Tid Tisdagen den 31 januari 2017 kl. 9:00. Preliminär sluttid kl. 14:00. Plats Socialförvaltningen, Fabriksgatan 31, sammanträdesrum plan 3.

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Socialnämnden Tid Tisdagen den 31 januari 2017 kl. 9:00. Preliminär sluttid kl. 14:00. Plats Socialförvaltningen, Fabriksgatan 31, sammanträdesrum plan 3. Partigruppmöten S, V, C tisdagen den 31 januari kl. 8:00, sammanträdesrum plan 3. M, L, KD tisdagen den 31 januari kl. 8:00, grupprum plan 3. Förhinder anmäls omgående till Socialförvaltningen, Martina Eriksson, telefon eller e-post martina.eriksson@kalmar.se. Välkomna! Enligt uppdrag Martina Eriksson Nämndsekreterare Föredragningslista Behandling av mötesärende 1 Fastställande av dagordning samt protokolljusterare Förslag Nasim Malik (S) Beslutsärenden 2 Adoptionsyttrande närstående. Sekretess, omedelbar justering 3 Adoptionsyttrande. Sekretess 4 Nedläggning av faderskapsutredning. Sekretess 5 Ansökan om stämning, särskilt förordnad vårdnadshavare 6 kap 8a Föräldrabalken. Sekretess 6 Plan för intern kontroll Firmatecknare för socialförvaltningen Föreningsbidrag andra halvåret Föreningsbidrag - uppdatering av riktlinjer 10 Beslut om föreningsbidrag 2017

2 Socialnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 11 Ej verkställda beslut 4:e kvartalet Rapport synpunkter avvikelser Lex Sarah 2016 kvartal 4 13 Tillsyn Mobila teamet EKB Informationsärenden 14 Information från förvaltningschef och ordförande 15 Preliminärt bokslut Rapport extern och intern revision Verksamhetsledningssystem Tillsyn Kungsgården 18 Information missbruk, våld, hemlöshet, socialpsykiatri 19 Anmälan av delegationsärenden 20 Anmälan av kännedomsärenden 21 Inbjudningar och förrättningar 22 Övrigt

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Myrna Nilsson SN 2017/ Socialnämnden Adoptionsyttrande närstående Förslag till beslut Socialnämnden beslutar enligt socialförvaltningens förslag. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Bakgrund I ärende om adoption skall rätten inhämta upplysningar från socialnämnden om barnet och sökanden. En utredning ska undersöka om en adoption är till barnets bästa. Myrna Nilsson Enhetschef familjerätt Cecilia Frid Socialchef Bilaga Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Mott o Utredning ad Tel vx Myrna.Nilsson@kalmar.se

4 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Myrna Nilsson SN 2017/ Socialnämnden Adoptionsyttrande Förslag till beslut Socialnämnden beslutar enligt socialförvaltningens förslag. Bakgrund Om adoption inte har skett i barnet hemland skall adoptivföräldrarna ansöka om adoption i svensk domstol. Tingsrätten skall pröva om det är lämpligt att adoptionen skall äga rum. Innan tingsrätten fattar beslut om adoption skall yttrande inhämtas från socialnämnden. Yttrande skall innehålla uppgifter om barnet och adoptivföräldrarna. Myrna Nilsson Enhetschef familjerätt Cecilia Frid Socialchef Bilaga Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Mott o Utredning ad Tel vx Myrna.Nilsson@kalmar.se

5 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Myrna Nilsson SN 2017/ Socialnämnden Nedläggning av faderskapsutredning Förslag till beslut Socialnämnden beslutar enligt socialförvaltningens förslag. Bakgrund Om modern vid ett barns födelse inte är gift, om faderskapspresumtionen ifrågasätts, eller om faderskapet hävts av domstol är socialnämnden skyldig att försöka utreda vem som är far till barnet och se till att faderskapet fastställs. Utredningen bör bedrivas skyndsamt och vara slutförd inom ett år från barnets födelse, om inte särskilda skäl föranleder annat 2 kap. 8 FB. Socialnämnden får lägga ner en påbörjad faderskapsutredning om det visar sig omöjligt att få nödvändiga upplysningar för att bedöma faderskapet, det framstår som utsiktslöst att försöka få faderskapet fastställt i domstol, modern eller särskilt förordnad vårdnadshavare har lämna samtycke till adoption av barnet enligt 4 kap. 5 a FB eller det av särskilda skäl finns anledning att anta att fortsatt utredning eller rättegång skulle vara till men för barnet eller utsätta modern för påfrestningar som innebär fara för hennes psykiska hälsa. Myrna Nilsson Enhetschef familjerätt Cecilia Frid Socialchef Bilaga Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Mott o Utredning ad Tel vx Myrna.Nilsson@kalmar.se

6 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Myrna Nilsson SN 2016/ Socialnämnden Ansökan om stämning, särskilt förordnad vårdnadshavare FB 6 kap 8a Förslag till beslut Socialnämnden beslutar enligt socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 socialtjänstförordningen skyldighet att göra en framställning eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i fråga om vårdnad. När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar emot det (10 Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap. 9 FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8a FB). En prövning av vad som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av tingsrätten. Myrna Nilsson Enhetschef familjerätt Cecilia Frid Socialchef Bilaga Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Mott o Utredning ad Tel vx Myrna.Nilsson@kalmar.se

7 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2016/ Socialnämnden Plan för intern kontroll 2017 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta plan för intern kontroll 2017 enligt bilaga. Bakgrund Kommunfullmäktige har antagit nytt reglemente för intern kontroll. Reglementet innefattar att respektive nämnd ska årligen anta plan för intern kontroll. Socialnämnden ska även enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem, SOSFS 2011:9 genomföra egenkontroll av verksamheten. Detta sker dels genom uppgifterna i denna plan för intern kontroll men också genom revision av ledningssystemet och genom den årliga bedömningen av ledningssystemet. Intern- och egenkontrollerna avser att regelbundet och systematiskt följa upp verksamhetens genomförande, resultat och förbättringsområden. Uppföljning är en kontroll av huruvida olika insatser blir utförda eller inte. Som underlag har en riskanalys tagits fram. De risker som bedömts ha ett högt risktal utgör den interna kontrollplanen och återfinns i bilaga. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Plan för intern kontroll 2017 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

8 Organisationsenhet: Socialnämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Riskanalys och intern kontrollplan Filtrerade risker grupperade på kategori Stina Bergström, :18 1

9 Omvärldsrisk Risk - Förändrat ersättningssystem för ensamkommande - Ensamkommandes behov av insatser riskerar att bedömas annorlunda än övriga barn och ungas, riskerar att ej få likvärdigt stöd - Mindre ekonomisk ersättning för socialförvaltningen - Personell övertalighet Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det står klart att det blir ett förändrat ersättningssystem. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom följdeffekterna riskerar att bli stora i form av förändrade insatser för ensamkommande, avsevärt mindre ekonomisk ersättning samt personell övertalighet. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Likvärdiga bedömningar Kontrollmomentet innefattar en indikator i målstyrningen. Stickprov av bedömningar (utredningar) ska göras. Birgitta Jansson Stickprov En gång om året. Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Arbetsgrupp tilsatt Det finns en arbetsgrupp som har i uppgift att anpassa och säkra verksamheten utifrån de nya förutsättningarna\. Ann-Charlotte Hedström Risk - Förändrad tillämpning av LSS-lagstiftning gällande personlig assistans - Brist på bostad med särskild service kan uppstå - Kostnadsökning Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det kommer att ske en förändrad tillämpning av LSS-lagstiftningen. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom följdeffekterna riskerar att bli stora i form av kostnadsökningar och brist på bostäder. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll av kostnader och ärenden personlig assistans Månadsvis kontroll av kostnad och ärenden gällande personlig assistans (där Försäkringskassan gjort en förändrad bedömning Niklas Hermansson Kontroll av kostnad och vilka ärenden där försäkringskassan gjort en förändrad bedömning Månadsvis Stina Bergström, :18 2

10 Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Ställa om verksamh et för att tillförsäkra enskildas behov Handlingsplan kommer att tas fram\. Niklas Hermansson Risk - Brist på bostäder Brist på bostäder - försvårar flytt från bostad med särskild service till ordinärt boende - gör att servicebostäder beviljas till personer som har rätt till insatsen men som inte vill ha det stöd som ingår i bostaden - riskerar att leda till att personer med samsjuklighetsproblematik inte får sina behov tillgodosedda - Stort ökat antal unga vuxna ensamkommande riskerar att bli kvar i HVB/stödboende Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom förvaltningen redan nu har svårigheter med att hitta bostäder. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom tillgång till bostad är en grundläggande förutsättning för att individers behov ska bli tillgodosedda. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll och analys av statistik gällande hemlöshet Varje månad sammanställs statistik gällande hemlöshet. Statistiken används som ett kontrollmoment i den interna kontrollen för att kontrollera om det råder brist på bostäder. Laila Andersson Rapportering från enhetschefer som sammanställs av verksamhetsutvecklare på avdelning administra tion. Månadsvis Risk - Bristande samverkan med Landstinget i Kalmar län Följden av bristande samarbete är att barn och unga inte får den vård de behöver. Det innebär även en ekonomisk konsekvens för kommunen. Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan i dagsläget i vissa fall är bristande samarbete. Konsekvensen bedöms som stor eftersom barn och unga riskerar att inte få den vård de behöver. Konsekvensen bedöms som mycket stor även utifrån ett ekonomiskt perspektiv då det har inverkan på kommunens ekonomi. Underliggande kontrollmoment: Stina Bergström, :18 3

11 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Antal placeringar där kostnader delas Antal avvikelser (LISA) Antal placeringar där kostnader delas. Kristina Appert Avstämning av excel-dokument som Ann-Britt Phil dokumenterar i. Kontroll av kostnader för individer där kostnader delas och där de inte delas (mellan landsting och kommun). Kontroll av antal avvikelser i LISA (avvikelsesystem mellan kommun och landsting). Ann-Charlotte Hedström Uttag av alla avvikelser från avvikelsesystemet LISA görs. Avvikelserna gås igenom och kontroll av om det uppstått avvikelser som indikerar att det finns bristande samverkan mellan kommun och landsting gällande barn och unga görs. Elin Almheden tar ut statistik och Ann-Charlotte Hedström kontrollerar om det finns avvikelser där samverkan brustit. En gång om året. En gång om året. Risk - Ökande behov av försörjningsstöd Förvaltningen ser risk för ökat behov av försörjningsstöd där arbetslöshet är orsak. I jämförelse har Kalmar kommun höga kostnader för försörjningsstöd. Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor då kommunen redan nu i jämförelse (Kostnad per brukare) har höga kostnader. Konsekvensen bedöms som mycket stor då det har stor inverkan både för enskilda individer och kommunens kostnader. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll av antal hushåll med försörjningsstöd pga arbetslöshet Kontroll av antal hushåll med försörjningsstöd som har orsakskod arbetslöshet. Johnny Lesseur Statistik från Analysen tills dess att Hypergene (IFO-statisti k) är fullt fungerande. Beslutsextraktet från Analysen. Tertialvis Stina Bergström, :18 4

12 Verksamhetsrisk Risk - Personalförsörjning, kompetensförsöjning och kompetensutveckling Risk inom särskilt verksamhetsområde mottagning och utredning att säkra personalförsörjningen. Riskerar att resultera i utredningar med bristfällig kvalitet, förlängda utredningstider, handläggare som är begränsat tillgängliga samt att verksamheten behöver använda sig av inhyrd personal. Risk att inte kunna bibehålla och utveckla kompetens. Riskerar att leda till bristande omsorg och bemötande. Risk att inte kunna rekrytera chefer med rätt kompetens. Process: Rekrytera, utveckla och avveckla personal (Stödprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom verksamheten redan i nuläget upplever svårigheter med personalförsörjning, kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom den får inverkan för klienter/brukare, bl a i form av förlängda handläggningstider och bristande omsorg och bemötande. Konsekvensen riskerar bli sjukfrånvaro, ohälsa, personalflykt, stress. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Personalomsättning Kontrolleras genom indikator i målarbetet 2017 (verksamhetsområde mottagning och utredning). Johnny Lesseur Hämtas från personasy stemet. Tertialvis Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansv Strategisk plan för kompetensutveckling En strategisk plan för kompetensutveckling har tagits fram för verksamhetsområdet mottagning och utredning\. Denna ska under 2017 implementeras\. John Basutbildningskoncept Ett koncept för basutbildning har tagits fram inom verksamhetsområde funktionsnedsättning\. Konceptet ska under 2017 implementeras\. Krist Risk - Samverkan med Polismyndigheten Genom ny polisorganisation har förutsättningarna för handräckning och för annat polisiärt stöd i akuta individärenden förändrats. Detta har inneburit att verkställighet av ärenden med stöd av LVU/LVM har påverkats negativt. I vissa fall har beslutade åtgärder försenats eller till och med inte kunnat verkställas till följd av att polismyndighetens assistans har uteblivit. Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan har inträffat vid ett flertal tillfällen. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom det i värsta fall kan leda till att individer avlider. Underliggande kontrollmoment: Stina Bergström, :18 5

13 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Avstämningspunkt på VO mottagning och utredning ledningens genomgång Frågan tas upp som en avstämningspunkt varje månad. Johnny Lesseur Avstämning på VO mottagning och utredning ledningens genomgång. Varje månad Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Kommunikation med Polismyndighe ten Kalmar kommun har lyft problemställningen i PKN och socialförvaltningens personal har haft kontakt med polisen i Kalmar såväl som Malmö på operativ nivå för att påtala problematiken\. Socialförvaltningen fortsätter bevaka frågan\. Johnny Lesseur Stina Bergström, :18 6

14 Legal risk Risk - Svårighet att rekrytera familjehem Risken innebär svårigheter med att rekrytera familjehem. Barn och ungdomar riskerar att inte få sina behov och sina rättigheter till kontinuitet och trygghet tillgodosedda. Process: Svara för vård, omsorg och sociala tjänster (Huvudprocess) Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan idag finns stora svårigheter med att rekrytera familjehem. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom barn och unga riskerar att inte få sina behov tillgodosedda. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll av tid i jourhem Kontroll av tid som barn vistas i jourhem. Birgitta Jansson Tas fram i Procapita. En gång om året. Stina Bergström, :18 7

15 Risk i finansiell rapportering Risk - Brist i hantering av kontanter eller motsvarande stödbegärliga värdeföremål Risk att kontanta medel försvinner i handkassor eller att kvittohanteringen inte sköts enligt rutin. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då förvaltningen har många handkassor. Dessutom är det mycket personal som använder handkassorna och sannolikheten att någon/några har brister i kunskapen om handkasserutinen bedöms som stor. Konsekvensen bedöms stor då risk finns att kontanta medel och/eller kvitton försvinner. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll av kontanthantering eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Stickprov vid besök i verksamheten. Kristina Appert I samband med att ekonomiadministratörer na gör besök i verksamheten under året för exvis genomgång av fakturahantering, sker även kontroll av handkassa. Minst 2 handkassor ska granskas per tertial Risk - Brister i hantering av leveranstörsfakturor Risk att utbetalningar inte skett redovisningsmässigt korrekt, framför allt från Procapita. Risk att leverantörer saknar F-skattesedel. Det finns även risk att attestering av representation och kurser inte hanteras på rätt sätt dvs saknar dokumentation om deltagare och syfte. Risk finna att leverantörsfakturor inte betalas i tid vilket kan leda till ökade kostnader samt bristande förtroende för kommunen. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor eftersom utbetalningar från Procapita inte har samma automatiska kontrollfunktioner som ordinarie ekonomisystem. Konsekvensen bedöms som stor då betalningar t ex kan ske till fel leverantörer och det kan bli en merkostnad för kommunen. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll av leverantörsfakturor i Procapita Stickprov sker av 10 stycken fakturaunderlag från Procapita och fokuserar det bokföringsmässiga. Gäller inte bankkontoinsättningar till klienter. Den kontrollen sker dagligen av enhetschef. Kristina Appert Ekonom väljer slumpmässigt ut leverantörsutbetalninga r från Procapita. Tre gånger om året. Stina Bergström, :18 8

16 Risk - Brister i redovisning av momsersättning för särskilda boendeformer Risken för att rätten till momsersättning för särskilda boendeformer inte utnyttjas. Det kan leda till merkostnad för kommunen. Det kan även leda till återbetalning ifall momsersättning sökts på felaktiga grunder. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då förvaltningen har många lokaler som omfattas av momsersättningen. Konsekvensen bedöms som stor då den ekonomiska skadan kan bli omfattande. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll - momsersättning Kontroll av att momsersättning sökts på korrekt sätt. Kristina Appert Ekonom tar fram momsunderlag varje månad. Två gånger per år kontrolleras att samtliga aktuella lokaler finns med i momsunderlagen. Det sker genom avstämning med boendehandlägga re samt med enhetsche f fastighet- och teknikenheten. Två gånger om året. Risk - Brister i attesträtt och firmatecknare Risk för felaktiga attestbehörigheter som kan leda till att fel personer attesterar fakturor eller att fel personer tecknar avtal. Det kan leda till förtroendeskada eller kostnader för kommunen. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då det finns risk att personer utan attesträtt beslutsattesterar fakturor främst i Procapita. Konsekvensen bedöms som stor då det kan leda till förtroendeskada för kommunen. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll - attesträtt och firmatecknare Kontroll sker att den som tecknat avtal har delegation för detta. Kristina Appert Upprättade avtal hämtas ur diariet. Två gånger per år kontrolleras firmatecknare. Risk - Brist i hantering av betalkort Risk att betalkort används felaktigt till exempel där kommunen har ramavtal med leverantören. Kan leda till merkostnad för kommunen. Process: Hantera ekonomi (Stödprocess) Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Stina Bergström, :18 9

17 Sannolikheten bedöms som stor då personal som använder betalkortet kan ha bristande kunskaper i inköpsprocessen. Konsekvensen bedöms som stor då det blir en merkostnad för kommunen. Det kan även leda till skadestånd ifall inköp sker av leverantörer där kommunen saknar avtal. Underliggande kontrollmoment: Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll av användandet av kontantkort Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. kontrollerats Kristina Appert Kontroll av samtliga inköp sker utifrån statistik som erhålls från kortföretaget. Kontroll sker per tertial. Stina Bergström, :18 10

18 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2016/ Socialnämnden Firmatecknare för socialförvaltningen 2017 Förslag till beslut Socialnämnden fastställer socialförvaltningens förslag till firmatecknare för socialförvaltningen Bakgrund Socialnämnden ska årligen besluta om firmatecknare för de olika ansvarsområdena. Firmatecknare för socialförvaltningen Socialchef Cecilia Frid eller dennes ställföreträdare, får under 2017 teckna firma för socialförvaltningen. Firmatecknare i andra ärenden Socialchef Cecilia Frid, administrativ chef samt verksamhetschefer på socialförvaltningen får under 2017 underteckna handlingar som gäller respektive verksamhet. Det gäller följande verksamhetsområden och verksamhetschefer: Administrativ enhet V O Mottagning och utredning V O Insatser barn och familj V O Insatser missbruk o soc.psykiatri V O Insatser Funktionsnedsättning Administrativ chef Kristina Appert Verksamhetschef Johnny Lesseur Verksamhetschef Lotta Hedström Verksamhetschef Laila Andersson Verksamhetschef Niklas Hermansson Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

19 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2015/ Socialnämnden Föreningsbidrag andra halvåret 2016 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att inte bevilja föreningsbidrag till Concept Delectus för andra halvåret Bakgrund KRIS Kalmar blev under sommaren 2016 uteslutna från Riksföreningen KRIS. I samband med det upphörde KRIS som förening. Orsak till uteslutning uppgavs vara oegentligheter i bokföringen samt klagomål från medlemmar. Vid upphörandet ålades föreningen att återbetala kr till socialförvaltningen av tidigare föreningsbidrag för sista halvåret 2016 vilket också skedde. F.d. KRIS styrelse, startade upp föreningen Concept Delectus i samband med upphörandet. Föreningen har därefter inkommit med ansökan om kr i föreningsbidrag för sista halvåret Socialförvaltningen har liksom Riksföreningen KRIS granskat föreningens bokföring för 2015 med anledning av ansökan. Av granskningen har framgått; att anställda erhållit hyres-, personalvård- och bilförmåner som inte tagits upp som löneförmåner för beskattning, att intäkter redovisas som negativa kostnader, att kvitton och underlag saknats i bokföringen samt att det finns brister kring hur matintäkter från medlemmar, annan kontanthantering och hur handlån redovisats och bokförts Föreningen har redovisat vissa positiva åtgärder som ska vidtas för att komma till rätta med några av bristerna i bokföringen. Det finns dock allt för allvarliga brister enligt de krav som ställs på ekonomisk redovisning som inte redovisats tillfredställande. Det gäller i huvudsak hanteringen av skattepliktiga personalförmåner, intäkter som redovisas som negativa kostnader samt kontanthanteringen och viss avsaknad av underlag och redovisning. Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx cecilia.frid@kalmar.se

20 SN 2015/ (2) Utifrån skattesynpunkt, ställda krav på ekonomisk redovisning enligt bokföringslagen samt socialnämndens riktlinjer för föreningsbidrag anses därför föreningen inte leva upp till ställda krav. Vid framtida ny ansökan om föreningsbidrag rekommenderas föreningen att anlita extern revisor för att liknande brister i bokföringen inte uppstår. Cecilia Frid Socialchef Roger Holmberg Ordförande

21 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2017/ Socialnämnden Föreningsbidrag- uppdatering av riktlinjer Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta riktlinjer för bidrag till föreningar inom socialtjänstens område enligt bifogad bilaga. Bakgrund Socialnämnden beslutade om riktlinjer för föreningsbidrag Vissa förtydliganden har gjorts i dessa för att underlätta hantering och ansökning av föreningsbidrag. Justeringar framgår i bifogad bilaga. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Föreningsbidrag - riktlinjer Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

22 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum 1 (4) Föreningsbidrag - riktlinjer Socialnämndens beslut Dnr SN 2013/0077 Inledning Socialnämnden i Kalmar kan, efter ansökan, bevilja bidrag till ideella föreningar som bedriver frivilligt socialt arbete i enlighet med inriktningen i socialtjänstlagen (SoL). Övriga föreningsbidrag hanteras av kultur och fritidsförvaltningen. Definitioner Ideell förening En förening är en sammanslutning av ett antal personer för ett gemensamt ändamål. En ideell förening kännetecknas av att den har ett ideellt ändamål eller bedriver ideell verksamhet. Med ideellt ändamål menas att syftet inte är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen. För att en ideell förening ska vara en juridisk person krävs att den har antagit stadgar och valt styrelse. Stadgarna ska åtminstone ange föreningens namn, ändamål och hur beslut fattas. Att föreningen är en juridisk person innebär att den kan ha tillgångar och skulder, ingå avtal och vara part inför domstolar och myndigheter. För att en ideell förening ska ses som allmännyttig och därmed undantagen från skatteskyldighet ska föreningen ha till huvudsakligt syfte att främja allmännyttiga ändamål. En definition av begreppet är sådana ändamål som enligt utbredd uppfattning är värda att stödja. Det räcker inte att det ändamål som anges i stadgarna är allmännyttigt. Den verksamhet som föreningen faktiskt bedriver ska också till minst 90 % tillgodose allmännyttiga ändamål. Krav på ekonomisk redovisning För ideella föreningar ställs krav på en systematisk och kronologisk redovisning av föreningens ekonomi, inkomster och utgifter. Dessa redovisas i resultat- och balansräkning. Ekonomin granskas årligen av intern alternativt extern revisor. Ideella föreningar är formellt bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen om man uppfyller vissa villkor t.ex. har tillgångar vars marknadsvärde överskrider 1,5 mkr.

23 2 (4) Allmänna villkor De allmänna villkoren för socialnämndens bidragsgivning är avstämda mot de allmänna villkor som gäller för kultur- och fritidsnämnden men anpassade efter vad som är specifikt för socialnämndens verksamhet. Vad kan man söka bidrag för? Socialnämndens verksamhetsbidrag till föreningar är ett riktat bidrag till verksamheter för kommunens invånare. Föreningarnas verksamheter ska ge förutsättningar för frivilligt socialt arbete som kompletterar insatserna inom socialnämndens ansvarsområde. Bidrag ges inte till verksamhet för vilken en förening kan söka generella och riktade förenings- och/eller projektbidrag från t.ex. Socialstyrelsen, Länsstyrelsen eller från andra nämnder i Kalmar kommun. Undantagna är Kvinnojouren och Brottsofferjouren. Bidrag ges inte till enskilda personer eller organisationer vars huvudsakliga uppgift är att tillvarata enskilda medlemmars yrkesmässiga eller ekonomiska intressen. Vilka kan ansöka om bidrag? Med föreningar avses här främst ideella föreningar. Det frivilliga sociala arbetet ska utgöra grunden i verksamheten och föreningarnas arbete ska rikta sig till målgrupper inom socialnämndens område. Föreningen ska: - bedriva en verksamhet som främjar lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, hudfärg, nationellt eller etiskt ursprung, språklig eller religiös tillhörighet, funktionsnedsättningar, sexuell läggning, ålder eller andra omständigheter som gäller den enskilde som person - vara demokratiskt uppbyggd, d.v.s. ha en styrelse, stadgar och regelbundna möten, ha en ideell målsättning, samt vara registrerad hos Skatteverket och ha ett organisationsnummer - ha lokal anknytning och vända sig till invånarna i Kalmar kommun. - bedriva verksamhet inom socialtjänstens ansvarsområde - verka för att all verksamhet är drogfri och föreningen får inte bedriva verksamhet som kan skapa positiva attityder till våld, alkohol, droger eller kriminalitet - vara ansluten till en riksorganisation inom sitt verksamhetsområde - eventuella undantag om riksorganisationstillhörighet behandlas i socialnämnden Bedömningskriterier Generella Bidraget fördelas enligt bedömning av behovet av verksamheten och av de ekonomiska förutsättningar som finns i socialnämndens budget.

24 3 (4) För att bedöma socialförvaltningens behov av den verksamhet som föreningen bedriver, sätts den i relation till socialnämndens prioriterade mål och åtaganden. Förening som får bidrag är skyldig att ge socialnämnden insyn för att medge kontroll av verksamheten. Oriktiga uppgifter i bidragsansökan eller felaktig användning av bidragsmedel påverkar kommande års bidrag samt medför återbetalningsskyldighet. En bedömning görs för varje förening utifrån - hur och i vilken omfattning socialförvaltningens olika enheter och deras brukare känner till och/eller använder föreningens verksamhet - kvaliteten på verksamheten - resultat av verksamheten - vilken plan som finns för verksamhetens utveckling - förmågan att engagera ideella krafter i organisationens arbete - organisationens totala verksamhet och ekonomi - hur organisationen har använt tidigare bidrag och vilket resultat de har uppnått Ansökan Ansökan ska vara komplett och inlämnad i rätt tid. Ansökan ska innehålla: - en beskrivning av verksamheten som ansökan avser med mål, aktiviteter och budget för hur de sökta medlen ska användas - en beskrivning på vilket sätt verksamheten är ett komplement till och avlastar det sociala arbetet - en beskrivning av hur uppföljning kommer att ske. - antal anställda, omfattning av frivilligt föreningsarbete samt antal medlemmar - belopp som ansökan gäller - redovisning av beviljade och ansökta bidrag från andra finansiärer - senast reviderad årsberättelse och årsredovisning - en redovisning av hur tidigare bidrag använts (kan ingå som en del i årsberättelse och/eller årsredovisning) - underskrift av behörig firmatecknare - Ansökan om föreningsbidrag blankett - Uppgifter om föreningen blankett - Beskrivning av föreningens planerade arbete/aktiviteter kommande år - Årsmötesprotokoll - Ekonomisk årsredovisning med balans- och resultaträkning - Verksamhetsberättelse för föregående år - Revisionsberättelse Alla inkomna handlingar ska diarieföras.

25 4 (4) Beslut Beslut om verksamhetsbidrag fattas av socialnämnden i januari men senast i februari månad. Redovisning och återkrav I beslutet för varje beviljat verksamhetsbidrag ska det framgå beviljat belopp samt eventuella villkor. Om bidraget betalats ut på felaktiga grunder, inte använts för beviljat ändamål eller eventuella villkor inte följts kan bidraget återkrävas. För redovisning och uppföljning skall följande handlingar granskas årligen lämnas efter årsmöte. Handlingarna skickas till socialförvaltningen, avdelningen för verksamhetsutveckling. - ansökan om föreningsbidrag - uppgifter om förening - beskrivning av föreningens planerade arbete/aktiviteter kommande år - årsmötesprotokoll - ekonomisk årsredovisning med balans- och resultaträkning - verksamhetsberättelse - revisionsberättelse - sammanställning av föreningens planerade verksamhet Ansökningstid Ansökan för påföljande år ska vara lämnad senast 1 november. Varje förening kan ansöka vid ett tillfälle om året och för ett år i taget. Socialförvaltningens Administrativa enhet avdelning ekonomi handlägger ansökan.

26 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2017/ Socialnämnden Beslut om föreningsbidrag 2017 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att bevilja föreningsbidrag för 2017 enligt bifogat dokument. Bakgrund Enligt riktlinjer för föreningsbidrag inom socialtjänstens område ska socialnämnden årligen ta ställning till fördelning av föreningsbidraget. Sex föreningar har ansökt om föreningsbidrag för En förening har inte inkommit i tid med sin ansökan och kvalificerar sig därför inte till möjligt föreningsbidrag under Varje förening som får föreningsbidrag har en kontaktperson utsedd inom socialförvaltningen. Förutsättning för fördelning av föreningsbidrag Bidraget fördelas enligt bedömning av behovet av verksamheten och av de ekonomiska förutsättningar som finns i socialnämndens budget. För att bedöma socialförvaltningens behov av den verksamhet som föreningen bedriver, sätts den i relation till socialnämndens prioriterade mål och åtaganden. En bedömning görs för varje förening utifrån; att ansökan är komplett och inkommit i tid hur och i vilken omfattning socialförvaltningens olika enheter och deras brukare känner till och/eller använder föreningens verksamhet kvaliteten på verksamheten resultat av verksamheten vilken plan som finns för verksamhetens utveckling förmågan att engagera ideella krafter i organisationens arbete organisationens totala verksamhet och ekonomi Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx

27 SN 2017/ (2) hur organisationen har använt tidigare bidrag och vilka resultat de har uppnått Cecilia Frid Socialchef Roger Holmberg Ordförande Bilaga Fördelning av föreningsbidrag 2017

28 Handläggare Datum Kristina Appert Fördelning av verksamhetsbidrag för sociala föreningar 2017 Förening Bidrag 2016 Ansökt belopp Bidrag 2017 Brottofferjouren IOGT-NTO Kvinnojouren Stadsmissionen Unga KRIS per tertial med villkor om tertialredovisning Concept Delectus Ej inkommit i tid med ansökan KRIS (ny uppstart) Totalt Socialförvaltningen Adress Box 834, Kalmar Besök Nygatan 36 Tel vx

29 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Britt Kronberg SN 2016/ Socialnämnden Ej verkställda beslut 4:e kvartalet 2016 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna informationen avseende ej verkställda beslut för 4:e kvartalet 2016 och överlämna denna till kommunfullmäktige. Sammanställningen skickas även till kommunrevisorerna. Bakgrund Socialnämnden ska kvartalsvis redovisa ej verkställda beslut till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Besluten ska även redovisas till kommunens revisorer samt rapporteras till kommunfullmäktige. Detta enl. 28 f-h, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt 16 kap 6 f-h, socialtjänstlagen, SoL. De beslut som inte har verkställts inom tre månader från datum då beslut togs samt avbrott i verkställigheten som varar mer än tre månader ska rapporteras. I bifogad fil finns redovisning av de beslut som rapporterats till IVO för 4:e kvartalet Redovisningen avser ärenden som tidigare rapporterats med datum för när de verkställts, ärenden som kvarstår som ej verkställda samt ärenden som tillkommit under senaste kvartalet. Anledning till att beslut ej verkställts enligt SoL Orsaken till att insatsen kontaktfamilj inom IFO ej verkställts är att det saknas lämpliga uppdragstagare. I något fall att den enskilde tackat nej till föreslagen kontaktfamilj. Anledning till att beslut ej verkställts enligt LSS När det gäller kontaktpersoner inom LSS har beslut inte verkställts eftersom några personer tackat nej till föreslagen kontaktperson. I några fall är anledningen att den enskilde önskar skaffa kontaktperson inom det egna nätverket. Det förekommer även att tilltänkta kontaktpersoner tackar nej till uppdrag Socialförvaltningen Adress Box 834, KALMAR Besök Nygatan 36 Tel vx Fax Britt.Kronberg@kalmar.se

30 SN 2016/ (2) antingen i samband med förfrågan eller efter att kontaktpersonen träffat den enskilde. Markeringen * innebär ett delvis verkställt beslut. När det gäller insatsen bostad för vuxna enligt LSS har ett beslut avslutats utan verkställighet pga. att den enskilde tackat nej till två skäliga erbjudanden. Med anledning av detta har en omprövning av förhandsbeskedet gjorts och ett avslagsbeslut har fattats. Bland de ärenden som ännu inte verkställts finns ytterligare några där den enskilde tackat nej till förslag på bostad. Britt Kronberg Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Förvaltningschef Bilaga 1 Sammanställning av ej verkställda beslut 4:e kvartalet 2016.

31 1 Rapport ej verkställda beslut 4:e kvartalet 2016 Socialnämnden ska kvartalsvis redovisa ej verkställda beslut till IVO, inspektionen för vård och omsorg. De beslut som inte har verkställts inom tre månader från datum då beslut togs samt avbrott i verkställigheten som varar mer än tre månader ska rapporteras. Ej verkställda beslut enligt SoL per (Kvartal 4) Bistånd SoL OF IFO Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet Datum för avslut utan verkställighet Kön Kontaktfamilj IFO K Kontaktfamilj IFO M Kontaktfamilj IFO M Kontaktfamilj IFO K Kontaktfamilj IFO K Kontaktperson OF K Kontaktperson OF K Kontaktperson OF K Bostad IFO M Bostad IFO K Bostad IFO M Orsaken till att insatsen kontaktfamilj inom IFO ej verkställts är att det saknas lämpliga uppdragstagare. I något fall att den enskilde tackat nej till föreslagen kontaktfamilj.

32 2 Ej verkställda beslut enligt LSS per (Kvartal 4) Bistånd Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet Datum för avslut utan verkställighet Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson * K Kontaktperson * M Kontaktperson * M Kontaktperson M Kontaktperson * K Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna Bostad för vuxna K K M M M M M M M K M M M M Kön

33 3 När det gäller kontaktpersoner inom LSS har beslut inte verkställts eftersom några personer tackat nej till föreslagen kontaktperson. I några fall är anledningen att den enskilde önskar skaffa kontaktperson inom det egna nätverket. Det förekommer även att tilltänkta kontaktpersoner tackar nej till uppdrag antingen i samband med förfrågan eller efter att kontaktpersonen träffat den enskilde. Markeringen * innebär ett delvis verkställt beslut. När det gäller insatsen bostad för vuxna enligt LSS har ett beslut avslutats utan verkställighet pga. att den enskilde tackat nej till två skäliga erbjudanden. Med anledning av detta har en omprövning av förhandsbeskedet gjorts och ett avslagsbeslut har fattats. Bland de ärenden som ännu inte verkställts finns ytterligare några där den enskilde tackat nej till förslag på bostad.

34 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Stina Bergström SN 2016/ Socialnämnden Rapport synpunkter avvikelser Lex Sarah 2016 kvartal 4 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna rapport avseende synpunkter, avvikelser och Lex Sarah för fjärde kvartalet Bakgrund Socialförvaltningen arbetar kontinuerligt med att förbättra kvaliteten i verksamheten. En viktig del av detta är att hantera de synpunkter, avvikelser och Lex Sarah rapporter som inkommer för att förebygga att brister upprepas och för att hitta eventuella systemfel i organisationen. Som en del av socialförvaltningens kvalitetsarbete och kommunens ledningssystem ska förvaltningen kvartalsvis rapportera till nämnden de synpunkter, avvikelser och Lex Sarah rapporter som inkommit och handlagts av förvaltningen. Stina Bergström Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Förvaltningschef Bilaga 1 Rapport synpunkter, avvikelser och Lex Sarah fjärde kvartalet 2016 Socialförvaltningen Avdelning verksamhetsutveckling Tel vx stina.bergstrom@kalmar.se

35 Synpunkter, avvikelser och Lex Sarah 4:e kvartalet 2016 Socialnämnden Antal av Verksamhetsområde Typ Klagomål Förbättringsförslag Beröm Avvikelse Verksamhetsområde Period Ärendenr Beskrivning Skapad Org enhet Typ December Beröm, personal utredning barn och familj Utredningsenheten barn och familj, 104 Beröm Period Ärendenr Beskrivning Skapad Org enhet Typ November Förbättringsförslag, kaffemaskin Nygatan Förvaltningsledning Förbättringsförslag December Arbetskläder, Insatser arbete och sysselsättning VO Insatser arbete och sysselsättning Förbättringsförslag December Förbättringsförslag,städpersonal upplevelsegruppen Daglig verksamhet och sysselsättning, 526 Förbättringsförslag

36 Period Ärendenr Beskrivning Skapad Org enhet Typ November Klagomål handläggning av barnärenden Utredningsenheten barn och familj, 104 Klagomål November Klient missnöjd med handläggarbyte Mottagning försörjningsstöd, 102 Klagomål November Klagomål missbruksärende inkommet till IVO Utredningsenheten vuxen, 107 Klagomål November Klagomål på handläggning inkommet till IVO Utredningsenheten försörjningsstöd, 105 Klagomål December Klagomål från vårdnadshavare BoF Utredningsenheten barn och familj, 104 Klagomål Oktober Klagomål - kort telefontid FÖS VO Mottagning och utredning Klagomål Oktober Information om insats har missuppfattats Mottagning barn och vuxen, 103 Klagomål Period Ärendenr Beskrivning Skapad Org enhet Typ November Ingen genomförandeplan vid journalgranskning Daglig verksamhet och sysselsättning, 406 Avvikelse November Hemligt nummer har lämnats ut Familjerätt och gemensam administration, 101 Avvikelse November Genomförandeplan ej uppdaterad inom 6 månader Boende ensamkommande 203 Avvikelse November Polis fick kallas till HVB p g a upprörd ungdom Boende ensamkommande, 209 Avvikelse December Ansökan hittad i annan persons akt Mottagning försörjningsstöd, 102 Avvikelse December Personal ensam i receptionen VO Mottagning och utredning Avvikelse December Rullstol välte under promenad Insatser arbetsmarknad, 428 Avvikelse Oktober Brister vid journalgranskning Socialpsykiatri, 319 Avvikelse Oktober Fel fakturor bifogade till ansökan om statsbidrag Familjerätt och gemensam administration, 101 Avvikelse Oktober Personal glömde telefon hos brukare Socialpsykiatri, 315 Avvikelse Oktober Dokumentation saknas vid journalgranskning Socialpsykiatri, 315 Avvikelse Oktober Sms med klientnamn har skickats till fel nummer Utredningsenheten barn och familj, 104 Avvikelse Oktober Överväganden ej gjorda i rätt tid Placeringsenheten, 109 Avvikelse Oktober Ansökan om öppenvårdsinsats sent inlämnad till SU Placeringsenheten, 109 Avvikelse Oktober Kostnad för kontaktfamilj tas upp för sent på SU Utredningsenheten barn och familj, 104 Avvikelse Oktober Ny ansökan om insats har ej lämnats till SU i tid Utredningsenheten barn och familj, 104 Avvikelse Oktober Övervägande har ej gjorts i tid Placeringsenheten, 109 Avvikelse Oktober Ungdomar öppnade pulversläckare Boende ensamkommande 209 Avvikelse Oktober Brukare har känt starkt utanförskap Insatser arbetsmarknad, 428 Avvikelse Oktober Upprörd ungdom på boende Boende ensamkommande 208 Avvikelse

37 HSL avvikelser Typ Antal Kommentar Fall avvikelser avser verksamhetsområde missbruk och socialpsykiatri, 8 avvikelser avser verksamhetsområde insatser funktionsnedsättning, 4 avvikelser avser verksamhetsområde missbruk och socialpsykiatri, 12 avvikelser avser verksamhetsområde insatser funktionsnedsättning, 1 avvikelse avser verksamhetsområde insatser barn Läkemedel 17 och familj Medicin-tekniska produkter 0 Avser avser verksamhetsområde insatser Specifik omvårdnad 1 funktionsnedsättning Lex Sarah: Inget att rapportera

38 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström SN 2016/ Socialnämnden Tillsyn Mobila teamet EKB Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna bilagda redovisning av vidtagna åtgärder och överlämna den till IVO, inspektionen för vård och omsorg. Bakgrund IVO genomförde den 7 september 2016 en föranmäld inspektion av Mobila teamets stödboende i Kalmar kommun. IVO ställer följande krav på åtgärder. Socialnämnden ska säkerställa att - Endast barn och unga som är över 16 år placeras på stödboende - Bedömning om särskilda skäl finns då barn som är mellan år placeras på stödboende - De ungdomar som placeras i stödboende har egna rum IVO uppmärksammar även socialnämnden på att det är föreståndaren som beslutar om inskrivning, om inte huvudman har bestämt annorlunda. I övrigt bedömer IVO att - Personalen har den utbildning och erfarenhet som krävs för att erbjuda en god och säker vistelse i boendet - Verksamheten arbetar för att förebygga och hantera incidenter och allvarliga händelser - Verksamheten har rutiner för att hämta in registerutdrag Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se

39 SN 2016/ (2) Bilagor Beslut från IVO daterat Redovisning av vidtagna åtgärder gällande tillsyn på stödboende för barn och unga vid Mobila teamet i Kalmar kommun dnr / Rutin lämplighetsbedömning för stödboende

40

41

42

43

44 Handläggare Datum Lotta Hedström Inspektionen för vård och omsorg Box Jönköping Redovisning av vidtagna åtgärder gällande tillsyn på stödboende för barn och unga vid Mobila teamet i Kalmar kommun dnr / Bakgrund Den 7 september 2016 genomförde Inspektionen för vård och omsorg, IVO, en föranmäld inspektion av Mobila teamets stödboende i Kalmar kommun. Tillsynens inriktning under 2016 var inriktad på kvalitet och säkerhet. IVO har särskilt granskat och bedömt bemanningen, personalens kompetens, hur verksamheten tillgodoser säkerheten för de placerade barnen och ungdomarna, hur kvalitetsarbete bedrivs samt anmälan till IVO. IVO ställer följande krav på åtgärder. Socialnämnden ska säkerställa att Endast barn och unga som är över 16 år placeras på stödboende Bedömning om särskilda skäl finns då barn som är mellan år placeras på stödboendet De ungdomar som placeras i stödboende har egna rum Åtgärder Socialnämnden har i dagsläget inga barn eller unga som är under 16 år i stödboende. De barn och ungdomar som var under 16 år vid tillsynen har flyttat till HVB eller har fyllt 16 år och bor kvar i stödboende. Det extremt stora inflödet av ensamkommande barn och unga hösten 2015 medförde att nämnden placerade barn under 16 år på stödboende i de fall då inga andra placeringsalternativ fanns att tillgå. Socialnämnden har tagit fram en rutin för att göra lämplighetsbedömningar av barn och unga i åldrarna år som placeras i stödboende. Verksamhetsområde insatser barn och familj Socialförvaltningen Adress Box 834, Kalmar Tel vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se

45 2 (2) Detta ska säkerställa att det finns särskilda skäl för den unga att placeras på stödboende. Se bifogad rutin. Socialnämnden har en planering för de 4 ungdomar som i dagsläget delar rum med en annan ungdom i 2-rumslägenheter. Till den 30 april 2017 kommer alla ungdomar i stödboende ha eget rum som de kan låsa. IVO uppmärksammar socialnämnden på att Det är föreståndaren som beslutar om inskrivning, om inte huvudmannen har bestämt annorlunda Enligt socialnämndens inskrivningsprocess är det föreståndaren beslutar om inskrivning, 3 kap 11 SoF. Detta kommer att förtydligas genom en skrivning i respektive verksamhets verksamhetsbeskrivning. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Rutin för inskrivning i stödboende

46 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Verksamhetschef Birgitta Jansson Enhetschef Lisa Rosén (1) Flytt till stödboende ålder 16-20, Ensamkommande Syfte: stöd och vägledning vid bedömning av insatsen stödboende. Målgrupp: Socialsekreterare som arbetar gentemot ensamkommande. NR Aktivitet Ansvarig/ Ev. kommentar 1. Uppnått en ålder av minst 16 år och bedöms klara av ett mer självständigt boende, samt att insatsen bedöms främja den unges utveckling. Bedömning görs av handläggare i samråd med ungdomen, god man/sfv, boendepersonal samt EC. 2. Visat en personlig mognad dvs.: Tar ansvar för att passa tider, bl a till skola och möten. Klarar av och förstår vikten av att hålla en personlig god hygien. Har grundläggande kunskap gällande matlagning samt kan hålla ordning och god hygien i köket och i övriga boendet. Visar ett gott uppförande mot andra boende, personal, god man/sfv samt andra personer som ungdomen möter i sin vardag. Ha viss kunskap, samt förmåga och vilja att ta till sig ny kunskap, gällande: Personlig ekonomi Samhället och dess koder Svenska språket Bedömning görs av handläggare i samråd med ungdomen, god man/sfv, boendepersonal samt EC. Vad gäller åldersgruppen år krävs extra nogsam lämplighetsbedömning utifrån att det skall finnas särskilda skäl. Beslut fattas av EC. Hitta rätt-pärmen, veckosamtal samt husmöten kan användas som verktyg. 3. Boendet är beläget i Kalmar kommun. Personal är kopplad till boendet och arbetar utifrån upprättad genomförandeplan. Ungdomen kan även själv kontakta/uppsöka personal vid behov. 4. Boendet kan initialt vara en bostadsrätt. 5. Boendet kan innebära att man delar gemenskapsytor så som kök och badrum.

47 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2015/ Socialnämnden Preliminärt bokslut 2016 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut i samband med informationen. Bakgrund Räkenskapsåret 2016 avslutas inte förrän i slutet av januari Vid sammanträdet informeras därför socialnämnden muntligt om det preliminära bokslutsresultatet. Vid sammanträdet i februari presenteras Socialnämndens årsrapport för Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

48 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kerstin Lagerlund SN 2016/ Socialnämnden Rapport extern och intern revision Verksamhetsledningssystem 2016 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kalmar kommun har ett kvalitetsledningssystem och ett miljöledningssystem som är ISO certifierade enligt ISO 9001 respektive ISO Varje år sker intern och extern revision av dessa system. I bilaga finns rapporter från revisionerna. Kerstin Lagerlund Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Socialchef Bilagor 1 Rapport Extern revision 2 Rapport Intern revision Socialförvaltningen Avdelning verksamhetsutveckling Tel vx kerstin.lagerlund@kalmar.se

49 Handläggare Datum Kerstin Lagerlund Extern revision Avvikelser och förbättringsförslag Nedan följer en redovisning av de avvikelser och förbättringsförslag som gavs i samband med 2016 års externa revision. Avvikelser Rapportering av avvikelser och förbättringsförslag (samtliga reviderade enheter) Vid revisionen framkom att flera enheter inte har rapporterat in några interna avvikelser eller förbättringsförslag i "Tyck till" det senaste året. Åtgärd Kommunens övergripande mall för arbetsplatsträffar innefattar att Förbättringar/klagomål/avvikelser ska gås igenom. Samtliga enheter kommer därför att ta upp detta på arbetsplatsträffar. Påminnelse till alla verksamhetschefer och enhetschefer. Uppföljning i internrevision Lokala vs Centrala dokument (Lindeberga) Lokala dokument har skapats och använts där det finns centrala dokument som berör samma område (t.ex. kontaktperson vid nödläge även vissa delar den lokala introduktionschecklistan). Notering: Man bör kunna ange särskilda skäl om man behöver skapa lokala instruktioner. Alla styrande dokument måste ha minst rubriknamn och revisionsutgåva. Lokala dokument måste vara kontrollerade (t.ex. avsedd mapp på server) och vara inkluderade i interna revisioner. Om man skapar lokala rutiner måste man säkerställa att den centrala rutinen för dokumentstyrning följs. Åtgärd Kontaktperson vid nödläge har rättats till. Lindeberga kommer att diskutera om det behövs en lokal introduktionschecklista. Om den behövs kommer den att formaliseras så att den följer den övergripande rutinen för dokumentstyrning (Verksamhetsledningssystemet och dess dokument Avdelning adminstration Socialförvaltningen Adress Besök Fabriksgatan 31 Tel vx

50 2 (7) samt namn på styrande dokument). Ostyrda dokument (Boendestöd Väst) Lokala rutiner och instruktioner finns i verksamheten som saknar dokumentstyrning. Notering: Det är viktigt att de finns centrala riktlinjer för hur man styr/hanterar lokala arbetsinstruktioner. Åtgärd Boendestöd Väst har gått igenom lokala rutiner och instruktioner formaliserat dem. Introduktion nya medarbetare (Upplevelsegruppen, Kreativa) Ej genomfört introduktion utifrån övergripande rutin avseende signering av checklista med komplettering av eventuella tillkommande krav på enhetsnivå. Åtgärd Upplevelsegruppen och Kreativa kommer fortsättningsvis att introducera nya medarbetare enligt den kommunövergripande introduktionen. Förtydligande kommer att ske till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Styrning av verksamheten (Familjehuset) Man kunde inte visa styrande dokument (rutiner och instruktioner) ej eller processbeskrivning över hur verksamheten ska styras. Notering: Arbete har påbörjats men man kunde inte visa en planering med tidsplan, ansvarig och resurser. Det är dessutom viktigt att om arbetet försenas av yttre faktorer kan man genomföra de som inte berörs av den yttre faktorn samt besluta om man under projektets gång bör besluta om en "snabb åtgärd" som man har implementerad under tiden. Åtgärd Familjehuset har avsatt tider under perioden december februari 2017 för att arbeta med rutiner för enheten. När det gäller processer kommer förvaltningen under 2017 att ta ett helhetsgrepp kring frågan. Först kommer en reviderad huvudprocesskarta att tas fram. Därefter kommer det att identifieras vilka processer som är i behov att kartläggas eller förbättras. Ledningsgruppen kommer att besluta om en prioriteringsordning och handlingsplan för kartläggning av dessa processer. Familjehuset kommer att vara en process i det arbetet. Genomförandeplan (Amira) Stickprov visade att genomförandeplanen inte stämde. Kommentar: Det framkom att den nyligen uppdaterade genomförande planen inte uppdaterats korrekt. Genomgörandeplanen följdes inte och det fanns ingen notering/dokumentation att genomförandeplanen ej följdes. Åtgärd Alla medarbetare på Amira kommer att utbildas i genomförandeplan och social dokumentation. Utbildningen innefattar BBiC (Barns behov i centrum) och dokumentation och planeras vintern Därtill kommer Amira att på ungdomsmöten en gång i månaden, förutom att gå igenom ungdomarnas ge-

51 3 (7) nomförandeplaner, även kontrollera om genomförandeplanen behöver uppdateras till följd av eventuella avvikelser som upptäckts vid genomgången av genomförandeplanen samt vad som ska dokumenteras i social journal. Genomförandeplaner (Boendestöd Väst) Genomförandeplanen följer inte det beställda uppdraget från handläggaren. Avvikelse mot genomförandeplanen är ej dokumenterat. Notering: Uppdraget anger 2*3 ggr/veckan och ca 5 timmar/veckan och endast 2 timmar/ vecka utförs och endast vissa av insatserna, orsaken till detta är ej dokumenterad. Åtgärd Samtliga ärenden på boendestöd väst är nu genomgånga så att de stämmer med de beställda uppdragen. Framöver kommer ärenden som förändrats stämmas av på personalmöten. Ändringarna ska göras i genomförandeplanerna. Enhetschef kommer även att kontrollera detta i den månadsvisa journalgranskningen. Samtliga genomförandeplaner kommer att gås igenom på enheten med särskilt fokus på mål och uppdrag. Enheten kommer även att gå igenom riktlinjerna för social dokumentation. Under 2017 kommer enheten att börja arbeta i ett nytt IT-stöd för där det kommer att bli tydligare kring målbeskrivning och uppdrag i genomförandeplan. Det kommer även att underlätta dokumentationen då det blir tydligare vad som ska dokumenteras och inte. Journalgranskning (Upplevelsegruppen och Kreativa enheten) Genomför ej journalgranskning utifrån upprättad rutin vilket ska genomföras 1 ggr/månad förutom under juli. Vid dagens revision framkom att det genomförs ca 1 ggr/år Åtgärd Enhetscheferna kommer fortsättningsvis att genomföra journalgranskningen 1 gång/månad. Verksamhetschef kontrollerar att enhetscheferna har genomfört journalgranskningen. Journalgranskningen är en del av egenkontrollen och om verksamhetschefer upptäcker avvikelser i enhetschefernas rapportering ska dessa i registreras som avvikelser i avvikelsesystemet. Avvikelserna lyfts sedan i ledningens genomgång. Att journalgranskning är gjord och ev uppkomna avvikelser kommer särskilt att gås igenom på ledningens genomgång. Utbildning (KOMMUNÖVERGRIPANDE) Dokumentation över utförd utbildning sparas inte. Förbättringsförslag Ledningen: 1. Det är viktigt att ha en tydlig struktur och systematik i förbättringsarbetet: - Dels så att man har ett stabilt system även under förbättringsprojekt. Det kan i vissa fall vara behövligt att införa en temporät åtgärd under den tiden man utreder/analyserar de mer omfattande projekten. T.ex. utreds sedan en tid tillbaka krav på livsmedelshygien, krav på egenkontroller och kompetens parallellt görs en köksinventering - minimikrav kunde med fördel kommunicerats och implementerats under tiden. - Dels är det viktigt att förbättringsprojekt har en tydlig struktur, mål-

52 4 (7) sättning, styrning, budget och tidsplan. 2. Den övergripande uppföljningen av målen kan tydligare visa prognos gällande uppfyllnad, orsak (om man inte uppfyller) och prioritering. För att man ska få en samlad bild under året om hur årets måluppfyllnad kommer att bli samt synliggöra behov av resurser eller andra insatser. Kommentar 3. Man bör tydliggöra internrevisions frekvens, d.v.s. högsta intervall mellan interna revisioner samt inom vilken tid en ny/flyttad verksamhets ska intern revideras. Kommentar Kommer att ses över och förtydligas under Man kan med fördel kommentera resultatet av utvärderingen av lagefterlevnad tydligare i protokollet från ledningens genomgång Kommentar

53 5 (7) Generellt: 1. Arbetet med genomförandeplaner behöver ytterligare förbättras. Kommentar Utbildning i genomförandeplanering fortsätter under Arbetet med processer behöver på flera enheter förbättras, det är dessutom viktigt att processkartorna används och är ett underlag när man gör förändringar i verksamheten. Kommentar När det gäller processer kommer förvaltningen under 2017 att ta ett helhetsgrepp kring frågan. Först kommer en reviderad huvudprocesskarta att tas fram. Därefter kommer det att identifieras vilka processer som är i behov att kartläggas eller förbättras. Ledningsgruppen kommer att besluta om en prioriteringsordning och handlingsplan för kartläggning av dessa processer. 3. Avvikelser eller brist på efterlevnad mot genomförandeplaner bör dokumenteras tydligt. Kommentar Påminnelse om riktlinjer för social dokumentation till enhetschefer och verksamhetschefer. Uppföljning i internrevision Reviderade enheter: 1. En övergripande processkarta bör tas fram, det är dessutom viktigt att processkartorna används och uppdateras när processen förändras. (Amira) Kommentar Process för ensamkommande kommer att vara en del av den handlingsplan och prioriteringsordning för kartläggning av processer. Arbetet fortlöper under Aktiviteter för att stödja miljömålen kan med fördel förtydligas. (Amira) Kommentar De aktiviteter som enheten gör kommer att dokumenteras i beslutsstödssystemet Hypergene. 3. Man kan tydligare beskriva vilken kompetens man behöver för att utföra uppdaget i verksamhetsbeskrivningen. (Familjehuset) Kommentar Kompetens i verksamhetsbeskrivning finns med som indikator i 2017 års målstyrning för att samtliga verksamheter tydligare ska beskriva

54 6 (7) nödvändig kompetens. 4. Aktiviteter och handlingsplaner för målen bör dokumenteras tydligare. (Familjehuset) Kommentar Kommer att dokumenteras tydligare i beslutsstödsystemet Hypergene under Rutiner för introduktion så som uppföljning och arkivering bör förbättras. (Boendestöd Väst) Kommentar Gällande den kommunövergripande introduktionen så framgår det inte hur den ska arkiveras. Bör förtydligas. Om Boendestöd Väst har behov av en kompletterande checklista för introduktion ska det av denna framgå hur arkivering ska ske. 6. Arkivering av introduktion bör förbättras. (Lindeberga) Kommentar Gällande den kommunövergripande introduktionen så framgår det inte hur den ska arkiveras. Bör förtydligas. Om Lindeberga har behov av en kompletterande checklista för introduktion ska det av denna framgå hur arkivering ska ske. 7. Genomför APT utifrån övergripande agenda i verksamhetssystemet (Upplevelsegruppen och Kreativa) Kommentar Påminnelse och förtydligande till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Kontroll i internrevisionen. 8. Utgå ifrån övergripande rutin inkl. checklista vid intern/extern introduktion av nya medarbetare (Upplevelsegruppen och Kreativa) Kommentar Påminnelse och förtydligande till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Kontroll i internrevisionen. 9. Dokumentera förbättringar i Tyck till (Upplevelsegruppen och Kreativa) Kommentar Påminnelse och förtydligande till alla enhetschefer och verksamhetschefer. Kontroll i internrevisionen. 10. Journalgranskning bör genomföras enligt upprättad (Upplevelsegruppen och Kreativa)

55 Kommentar Kommer att genomföras enligt rutin. Påminnelse till alla enhetschefer och verksamhetschef. Uppföljning på ledningens genomgång. 7 (7)

56 Handläggare Datum Kerstin Lagerlund Intern revision 2016 Avvikelser och förbättringsförslag Nedan följer en sammanställning av de avvikelser och förbättringsförslag som framkommit i samband med internrevision Samtliga avvikelser är åtgärdade. Reviderad enhet Fältet Fältet Fältet Fältet Karisma Karisma Karisma Karisma Avvikelse Brandskyddsrond har inte utförts Kommentar och åtgärd: Brandansvarig slutat. Glapp uppstod tills ny ansvarig blev utsedd och då fanns ingen utbildningsplats till brandskyddskontrollant. I fortsättningen ska planering ske i tidigt skede och ny brandskyddskontrollant utses när så är aktuellt Utrymningsövning har inte genomförts Kommentar och åtgärd: Är ett ansvar för brandskyddskontrollanten och kommer att fungera om brandskyddskontrollanter utses i god tid. Anmälan till utbildning för kontrollanter. Säkerhetsdatablad saknas Kommentar och åtgärd: Förtydliga uppdraget som miljöombud genom att gå igenom uppdragsbeskrivningen med miljöombud. Kemikalieförteckning saknas Kommentar och åtgärd: Förtydliga uppdraget som miljöombud genom att gå igenom uppdragsbeskrivningen med miljöombud. Saknas delegering av ansvar brand Kommentar och åtgärd: Skriftlig delegering har gåtts igenom tillsammans med EC kopia finns på enheten Saknas delegering av ansvar brand/blankett Kommentar och åtgärd: Genomgång av brandskydd med samtliga medarbetare på APT Brandskyddspärm beställd och den har börjats fyllas i av brandskyddsansvarig (däri fördelning av ansvar) Utrymningsövning har inte genomförts Kommentar och åtgärd: Brandskyddskontroll utförd. Utrymningsövning planerad Saknas uppgifter om brandsskyddsutbildning Kommentar och åtgärd: Förteckning av vilka som gått utbildning i brandförsvar kommer att finnas i brandskyddspärm när den är klar Avdelning adminstration Socialförvaltningen Adress Kalmar Besök Fabriksgatan 31 Tel vx stina.bergstrom@kalmar.se