Krav på leverantör och tjänst Ramavtal gällande ITkonsulttjänster UH 2010/16
Innehåll 1. Krav på leverantören 1 Skatter och sociala avgifter 1 Registeruppgifter 1 Erfarenhet 1 Kompetens och kapacitet 1 Underleverantörer 2 Ekonomisk styrka och stabilitet 2 Kvalitetssäkring 2 2. Krav på tjänsten 2 Projektspecifikation 3 Garanti och underhåll för system och moduler 3 Gemensam beställning av projekt 4 Utbildning 4 Programvara 4 Dokumentation 4 Elektronisk kopia av programvara 5 Drift, underhåll och support 5 Avropsmodell 5 Omfattning av förfrågan 5 Språk 6 Priser 6
1. Krav på leverantören Skatter och sociala avgifter Anbudsgivaren och underleverantör ska ha betalt skatter och sociala avgifter enligt nationell lagstiftning i det land det är registrerat. Är anbudsgivaren registrerad i Sverige kommer beställaren att kontrollera uppgifterna själv. Kontroll sker enbart av anbudsgivaren under utvärderingen av anbud. Är anbudsgivaren registrerad i annat land, ska anbudsgivaren bifoga handlingar som motsvarar de uppgifter som Skatteverket lämnar i sin blankett SKV 4820. Registeruppgifter Anbudsgivare och underleverantör ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret i Sverige (Bolagsverket), eller närmast motsvarande i det land det är registrerat i. Bifoga för anbudsgivaren aktuellt gällande registreringsbevis från Bolagsverket eller motsvarande bevis från annat land, som styrker registreringen. Beviset ska inte vara äldre än 90 dagar räknat från sista anbudsdag. Erfarenhet Anbudsgivaren ska redovisa minst två projekt. Referensuppdragen ska vara slutförda inom de senaste två åren räknat till anbudsdagen. Med det avses det slutdatum som anges i den beställning/leveransavtal som finns för uppdragets utförande. Referensuppdragen ska vara utförda enligt överenskommen projektplan/beställning, det vill säga att projektet hållit tid, budget och att leveransen motsvarar det som överenskommits. Referenserna ska avse externa uppdrag. Interna uppdrag hos anbudsgivaren eller underleverantör samt uppdrag mellan parterna, underleverantör, anbudsgivaren och ägare får inte lämnas som referens. Referenten ska vara anställd i den organisation där konsulttjänsten levererats. En referent ska åberopas maximalt en gång, dock kan uppdragsgivande organisation åberopas flera gånger så länge det inte är samma referent. Deltagare i upphandlingen (exempelvis i projekt- och styrgrupp) kan användas som referenter. Beställaren kan komma att kontrollera uppdragen genom att kontakta referenterna. Kompetens och kapacitet Anbudsgivaren och underleverantör ska uppfylla kompetenskraven enligt bilagan kompetensklassning. Anbudsgivaren och underleverantör(er) ska tillsammans ha kompetens inom samtliga områden och samtliga roller. Tre av områdena ska ha minst fem unika konsulter. Kompetensnivå ska vara minst nivå 3 för samtliga roller. Anbudsgivaren bör offerera konsulter inom nivå 4 och 5 inom samtliga roller. Anbudsgivaren ska erbjuda samtliga nivåer inom samtliga roller som den förfogar över. Anbudsgivaren ska erbjuda offshore-konsulter inom systemutveckling om den förfogar över sådana. En konsult kan ha flera roller. Endast konsulter som är anställda hos anbudsgivaren eller hos underleverantör som åberopas ska redovisas. Underleverantör till anbudsgivaren ska inte redovisa eventuella underleverantörer. En konsult ska endast redovisas en gång per roll det vill säga endast med den högsta kompetensnivån. 1
Bifoga CV för minst en konsult per roll. Anbudsgivare och underleverantör ska ha personal med kompetens att kunna tillhandahålla support på kontrakterade system för användare och systemadministrativ personal. Underleverantörer Följande krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Anbudsgivaren ska bifoga en lista med sina underleverantörer. Observera att även annat bolag som ingår i samma koncern, t ex moderbolag/dotterbolag, är underleverantör till anbudsgivaren om bolagen har olika organisationsnummer. Anbudsgivare som lämnat anbud får delta som underleverantör hos någon annan anbudsgivare och omvänt. Anbudsgivare som åberopar leveranskapacitet från underleverantör ska ha giltigt samarbetsavtal med angivna underleverantörer senast på anbudsdagen. Samarbetsavtalet ska reglera att skallkraven uppfylls under hela avtalstiden. Leverantören får ansluta nya underleverantörer under avtalets löptid. Leverantören ska ansvara för krav på leverantören och tjänsten även när underleverantörer anlitas. Leverantören ska således även ansvara för underleverantörs arbete såsom för eget. Ekonomisk styrka och stabilitet Anbudsgivaren och underleverantör ska uppfylla minst riskklass 3 enligt Upplysningscentralens risklassificering eller likvärdig klassificering. Bifoga upplysning om kreditvärdighet från fristående leverantör. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska tillsammans omsätta minst 15 Mkr exklusive mervärdesskatt per år inom det område upphandlingen avser. Bifoga senaste officiellt fastställda balansräkning och resultaträkning. Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska tillämpa kvalitetssäkring i samband med konsulttjänsternas planering, genomförande och uppföljning. Med kvalitetssäkring avses hur anbudsgivaren agerar för att säkra verksamhetens och uppdragens kvalitet. Beskriv er kvalitetssäkringsmetodik för konsulttjänster. I beskrivningen ska det tydligt framgå följande: Att metoden är beslutad och etablerad och hur länge den använts, Att minst en konsult är utbildad; ange hur många av de offererade konsulterna som har utbildats i metoden, Rutin för förebyggande åtgärder, exempelvis projektmetodik eller motsvarande, Rutin för hantering av avvikelser, fel och/eller brister och Rutin för revision av kvalitetssäkringsmetoden. 2. Krav på tjänsten Anbudsgivaren ska via leveransavtal framtagna av förmedlingscentral kunna leverera avtalade tjänster direkt och/eller indirekt via av denne administrerade parter, slutanvändare vid berörda lärosäten. 2
Anbudsgivaren ska erbjuda totalansvar för utveckling av projekt eller tillsammans med i anbudet angiven underleverantör. Förmedlingscentral eller av förmedlingscentral delegerad funktion t.ex. en beställares IT-avdelning ska alltid kontrollera projektspecifikation och leveransavtal. Projektspecifikation Anbudsgivaren ska kunna utföra projektspecifikation som ska ligga till grund för senare leveransavtal och funktionskontroll under leverans- och systemprov. Sådana projektspecifikationer kan omfatta t ex: förväntad belastning, antal användare av olika kategorier, krav på funktion, kapacitet och tillgänglighet, plattform för maskin- och programvara, rekommendationer avseende dimensionering av maskinvara, licenskrav, data/dokumentmängder, administrativa verktyg för att hantera systemadministratörer och användare (antal, id, lösenord, tillägg/eliminering), användargrupper, användares resurser, medlemskap t.ex. i diskussionsfora, publiceringsverktyg med tillämpningsspecificerade fält för innehåll, länkar och personer, flödesbeskrivning, programhierarki, sökmöjligheter/rapportmöjligheter, krav på databasdesign, layoutkrav, grafisk profil, koppling till befintliga system, såsom generator av användaridentitet och lösenord, säkerhet, installationskrav, laddning av databas, underhållskrav, utbildningskrav, supportkrav, tidplan, inblandade konsulter (godkänns i leveransavtalet av beställaren) och övrigt av särskild betydelse för att säkerställa projektet Projektspecifikationen enligt ovan ska, om systemägaren så begär, vara så detaljerad att anbudsgivaren kan göra en uppskattning av antal nödvändiga arbetsstimmar för utvecklingen som sedan ska överenskommas i leveransavtalet och till avtalat timpris och med funktionsgaranti. Anbudsgivarens arbete med projektspecifikationen inkluderas i det fasta pris som då framräknas. Bifoga utdrag ur exempel på sådant arbete alternativt ge referens till uppdrag som genomförts enligt detaljerad projektspecifikation. Garanti och underhåll för system och moduler Anbudsgivaren ska omgående distribuera rättelser för att eliminera kända fel eller säkerhetsluckor i av anbudsgivaren utvecklade system. Anbudsgivaren ska antingen kunna ge tolv månaders garanti för utvecklade system och moduler eller redovisa en formel för garantikostnad baserad på utvecklingskostnad. Omfattas system och moduler av tolv månaders garanti ska beställare under garantitiden kunna: få tillgång till nya versioner och releaser, rapportera buggar, förvänta sig att rättelsearbete påbörjas omgående, förvänta sig att så kallade work around meddelas omgående och förvänta sig att permanent rättelse sker senast inom en månad. 3
Används formel baserad på utvecklingskostnad, t.ex. x % av utvecklingskostnaden ska denna redovisas. (Licenskostnader eller likande från tredje part medräknas inte.): För ingående standardprogramvara från tredje part som säljs som av denne volymprodukt, gäller tillverkarens garantibestämmelser. Anbudsgivaren ska kunna underhålla utvecklade system med innebörd att beställare som tecknar underhållskontrakt kan: få tillgång till nya versioner och releaser, få rapportera buggar, förvänta sig att rättelsearbete påbörjas omgående, förvänta sig att så kallade work around meddelas omgående och förvänta sig att permanent rättelse sker senast inom en månad. Anbudsgivaren ska redovisa formel för underhållskostnad som baseras på utvecklingskostnad, t.ex. x % av utvecklingskostnaden alternativt löpande timtaxa. (Kostnader från underleverantörer medräknas, men kostnader från tredje part medräknas inte. Exempelvis programvaruleverantörer) Anbudsgivaren ska omgående distribuera rättelser för att eliminera kända säkerhetsluckor i av denne utvecklade system. Anbudsgivaren ska leverera en fullständig uppsättning dokumentation med manualer tillsammans med tillämpningen. Ange vad som levereras i elektroniskt- respektive i pappersformat. Gemensam beställning av projekt Flera lärosäten ska gemensamt kunna beställa utveckling av en tillämpning och ska då utöver utvecklingskostnaden endast debiteras merkostnaden för leverantören till följd av flera installationer, flera databaser och liknande naturligt mångfaldigade kostnader. Om anbudsgivaren produktifierar en tillämpning framtagen för något lärosäte, och senare säljer tillämpningen till annat lärosäte ska endast x % av utvecklingskostnaden (ange x) debiteras den tillkommande beställaren. Ange om ni åtar er att administrera jämn fördelning av kostnaderna för beställande myndigheter, t.ex. enligt: Kostnad per myndighet=(1+(n-1)*x/100)/n*utvecklingskostnad), där n är antal myndigheter. Utbildning Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla utbildning på system utvecklade för beställaren. Anbudsgivaren ska offerera hela sitt kursutbud om denne bedriver utbildning inom området. Bifoga utbildningskatalog och prislista. Programvara Anbudsgivaren ska inkludera hela det utbud av relaterad programvara, inklusive uppdateringar, såsom utvecklingsverktyg, programgeneratorer, rapportverktyg, databashanterare, sökmotorer, administrativa tillämpningar, LMS-, CRM- och CMS-system med flera som denne marknadsför (egenutvecklade eller som återförsäljare eller distributör). Nya produkter som på ett naturligt sätt kan höja funktionaliteten för utvecklade system ska kunna avropas enligt samma formel för prissättning, som anges i anbudet. Dokumentation Anbudsgivaren och underleverantörer (dock inte nödvändigtvis tredje part) ska leverera elektronisk dokumentation (elektronisk media eller webbsida) för systemadministratörer och användare 4
tillsammans med programvaran. Beställaren ska kunna skriva ut dokumentationen från den elektroniska uppsättningen utan tillkommande kostnader. Uppdatering av dokumentation ska ingå i underhåll/uppdatering. Dokumentation ska omfatta funktioner enligt projektspecifikationen, användardokumentation, dokumentation av administrativa funktioner, parametersättning i systemet, databasdesign med mera, med en kvalitet som möjliggör fortsatt utveckling i egen regi eller med alternativ leverantör. Källkod ska överlämnas. Elektronisk kopia av programvara Beställaren ska erhålla en elektronisk kopia av programvara alternativt kunna ladda ner för denne utvecklad eller beställd programvara via webbsida. Är programvaran utvecklad för beställaren ska den elektroniska kopian få distribueras fritt inom organisationen utan tillkommande kostnader. Drift, underhåll och support IT-företagens standardavtal ska användas för samtlig drift- och underhållsavtal samt supportavtal. Avropsmodell Samtliga avrop kommer att ske genom förnyad konkurrensutsättning (FKU), eller direkt avrop i det fall endast en leverantör med avtal klarar avtalsåtagandet. Förfrågan ska ställas till de leverantörer som är i stånd att utföra kontraktet. Svarstiden ska vara rimlig i förhållande till avropets omfattning och komplexitet. Svarstiden anges i respektive förfrågan. Svar ska komma in skriftligen. Svar som kommer in efter tidsfristen förkastas. Leverantören ska följa den kompetensklassning som framgår av bilagan kompetensklassning. När beställaren valt leverantör infaller en tiodagarsfrist innan leveransavtal tecknas. Leveransavtal ska tecknas för samtliga avrop. Omfattning av förfrågan Förfrågan kan omfatta specifikation och krav gällande: förstudie, projektledning, utbildning, installation, projektmetod, utvecklingsmetod, testmetod, verktyg, placering för utförande av tjänst, utvecklingsspråk, licenser, tidplan, med mera. Efterföljande projekt vid förstudie Vid förstudie som resulterar i ett systemutvecklingsprojekt, väljer beställaren själv om denne vill: 1. anlita samma leverantör som utförde förstudien eller 2. genomföra en ny FKU. 5
Har den leverantör som utfört en förstudie en uppenbar fördel av att utföra förstudien, får denne inte genomföra projektet, under förutsättning att detta är angivet i beställningen av förstudien. Beställaren ska i förfrågan för förstudien ange vilket alternativ som gäller. Språk All kommunikation mellan beställaren och leverantören och dennes underleverantör avseende områden som har betydelse för förståelsen av avtalets och leveransavtalens innebörd och utförande ska ske på det svenska eller det engelska språket om inte annat språk godkänns av beställaren. Konsulter som utför uppdrag på plats i beställarnas lokaler ska behärska det svenska eller det engelska språket i tal och skrift. Priser Anbudsgivaren ska definiera förmedlingsvillkor för samtliga offererade tjänster enligt en formel baserad på rabatt på anbudsgivarens officiella kundprislista för timpriser eller alternativt påslag på leverantörens inpris (t.ex. för varor). Observera att formeln ska gälla även efter förändring av timpriser eller produktpriser. Redovisa namn och typ av officiell prislista och bifoga denna. Olika typer av formler får tillämpas på varor och tjänster. Tillämpar anbudsgivaren olika formler för respektive område ska denne bifoga formeltabeller över samtliga förekommande rabattsatser/pålägg (formler) för respektive område. Anbudsgivaren ska bifoga en prisbilaga med samtliga priser. Leverantören ska i projekt kunna uppskatta totala antalet uppskattade timmar. Leverantören ska i sitt svar på förfrågan kunna erbjuda fast pris för i projektet definierad utveckling efter att produktspecifikationen är fastslagen. Prislistan ska vara giltig vid offertdatum. Detta ska framgå av anbudet. Alla priser ska inkludera tull, frakt och expeditionsavgift om annat inte framgår. Priserna ska vara angivna exklusive moms. Bilersättningskostnader och traktamente ska högst debiteras enligt Skatteverkets normer utan tillägg. Restid får debiteras med maximalt halvt timarvode. Uppdragen kommer normalt att genomföras vardagar 08.00-17.00. Om konsulten väljer att genomföra arbetet på annan tid utgår ingen extra ersättning. Om beställaren begär att arbete ska utföras vardagar mellan 17.00-08.00 eller helger 00.00-24.00 ska anbudsgivaren i anbudet ange ett procentuellt påslag på aktuellt timpris. Så kallad stafflad prissättning, med differentierade rabattsatser, bör offereras i nedanstående steg där beloppen avser ordervärde, brutto före rabatt: 1. 100-500 tkr 2. 500-1 000 tkr 3. 1 000 tkr - Om bättre villkor kan erbjudas genom annan typ av staffling, ange detta i prisbilagan. Om staffling erbjuds ska anbudsgivaren erbjuda rabatt för samtliga steg enligt ovan. 6