IT- och Campusavdelningen Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL 2010-11-15 1.0 1 (2) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Pr_styr_101115.doc Protokoll fört vid möte med styrgruppen för KursInfo Datum: 2010-11-15 Tid: 10.00-14.00 Plats: Konferenscenter i Alvesta Syfte: Möte med styrgruppen för KursInfo Närvarande ledamöter: Björn Hellberg Högskolan i Skövde Ordförande Carl-Gustav Carlsson Malmö högskola Margareta Nordstrand Linnéuniversitetet Brita Lundh Högskolan i Halmstad Lisbet Kristiansson Högskolan i Borås Gerd Engström Högskolan i Jönköping Tomas Johansson Blekinge tekniska högskola Övriga närv.: Högskolan i Skövde Föredragande 1 Mötet öppnas Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med tillägg av punkt 5b, bemanning av uppdrag samt en övrig fråga ang. Kontaktvägar och e-postlistor inom samarbetet. 3 Föregående mötes protokoll Gerd Engström meddelade att Högskolan i Jönköping inte har någon möjlighet att bistå med en referensgrupp. Uppdateringspaketet med bl.a. möjlighet att mata in avgifter för utländska studenter är utskickat och fungerar bra. Föregående mötes protokoll lades till handlingarna. 4 Lägesrapport Sedan föregående möte har arbete med bakomliggande kod och dokumentation av databasen gjorts. Insamling av inställningsfiler med lokala inställningar har båbörjats för att kunna göra översättningarbete från dessa till den nya hanteringen av lokala inställningar via databasen. Varje lärosätes lokala databas kommer att sättas upp i testmiljön för att test i den egna miljön skall kunna vara möjlig. Testverktyget ReQtest har införskaffats för sju användare/testare och en utbildning i verktyget för både testare och utvecklare har genomförts i förra veckan. 5a Förslag till ny förvaltningsorganisation för KursInfo Förvaltningsorganisationen är reviderad och utskickad på remiss till styrgruppen. Responsen har varit ganska liten varför förslaget togs upp för diskussion igen. Ordförande redogjorde för de förändringar som styrgruppen beslutade om vid senaste mötet. Ytterligare justeringar gjordes varefter styrgruppen beslöt om ny förvaltningsorganisation (inkl. omfattning av uppdrag) vilken träder ikraft 2011-01-01, Bilaga 1.
IT- och Campusavdelningen Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL 2010-11-15 1.0 2 (2) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Pr_styr_101115.doc 5b Bemanning av uppdrag 2011 Styrgruppen beslöt om följande bemanning av uppdrag för 2011: Ordförande i styrgruppen för ett år: Björn Hellberg, 10% Ordförande i förvaltningsgruppen för ett år: Ingrid Hjärtqvist, 10% Uppdragsledare för ett år:, 30% Uppdragen träder i kraft 2011-01-01. 6 Utveckling och förvaltning A. Beslut om projekt och projektdirektiv Efter revidering av projektdirektivet fastställde styrgruppen detta enligt bilaga 2. Uppdragsledaren lämnar projektdirektivet till projektledaren. B. Beslut om logotype för KursInfo Styrgruppen beslöt att förslag 17 skall vara logotype för KursInfo. Bilaga 3. 7 Beslut om resurser för utveckling och förvaltning 2011 Kostnadsfördelningen för 2011 diskuterades. Kostnaden för gränssnittsprojektet lyfts bort och belastas KursInfos accumulerade kapital med 314.000:-. En blankett för avtal om uppdrag att användas som underlag för fakturering av uppdrag tas fram av ordföranden och föredraganden. Kostnader för testverktyget ReQtest på 25.000:- samt kostnader för styr- och förvaltningsgruppsmöten under 2011 på 60.000:- läggs till totalkostnaden för KursInfo. Styrgruppen beslöt att kostnaderna på totalt 2.882.250:- för 2011 fördelas enligt dokumentet Fördelning av kostnader för utveckling av KursInfo 2011, bilaga 4. 8 Övriga frågor Kontaktvägar och e-postlistor En diskussion om kontaktvägar och e-postlistor med utgångspunkt från det mail som skickade ut 2010-10-14 fördes. Håkan redogjorde för bakgrunden till mailet och det konstaterades att det är viktigt att en öppenheten råder inom samarbetet. 9 Nästa möte Nästa möte bestämdes till tisdagen den 25 januari 2011 kl. 10.00-14.00. Mötet bokas som ett Adobe Connect-möte, men dagen lämnas öppen för möjlighet till ett fysiskt möte. 10 Mötet avslutas Ordförande tackade för deltagandet och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet: Justeras:, sekreterare Björn Hellberg, ordförande
Projektdirektiv Nytt användargränssnitt för KursInfo Revisionshistorik Datum 2010-09-12 2010-10-12 2010-10-25 2010-11-15 Ver 1.0 1.1 1.2 1.3 Namn Tomas Johanssonn Kommentar Utkastt Beslutat direktiv Sid 1 (4) PROJEKTDIREKTIV Projektnamnn Nyttt användargränssnitt för KursInfo Innehållsförteckning Projektnamn... 1 Innehållsförteckning... 1 1. Bakgrund... 2 2. Uppdrag... 2 3. Mål... 2 3.1 Projektmål... 2 3.2 Produktmål... 3 4. Tidsåtgång, kostnader och avrapporterin ng... 3 4.1 Beräknad tids och resursåtgång... 3 4.2 Avrapportering... 3 5. Projektorganisation... 3 6. Risker... 4 7. Förvaltningsansvar... 4
Projektdirektiv Nytt användargränssnitt för KursInfo Revisionshistorik Datum 2010-09-12 2010-10-12 2010-10-25 2010-11-15 Ver 1.0 1.1 1.2 1.3 Namn Tomas Johanssonn Kommentar Utkastt Beslutat direktiv Sid 2 (4) 1. Bakgrund För ca 4 år sedan uppmärksammades problemet med att KursInfos användargränssnitt för inmatning inte tillräckligt uppfyllde medlemshögskolornas förväntningar. E-post (bilaga 1) skickades till styrgruppen och utgjorde därmed startskottet för ett utvecklingsarbete. Sedan dess har mycket arbete gjorts, konsulter har tagit fram underlagg och delar av nytt gränssnitt har utvecklats. Vid styrgruppsmötet den 2010-06-29 beslöts dock att avbryta det pågående utvecklingsarbetet och tillsätta en granskningsgrupp, som skulle ge förslagg till hur dett fortsattaa arbetet skulle bedrivas. Skälet till detta var att resultatet av hittillss gjorda utvecklingsinsatser inte uppfattades bli enligt de ursprungliga intentionerna. En granskningsgrupp bestående av Stefan Hallstedtt (sammankallande), Magnus Palm, Cecilia Barne och Jakob Henriksson kom fram till att det är möjligt att ta tillvara hittills gjordt utvecklingsarbete, men att det fortsatta arbetet med själva gränssnittet och interaktionsdesignen ska bedrivas i projektform med en projektledare och fyra projektmedarbetare. Arbetet ska s bedrivass strukturerat och delas upp i mindre delar som kontinuerligt kan följas upp och testas. 2. Uppdrag Uppdraget innebär att fortsätta utvecklandet av användargränssnittet. Detta ska vara lättnavigerat, överskådligt och bidra till högre effektivitet. 3. Mål 3.1 Projektmål Projektets mål är att: - se över befintlig kravspecifikationn och ta fram en kompletterande kravspecifikation för hur det grafiska gränssnittet och interaktionen för systemet skall vara - utveckla, testa och leverera gränssnittet - utbilda projektgrupp och referensgrupper Leverans skall ske i delleveranser ochh en agil metod skall användas vid d utvecklingen. En dialog med referensgrupperna sker veckovis.
Projektdirektiv Nytt användargränssnitt för KursInfo Revisionshistorik Datum 2010-09-12 2010-10-12 2010-10-25 2010-11-15 Ver 1.0 1.1 1.2 1.3 Namn Tomas Johanssonn Kommentar Utkastt Beslutat direktiv Sid 3 (4) 3.2 Produktmål Inmatningsformulären ska optimeras utifrån överblickbarhet och minimalt antal klick. Gränssnittens uppbyggnad ska följa en enhetlig, dokumenteradd standard (färger, struktur, typsnittt m.m.) så att användaren lätt känner igen sig och tydligtt ser var i processen man befinner sig varför behovet av användarutbildning minimeras. Det är särskilt viktigt att projektet tillser att berörda användargrupper är delaktiga under utvecklingsarbetet och att minst 75 % av referensgruppen är nöjd eller mycket nöjd med resultatet. Detta mäts med en enkätundersökning. 4. Tidsåtgång, kostnader och avrapportering Projektet ska startaa 2010-11-15 och ska vara avslutatt 2011-05-15. Slutrapport skall lämnas till styrgruppen senast 2011-06-15. 4.1 Beräknad tids och resursåtg gång Projektet förfogar över ca 300.000:- vilket innebär ca 1000 mantimmar. Därutöver finns 1600 systemutvecklingstimmar till förfogande. Ersättning för nerlagd tid i projektet ges till de lärosäten som bemannar projektet med projektledare och projektdeltagare. Ersättning för referensgrupper utgår ej. Kostnad för f testgruppen ingår inte i projektet utan bekostas separat av samarbetet (se nedan). 4.2 Avrapportering Avrapportering ska ske veckovis på webben och vid varje styrgruppsmöte. 5. Projektorganisation Projektledare, 50% Projektledaren ska vara väl förtrogen med att leda projekt ochh att arbetaa med agila metoder. Projektledaren ska även vara insatt i studieadministrativa processer och ha kännedom om gällande regler och förordningar inom verksamhetsområdet. Projektmedarbetare, 4 st á 15% (20% de första tre månaderna och därefter 10%) Projektmedarbetarna ska ha god kännedom om KursInfo och Ladok och processer relaterade till studieadministration. Testgrupp Test sker genom testgruppen som finns i KursInfos ordinarie förvaltningsf sorganisation.
Projektdirektiv Nytt användargränssnitt för KursInfo Revisionshistorik Datum 2010-09-12 2010-10-12 2010-10-25 2010-11-15 Ver 1.0 1.1 1.2 1.3 Namn Tomas Johanssonn Kommentar Utkastt Beslutat direktiv Sid 4 (4) Referensgrupper Referensgrupperna ska bestå av personer inom användarkategorierna lärare, institutionsadministratörer, centrala administratörer som ofta använderr KursInfo. Systemutvecklare, 200% 6. Risker 1. Projektet Ladok3 kan komma att behandla funktionalitet som helt eller delvis ligger inom det som KursInfo hanterar idag. Projektet måste därför d hålla sig uppdaterad om det som händer där och vara beredd på justeringar i kravspecifikationer. 2. Projektdeltagarna och/ /eller projektledaren får inte den tid avsatt i sin tjänst som behövs för att genomföra projektet. En mer omfattande riskanalys behöver göras i sambandd med att projektplanenn upprättas. 7. Förvaltningsansvar Efter slutleverans och godkännande av styrgruppen övergår hela projektresultatet till KursInfos ordinarie förvaltningsorganisation. Projektdirektiv beslutat av styrgruppen för KursInfo 2010-11-15.
Ny logotype för KursInfo beslutad av styrgruppen för KursInfo 2010 11 15
HÖGSKOLAN I SKÖVDE 2010-11-15 Tabell 1 Fördelning av kostnad för utveckling av KursInfo år 2011 Utvecklingskostnad för år 2011 1 582 000,00 3 heltidstjänster á 29 300:-/mån Testverktyg ReQtest 25 000,00 Styr- och förvaltningsgruppsmöten 60 000,00 Ny förvaltningsorganisation 468 000,00 Projekt för nya gränssnittet 0,00 Bekostas av Kursinfos buffert Summa kostnader 2011 2 135 000,00 Antal lärosäten 7 Del av kostnad som fast 25% Lärosäte Grundavg. HST 2009 * Andel % HST förd. Påslag 35% Årsavg. 2011 Per halvår Årsavgift 2010 Ökning mot 2010 Blekinge tekniska högskola 76 250 3 953 7,18% 114 984 66 932 258 166 129 083 171 048 87 118 Högskolan i Borås 76 250 6 402 11,63% 186 220 91 864 354 334 177 167 223 532 130 802 Högskolan i Halmstad 76 250 5 844 10,62% 169 989 86 184 332 422 166 211 206 797 125 625 Linnéuniversitetet ** 76 250 14 324 26,02% 416 653 172 516 665 418 332 709 441 286 224 132 Högskolan i Skövde 76 250 4 361 7,92% 126 852 71 086 274 187 137 094 177 655 96 532 Malmö högskola 76 250 11 815 21,46% 343 671 146 973 566 894 283 447 370 076 196 818 Högskolan i Jönköping 76 250 8 350 15,17% 242 882 111 696 430 829 215 414 267 504 163 325 Totalt 533 750 55 049 100,00% 1 601 250 747 250 2 882 250 1 441 125 1 857 898 1 024 352 *) Antalet helårsstudenter i grundläggande högskoleutbildning 2009. Exklusive uppdragsutbildning. (Senast publicerad statistik) Källa: Universitet & Högskolor, Högskoleverkets årsrapport 2010 **) Summan av HST för HIK och VXU 2009
Tabell 2 Tillägg för ersättning till den nya förvaltningsorganisationen Omf Månadslön Antal Lönekostnad Ordförande i styrgruppen 10% 45 000,00 1,00 81 000,00 Ordförande i förvaltningsgruppen 10% 29 000,00 1,00 52 200,00 Testgrupp 10% 29 000,00 2,00 104 400,00 Testledare 20% 29 000,00 1,00 104 400,00 Uppdragsledare (utökning) 20% 35 000,00 1,00 126 000,00 10% tas ovan Summa lönekostnad 80% 468 000,00 Läggs till ovanstående kostnad i cell B7 Tabell 3 Tillägg för projekt för framtagning av förändringar i nya gränssnittet Beräknad tidsåtgång 6 mån Omf Månadslön Antal Lönekostnad Projektledare 50% 35 000,00 1,00 157 500,00 Projektdeltagare 15% 29 000,00 4,00 156 600,00 Summa lönekostnad 314 100,00 Tas av KursInfos buffert