Privera 2.1 PRIVERA FÖR VÅRDGIVARE

Privera 2.1 PRIVERA FÖR VÅRDGIVARE

Innehållsförteckning Vad är Privera... 3 Privera 2.1... 3 Skapa underlag Utanför Privera... 4 Logga in i Privera... 5 Information... 7 Skicka in fil... 8 Mottagna filer... 9 Radera fil... 9 Rätta besök... 10 Rätta... 10 Ta bort... 12 Utländska patienter... 13 Godkänna... 14 Kontrollera utbetalningsunderlaget... 14 Godkänna utbetalningsunderlaget... 15 Ändra besök... 16 För utbetalning... 18 Utbetalade... 18 Sök besök... 19 Användarprofil... 20 Registrera besök manuellt... 21 2

Vad är Privera Privera är ett system för att beräkna ersättning till privata vårdgivare för utförda besök. Det är idag 9 olika Landsting som använder Privera för att betala ut ersättning till de vårdgivare som man har avtal med. Via en dator med internetuppkoppling kan privata vårdgivare rapportera sina besöksunderlag. Privera 2.1 Det har genomförts ett begränsat antal förändringar i Privera som är synliga för dig som Vårdgivare men det största arbetet är gjort under ytan för att lyfta gamla Privera till en mera förvaltningsbar produkt. Den ändring som är gjord för dig som vårdgivare är att patientavgiftskoden för patienter 85 år och äldre är utbytt. Patienter som kommer på besök skall nu redovisas som 85 år eller äldre (G) i denna version, dessa besök redovisades tidigare som Annan orsak (A). Arbetsgången är som tidigare: Skapa underlag utanför Privera Gå till Privera med Internet Explorer Läs Information som har publicerats (viktiga meddelande och nyheter) Skicka in fil (Filarkiv, Skicka fil). Titta i Mottagna filer och kontrollera att filinläsningen gått bra. Möjliga resultat: o Felaktig Något är fel i filen så den inte har lästs in. Korrigera i ditt försystem utanför Privera och skicka in på nytt. o Korrekt utan behov av justering Privera har tagit emot filen och det har skapats ett utbetalningsunderlag. o Korrekt med behov av justering: Korrigera felaktiga besök under Rätta besök Skicka underlag för Utländska Patienter till er handläggare. Kontrollera och Godkänna utbetalningsunderlaget. Du kan också: Titta på vad som ligger För utbetalning Titta på Utbetalade underlag Titta på enskilda besök via Sök besök Titta på din Användarprofil Registrera besök manuellt 3

Skapa underlag Utanför Privera Börja med att skapa en fil, i det journal/kassaprogram som du använder, med en sammanställning av besöksunderlaget för den gångna månaden. Hur filen skapas och var du hittar den kan din journalsystemsleverantör svara på. När filen är skapad kopplar du upp dig på Internet och sänder via Citrix filen till Privera. Privera stödjer idag filformaten Visitfil och Öppenvårdsfil. Filspecifikation skickas ut till nya vårdgivare från Region Västmanland vid behov. Dessa finns även att hämta på Region Västmanlands hemsida. (https://www.regionvastmanland.se/privera) Öppenvårdsfil ska användas av Fysioterapeuter samt Spec. läkare. Visitfil ska användas av Kiropraktorer, Naprapater samt Psykoterapeuter. Flöde för utbetalningar till Privata vårdgivare Fil skapas i journalsystemet av Vårdgivaren Inloggning mot Region Västmanland Vårdgivaren skickar in sin fil i PRIVERA Underlaget godkänns av Vårdgivaren Ersättning attesteras av Handläggarna på Ekonomiservice Utbetalning sker till Vårdgivaren 4

Logga in i Privera För att komma in i Privera behöver du vara upplagd i Privera hos Region Västmanland. I Privera 2.1 loggar man in som tidigare via Remote (Citrix) och sedan vidare genom att klicka på Windowsrutan. Tidigare inloggningssida i Privera utgår. OBS: Privera är testat för Internet Explorer 11 så om ni använder en annan web-läsare kan oförutsedda problem uppstå. 1. Skriv in länken till Privera https://vardgivare.regionvastmanland.se i ditt internetfönster. 2. Du kommer nu till inloggningssidan på bilden nedan för Region Västmanland. I fältet User name fyller du i det HSA-id du fått från Region Västmanland. I fältet Password fyller du det lösenord du fått från Region Västmanland (IT-support). Klicka sedan på knappen Log On Du kommer nu till sidan på bilden nedan. Här skall engångslösenordet fyllas i (6 siffror), som du får via mejl eller som SMS (beroende på vilket val du gjort). Detta engångslösenord fungerar enbart i 5 minuter. Tänk på att har du valt mail kan detta ibland hamna under skräppost. 5

3. När du loggat in mot Region Västmanland kommer du till nedanstående sida, här väljer du Windows. 4. Efter man valt Windows skall en ny inloggningsruta komma upp, i denna skall anges samma användarnamn och lösenord som man angivit i Remote/Citrix rutan. Har man ett avtal så kommer man sedan direkt in i Privera. 6

Har man flera avtal så kommer nedanstående ruta upp. Användare har En inloggning i Privera och administrerar man flera avtal får man välja vilket avtal man vill arbeta med. Antingen fyller man i avtalskoden i den tomma rutan som är inringad med rött och klickar på sök avtal. Sedan/Eller bocka för det avtal som man vill hantera underlag för och klickar sedan på Spara vald avtalskod. Information Viktig information möter dig på startsidan: när senaste filen skickats in, om det finns besök att rätta och godkänna samt information från Region Västmanland. Under Kontakt hittar du kontaktinformation till handläggarna. Alla funktioner i Privera hittar du i menyn längst till vänster. Information från regionen kan antingen vara viktiga meddelande som visas direkt på startsidan (istället som tidigare på inloggningssidan) eller nyheter som hittas under rubriken Information från Region Västmanland. 7

Skicka in fil Klicka på Filarkiv och vidare på Skicka fil. Filen skickas enligt den tidplan som Region Västmanland har bestämt, senast 8:de för läkare och 10:de för övriga vårdgivare, om inget annat är överenskommet. Välj Skicka fil. Klicka på Bläddra och leta fram filen i din dator. Klicka på önskad fil och välj därefter Öppna. När du hittat rätt fil klickar du på Skicka fil och överföringen börjar. När överföringen är startad får du besked om att filen är mottagen av Privera för bearbetning. Inläsningen kan ta en stund beroende på hur många andra vårdgivare som skickar in fil samtidigt. Aktuell status kan du se under Mottagna filer. Det kan förekomma att en fil har fel filformat (encoding) vilket innebär att den inte kan läsas in i Privera överhuvudtaget. Då får du meddelandet: Ett fel har inträffat Följande fel har inträffat: Filen innehöll skräptecken eller hade en felaktig encoding. Felaktigt tecken som förekom var:. Kontrollera vilken encoding som filen skapats med och välj sedan motsvarande alternativ under Avancerat. Ett fel uppstod. Försök igen. Om felet kvarstår kontakta din handläggare. Vid behov kontakta din support-kontakt. Beskriv vad du försökte göra och ange tidpunkten 2017-05-17 14:34:03. Om du får detta kontakta din handläggare så de kan ändra inställningen för ditt avtal. 8

Mottagna filer När filen är mottagen av Privera genomgår den flera olika kontroller. Klicka på Mottagna filer i vänsterkolumnen, för att se att filen är inskickad och vilken status den har. Status kan vara: Mottagen, Korrekt eller Felaktig. Mottagen Inskickad fil håller fortfarande på att bearbetas av Privera. Då Vårdgivarna har en begränsad inskickningsperiod kan det förekomma att många Vårdgivare skickar in filer samtidigt. Filerna ligger då i kö i väntan på bearbetning med status Mottagen. Korrekt - Om formatet på filen är OK ändrar filen status från Mottagen till att bli Korrekt. Det kan fortfarande finnas besök som behöver hanteras av dig i filen, detta görs under Rätta besök eller Utländska Patienter. Om det är en Öppenvårdsfil kan man skicka in gamla besök med kompletterad diagnosinformation. Dessa besök är redan utbetalade och det är bara den nya informationen som hanteras i Privera. Du kan se i listan hur många av besöken som är Kompletterade, Borttagna, ligger i Rätta besök, ligger i Utländska Patienter eller ligger under Godkänna. Borttagna är de besök man har tagit bort under Rätta besök eller Utländska Patienter. Felaktig - Skulle filen få status Felaktig är formatet på filen felaktigt. Du behöver då skicka in en helt ny fil som har ett korrekt format, annars blir filen inte inläst och ersättning kommer inte betalas ut. Status på senast inskickade fil ser du även på Startsida. Radera fil Om en hel fil eller många besök i filen varit felaktiga finns möjligheten att ta bort den inskickade filen. Klicka på Radera fil-länken till höger i listan. Viktigt att tänka på är att man bara kan ta bort en fil innan utbetalningsunderlaget är godkänt. Har man en ny fil med korrekt data så går man till Skicka fil och skickar in den istället efter att man tagit bort den felaktiga filen. 9

Rätta besök Om du har fått besked om att besök behöver rättas behöver du rätta felaktigheterna innan du godkänner utbetalningsunderlaget för att du ska få ersättning för dessa besök. Ligger besök kvar under rätta besök efter 6 månader efter att besöket är gjort kommer det att rensas bort av Handläggarna. Du har fortfarande rätt att få betalt för besöket men får då skicka in detta på nytt. Uppgifter i filen som leder till ett felaktigt besök kan vara: fel personnummer, dubbletter, felaktig åtgärd mm. Ersättning betalas inte ut för felaktiga besök. Om det finns felaktiga besök skall dessa rättas av dig. På Mottagna filer, Startsidan och under Rätta besök kan du se hur många besök du har att rätta. För att rätta besök, klicka på felmeddelandet på varje enskilt besök under Rätta besök och rätta de uppgifter som är felaktiga. Vad som är felaktigt framgår av felmeddelandet. Du kan även ta bort enstaka besök genom att klicka på Ta bort besök. Rätta För att rätta enskilda besök klicka på felmeddelandet eller Visa. 10

Rätta uppgifter enligt felmeddelandet och klicka på Rätta. Besöket kontrolleras, om uppgifterna stämmer hamnar besöket på utbetalningsunderlaget under Godkänna. Skulle det fortfarande vara felaktigt får du meddelande Besöket fortfarande felaktigt och besöket ligger kvar under Rätta besök. Gör om proceduren med samtliga besök som finns under Rätta besök. 11

Ta bort Det finns även möjlighet att Ta bort besök. Markera de besök som du vill ta bort och klicka på Ta bort markerade (ovanför de felaktiga besöken). 12

Utländska patienter Om filen innehåller personer skrivna i utlandet hamnar dessa under Utländska Patienter. Du som vårdgivare måste skicka in korrekt underlag till handläggaren hos Region Västmanland för att få ersättning för besöket. När detta är gjort kontrollerar handläggaren besöket och skickar det vidare till Godkänna. Olika typer av underlag som krävs för att få ersättning: För patienter som kommer ifrån Norden behövs fullständig folkbokföringsadress eller papperskopia på Europeiska sjukförsäkringskortet. För patienter som kommer ifrån ett land inom EU/EES och Schweiz krävs en papperskopia av det Europeiska sjukförsäkringskortet. För patienter från övriga konventionsländer krävs kopia på pass eller intyg. Mer information finns hos SKL: Vård av personer från andra länder. Om det är utländska patienter som ni saknar underlag för eller som Region Västmanland inte betalar ut ersättning för, kan ni ta bort besöket genom att klicka på Ta bort-länken. 13

Godkänna Kontrollera utbetalningsunderlaget Innan du godkänner utbetalningsunderlaget ska det stämma överens med det förväntade värdet. I vissa journalsystem finns det sammanställningar man kan jämföra med. Öppna utbetalningsunderlaget genom att klicka på perioden det gäller. Då öppnas en sammanställning av de åtgärder som utförts. Här finns flera flikar att titta på för att få mera information. Du kan också välja Skriv ut. 14

Godkänna utbetalningsunderlaget De besök som efter kontroller är korrekta hamnar under Godkänna på ett preliminärt utbetalningsunderlag. Om det finns besök under Rätta besök eller Utländska Patienter så visas det ett meddelande. Du får också en kontrollfråga om du verkligen vill godkänna utan att ha hanterat dessa besök. Är det besök som du inte ska ha ersättning för så kan du ta bort besöken under Rätta besök och Utländska Patienter. För att godkänna klicka i rutan Godkänna i vänsterkolumnen. Om du har gjort Ändringar/Rättningar på ett besök kan du behöva räkna om utbetalningsunderlaget. Klicka i så fall på knappen Räkna om ersättning. När knappen Räkna om ersättning är aktiv är knappen Godkänna inaktiv. Du måste klicka på knappen räkna om ersättning innan knappen Godkänna blir aktiv och du kan Godkänna ditt underlag. 15

Ändra besök Under fliken Besök finns det möjlighet att ändra på besök som är korrekta enligt Priveras kontroller och således har hamnat under Godkänna. Om det är något annat som gör att man behöver ändra på ett besök så klickar man på Ändra-länken, exempelvis om man glömt att registrera ett besök som frikortsbesök. Vid en ändring så kan det bli något annat fel och besöket kan då hamnar under Rätta besök eller kanske Utländska patienter. När du gjort en ändring, även om besöket ligger kvar på utbetalningsunderlaget kan du behöva Räkna om ersättningen på Sammanställningsfliken. Klicka på Ändra för det besök som en justering skall göras. Ändra det som ska ändras och klicka sedan på OK knappen. 16

När du har gjort Ändringar/Rättningar på ett besök kan du behöva räkna om utbetalningsunderlaget på Sammanställningsfliken. Om utbetalningsunderlaget behöver räknas om är knappen Räkna om ersättning valbar och knappen Godkänna inte valbar. Efter att man Räknat om ersättning blir knappen Godkänna valbar och man kan godkänna sina besök. 17

För utbetalning Som vårdgivare kan du själv se det utbetalningsunderlag som är godkänt, genom att klicka på För Utbetalning. Utbetalade Under Utbetalade visas alla underlag som är utbetalade. När handläggaren har attesterat utbetalningsunderlaget ligger det och väntar under För utbetalning tills utbetalningsdagen då det flyttas till Utbetalade. För att titta närmare på de utbetalade underlagen, klicka på Visa. Utbetalning sker inte till vikarie utan till den ordinarie vårdgivaren, som i sin tur skall ersätta vikarien. 18

Sök besök Under Sök besök kan man söka efter genomförda besök genom att fylla i olika sökkriterier. Sökresultatet presenteras i en lista där man har möjlighet att gå in på varje enskilt besök, för att få mer information, genom att klicka på Visa. För att se patienternas personnummer direkt vid sökningen skall rutan Visa personnummer vara i kryssad. Fylls inget datum i under besöksdatum söker Privera besök för innevarande och föregående år. För att kunna söka på äldre besök måste man kryssa i rutan Sök utan tidsbegränsning. 19

Användarprofil Under Användarprofil kan du se uppgifter om dig själv samt ange e-postadress. Normalt följer din e- postadress med från inloggningen. Ändrar du så ligger din ändring kvar. Tömmer du fältet så uppdateras det automatiskt med den e-postadress som följer med vid inloggningen. 20

Registrera besök manuellt För att registrera besök manuellt välj Registrera besök manuellt. Steg 1 - Här registreras besöksuppgifterna. Vikarie - Om besöket har utförts av en vikarie så registreras det genom att välja vikarien här. Är det den ordinarie själv som tagit emot patienten så skall ingen vikarie väljas, då väljs alternativet Ingen i denna ruta. Besöksdatum Här noteras besöksdatumet. Patientavgift - kan fyllas i på en rad olika sätt, valbara alternativ är: Ja (J), Nej Frikort (F), Nej Värnplikt (V), Nej Intern (I), Nej Smittskydd (S), Nej Annan orsak (A), Nej 85 år eller äldre (G) samt Nej Barn och ungdom (B). Nej 85 år eller äldre (G) är ny patientavgiftskod i denna version, dessa besök redovisades tidigare som Nej Annan orsak (A) Har patienten kommit upp i frikortsnivå i samband med besöket och betalat en del av patientavgiften så väljs Nej, Frikort (F) samt den inbetalda summan fylls i under rubriken Delbelopp(SEK). Observera att delbelopp endast skall anges i samband med att patienten kommer upp i frikort, annars lämnas denna ruta tom. Inremiss: om besöket har föranletts av en remiss så skall det framgå här vilken vårdnivå remissen är skriven på. Tex. Husläkare(H), Allmänläkare (A), Specialistläkare (S) osv. Genom att trycka på knappen Lägg till åtgärd så presenteras en lista över giltiga åtgärder för det aktuella avtalet, välj åtgärd genom att trycka på den röd markerade texten Välj åtgärd. När detta är gjort så förflyttas man automatiskt tillbaka till föregående sida, skillnaden är att man nu kan se vilken åtgärd besöket kommer registreras på. Välj patienttyp och tryck på Nästa. 21

Steg 2 Ser lite olika ut beroende på vilken patienttyp som registrerades i föregående steg. Valdes alternativet I Sverige folkbokförd så räcker det att fylla i patientens personnummer, tryck sedan OK. Valdes alternativet Smittskyddspatient så kräver Privera endast delar av patientens personnummer, tryck sedan OK. 22

Valdes alternativet Ej i Sverige folkbokförd så vill Privera få information om patientens födelsedatum (utan sista 4), Förnamn, Efternamn, Utlandskod samt Land. Finns dokumentation om Gatuadress, Postnummer samt Postadress i hemlandet så fylls även detta i. För Nordiska medborgare är adress obligatorisk. Gå vidare genom att trycka på OK. Valdes alternativet Skyddade personuppgifter så fyll i patientens personnummer, tryck sedan på OK. Privera kommer för dessa patienter enbart visa upp personnummer samt texten Skyddade personuppgifter, övriga uppgifter för patienten kommer ej visas upp. 23

Steg 3 - Besöket är nu registrerat. För att registrera ytterligare besök klicka på Registrera ytterligare besök och gör om proceduren. När alla besöken är registrerade skall besöken Godkännas. Besök som är korrekt registrerade av en vårdgivare bildar tillsammans ett utbetalningsunderlag som hamnar under fliken Godkänna. För att se hur besöken skall kontrolleras och godkännas se under rubriken Godkänna på sidan 14. 24