Revisionsrapport KPMG AB Audit Antal sidor: 9 6 mars 2012 Granskning av kommunens konstinnehav
Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd 7. Metod 8. Projektorganisation 9. Styrande dokument 10. Organisation 11. Inköp av konst 11.1 Inventering och avstämning 12. Försäkring 1. Vid försäljning av fastigheter 1 2 4 4 5 5 6 6
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna beträffande kommunens konstinnehav. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Det bokförda värdet på kommunens konstinnehav uppgår till drygt 26 tkr per 2010-12-1. Värdet bör motsvara anskaffningsvärdet för konsten. Sannolikt finns konst för ett betydigt högre värde. Det kan vara äldre konstverk som enligt dåvarande regler inte bokförts som en tillgång samt konstverk som kommunen inte förvärvat genom köp, t.ex. genom donation, testamente eller gåvor, och som därför saknar ett anskaffningsvärde. Särskilda styrande dokument beträffande konstinnehavet saknas. Eftersom ett konstverk normalt sett innehas för s.k. stadigvarande bruk bör det redovisas som en inventarie, se lagen för kommunal redovisning 1. Kommunen har gjort bedömningen att inventarier med anskaffningsvärde under 2 basbelopp (drygt 85 tkr) kan kostnadsföras, se avsnitt 9. Kommunledningskontoret har utfärdat anvisningar för hur inventarier ska behandlas. Av anvisningarna framgår bl.a. att varje förvaltningschef är ansvarig inom sitt verksamhetsområde för inventarierna, se avsnitt 9. Konstinnehavet förvaltas av kulturavdelningen inom kultur- och teknikförvaltningen. Avdelningen saknar uppdragsbeskrivning från kultur- och tekniknämnden om vilka åtaganden konstförvaltningen innebär. Vi rekommenderar att förvaltningen fastställer ramarna för avdelningens verksamhet, se avsnitt 10. Under de senaste fem år har kommunen gjort konstinköp för närmare 70 tkr. Kostnaden har tagits i kommunens resultaträkning. Vi ser gärna att konstinköpen centraliseras till kulturförvaltningen för att kommunen ska få ett samlat grepp över konstinnehavet, se avsnitt 11. Den utsmyckning av allmänna ytor utomhus som t.ex. ingår i centrumprojektet och som även finns i bl.a. rondeller, redovisas inte som konst. Kostnaden för utsmyckningen är bokförd som övriga kostnader i det aktuella projektet, d.v.s. som investering eller renoveringskostnad. Det s.k. Y-et är redovisad som specialbyggnad och är numera nedskrivet till 1 kr 2. Vi anser att kommunen vid anskaffningstillfället bör göra en bedömning om utsmyckningen är att rubricera som konst, eller om det som idag bör höra till projektet som helhet, se avsnitt 11. 1 6 kap 1 2 Se 2010 års årsredovisning 1
Den senaste kommunövergripande inventeringen utfördes 2006, då även förteckning (konstregistret) över konstinnehavet upprättades. Alla verk märktes med bl.a. upphovsman, verkets titel, placering, inköpsår och inköpspris. Innehavet uppgick till 846 verk till ett värde av 524 tkr. Det har noterats att 71 föremål saknades vid inventeringstillfället, se avsnitt 11.1. Det sker ingen avstämning mellan konstregistret och kommunens anläggningsregister. Vi anser att det av konstregistret bör framgå vilka konstverk som är redovisade som inventarier så att dessa kan stämmas av mot anläggningsregistret. Vi rekommenderar att konsten årligen inventeras och stäms av mot konstregistret, se avsnitt 11.1. Vi kan inte utesluta att det finns en risk för att konstverk kan ha försvunnit eller övergått i köparens ägo i samband med överlåtelser. Revisionens bedömning är generellt att flytt/byte av lokaler för hela eller delar av verksamhet utgör en stor risk för att kontrollen över konstverk förloras. Detta behöver dock inte betyda att verken försvinner ur kommunens ägo, men är en anledning till att inventering bör ske årligen, se avsnitt 1. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna beträffande kommunens konstinnehav. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2011. Det bokförda värdet på kommunens konstinnehav uppgår till drygt 26 tkr per 2010-12-1. Värdet bör motsvara anskaffningsvärdet för konsten. Sannolikt finns konst för ett betydigt högre värde. Det kan vara äldre konstverk som enligt dåvarande regler inte bokförts som en tillgång samt konstverk som kommunen inte förvärvat genom köp, t.ex. genom donation, testamente eller gåvor, och som därför saknar ett anskaffningsvärde. Att det finns god intern kontroll över konsten är väsentligt eftersom enskilda konstobjekt kan vara värdefulla och konstsamlingen i sin helhet skulle kunna betinga ett stort värde. Kommunens revisorer bedömer därför att det är viktigt att minimera riskerna för förlust av konstverk och att det därför är väsentligt att det finns rutiner som säkerställer t.ex. att årliga inventeringar görs, att kommunens konstförteckning är korrekt uppdaterad samt att det sker avstämning mellan konstförteckningen och kommunens redovisning. 2
. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har god intern kontroll över konstinnehavet. Vi har därför granskat om det finns ändamålsenliga rutiner avseende kommunens konstinnehav. inventering sker regelbundet. kommunens konstförteckning är uppdaterad. avstämning utförs mellan kommunens konstförteckning och redovisningen. konsten är försäkrad. 4. Avgränsning Granskningen är översiktlig. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller eventuella interna regelverk och policys. 6. Ansvarig nämnd 7. Metod Granskningen har avsett kultur- och tekniknämnden. Rapporten är saklighetsgranskad av Bo Markusson (kulturchef). Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker Stickprov och observationer 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Marika Lifjell under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor.
9. Styrande dokument saknar särskilda styrande dokument beträffande konstinnehavet. Eftersom ett konstverk normalt sett innehas för s.k. stadigvarande bruk bör det redovisas som en inventarie, se lagen för kommunal redovisning. Enligt Rådet för kommunal redovisning 4 kan konstverk till ett högre värde än ⅓ prisbasbelopp redovisas som inventarier. Kommunledningskontoret har utfärdat anvisningar för hur inventarier ska behandlas. har gjort bedömningen att inventarier där anskaffningsvärdet understiger 2 basbelopp (drygt 85 tkr) kan kostnadsföras. Av anvisningarna framgår att varje förvaltningschef ansvarar inom sitt verksamhetsområde för inventariebeståndet. Det direkta ansvaret för att de inventarier som tillhör en avdelning/enhet också finns där, att de vårdas och underhålls, utnyttjas och att stölder förhindras, åvilar den befattningshavare som är chef för avdelningen/enheten. Detta ansvar gäller oavsett om inventarierna förtecknas eller ej. Konstinnehav och museiföremål förtecknas av kultur- och tekniknämnden. Inventering ska enligt anvisningarna ske årligen vid årsskifte. Utifrån de brister vi har funnit, se främst avsnitt 11.1, ser vi gärna att kommunfullmäktige överväger att fastställa särskilda riktlinjer beträffande konstinnehavet. Vi rekommenderar även att kontroller införs för att säkerställa att anvisningarna för inventarierna följs. 10. Organisation Konstinnehav förvaltas av kulturavdelningen inom kultur- och teknikförvaltningen. Vi har översiktligt granskat kultur- och tekniknämndens reglemente 5. Av reglementet framgår inte att konstinnehavet ska finnas under nämndens verksamhet. Enligt uppgift från avdelningen saknas resurser för att förvalta konsten. Vi anser att det av kultur- och tekniknämndens reglemente bör framgå att konstinnehavet ska förvaltas av nämnden. 6 kap 1 4 Information september 2009 5 Reviderat av KF 2010-11-29 18 4
Kulturavdelningen saknar uppdragsbeskrivning från kultur- och tekniknämnden om vilka åtaganden konstförvaltningen innebär. Vi rekommenderar därför att förvaltningen fastställer ramarna för avdelningens verksamhet. 11. Inköp av konst Kultur- och tekniknämnden har enligt uppgift inte genomfört några konstinköp de senaste 10 åren. Nedan redovisas kommunens konstinköp de senaste fem åren, dvs. sådana som är gjorda av andra förvaltningarna än kultur- och teknikförvaltningen. År 2011 År 2010 År 2009 År 2008 År 2007 746 kr 4 882 kr 669 kr 4 000 kr 26 57 kr Samtliga inköp har redovisats som driftskostnader. Den utsmyckning av allmänna ytor utomhus som t.ex. ingår i centrumprojektet och även finns i bl.a. rondeller, redovisas inte som konst. Kostnaderna för utsmyckning bokförs som övriga kostnader i det aktuella projektet, d.v.s. som investering eller renoveringskostnad. I vissa fall ingår kostnaden som en del av upphandlingen, och kan därför inte heller enkelt urskiljas. Det s.k. Y-et är redovisad som specialbyggnad och är numera nedskrivet till 1 kr. Vi anser att kommunen vid anskaffningstillfället bör göra en bedömning om utsmyckningen är att rubricera som konst, eller om det som idag bör höra till projektet som helhet. En redovisningsmässig effekt av att ett konstverk bokförs som en investering i slaget konst är att det inte sker någon avskrivning, eftersom värdet för dessa objekt bedöms som bestående. Vi bedömer att inköp av konst bör centraliseras till kulturförvaltningen för att kommunen ska få ett samlat grepp över konstinnehavet. Genom att en central förvaltning äger all konst kan den lånas ut till andra förvaltningar. Utlåningen bör formaliseras genom särskilda förbindelser. 11.1 Inventering och avstämning Den senaste kommunövergripande inventeringen utfördes 2006. Utifrån inventeringen 2006 upprättades en förteckning över kommunens konstinnehav (hädanefter benämnd konstregistret). Alla verk märktes med Timrå kommun. Av konstregistret framgår bl.a. upphovsman, verkets titel, placering, inköpsår, inköpspris samt ett fotografi på verket. 5
Innehavet uppgick till 846 verk till ett värde av 524 tkr. Inköpspriset för konstverken Konstverken har haft ett inköpspris mellan 40 kr och 40 tkr. Vi har uppmärksammat att det i konstregistret noterades att 71 föremål saknades vid inventeringstillfället. Värdet av dessa saknade verk uppges vara 4 tkr. Såsom vi uppfattar kommer en kommunövergripande inventering att ske under 2012. Det bokförda värdet i kommunens anläggningsredovisning uppgår till 26 tkr. Det bör jämföras med konstregistrets värde av 524 tkr. Det sker ingen avstämning mellan konstregistret och kommunens anläggningsregister. Utifrån att inventering inte skett sedan 2006 bedömer vi att kommunen inte har god intern kontroll beträffande konstinnehavet. Vi ser dock positivt på att en inventering kommer att ske under 2012. Vi anser att rutiner för att inventera konsten bör dokumenteras. Vi anser att det är viktigt att inventering sker årligen för att säkerställa att kommunen har kontroll över innehavet. Vi anser att det av konstregistret bör framgå vilka konstverk som är redovisade som inventarier så att dessa kan stämmas av mot anläggningsregistret. 12. Försäkring Konsten är enligt uppgift är konsten försäkrad till fullvärde genom kommunens försäkringar. Vi har inte tagit del av försäkringsbrev och närmare granskat detta. Vi har inga kommentarer. 1. Vid försäljning av fastigheter Såvida vi kan bedöma är det inte klarlagt hur konstverk har behandlats vid tidigare fastighetsförsäljningar. Vi kan inte utesluta att det finns en risk för att konstverk kan ha försvunnit eller övergått i köparens ägo i samband med överlåtelser. 6
Vid varje försäljning av fastighet eller verksamhet måste kommunen ta ställning till om lösa inventarier ska ingå. En bedömning av konstens värde såväl ekonomisk som annan nytta för kommunen i övrigt bör beaktas. Revisionens bedömning är generellt att flytt/byte av lokaler för hela eller delar av verksamhet utgör en stor risk för att kontrollen över konstverk förloras. Detta behöver dock inte betyda att verken försvinner ur kommunens ägo, men är en anledning till att inventering bör ske årligen. KPMG, dag som ovan Lena Medin Certifierad kommunal revisor 7