Sammanträdesdatum Sida 1 (20) Plats och tid Arbetsförmedlingen Kinna, klockan 09.00 12.15 Beslutande Ersättare Rune Petersson, Svenljunga kommun, ordförande Helén Eliasson, Västra Götalandsregionen, kl 09.30-12.15, 2-16 Kerstin Berggren Nilsson, Länsarbetsnämnden Margareta Löfgren, Marks kommun Övriga deltagande Lena Ehrnlund, verkställande tjänsteman Tarja Thorén, ny verkställande tjänsteman fr o m den 18 februari 2008 Ingmarie Augustsson, sekreterare Ing-Marie Andersson, KRAFT-huset Monica Andrup, CURA-teamet, 1-6 Anders Börjesson, arbetsförmedlingen, 4 Utses att justera Kerstin Berggren Nilsson Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1 16 Ingmarie Augustsson Ordförande Rune Petersson Justerande Kerstin Berggren Nilsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Protokollet Underskrift
Sammanträdesdatum Sida 2 (20) Innehåll Ärende 1 Godkännande av dagordningen 2 Verkställande tjänsteman för samordningsförbundet 3 Föregående protokoll den 4 december 2007 4 Information från Arbetsförmedlingen 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. Information 6 Årsredovisning 2007 7 Aktivitetsplaner för finansierade aktiviteter 2008 8 Riktlinjer och plan för internkontroll 9 Stöd till KRAFT-teamen 2008 10 Samverkan med lokala företag 11 Dokumenthanteringsplan 12 Process för verksamhetsplanering 2009 13 Ansökan om projekt-/utvecklingsmedel 14 KRAFT-samling 9 maj 2008 15 Konferens/utbildning om arbetsförmåge-bedömning 14-15 maj 2008 16 Övrigt
Sammanträdesdatum Sida 3 (20) 1 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns.
Sammanträdesdatum Sida 4 (20) 2 Verkställande tjänsteman för samordningsförbundet 1. Tarja Thorén hälsas välkommen som ny verkställande tjänsteman för Samordningsförbundet. 2. Ing-Marie Andersson utses till tillförordnad verkställande tjänsteman under tiden den 1 17 februari 2008. Nuvarande verkställande tjänsteman, Lena Ehrnlund, övergår till annan tjänst den 1 februari 2008. s tidigare behandling Styrelsen beslöt den 30 november 2007, 64, att rekrytera ny verkställande tjänsteman för tillsvidareanställning 100 %. Tjänsten ska vara en kombination av verkställande tjänsteman och processtödjare. Den 4 december 2007, 67, beslöt styrelsen att delegera till ordföranden att i samråd med styrelsens ledamöter besluta om anställning, anställningsform och lön. Vidare fick nuvarande verkställande tjänsteman i uppdrag att undersöka möjliga alternativa lokaler för den nya tjänstemannens arbetsplats. Som ny verkställande tjänsteman för Samordningsförbundet har Marks kommun anställt Tarja Thorén. Samordningsförbundet köper tjänsten av Marks kommun. Tarja Thorén hälsas välkommen som ny verkställande tjänsteman för Samordningsförbundet. Närvarande presenterar sig för Tarja Thorén som sedan presenterar sig. Tarja Thorén tillträder tjänsten den 18 februari 2008. Ing-Marie Andersson utses till tillförordnad verkställande tjänsteman under tiden den 1 17 februari 2008. Var kontoret för verkställande tjänsteman ska placeras är inte helt klart ännu. Två olika alternativ är aktuella. Besked om detta kommer att ges i början av vecka 6.
Sammanträdesdatum Sida 5 (20) 3 Föregående protokoll den 4 december 2007 Protokollet från den 4 december godkänns och läggs till handlingarna. Protokollet gås igenom.
Sammanträdesdatum Sida 6 (20) 4 Information från Arbetsförmedlingen Anders Börjesson, stf chef Arbetsförmedlingen Mark informerar om arbetsmarknadsläget. Jämfört med de senaste två åren tycks arbetsmarknaden idag börja vika. Ett stort bekymmer är alla arbetslösa ungdomar och att de mår dåligt. I en vikande arbetsmarknad är ungdomsarbetslösheten den största utmaningen. Den 1 december 2007 infördes en ny åtgärd riktad till ungdomar jobbgaranti för ungdomar. Men för att få tillgång till den måste de först vara arbetslösa i 90 dagar och därefter ställa upp på jobbcoaching i tre månader. Först därefter kan de komma in på en praktikplats. Tidigare kunde ungdomar själva hitta praktikplats och få aktivitetsstöd. Det är inte möjligt idag. I den lokala samverkan som byggts upp bör det gå att finna andra lösningar med de resurser som finns, bl.a. genom samordningsförbundet. Slutligen delas Arbetsmarknadsutsikter och yrkesbarometer för Västra Götalands län till och med 2008 ut. Ordförande Rune Petersson tackar Anders Börjesson för informationen.
Sammanträdesdatum Sida 7 (20) 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. Information Förbundsstyrelsen noterar informationen. Ansvarsfrihet för 2006 års verksamhet. Ordförande Rune Petersson informerar om att huvudmännen beviljat styrelsen ansvarsfrihet för 2006 års verksamhet.
Sammanträdesdatum Sida 8 (20) 6 Årsredovisning 2007 1. Årsredovisningen godkänns efter tillägg med kommentar om det ackumulerade överskottet och överlämnas därefter till revisorerna. 2. Att i budgetarbetet för 2009 planera för användning av det ackumulerade överskottet. 3. Beredningsgruppen får i uppdrag att studera möjligheterna att förfina redovisningen i DIS och återrapportera till styrelsen vid sammanträdet den 19 mars 2008. Den regionala ekonomigruppen har sammanställt förslag till tidplan för inlämning av årsredovisningen 2007. Beslutad årsredovisning inklusive revisionsberättelse och protokollsutdrag skall sedan vara inlämnat senast 31 mars 2008. s tidigare behandling behandlades inledningsvis av förbundsstyrelsen den 4 december 2007, 71, då förslaget till tidplan behandlades. Följande handlingar är utsända med dagens kallelse: Årsredovisning 2007, KRAFT-huset, verksamhetsberättelse 2007 CURA, verksamhetsberättelse 2007 CURA, verksamhetsberättelse 2007, Aktbilaga presenteras och kommenteras av Monica Andrup. Ledamöternas frågor och synpunkter; - Helén Eliasson frågar om behovskartläggning och föreslår att beredningsgruppen ska arbeta vidare med frågan om hur man kan finna behoven. Årsredovisning 2007 för Samordningsförbundet Bollebygd, Mark, Svenljunga, Aktbilaga presenteras och kommenteras av verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund. Två versioner av årsredovisningen presenteras. Den ena är förbundets egentliga och mer fullständiga årsredovisningen och den andra är en sammanställning enligt den sammanfattande mall som Regionala utvecklingsgruppen utarbetat. Den
Sammanträdesdatum Sida 9 (20) förra är utsänd med kallelsen, den senare delas ut. Den senare är också, som arbetsmaterial, enligt anvisning översänd till förbundsmedlemmarna.. Ledamöternas frågor och synpunkter; - Margareta Löfgren anser att det ackumulerade överskottet bör kommenteras tydligare. - Rune Petersson föreslår att den kommentar som gjordes vid sammanträdet när verksamhetsplan och budget för 2008 fastlades också tillförs här. KRAFT-huset, verksamhetsberättelse 2007, Aktbilaga presenteras och kommenteras av Ing-Marie Andersson. Ledamöternas frågor och synpunkter; - Helén Eliasson anser att bilagan Antal deltagare i samverkan är ett bra underlag och frågar hur ofta den rapporten tas fram. - Lena Ehrnlund svarar att den rapporten i fortsättningen ska tas fram till verkställande tjänsteman varje månad. Det blir då möjligt med bättre rapportering till styrelsen och ger möjlighet till särskild uppföljning., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 10 (20) 7 Aktivitetsplaner för finansierade aktiviteter 2008 1. Aktivitetsplanerna Aktiv vardag i Svenljunga, Aktivitetsplan 2008, Aktiv vardag i Bollebygd och Mark, Aktivitetsplan 2008, och PRAKTIKSTÖD, Aktivitetsplan 2008-2009 godkänns. 2. Förbundsstyrelsen delegerar till ordförande Rune Petersson att godkänna återstående aktivitetsplaner. Aktivitetsplaner 2008, underlag till avtal för genomförande av verksamhetsplanen 2008-2009(2010). s tidigare behandling Samordningsförbundets styrelse behandlade förslaget till verksamhetsplan vid sitt sammanträde den 26 september 2007, 49. Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 24 oktober 2007, 57, fick verkställande tjänsteman i uppdrag att ta fram förslag till avtal för genomförande av verksamhetsplanen till styrelsens sammanträde i december. Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, 68, behandlades följande avtal för genomförande av verksamhetsplanen 2008-2009(2010). Avtal med Avtal med Primärvården, Södra Älvsborg Avtal med SAMREHAB, Marks kommun Avtal med kommunstyrelsekontoret, Svenljunga kommun Avtal med socialförvaltningen, Svenljunga kommun Avtal om Cura - resursteam för tvärprofessionell funktionsbedömning av personer med psykosomatisk ohälsa. Aktiv vardag och praktikstöd Arbetslivsinriktat stöd till unga vuxna
Sammanträdesdatum Sida 11 (20) Avtal med utbildningnämnden, Marks kommun Avtal med kommunledningskontoret, Marks kommun Aktiv vardag, praktikstöd, kartläggning och träning Tjänsteköp verkställande tjänsteman januari 2008 Verkställande tjänsteman delade ut aktivitetsplaner som ska vara bilagor till respektive avtal: AKTIV VARDAG i Bollebygd och PRAKTIKSTÖD i SVENLJUNGA samt en sammanställning av finansieringen för samtliga aktiviteter och projekt enligt verksamhetsplanen, fördelat per aktivitet och per kommun. Tanken är att återstående aktivitetsplaner ska utformas med samma uppläggning och rubriker som de utdelade aktivitetsplanerna. Följande handlingar finns som aktbilagor och är utsända med dagens kallelse: Aktiv vardag i Svenljunga, Aktivitetsplan 2008, Aktiv vardag i Bollebygd och Mark, Aktivitetsplan 2008, PRAKTIKSTÖD, Aktivitetsplan 2008-2009 Verkställande tjänsteman kommenterar sammanställda aktivitetsplaner och önskar förbundsstyrelsens synpunkter på upplägget och avsnitten om uppföljning och utvärdering. Styrelsen godkänner framtagna planer och upplägget samt delegerar till ordförande att godkänna återstående aktivitetsplaner.
Sammanträdesdatum Sida 12 (20) 8 Riktlinjer och plan för internkontroll RIKTLINJER Intern kontroll och INTERNKONTROLLPLAN för Samordningsförbundet Bollebygd, Mark och Svenljunga 2008 fastställs. I samband med att verksamhetsplan och årsbudget behandlas ska styrelsen anta en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Följande handlingar finns som aktbilagor och är utsända med kallelsen: RIKTLINJER Intern kontroll och INTERNKONTROLLPLAN för Samordningsförbundet Bollebygd, Mark och Svenljunga 2008 Verkställande tjänsteman kommenterar förslagen.
Sammanträdesdatum Sida 13 (20) 9 Stöd till KRAFT-teamen 2008 Verkställande tjänsteman får i uppdrag att ta fram förslag på utformning av stödet till KRAFT-teamen för 2008. I verksamhetsplanen föreslås 500 tkr för 2008 för utveckling av teamens arbetsprocesser från initiering till avslut. s tidigare behandling Förbundsstyrelsen beslöt den 10 april 2007, 19, om finansieringsstöd 2007 till Kraft-teamen för utveckling. Finansieringsförslaget 2007 grundades på ett uppdrag till KRAFT-teamen i Bollebygd, Mark och Svenljunga och en mall för uppföljning av teamens arbete. Verkställande tjänsteman redovisar ärendet. KRAFT-teamen är en viktig resurs för en fungerande samverkan på handläggarnivå. Beredningsgruppen har diskuterat olika former av stöd: - hjälp att administrera teamens arbete administrera möten, - ekonomiskt tillskott för att kunna frigöra personal för att delta i möten och övrigt som krävs för att teamen ska fungera väl., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 14 (20) 10 Samverkan med lokala företag Verkställande tjänsteman får i uppdrag att initiera samverkansaktiviteter med näringslivet i Bollebygd och Svenljunga, liknande den aktivitet som skapats i Mark. Behovet av ökade kontakter med näringslivet och samverkan med lokala företag har nämnts vid behandlingen av olika ärenden under 2007. s tidigare behandling Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 26 september 2007, 51, rapporterade ordförande från kontakt med företrädare för företagarföreningarna i Svenljunga Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 24 oktober 2007, 63, informerade Bente Johansson om Allaktivitetshuset i Bollebygd och planerad invigning av detta i januari 2008. Inbjudna företagare och föreningar får då information om huset och om samordningsförbundet. Margareta Löfgren och verkställande tjänsteman informerar om möte med företrädare för MINAB och företagarföreningen i Mark. Arbetsgrupp har bildats med representanter från MINAB, Markföretagen, arbetsförmedlingen, försäkringskassan, utbildningsförvaltningen (enheten för lärande och arbetsmarknad) samt Samordningsförbundet. Arbetsgruppen ska ta fram förslag på hur praktikstödet bäst kan förstärkas och även hur samarbetet för praktik/praktikanter kan förbättras. Arbetsgruppen har varit aktiv och redan lämnat in en ansökan om EFS-medel. Kerstin Berggren Nilsson föreslår att verkställande tjänsteman får i uppdrag att skapa liknande samverkansaktiviteter med näringslivet i Bollebygd och Svenljunga., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 15 (20) 11 Dokumenthanteringsplan Verkställande tjänsteman får i uppdrag att upprätta förslag till arkivplan och dokumenthanteringsplan enligt gällande anvisningar. Samordningsförbundet är egen myndighet och ansvarar för att förbundets arkiv vårdas enligt arkivlagen och, eftersom Marks kommun är förbundets säte, lämpligen på det sätt som gäller för Marks kommun och som framgår i kommunens arkivreglemente, (Kommunens författningssamling 004.1). Det innebär att arkivplan och dokumenthanteringsplan måste upprättas. Verkställande tjänsteman redogör för ärendet., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 16 (20) 12 Process för verksamhetsplanering 2009 Verkställande tjänsteman får i uppdrag att i arbetet med verksamhetsplanen 2009-2010(2011) ta fram omvärldsanalys och genomföra behovskartläggning som underlag för vidare planering och beslut. Verksamhetsplanen för 2009-2010(2011) bör kunna fastställas av styrelsen senast under oktober månad 2008. s tidigare behandling Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, 72, redovisade verkställande tjänsteman förslag till upplägg för verksamhetsplanen 2009-2010(2011). Utgångspunkten bör vara en ny behovskartläggning. Styrelsen beslöt att samråd ska vara genomfört så att styrelsen kan behandla eventuella inkomna synpunkter den 10 september 2008 samt att verksamhetsplanen 2009-2010(2011) fastställs vid styrelsens sammanträde den 29 oktober 2008. Verkställande tjänsteman delger sina tankar om behovskartläggning och översyn av aktivitetsplanerna., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 17 (20) 13 Ansökan om projekt-/utvecklingsmedel Styrelsen godkänner att verkställande tjänsteman informerar de olika samverkande verksamheterna hos förbundsmedlemmarna om möjlighet att ansöka om projekt-/utvecklingsmedel efter samråd om utformningen med ordföranden. I verksamhetsplanen för 2008-2009(2010) har förbundsstyrelsen avsatt 500 tkr för utbildningsinsatser, metodutveckling och liknande. Samordningsförbundet kan antingen själv initiera insatser eller bevilja medel till verksamheter och enskilda medarbetare hos förbundsmedlemmarna efter ansökan. Styrelsen har dessutom avsatt ytterligare 1 000 tkr av föregående års överskott som de efter ansökan kan bevilja för metodutveckling, utbildning, projekt och liknande s tidigare behandling Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, 69, diskuterades rutiner för ansökan av medel för utveckling av idé och verksamhet. Verkställande tjänsteman fick i uppdrag att anpassa/utveckla blanketten för ansökan samt att ta fram rutiner för ansökningsförfarande och behandling av inkomna ansökningar. Verkställande tjänsteman föreslår att hon redan nu får i uppdrag att informera om kommande möjlighet att ansöka om projekt-/utvecklingsmedel. Samtidigt färdigställs blankett och rutiner för ansökningsförfarande samt rutiner för behandling av inkomna ansökningar., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 18 (20) 14 KRAFT-samling 9 maj 2008 Förbundsstyrelsen godkänner verkställande tjänstemans förslag till tid, plats, inbjudan och tema för dagen. Samordningsförbundets dag den 9 maj 2008, (KRAFT-samling för samverkan ), En uppföljningsdag till dagen i Rydal den 30 november 2007. s tidigare behandling Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, 73, gjordes några reflexioner efter samordningsförbundets dag den 30 november 2007. Styrelsen beslöt att en ny Samordningsförbundets dag/en uppföljningsdag ska genomföras den 9 maj 2008. Verkställande tjänsteman föreslår att årets dag, den 9 maj, ägnas åt behovskartläggning. KRAFT-teamen kan få i uppdrag att ta fram ett underlag för diskussion i grupper den 9 maj. Bred inbjudan: Styrelsen, beredningsgruppen, KRAFT-teamen, kommunernas arbetsmarknadsenheter, IFO-cheferna, chef och handläggare från arbetsförmedling och från försäkringskassa. Plats: Roasjö Konferenscenter., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 19 (20) 15 Konferens/utbildning om arbetsförmågebedömning 14-15 maj Förbundsstyrelsen bekostar deltagande för 30 personer, konferensavgift, resa och övernattning. Gemensam utbildning i arbetsförmågebedömning för samordningsförbunden inom Västra Götaland. Verkställande tjänsteman redogör för ärendet. Regionala nätverket har planerat en gemensam utbildning den 14-15 maj 2008 på Arken Konferens i Göteborg. Konferensavgiften är 1 000 kr per person. Till detta kommer resa och eventuell övernattning. Verkställande tjänsteman har preliminärt anmält 30 deltagare från Samordningsförbundet Bollebygd, Mark, Svenljunga. Antalet platser måste bindas senast den 1 februari., se paragrafens inledning.
Sammanträdesdatum Sida 20 (20) 16 Övrigt Ansökan från utbildningsförvaltningen om bidrag till att starta arbetet med att ta fram förslag på hur praktikstödet bäst kan förstärkas och även hur samarbetet för praktik/praktikanter kan förbättras. Förbundsstyrelsen delegerar till presidiet att fatta beslut om bidrag. Noteras besked från försäkringskassan att staten bidrar med 4 mkr till samordningsförbundets verksamhet 2008. Noteras besked att samordningsförbundets del i kostnaden för SUS resursperson är 11 tkr för 2008. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund gör idag sin sista arbetsdag för samordningsförbundet och avtackas med en blomsteruppsats.