PROTOKOLL. Gemensamma nämnden för upphandling ANSLAG/BEVIS. Mötesdatum

Transkript

1 Plats och tid Dr Prag kl. 13:00-15:00 Beslutande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Bengt Bergqvist (S) (Ordförande) (Region Jämtland Härjedalen) Martine Eng (S) (Åre kommun) Mona Modin-Tjulin (S) (Östersunds kommun) Lennart Skoog (S) (Ragunda kommun) Barbro Norberg (LFB) (Bräcke kommun) Karin Näsmark (S) (Strömsunds kommun) Margareta Mahmoud Persson (KD) (Härjedalens kommun) Lena Hallqvist (Handläggare Sociala frågor, Region Jämtland Härjedalen) Lena Larsson (Inköpschef, Region Jämtland Härjedalen) Sara Häggström (Enhetschef Hjälpmedels- och förrådsenheten, Region Jämtland Härjedalen) Sandra Hedman (Sekreterare) Följande kommuner saknade närvarande ledamöter: Krokoms kommun (anmält förhinder) Bergs kommun Margareta Mahmoud Persson Justeringens plats och tid OSD, :00 Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Sandra Hedman Ordförande.... Bengt Bergqvist Justerande.... Margareta Mahmoud Persson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Regionens hus, samordningskansliet protokollet Underskrift... Sandra Hedman

2 ÄRENDELISTA 38 Mötet öppnas 39 Val av justerare och tid för justering 40 Fastställande av dagordning 41 Föregående protokoll 42 Sammanträdestider 2019 för gemensam nämnd avseende samordnad, 43 lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter Verksamhetsplan 2019 för gemensam nämnd avseende samordnad, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter 44 Information från beredningsgruppen 45 Pågående och avslutade ar 46 Medskick från nämnden inför ny mandatperiod 47 Avslut och övriga frågor 2

3 38 Mötet öppnas Ordförande Bengt Bergqvist (S) öppnar mötet. Han påminner ledamöterna om att bevaka sina respektive kommuners valprocesser så att nya ledamöter och ersättare väljs in i nämnden inför mandatperioden Han informerar också att Region Jämtland Härjedalen kommer att skicka ut en påminnelse till kommunerna om val till de gemensamma politiska organ som ingår i Region Jämtland Härjedalens organisation. Nämnden behöver utse en vice ordförande på sitt första sammanträde. 3

4 39 Val av justerare och tid för justering Beslut Margareta Mahmoud Persson (KD) utses att justera dagens protokoll. 4

5 40 Fastställande av dagordning I enlighet med nämndens reglemente har preliminär föredragningslista över de ärenden som avses ska behandlas sänts ut till ledamöter och ersättare. Beslut Preliminär föredragningslista fastställs som slutlig föredragningslista. 5

6 41 Föregående protokoll Bengt Bergkvist går igenom protokollet från nämndens sammanträde den 28 september Han informerar att det finns ett förslag från gemensam nämnd för samverkan inom drift och stöd, utveckling samt specialistfunktioner om ett gemensamt dataskyddsombud för Region Jämtland Härjedalen och länets kommuner. Ärendet kommer att behandlas på nämndens sammanträde i december. Beslut Ledamöterna har tagit del av informationen och föregående protokoll läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Justerat protokoll GNU RJH

7 42 Sammanträdestider 2019 för gemensam nämnd avseende samordnad, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter (GNU/15/2018) Enligt reglementet för gemensam nämnd avseende samordnad, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter är det nämnden som bestämmer om dagar och tider för nämndens sammanträden. Nämnden sammanträder i Östersund om inte nämnden själv bestämmer annat. Ett förslag till sammanträdestider 2019 för nämnden har utarbetats. Många kommuner har ännu inte fastställt alla sina sammanträdestider för Det är också först i början på året som det kommer det att vara klart vilka ledamöter som har valts in i nämnden. Det kan därför finnas anledning att se över föreslagna tider på nämndens första sammanträde Förslag till beslut Följande sammanträdestider fastställs för 2019: 22 februari, kl (inkl. utbildning) 29 april, kl september, kl november, kl Beslut Följande sammanträdestider fastställs för 2019: 22 februari, kl (inkl. utbildning) 29 april, kl september, kl november, kl Expedieras till Ledamöter och ersättare i nämnden, Regionstyrelsen, Kommunstyrelser samt socialnämnder eller motsvarande i Jämtland Härjedalens kommuner, Revisorer i ingående kommuner och Region Jämtland Härjedalen, schef, Enhetschef Hjälpmedels- och förrådsenheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om sammanträdestider

8 43 Verksamhetsplan 2019 för gemensam nämnd avseende samordnad, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter (GNU/14/2018) Region Jämtland Härjedalen och kommunerna i Jämtlands län har en överenskommelse att samverka i en gemensam nämnd med syfte att på affärsmässiga villkor svara för samordnad, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter och hjälpmedel åt kommunerna och Region Jämtland Härjedalen. Nämnden ingår i Region Jämtland Härjedalens politiska organisation. Ett förslag till verksamhetsplan för nämnden för verksamhetsåret 2019 har upprättats. Den gemensamma nämndens uppdrag regleras genom ett reglemente och ett samarbetsavtal mellan Region Jämtland Härjedalen och länets samtliga kommuner. Regionstyrelsen i Region Jämtland Härjedalen har uppsiktsplikt över nämndens verksamhet. När nämnden tar beslut om sin verksamhetsplan beslutar nämnden också om de ar som ska genomföras under året. Målen i nämndens verksamhet utgår från de strategiska mål som Regionfullmäktige i Region Jämtland Härjedalen har beslutat om i regionplan för åren samt finansiella mål i finansplan. Målen i de två planerna är det övergripande uppdraget från regionfullmäktige som regionstyrelsen och nämnderna i Region Jämtland Härjedalens politiska organisation ska verkställa i form av åtgärder och beslut. Förutom de övergripande målen ska nämnden i sin verksamhetsplanering också utgå från fastställt reglemente och samarbetsavtal samt andra regelverk kopplat till nämndens uppdrag. Verksamhetsplanen innehåller framgångsfaktorer för nämndens arbete samt en splan och en sammanträdesplan. Förslag till beslut Verksamhetsplan 2019 för gemensam nämnd avseende samordnad, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter fastställs enligt upprättat förslag. Beslut Verksamhetsplan 2019 för gemensam nämnd avseende samordnad, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter fastställs enligt upprättat förslag. Expedieras till Ledamöter och ersättare i nämnden, Regionstyrelsen, Kommunstyrelser samt socialnämnder eller motsvarande i Jämtland Härjedalens kommuner, Revisorer i ingående kommuner och Region Jämtland Härjedalen, schef, Enhetschef Hjälpmedels- och förrådsenheten 8

9 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om verksamhetsplan 2019 Verksamhetsplan

10 44 Information från beredningsgruppen Sara Häggström, enhetschef för hjälpmedels- och förrådsenheten, informerar om aktuella frågor som beredningsgruppen arbetar med. Hon informerar att arbetet med en reviderad MTP-överenskommelse har påbörjats. En ny överenskommelse ska fastställas av gemensamma nämnden under hösten En inledande träff med regionens jurist är inplanerad. Enligt GDPR behöver Personuppgiftbiträdesavtal (PUB-avtal) tecknas mellan länets hjälpmedelsverksamhet och respektive kommun eftersom beställningssystemet behandlar anställdas personuppgifter. Avtal kommer inom kort att skickas ut till kommunerna. Sara informerar också att personer som bor i kommunal särskild boendeform har haft möjlighet att beställa förbrukningsvaror via Hjälpmedels- och förrådsenheten vid Region Jämtland Härjedalen. Tjänsten har nyttjats av cirka 200 personer i länet. Det finns nu ett förslag om att den tjänsten ska upphöra till årsskiftet. Ärendet hanteras av samverkansarenan Fredagsgruppen. Vidare informerar Sara att det gjorts en uppföljning av ny rutin om egenavgifter för rullatorer. Statistik visar att andel brukare som betalat en egenavgift varit låg (ca 30 %). En påminnelse om den nya rutinen har gått ut till förskrivarna och statistiken ska fortsatt följas. På brukarrådets senaste möte fick rådet information om vilka riktlinjer och strategier som regionen jobbar efter när lokaler ska funktionshinderanpassas i samband med om- och nybyggnationer. 10

11 45 Pågående och avslutade ar (GNU/4/2018) Lena Larsson, inköpschef, informerar om pågående och avslutade ar för Några ar kommer att föras över till 2019: Upphandling av kirurgiska instrument, Drivaggregat för manuella rullstolar och Gånghjälpmedel. Lena informerar också att de flesta arna på listan är ständigt återkommande. Upphandlingsenheten i Region Jämtland Härjedalen har från 1 oktober 2018 en tillfällig resurs från nationella kansliet för hållbar som ska arbeta med sociala hänsynsfrågor. Lena informerar också att det i närverket för gemensamma ar i norra regionen pågår en utredning om strategiska inköp. I det arbetet har det bland annat förts diskussioner om vilka nyttokriterier som ska gälla för större gemensamma ar. Ordförande anser att det är viktigt att den nytillträdda nämnden får information och utbildning i sfrågor. 11

12 46 Medskick från nämnden inför ny mandatperiod Nämndens ordförande Bengt Bergqvist inbjuder till dialog om medskick till den nya nämnden som tar vid efter årsskiftet. Enligt fastställd verksamhetsplan för 2019 finns förslag om att nämnden ska få en utbildning på sitt första möte för mandatperioden. Ledamöterna tycker det är bra och föreslår att ledamöterna då får information om nämndens ansvarsområden och hur verksamheten arbetar med de olika delarna. Nämndens ledamöter tycker att det är viktigt att tidigt hitta ett samförstånd om uppdraget och föreslår att introduktionsdelen omfattar ett pass om rollen som förtroendevald i ett samverkansorgan. Vidare lyfter ledamöterna betydelsen av att ta med sig information om vilka ärenden som behandlas till sina respektive kommuner. Helst bör samma beslutsärenden finnas med på dagordningen i två möten så att relevanta avstämningar i respektive kommun hinns med. Förslag lyfts om att ansvariga tjänstemän för Region Jämtland Härjedalens senhet och hjälpmedels- och förrådsenhet ska bjudas ut till kommunerna för att informera om aktuella frågor, till exempel genom Skypemöten. 12

13 47 Avslut och övriga frågor Ordförande tackar alla ledamöter, ersättare och tjänstemän för den här mandatperioden. 13