KLARA SVPL Lathund för Kommun
Innehåll sid Bakgrund och beskrivning Inkomna meddelanden 4 Kvittera meddelande 5 Administrativt meddelande 6 Inkomna meddelanden Felsänt meddelande 7 Ändra / Lägga till medverkande part 8 Vidaresänd inkommet meddelande inom egen 9 organisation Grafisk ärendeöversikt 0 Sök ärende Ta bort ärende i inkomna meddelanden sid Inskrivningsmeddelande 9 Kallelse och underlag till vårdplanering 0 Vårdplan Kvittera (4) Vårdplan Redigera Avisera (4) Vårdplan Justera direkt (4) Vårdplan Justera 4(4) 4 Utskrivningsmeddelande 5 Information vid utskrivning 6 Utebliven utskrivning 7 Avsluta ärendet 8 Sändlista Historik 9 Registrera ny patient Förberedd vårdbegäran Samtycke () 4 Förberedd vårdbegäran () 5 Vårdbegäran () 6 Vårdbegäran () 7 Meddelande till vård och omsorg 8 Funktionsknappar 0 Ikoner Ikoner Reservrutin, Reservnummer, Skyddad identitet
Bakgrund och beskrivning KLARA SVPL är ett IT-stöd för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vårdplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten med patienten i centrum. KLARA SVPL är en journalhandling som patienten har möjlighet att ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Förberedd Vårdbegäran Utkast Vårdbegäran Avisera Meddelande till Vård och omsorg Kvittera Inskrivningsmeddelande Kvittera Kallelse och underlag till vårdplan Kvittera Vårdplan/ Förkortad vårdplan Kvittera - Redigera Markera Färdig - Avisera Justera, när alla markerat färdig Utskrivningsmeddelande Kvittera Utebliven utskrivning Kvittera Information vid utskrivning Kvittera Avsluta ärende Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd
Inkomna meddelanden. Meddelandetyp kan väljas. Dubbelklicka på en patient/ärende för att öppna ett ärende. Om du är uppkopplad längre tid eller för att uppdatera sidan klicka på Filtrera För att återkomma till Inkomna meddelanden 4. Klicka på Översikter 4 5 5. Klicka på Inkomna meddelanden 4 4
Kvittera meddelande När det inkomna meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkomna meddelanden. StoraKontaktpunkten. Kvittera Det betyder att informationen mottagits.. Utan att gå ur valt patientärende klicka Uppdatera bildvisning för att se senaste åtgärd. Kan göras i alla dokument under processen.. För att komma tillbaka till inkorgen klicka på Översikter Inkomna meddelanden 5 5
Administrativt Meddelande Kan skapas av alla parter - Sjukhus - Primärvård - Kommun när som helst under ärendets gång och även flera gånger i samma ärende StoraKontaktpunkten Meddelandet får INTE innehålla medicinsk information Detta meddelande påverkar inte ärendeprocessen. Avisera 6 6
Inkomna meddelanden Felsänt meddelande Om meddelandet kommit till fel inkorg StoraKontaktpunkten. Klicka Felsänt. Skriv ett Nytt Administrativt meddelande för att meddela sjukhus och primärvård (se sidan 6) För att komma tillbaka till inkorgen klicka på Översikter Inkomna meddelanden 7 7
Ändra/Lägga till medverkande part. Högerklicka i trädet på ärendenummer och välj Lägg till en medverkande. Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter är möjliga att välja.. Klicka på Välj Den part som lagts till ersätter den tidigare parten fortsättningsvis i ärendet. 4. Vidaresänd meddelandet till vald part (se sidan 9) 4 5. Ta bort medverkande part genom att högerklicka direkt på namnet för den part som skall tas bort. 5 Version 00-09- 8 8
Vidaresänd inkommet meddelande inom egen organisation Kvittera meddelandet innan det vidaresänds. Öppna aktuellt meddelande från inkorgen eller från meddelandeträdet. Klicka på Sändlista nere i högra hörnet. Markera raden för din 4 enhet.. Klicka på Vidaresänd 4. Välj enhet inom den 5 egna organisationen du vill sända till (ex. Rehab) 5. Klicka på Välj Ansvaret ligger dock kvar på den enhet som vidaresänder. 9 9
Grafisk ärendeöversikt Denna vy används som en översikt över enhetens aktuella eller avslutade ärenden Det går att söka på: - ärendenummer - personid - enhet - aktuella - avslutade -från datum - till datum sjukhus kommun primärvård initierande part aviserat men ej kvitterat av mottagande part avvisat kommentar finns vid gul markering kvitterat meddelande färdigt för justering av vårdplan justerad vårdplan vidaresänt meddelande Dubbelklicka på t ex ett kuvert under K för att öppna/se dokumentet. 0 0
Sök ärende. Klicka på Översikter. Klicka på Sök ärende Denna vy används som en översikt över enhetens alla aktuella eller avslutade ärenden. Det går att söka efter specifika ärenden via - ärendenummer - personid - enhet - sök på parter - sök på mottagare - aktuella - avslutade -från datum - till datum. Klicka på Sök
Ta bort ärenderaden i Inkomna meddelanden. Bocka i den lilla rutan framför ärende nummer. Klicka på Ta bort OBS! Du tar bara bort raden i Inkomna meddelanden, inte själva meddelandet. Det går att markera flera ärenden och klicka Ta bort Version 00-09-
Registrera ny patient. Klicka på Ärenden. Klicka på Patient. Klicka på Ny Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd) 8 7 6 4. Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4 5. Kontrollera att uppgifterna stämmer. Klicka på Spara. 6. Patienten blir valbar i den Vita rutan 7. När raden med patientuppgifter markerats syns personnummer och namn längst upp i bild. 8. Klicka på Meddelande för att påbörja nytt ärende Spara 5 Skapad Skapad för SAMSA för SAMSA av Lena av Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Wennberg Version Version 00--6 00-09-
Förberedd vårdbegäran Samtycke Bild () En förberedd vårdbegäran skapas i förväg för att patientuppgifter skall finnas tillgängliga och vara sökbara. Den förberedda vårdbegäran ligger utanför ärendet. För att påbörja en förberedd vårdbegäran krävs samtycke. Klicka på Säkerhet. Klicka på Samtycke, registrera.. Klicka på Nytt 4. Klicka på Registrera I Samtyckesfönstret finns en möjlighet att ange menprövning. 4 4 4
Förberedd vårdbegäran Bild () När samtycke är registrerat. Klicka på Ärenden. Klicka på Meddelanden. Klicka på Förberedd vårdbegäran 4. Fyll i Kontakter (se sidan 7) och övrig information 5. Spara som Utkast. Kan uppdateras och sparas då återigen som Utkast 4 5 Skapad Skapad för SAMSA för SAMSA av Lena av Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Wennberg 5 Version Version 00--6 00-09- 5
Vårdbegäran Bild () Vårdbegäran aviseras från kommun, primärvård eller sjukhusets specialistmottagning till den öppna/slutna sjukhusvården. Vårdbegäran kan även aviseras från kommun till primärvård.. Klicka på Ny vårdbegäran. Bild för Medverkande enheter visas. Ange vilka enheter som deltar i ärendet genom att klicka på pil (favoritlista =samarbetspartners).. Finns inte sökt enhet i favoritlistan, klicka på Katalog och sök upp enheten (fet stil) 4. Klicka på Välj 5. Dialogrutan Registrera samtycke visas Patienten måste först lämna sitt samtycke om det inte redan är registrerat i samband med Förberedd vårdbegäran. 6. Finns det en förberedd vårdbegäran genereras en dialogruta och möjlighet finns att få med den information som finns lagrad i Förberedd vårdbegäran till den vårdbegäran som just påbörjats. 6 4 5 Skapad Skapad för SAMSA för SAMSA av Lena av Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Wennberg Version Version 00--6 00-09- 6 6
. Klicka på Kontakter. Klicka på Ny. Skriv in patientansvarig eller tjänstgörande sjuksköterska över dygnet med tillgängligt telefonnummer, även jourtid 4. Skriv in uppgifter om närstående under Annat. 5. Klicka på Spara 6. Klicka på Stäng Kontakter blir fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet Vårdbegäran 5 5 6 4 Bild () 7. I vårdbegäran beskrivs hälso- och funktionstillstånd samt annan betydelsefull information avseende patienten före ankomst till sjukhuset t ex i rutan Åtgärd innan ankomst anges om ev läkarkontakt tagits 8. Avisera Skapad Skapad för SAMSA för SAMSA av Lena av Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Wennberg Version Version 00--6 00-09- 7 8 7 7
Meddelande till vård och omsorg. Kvittera Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun, primärvård eller sjukhusets specialistmottagning. Aviseras av specialist/akutmottagning till kommun och primärvård för att meddela att patienten ej bedöms vara i behov av slutenvård och återgår till sitt boende. Kommunen avslutar därefter ärendet. Meddelande kan även aviseras från Primärvård/VC/Jourmottagning till kommunen Skapad Skapad för för SAMSA SAMSA av av Lena Lena Arvidsson Arvidsson & Marie & Marie Steffenburg Steffenburg Wennberg Wennberg Version Version 00--6 00-09- Kommun meddelas även via telefonkontakt innan patienten skickas hem om kommunala insatser finns. 8 8
Inskrivningsmeddelande Aviseras från sjukhus då patienten läggs in på avdelning. I kontakter finns uppgifter om medicinskt ansvarig med tillgängligt telefonnummer. Om närstående är ifyllt av den part som startat ärendet har samtycke medgivits av patienten.. Kvittera Version 00-09- 9 9
Kallelse och underlag till vårdplanering. Dubbelklicka på ärendet i inkorgen för att få upp Kallelse+underlag. Klicka på Kontakter. Klicka på Ny Fyll i namn och telefonnummer till den som handlägger ärendet 4. Klicka på Spara 5. Klicka på Stäng 6 Om det finns uppgifter inskrivna är Kontakter i fetstil 6. Eventuellt tillägg/förfrågan kan göras genom att skicka ett Nytt Administrativt meddelande Meddelandet får inte innehålla patientdata, ex.medicinsk information 4 7 5 7. Kvittera Skapad Skapad för SAMSA för SAMSA av Lena av Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Wennberg Version 00-09- 0 0
Vårdplan - Kvittera Bild (4) Vårdplanen kan aviseras upprepade gånger och för varje gång skapas en ny version.. Detta visas i Aktuell version. Ta del av all information i samtliga flikar De tre medverkande parterna är representerade och går inte att klicka bort av annan part. Kvittera 4. Uppdatera bildvisning för att fortsätta med Redigera direkt (se sidan ) 4 Skapad Skapad för SAMSA för SAMSA av Lena av Arvidsson Lena Arvidsson & Marie & Marie Steffenburg Steffenburg Wennberg Wennberg Version 00-09-
Vårdplan Redigera - Avisera Bild (4) Öppna Vårdplan genom att dubbelklicka på dokumentet i ärendeträdet.. Klicka på Redigera. Skriv in den/de som deltar på vårdplaneringen med tillgängligt telefonnummer t.ex. hemligt. Ev. komplettering till vårdplaneringen, dokumentera i flikarna Gemensam och/eller Kommun 4. Markera Färdig 5. Avisera Vårdplan 4 5
Vårdplan Redigera Justera direkt Bild (4). Klicka på Redigera. Skriv in den/de som deltar på vårdplaneringen med tillgängligt telefonnummer t.ex. hemligt. Ev. komplettering till vårdplaneringen, dokumentera i flikarna Gemensam och/eller Kommun 4 5 4. Markera Färdig 5. Om du är sista part som markerat Färdig genereras meddelandet: Vårdplanen är nu klar att justera 6. Justera 6 Avisera om justering inte görs direkt (se sidan ).
Vårdplan som skall justeras kommer som ett meddelande i Inkomna meddelande när samtliga markerat Färdig. Ärendet kan också bevakas i Grafiska Ärendeöversikten och visas med röd bakgrund och vitt kuvert. Färdigt för justering i Vårdplan Justerad Vårdplan Justera Bild 4(4). Klicka på Vårdplan för att få upp ärendet.. Justera - snarast, helst omgående när alla samverkansparter markerat Färdig.. När samtliga parter har justerat vårdplanen är den upprättad. Namn och datum kommer automatiskt i rutorna. Version 00-09- 4 4
Utskrivningsmeddelande. Kvittera Stora Kontaktpunkten Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar. Utskrivningsmeddelandet ska aviseras senast dagen före utskrivningsklardatum. Kvittera 5 5
Information vid utskrivning Samma dag som patienten skrivs ut från sjukhuset skall detta meddelande aviseras till kommun och primärvård. Information om vårdtillfället finns sammanfattat samt om patienten skrivs ut till sin bostad eller eventuell korttidsplats. Kvittera och avsluta ärendet (se sidan 8) 6 6
Utebliven utskrivning Utebliven utskrivning används om vårdplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd patienten avlider inga behov av insatser efter hemgång Nytt planerat utskrivningsklardatum kan anges. I och med detta meddelande görs halt i beräkning av karensdagar/betaldagar.. Kvittera Avsluta ärendet i de fall patienten har avlidit eller inte har behov av insatser efter hemgång. 7 7
Avsluta ärendet Ärendet avslutas när Meddelande till vård och omsorg inkommit Information vid utskrivning inkommit vid Utebliven utskrivning i de fall - patienten avlidit - inte har några behov av insatser efter hemgång Endast kommun kan avsluta ett ärende. När ett ärende avslutas så låses alla ingående meddelanden, så att det inte är möjligt att exempelvis redigera, kvittera eller justera.. Klicka på Avsluta ärendet genom att högerklicka på aktuellt ärendenummer i trädet. Ärendet kan avslutas när som helst i processen.. När valet Avsluta ärendet aktiveras visas informationsrutan om betalningsstatus. Denna ruta kommer upp för att det skall framgå om alla steg i processen är uppfyllda.. Ja Kommunen avslutar alla ärenden då de har betalningsansvar och ansvarar för att angivna åtgärder i ärendet är utförda. 8 8
Sändlista - Historik. Sändlistan maximeras och minimeras med knappen Sändlista. I Sändlistan framgår även vilken enhet som aviserat/vidaresänt (högerklicka för att se person/organisation). Via knappen Historik är det möjligt att visa tidigare version (Visa version) av meddelandet samt att se vilka användare som hanterat ett meddelande (Visa användarspår).. I Användarspår framgår det vad en användare gjort i olika versioner av meddelandet. 9 9
Funktionsknappar Redigera För att skriva i ett redan skapat dokument Utkast Det som dokumenterats sparas och kan ses på den egna enheten. Låser ärendet för övriga Publicera Avisera Det som dokumenterats sparas och kan sökas upp av alla deltagande parter. Visas ej i Inkomna meddelanden Det som dokumenterats sparas och är tillgängligt för alla deltagande parter. Visas i Inkomna meddelande Justera Kvittera Justera vårdplan, särskild behörighet krävs. Är gråmarkerad tills alla deltagande parter markerat färdig på Vårdplan Bekräftar att meddelandet mottagits. Meddelandet försvinner från inkorgen efter kvittering. Makulera Felsänt Ett dokument tas bort. Rött kryss visas i trädet. Används då meddelande skulle aviserats till annan enhet. Rött stopptecken visas i trädet. Historik Forcera Utskrift Visar tidigare version av meddelandet samt vilka användare som hanterat ett meddelande (Visa användarspår). I undantagsfall kan forcering av vårdplan användas av sjukhus och särskild behörighet krävs. Det krävs att en kommentar skrivs som motiverar forceringen, kommentarsrutan öppnas automatiskt. Skriva ut meddelandet 0 0
Ikoner Avslutat ärende Pågående ärende Initierande enhet - 009-06 Deltagande enheter Vårdbegäran Inskrivning Kallelse Vårdplan Utskrivningsklar Information vid utskrivning Skapad Skapad för för SAMSA SAMSA av av Lena Lena Arvidsson Arvidsson & Marie & Marie Steffenburg Steffenburg Wennberg Wennberg Version Version 00--6 00-09-0
Ikoner Grön bock = Vårdplanen justerad Grön pil = till vilka meddelandet aviserats
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svp under Reservrutin KLARA SVPL. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter. Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i KLARA SVPL. Skyddad identitet Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vårdplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten. Skapad Skapad för för SAMSA SAMSA av av Lena Lena Arvidsson & Marie Version 00--6 00-09-