Arbetskraftskostnadens nivå och struktur 2016 Vi har tagit fram denna dokumentation för att du ska kunna få hjälp med vilken information du kan få ut ur löneprogrammet och hur du ska gå tillväga. Ha även SCB:s dokumentation till hands, där står det specificerat vilken information som ska rapporteras för varje avsnitt, klicka här» A. Anställda A.1 - A.4 Genomsnittligt antal anställda Genomsnittligt antal anställda går att få fram i HogiaLön Plus på följande sätt: Välj period och systemet räknar ut genomsnittligt antal anställda fördelat på kvinnor och män: 1
Genomsnittligt antal anställda - i Hogia Personal (om du har den programvaran också) finns det rapporter för att plocka ut samtliga uppgifter om anställda under menyn Analys Rapporter, fliken Anställning rapporten Statistik anställning volym: Rapporten innehåller: Hur många som varit anställda inom valt datumintervall. Hur många som jobbar heltid respektive deltid. Genomsnittligt antal heltidstjänster. 2
3
B. Timmar B.1 Antal faktiskt arbetade timmar för hel- respektive deltidsanställda Timmar som ska ingå utöver ordinarie arbetstid: Övertid Mertid Jourtid Restid Rapporten för arbetad tid kan tas ut i HogiaLön Plus under menyn Analys Rapporter, fliken Statistik rapporten Frånvarostatistik: 4
I nedanstående bild ska du vara noga med att välja vad du vill ska visas på rapporten, markeringarna under Tidanalys för Urval frånvaroorsak och +/- tid. Under knappen Inställningar anger du vilka lönearter rapporten ska titta på. De frånvarolönearter som inte ska ingå i arbetad tid och därmed dras bort, anger du under fliken Frånvaroorsak och dessa är: Sjukdom VAB Föräldraledighet Tjänstledighet Semester med flera 5
Observera att du även ska tänka på att markera aktuella rutor under rubriken Tidanalys - Urval frånvaroorsak och +/- tid, som beskrivs på sidan 5. Under fliken + tid anger du de lönearter som ska vara med och addera arbetad tid. Lönearter för detta är: Övertid Mertid Inarbetad komptid Jourtid Observera att du även ska tänka på att markera aktuella rutor under rubriken Tidanalys - Urval frånvaroorsak och +/- tid, som beskrivs på sidan 5. 6
Under fliken tid anger du lönearter för tid som ska räknas bort, det är även uttag komptid: Observera att du även ska tänka på att markera aktuella rutor under rubriken Tidanalys - Urval frånvaroorsak och +/- tid, som beskrivs på sidan 5. 7
Arbetad tid beräknas utifrån det schema som ligger på de anställda alternativt de lönearter du angett under knappen Inställningar, fliken Arbetad tid: Genom att föra över rapporten till Excel kan du sortera på personer som arbetar heltid respektive deltid på ett enkelt sätt. Alternativt om du redan har gjort urvalskategorier för heltid respektive deltidsanställda. 8
B.2 Antal avlönade timmar för hel- respektive deltidsanställda För att få fram rätt uppgifter behöver inställningarna göras om på frånvarorapporten under knappen Inställningar. Den tid som ska räknas bort från arbetad tid och ska anges under fliken Frånvaroorsak är: Karensdag Obetald sjukfrånvaro Obetald tjänstledighet Observera att du även ska tänka på att markera aktuella rutor under rubriken Tidanalys - Urval frånvaroorsak och +/- tid, som beskrivs på sidan 5. Nedan visas inställningarna på flikarna + tid och tid: Observera att du även ska tänka på att markera aktuella rutor under rubriken Tidanalys - Urval frånvaroorsak och +/- tid, som beskrivs på sidan 5. 9
Exempel på hur rapporten kan se ut: 10
C. Lönekostnader C.1 Total lönekostnad För att ta ut den sammanlagda lönekostnaden för perioden kan en egen rapport skapas under menyn Rapporter Egna rapporter, rapporten Transaktionshistorik. Välj vilka lönearter som ska ingå med hjälp av instruktionerna under samma avsnitt i SCB:s instruktionsdokument, där det står specificerat vilken typ av lönearter som ska ingå. C.2 - C.6 Fortsätt med delarna C2 - C6 genom att välja lönearter i samma rapport. Även här tar du hjälp av SCB:s instruktionsdokument. D. Förmåner D.1 Förmåner och kontanta ersättningar Ta ut en egen rapport precis som i C.1. Välj vilka lönearter som ska vara med i rapporten. E. Sociala avgifter E.1 Arbetsgivaravgifter enligt lag Ta ut en Arbetsgivardeklaration för hela året. Detta gör du under menyn Rapporter Perioden & månadens: 11
12
13
E.2 Arbetsgivaravgifter enligt avtal Om du lagt upp avtalsenliga sociala avgifter under Arkiv Inställningar, fliken Bokföringsorder kan en bokföringsorder plockas ut under menyn Rapporter Perioden & månadens: Välj hela årets utbetalningsdatum under Utbetalningsdatum: E.2b Individuella avtalsförmåner Ta ut dessa genom en egen rapport under menyn Rapporter Egna rapporter, rapporten Transaktionshistorik på löneartsnivå om detta har lagts in på respektive person i löneberedningen. Alternativt kan det tas ut i ett bokföringsunderlag baserat på konto. 14
E.2c Övriga socialförsäkringar Kan tas fram i ett bokföringsunderlag förutsatt att det är inlagt i löneberedningen på en löneart som är kopplat till ett separat konto. E.3 Särskild löneskatt För att programmet ska hämta den rätta procentsatsen måste du ha inställningen Underlag särskild löneskatt på lönearten: Underlaget för särskild löneskatt för anställda över 65 år hamnar på arbetsgivardeklarationens ruta 61 och skatten i ruta 62. Underlaget för övrig särskild löneskatt hamnar på arbetsgivardeklarationens ruta 65 och skatten i ruta 66. F.1-F.5 Andra arbetskraftskostnader Dessa värden går endast att ta ut ur lönesystemet om man lagt in detta på lönearter i löneberedningen. Det går då att ta ut transaktionshistorik ur systemet, antingen via menyn Analys Historik eller via menyn Analys Rapporter, fliken Egna rapporter, rapporten Transaktionshistorik. I Hogia Personal finns det även här möjligheter att lägga in kostnader för olika aktiviteter som ligger kodat på varje person. 15