Närvarande Styrgruppen Gerd Engström Högskolan i Jönköping ordf.

Transkript

1 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc Protokoll fört vid möte med styrgruppen för KursInfo Datum: Tid: Plats: Adobe Connect Syfte: Möte med styrgruppen för KursInfo Närvarande Styrgruppen Gerd Engström Högskolan i Jönköping ordf. Jan Winkle Malmö högskola Björn Ljunggren Leijonbielke Blekinge tekniska högskola Ulrika Bernlo Högskolan i Borås Kassie Sundin Högskolan i Skövde Brita Lundh Högskolan i Halmstad Monica Johansson Linnéuniversitetet Ers. Marie Brorsson Övriga närvarande Håkan Tropp Högskolan i Skövde Sekreterare Magnus Blom Högskolan i Jönköping 1 Mötet öppnas Ordförande hälsade välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med tillägg av två punkter under punkt 5 (f & g) samt tillägg till punkt 5b. 3 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll lades till handlingarna utan kommentarer. 4 Lägesrapporter (bilaga 1) a) Gränssnittsprojektet avstämning av aktuellt läge och tidsplan Håkan Tropp redogjorde för utvecklingsläget och tidsplanen för projektet. En BETA-version av nya KursInfo innehållande systemdelarna Kurs, Program, Kurstillfälle samt Programtillfälle kommer att släppas under oktober månad. Allt flyter på enligt plan och nästa fysiska projektmöte äger rum i Jönköping den 16-17/10, då bl.a. genomgång av admin-gränssnittet samt kravspecar för kurspaket skall ske. Den första skarpa versionen av nya KursInfo beräknas vara klar i början av januari b) Utvecklar-, projektgrupps- och testresurser aktuellt personalläge. Utvecklarresurserna är 300%, projektgruppen består av sex personer med vardera upp till 15% samt en testgrupp med två personer på vardera 20%. Testgruppen får framöver förstärkning av Stefan Hallstedt som går in med sin projekttid och testar. Tidsandvändningen i projektet redovisades i timmar, % samt projektgruppens, testgruppens och projektledarens procentuella tid i förhållande till utvecklingsinsatserna. Det konstaterades att andelen testresurser är i underkant och att projektgruppen inte har haft möjlighet att lägga den tid som överenskommits. Respektive chef ska tillse att det ges möjlighet för projektdeltagarna att få tid till projektarbetet under hösten.

2 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc c) Lokala installationer av nya KursInfo BETA-versionen av nya KursInfo som kommer att släppas i oktober innehåller de fyra stora editorerna, skript för att konvertera databasen, roller & rättigheter, inställningar enligt standardsystemet samt skal-kod för att bygga lokal autentisering och namnuppslag mot lokala användardatabaser. Förutsättningen för att kunna köra konverteringsskriptet är att den lokala databasen inte är ändrad mot originaldatabasen. Egna tabeller i databasen påverkar inte skriptet, men kopplingar mellan tabellerna måste tas bort för att kunna köra skriptet. Ev. lokala egna anpassningar eller ändringar av det nuvarande gränssnittet kommer inte att finnas med vid leverans utan får önskas som nyutveckling eller ändring i den kommande förvaltningen. d) Gamla KursInfo och XML-leveransen En leverans med ett uppdateringspaket för gamla KursInfo skickades ut före sommaren. Även en uppdaterad XML-leverans skulle ha skickas ut i början av juni. Dock fanns det en del oklarheter i några kravspecar från Högskolan i Halmstad, varför de återemitterades till kravställaren för utredning och komplettering. Kravspecarna har inte kommit tillbaka från kravställaren ännu och utveckling samt leverans kan inte göras förrän kraven är klara och godkända. 5 Förvaltning a) Gränssnittsprojektet andra halvåret 2013 Vid en uppskattning av tid och ersättning för projektgruppen avseende perioden juli-december 2013 konstaterades att det troligen kommer att bli en relativt jämn arbetsinsats från samtliga lärosäten, se bilaga 2. Detta innebär att det inte är rimligt att ta in extra medel från samtliga lärosäten och sedan fakturera tillbaka i stort samma summa plus myndighetspåslag. Styrgruppen beslöt att fakturering för perioden juli december 2013 ej skall ske. Förutsättningen är att alla lärosäten levererar ungefär lika mycket tid i projektet och att alla projektdeltagare tidrapporterar all sin tid i projektet så att det går att göra uppföljningar. b) Införandeprojekt för nya KursInfo samt pilotinförande och funktionstest i Skövde Förvaltningsgruppen har tidigare fått i uppdrag att titta på en övergripande införandeplan för nya gränssnittet. Gruppen har tagit fram en lista över aktiviteter som behöver hanteras och varje lärosäte behöver själva ta hand om sitt lokala införandeprojekt. I samband med BETA-versionen i oktober föreslås Högskolan i Skövde genomföra ett pilotprojekt för införande, dokumentera och skriva anvisningar samt genomföra funktionstest för att samla erfarenheter kring införande och fånga upp fel och buggar i ett tidigt skede. Styrgruppen beslöt att det ska genomföras ett pilotprojekt i Skövde och att utvecklarna i samband med detta får avsätta tid för detta inom ramen för utvecklingstiden. c) Ordförandeskap 2014 Styrgruppen beslöt att justera ordningen för ordförandeskapet i samarbetet enligt nedan: 2014 Högskolan i Borås 2015 Högskolan i Halmstad 2016 Blekinge tekniska högskola 2017 Linnéuniversitetet Högskolan i Skövde 2019 Malmö högskola 2020 Högskolan i Jönköping

3 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc d) Förvaltning av nya KursInfo 2014 Mycket önskemål och förslag på vidareutveckling, ombyggnad, förbättringar, etc. har framkommit under arbetets gång och har dokumenterats för det fortsatta arbetet. Detta innebär att det finns ett stort utvecklingsbehov av det nya gränssnittet även under de kommande åren. Utöver detta kommer det att krävas stora insatser i samband med införandet av det nya gränssnittet på resp. lärosäte. Detta sammantaget innebär att samarbetet behöver ha en förvaltningsgrupp som har tid och kraft att arbeta med dessa frågor och överta den roll som projektgruppen haft avseende kravställande, utredning av behov och lösningar, prioriteringar, ad-hoc test, etc. Dessutom krävs det en utökad samordning av förvaltningsarbetet under de kommande åren för att realisera de förändringar och vidareutveckling som önskas. Styrgruppen beslöt att resurserna för förvaltningen för KursInfo under 2014 skall vara enligt nedan: Ordförande i styrgruppen 1 st 5% (ersätts) Ordförande i förvaltningsgruppen 1 st 15% (ersätts) Förvaltningsgruppsmedlemmar 7 st upp till 15% vardera (lika insats, ingen ersättning) Uppdragsledare och samordnare 1 st 50% (ersätts) Testare 2 st 20% vardera (ersätts) e) Resurser, kostnader och fördelning 2014 Styrgruppen beslöt att kostnaden för KursInfosamarbetet 2014 fastställs till :- inkl. myndighetspåslag på 35%. Fördelning av kostnaden sker enligt bilaga 3. f) Beslut om utlämnande av källkod för nya KursInfo Högskolan i Halmstad har begärt att få ut källkoden till nya KursInfo och har i enlighet med beslut i styrgruppen lämnat in en skriftlig motivering för detta. Styrgruppen beslöt att lämna ut källkod i till Högskolan i Halmstad som en engångsleverans i samband med leverans av BETAversionen i oktober. g) Systemdokumentation och dokumentation av systemet En diskussion kring behovet och omfattningen av en systembeskrivning av nya KursInfo fördes. Styrgruppen kom fram till att det ska finnas två olika systembeskrivningar. Dels en systembeskrivning för tekniker som beskriver systemet och dess funktioner lite djupare och dels en allmänt hållen systembeskrivning. Den senare ska vara avsedd att kunna lämnas uppåt i den egna organisationen och till andra intressenter som önskar en övergripande beskrivning av systemet. 6 Övriga frågor a) Användarträff för KursInfoanvändare Kassie Sundin föredrog förslag till program vid användarträff för KursInfos användare den 7-8/11, se bilaga 4. Syftet med träffen är att användare ute på lärosätena skall få en möjlighet att träffa varandra, bygga nätverk samt dela med sig av sina erfarenheter kring användandet av KursInfo, arbetsprocesser, etc. Förslagen till workshops gicks igenom och verkar tillgodose de önskemål som finns. Kostnaden för användarträffen är 1.500:-/deltagare och innefattar hotellövernattning samt samtliga måltider. Högskolan i Skövde och KursInfosamarbetet står för de överskjutande kostnaderna som inte täcks av deltagaravgiften. Inbjudan samt anmälan skickas ut under kommande vecka och anmälan görs samlat till Högskolan i Skövde via styrgruppsrepresentanten. Deltagaravgiften faktureras i efterhand.

4 Dokumentttyp Datum Utgåva Sida PROTOKOLL (4) Diarienummer Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Pr_styr_ doc 7 Nästa möte Nästa möte beslutades till kl via Adobe Connect. 8 Mötet avslutas Ordföranden tackade för dagens möte och förklarade det avslutat. Vid protokollet: Justeras: Håkan Tropp, sekreterare Gerd Engström, ordförande

5 KursInfo ADMIN STARTSIDA BETA klar att leverera i oktober KURS- TILLFÄLLE PROGRAM- TILLFÄLLE RAPPORTER Version 1.0 levereras i januari KURS PROGRAM KURS- PAKET I januari 2014 startar förvaltningsarbetet med att vidareutveckla och bygga ny funktionalitet till vårt nya KursInfo

6

7 Personalläget för gränssnittsprojektet Utvecklingsteam Kjell Sjökvist 100% (även gamla KursInfo) Sofia Persson 100% Mikael Åhgren 100%

8 Personalläget för gränssnittsprojektet Projektgruppen Jenny Anderbjörk, HB (upp till 15%) Magnus Blom, HJ, (upp till 15%) (Karin Eldholm, HiS) Föräldraledig Stefan Hallstedt, HH (testar upp till 15%) Jakob Henriksson, Mah (upp till 15%) Emma Norrbin, Mah (upp till 15%) Håkan Tropp, HiS, (20%) - Projektledare Jenny Welander, BTH (upp till 15%) Testgruppen Cecilia Barne, LNU (20%) Johani Karonen, HiS (20%)

9 Sprintar i Kanban Pågående arbete Backlog: 16 st (i huvudsak omtag) Kravspec: 12 st (i huvudsak kurspaket) Krav för granskning: 0 st Design & analys: 2 st Utveckling: 7 st Enhetstest & Code review: 2 st Demo: 37 st (36 klara för test) Test: 26 st Complete: 76 st Tidsplan

10

11

12

13

14

15 Lokala installationer av nya KursInfo BETA-version av nya KursInfo släpps under oktober Gränssnitt för: Kurs, Program, Kurstillfälle & Programtillfälle Databas-skript för att konvertera gamla databasen till nya Roller, rättigheter och inställningar enligt standard Skal-kod och instruktioner för lokal autentisering och namnuppslag Förutsättningar för att kunna konvertera databasen är att databasen är en standarddatabas enligt tidigare utskickad. Lokala anpassningar som gjorts i gamla gränssnittet finns inte med. Leveransdatum för BETA:n beror på när vi fått in alla roller och rättigheter från projektgruppen och implementerat/testat dessa (skulle varit levererade senast den 9/9).

16 Prognos kostnader för gränssnittsprojektet 1 april 30 juni 2013 Namn Lärosäte Funktion Sa tim apriljuni tim/vecka % av heltid Månadslön (2012) Ersättning Inkl. lkp Att fakturera HS Totalt inkl. påslag Anm. Emma Norrbin Malmö högskola Projektgrupp 26,00 2,00 5,0% Håkan Tropp Högskolan i Skövde Projektledare 104,00 8,00 20,0% Jakob Henriksson Malmö högskola Projektgrupp 16,00 1,23 3,1% Jenny Anderbjörk Högskolan i Borås Projekgrupp 26,00 2,00 5,0% Jenny Welander Blekinge tekniska högskola Projektgrupp 26,00 2,00 5,0% Karin Eldholm Högskolan i Skövde Projektgrupp 0,00 0,00 0,0% Föräldraled. Magnus Blom Högskolan i Jönköping Projektgrupp 26,00 2,00 5,0% Stefan Hallstedt Högskolan i Halmstad Projektgrupp 26,00 2,00 5,0% *) Budgeterat för sex månaders projekt Budget jan jun*) Resultat jan mars Prognos april juni Resultat jan juni (buffert) Prognos kostnader för gränssnittsprojektet 1 juli 31 december arbetsveckor exkl. semester Att fakturera HS Namn Lärosäte Funktion Sa tim julidec tim/vecka % av heltid Månadslön (2012) Löneökningar snitt 3 % Ersättning Inkl. lkp Totalt inkl. påslag Emma Norrbin Malmö högskola Projektgrupp 108,00 6,00 15,0% Håkan Tropp Högskolan i Skövde Projektledare 144,00 8,00 20,0% Jakob Henriksson Malmö högskola Projektgrupp 54,00 3,00 7,5% Jenny Anderbjörk Högskolan i Borås Projekgrupp 108,00 6,00 15,0% Jenny Welander Blekinge tekniska högskola Projektgrupp 108,00 6,00 15,0% Karin Eldholm Högskolan i Skövde Projektgrupp 0,00 0,0% Magnus Blom Högskolan i Jönköping Projektgrupp 108,00 6,00 15,0% Stefan Hallstedt Högskolan i Halmstad Projektgrupp 108,00 6,00 15,0%

17 Kostnadsfördelning av extra projektkostnader 2013 Gränssnittsprojektet ,00 Summa kostnader ,00 Exkl. påslag 35% Antal lärosäten 7 Del av kostnad som fast 25% Lärosäte Grundavg. HST 2011 * Andel % HST förd. Påslag 35% Extra avg. Återfakt. Nettoeffekt Blekinge tekniska högskola ,59% Högskolan i Borås ,94% Högskolan i Halmstad ,60% Linnéuniversitetet ,35% Högskolan i Skövde ,68% Malmö högskola ,79% Högskolan i Jönköping ,05% Totalt ,00% *) Antalet helårsstudenter i grundläggande högskoleutbildning Exklusive uppdragsutbildning. (Senast publicerad statistik) Källa: Universitet & Högskolor, Högskoleverkets årsrapport 2012

18 Beslutad kostnad för utveckling av KursInfo år 2014 Utvecklingskostnad för år ,00 3 heltidstjänster á /mån Testverktyg ReQtest ,00 Styr- och förvaltningsgruppsmöten ,00 Förvaltningsorganisation ,00 Summa kostnader ,00 Exkl. påslag 35% Antal lärosäten 7 Del av kostnad som fast 25% Lärosäte Grundavg. HST 2012 * Andel % HST förd. Påslag 35% Årsavg Per halvår Årsavgift 2013 Förändr. mot 2013 Blekinge tekniska högskola ,90% Högskolan i Borås ,76% Högskolan i Halmstad ,51% Linnéuniversitetet ,63% Högskolan i Skövde ,82% Malmö högskola ,99% Högskolan i Jönköping ,39% Totalt ,00% *) Antalet helårsstudenter i utbildning på grund- och avancerad nivå Exklusive uppdragsutbildning. (Senast publicerad statistik) Källa: Universitet & Högskolor - Årsrapport 2013, Universitetskanslerämbetet

19 Tillägg för ersättning till förvaltningsorganisationen Omf Månadslön Antal Lönekostnad Ordförande i styrgruppen 5% ,00 1, ,00 Ordförande i förvaltningsgruppen 15% ,00 1, ,00 Testare 20% ,00 2, ,00 Uppdragsledare & samordnare 50% ,00 1, ,00 (30 % uppdragsledare och 20 % projektledare Summa lönekostnad 100% ,00 för nya gränssnittet under Från 2014: 20 % förvaltning och 30 % uppdragsledare).