Delårsrapport augusti 2018 Plan- och byggnadsnämnden Delår 2 2018
Innehållsförteckning 1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv... 3 2 Verksamhet... 4 2.1 Uppföljning av grunduppdrag... 4 2.2 Måluppföljning... 5 2.3 Följetal... 7 3 Personal... 9 3.1 Analys av personalförhållanden... 9 3.2 Statistik inom arbetsgivarområdet... 9 4 Ekonomi... 10 4.1 Driftredovisning... 10 5 Uppföljning av internkontroll... 14 5.1 Årets internkontrollarbete... 14 2
1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv Kartfunktion för allmänheten har lagts upp på Marks kommuns hemsida www.mark.se. Den översiktliga planeringen har fokuserat på tätortsnivå för att snabbare upparbeta en god framförhållning för kommunens tätorter med avseende på tillväxt, servicenivå och utvecklingsmöjligheter. En förenklad planeringsmodell med tätortsplan och ortsanalyser har använts i ett nära dialogarbete med byalag, företagare, föreningsliv och andra lokala företrädare. Samtalen och dialogerna är viktiga forum i demokratiarbetet och har haft en påtaglig effekt på lokalt engagemang och framtidstro. Resultatet av ett halvårs utredningsarbete i lokal samverkan med byalaget i Horred är den nu framtagna utställningen av tätortsplan. I Sätila har ett antal aktiviteter påbörjats, planprogram för Smälteryd, detaljplaner för flera olika bostadsprojekt och samtal har förts med invånare, företagare och föreningsliv i de sk Smälterydssamtalen och Sätilasamtal. Ett stort lokalt engagemang visas genom fullsatta offentliga möten och konstruktiv dialog. En tätortsplan förväntas bli utställd i Sätila under hösten 2018. Ett omfattande arbete har även lagts ned på utveckling av nya Kinna centrum samt lokaliseringen av plats för en ny högstadieskola. Detta projekt är mycket långsiktigt och bedöms medföra minst en fördubbling av antalet bostäder och ytor för kontor och handel inom de centrala delarna av Kinna fram till år 2035. Historiskt sett den genom tiderna största omvandling som skett i Kinna centrum. Förvaltningschef för Bygg- och miljökontoret har ett samordnande uppdrag av Ksau och kommunchef att leda projektet i enlighet med den tidplan och de riktlinjer som fastställts i kommunstyrelsen i december 2017. Inom ramen för detta arbete engageras såväl administrativ personal, mark- och exploateringsgrupp och plangrupp. Projektet drivs via parallella processer för detaljplaneändringar, exploateringsfrågor och medborgardialog. Sökande upplever att effektiviteten är låg, enligt undersökningen Insikt som mäter kundnöjdhet på avslutade bygglov (enkät skickas vid slutbesked). Verksamheten ska därför se över processerna och undersöka hur dessa kan förbättras. Några åtgärder har genomförts hittills i år, exempelvis effektivisering av expedieringsrutiner och återinförande av tjänsten administrativ handläggare, som främst avlastar handläggarna i enklare ärenden. För att förbättra ytterligare på längre sikt så pågår ett arbete på Bygg- och miljökontoret med att införskaffa och implementera ett ärendehanteringssystem, om vilket både plan- och byggnadsnämnden och miljönämnden har ställt en skrivelse till kommunstyrelsen i april gällande utökad driftbudget. Projektet syftar till att få ökad effektivitet och därmed bättre service till de som kommer i kontakt med Bygg- och miljökontoret. 3
2 Verksamhet 2.1 Uppföljning av grunduppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Bygglov och detaljplaner X Bygglov och detaljplaner Övergripande Det är viktigt att förse kommunens medborgare och verksamhetsutövare med en effektiv och rättssäker handläggning och ett gott bemötande. För närvarande pågår ett arbete på Byggoch miljökontoret med att införskaffa och implementera ett ärendehanteringssystem, om vilket både plan- och byggnadsnämnden och miljönämnden har ställt en skrivelse till kommunstyrelsen i april gällande utökad driftbudget. Projektet syftar till att få ökad effektivitet och därmed bättre service till de som kommer i kontakt med Bygg- och miljökontoret. Detaljplaneverksamheten Under perioden har arbete gjorts med dagvattenpolicy, parkeringsnorm och upphävande av en generalplan som inte generar intäkter men som ändå varit nödvändiga att arbeta med. Under resterande året väntas föräldraledigheter motsvarande cirka 0,75 årsarbetskrafter vilket sänker årsproduktionen och därmed det ekonomiska resultatet totalt men påverkar främst de berörda handläggarnas projekt. Inflödet av nya planuppdrag väntas under året vara högre än vad den tillgängliga personalen hinner handlägga. Under det resterande året väntas två planer vinna laga kraft där avtalen reglerade att hela planavgiften skulle betalas vid ansökan om bygglov vilket ger inkomst på 730 tkr på tidigare utfört arbete. Vidare kommer detaljplan för Hägnen att fortsätta ta arbetstid som inte kan debiteras, då den görs med avsikt att under planens livslängd debiteras planavgift vid bygglov. Handläggningstider bygglov Handläggningstid för bygglov inom 10 veckor uppfylls till 86% under första halvåret och inom 7 veckor till 74 %. Handläggning inom 10 veckor förra året var snarlik. Vad gäller handläggning inom 7 veckor har det påtagligt förbättrats från 50 % motsvarande period förra året. Viktigt att notera är att handläggningstiden mäts från då sökande lämnat in sista godkända handlingen, inte den totala handläggningstiden från inkommandedatum. Handläggarna upplever att de inte hinner påbörja granskningen direkt när ärenden inkommer. Detta går hand i hand med att sökande upplever att effektiviteten är låg, enligt undersökningen Insikt som mäter kundnöjdhet på avslutade bygglov (enkät skickas vid slutbesked). Verksamheten ska därför se över processerna och undersöka hur dessa kan förbättras. Verksamheten har innan sommaren effektiviserat expedieringsrutinerna som en del i detta arbete. I början av året har dokumenthanteringsplanen setts över och reviderats för att bättre återspegla verksamheten. Hantering av ärenden inom byggnadsinspektion / tillsyn Byggnadsinspektion hanterar i huvudsak den tekniska delen av bygglovshandläggningen, dvs startbesked och slutbesked men också tillsyn. Enklare tillsynsärenden har under flera år blivit nedprioriterade i enlighet med nämndens prioriteringsordning då det inte ryms inom befintlig budgetram/personalstyrka. Sammanlagt lade byggenheten ner ca 100 timmar 2017 på tillsyn (inkl administration) och då i huvudsak på ärenden som innebär fara för liv och hälsa. Svårigheter finns pga en överhettad arbetsmarknad att rekrytera kompetent personal till dessa uppgifter. Byggenheten har identifierat uppgifter som kan hanteras av administrativ personal. Rollen administrativ handläggare har därför nyligen återinförts i verksamheten, med främsta syfte att avlasta byggnadsinspektionen och enklare ärenden. Som en följd av detta så har delegationsordningen setts över i syfte att sprida kompetens inom verksamheten för att öka flexibiliteten och effektiviteten men framförallt servicen till medborgarna. 4
2.2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential Kommungemensamma mål: Barn och unga är trygga och ges möjlighet att påverka i frågor som rör dem Nämndens mål: Barn och unga ges möjlighet att ha synpunkter inför framtagande av detaljplaner Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Nämndens mål: Förvaltningen utses till Sveriges bästa Bygg- och miljökontor 2019. Plan- och Byggnadsnämnden har antagit ett mycket ambitiöst mål att utveckla Bygg- och miljökontoret i Marks kommun till landets bästa 2019. Nu i samband med delårsrapport augusti 2018 kan konstateras att en rad förbättringsåtgärder har genomförts, rekryteringar av kompetent personal, förbättrad ledning och styrning, förbättrad arbetsmiljö såväl fysiskt som psykosocialt. Kontorets prestationer har ökat i vid bemärkelse, både kvantitativt och kvalitativt, såväl vad gäller handläggning av ärenden som levererade råd och service. Nämndens mål att bli bäst i Sverige kan tyckas svårt att uppnå, svårt att kvantifiera, mäta eller ens konstatera men det förminskar inte betydelsen av att ha detta mål som ambition. Nämndens mål: Handläggningen är rättssäker, effektiv och serviceinriktad Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Prognos 2018 Mål 2018 Kundnöjdhet (NKI) 50 = 80 Andel bygglovsärenden som beslutas inom 7 veckor 74% 65% 80% 80% Genomsnittlig handläggningstid för framtagande av detaljplan Genomsnittlig handläggningstid mellan planbesked fram till påbörjat detaljplanarbete 20 månader 66 månader 30 månader =18 månader = 3 månader Kundnöjdhet (NKI) Hittills i år har vi ett värde på 39, vilket är en påtaglig försämring jämfört med föregående år, då det var närmare 50. Notera dock att statistiska säkerheten kan ifrågasättas då antal svar 5
inte är likställt med antal slutbesked (urvalet sker baserat på slutbesked). Alltså, det är inte många svar som inkommit vilket gör att ett enskilt svar kan påverka mycket. Även detta år har vi störst utvecklingsbehov vad gäller effektiviteten enligt NKI-undersökningen. Då mätningen görs i slutet av ärendets handläggning så är det en viss fördröjning, varpå värdet i slutet av året bör öka något men dock inte tillräckligt för att nå målet på 80. Snittet i Västra Götaland har hittills i år ett värde på 56. Andel bygglovsärenden som beslutas inom 7 veckor Utfallet under första halvåret i år är att 74 % klaras inom 7 veckor. Detta är ungefär jämställt med andra halvåret förra året. Det som utmärker sig är att det är en klar förbättring jämfört med motsvarande period förra året då det var närmare ca 50 %. Trenden visar att det finns chanser att nå målet på 80% vid årets slut. Observera att 7 veckor mäts från då sökande lämnat in sista godkända handlingen, inte den totala handläggningstiden. Genomsnittlig handläggningstid för framtagande av detaljplan Ingående data vis Nämndens mål: Stimulera kommuninvånare till energibesparande beteende Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Förfrågningar kring energirådgivning, antal 35 35 Prognos 2018 Mål 2018 Kommungemensamma mål: Goda boendemiljöer Nämndens mål: Främja utveckling genom att skapa attraktiva livsmiljöer Plan- och byggnadsnämnden ansvarar för tillsyn av plan- och byggnadsverksamheten inom kommunens gränser. Genom det dagliga arbetet som pågår inom Bygg- och miljökontoret tillses att bebyggda livsmiljöer eller planerade, utförs, vårdas och hålles i ett attraktivt skick.vid samtliga bygglovsärenden bevakas och bedöms om planerade åtgärder kommer att bidra till attraktiva livsmiljöer. I de fall då handläggare ej bedömer ansökan uppfylla nödvändiga krav ges råd och service till den sökande om hur denne/denna kan förbättra sin ansökan.bygg- och miljökontoret har under det gångna halvåret handlagt och varit ansvarigt för ett stort antal program och detaljplaner, av vilka några har väsentliga omfång och mycket väsentlig betydelse som livsmiljöer i Marks kommun. Ett av programmen omfattar Kinna centrum och den nya Lyckeskolan. Den rymmer en utbyggnadsvolym motsvarande planerad tillväxt för tio år framöver. Stora ansträngningar har gjorts och kommer under innevarande år att göras för att åstadkomma attraktiva livsmiljöer för överskådlig framtid i Kinna centrum. 6
Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Prognos 2018 Mål 2018 Sjukfrånvaron ska minska 3,6 7,3 4 Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Prognos 2018 Mål 2018 Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%) 100 100 100 2.3 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. Plan- och byggnadsnämndens verksamhetsmått Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Prognos 2018 Beviljade bygglov totalt, antal 250 263 282 152 250 Nybyggnation lägenheter vid bygglov, antal 57 107 142 58 100 Nybyggnation småhus, antal 31 24 32 43 60 Positiva förhandsbesked, antal 6 19 21 23 35 Genomsnittlig handläggningstid för planbesked, månader Antagna detaljplaner, antal 4 0 3 5 Möjliga lägenheter genom detaljplan, antal 61 0 90 70 Nybyggnadskartor, antal 48 48 48 28 48 Väntetid för nybyggnadskartor, veckor Uppdateringsfrekvens av primärkartan, år Andel beslutade strandskyddsdispenser inom 10 veckor, % Andel strandskyddsbeslut som klarar överprövning, % Andel bygglovsärenden som beslutas inom 10 veckor, % Andel bygglovsbeslut som klarar överprövning, % 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 100 100 100 75 90 85 100 100 88 95 91 89 83 86 90 98 99 99 99 99 7
Beviljade bygglov totalt, antal Utfallet första halvåret i år är 152 st vilket snarlikt förra året, varför det bör bli liknande prognos i år. Nybyggnation lägenheter vid bygglov, antal Av totalt 58 st skapade lägenheter är 43 st enbostadshus/fritidshus, 10 st flerbostadshus, 5 st ändrad användning. Detta är en markant sänkning med motsvarande period förra året då det var 105 st totalt varpå prognosen bör sänkas. Dock bör noteras att det förra året var ett större antal flerbostadshus och ändrad användning av befintliga lokaler. I år är det i stället en ökning av enbostadshus. Nybyggnation småhus, antal Utfallet hittills i år är 43 st vilket är en ökning jämfört med förra året. Det bör komma in ytterligare några st. Positiva förhandsbesked, antal Utfall hittills i år är 23 st beviljade förhandsbesked. Det bör inkomma ca 10 st ytterligare. Antagna detaljplaner, antal Två av dem inväntar laga kraft. En av dem är hävande av generalplan. Nybyggnadskartor, antal Utfallet hittills i år är 28 st nybyggnadskartor Andel beslutade strandskyddsdispenser inom 10 veckor, % Under första halvåret handläggs 75 % av ärendena inom 10 veckor. Troligen kommer det att se bättre ut senare under året det det historiskt sett handläggs 100 % inom 10 veckor. Andel strandskyddsbeslut som klarar överprövning, % Hittills i år har ett överklagande gällande strandskydd inkommit, där beslutet har upphävts. Utfall blir alltså 1 ändrat ärende / totalt 8 st ärenden x 100 = 12,5 % som ändras i dagsläget. Förra året hade det inkommit 9 st motsvarande period och blev totalt 24 vid årets slut. Räknar vi med att det blir 20 totalt i år så bör prognosen hamna på 1/20x100=ca 5 % ändrade ärenden, dvs att 95 % strandskyddsbeslut inte har ändrats vid årets slut. Andel bygglovsärenden som beslutas inom 10 veckor, % Utfallet under första halvåret är att 86 % klaras inom 10 veckor, vilket är en liten förbättring jämfört med motsvarande period förra året då det var på 82 %. Handläggningstiden har under året förbättrats något. Under första kvartalet var handläggningstiden 85 % och andra kvartalet 87 % vilket visar på en positiv trend varpå det finns chanser att målet nås i slutet på året. Observera att 10 veckor mäts från då sökande lämnat in sista godkända handlingen, inte den totala handläggningstiden. Andel bygglovsbeslut som klarar överprövning, % Av årets inkomna överklaganden så har två ärenden upphävts av högre instans. Utfall hittills i år blir alltså 2 ändrade ärenden / totalt 152 st ärenden x 100 = 1,3 % som ändras i dagsläget. Troligtvis hamnar det på 250 st ärenden totalt i år. Då ambitionen är att antalet ändrade ärenden inte ska öka. så bör prognosen hamna på 2/250x100=ca 0,8% ändrade ärenden, dvs att 99,2 % bygglovsbeslut inte har ändrats vid årets slut. 8
3 Personal 3.1 Analys av personalförhållanden Bygg- och miljökontorets personal har under ett antal år varit kraftigt underbemannad och den stora ärendemängden i kombination med bristfällig ledning har inneburit en orimlig stresspåverkan på personalen. Arbetsmiljön har identifierat brister vad gäller trängsel, dålig ventilation och ej tillräckligt dagsljus i lokalerna. Följderna har blivit långvariga sjukskrivningar, omfattande uppsägningar och därmed vakanser samt ytterst också en allvarlig arbetsmiljöanmälan mot Marks kommun. Förvaltningen har lämnat in svar till Arbetsmiljöverket under våren 2018 och har samtidigt startat ett arbete med att få ordning på det systematiska arbetsmiljöarbetet på sikt. Personalen har fått besvara en enkät och grupparbeten är inplanerade under hösten. Samtliga vakanser är nu tillsatta varpå personalsituationen/arbetsmiljön bör förbättras på sikt. 3.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Utfall för Personal - Antal anställda avser den 31 juli respektive år. Övriga utfall avser perioden juli - juni respektive år. Personal - Antal anställda Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Antal tillsvidareanställda 17 17 18 22 Antal tidsbegränsade anställda 2 2 2 0 Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) 100 100 98,9 99,1 Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Sjukfrånvaro alla anställda (%) 5,3 10,1 6,3 8,4 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 0 9,4 33,6 44,8 78 91 62 69 Personal - Personalrörlighet Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Personalomsättning (%) 15 21 38 58 Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Timtid i timmar 886 0 34 112 Fyllnadstid i timmar 0 13 0 Övertid i timmar 56 250 115 46 9
4 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av den del av året som gått samt en prognos för hela 2018. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt delårsrapporten som den skall ses som fastställd. 4.1 Driftredovisning Tabell periodrapport Utfall 2017 2017-08-31 2018-08-31 Prognos Budget Avvikelse Total Intäkter -8 318-4 672-4 883-9 316-9 210 106 Personalkostnader 10 677 6 821 9 236 14 312 15 823 1 511 Övriga kostnader 6 814 3 965 4 293 6 825 4 687-2 138 Nettokostnad 9 173 6 114 8 646 11 821 11 300-521 Nämnd / ledning / adm Intäkter -200 0-154 -116 0 116 Personalkostnader 2 987 1 964 1 936 3 054 3 421 367 Övriga kostnader 1 603 827 1 007 1 562 812-750 Nettokostnad 4 390 2 791 2 788 4 500 4 233-267 Planverksamhet Intäkter -1 456-657 -954-2 250-1 846 404 Personalkostnader 1 974 1 316 1 488 2 131 2 473 342 Övriga kostnader 637 422 302 817 817 0 Nettokostnad 1 154 1 081 836 698 1 444 746 Kartverksamhet Intäkter -686-430 -458-740 -740 0 Personalkostnader 593 393 409 620 620 0 Övriga kostnader 310 238 150 264 344 80 Nettokostnad 217 201 100 144 224 80 Bygglovsverksamhet Intäkter -5 676-3 385-3 228-5 910-6 474-564 Personalkostnader 3 805 2 495 2 914 4 625 5 242 617 Övriga kostnader 2 687 1 564 1 602 2 728 1 620-1 108 Nettokostnad 817 674 1 288 1 443 388-1 055 Översiktlig planering Intäkter 0 0-89 -150 0 150 Personalkostnader 668 343 765 1 160 1 205 45 Övriga kostnader 224 113 263 408 248-160 Nettokostnad 892 455 939 1 418 1 453 35 Mark- och exploatering Intäkter -300-200 0-150 -150 0 Personalkostnader 649 311 1 725 2 722 2 862 140 Övriga kostnader 1 353 801 970 1 046 846-200 Nettokostnad 1 702 913 2 694 3 618 3 558-60 10
Analys av driftredovisning Plan- och byggnadsnämndens utfall per 2018-08-31 visar ett utfall på 8,6 mnkr vilket är 76,5 procent av nämndens budgetram på 11,3 mnkr. Efter samma period föregående år var utfallet 6,1 mnkr och var 59,9 procent av dåvarande budgetram. I jämförelse med föregående år är nettokostnaderna 2,5 mnkr högre för perioden. I jämförelse med föregående år har nämndens bruttokostnader ökat med 2,7 mnkr. Det är framförallt kostnader inom Mark- och exploatering som ökat och det i enlighet med årets budget. Intäkter Jämförelse föregående år; Periodens totala intäkter om 4,9 mnkr är 53,0 procent av årets budgeterade intäkter. Föregående år var intäkterna 4,7 mnkr för perioden och 65,2 procent av dåvarande budget. Planverksamheten har för perioden genererat ökade intäkter om 0,3 mnkr i jämförelse med föregående år. Samtidigt redovisar bygglovsverksamheten 0,2 mnkr lägre intäkter i jämförelse med föregående år. Avvikelsen i jämförelse med föregående år beror framförallt lägre bygglovsavgifter, 0,2 mnkr. Jämförelse årets budget; Bygglovsverksamheten redovisar intäkter i form av taxor och avgifter som uppgår till 49,1 procent av årets budget. Föregående år redovisade verksamheten intäkter om 75,7 procent av dåvarande budget för taxor och avgifter. Avvikelsen mot årets budget innebär att utfallet är 1,1 mnkr lägre än periodens riktvärde. För perioden redovisas inga intäkter för mark- och exploateringsverksamheten vilket är i enlighet med årets verksamhetsplan. De budgeterade intäkterna om 0,2 mnkr avser ersättning för verksamhet som bedrivs under andra halvan av året. Övriga verksamheter redovisar mindre avvikelser mot årets budget och periodens riktvärde. Personalkostnader Jämförelse föregående år; Personalkostnaderna för perioden uppgår till 9,2 mnkr, vilket är 58,4 procent av årets budgeterade personalkostnader. Föregående års utfall var 6,8 mnkr och var 55,8 procent av dåvarande budget. Personalkostnaderna har i jämförelse med föregående år ökat med 2,4 mnkr. Personalkostnaderna har ökat inom flertalet av nämndens verksamheter. Den största ökningen finns inom Mark- och exploateringsverksamheten där personalkostnaderna ökat med 1,4 mnkr. Jämförelse årets budget; I jämförelse med årets budget är periodens personalkostnader 1,3 mnkr under periodens riktvärde. Flertalet av nämndens verksamheter ligger under riktvärdet. Nämnd / ledning / adm redovisar ett utfall som är 0,3 mnkr under periodens riktvärde. Avvikelsen mot budget beror framförallt på att enhetschefstjänsten varit vakant under året. Vakanser och sjukskrivningar inom bygglovsverksamheten har för perioden genererat ett överskott om 0,6 mnkr i jämförelse med budget. Även mark- och exploatering redovisar ett överskott, 0,2 mnkr, och beror på vakanser från årsskiftet men som nu är tillsatta. Övriga kostnader Jämförelse föregående år; De övriga kostnaderna för perioden uppgår till 4,3 mnkr, vilket är 91,6 procent av årets budgeterade övriga kostnader. Föregående års utfall var 4,0 mnkr och var 77,2 procent av dåvarande budget. De övriga kostnaderna har i jämförelse med föregående år ökat med 0,3 mnkr. Kostnader för strandskyddsärenden i form av köpt tjänst från miljönämnden finns redovisade för perioden, 0,2 mnkr. Föregående år redovisades kostnaderna för strandskydd i samband med årsbokslut vid årsskiftet. 11
Jämförelse årets budget; I jämförelse med årets budget är periodens övriga kostnader 1,2 mnkr högre än riktvärdet. Kostnader för inhyrd personal uppgår till 2,0 mnkr och är 1,2 mnkr över budgeterat riktvärde. Kostnader för inhyrd personal finns inom verksamheterna nämnd / ledning / adm, bygglov och mark- och exploatering. Prognos Prognosen för plan- och byggnadsnämnden är ett underskott om 0,5 mnkr, vilket främst kan kopplas till bygglovsverksamheten som beräknar ett underskott om 1,1 mnkr. Underskottet inom bygglovsverksamheten beror framför allt på kostnader för inhyrd personal samt att årets prognostiserade intäkter inte når upp till budgeterade intäkter. Prognos intäkter; Intäkterna beräknas överstiga budget med 0,1 mnkr samtidigt som det finns avvikelser mellan nämndens verksamheter. Planverksamheten prognostiserar generera ett överskott för året om 0,4 mnkr. Bygglovsverksamheten prognostiserar ett underskott om 0,6 mnkr, kopplat till vakanser, sjukskrivningar samt ett lågt utfall för debiterade ersättningar för bygglov och startbesked i förhållande till budget. Plan- och byggnadsnämnden har en fortsatt hög personalomsättning vilket påverkar intäkterna negativt. Översiktlig planering prognostiserar intäkter om 0,2 mnkr i form av driftbidrag från kommunstyrelsen i samband med framtagande av planprogram och tätortsplaner. Motsvarande kostnader finns prognostiserade för verksamheten. Prognos personalkostnader; Personalkostnader prognostiseras ge ett överskott om 1,5 mnkr. Vakanser och sjukskrivningar inom flertalet av nämndens verksamheter resulterar i en prognos om överskott. Bygglov prognostiseras generera ett överskott om 0,6 mnkr. Ledning / administration prognostiserar ett överskott om 0,4 samtidigt som planverksamhetens överskott väntas bli 0,3 mnkr. Även mark- och exploateringsverksamheten prognostiserar ett överskott av personalkostnader, 0,1 mnkr. Prognos övriga kostnader; De övriga kostnaderna beräknas överskrida budgeten med 2,1 mnkr, där det framför allt är kostnader för inhyrd personal utöver budget som genererar ett underskott. Nämnd / ledning / adm prognostiserar ett underskott om 0,8 och härleds till kostnader för inhyrd personal. Prognosen av kostnader för inhyrd personal inom mark- och exploatering väntas överstiga budget med 0,2 mnkr. Kostnader i samband med framtagande av planprogram och tätortsplaner redovisas under översiktlig planering prognostiseras till 0,2 mnkr och är utöver budget. Dessa kostnader prognostiseras täckas i form av driftbidrag från kommunstyrelsen. Övriga kostnader inom bygglovsverksamheten prognostiseras överstiga budget med 1,1 mnkr. 1,0 mnkr av underskottet härleds till kostnader för inhyrd personal. 0,1 mnkr av underskottet härleds till kostnader för administrativa tjänster i form av licenskostnad för Comprima. Diskussioner pågår med andra förvaltningar och kommunägda bolag om att dela på licenskostnaderna för Comprima men ännu finns ingen överenskommelse och hela licenskostnaden belastar plan- och byggnadsnämndens prognos i delårsrapporten 2018. 12
Specifikation av statsbidrag Statsbidrag Statsbidrag (tkr) Utfall 2017 Utfall per 31/8 2018 Prognos 2018 Budget 2018 Statsbidrag från arbetsförmedlingen Energi- och klimatrådgivning 0,0 154 116 0 206,7 206,7 310 315 Summa 206,7 360,7 426 315 Kommentar statsbidrag Statsbidrag från AF avseer bidrag för extratjänster från arbetsförmedlingen. Verksamheten nämnd/ledning/adm har för 2018 utökats med en extratjänst. Extratjänstens personalkostnader finansieras genom statsbidraget. Tjänsten delas med miljönämnden och samtliga intäkter har per augusti redovisats för plan- och byggnadsnämnden. En avstämning görs vid årets slut i samband med årsbokslut. Statsbidrag för energi- och klimatrådgivning, erhålls från energimyndigheten och söks årligen. Bidraget redovisas under verksamheten för bygglov. 13
5 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. 5.1 Årets internkontrollarbete Internkontroll pågår löpande under verksamhetsåret men redovisas i årsrapporten. 14