Sökplats byggande processer, handböcker och rutinbeskrivning

Transkript

1 Sökplats byggade processer, hadböcker och rutibeskrivig TILL E-TJÄNSTEPROGRAMMET Kotaktperso projektskiss: 1 (11)

2 BAKGRUND OCH NULÄGE Stockholms stad har ett atal hadböcker i olika sammahag som aväds av ivåare samt etrepreörer och kosulter i stades tjäst. Ebart har flera hadböcker som är verksamhetsiriktade och aväds av etrepreörer och kosulter. Exempel på dessa är Tekisk Hadbok (TH), Förvaltigsprocesse, Aläggigsprocesse och Upphadligshadboke vilka också är av itresse för ivåaras möjlighet till isy i stades verksamhet. * se 1.2. för ytterligare ifo om hadböckera Utöver dessa fis Växtbäddar för stadsträd, Stesstades gatumiljö, Stockholm e stad för alla e hadbok i tillgäglighet, AF-mallar, Q-Exploaterigsprocesse, Dokumethaterigshadboke, Ledståge, Sophaterigsguide, Avfall-Wikipedia, grässittslista, Uika ekmiljöer i Stockholm m.fl. som behadlar olika delar i s verksamhet iom byggade, avfall och upphadlig samt vilka roller de olika mydighetera har. * se 1.2. för ytterligare ifo om hadböckera Det fis äve hadböcker i adra delar av stades verksamhet som Översiktsplae, Sociotopkarta, Bygga förskola m.fl. Idag är dessa disparata hadböcker svåra att hitta. E del fis på olika ställe på Stockholm.se, adra fis på respektive förvaltigs itraät och övriga fis ite alls på Iteret. Dessutom är det svårt att söka i de hadböcker som fis tillgägliga för e större publik. Allmähete har svårt att få isy i vilka lagar och regler som gäller iom stade och ägar mycket tid att riga och e-posta till olika tjästemä iom kommue. Oftast vill ivåare ha reda på vilka regler som gäller och vilka rättigheter de har. Kotaktperso projektskiss: 2 (11)

3 Idag fugerar ite sökbarhete i hadböckera för etrepreörer och kosulter särskilt väl. Det kommer i mycket klagomål och det har varit e hel del tekiska problem med hadböcker vilket försvårat byggadet och kuskap om gällade lagar och ormer. Det har också varit svårt för dem att veta vilke hadbok de ska leta i och äve att veta vilke fuktio respektive hadbok har. Ett exempel på hur det fugerar idag: aväder Tekisk Hadbok till grud för allt byggade. I upphadligar samt i alla skede i byggprocesse är det rör offetlig platsmark hävisar till Tekisk Hadbok. TH är e hadbok som visar vilka avtal, regler och stadarder som gäller för Stockholms stad. Idag hävisas etrepreörer och kosulter till TH, iblad bara till TH som helhet på 400 sidor plus bilagor eller till ett avsitt på 100 sidor. Det är ovaligt att hävisigara är exakta och specifika till e sida eller paragraf. Detta beror på att tjästmäe på Tk och Expl.K ite vet var i hadboke ma hittar de iformatioe. Detta i si tur beror på att sökbarhete har ytterligare att öska, sökfuktioe är dålig. Utöver detta har TH och måga adra hadböcker varit sea och oregelbuda är det hadlar om reviderigar och ädrigar. Detta har lett till ett miskat förtroede för TH som är förödade för TK:s kärverksamhet. Att reviderigar ite har gjorts regelbudet beror bl.a. på formatet. Om TH skulle fias i ett pedagogisk format som fugerade bra, kude de som är asvarig för respektive del äga si tid åt reviderigar och på så sätt göra det möjligt för ärigslivet och att återfå förtroedet för TH. Detta gäller äve de adra hadböckera iom våra tekiska mydigheter. Detta projekt har två målgrupper; dels ärigslivet som aväder våra djuplodade tekiska verktyg, seda är det ivåara som behöver isy i hur vår verksamhet fugerar och vilka rättigheter de har i olika trafiksituatioer. Beskrivig av projektidé Idé är att skapa e site i site på Stockholm.se där alla hadböcker som är av itresse för ivåare, etrepreörer och kosulter är samlade. Dessa hadböcker ska vara sökbara i samma sökmotor. Det ska också vara möjligt att söka i varje hadbok eskilt. Varje hadbok ska vara möjlig att ladda er på ege dator samt möjlig att skriva ut. Det är viktigt att det går att skriva ut varje sida eskilt i respektive hadbok och att utskrifte blir i samma skick som på skärme. Hadböckera bör vara i de grafiska mall som krävs för webbläsare, det är dock av betydelse att de ka fortsätta vara i samma strikta utformig som idag då de är offetliga hadligar som aväds i upphadligar och adra avtal. E beskrivig av respektive hadbok bör fias lättåtkomlig i aslutig till varje hadbok. Kotaktperso projektskiss: 3 (11)

4 För att kua ge service och iformatio till medborgare måste källa vara korrekt och lättåtkomlig samt lätthaterlig äve för tjästemäe. Detta uderlättas geom dea webbsida. Detta ka också sammakopplas med Cotact ceter. Take är att överföra befitliga hadböcker till e gemesam mall. Detta bör rimligtvis delas upp i flera etapper då det bör bli lättare att överblicka och testa de ya plattforme. Tekisk Hadbok har de största behove och de mest komplicerade malle samt har delar i olika format som blad aat ritigar skapade i cad-format, zipfiler och wordfiler. Därför är det Tekisk Hadbok som ska utgöra grude för dea webbsidas utformig. I de första etappe bör det ite vara mer ä 3-4 hadböcker som migreras över till e webbsida och är det fugerar väl bör det fias möjlighet att lägga till fler hadböcker och utveckla site på fler sätt. Det är av vikt att webbsida hadböcker går att uppdatera allt efter som och samtidigt att det fis möjlighet att behålla ursprugliga hadböcker på samma webbplats parallellt. Tekisk Hadbok aväds i upphadligar och bör därför alltid fias i origialformat i fem år tillbaka i tide samtidigt som de aktuella hadboke med yhetsbrev mella reviderigara fis lättåtkomliga. På webbplatse måste det fias verktyg för att uppdatera hadböckera. Dessa verktyg bör vara ekla så att ige perso blir oumbärlig som hadboksasvarig uta att vem som helst ka ta över arbetet. Själva uppdaterigsverktyget ka vara det viktigaste för e del hadböcker. Hadböckera och webbplatse måste ajourhållas hela tide. Vissa hadböcker iehåller hävisigar till adra webbplatser utaför stockholm.se som exempelvis till Vägverket och Svesk Byggtjästs regelverk. Förhoppige är att det ska på ett riskfritt sätt gå att läka till dessa hemsidor uta att läke riskerar att brytas. Alla hadböcker bör fugera både på webbe och på Tk:s itraät. De itera hadböckera på Tk behöver också e samlad webbplats. Om detta är samma tekiska plattform som ma seda har edast på Tk:s itraät ka det vara e bra ide att göra detta parallellt. Beskrivig av arbetsprocesse idag Idag fis följade hadböcker på s itraät: Delegatiosordig, Kotaktperso projektskiss: 4 (11)

5 o Trafik- och rehålligsämde uppdrar åt chefe för trafikkotoret att iom ämdes verksamhetsområde och budgetdirektiv fatta beslut på ämdes vägar i de äredegrupper som framgår av edaståede förteckig. Chefe för trafikkotoret får i si tur vidaredelegera åt aa aställd vid kotoret att besluta i stället. Förteckige ager till vilke lägsta ivå vilke förvaltigschefe ka delegera beslutsrätte. Rätte att fatta beslut med stöd av delegatio gäller äve för vikarie (tillförordad eller ställföreträdare). Förteckige iehåller också för tydlighets skull vissa verkställighetsbeslut samt vissa beslut som ite har delegerats av ämde Ivesterigshadbok, o Kommufullmäktiges ya ivesterigsregler ska klargöra asvarsfördelige mella ämde, kommustyrelse och kommufullmäktige. Det är också viktigt att ämdera får klara istruktioer om vilke redovisig som kommuledige behöver för si uppföljig. Därmed ka förädrigar är det gäller ekoomi, kvalitet och iehåll i förhållade till det ursprugliga beslutet tidigare idetifieras och åtgärdas. Beställigsregistret, o Beställigar är e databasapplikatio skapad i Microsoft Access och är till för att du ska kua skapa beställigar som du seda ekelt ka söka blad och överblicka. Applikatioe Beställigar är e Widowsapplikatio och det är därför bra om du har grudläggade kuskaper om Widows. I dea hadledig aväds valiga uttryck för Widows som kappar, meyer m.m. och går ite i på avädige av dessa. Upphadligshadbok, o Upphadligshadboke behadlar våra upphadligars stora betydelse för e effektiv avädig av de offetliga medle ger processe status som e av de viktigaste. Dea hadbok har upprättats såsom ett hjälpmedel för kotorets medarbetare att kua uppfylla ova ämda lagar och priciper. Kotaktperso projektskiss: Hadboke är täkt att dels fugera som ett kortare uppslagsverk (kap 0 3) me kaske främst som e praktisk vägledig, frå ax till limpa, vid olika upphadligar (kap 4-9). De som t.ex. skall göra e kosultupphadlig ka gå direkt till kap 4 och få aktuella råd och avisigar. Grässittslista, o Hadläggigsasvar och gräsdragig avseede förvaltig av stades mark och byggader iom kommugräse mella följade kommuala 5 (11)

6 ämder och bolag: I första had mella Stadsdelsämdera (SDN), Exploaterigsämde (ExplN), Trafik-och rehålligsämde (TrN) och Idrottsämde (IdN), me äve ett klarläggade av grässittet mot Fastighetsämde (FSN), Stadsbyggadsämde (SBN), Kulturämde (Kuh), Stockholms Ham AB (SHAB) och Stockholm Vatte AB (SVAB) Aläggigsprocesse, o Regioeras aläggigsprocess omfattar ybyggad och reivesterig av parker och gator frå programidé till garatibesiktig. Härefter tar det egetliga driftskedet vid, äve om aläggige ormalt överlämas till drift reda efter slutbesiktige. För exploaterigsprojekt kommer aläggigsprocesse att igå som e del i e större process. Dokumethaterigshadboke, o I Dokumethaterigshadboke hittar du förhoppigsvis svar på de frågor som du har om allmäa hadligar och dokumethaterigsfrågor. Dokumethaterig omfattar blad aat registrerig och diarieförig, projekt- och äredehaterig, arkiverig och leveraser av hadligar, gallrig och bevarade, sök och lå av hadligar samt offetlighets- och sekretessfrågor. Dokumethaterig omfattar haterige av både aalog och digital iformatio, det vill säga hur såväl hadligar i pappersform och databaserade uppgifter registreras, återsöks, lagras och arkiveras och vem som har behörighet till och rätt att ta del av iformatioe. s dokumetatiosehet (arkiv och registratur) asvarar för iehållet i dea hadbok. Dea hadbok är giltig för: Exploaterigskotoret Tekisk hadbok, o Tekisk Hadbok (TH) är vårt regelverk för allt byggade i stade. TH är ett samlat dokumet med regler för byggade samt för drift och uderhåll på offetlig mark. TH ska avädas är bygghadligar eller avtal upprättas, oavsett om stade eller aa part låter upprätta bygghadlig eller avtal som berör offetlig platsmark iom Stockholm stad. Avsteg frå stadard beskrive i TH, får ite ske uta särskilt godkäade. Hadboke kompletterar allmät käda, braschövereskoma regelverk med uppgifter som är specifika med utgågspukt frå stades ega behov. TH ska ge vägledig för val av kostruktioer, metoder och material för de som utför arbetet samt regler för projekterig, byggade, drift och uderhåll. Hadboke ska fugera som kravspecifikatio och istruktio för s (tk:s) och Exploaterigskotorets (expl.k:s) hadläggare, kosulter, etrepreörer och byggledare. Kotaktperso projektskiss: 6 (11)

7 Med adra ord hadboke är till för alla som arbetar på stades mark. TH är ett levade dokumet. Material och arbetsmetoder, liksom stades ega erfareheter av tidigare lösigar utvecklas fortlöpade över tide, vilket medför att Tekisk Hadbok kotiuerligt är i behov av reviderigar då lagar, extera ormer, och regler städigt förädras. Avädare ska alltid kotrollera att seaste utgåva av TH aväds och age versio och datum i de hadligar som upprättas. Hävisigar till hela TH eller delar av TH ska udvikas. Stockholms stad har måga etrepreörer och kosulter som kuder i byggbrasche, de flesta stora företage har avtal med stade. Måga ivåare riger och frågar om detaljer som edast fis i TH. Adra kommuer och företag söker också i TH och riger och frågar. o Ledståge o Det fis ett ömsesidigt behov av att få regelbude iformatio om aktuella projekt och plaer vid respektive förvaltig. Områdesmöte på övergripade plaerigsivå för att hålla berörda iformerade om vad som häder i respektive stadsdel bör hållas ca 1 gåg per termi (tillsammas med berörda kotaktpersoer på stadsdelsförvaltigara), ExplK är sammakallade. Uder processes gåg behöver de fackasvariga frå respektive förvaltig träffas regelbudet och då följa de ruti- och beslutsskede som fis agiva i Exploaterigshadboke. Checklista bör i relevata delar äve tillämpas är Tk plaerar trafikeller parkåtgärder som påverkar förutsättigara för ett kommade exploaterigsprojekt eller befitlig kvartersmark som stade äger. Tk kotaktar då områdesasvarig projektledare på Explk för iformatio och avstämig så att ExplK ka läma sypukter. Några av dessa är edast för iter service (de kursiva). Adra är fokuserade på TK:s kärverksamhet som Tekisk Hadbok, Upphadligshadbok, Aläggigsprocesse och Ledståge. De som är för kärverksamhete aväds av etrepreörer och kosulter idag me de får ofta söka iformatioe via TK. Måga av de adra hadböckera behadlar ämesområde som träd, miljöarbete, tillgäglighet, vilka fuktioer våra olika mydigheter har, hur vår arbetsprocess ser ut iom byggadet m.m. Måga av dessa äme itresserar allmähet och ärigsliv. Idag fis det ige bra metod för att lätt uppdatera allt. Tekisk Hadbok aväds i upphadligar och bör därför alltid fias i origialformat i fem år tillbaka i tide samtidigt som de aktuella hadboke med yhetsbrev mella reviderigara fis lättåtkomliga. Detta har varit svårt att hålla levade. På webbplatse måste fias ett verktyg för att uppdatera hadböckera. Hadböckera och webbplatse ajourhålls ite idag. Kotaktperso projektskiss: 7 (11)

8 Vissa hadböcker iehåller hävisigar till adra webbplatser utaför stockholm.se som exempelvis till Vägverket och Svesk Byggtjästs regelverk. Dessa läkar fugerar ite idag. Därför har vi bara hävisigar uta läk idag frå dessa hadböcker idag. hjälper de ivåare eller etrepreör att hitta iformatioe om de ite hittar iformatioe i de hadböcker som fis på webbe Om ivåare ite hittade rätt avdelig på e gåg blir dee hävisade vidare tills ho kommer rätt och får de iformatio ho söker. Hadböckera på Tk ligger på olika avdeligar. 1.1 Beskrivig av hur e-tjäste/it-stödet förädrar arbetsprocesse E webbsida för hadböcker skulle tydliggöra för allmähet, ärigsliv samt för tjästemä vilka hadböcker som fis iom stade samt att det skulle fias e bättre kotroll på att hadböckera hålls uppdaterade och äve i samma sökbara format. Detta uderlättar tidsåtgåge i sökadet. Om sökmotor är itelliget och ka söka i både eskilda hadböcker och i alla hadböcker samtidigt behöver ite medborgare ha kuskap om var ma ska söka efter kuskap uta ka ekelt aväda sökmotor. Idag har ivåara ige isy över det itera arbetet och har väldigt svårt att fia de iformatioe. Det fis ige tjästema som arbetar med alla hadböcker uta de flesta hadböcker sköts vid sida av adra uppdrag vilket lägger dem på väldigt olika ivåer. Detta skulle kua göra kommuikatioe mella ivåare och stades projekt betydligt eklare och tydligare uta att ivåare ska riga rut och blir kopplad mella olika mydigheter och hadläggare. Det skulle kua uderlätta förståelse för vad som häder i stade. Idag fis det ige bra metod för att lätt uppdatera allt. Tekisk Hadbok aväds i upphadligar och bör därför alltid fias i origialformat i fem år tillbaka i tide samtidigt som de aktuella hadboke med yhetsbrev mella reviderigara fis lättåtkomliga. Detta har varit svårt att hålla levade. Det kommer att uderlättas med e såda plattform. På webbplatse måste fias ett verktyg för att uppdatera hadböckera. Hadböckera och webbplatse ajourhålls ite idag och detta blir möjligt på detta sätt. Vissa hadböcker iehåller hävisigar till adra webbplatser utaför stockholm.se som exempelvis till Vägverket och Svesk Byggtjästs regelverk. Dessa läkar fugerar ite idag. Därför har vi bara hävisigar uta läk idag frå dessa hadböcker idag. Vi hyser förhoppigar om att detta problem går att överbrygga. Kotaktperso projektskiss: 8 (11)

9 Uppskattad tidsåtgåg för projektet Vi räkar med att projektet tar sex till åtta måader att geomföra. Uppskattad kostad för projektet Vi uppskattar totalkostade till ca kr NYTTAN/EFFEKTEN AV E-TJÄNSTEN/IT-STÖDET Detta skulle uderlätta för etrepreörer och kosulter i sitt arbete att följa gällade avtal och hitta de rätta hadligara uta att behöva riga och be om e kopia på hadligara. Idag fugerar sökbarhete dåligt i hadböckera för etrepreörer och kosulter. Det kommer i mycket klagomål och det har varit e hel del tekiska problem med hadböcker vilket försvårat byggadet och kuskap om gällade lagar och ormer. Det har också varit svårt för dem att veta vilke hadbok de ska leta i och äve att veta vilke fuktio respektive hadbok har. TH är i dag i pdf-format och fugerar hjälpligt me ka bli betydligt bättre geom e webbsida. Adra hadböcker är i olika hadboksformat, bl.a. ett format för hadboke på Tk:s itraät, adra är i pappersformat eller scaade bilder eller adra format. Dessa hadböcker är ite sykroiserade med varadra, varke är det gäller form eller iehåll. Detta skulle kua göras betydligt eklare med e webbsida. Det är i pricip omöjligt idag för ivåare och ärigsliv att hitta våra hadböcker och äve iehållet i dem. Det fis ästa ige som käer till vilka hadböcker som fis i stade eller es på Tk. Detta skulle ma få e bra överblick på geom e webbsida. Ivåarytta (effektiviserig 5 på e skala 1-5) Nytta av e såda webbsida skulle vara att ivåare och besökare skulle få e betydligt större isy i verksamhetera iom Stockholms stad, att de får sabbare svar på sia frågor och att tjästemäe blir avlastade frå felriktade frågor och hävisigar. Allmähete har svårt att få isy i vilka lagar och regler som gäller iom stade och ägar mycket tid att riga och e-posta till olika tjästemä iom kommue. Oftast vill ivåare ha reda på vilka regler som gäller och vilka rättigheter de har. Detta skulle lätt Kotaktperso projektskiss: 9 (11)

10 kua åtgärdas och bespara måga telefosamtal där Stockholms ivåare lotsas rut ia de får rätt iformatio. Atalet ivåare som aväder hadböckera är väldigt svårt att uppskatta me det är trolige hudratals per år och atalet etrepreörer är saolikt äu fler. Detta leder till E lättlillgäglig och korrekt iformatio -4 Eklare svar -5 Eklare amäligsförfarade -4 Tydligare mottagare -5 God översikt av de olika byggprojekte och skedea i stade -5 God översikt av mydigheteras roller -4 Iter effektiviserig (effektiviserig 5 på e skala 1-5) Detta är kostsamt i tid och pegar. Vi skulle kua få e mycket effektivare arbetssituatio för tjästemäe och mer tillgäglig iformatio för allmähete. När allmähete riger i i framtide ka e webbsida uderlätta sökadet äve för tjästemäe iom Stockholms stad vid besvarade av frågor. Detta besparar tid och ger mer saklig iformatio. Detta leder också till miskad stress hos medborgare och tjästemä iom stade och leder på så sätt till e bättre service. E databas på detta sätt ka dokumetera hur måga som besöker sida och förbättras och apassas över tid. Det skulle kua fias sabba sökvägar för valiga frågor eller blaketter. Detta uderlättar också återavädige av kuskapsöverförig samt förbättrar rutiera i kotakte med såväl ivåare som ärigsliv. E såda databas leder till att stade får e bra överblick över vad som itresserar ivåara och därmed ka vi förbättra vår service till dem geom att hela tide för e dialog med medborgara på detta sätt. Midre admiistrativt arbete -4 Sabbare svar -5 Tydligare mottagare -4 God översikt -5 Ekoomisk besparig (effektiviserig 5 på e skala 1-5) Kotaktperso projektskiss: 10 (11)

11 De största ytta med att skapa dea sida för TH skulle bli iom aläggigsskedet, projekterigsskedet samt i drift- och uderhållsskedet då måga söker i TH. Tjästemä iom alla verksamhetsbaserade avdeligar på Tk skulle bli avlastade. Kaske tre till fyra tjäster skulle besparas. Vi räkar med att ritigar ka tillhadahållas, frågor ka besvaras, utbildigar som häger samma med hadböckera ska ma kua amäla sig till här och asökigar om bl.a. tillståd lämas i via webbe. Detta skulle bespara Tk, Expl.K och adra förvaltigar mycket tid, och därmed pegar. Återavädig Take är att de befitliga database skall kua avädas och att webbsida fis i stades befitliga mallar om det är möjligt. Hadböckera fis reda i dag. Idé är att det ska räcka med att migrera över hadböckera i ett aat format och förbättra sökfuktioe. Återavädige av Stockholms stads befitliga tekik vad gäller ID-portale. Projektet kommer att yttja s reda utvecklade webbgrässitt och e-tjäster för att presetera dea hadboks webbsida. KONTAKTUPPGIFTER Datum: Nam kotaktperso: Michael Åhström Lars Jolérus Telefo: Michael Åhström: Lars Jolérus: Mobil: Michael Åhström: Lars Jolérus: E-post: michael.ahstrom@tk.stockholm.se lars.jolerus@tk.stockholm.se Kotaktperso projektskiss: 11 (11)