S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2012-01-18 DNR 9.3-16300/11 SSA 2011:15 Stockholms Stadsbibliotek Att: Johan Westin HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADSBIBLIOTEK Närvarande från Stadsbiblioteket: Johan Westin Adm. chef/arkivansvarig, Kulturförvaltningen Eija Bodbacka It-samordnare, Kulturförvaltningen David Lundqvist Administrativ chef, Stadsbiblioteket Maria Högwall Arkivarie, Kulturförvaltningen Maria Sadeghzadeh Arkivarie, Kulturförvaltningen/registrator, stadsbiblioteket Närvarande från stadsarkivet: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare Närvarade gjorde också Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv. SAMMANFATTNING Stockholms Stadsbibliotek inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 5 december 2011. Inspektionen avsåg Stadsbibliotekets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Stadsbiblioteket har inte tidigare inspekterats. Stadsarkivet bedömer att Stadsbiblioteket har en god hantering av hanteringen av allmänna handlingar. Stadsbiblioteket har tillsammans med Kulturförvaltningens arkivarier arbetat med hanteringen på samtliga bibliotek och behöver nu arbeta för att nya rutiner implementeras i verksamheten. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Stadsbiblioteket att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stadsbiblioteket ska senast den 31 december 2012 inkomma med en åtgärdsrapport där biblioteket skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats.
SID 3 (7) REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar Stadsbiblioteket att: - Utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på de lokala biblioteken. - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post.
SID 4 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Stadsbiblioteket har en ansvarsfördelning i form av en arkivinstruktion där rollerna framgår. Stockholms stadsbibliotek är en avdelning inom Kulturförvaltningen men har eget arkivansvar. Arkivansvarig är administrativ chef på Kulturförvaltningen Johan Westin. Arkivarierna på Kulturförvaltningen arbetar även åt Stadsbiblioteket och Maria Sadeghzadeh fungerar också som registrator. Stadsarkivet rekommenderar att man utser arkivombud till de större biblioteken i Asplundhuset och på Medborgarplatsen. Rekommendation Stadsbiblioteket bör utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på de lokala biblioteken. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivarierna har under året arbetat med att besöka och inventera material på samtliga bibliotek och har då även informerat om hanteringen om allmänna handlingar. Information har även gått till enhetschefer och kontaktpersoner för att öka medvetenheten om frågorna. Man har arbetat med att ta fram rutiner och behöver nu arbeta med att implementera de nya rutinerna i verksamheten. Informationen bör spridas brett och via olika medier. Rekommendationer Stadsbiblioteket bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Hanteringsanvisningar Stadsbiblioteket har, liksom övriga Kulturförvaltningen, gått över till processorienterad informationsredovisning. Det finns en godkänd klassificeringsstruktur samt hanteringsanvisningar. Hanteringsanvisningarna behöver dock kompletteras, de saknar handlingar i t.ex. kommunikationsprocessen. Biblioteket behöver även se till att hanteringsanvisningarna sprids i verksamheten och att de tillämpas. Stadsbiblioteket ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras.
SID 5 (7) Rekommendationer Stadsbiblioteket bör kontrollera att hanteringsanvisningarna tillämpas. Rutiner för postöppning och diarieföring Postöppning av samtlig bibliotekets post sker centralt på Stadsbiblioteket. För e- posten tillämpar man stadens e-postregler men behöver se över rutinerna för att säkerställa att e-post inte förblir oläst vid frånvaro. Även registraturet är centraliserat och biblioteken skickar in de handlingar som ska diarieföras. Maria Sadeghzadeh fungerar som registrator men har sin fasta placering på Kulturförvaltningen. Både inkommande, utgående handlingar och upprättade handlingar diarieförs. Rekommendationer Stadsbiblioteket bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Rutinerna för aktläggning De enda akter som förekommer är akter för projekthandlingar och Stadsbiblioteket har rutiner för att rensa dessa innan de arkiveras. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Stadsbiblioteket har genomgått smärre organisationsförändringar men inget som kommer att påverka hanteringen av allmänna handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Stadsbiblioteket har ett gallringsbeslut från 2000 (2000:11) som rör handlingar i stadsbibliotekets ADB-system och använder i övrigt de generella besluten. Stadsbiblioteket har bytt system sedan det specifika gallringsbeslutet togs fram och behöver värdera informationen i det nya lånesystemet Book IT (tidigare Stocken). Tillämpningen av det generella gallringsbeslutet om handlingar av tillfällig och ringa karaktär (2007:12) framgår i hanteringsanvisningarna. Gallring genomförs Under arbetet med att inventera material hos de lokala biblioteken har även gallring av äldre material skett och Stadsbiblioteket ligger nu i fas med gallringen.
SID 6 (7) Stadsbiblioteket ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbeständiga produkter Stadsbiblioteket uppgav att de använder arkivbeständiga produkter vad gäller papper, pennor men behöver kontrollera att arkivboxar och skrivarna är godkända. Bildmaterial Det finns bildmaterial på de lokala biblioteken, främst papperskopior men även digitala bilder. Stadsbiblioteket måste säkerställa att bildupptagningarna kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Stadsbiblioteket har planer på att använda sig av Stadsmuseets system för bildhantering FotoWare. Stadsbiblioteket ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar Stadsbiblioteket ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns Stadsbiblioteket har en arkivbeskrivning som på ett bra sätt beskriver verksamheten och arkivet. Bevarandeförteckningen behöver uppdateras Stadsbiblioteket har en bevarandeförteckning som är delvis processorienterad men den behöver uppdateras, t.ex. med digital information i system oberoende av om informationen finns i egna eller i stadsgemensamma system. Stadsbiblioteket ska uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga.
SID 7 (7) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokal Stadsbiblioteket har två arkivlokaler centralt på Odengatan. På de lokala biblioteken finns inga arkivskåp och man måste därför arbeta för att bevarandeinformation så snart som möjligt skickas in till Stadsbiblioteket centralt. Det fanns frågetecken kring om t.ex. ventilation och väggarna håller föreskriven brandklass EI120. Stadsarkivet informerade om att förvaltningen kan söka dispens om lägre brandklass (EI60 min istället för 120) men ska då uppfylla några av nedanstående kompenserande åtgärder: - Automatiskt brandlarm i förbindelse med bemannad central. - Brandcellerna måste verkligen fungera som brandceller (stängda dörrar). - Byggnaden består av flera brandceller. - Rökförbud i kringliggande lokaler. - Räddningstjänstens insatstid max 10 minuter. - Brandbelastningen mindre än 200 MJ/m2. - Arkivlokalens dörr ska stängas i händelse av brand (magnetuppställning). - Säkerhet (begränsat tillträde). Stadsbiblioteket måste se till att de arkivlokaler som används är förenliga med de krav som ställs i Riksarkivets tekniska föreskrifter för utförande av arkivlokaler (se RA-FS 1997:3). Stadsbiblioteket ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv 2012-01-18 Martin Ståhl