Erik Arnell, Västra Götalandsregionen Boris Jönsson, Länsarbetsnämnden. Lena Ehrnlund, verkställande tjänsteman Ingmarie Augustsson, sekreterare

Transkript

1 Plats och tid Samrehab, Skene, Klockan Sammanträdesdatum Sida 1 (15) Beslutande Ersättare Berit Frändås, Västra Götalandsregionen, ordförande Leif Thern, Försäkringskassan Kerstin Berggren-Nilsson, Länsarbetsnämnden Rune Peterson, Svenljunga kommun, tjänstgör för Lars-Olof Johansson, Marks kommun Erik Arnell, Västra Götalandsregionen Boris Jönsson, Länsarbetsnämnden Övriga deltagande Lena Ehrnlund, verkställande tjänsteman Ingmarie Augustsson, sekreterare Utses att justera Leif Thern Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ingmarie Augustsson Ordförande Berit Frändås Justerande Leif Thern ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift

2 Sammanträdesdatum Sida 2 (15) 64 Fastställande av dagordning Utskickad dagordning godkänns. Till övriga frågor anmäls - komplettering av beslutet den 17 oktober 2006, 58, om fast arvode till ordförande och vice ordförande, - information om efterträdare i förbundsstyrelsen.

3 Sammanträdesdatum Sida 3 (15) 65 Föregående protokoll Protokollet från den 17 oktober 2006 godkänns och läggs till handlingarna. Inga synpunkter på protokollet från den 17 oktober Noteras beträffande 58, första stycket att verkställande tjänsteman undersökt parternas olika mandatperioder och fått besked från Försäkringskassan att man kommer att anpassa sin mandatperiod.

4 Sammanträdesdatum Sida 4 (15) 66 Presentation av Ing-Marie Andersson, enhetschef för KRAFT-huset och tillika samordningsförbundets processtödjare Förbundsstyrelsen tar del av informationen. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund informerar. Dessvärre har Ing-Marie Andersson fått förhinder att närvara vid dagens sammanträde. Ing-Marie Andersson är hälsovetare och började vid KRAFT-huset den 1 november Som samordningsförbundets processtödjare får hon tillfälle att närvara vid kommande sammanträde. Hon har startat ett arbete med att förtydliga strukturer och metoder i KRAFT-husets verksamhet och planer för när och hur dokumentering ska göras. Vidare studerar hon vilka kompetenser man behöver komplettera med. En viktig bit är verksamhet för den prioriterade målgruppen Unga vuxna? För den del av verksamheten som benäms Aktiv vardag köper KRAFT-huset tjänst av Svenljunga och söker för närvarande efter motsvarande möjlighet i Bollebygd. Diskussion om olika aktiviteter, vilka verksamheter som drivs i respektive kommun idag och vilka som kan medverka som en del i KRAFT-huset. Berit Frändås påpekar att det är viktigt att KRAFT-husets verksamhet kommer alla tre kommunerna till del. Kerstin Berggren-Nilsson informerar om att arbetsmarknaden blivit bättre, fler får arbete. Det innebär att de som behöver insatser nu är de grupper som tidigare stått längre från arbetsmarknaden. Kerstin Berggren-Nilsson påpekar också att det är viktigt att Samordningsförbundet finansierar verksamhet för de prioriterade målgrupperna och inga andra. Berit Frändås instämmer och påminner om att styrelsen tidigare tydligt poängterat att Samordningsförbundet inte tar över en verksamhet utan enbart anlitar KRAFThuset för den del av verksamheten som avser förbundets målgrupper. Verkställande tjänsteman anser att det kan finnas anledning att studera förändringar i målgrupperna som underlag vid planeringen av 2008 års verksamhet.

5 Sammanträdesdatum Sida 5 (15) 67 Förslag till sammanställning av arbetsuppgifter för verkställande tjänsteman, beredningsgrupp och processtödjare 1. Följande punkter läggs till under Verkställande tjänsteman skall Ansvara för beredningen av ärenden till förbundsstyrelsen och ta initiativ till kallelse. Ansvara för administrativa rutiner, diarium och protokoll. Ha ekonomiskt ansvar samt för årsrapport, bokslut, uppföljning och utvärdering. 2. behandlas åter nästa sammanträde. Verkställande tjänstemans tjänsteskrivelse den 4 december 2006, med förslag enligt nedan, redovisas och kommenteras av verkställande tjänsteman. Verkställande tjänsteman skall Vara sammankallande i beredningsgrupp Tillsammans med beredningsgruppen bereda ärenden till styrelsen Verkställa styrelsens beslut Företräda samordningsförbundet på tjänstemannanivå Medverka i nätverk lokalt, regionalt och nationellt för ömsesidig omvärldsbevakning och stöd för behovsinventering och genomförande av beslutade insatser Beredningsgruppens sammansättning och uppgifter Samordningsförbundets verkställande tjänsteman (sammankallande) Socialchefer eller motsvarande i Bollebygds, Marks och Svenljunga kommun Primärvårdsområdescheferna för MUST-området och Borås-Bollebygds- området. Kontorschefen för arbetsförmedlingen i Bollebygd, Mark och Svenljunga Kontorschefen för Försäkringskassan i Södra Sjuhärad Verksamhetschefen för psykiatrisk öppenvård Uppgifter: Tillsammans med verkställande tjänsteman bereda ärenden till samordningsförbundets styrelse Utgöra en länk mellan samordningsförbundet och den egna organisationen Identifiera behov av samordning och samverkansinsatser

6 Sammanträdesdatum Sida 6 (15) Skapa förutsättningar för samarbete mellan handläggare från de olika organisationerna där samverkan behövs Återföra information från samordningsförbundet och bered ningsgruppen till den egna organisationen Processtödjaren skall utgöra ett stöd till verkställande tjänsteman och o Medverka i arbetet med att identifiera och kartlägga behov o Medverka vid uppföljning och utvärdering av samordnade insatser och annan samverkan o Förmedla och sprida information om samordningsförbundets aktiviteter inom aktuella verksamheter hos medlemmarna o Stödja samverkan mellan å ena sidan de verksamheter/projekt som finansieras av samordningsförbundet och å andra sidan handläggare och motsvarande i ordinarie verksamheter hos Samordningsförbundets medlemmar o Föra anteckningar vid beredningsgruppens möten Rune Peterson anser att beskrivningen av verkställande tjänstemans uppgifter bör kompletteras med: Ansvar för beredning av ärenden och Firmateckning. Berit Frändås instämmer och kompletterar också med: Ansvar för uppföljning och utvärdering, och Ansvar för diarium och protokoll. om tillägg, se paragrafens inledning.

7 Sammanträdesdatum Sida 7 (15) 68 Lägesrapport om beslutade aktiviteter Styrelsen tar del av lägesrapporten. Beslutade aktiviteter finns beskrivna i samordningsförbundets verksamhetsplan, antagen av styrelsen den 11 maj 2006, 41 och reviderad avseende på indelningen av aktiviteter den 17 oktober 2006, 59. s tidigare behandling Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund gav en lägesrapport vid förbundsstyrelsens sammanträde den 16 augusti 2006, 46 samt förslag till ändrad indelning av aktiviteter den 17 oktober 2006, 59. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund informerar. Beträffande utbildning för de kompetenser som ska bedöma behov av insatser, så är en utbildning för läkarna inom primärvården, sjukgymnaster och eventuellt psykologer planerad till i början av När det gäller resursteamen med sjukgymnast, arbetsterapeut och psykolog så är det problem att rekrytera psykolog. Resursteamens arbete ska inledningsvis ses som projekt som syftar till att ta fram metoder som kan implementeras och fungera i ordinarie verksamhet.

8 Sammanträdesdatum Sida 8 (15) 69 Förslag om direktupphandling samt beslut att aktiviteter, med någon av samordningsförbundets medlemmar som utförare, begränsas tidsmässigt för att ge styrelsen möjlighet att därefter ta ställning till eventuell upphandling 1. För fortsättning efter maximalt två år av drift i förbundsmedlems verksamhet tar förbundsstyrelsen ställning till eventuell upphandling av aktuella aktiviteter. 2. Direktupphandling kan tills vidare ske upp till fem basbelopp med avgränsning till enstaka och/eller brådskande köp samt i avvaktan på att ramavtal upprättas. De aktiviteter som samordningsförbundet finansierar bör upphandlas. s tidigare behandling Vid erfarenhetsutbyte mellan samordningsförbundets styrelse och dess revisorer vid förbundets sammanträde den 17 oktober 2006, 63, lyfte en av revisorerna fram att eftersom samordningsförbundet är en egen juridisk person gäller LOU. De aktiviteter som samordningsförbundet finansierar borde därför ha upphandlats och inte, som nu är fallet, direkt förlagts i verksamhet hos någon av förbundets medlemmar. På direkt fråga från styrelseledamot till revisorerna om ett rimligt sätt att hantera frågan kunde vara att styrelsen beslutar att efter två år ta ställning till eventuell upphandling av inrättade aktiviteter ges jakande svar. Direktupphandling är tillåten om den inte används vid regelbundet återkommande inköp och om upphandlingens värde är lågt, vilket enligt Ernst & Youngs revisor är maximalt fem basbelopp. Denna form av upphandling bör bara användas vid köp av enstaka eller brådskande karaktär eller i avvaktan på att ramavtal upprättas. Beredning: Verkställande tjänstemans tjänsteskrivelse den 4 december 2006 i vilken styrelsen föreslås besluta att - för fortsättning efter två år av drift i förbundsmedlems verksamhet ta ställning till eventuell upphandling av aktuella aktiviteter - direktupphandling tills vidare kan ske upp till fem basbelopp med avgränsning till enstaka och/eller brådskande köp samt i avvaktan på att ramavtal upprättas

9 Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund kommenterar förslaget. Kerstin Berggren-Nilsson frågar om efter två år, från när? Sammanträdesdatum Sida 9 (15) Verkställande tjänsteman svarar att det är två år från det man påbörjat och att olika tider gäller. KRAFT-huset startade den 1 juni 2006 och resursteamen den 1 oktober Man skulle kanske skriva efter maximalt två år av drift. Erik Arnell instämmer och föreslår det tillägget., se paragrafens inledning.

10 Sammanträdesdatum Sida 10 (15) 70 Avtal med Socialförvaltningen, Marks kommun om insatser i KRAFT- huset 1. Upprättad förslag till avtal med Socialförvaltningen, Marks kommun om insatser i KRAFT-huset godkänns. 2. Verkställande tjänsteman får i uppdrag att presentera projektplan för KRAFThusets verksamhet vid ett kommande sammanträde. I avtalet med bilagor beskrivs åtagandet avseende tidsperiod, målgrupp, verksamhet, processstödjare samt uppföljning och utvärdering. Vidare att Socialförvaltningen har det fulla arbetsgivaransvaret för den personal som är anställd i KRAFT-huset samt ersättningsfrågor mm. Beredning: Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund har upprättat förslag till avtal med Socialförvaltningen, Marks kommun om insatser i KRAFT-huset och föreslår styrelsen att godkänna avtalet. Aktbilaga. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund kommenterar förslaget. Kerstin Berggren-Nilsson anser att enbart avtalet är ett otillräckligt underlag för uppföljning och efterlyser projektbeskrivning. Berit Frändås föreslår att avtalet godkänns samt att styrelsen får en precisering vid ett kommande sammanträde.

11 Sammanträdesdatum Sida 11 (15) 71 Avtal med Primärvården om resursteam för personer med psykosomatisk ohälsa Upprättad förslag till avtal med Primärvården om resursteam för personer med psykosomatisk ohälsa godkänns. I avtalet med bilaga Utvärderingsplan beskrivs åtagandet avseende tidsperiod, heltids psykologresurs, målgrupp och verksamhet mm. Vidare att Primärvården har det fulla arbetsgivaransvaret för den psykolog som utför arbetsuppgifterna samt uppföljning och ersättningsfrågor mm. Beredning: Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund har upprättat förslag till avtal med Primärvården om resursteam för personer med psykosomatisk ohälsa och föreslår styrelsen att godkänna avtalet. Aktbilaga. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund kommenterar förslaget.

12 Sammanträdesdatum Sida 12 (15) 72 Avtal med Samrehab om resursteam för personer med psykosomatisk ohälsa Upprättad förslag till avtal med Samrehab om resursteam för personer med psykosomatisk ohälsa godkänns. I avtalet med bilaga Utvärderingsplan beskrivs åtagandet avseende tidsperiod, heltids psykologresurs, målgrupp och verksamhet mm. Vidare att Samrehab har det fulla arbetsgivaransvaret för den arbetsterapeut och sjukgymnast som utför arbetsuppgifterna samt uppföljning och ersättningsfrågor mm. Beredning: Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund har upprättat förslag till avtal med Samrehab om resursteam för personer med psykosomatisk ohälsa och föreslår styrelsen att godkänna avtalet. Aktbilaga. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund kommenterar förslaget.

13 Sammanträdesdatum Sida 13 (15) 73 Reviderad delegeringsförteckning 1. Samordningsförbundets delegeringsförteckning kompletteras med följande tillägg under Ekonomiärenden punkt 3: Attest avser ersättning för aktiviteter som till innehåll och kostnad beslutats av styrelsen, samt godkännande av utbetalning. Därutöver avser attesträtten belopp upp till 2 basbelopp. 2. Delegeringsförteckningen kompletteras med att ordförande har attesträtt för ledamöternas sammanträdesarvoden och reseräkningar samt att vice orförande har denna attesträtt för ordförandes arvoden och ersättningar. Enligt samordningsförbundets delegeringsförteckning, antagen mars 2006, 27, har verkställande tjänsteman attesträtt. Vid förbundets sammanträde den 17 oktober 2006 diskuterades behovet av en beloppsgräns för denna attesträtt. Synpunkten framfördes att det i princip inte borde vara aktuellt med någon beloppsgräns eftersom det är styrelsen som fattar beslut om vilka aktiviteter som skall finansieras och med hur mycket. En beloppsgräns på förslagsvis 2 basbelopp skulle dock därutöver kunna fastställas. Verkställande tjänsteman fick styrelsens uppdrag att ta fram förslag till reviderad delegeringsförteckning utifrån diskussionen under sammanträdet. Beredning: Verkställande tjänstemans tjänsteskrivelse den 4 december 2006, i vilken styrelsen föreslås besluta om tillägg i samordningsförbundets delegeringsförteckning enligt verkställande tjänstemans förslag. (Aktbilaga). Tillägget avser Ekonomiärenden punkt 3 med följande tillägg i Kommentaren. Attest avser ersättning för aktiviteter som till innehåll och kostnad beslutats av styrelsen. Därutöver avser attesträtten belopp upp till 2 basbelopp. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund kommenterar förslaget samt föreslår att delegeringsförteckningen kompletteras också med att ordförande har attesträtt för ledamöternas sammanträdesarvoden och reseräkningar samt att vice orförande har denna attesträtt för ordförandes arvoden och ersättningar. Rune Peterson anser att ett tillägg bör göras av vad attesten avser, t ex godkännande av utbetalning till aktiviteter.

14 Sammanträdesdatum Sida 14 (15) 74 Sammanträdesplan 2007 Föreslaget sammanträde den 4 december 2007 flyttas till den 23 oktober Det innebär följande sammanträdestider under 2007: 6 februari kl april kl maj kl septemberkl oktober kl Förslag till sammanträdestider 2007 Föreslagna tider är anpassade till utskickad tidplan för redovisning och rapportering från den regionala ekonomigruppen 6 februari kl Årsredovisning och planeringsseminarium 10 april kl Delårsrapport mars maj kl Verksamhetsplan och budget september kl Delårsrapport augusti december kl Beredning: Verkställande tjänstemans tjänsteskrivelse den 4 december 2006 med ovanstående förslag. Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund kommenterar förslaget. Rune Peterson föreslår ett sammanträde i slutet av oktober med anledning av de avtal som ska följas upp per den 31 oktober.

15 Sammanträdesdatum Sida 15 (15) 75 Övrig fråga, Fasta arvoden till ordförande och vice ordförande Fast arvode till ordförande och vice ordförande ska utbetalas från och med den första sammanträdesmånaden 2006, dvs från och med januari månad Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 17 oktober 2006 beslöts bl a 58: Arvode till ordförande och vice ordförande utgår tillsvidare med 4 % respektive 3 % av fast månadsersättning för heltidsarvoderat regionråd. För ledamot som utför sitt uppdrag i tjänsten utgår inget arvode eller annan ersättning från samordningsförbundet. Beslutet kompletteras. Övrig fråga, Information om ledamöter nästa mandatperiod och runda om vad som är på gång hos parterna vad gäller förändringar mm. Övrig fråga, Tack Ordförande Berit Frändås anser att Samordningsförbundet har fått en bra start och framför ett tack till alla. Leif Thern framför tack till ordföranden och kollegor i styrelsen. Sammanträdet avslutas med gemensam lunch.