ESV 2000:23 Statliga mydigheters represetatio [Elektroisk utgåva] E hadledig till stöd vid upprättade av itera riktlijer för represetatio samt vid redovisig av represetatioskostader.
Förord Eligt verksförordige skall mydighetes chef fastställa riktlijer för mydighetes represetatio. 1 Dea skrift är täkt att ge vägledig till mydighete i dess arbete med att fastställa itera riktlijer för si represetatio. Syftet med skrifte är att stödja mydighetera att utifrå sia respektive förutsättigar, täka igeom och precisera sia ega riktlijer för represetatio med avseede på verksamhetes syfte, befogeheter och itera kotrollbehov. Skrifte iehåller hävisigar till regelverk är de ka ge vägledig eller av adra skäl skall beaktas vid utformige av riktlijera. Däremot sker ige tolkig av hur skatteregler och korruptiosbestämmelser skall tillämpas, som utifrå adra utgågspukter berör represetatio. Uder arbetets gåg har det framkommit alltmer tydligt att det ite är frågor om bokförig och kompesatiosrätt för igåede mervärdesskatt eller iter kotroll av redovisige som uppfattas som problem för mydighetera. Probleme avser istället ofta frågor som rör tillämpig och bedömig eligt skattereglera, framförallt kostförmå. Det tas äve upp i Riksrevisiosverkets rapport Temagraskig represetatio. Skatterättsliga bedömigar faller dock utaför Ekoomistyrigsverkets (ESV) uppgift. Detsamma gäller bedömigar eligt korruptiosbestämmelsera. För hjälp att tolka skatteregler ka mydighete väda sig till Riksskatteverket. Det fis äve olika hadböcker för tolkig av represetatiosreglera 2 ur skattesypukt och korruptiosreglera 3 som ka vara till hjälp för mydighete. Skrifte är utarbetad av Tomas Kjerf (uppdragsledare), Per-Olof Begtsso, Per Eskilsso och Aika Holmberg. Skrifte är tillkomme på uppdrag frå regerige 4 att läma förslag till författigsreglerig 5 och stödja mydighetera i deras arbete med att ta fram itera riktlijer. För ytterligare iformatio om statliga mydigheters represetatio: Utformig av riktlijera och allmäa frågor: is@esv.se Redovisig av mydighetes represetatio: red@esv.se 08-690 45 91 Kompesatiosrätt för igåede mervärdesskatt vid represetatio: fi@esv.se Geom att läma sypukter på dea vägledig ka i bidra till utvecklige av riktlijer för mydighetes represetatio. Skicka sypuktera till: is@esv.se 1 7. 7 verksförordig (1995:1322) ädrad (2000:1118) 2 Ulf Svesso. Represetatio. Björ Ludé Iformatio AB 2000 3 Cars, Thorste Mutbrott, bestickig och korruptiv markadsförig. Juristförlaget 1996 4 Regerigsbeslut 1999-05-27 dr Fi 1999/1769 5 Skrivelse till regerige 1999-06-24 ESV dr 12-703/ 1999
Iehåll Iehåll... 3 1 Represetatio i mydighetes verksamhet... 4 1.1 Iledig... 4 1.1.1 Varför represetatiosriktlijer?... 4 1.1.2 Vad skall riktlijera behadla?... 4 1.1.3 Hur skall riktlijera preseteras?... 5 1.2 Defiitio av represetatio (avgräsig)... 5 1.2.1 Olika represetatiosrelatioer... 5 1.2.2 Vad räkas som exter represetatio?... 6 1.2.3 Persoalfrämjade åtgärder - Iter represetatio... 6 1.3 Represetatiostillfället och relevata kriterier för represetatioskostades storlek... 7 1.3.1 Represetatiostillfället... 7 1.3.2 Relevata kriterier för represetatiosutgiftes storlek... 8 1.4 Regelverk som berör represetatio... 8 1.4.1 Förmåsbeskattig vid represetatio... 8 1.4.2 Risker för mutor och bestickig vid represetatio... 9 2 Redovisig av represetatio... 10 2.1 Verifikatioe... 10 2.2 Kompesatiosrätt för igåede mervärdesskatt... 10 2.3 Bokförig av represetatioskostader... 11 Referesförteckig... 13
REPRESENTATION I MYNDIGHETENS VERKSAMHET 6 Missiv Temagraskig represetatio. RRV 1999:21 dr 23-1998-2351 7 Bestickig 7 17 kap. och mutbrott 2 20 kap. brottsbalke 8 11 kap. ikomstskattelag (1999:1229) 9 2. 1 st. 9 8 kap. mervärdesskattelag (1994:200) 10 Kapitel 2.2 Mydigheteras riktlijer. sid 19-20. Temagraskig represetatio RRV 1991:21 1 Represetatio i mydighetes verksamhet 1.1 Iledig Represetatio är i dagligt tal ett samligsbegrepp för uppskattig och gästfrihet som e mydighet mottar frå eller visar utomståede kotakter och sia aställda. 1.1.1 Varför represetatiosriktlijer? Riksrevisiosverket ager i si "Temagraskig represetatio 6 " som ett motiv för varför mydighete bör utarbeta riktlijer. "Ofta förekommade och omfattade represetatio uta tydliga verksamhetsmotiv riskerar emellertid att skada allmähetes förtroede för statlig verksamhet. Det är därför viktigt att mydighetera har e god kotroll över si represetatio. E bra utgågspukt för kotrolle är att det iom mydighete fis tydliga riktlijer för är represetatio får ske, med vilka syfte och uder vilka former, hur de skall redovisas etc." Därutöver ka ämas att represetatio regleras i flera författigar som var för sig oberoede av mydighetes riktlijer påverkar mydighetes extera och/ eller itera represetatio. Det är bl.a.: Korruptioslagstiftiges 7 skydd av mydighete och persoales itegritet. I skattelagstiftige har det betydelse om e viss verksamhet är represetatio eller ej för tolkig av regler om förmåsbeskattig 8. Om e verksamhets klassificeras som represetatio har det betydelse för kompesatiosrätte för igåede mervärdesskatt 9 i vissa fall. 1.1.2 Vad skall riktlijera behadla? Eligt verksförordige skall mydighetes chef fastställa riktlijer för mydighetes represetatio. Dessa riktlijer bör age motivet för samt omfattig och iriktig av represetatioe och därvid: Avgräsa represetatio mot verksamhete i övrigt samt avgräsa iter represetatio frå exter represetatio. Förklara i vilka sammahag represetatio ka förekomma (represetatiostillfället) och age för verksamhete relevata kriterier för represetatioskostades storlek. Visa på krave på hadligar som härrör frå represetatiostillfället med häsy till mydighetes behov för iter kotroll. Upplysa om reglera för förmåsbeskattig och om korruptiosbestämmelsera om mutor och bestickig. Detta berör mydighete både som givare och mottagare av represetatio. Omfattige av riktlijera är beroede av i vilke utsträckig puktera ova berör mydighete. Riksrevisiosverket visar i rapporte Temagraskig represetatio e tabell för vad som idag igår i olika mydigheters riktlijer 10. E mydighet som edast udatagsvis har represetatio bör kua ha riktlijer av aa karaktär ä e mydighet där represetatio är e återkommade del av verksamhete. Utöver detta ka de itera riktlijera omfatta frågor som är mydighetsspecifika och väsetliga för mydighetes represetatio beroede av verksamhetes art och omfattig. 4
REPRESENTATION I MYNDIGHETENS VERKSAMHET Riktlijer eligt ova förädrar ite hur regler som utifrå adra utgågspukter berör represetatio skall tolkas t.ex. agåede förmåsbeskattig och kompesatio för igåede mervärdesskatt. Det ka således i vissa fall fias e defiitio av represetatio i mydighetes riktlijer som är gjord oberoede av de defiitioer och avgräsigar som återfis i adra regelverk. Det är därför av vikt för mydighete att i riktlijera upplysa om adra regelverk som reglerar förhållade som ka uppkomma vid represetatio. Upplysige ka t.ex. bestå av hävisigar till Riksskatteverkets rekommedatioer, är det gäller bedömig av skatteregler. I det fall mydighete har särskilt omfattade represetatio ka det vara e fördel för uppföljige av dea om mydighete styr si represetatio, förutom med riktlijer, äve geom att i si iterbudget specificera kostadslaget represetatio. 1.1.3 Hur skall riktlijera preseteras? Det ka fias skäl för mydighete att välja att ite behadla alla puktera för riktlijera i ett och samma dokumet. Mydighete ka välja: att avgräsa represetatio samt age represetatiostillfälle och kriterier för represetatioskostaderas storlek i arbetsordige 11, behadla redovisigsfrågor i kotoplae, behadla mutor och bestickig i etiska ormer etc. För att utformige av riktlijera skall bli rimligt lättbegripliga ka mydighete, är så är möjligt, aväda sig av e "lathud" för att öka tillgäglighete för medarbetara. E lathud ka vara till hjälp me måste avädas med försiktighet. Förutsättigara vid det eskilda tillfället ka ge grud för olika bedömigar. Riksrevisiosverket visar i rapporte Temagraskig represetatio 12 ett exempel på hur e "lathud" ka förtydliga momsavdrag och förmåsbeskattig. Motsvarade fis för förmåers beskattig i Föreiges auktoriserade revisorers skrift Nytt frå revisor 13. 1.2 Defiitio av represetatio (avgräsig) 1.2.1 Olika represetatiosrelatioer Represetatio skall ha ett direkt sambad med verksamhete. Ett direkt sambad med verksamhete avser motparte, är i tide, geografisk belägehet och iehåll. Det går ite att förutse alla situatioer som ka förekomma i verksamhete. Det är därför olämpligt att defiiera represetatio vare sig som e viss typ av kostad eller e viss typ av hädelse äve om dessa ka avädas som förtydligade exempel. I stället är det varje tillfälle som skall bedömas var för sig med stöd av mydighetes riktlijer. I sia riktlijer är det viktigt att mydighete avgräsar represetatio frå verksamhete i övrigt. Till hjälp för att avgräsa represetatioe frå verksamhete i övrigt och för att defiiera iter represetatio frå exter represetatio ka mydighete utgå frå med vilka relatioer (förhålladet till de ega mydighete) represetatioe ka förekomma: Represetatio till de ega persoale (Iter represetatio) Represetatio där mydighete är givare. (Exter represetatio) Represetatio där mydighete är mottagare. Represetatio i statlig verksamhet ka rikta sig atige till mydighetes verksamhetsförbidelser och likade (exter represetatio) eller också iåt till mydighetes persoal i form av persoalfester och iformatiosmöte (iter represetatio). Represetatio ka äve förekomma är mydighete eller e represetat för mydighete är mottagare av represetatio. Detta seare fall bör äve behadlas i riktlijera bl.a. med avseede på mutor eligt korruptiosbestämmelsera. 11 18 verksförordige (1995:1322) 12 Bilaga 6 Temagraskig represetatio RRV 1999:1 13 Lathud för beskattig av aställigsförmåer Nytt frå revisor 2/2000 5
REPRESENTATION I MYNDIGHETENS VERKSAMHET 1.2.2 Vad räkas som exter represetatio? Riktlijera bör age vad som avses med exter represetatio. Baskotoplae ager som käetecke för represetatio 14 att de skall ha ett direkt sambad med mydighetes verksamhet. Represetatioskostadera skall igå som e aturlig del i mydighetes utåtriktade verksamhet och vara ett uttryck för sedvalig gästfrihet som syftar till att ileda eller utveckla förbidelser som är viktiga för verksamhete. De kostader som valige förekommer vid exter represetatio ka avse mat, dryck, hotellrum och biljetter. Represetatio ka äve avse gåvor, med vilka avses i affärssammahag förekommade gåvor frå e mydighet till e (represetat för e) aa mydighet, orgaisatio eller företag. Det väsetliga är att represetatioskostade har ett omedelbart sambad med mydighetes verksamhet. För att tydliggöra gräsdragige mot iter represetatio bör mydighete välja att begräsa hur måga frå de ege persoal som ka delta vid ett represetatiostillfälle i förhållade till atalet extera deltagade persoer. Det som är avgörade för om e kostad är exter represetatio är syftet eller i vilket sammahag som represetatioe förekommer. E kostad ka vara exter represetatio är de förekommer vid iledade eller utvecklade av verksamhetsförbidelser me samma kostad ka i ett aat sammahag betraktas aorluda. Det ka således vara svårt att koppla exter represetatio till vissa typer av kostader eller kostadsslag. E avädbar defiitio bör därför bygga på syfte och sammahag. 14 552 Represetatio (exter) De statliga baskotoplae ESV 1998:2 15 2 st. 8 verksförordig (1995:1322) 1.2.3 Persoalfrämjade åtgärder - Iter represetatio I verksförordige äms att: "chefe skall skapa goda arbetsförhållade och ta till vara och utveckla de aställdas kompetes och erfarehet." 15 De itera represetatioe ka utgöra ett medel att å detta mål. Riktlijera bör visa vad som avses med iter represetatio. Iter represetatio tas i baskotoplae upp uder beämige Persoalrepresetatio. Iter represetatio avser aktiviteter (t.ex. utdelig av gåvor och julklappar) som syftar till att skall skapa goda arbetsförhållade och är riktade mot de ega persoale i sambad med t.ex. iformatiosmöte och persoalfester. Det förekommer att e mydighet bjuder sia aställda på s.k. arbetslucher. E arbetsluch ka vara ett utflöde av tjäste sarare ä att syfta till att skapa goda arbetsförhållade. Äve om mydighete beämer luche som iter represetatio är det viktigt att mydighete bedömer om arbetsluche ka vara föremål för förmåsbeskattig. Till iter represetatio räkas ite represetatio som riktar sig till aa mydighet. Det är då fråga om exter represetatio och skall ite räkas till de ega mydighetes persoalkostader. Äve i detta fall ka det vara viktigt att mydighete bedömer de situatioer som ka uppkomma skatterättsligt. Till persoalrepresetatio räkas ite eligt avgräsige i baskotoplae kostader för utbildig (iter eller exterat aordad) av ege persoal eller kostader för sjuk- och hälsovård. E iter kurs ka dock ur skattereglera bedömas som iter represetatio vilket iebär att fri kost ej skall förmåsbeskattas (1.4.1) samt ett tak för kompesatio för igåede moms (2.2). 6
REPRESENTATION I MYNDIGHETENS VERKSAMHET 1.3 Represetatiostillfället och relevata kriterier för represetatioskostades storlek 1.3.1 Represetatiostillfället Geerellt gäller att represetatio edast får förekomma är de har direkt sambad med verksamhete. Det direkta sambadet krävs för att markera att represetatioe ite omfattar privata levadskostader. Att exter represetatioe sker på aa ort ä verksamhetsorte ka vara tecke på att direkt sambad med verksamhete sakas. För iter represetatio är det rimligt att ase att persoalfrämjade åtgärder har ett sambad med verksamhete äve om represetatioe ite har ett direkt sambad med verksamhetes resultat. Av riktlijera bör det framgå i vilka sammahag represetatio får förekomma. Skattereglera om avdragsrätt ka vara e vägledig (äve om skattereglera om avdragsrätt ite avser mydigheteras verksamhet). Exempel på represetatiostillfälle (defiierade oberoede av skattemässig tolkig) ka vara: Med exter represetatio vill ledige skapa goda relatioer med viktiga itressegrupper. Represetatioe skall syfta till att ileda eller utveckla förbidelser som är viktiga för verksamhete. Represetatio som riktar sig till ärståede mydigheter eller adra offetliga orga ka ske av samma skäl. Exter represetatio ka förekomma vid jubileum (25-, 50-, 75- och 100-årsjubileum), ivigig och jämförliga hädelser. Exter represetatio ka ske vid produkt och verksamhetsdemostratioer och visigar. Som itera represetatiostillfälle igår bl.a. persoalfester och iformatiosmöte för aställda och äve för familjemedlemmar eller pesioerade medarbetare. Det får dock ite vara fråga om sällskapsliv eller gästfrihet av persolig art. Med ledig av är avdragsrätt ite medges i skattelagstiftige, ka bl.a. följade tillfälle iebära att det ite är avdragsgill represetatio i skattelagstiftiges meig: Lyxbetoad "represetatio" såsom särskilt arragerade jaktutflykter eller fiskeresor, specialarragerad uderhållig, hållade av lustjakter och latställe för represetatiosädamål. "Represetatiosutgifter" för måltider i sambad med styrelsesammaträde och revisio. E gåva utgör ormalt ite represetatio uta är mer ett uttryck för persolig väskap. Udatag är gåva som är häförlig till reklam samt gåva med karaktär av persoalomkostad. Gåvor till affärsförbidelser vid helger, persoliga högtidsdagar eller dödsfall. Mot bakgrud av exemple ova om skattelagstiftiges beskrivig av represetatio bör mydighete ta ställig till om dessa tillfälle är represetatio i mydighetes riktlijer och således ka få förekomma i verksamhete. I detta sammahag bör skattelagstiftiges regler om förmåsbeskattig beaktas. 7
REPRESENTATION I MYNDIGHETENS VERKSAMHET 16 1. 7 verksförordig (1995:1322) 17 11 kap 1 ikomstskattelag (1999:1229) 18 De frå beskattig udataga förmåera ages i 11 kap ikomstskattelag (1999:1229). 19 Riksskatteverkets rekommedatioer m.m. om vissa förmåer att tillämpas vid beräkig av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för beskattigsåret 2000 och vid 2001 års taxerig, RSV S 1999:40 20 11 kap 2 ikomstskattelag (1999:1229) 1.3.2 Relevata kriterier för represetatiosutgiftes storlek Det torde för större dele av represetatiosutövadet vara svårt att mäta resultatet av represetatioe. Represetatio utövas sarast p.g.a. vedertaga seder och bruk. När ytta är svårmätbar skall mydighete iaktta återhållsamhet i si represetatio. Detta kommer till uttryck i verksförordige: "hushålla väl med states medel" 16. I mydighetes riktlijer för represetatio igår att age relevata kriterier för represetatiosutgiftes storlek. Härvid bör häsy tas till: Mydighetes verksamhetskaraktär. Kategori av gäster. Det allmäa prisläget på orte. Olika möjligheter till represetatio som orte erbjuder. Mydighete ka välja att uttrycka att represetatioe skall vara och uppfattas som motiverad och måttfull apassat till represetatiostillfället. Om mydighete väljer att age e beloppsgräs skall de vara praktiskt möjlig för mydighete att fastställa och vara ädamålselig för verksamhete. 1.4 Regelverk som berör represetatio 1.4.1 Förmåsbeskattig vid represetatio Måga av de frågor som uppkommer med aledig av represetatio rör skatteregler och speciellt kostförmå. I det följade ages ågra av de skatterättsliga problem som ka uppkomma vid represetatio. För tolkig och tillämpig av skatteregler bör mydighete väda sig till Skattemydighete. Av ikomstskattelage 17 framgår att alla förmåer som erhålls i tjäste är i pricip skattepliktig ikomst för mottagare. Eftersom lagstiftige medger vissa udatag frå dea geerella pricip är det viktigt att mydighete tar detta i beaktade vid utarbetadet av sia riktlijer för represetatio. Dessa udatag är: Skattefria förmåer I ikomstskattelage fis uppräkade vissa, särskilda, udatag frå huvudpricipe att alla förmåer är skattepliktiga 18. Här återfis bl.a. viss hälso- och sjukvård, arbetsredskap, låedatorer, gåvor och utbildig. Fri kost vid represetatio Fri kost är e skattepliktig förmå om förmåe ka ases som e ersättig i tjäste. Det spelar ige roll om förmåe erhållits fortlöpade eller edast vid särskilda tillfälle, om de erhållits utomlads eller om det är arbetsgivare eller ågo aa som utgivit förmåe. Fri kost, som åtjuts iom ladet eller utomlads, värderas uder vissa förutsättigar schablomässigt 19. Fri kost som åtjuts vid exter och/eller iter represetatio är ite skattepliktig 20 me erhålle traktametsersättig reduceras. Vad gäller iter represetatio är skatteregleras defiitio i förmåssammahag ite desamma som de som gäller vid beräkig av avdragsgilla kostader (ikomstbeskattig för ärigsverksamhet) och avdrag för igåede mervärdesskatt. E persoalkoferes eller iter kurs ka iehålla e, för mottagare, icke-skattepliktig luch meda de frå (mervärdes-) skattesypukt ite är att betrakta som avdragsgill represetatio. Några förutsättigar för att fri kost skall 8
REPRESENTATION I MYNDIGHETENS VERKSAMHET vara skattefri är att: det är fråga om, i huvudsak, itera möte för mydighete sammakomste har e varaktighet av högst e vecka det ite är fråga om regelbudet återkommade möte med korta mellarum (varje eller varaa vecka) måltidsarragemage är gemesamma Samtliga förutsättigar bör vara uppfyllda för att sammakomste skall häföras till iter represetatio. För ytterligare iformatio kotakta Skattemydighete eller Riksskatteverkets iformatio om skatter http://www.rsv.se/skatter/ 1.4.2 Risker för mutor och bestickig vid represetatio Mydighetes riktlijer för represetatio bör behadla de speciella förhållade som berör riske för brott mot korruptiosbestämmelsera vid bl.a. represetatio. Detta berör mydighetes persoal som mottagare och som givare av represetatio (exter). Iter represetatio omfattas däremot ite av korruptiosbestämmelsera. Med brott mot korruptiosbestämmelsera avses bestickig, mutor och otillbörlig markadsförig 21. Bestickig och otillbörlig markadsförig berör förhållade där mydighetes persoal är givare av represetatio. Mutor berör mydighetes persoal som mottagare av represetatio frå aa ä mydighete. Bestämmelsera återfis i följade lagar. Bestickig 17 kap 7 Brottsbalke 22 Mutbrott 20 kap 2 Brottsbalke 23 Otillbörlig markadsförig 4, 14 Markadsförigslag 24 I detta sammahag är det värt att otera bestämmelsera om otillbörligt beteede vid upphadlig 25. Ett otillbörligt beteede ka t.ex. vara represetatio vid pågåede upphadlig, om represetatioe påtagligt sedvrider förutsättigara för kokurres vid upphadlige. I adra sammahag ä upphadlig är dock represetatio vid iledade av affärsförbidelser ett uttryck för att det fis ett sambad med verksamhete. Mydighete ka välja att fastställa och tillämpa strägare regler för si extera represetatio eller är represetatio skall accepteras frå utomståede. "Aställda iom de offetliga sektor, och i syerhet befattigshavare som utövar mydighet, får ite utsättas eller utsätta sig för riske att es kua misstäkas för korruptio. De är särskilt itegritetskäsliga. Därför bedöms både bestickig och muttagade särskilt strägt är mutadressate/muttagare utövar mydighet - det gäller t.ex. poliser, åklagare, domare " 26 Iom e mydighet fis det befattigar som iebär att det ur itegritetssypukt är olämpligt att acceptera att delta i represetatio som erbjuds frå aa. Vid mydighetsutövig är all represetatio olämplig. Det ka äve fias adra befattigar iom mydighete, äve om dessa ite iebär mydighetsutövig, som medför att tjästemae vid särskilda fall ite ka vara föremål för represetatio. Det gäller bl.a. upphadligsasvarig tjästema. Represetatio bör ite accepteras av tjästema frå mydighet som har till uppgift att utöva revisio, tillsy, kotroll av eller samråd med aa mydighet eller orgaisatio äve om det ite är mydighetsutövig. Dea kortfattade skrift ger, förutom att peka på korruptiosbestämmelsera, ite utrymme för e geomgåg av bestämmelser om korruptio och hur de skall tolkas. För ytterligare iformatio se Istitutets mot mutor http://www.chamber.se/ imm/imm_faq.html 21 Cars, Thorste: Mutbrott, bestickig och korruptiv markadsförig. Boke ger utförliga kommetarer och exempel. 22 SFS 1977:103 23 SFS 1986:645, SFS 1993:207 och SFS 1977:103 24 SFS 1995:450 25 2. 3 Lag (1994:615) om igripade mot otillbörligt beteede avseede offetlig upphadlig. 26 S 13-14 Itegritetskäslighet Farliga förmåer. Istitutet mot mutor. 1997. 9
REDOVISNING AV REPRESENTATION 2 Redovisig av represetatio 2.1 Verifikatioe Krav på ersättig för represetatio ka framställas till mydighete på olika sätt beroede på vilket betaligssätt som valts vid det eskilda represetatiostillfället. Olika betaligssätt ger upphov till olika typer av verifikatioer. I huvudsak förekommer dessa tre alterativ: Betaligssätt Vara/tjäste faktureras mydighete Betalkort med persoligt betaligsasvar där faktura adresserats till och betalats av de aställde Kotat betalig Företagskort. Betalkort där mydighete har betaligsasvaret Verifikatio Leveratörsfaktura frå restaurag el. dyl. Ersättig för utlägg frå de aställde Reseräkig frå de aställde Redovisig av (rese)förskott Samligsfaktura eller specificerad faktura ifrå kortföretaget Formella krav på verifikatioer framgår av förordig om mydigheters bokförig 27 och mervärdesskattelage 28. Övriga krav som valige ställs på verifikatioer som härrör frå represetatio är att am på deltagare frå de ega mydighete och deltagaras fuktio samt gästeras am, fuktio och orgaisatiostillhörighet framgår av oterigar direkt på faktura/kvittot eller på e separat bilaga som bifogas verifikatioe. På grud av de speciella reglera för avdrag för igåede mervärdesskatt bör det äve framgå vilke typ av måltid som avses. (Se vidare avsitt 2.2). När betalig ite sker mot e direkt leveratörsfaktura, är det ageläget att mydighete klargör hur beloppe skall verifieras. Förutom riktlijer för kotokortsavädig, bör mydighete utforma regler och rutier för upprättade av reseräkig, redovisig av förskott, ersättig för utlägg etc. på så sätt att förordiges om mydigheters bokförig 29 krav på god iter kotroll efterlevs. 27 13-16 förordig (2000:606) om mydigheters bokförig 28 20 11kap. mervärdesskattelag (1994:200) 29 22 förordig (2000:606) om mydigheters bokförig 30 ESV:s föreskrifter till 2 förordig om mydigheters haterig av igåede mervärdesskatt (1993:529) 31 8 kap. 9 första stycket 2 mervärdesskattelage (1994:200) 32 ur Riksskatteverkets rekommedatioer m.m. om avdrag för utgifter för represetatio m.m. RSV S 1997:2. 2.2 Kompesatiosrätt för igåede mervärdesskatt Kompesatio för igåede mervärdesskatt behadlas i ESV:s föreskrifter till förordig om mydigheters haterig av igåede mervärdesskatt 30. Av dessa föreskrifter framgår att rätte till kompesatio för igåede mervärdesskatt eligt förordige skall bedömas eligt mervärdesskattereglera. Avdrag får ite göras för såda igåede skatt som häför sig till utgifter för represetatio m.m. för vilka de skattskyldige ite har rätt att göra avdrag vid ikomsttaxerige 16 kap 2 ikomstskattelage 31. "Således medges avdrag för igåede skatt edast i de må mervärdesskatt belöper på utgifter för represetatio m.m. som ligger iom rame för vad som är avdragsgillt eligt ämda bestämmelse." 32 De avdragsrätt som ikomstskattelage berör är ite aktuell för statliga mydigheter eftersom dessa ite utgör skattesubjekt. Däremot följer av de iledigsvis ämda föreskriftera att reglera om avdragsrätt för igåede mervärdesskatt skall tillämpas i statliga mydigheter i form av kompesatiosrätt för igåede mervärdesskatt. 10
REDOVISNING AV REPRESENTATION Kompesatiosrätte för igåede mervärdesskatt vid represetatio är alltså begräsad. För ärvarade 33 är avdrage (exklusive mervärdesskatt): Typ av represetatio Högsta belopp Högsta avdrag Högsta avdrag för momsavdrag vid 25% moms vid 12% moms Måltid (luch, middag, supé) 90:- / perso 22:50 / perso 10:80 / perso Eklare måltid 60:- / perso 15:- / perso 7:20 / perso Övrigt 34 Skälig kostad 180:- / perso 45:- / perso 21:60 / perso Kompesatiosrätte är oberoede av om det rör sig om exter eller iter represetatio. Observera att det i kategori "övrigt" ka förekomma varor och tjäster där mervärdesskatte är 6%, t.ex. teaterbiljetter. Det högsta mervärdesskatteavdraget blir då 10:80 / perso. 2.3 Bokförig av represetatioskostader Förutsatt att de ekoomiska hädelse ka klassificeras som represetatio, skall redovisige ske eligt följade huvudpriciper, oberoede av betaligssätt och typ av verifikatio. Det är viktigt att mydighete, i redovisige, skiljer på exter och iter represetatio. Uder resultaträkiges 35 rubrik Verksamhetes kostader, återfis de itera represetatioe som e persoalkostad på rade för Kostader för persoal meda de extera represetatioe igår i rade för Övriga driftkostader. För att rapporterige till statsredovisige (och därmed bl.a. uppgiftera till Årsredovisige för state) skall bli korrekt skall samtliga koto som rör iter represetatio kodas i kodklass S4 och samtliga koto som rör exter represetatio i kodklass S5. (Evetuella periodiserigskoto kodas med S4xx9 respektive S5xx9). I de statliga baskotoplae fis för detta ädamål: kotogruppe 496 Persoalrepresetatio (S4xxx), kotogruppe 552 Represetatio (exter) (S5xxx). På grud av de speciella regler avseede avdragsrätte för igåede mervärdesskatt som gäller vid represetatio, sker bokförige av verifikatioe i två steg, förutsatt att beloppet överstiger det högsta tillåta beloppet för mervärdesskatteavdrag. I steg ett bokförs de del av verifikatioe som ger rätt till avdrag för igåede mervärdesskatt, dvs. 60/90/180 kroor per perso (exklusive mervärdesskatt) samt de igåede mervärdesskatte. I steg två bokförs resterade belopp (dvs. iklusive mervärdesskatt) som e (represetatios)kostad. Kotogruppe 496 Persoalrepresetatio är därför uppdelad på koto: 4961Persoalrepresetatio, avdragsgill mervärdesskatt (S4181), 4962 Persoalrepresetatio, ej avdragsgill mervärdesskatt (S4181). Kotogruppe 552 Represetatio (exter) är uppdelad på koto: 5521 Represetatio, avdragsgill mervärdesskatt (S5368), 5522 Represetatio, ej avdragsgill mervärdesskatt (S5368), 5529 Periodiserig represetatio (S5369). Exempel på redovisig av iter represetatio Faktura/ersättig för utlägg/reseräkig/kortfaktura ikommer för e middag för 2 persoer, totalbelopp 500 kroor iklusive mervärdesskatt (25%). 33 i september 1999 34 Exempel på övriga kostader ka vara teatereller operabiljetter, iträde till idrotts-eveemag, "greefee", krigkostader vid persoalfest t.ex. lokalhyra och musikuderhållig. 35 Bilaga 1 till förordige (2000:605) om årsredovisig och budgetuderlag 11
REDOVISNING AV REPRESENTATION 1. Bokförig av delbelopp 2 x 90:- exklusive mervärdesskatt (225:- iklusive mervärdesskatt) samt det tillåta avdraget för igåede mervärdesskatt. 2. Bokförig av delbelopp >180:- exklusive mervärdesskatt (mervärdesskattavdrag får ej göras). Debet Kredit 4961 Persoalrepr, avdragsgill moms 180:- 1541 Igåede moms 45:- 2581 Leveratörsskulder 500:- 4962 Persoalrepr, ej avdragsgill moms 275:- Exempel på redovisig av exter represetatio Faktura/ersättig för utlägg/reseräkig/kortfaktura ikommer för e middag för 2 persoer, totalbelopp 500 kroor iklusive mervärdesskatt (25%). 1. Bokförig av delbelopp 2 x 90:- exklusive mervärdesskatt (225:- iklusive mervärdesskatt) samt det tillåta avdraget för igåede mervärdesskatt 2. Bokförig av delbelopp >180:- exklusive mervärdesskatt (mervärdesskattavdrag får ej göras) Debet Kredit 5521 Represetatio, avdragsgill moms 180:- 1541 Igåede moms 45:- 2581 Leveratörsskulder 500:- 5522 Represetatio, ej avdragsgill moms 275:- 12
REFERENSFÖRTECKNING Referesförteckig Verksförordig (1995:1322) ädrad 2000:1118 Förordig (2000:606) om mydigheters bokförig Mervärdesskattelag (1994:200) Förordig (1993:529) om mydigheters haterig av igåede mervärdesskatt Förordig (2000:605) om årsredovisig och budgetuderlag Förordig (1998:417) med istruktio för Ekoomistyrigsverket Förordig (1998:418) med istruktio för Riksrevisiosverket Förordig (1990:1293) med istruktio för Skatteförvaltige Ekoomistyrigsverkets föreskrifter för rapporterig av ekoomisk iformatio till riksredovisige. ESV Cirkulär Riksskatteverkets rekommedatioer m.m. om vissa förmåer att tillämpas vid beräkig av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för beskattigsåret 2000 och vid 2001 års taxerig. RSV S 1999:40 Riksskatteverkets rekommedatioer m.m. om avdrag för utgifter för represetatio m.m. RSV S 1997:2 11 kap ikomstskattelag (1999:1229) 7, 17 17 kap brottsbalk (1977:103) 2, 5, 20 kap brottsbalk (1986:645, 1993:207, 1977:103) 4, 14 markadsförigslag (1995:450) Lag (1994:615) om igripade mot otillbörligt beteede avseede offetlig upphadlig Vägledig för årlig revisio. RRV 1999:14 Missiv till och Temagraskig represetatio. RRV 1999:21 dr 23-1998-2351 Cars, Thorste Mutbrott, bestickig och korruptiv markadsförig. Juristförlaget 1996 Farliga förmåer. Istitutet mot mutor Vägledade etiska regler för kotakt- och relatiosfrämjade förmåer i affärsverksamhet. Istitutet mot mutor 1999 Svesso, Ulf Represetatio Skatteregler för företag och aställda. Björ Ludé Iformatio AB adra upplaga 2000 13