Kommungemensam dokumenthanteringsplan, reviderad

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marie Johansson 2015-12-16 KS 2015/1120 50048 Kommungemensam dokumenthanteringsplan, reviderad Förslag till beslut antar den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen och de gallringsfrister som anges. Bakgrund är arkivmyndighet i Kalmar kommun och får enligt arkivreglementet besluta om gallring vad gäller kommungemensamma allmänna handlingar. 2015-01-13 antog kommunstyrelsen den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Uppdatering sker årligen och görs i samarbete med kommunens förvaltningar. Uppdatering 2015 Ansökan extern kurs/utbildning/konferens blankett IA i Faktura/utanordning =10 år ii arantibevis IA. När garantitiden löpt ut. Inbrott förebyggande åtgärder samt checklistor =3 år Incident- och händelserapport vid brand =3 år Internfakturor med avstämningslistor t =10 år Kontrollistor för heta arbeten =1 år Kvittenser för nycklar och passerkort m.m. =2 år Lagervärdering =10 år Misskötsamhetsärenden Till Kl-kontoret personalenheten om ärendet leder till och är underlag för ett disciplinärende eller beslut om uppsägning. Övriga gallras efter upphörd anställning. Periodiseringsbilaga =10 år Polisrapporter/polisanmälningar skadegörelse och stölder =2 år Registerutdrag, begäran om samt svar =1 år Specifikation av balanskonto =10 år Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 Marie.a.Johansson@kalmar.se

KS 2015/1120 2 (2) Tillstånd för transport av farligt avfall IA. När tillståndet löper ut. Utrymningsövning rapport =1 år Verksamhetshandboken, handböcker, processer och instruktioner Uppdateras kontinuerligt. Utdrag på papper vart tredje år med början januari 2017 (2020, 2023 ). Skickas till kommunarkivet det år den skrivs ut. Vid en uppdatering tillkommer alltid handlingar som är av bevarandevärd art antingen för oss som myndighet, av rättssäkerhetsskäl för den enskilde och/eller ur ett forskningshänseende samt av kulturhistoriskt värde. Därför är det av stor vikt att arkivansvariga och arkivredogörare använder sig av den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen vid arkivering och gallring av sina allmänna handlingar. Marie Johansson Kommunarkivarie Bilagor Kommungemensam dokumenthanteringsplan i IA=Handlingen får gallras vid inaktualitet och då bestämmer ansvarig när handlingen inte är aktuell längre eller så kan gallringsfristen anges i dokumenthanteringsplanens anmärkningsfält. ii =Handlingen får gallras efter den tid som anges.

KOMMUNEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum 1 (42) Kommungemensam dokumenthanteringsplan Den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen är till för de handlingstyper som hanteras av alla myndigheter i kommunen. De handlingstyper som tas upp i den kommungemensamma planen ska strykas ur myndigheternas egna planer där endast de verksamhetsspecifika handlingstyperna ska tas upp. Utgångspunkten för att en handlingstyp ska kvalificera sig för att ingå i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen är att minst tre förvaltningar hanterar de handlingar som upptas. Alla handlingstyper förekommer inte i alla förvaltningar. Vissa handlingstyper skickas vidare inom kommunen och i de fall så anvisas det i anmärkningsfältet vart de skickas och hanteras av den mottagande förvaltningen samt ska upptas i den egna dokumenthanteringsplanen. Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid registreras/diarieföras men det framgår inte alltid i planen eftersom det är innehållet i handlingen som avgör om den måste registreras eller inte. Uppdateringar Den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen ska liksom planen för den egna förvaltningen fortlöpande revideras. Ansvaret för detta ligger på respektive myndighet men förändringar, uppdateringar, namnbyten på dokument och förslag på gallringsfrister för kommungemensamma handlingar meddelas kommunarkivarien. Kommunarkivarien ansvarar för att den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen ändras utifrån det som inkommit från myndigheterna och att nya gallringsfrister tas upp till beslut i kommunstyrelsen. Läsanvisning Bevaras/allras: B= Handlingen ska bevaras och lämnas till kommunarkivet efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. =Handlingen får gallras efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. IA=Handlingen får gallras vid inaktualitet och då bestämmer ansvarig när handlingen inte är aktuell längre eller anges gallringsfristen i anmärkningsfältet som är till för kommentarer och förtydliganden om hantering, gallring och bevarande. De anvisningar som ges i fälten media/beskrivning, förvaringsplats och sortering ska läsas som rekommendationer och förslag till hantering och det förekommer också att det inte ges något förslag till hantering för vissa handlingstyper t.ex. för de handlingar som man upprättar men skickar vidare för hantering till en annan myndighet inom kommunen. Förkortningen i fältet för sortering anger att handlingarna kan sorteras i personnummerordning.

2 (42) Personalhandlingar Personalhandlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid registreras/diarieföras av respektive förvaltning. Om handlingen ska till KL-kontoret personalenheten för förvaring i personalakt så räcker det att notera i var den förvaras. Projekt Delen för projekthandlingar utgår från de handlingar som uppstår utifrån den framtagna projektmodellen i vår gemensamma verksamhetshandbok. Delen för EU-projekt utgår från Kalmar kommun som projektledare och ansvarar för dokumenthantering och revision inom projektet. erna (nämnden/styrelsen) måste själva ta reda på vilka regler som gäller just för dem. Handlingar som ska bevaras och där man väljer att ha dem i projektpärmar och inte i lämnas de till kommunarkivet tidigast 10 år efter programperiodens/projektets slut, när de inte längre behövs för en eventuell revision.

3 (42) Innehållsförteckning Kommungemensam dokumenthanteringsplan... 1 Uppdateringar... 1 Läsanvisning... 1 Personalhandlingar... 2 Projekt... 2 Allmän administration... 5 Nämndadministration mm... 5 Protokoll... 5 Diarieföring/registrering... 6 Dokumenthantering/Arkivering... 6 enerellt verksamhetsanknutna handlingar... 6 Försäkringar... 9 Kvalitetsarbete... 9 Nödläge Brand Kris... 10 Miljö...11 Mätning - Analys - Resultat...11 Upphandling/Inköp... 12 PuL... 13 Handlingar av tillfällig och ringa betydelse... 13 Kopior, loggfiler m.m.... 13 Ekonomihandlingar... 16 Budgetsystem... 16 Dags- och handkassa... 17 Ekonomiadministration... 18

4 (42) Personal... 20 Rekrytering... 20 Särskilda anställningsformer... 22 Personal allmänt... 22 Löneadministration... 24 Uppsägning... 26 Personalsociala ärenden... 27 Sjukersättning... 28 Arbetsmiljö... 29 Projekt och utredningar... 30 Utredningar... 31 Projekt... 31 Obligatoriska handlingar... 31 Stödjande handlingar... 32 EU-projekt och andra externt finansierade projekt... 33 Seminarier och möten... 38 Ekonomi... 38 Upphandling... 40 Revision... 40 Marknadsföring... 41

5 (42) Allmän administration 02.12 Nämndadministration mm Protokoll Protokoll från nämnd/styrelse och utskott Diariet/ Nämndens protokoll binds in med register/innehållsförteckning. Justeringsanslag och kungörelser - - - - Till Kl-kontoret kansli- och omvärldsenheten. Bilagor till protokollen Diariet/ Diariekod Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Digital Diariet Diariekod =2år Delegationsförteckningar/originallistor över Diariet/ Diariekod Om inte hänvisning till ärendet anges anmälda delegationsbeslut direkt i protokollet. Nämndens anmälnings- och Digital Diariet Diariekod =2 år kännedomsärenden Närvarolistor Diariet =2 år Kan anges i protokollet. =10 år om underlag för arvode. Protokoll från central och lokal Diariet/ samverkansgrupp Förhandlingsprotokoll Diariet/ Protokoll eller mötesanteckningar från Diariet/ ledningsgrupper (förvaltningsledning) Protokoll eller mötesanteckningar från enhets- och arbetsplatsmöten, personalmöten, informationsmöten o d interna verksamhetsmöten Digital : IA Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten.

6 (42) Diarieföring/registrering Diarieförda handlingar Diariet/ Diariekod Bevaras om det inte finns gallringsbeslut för specificerade diarieförda handlingar i de kommungemensamma och förvaltningarnas dokumenthanteringsplaner. 01.01 Dokumenthantering/Arkivering Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar/arkivbeskrivning Diariet/ Dokumenthanteringsplan Diariet/ B=5år Ingår i verksamhetshandboken. Diariekod Om nämndbeslut för gallring annars uppdateras kontinuerligt och ingår i verksamhetshandboken. Diariekod Om beslut tas om gallring för enskilda handlingstyper. allringsbeslut Diariet/ allringslistor :/ Om sådana upprättas. enerellt verksamhetsanknutna handlingar Avtal Diariet/ Avtal, rutinmässiga t.ex. leasing av Papper kopiatorer, städ m.m. Diariekod Ärendebundna. allras 2 år efter avtalstidens utgång.

7 (42) Checklista IT och telefoni - - - - Till serviceförvaltningen IT-enheten. Vid ny-, om- eller tillbyggnad också till projektledaren på serviceförvaltningen som ansvarar för att elkonsulten får checklistan. Egenproducerat informationsmaterial Enkäter (egna)sammanställningar Enkäter (egna), svar och andra underlag : Enkäter, kartläggning o d (med svar) Enkäter, kundundersökningar etc. (med svar) E-post eller meddelanden via SMS eller andra meddelanden i text och bild, röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande av tillfällig eller ringa betydelse Övrig E-post eller meddelanden via SMS eller andra meddelanden i text och bild, röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande av vikt som tillför ärende sakuppgift Digital Digital/papper / / IA Efter sammanställning. / / / Inte egna. Bevaras om av betydelse för verksamheten annars. IA IA Se anmärkn ing Inte egna. Om ringa betydelse för verksamheten. allras efter utdrag på papper/tjänsteanteckning och följer tillämpliga anvisningar kommungemensamma och verksamhetsamknutna dokumenthanteringsplaner

8 (42) 02.03 Fotografier, filmer, video, ljudband, CD o d som dokumenterar den egna verksamheten Fotografier, filmer, video, ljudband, CD o d framtagna för till exempel intern information och utbildning Digital/analog Digital/analog Fotosamlingar och bildarkiv, digitala och analoga Digital/analog Klagomål/synpunkter Närarkiv/ /server Körjournaler, leasingbilar Papper 02.04 Medborgarförslag Diariet/ 02.10 Remisser - egna Diariet/ - externa - remissvar Diariet/ 01.06 Revisioner Diariet/ Skadeståndsärenden Diariet/ Sociala medier - inlägg och kommentarer Digital/papper som tillför ärende sakuppgift Objekt /objekt Objekt / IA Om ingår i upprättat ärende överförs det till. =2 år Efter avtalstidens utgång. Diariekod Diariekod IA Bevaras hos den som äger remissen. Diariekod Om remisser och yttranden skickas från och till så diarieförs de där. Annars av den förvaltning som svarar. Diariekod Inte rapporter från internrevisionen. alfabetisk /

9 (42) : Statistik Övrigt : IA Skärmdump skrivs ut en gång per år eller vid betydande förändringar. Alfabetisk IA Försäkringar Skadeanmälan - ansvarsförsäkring (3:e person t.ex. egendom, motorfordon, tjänsteresa) - - - - Till serviceförvaltningen (Se dokumentet Våra försäkringar - process). Skadeanmälan - olycksfall - - - - Anmälan till försäkringsbolag (Se dokumentet Våra försäkringar - process). Kvalitetsarbete Verksamhetshandboken, handböcker, processer och instruktioner Sociala medier - inlägg och kommentarer av ringa och tillfällig betydelse Digital Sociala medier - skärmdump Digital/papper Systemdokumentation Systemansvarig/: Statistik som innehåller unik information för verksamheten Kvalitetssamordnare Målarbete B Utdrag på papper vart tredje år med början januari 2017 (2020,2023 ). Skickas till kommunarkivet det år den skrivs ut. Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet.

10 (42) Manualer/lathundar/blanketter Digital - IA Uppdateras kontinuerligt Nödläge Brand Kris Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter inom brandskydd Digital Verksamhetshandbok Brandskyddsrond Digital Brandskyddskontrollant/: Sammanställning brandskyddsronder Digital Brandskyddssamordnare Utrymningsövning - rapport Digital : Kontrollistor för heta arbeten : Inbrott förebyggande åtgärder samt Digital checklistor : Incident och händelserapport vid brand Digital Första hjälpen och krisstöd anslag Papper Polisrapporter/polisanmälningar skadegörelse och stölder verksamhet Polisanmälningar hot mot tjänsteman Papper/Digital Närarkiv/ Diariet - IA Uppdateras kontinuerligt. =1 år =5 år - =1 år - =1 år - =3 år - =3 år - IA Uppdateras kontinuerligt. / Diariekod =2 år

11 (42) Miljö Avfallssortering - blankett Digital IA Transport av farligt avfall Digital verksamhet /: Transport av farligt avfall, sammanställning Digital Kemikalielista Digital verksamhet - IA Uppdateras årligen, ett ex till förvaltningens miljösamordnare. Kemikalielista, sammanställning Digital Miljösamordnare - IA Uppdateras årligen, ett ex till den kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnaren Säkerhetsdatablad Digital : - =10 år Efter byte av produkt. Tillstånd för transport av farligt avfall /diarieplan IA När tillståndet löper ut. Miljösamordnare/: - =3 år Ett ex till förvaltningens miljösamordnare. - =3 år Mätning - Analys - Resultat Synpunkter och avvikelser Tyck till Kvalitetssamordnare Avvikelser - sammanställning Digital Kvalitetssamordnare Till förvaltningens kvalitetssamordnare för arkivering. Fr.o.m. då tyck till började användas senast fr.o.m. december 2014. - =5 år Blanketten kan gallras efter sammanställning.

12 (42) 02.03 Klagomål/synpunkter Närarkiv/ /server / Om ingår i upprättat ärende överförs det till. T.o.m. då tyck till började användas som längst t.o.m. december 2014. Revisionsrapport vid internrevision Digital Kvalitetssamordnare - =5 år Verktyg för uppföljning av kvalitet handlingsplan - - - - Till KL-kontoret ekonomienheten. 01.05 Ansökan, lägesrapport, redovisning ännu bättre och social hållbarhet 02.11 Upphandling/Inköp Leverantörskontroll före begäran om anbud vid direktupphandling Direktupphandlingsprotokoll Diariet/ Anbudssammanställningar Diariet/ Anbud/offerter, antagna Diariet/ Anbud/offerter, ej antagna Orderbekräftelser Synpunkter på leverantör efter leverans av t.ex. varor eller konsulttjänster - - - - Till kommun@kalmar.se. Diarieförs och bevaras på Kl-kontoret kanslioch omvärldsenheten. =2 år Kopia till serviceförvaltningen enhet upphandling. Diariekod Kopia till serviceförvaltningen enhet upphandling. Diariekod Diariekod =2 år =2 år - - - - Till serviceförvaltningen enhet upphandling. Direktupphandlingar =2 år Utan krav på direktupphandlingsprotokoll.

13 (42) Upphandlingsuppdrag - - - - Till serviceförvaltningen enhet upphandling. Inköp/leasing av fordon - - - - Till serviceförvaltningen enhet transportcentralen arantibevis Papper - IA PuL Registerförteckning Papper/Digital Närarkiv/: / Registerutdrag, begäran om samt svar Papper/Digital Närarkiv/: / / / =1 år Handlingar av tillfällig och ringa betydelse Kopior, loggfiler m.m. Kopior och dubbletter : Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär : IA Om de inte fyller någon funktion och det finns arkivexemplar. IA Kan finnas behov av att ha kvar ett kortare tag för att kunna kontrollera att frågor skickats vidare eller besvarats.

14 (42) Handlingar för kännedom, t.ex. cirkulär och inbjudningar till kurser och evenemang Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsplanering och verksamhetsredovisning Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde eller : : : e-postsystem som är meningslösa eller obegripliga Mottagnings- och delgivningsbevis Papper Handling som inkommit till myndigheten i icke äkthetsgaranterad form t.ex. fax eller e- post om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. T.ex. Brev, fax eller e-post som saknar godkänd signatur e-postsystem IA Om de inte föranleder någon åtgärd och är av tillfällig betydelse. IA Listorna ska sakna betydelse när det gäller att: - Dokumentera myndighetens verksamhet. - Återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. IA Under förutsättning att sammanställning gjorts och att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. IA Om de inte ska vidarebefordras eller kräver någon annan åtgärd. IA Efter ärendet avslutats. Har handlingen påförts anteckning som tillför sakuppgifter till ärendet så arkivläggs den till ärendet och bevaras. IA allras när ärendet avslutats under förutsättning att handlingen inte påförts någon anteckning av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång.

15 (42) Loggar för e-post och fax Digital e-postsystem Elektroniska spår som inkommit till eller upprättats hos myndigheten via internetuppkoppling t.ex. logglistor, cookiefiler och historik/globalfiler Bifogade filer i e-postmeddelande som inte kan öppnas Kopior av webbsidor som kan lagras i syfte att åstadkomma snabbare åtkomst Handlingar som endast uppstått för kontroll av postbefordran t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post Digital Digital Digital server e-postsystem Loggar i frankeringsmaskiner Digital Samtalslistor i mobiltelefoner eller Digital motsvarande Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av Digital registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande IA Om de inte behövs för kontroll av överföring eller återsökning. IA Leder kontroll till utredning ska informationen tillföras ärendet före gallring. Handlingar som specifikt loggar överträdelser (brandväggslogg, NetClean och liknande) anses EJ vara av tillfällig och ringa betydelse. =1 månad Mottagaren ska om det är möjligt upplysas om detta och be att skicka dokumentet i ett standardformat. IA Temporary internet files. IA Under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. IA Efter kontroll. IA IA Efter rättning.

16 (42) Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium t.ex. arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm som har ersatts av nya exemplar och ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar Ekonomihandlingar Digital IA Efter överföring och kontroll samt under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål. Budgetsystem 01.04 Budget Diariet/ Diariekod Förvaltningarnas budget Budget, underlag - =2 år ekonomisystem/: Budgetuppföljning Diariet/ Diariekod Budgetuppföljning, underlag ekonomisyste m/: - =2 år

17 (42) Ombudgeteringar - =10 år ekonomisystem/: Bokslut, årsredovisning Diariet/ Diariekod Bokslut, underlag - =2 år ekonomisystem/: Inventarieförteckning Digital : - =10 år Lagervärdering blankett Digital : - =10 år Periodiseringsbilaga blankett Digital : - =10 år Dags- och handkassa Öppnande/utökning/överlåtelse av handkassa Papper Redovisning handkassa med kvitton Papper Redovisningar av kontantförsäljning, kassarapporter Papper Faktura/utanordning Insättningskvitton, bank verksamhet verksamhet v erksamhet = 10 år =10 år =10 år =10 år allras 10 år efter att den är avslutad. =10 år Förvaras tillsammans med verifikatet

18 (42) Kassarullar Papper Kvitton kortköp Papper Specifikation av balanskonto =10 år Ska vara märkta arbetsplats, kassanummer, datum för rullbyte samt signatur av personal (för eventuell revision) =10 år =10 år Ekonomiadministration 03.01 Attestförteckningar Diariet/ Bokföringsorder Digital Ekonomisystem Leverantörsfaktura Ekonomisystem Leverantörsreskontra Digital Ekonomisystem Följesedel Ekonomisystem Diariekod - =10 år - =10 år Skannas av Recall Sweden AB i Östersund. Papperfakturor arkiveras i 10 år. Obs! Annan gallringstid kan gälla för fakturor inom EU-projekt. - =10 år Se anmärkning Om följesedeln innehåller kompletterande uppgifter till fakturan ska följesedeln skannas och originalet arkiveras tillsammans med pappersfakturan. Är fakturan komplett gallras följesedeln vid inaktualitet.

19 (42) Kundfakturor, debiterings/krediteringslistor Digital Ekonomisystem och avstämning Fakturaunderlag : Kundreskontra Digital Ekonomisystem Betalningspåminnelser Papper Debiteringsunderlag Ekonomisystem Utanordningar Digital Ekonomisystem Internfakturor med avstämningslistor Ekonomisystem Debiteringsrapport från centralförrådet ekonomisystem Verifikationer Digital Ekonomisystem Donationshandlingar Diariet/ Ansökan och beslut om stadsbidrag Diariet/ - =10 år - =2 år Kan gallras efter 2 år om specifikation finns på fakturan, annars gallras efter 10 år. - =10 år =2 år allras 2 år efter avskriven fordran. - =10 år - =10 år - =10 år - =10 år - =10 år Diariekod Diariekod =10 år Med tillhörande rekvisition

20 (42) Aviseringar om utbetalt belopp vid särskilda anställningsformer ekonomisystem/: Biljettredovisningsblock, blockstammar Papper Rekvisitioner Papper - =2 år - IA Kan gallras efter avstämning eller när de inte längre behövs - =2 år Personal 04.06 Rekrytering Annons Diariet/ Diariekod Ansökningshandlingar med betygskopior - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. och meritförteckning, erhållen tjänst Sammanställning över sökanden Diariet/ Diariekod Samt anteckning i om vem som erhållit tjänsten. Anställningsinformation/beslut - - - - Sida 1 i Anställningsinformation/beslut till Kl-kontoret personalenheten.

21 (42) Förtydligande av anställningskontrakt i Kalmar kommun Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Sida 2 och 3 i Anställningsinformation/beslut. allras efter upphörd anställning. Anställningsinformation/bilaga - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Funktionsbeskrivning och fördelning av Papper arbetsuppgifter samt delegation för chef Chef/ registrator/ personalredogörare Exklusive förvaltningschefer. allras vid förändring i delegation eller vid anställningens upphörande. Hälsodeklaration avseende tuberkulos - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Hälsodeklaration avseende tuberkulos för Papper =2 år studenter och praktikanter Chef/ registrator/ personalredogörare Övriga handlingar som kommit in eller upprättats i samband med anställningsärendet Ansökningshandlingar med bilagor, ej erhållen tjänst IA Kan ingå i anställningsavtal samt avtal med konsulter ( med avtal/upphandling för konsulter) m.m. Diariet Diariekod Behovsanalys, kravspecifikation, protokoll m.m. Tystnadspliktsförsäkran/Tystnadslöfte Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Chef/rekryteringssystem Intresseanmälningar (spontanansökningar) Meddelande om tillsättning av utlyst tjänst Digital Rekryteringssystem - IA =2 år Enligt möjligheten att överklaga enligt 23 lag om förbud mot diskriminering ska de bevaras i 2 år innan de kan gallras. IA

22 (42) Erbjudande om anställning LAS-företräde Papper Chef/ registrator/ personalredogörare =2 år Särskilda anställningsformer Bekräftelse om anställning och rekvisition av bidrag till arbetsförmedlingen Handlingsplan till och från arbetsförmedlingen Överenskommelse mellan frivillig och Kalmar kommun Papper Papper Chef/ personalredogörare/ Falkenbergshuset Chef/ personalredogörare/ Falkenbergs- huset Papper Chef =2 år =2 år Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. allras efter avslutat uppdrag. 04.01 Personal allmänt Introduktion, checklista Papper Chef Introduktion av korttidsanställda, praktikanter och studenter Papper Chef/ registrator/ personalredogörare =2 år =2 år

23 (42) Redovisning av bisyssla Papper Chef Ansvarsförbindelse, Informationssäkerhetspolicy Säkerhetsinstruktion användare Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Kvittenser för nycklar och passerkort m.m. Papper Kompetensutvecklingsplan Papper Chef Ansökan extern kurs/utbildning/konferens blankett Papper Chef =2 år Efter upphörd anställning. =2 år Efter upphörd anställning. =2 år Efter inaktualitet. IA IA Uppdateras kontinuerligt. Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Medarbetar- och lönesamtal Papper Chef IA Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. Körtillstånd, blankett Papper Chef Medgivande att öppna post, blankett Papper Chef/ registrator/ personalredogörare allras efter upphörd anställning. allras när e-postkontot avslutas. Beställning ID-kort, blankett - - - - Till ansvarig kontaktperson för beställning av ID-kort.

24 (42) Intyg över anställning Papper Chef/ personalredogörare IA Individuellt avtal om distansarbete Papper Chef allras efter upphörd anställning. Nybeställning av anknytning - - - - Till serviceförvaltningen ITavdelningen. Ändringsbegäran för telefonkatalogen - - - - Till serviceförvaltningen ITavdelningen. Löneadministration Arvoden (politiker m.fl. ) Chef/ personalredogörare/ personalsystem Ersättningar t.ex. reseersättningar, traktamenten och sjukvårdskvitton Chef/ personalredogörare/ personalsystem Körjournaler om grund för bilersättning Chef/ personalredogörare/ personalsystem =10 år Om pensionsgrundande bevaras det i personalsystemet. allras efter 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. =6 år Underlag för eventuell skatterevision. allring efter 6 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år.

25 (42) Flextidssammanställningar Chef/ personalredogörare/ personalsystem Jourjournal Chef/ personalredogörare/ personalsystem Övertidsjournal Chef/ personalredogörare/ personalsystem Tjänstgöringsrapporter Chef/ personalredogörare/ personal- system Läkarintyg Papper Chef Amos högriskskydd Papper Chef Löneunderlag för beräkning av lön t.ex. semester-/timlistor, ob-listor, timrapporter, sjukanmälningar och försäkran för sjuklön Personalredogörare/ personalsystem =2 år =3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. =3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. =2 år =2 år Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. IA allras efter 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år.

26 (42) Ledighetsansökningar: kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie och tjänstledigheter över 6 månader Papper/ digital Papper/ digital Personalredogörare/ personalsystem Personalredogörare/ personalsystem Byte av semesterdagstillägg Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Vikariatsförordnande/överenskommelse Papper Chef/ registrator/ personalredogörare =2 år B/=2 år =2 år B Får gallras efter 2 år om uppgifter om tid och orsak till ledighet framgår av handlingar där varje anställds uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret finns bevarad. Ingår i delegationsbeslut. Bilersättningsavtal - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Utanordning/överenskommelse - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. uppdragstagare utan F-skattsedel 04.07 Uppsägning Avgångssamtal - vid egen uppsägning av Papper Chef IA Efter godkännande till Kl-kontoret tjänst-mall personalenheten. Avslut av anställning på grund av pension - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Egen uppsägning av tjänst - - - - Till Kl-kontoret personalenheten.

27 (42) Underrättelse om uppsägning på grund av personliga skäl - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter om hälsotillstånd. Utredningen diarieförs inte förrän beslutet fattats. Uppsägning pga. arbetsbrist Personalakt/ Pnr/ B Till Kl-kontoret personalenheten om handlingen berör enskild. Handlingar som berör en hel grupp diarieförs och förvaras i. Betyg över anställning - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Arbetsgivarintyg Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Avslut av anställning checklista Papper Chef Avtal om avgångsvederlag/ersättning - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. IA IA 04.05 Personalsociala ärenden Misskötsamhetsärenden - påminnelse utifrån anställningsavtalet - beslut, meddelande om avstängning - dokumentation - underlag - protokoll från överläggningar m.m. chef Se anmärkn ing/b/ Till Kl-kontoret personalenheten om ärendet leder till och är underlag för ett disciplinärende eller beslut om uppsägning. Övriga gallras efter upphörd anställning.

28 (42) Disciplinärenden - beslut - dokumentation - underlag - protokoll från överläggningar m.m. Rehabiliteringsärenden - utredningar - kontrakt - planer - beslut - utlåtanden - läkarintyg (första läkarintyget bevaras) Omplacering - utredning om omplacering - beslut - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Rehabiliteringssystem Pnr B=5 Sekretess 39 kap. 1 och 2 OSL. Pappershandlingar som bifogas som pdf får efter kontroll gallras vid inaktualitet. Skrivs ut och skickas till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning av KL-kontoret Personalenheten. Övriga läkarintyg kan gallras efter notering i system. Om pappershandlingar inte skannas in i systemet översänds handlingarna 5 år efter sista anteckning till kommunarkivet. - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Upphävande av sekretess - - - - Skriftlig fullmakt från medarbetare om att någon annan får ta del av handlingar som omfattas av sekretess. Till KL-kontoret personalenheten. Sjukersättning Beslut om anställnings upphörande hel sjukersättning - - - - Skickas med Försäkringskassans beslut till Kl-kontoret personalenheten

29 (42) Beslut om omreglering av anställning - - - - Skickas med Försäkringskassans beslut till Kl-kontoret personalenheten. 04.03 Arbetsmiljö Systematiskt arbetsmiljöarbete årlig uppföljning Diariet/ Arbetsmiljöutredningar Diariet/ kronologisk Anmälan av tillbud/risk Papper Chef Arbetsskadeärenden (anmälan, läkarintyg, utredning, ansökan och beslut om ersättning) /IA Sammanställningar och myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Övrigt gallras vid inaktualitet. Diariekod Avser t.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning om inomhusmiljö, mätprotokoll bullermätningar. =2 år - - - - Till Kl-kontoret personalenheten. Krishantering checklista Papper Chef Fysisk skyddsrond- checklista alt. enkät enkätsystem =2 år Verksamhet =5 år Om enkät görs så kan den gallras efter att en sammanställning gjorts, vilken bevaras. Checklista kan gallras efter 5 år.

30 (42) Medarbetarenkät enkätsystem Riskbedömning och handlingsplan Papper Chef Friskfaktorer och handlingsplan Papper Chef Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef Papper Chef/ registrator/ personalredogörare Verksamhet IA Enkäten kan gallras efter att en sammanställning gjorts, vilken bevaras. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Papper Chef Delegering/Uppgiftsfördelning elarbeten - blankett Papper Chef lasögon privata, ersättning Papper Chef =2 år Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. =2 år allras vid förändring eller vid anställningens upphörande. allras vid förändring eller vid anställningens upphörande. allras vid förändring eller vid anställningens upphörande. =10 Lämnas till chef - kvitto bifogas. Projekt och utredningar

31 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) 02.09 Utredningar 02.09 Projekt Handlingar av vikt av för ärendets belysning Övrigt utredningsmaterial Uppdragsbeställningar kan även förekomma vid utredningar. IA Obligatoriska handlingar Förstudierapport Projektdirektiv Projektplan Lägesrapport Slutrapport Projektdokument enligt kommunens projektmodell. I alla projekt ska de obligatoriska dokumenten bevaras. Som deltagare i externa projekt med annan part används ofta deras projektmodell. Motsvarande dokument hanteras i de fallen enligt denna plan.

32 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Uppföljningsrapport Mötesanteckningar styr- eller projektgrupp Stödjande handlingar Uppdragsbeställning av förstudie Aktivitetslista Intressentanalys Kommunikationsplan Kravspecifikation Milstolpeplan Målbeskrivning De stödjande dokumenten bevaras om de upprättas. Bör diarieföras.

33 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Projektbudget Projektkalkyl Projektregler Swot-analys Riskanalys Ändringsbegäran 02.09 EU-projekt och andra externt finansierade projekt Ansökan Beslut/utfästelse om finansiering Avslag på ansökan Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas.

34 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Begäran om förtydligande (clarifications) Projektkontrakt Partnerskapskontrakt - samverkansavtal Begäran om ändringar i kontrakt odkännande av kontraktsändring Delrapporter Slutrapport Korrespondens av betydelse Korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Avvikelserapport kronologisk Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser m.m. av långsiktig betydelse. IA Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas.

35 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Förstudie/interna möten Aktivitetsplan Budget Projektorganisation med adressförteckning samt styrgrupp, ev. referensgrupp, fördelning WP Swot-analys Anvisningar/manualer från bidragsgivaren Projektdagbok kronologisk kronologisk kronologisk allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

36 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Tekniska rapporter Utvärderingar Enkäter Sammanställning av enkäter Personal Tidrapporter Lönespecifikationer Löneintyg från personalenheten kronologisk allras tidigast 10 år efter - IA allras efter sammanställning. Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

37 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Anställningskontrakt CV Sociala kostnader (SKL) Reserapporter Interna reseräkningar - utlandet Reseräkning - utdrag ur självservice Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

38 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Biljetter/boarding cards Alfabetisk/ allras tidigast 10 år efter Seminarier och möten Program/agenda Signerade deltagarförteckning Papper Minnesanteckningar/protokoll Minnesanteckningar interna möten Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas. allras tidigast 10 år efter Original i. Kopia i projektpärm, mappstruktur eller projektdatabas. Ekonomi Plan för fördelning av eventuella gemensamma kostnader för parterna kronologisk allras tidigast 10 år efter

39 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Betalningsavi (Financial notes) Avi betalning av finansiär Utbetalningsuppdrag och betalningskvitto på betalningar till andra till andra partner Begäran/ansökan om utbetalning (rekvisition) Utdrag ur huvudbok (transaktionslista från ekonomisystemet) Papper kronologisk kronologisk kronologisk kronologisk kronologisk allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter Om Kalmar kommun är leadpartner. allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter

40 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Vidimerade fakturakopior Papper Betalningskvitto/begäran om befrielse att lämna betalningskvitto Papper kronologisk kronologisk allras tidigast 10 år efter allras tidigast 10 år efter Upphandling Upphandlingsdokument Kommunens upphandlingspolicy kronologisk B=5år t.ex. förfrågan med bilagor, teknisk beskrivning, offerter/anbud, protokoll, kontrakt, skärmdump av annons. Se Kommungemensam verksamhetshandbok. Inköpsprocessen med tillhörande dokument. allras tidigast 10 år efter Revision Revisionsintyg t.ex. kommunens revisorer, Tillväxtverket - FLC certificate.

41 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Intyg enomförd "on the spot audit". Marknadsföring Pressmeddelande : Tidningsartiklar Broschyrer och informationsmaterial Annonser : Affischer Information på hemsidor, bloggar och sociala medier Presentations- och utbildningsmaterial : kronologisk kronologisk kronologisk IA IA B= 5 år allras tidigast 10 år efter

42 (42) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras(B) Fotografier, ljud och film Ritningar och modeller Kommunikationsplan t.ex. på marknadsföringsmaterial, utförda aktiviteter, intervjuer.