1 (7) RIKTLINJER VID TILLÄMPNING AV PROJEKTPOLICY Inledning Syftet med denna projektpolicy är att skapa en tydlig och enhetlig styrning och struktur för projektarbete i kommunen. Målet med projekt i Strömsunds kommun är att nå bestämda utvecklingsmål på ett effektivt och resursbesparande arbetssätt. Projektformen innebär att olika kompetenser samverkar för att genomföra ett väldefinierat mål inom en viss avgränsad tid och inom givna ramar. Denna policy gäller för projekt med kommunal finansiering som ligger utanför ordinarie verksamhet och inte inryms i förvaltningens ordinarie budget. Projekt Ett projekt är ett tydligt avgränsat utvecklingsarbete. Ett projekt skall: Ha ett bestämt avgränsat mål och syfte som tydligt anknyter till ett eller flera av kommunfullmäktige fastställda övergripande mål samt ett antal av dessa inriktningsmål Genomföras under en begränsad projektperiod Vara finansierat med öronmärkta och särredovisade projektmedel Ha skriftliga direktiv i form av en projektbeskrivning med tillhörande budget Genomföras enligt en fastställd projektplan Bör ha en styrgrupp och en eller flera utsedda projektledare Vid projekttidens slut ska projektet slutredovisas med avseende på mål samt förslag på hur resultat och erfarenheter skall tillvaratas och implementeras Beslut om att starta projekt, söka projektmedel och besluta om medfinansiering av projekt ska fattas på politisk nivå av berörd nämnd.
2 (7) Projektbeskrivning Projektbeskrivningen skall beskriva nyttan och behovet av de resultat som projektet skall åstadkomma. Den skall beskriva vad som ingår i projektet, syfte, mål, tidsplan och budget. Projektplan Syftet med projektplanen är att specificera och säkerställa hur projektet skall genomföras. I tidsplanen redovisas vilka moment samt aktiviteter som skall genomföras och när. Projektplanen skall innehålla: Mål och syfte formulerade utifrån uppdragsgivarens direktiv (projektbeskrivning) Aktivitetsplan med etappmål och resursförbrukning Tidplan med start- och sluttid för olika delmoment i projektet Budget som innefattar samtliga kostnader för projektet Plan för regelbundna uppföljningar Plan för hur resultat skall dokumenteras Informationsplan Redovisning av projekt Projekten hålls särredovisade i bokföringen under projekttiden genom att de får ett eget projektnummer samt anpassad kontoplan. Projektledaren ansvarar för att ekonomienheten får uppgifter om projektets namn, projektledare, start- och slutdatum, finansiering totalt och kommunens del av finansiering. Koncernbolagens projekt som medför ekonomiska konsekvenser för kommunen ska dokumenteras och redovisas enligt samma rutiner som kommunens egna projekt. En tid- och aktivitetsplan skall upprättas för varje projekt. Projektledaren skall löpande redovisa projektet för politisk nivå som beslutat om projektet.
3 (7) Lägesrapport Projektarbetet ska fortlöpande dokumenteras. Lägesrapport skall göras till varje styrgruppsmöte samt efter de riktlinjer som externa finansiärer angivit. Följande bör ingå om inget annat överenskommits: Ekonomisk uppföljning av budget och resursförbrukning Resultat kopplat till tids- och aktivitetsplan Aktiviteter som avslutats Pågående aktiviteter, nulägesrapport, problem och möjligheter Kommande aktiviteter Avvikelserapport Slutrapport Projektet avslutas med en slutrapport som projektledaren överlämnar till styrgruppen och uppdragsgivaren för ställningstagande. Här är det viktigt att styrgrupp samt uppdragsgivare beslutar om hur resultat och erfarenheter skall användas och implementeras i den ordinarie organisationen. Projektledaren skall följa de anvisningar externa finansiärer ställer på slutrapport. I slutrapporten bör följande ingå: Redovisning av projektets ekonomi Resultat kopplat till syfte och mål med projektet Redovisning av viktiga lärdomar i projektet Utvärdering av projektet Förslag till hur resultat och erfarenheter skall tillvaratas och implementeras i ordinarie verksamhet Projektorganisation Kommunstyrelsen är uppdragsgivare för kommunövergripande projekt. För verksamhetsspecifika projekt är respektive nämnd uppdragsgivare. Närmaste förvaltningschef har personalansvar för projektledaren. Projektorganisationen är olika uppbyggd beroende på vilken sorts projekt det handlar om. Projektledare och närmaste verksamhetschef ansvarar för projektets genomförande. En styrgrupp bör utses för varje projekt. Styrgruppens roll för projektet varierar beroende på vilken typ av projekt det rör sig om.
4 (7) När det gäller EU-finansierade projekt har styrgruppen en rådgivande och förankrande roll emedan i andra projekt kan styrgruppen ansvara för övergripande målsättningar, ange ramar och förutsättningar för projektet. Verksamhetschef ansvarar för behörighet att lägga beställningar, kontera fakturor och olika typer av attesträtter. I Projekt kan även arbetsgrupper och referensgrupper utses. Dessa utses då av projektledare och/eller styrgrupp. Arbetsgruppens roll är att utföra olika uppgifter till projektet. Referensgruppens roll är att ge idéer till projektet och att förankra projektet. Nedan specificeras de olika rollerna närmare. Uppdragsgivare Projektbeställning Styrgrupp Projektledare Projektplan Arbetsgrupp Referensgrupp Uppdragsgivaren Är huvudansvarig för hela eller delar av projektet beroende på vem som är projektägare Initierar och beslutar om projektets genomförande Utser ledamöter i styrgruppen, detta kan delegeras till projektledare eller förvaltningschef Ger skriftliga direktiv (Projektbeskrivning). Av direktiven skall framgå ett tydligt målsatt uppdrag, projektorganisation, tids- och kostnadsramar, uppföljnings- och rapporteringsformer Fastställer och godkänner projektplan Beslutar om tidpunkter då projektet skall rapportera till uppdragsgivaren Beslutar när projektet skall vara genomfört eller skall avslutas av andra skäl Beslutar om finansieringen av projektet
5 (7) Samråd bör ske före projektstart mellan uppdragsgivaren och ansvarig förvaltningschef om vem som betalar projektledarens lön samt eventuella projektmedarbetares löner under projekttiden Om projektet berör flera verksamheter är det lämpligt att direktiven går ut på remiss till berörda Kommunstyrelsen har utsett firmatecknare med rätt att företräda sökanden, t.ex. i samband med rekvisitioner/begäran om utbetalningar. Styrgrupp Styrgruppen utses av uppdragsgivaren som kan delegera till projektledaren eller förvaltningschef Styrgruppen kan bestå av ansvariga politiker, förvaltningschef, verksamhetsansvariga tjänstemän samt extern kompetens som anses relevant för projektet Ger projektledaren uppdrag att ta fram en projektplan Bedömer vilken kompetens som behövs i projektgruppen Fastställer ansvar och befogenheter för projektledaren samt ger det stöd som projektledaren behöver Leder och följer projektarbetet fortlöpande Avgör om det är motiverat med referensgrupper Projektledaren Projektledaren utses av styrgrupp/förvaltningschef Ansvarar för att projektet genomförs enligt direktiv och enligt styrgruppens anvisningar Har budgetansvar och disponerar projektets resurser samt ansvarar för att den ekonomiska redovisningen sker enligt kommunens gällande rutiner och anvisningar samt efter externa finansiärers anvisningar Utarbetar projektplan, som beslutas av styrgruppen och föreläggs uppdragsgivaren Framställer underlag som dels redovisar projektets verksamhetsnytta, dels utgör grund för utvärdering och framtida uppföljning av projektet Vid projekt som helt eller delvis är externt finansierade måste rapportering även ske enligt finansiärernas anvisningar
6 (7) Om projektplan eller direktiv av olika skäl inte kan följas är det viktigt att projektledaren så tidigt som möjligt kontaktar styrgruppen för diskussion om eventuella förändringar eller nedläggning av projektet. Vid extern finansiering är det viktigt att även dessa informeras Anställning av projektmedarbetare sker efter överenskommelse med förvaltningschef Förvaltningschef Anställer projektledare samt har personalansvar för denne Har det yttersta ansvaret för projektets genomförande Ansvarar för att ge projektledare behörighet att lägga beställningar, kontera fakturor och olika typer av attesträtter Projektgruppen Utses av styrgruppen Skall tillsammans med projektledaren klara ut ansvar och befogenheter samt hur mycket tid som får läggas på projektarbetet Har tillsammans med projektledaren ett gemensamt ansvar inför styrgruppen och utses utifrån kompetens Referensgrupp Ibland kan projektet behöva tillföras synpunkter från olika intressenter eller sakkunskap utöver den som finns i projektgruppen. I sådana fall kan en referensgrupp knytas till styrgruppen. Referensgruppens roll är att ge idéer till projektet och att förankra projektet. I vissa fall har ett projekt betydelse för personalorganisationen och då är det till exempel lämpligt att utse en facklig referensgrupp. Facklig medverkan Facklig medverkan skall i alla projekt övervägas. Om inte de fackliga organisationerna skall delta i projektet skall ansvarig förvaltning/resultatenhet informera i samverkansgrupp. Övrigt För projekt gäller samma regler som för kommunen i övrigt. Detta innebär att projekten skall följa de riktlinjer som finns i kommunen gällande dia-
7 (7) rieföring, sekretess, upphandling och ramavtal mm. För projekt som har extern medfinansiering kan dessa finansiärer ställa ytterligare krav på arkivering och upphandling, projektet har då att följa även dessa riktlinjer.