Plan för intern kontroll 2017

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert 2016-11-28 SN 2016/0720.03.01 0480-450950 Socialnämnden Plan för intern kontroll 2017 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta plan för intern kontroll 2017 enligt bilaga. Bakgrund Kommunfullmäktige har antagit nytt reglemente för intern kontroll. Reglementet innefattar att respektive nämnd ska årligen anta plan för intern kontroll. Socialnämnden ska även enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem, SOSFS 2011:9 genomföra egenkontroll av verksamheten. Detta sker dels genom uppgifterna i denna plan för intern kontroll men också genom revision av ledningssystemet och genom den årliga bedömningen av ledningssystemet. Intern- och egenkontrollerna avser att regelbundet och systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll av huruvida olika insatser blir utförda eller inte. Som underlag har en riskanalys tagits fram. De risker som bedömts ha ett högt risktal utgör den interna kontrollplanen och återfinns i bilaga. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Plan för intern kontroll 2017 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Kristina.Appert@kalmar.se

Organisationsenhet: Socialnämnd År och fas: Intern kontroll 2017 - Inmatning Riskanalys och intern kontrollplan Filtrerade risker grupperade på kategori Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 1

Omvärldsrisk Risk - Förändrat ersättningssystem för ensamkommande - Ensamkommandes behov av insatser riskerar att bedömas annorlunda än övriga barn och ungas, riskerar att ej få likvärdigt stöd - Mindre ekonomisk ersättning för socialförvaltningen - Personell övertalighet Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det står klart att det blir ett förändrat ersättningssystem. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom följdeffekterna riskerar att bli stora i form av förändrade insatser för ensamkommande, avsevärt mindre ekonomisk ersättning samt personell övertalighet. Likvärdiga bedömningar Kontrollmomentet innefattar en indikator i målstyrningen. Stickprov av bedömningar (utredningar) ska göras. Birgitta Jansson Stickprov En gång om året. Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Arbetsgrupp tilsatt Det finns en arbetsgrupp som har i uppgift att anpassa och säkra verksamheten utifrån de nya förutsättningarna\. Ann-Charlotte Hedström Risk - Förändrad tillämpning av LSS-lagstiftning gällande personlig assistans - Brist på bostad med särskild service kan uppstå - Kostnadsökning Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det kommer att ske en förändrad tillämpning av LSS-lagstiftningen. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom följdeffekterna riskerar att bli stora i form av kostnadsökningar och brist på bostäder. Kontroll av kostnader och ärenden personlig assistans Månadsvis kontroll av kostnad och ärenden gällande personlig assistans (där Försäkringskassan gjort en förändrad bedömning Niklas Hermansson Kontroll av kostnad och vilka ärenden där försäkringskassan gjort en förändrad bedömning Månadsvis Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 2

Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Ställa om verksamh et för att tillförsäkra enskildas behov Handlingsplan kommer att tas fram\. Niklas Hermansson 2016-12-27 2017-12-31 Risk - Brist på bostäder Brist på bostäder - försvårar flytt från bostad med särskild service till ordinärt boende - gör att servicebostäder beviljas till personer som har rätt till insatsen men som inte vill ha det stöd som ingår i bostaden - riskerar att leda till att personer med samsjuklighetsproblematik inte får sina behov tillgodosedda - Stort ökat antal unga vuxna ensamkommande riskerar att bli kvar i HVB/stödboende Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom förvaltningen redan nu har svårigheter med att hitta bostäder. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom tillgång till bostad är en grundläggande förutsättning för att individers behov ska bli tillgodosedda. Kontroll och analys av statistik gällande hemlöshet Varje månad sammanställs statistik gällande hemlöshet. Statistiken används som ett kontrollmoment i den interna kontrollen för att kontrollera om det råder brist på bostäder. Laila Andersson Rapportering från enhetschefer som sammanställs av verksamhetsutvecklare på avdelning administra tion. Månadsvis Risk - Bristande samverkan med Landstinget i Kalmar län Följden av bristande samarbete är att barn och unga inte får den vård de behöver. Det innebär även en ekonomisk konsekvens för kommunen. Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan i dagsläget i vissa fall är bristande samarbete. Konsekvensen bedöms som stor eftersom barn och unga riskerar att inte få den vård de behöver. Konsekvensen bedöms som mycket stor även utifrån ett ekonomiskt perspektiv då det har inverkan på kommunens ekonomi. Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 3

Antal placeringar där kostnader delas Antal avvikelser (LISA) Antal placeringar där kostnader delas. Kristina Appert Avstämning av excel-dokument som Ann-Britt Phil dokumenterar i. Kontroll av kostnader för individer där kostnader delas och där de inte delas (mellan landsting och kommun). Kontroll av antal avvikelser i LISA (avvikelsesystem mellan kommun och landsting). Ann-Charlotte Hedström Uttag av alla avvikelser från avvikelsesystemet LISA görs. Avvikelserna gås igenom och kontroll av om det uppstått avvikelser som indikerar att det finns bristande samverkan mellan kommun och landsting gällande barn och unga görs. Elin Almheden tar ut statistik och Ann-Charlotte Hedström kontrollerar om det finns avvikelser där samverkan brustit. En gång om året. En gång om året. Risk - Ökande behov av försörjningsstöd Förvaltningen ser risk för ökat behov av försörjningsstöd där arbetslöshet är orsak. I jämförelse har Kalmar kommun höga kostnader för försörjningsstöd. Sannolikheten bedöms som mycket stor då kommunen redan nu i jämförelse (Kostnad per brukare) har höga kostnader. Konsekvensen bedöms som mycket stor då det har stor inverkan både för enskilda individer och kommunens kostnader. Kontroll av antal hushåll med försörjningsstöd pga arbetslöshet Kontroll av antal hushåll med försörjningsstöd som har orsakskod arbetslöshet. Johnny Lesseur Statistik från Analysen tills dess att Hypergene (IFO-statisti k) är fullt fungerande. Beslutsextraktet från Analysen. Tertialvis Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 4

Verksamhetsrisk Risk - Personalförsörjning, kompetensförsöjning och kompetensutveckling Risk inom särskilt verksamhetsområde mottagning och utredning att säkra personalförsörjningen. Riskerar att resultera i utredningar med bristfällig kvalitet, förlängda utredningstider, handläggare som är begränsat tillgängliga samt att verksamheten behöver använda sig av inhyrd personal. Risk att inte kunna bibehålla och utveckla kompetens. Riskerar att leda till bristande omsorg och bemötande. Risk att inte kunna rekrytera chefer med rätt kompetens. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom verksamheten redan i nuläget upplever svårigheter med personalförsörjning, kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom den får inverkan för klienter/brukare, bl a i form av förlängda handläggningstider och bristande omsorg och bemötande. Konsekvensen riskerar bli sjukfrånvaro, ohälsa, personalflykt, stress. Personalomsättning Kontrolleras genom indikator i målarbetet 2017 (verksamhetsområde mottagning och utredning). Johnny Lesseur Hämtas från personasy stemet. Tertialvis Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansv Strategisk plan för kompetensutveckling En strategisk plan för kompetensutveckling har tagits fram för verksamhetsområdet mottagning och utredning\. Denna ska under 2017 implementeras\. John Basutbildningskoncept Ett koncept för basutbildning har tagits fram inom verksamhetsområde funktionsnedsättning\. Konceptet ska under 2017 implementeras\. Krist Risk - Samverkan med Polismyndigheten Genom ny polisorganisation har förutsättningarna för handräckning och för annat polisiärt stöd i akuta individärenden förändrats. Detta har inneburit att verkställighet av ärenden med stöd av LVU/LVM har påverkats negativt. I vissa fall har beslutade åtgärder försenats eller till och med inte kunnat verkställas till följd av att polismyndighetens assistans har uteblivit. Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan har inträffat vid ett flertal tillfällen. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom det i värsta fall kan leda till att individer avlider. Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 5

Avstämningspunkt på VO mottagning och utredning ledningens genomgång Frågan tas upp som en avstämningspunkt varje månad. Johnny Lesseur Avstämning på VO mottagning och utredning ledningens genomgång. Varje månad Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Kommunikation med Polismyndighe ten Kalmar kommun har lyft problemställningen i PKN och socialförvaltningens personal har haft kontakt med polisen i Kalmar såväl som Malmö på operativ nivå för att påtala problematiken\. Socialförvaltningen fortsätter bevaka frågan\. Johnny Lesseur 2017-01-18 2017-12-31 Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 6

Legal risk Risk - Svårighet att rekrytera familjehem Risken innebär svårigheter med att rekrytera familjehem. Barn och ungdomar riskerar att inte få sina behov och sina rättigheter till kontinuitet och trygghet tillgodosedda. Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan idag finns stora svårigheter med att rekrytera familjehem. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom barn och unga riskerar att inte få sina behov tillgodosedda. Kontroll av tid i jourhem Kontroll av tid som barn vistas i jourhem. Birgitta Jansson Tas fram i Procapita. En gång om året. Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 7

Risk i finansiell rapportering Risk - Brist i hantering av kontanter eller motsvarande stödbegärliga värdeföremål Risk att kontanta medel försvinner i handkassor eller att kvittohanteringen inte sköts enligt rutin. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöms som stor då förvaltningen har många handkassor. Dessutom är det mycket personal som använder handkassorna och sannolikheten att någon/några har brister i kunskapen om handkasserutinen bedöms som stor. Konsekvensen bedöms stor då risk finns att kontanta medel och/eller kvitton försvinner. Kontroll av kontanthantering eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Stickprov vid besök i verksamheten. Kristina Appert I samband med att ekonomiadministratörer na gör besök i verksamheten under året för exvis genomgång av fakturahantering, sker även kontroll av handkassa. Minst 2 handkassor ska granskas per tertial Risk - Brister i hantering av leveranstörsfakturor Risk att utbetalningar inte skett redovisningsmässigt korrekt, framför allt från Procapita. Risk att leverantörer saknar F-skattesedel. Det finns även risk att attestering av representation och kurser inte hanteras på rätt sätt dvs saknar dokumentation om deltagare och syfte. Risk finna att leverantörsfakturor inte betalas i tid vilket kan leda till ökade kostnader samt bristande förtroende för kommunen. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöms som stor eftersom utbetalningar från Procapita inte har samma automatiska kontrollfunktioner som ordinarie ekonomisystem. Konsekvensen bedöms som stor då betalningar t ex kan ske till fel leverantörer och det kan bli en merkostnad för kommunen. Kontroll av leverantörsfakturor i Procapita Stickprov sker av 10 stycken fakturaunderlag från Procapita och fokuserar det bokföringsmässiga. Gäller inte bankkontoinsättningar till klienter. Den kontrollen sker dagligen av enhetschef. Kristina Appert Ekonom väljer slumpmässigt ut leverantörsutbetalninga r från Procapita. Tre gånger om året. Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 8

Risk - Brister i redovisning av momsersättning för särskilda boendeformer Risken för att rätten till momsersättning för särskilda boendeformer inte utnyttjas. Det kan leda till merkostnad för kommunen. Det kan även leda till återbetalning ifall momsersättning sökts på felaktiga grunder. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöms som stor då förvaltningen har många lokaler som omfattas av momsersättningen. Konsekvensen bedöms som stor då den ekonomiska skadan kan bli omfattande. Kontroll - momsersättning Kontroll av att momsersättning sökts på korrekt sätt. Kristina Appert Ekonom tar fram momsunderlag varje månad. Två gånger per år kontrolleras att samtliga aktuella lokaler finns med i momsunderlagen. Det sker genom avstämning med boendehandlägga re samt med enhetsche f fastighet- och teknikenheten. Två gånger om året. Risk - Brister i attesträtt och firmatecknare Risk för felaktiga attestbehörigheter som kan leda till att fel personer attesterar fakturor eller att fel personer tecknar avtal. Det kan leda till förtroendeskada eller kostnader för kommunen. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöms som stor då det finns risk att personer utan attesträtt beslutsattesterar fakturor främst i Procapita. Konsekvensen bedöms som stor då det kan leda till förtroendeskada för kommunen. Kontroll - attesträtt och firmatecknare Kontroll sker att den som tecknat avtal har delegation för detta. Kristina Appert Upprättade avtal hämtas ur diariet. Två gånger per år kontrolleras firmatecknare. Risk - Brist i hantering av betalkort Risk att betalkort används felaktigt till exempel där kommunen har ramavtal med leverantören. Kan leda till merkostnad för kommunen. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 9

Sannolikheten bedöms som stor då personal som använder betalkortet kan ha bristande kunskaper i inköpsprocessen. Konsekvensen bedöms som stor då det blir en merkostnad för kommunen. Det kan även leda till skadestånd ifall inköp sker av leverantörer där kommunen saknar avtal. Kontroll av användandet av kontantkort Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. kontrollerats Kristina Appert Kontroll av samtliga inköp sker utifrån statistik som erhålls från kortföretaget. Kontroll sker per tertial. Stina Bergström, 2017-01-18 11:18 10