samtliga mment i prcessen av utbetalningar. Vår bedömning är att behörighetsfördelningen till verksamhetssystemet vid granskningstillfället inte var tillräckligt säker. 4.2 Har enheten/förvaltningen genmfört egen riskanalys över prcesserna? I samband med mrganisatinen genmfördes en kartläggning över lika prcesser. Bl a mfattades verksamhetssystemet, rutiner för behörigheter, arbetsflöden. Detta var ett sätt att säkerställa att alla administrativa förändringar genmfördes. Nämndens internkntrllplan har upprättats utifrån en riskanalys. Internkntrllplanen innehåller delar av handläggningsprcessen. 4.2.1 Iakttagelser ch bedömning Riskanalys har gjrts av delar av handläggningsprcessen, men saknas för helheten. Vi bedömer att nämnden inte har genmfört någn sammanhållen riskanalys avseende prcesserna vid handläggning ch utbetalning av försörjningsstöd. 4.3 Finns en säker ansvarsfördelning över handläggningsprcessen? Det finns rutiner ch riktlinjer för försörjningsstöd ch eknmiskt bistånd, reviderad 2012-02-08. Den innehåller hänvisningar till gällande lagstiftning ch hänvisning till Scialstyrelsens föreskrifter ch allmänna råd. Den innehåller ckså anvisningar avseende hur utredning ska genmföras avseende bl a helhetssyn, individuell bedömning ch delaktighet. Även hur barnperspektivet ska beaktas i utredningar ch bedömningar finns belyst. Det finns ckså rutiner för hur ärenden sm är aktuella på andra enheter ska handläggas. Delegatinsrdningen är antagen av nämnden 2011-07-01 ch anger de lika delegatinsnivåerna. Där framgår ckså att en scialsekreterare ch assistenter har delegatin först efter sex månaders anställning. En rutin, daterad 2010-10-07 tydliggör arbetsfördelningen mellan scialsekreterare ch assistent. Det är beskrivet både i text ch i ett flödesschema. 4.3.1 Iakttagelser ch bedömning Vår bedömning är att ansvarsfördelningen över handläggningsprcessen är säker. 4.4 Finns ett kntrllsystem under handläggningsprcessen? Det finns följande kntrllmment under handläggningsprcessen: Delegatinsrdningen anger att vissa beslut endast kan fattas efter samråd med enhetschef. Örebr kmmun 6 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd Internkntrllplanen för 2011 innehöll ett mment Granskning av uppdragsflöde mellan mråde Försörjning ch arbete. Där granskades att handläggningen följde riktlinjer ch rutiner. Kntrllen skedde genm jurnalgranskning, intervjuer ch enkäter, granskning ch analys av statistik. Enhetscheferna gör slumpvisa kntrller av sex ärenden/handläggare årligen. Det finns en granskningsnyckel (checklista) sm förutsätter att enhetschefen går igenm hela persnakten. Denna granskning görs på samma sätt på alla enheterna. Varje månad redvisas beslut fattade på delegatin för nämnden. Från denna sammanställning dras ett stickprv per enhet sm redvisas vid nästkmmande sammanträde. Redvisningen sker sedan avidentifierad. FUT-handläggarna har utarbetat en mall för internkntrll av försörjningsstödsärenden. De fkuserar på att uppgifterna sm inlämnats är krrekta ch verifierade. FUT-handläggarna kntrllerar varje månad tre ärenden från varje enhet. 4.4.1 Iakttagelser ch bedömning Vår bedömning är att det finns ett mycket väl utbyggt kntrllsystem för handläggningsprcessen. 4.5 Är rutinerna för registrering ch utbetalning av försörjningsstöd säkra ch tillförlitliga? Det finns dkumenterade rutiner för registrering ch utbetalning av försörjningsstöd. Det ska gå till på följande sätt: För att en utbetalning ska ske krävs först ett beslut m bistånd. Detta registreras i verksamhetssystemet. Endast persner med delegatin kan registrera ett beslut. Däremt kan persner utan delegatin verkställa utbetalningen. Alla handläggare har en kd sm registreras vid varje mment i verksamhetssystemet. I systemet finns inbyggt en spärr, så att det är möjligt att göra utbetalningar sm överstiger en viss summa. Detta är känt bland handläggarna. De flesta utbetalningar verkställs genm Swedbanks utbetalningssystem, SUS. Det innebär att bidragsmttagaren måste ha ett knt i någn bank, vilket uppges vid första ansökningstillfället. Genm att ange den sökandes persnnummer söker SUS reda på att det är persnens knt. Det förekmmer ckså att utbetalningar görs i frm av att räkningar betalas. Det kan vara hyrr, elräkningar etc. Då anges OCR-numret i verksamhetssystemet ch riginalet läggs in i persnakten, samt att en kpia sparas i en pärm i enlighet med Redvisningslagen. Dessa ska sparas i 10 år. På listrna sm tas ut innan avsläpp syns mttagare av bankkntinsättningen, tex ÖBO samt persnnummer på klienten. Det finns inget kntrllmment sm säkerställer att det är just klientens faktura sm är inlagd för betalning. Det finns inte heller i någn av granskningsnycklarna någt mment där man kntrllerar att hyresavin avser rätt klient. Örebr kmmun 7 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd Varje eftermiddag vid ett bestämt klckslag, tar alla handläggare ut listr på de utbetalningar sm registrerats under dagen. De skriver under listan ch lämnar den till assistent, sm gör en sammanställning över alla utbetalningar Dessa tas ut på en gemensam lista. Avdelningen är uppdelad i två Avsläppsställen. Det blir alltså två listr dagligen, dessa ska sedan attesteras av enhetscheferna. Varje lista ska attesteras av tre enhetschefer. Det händer att de attesteras i efterhand. Därefter släpps filen iväg till banken. Filen till banken signeras av två persner. Denna hantering sker hs Användarstöd Prcapita ch signeringen görs i systemet. 4.5.1 Iakttagelser ch bedömning Registrering ch utbetalning av försörjningsstöd är en kmplex hantering med många inblandade. De rutiner sm finns säkerställer i huvudsak att hanteringen är säker ch tillförlitlig. Vi har emellertid identifierat ett par mråden sm bör åtgärdas. Assistenter sm handlägger egna ärenden har behörighet ch kan vara invlverade i samtliga mment, d v s vara beslutsfattare, verkställa utbetalningen, ta ut avsläppslistan ch slutligen signera filen till banken. Det är alltid fler persner inblandade under prcessen, men vi bedömer ändå att det inte är helt säkert ch tillförlitligt att samma persn kan vara invlverad i samtliga mment. Vi bedömer vidare att det finns en risk att utbetalningar sm sker i frm av bankkntinsättningar, t ex direkt till hyresvärd, inte avser rätt persn. Vi anser att internkntrllen ch granskningsnycklarna bör kmpletteras med kntrll av detta. 4.6 På vilket sätt genmförs egna kntrller av hur rutinerna tillämpas? I avsnitt 4.4 har vi beskrivit de lika kntrllerna. De är: Genm internkntrllplanen Enhetschefernas slumpvisa kntrller av sex ärenden/handläggare årligen. Redvisning av slumpvisa ärenden till nämnden FUT-handläggarna sm varje månad kntrllerar tre ärenden från varje enhet Rutinen för kntrll av lgglistr i verksamhetssystemet sm beskrivs i avsnitt 4.1 4.6.1 Iakttagelser ch bedömning Det finns ett väl utbyggt system med egna kntrller av handläggningsprcessen. Vi anser att egenkntrllen behöver kmpletteras avseende verksamhetssystemet ch utbetalningsprcessen. Vår bedömning är att nuvarande kntrller ej är tillräckliga. Örebr kmmun 8 av 9
Intern kntrll inm försörjningsstöd 27 mars 2012 Inger Kullberg Prjektledare Ingrid Nrman Biträdande uppdragsledare Örebr kmmun 9 av 9