KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2011:02-000 Policy för projektarbete Antagen av kommunfullmäktige 2011-05-26 59 Reviderad av kommunfullmäktige 2017-08-24 129
1 Definition - Vad är ett projekt? Ett projekt är en arbetsuppgift som utförs i en strukturerad arbetsform med en tillfällig organisation som styrs av målformulering, färdigdatum och begränsade resurser. Ett projekt har med andra ord: En temporär organisation med tydlig rollfördelning Ett bestämt avgränsat och förankrat mål Ett start- och ett slutdatum En egen budget/kostnadsram När arbeta i projektform? Projekt som arbetsform kan vara lämplig när uppgiften är: komplicerad och behöver belysas ur olika aspekter när det krävs olika typer av kompetens för att lösa uppgiften ny och det är oklart hur den bör hanteras berör flera enheter, avdelningar eller förvaltningar, kanske externa intressenter och därmed ställer stora krav på samordning. kostnadskrävande och kräver god uppföljning av en sådan karaktär att det fordra en gedigen bred förankring sådan att slutprodukten påverkar många Som verktyg/arbetsmodell finns en för Flens kommun utvecklad projektmodell, som bör användas i alla kommunens projekt. Koppling till vision, mål och styrsystem Flens kommuns vision och mål ska vara ledstjärnan och genomsyra allt arbete och alla verksamheter i hela kommunen. Detta gäller också projekt. Varje projekt ska redogöra på vilket sätt dess resultat bidrar till att förverkliga vision och mål. Projektet ska beskriva vilka konsekvenser projektet i sig och dess resultat har på kommunens övergripande mål. Projekts livslängd Projekt inom Flens kommun ska vara tidsbegränsade. Detta innebär att projekt måste ha ett tydligt start- och slutdatum. En lång tid för genomförande av ett projekt kan medföra en risk, eftersom omvärldsförändringar under tiden kan förändra projektets för utsättningar. En lång genomförandetid innebär även att projektets nyttoeffekter kommer sent och att projektet är svårt att styra och följa upp. Därför rekommenderas det att projekt som beräknas pågå under längre tid delas in i tydliga faser eller delprojekt.
2 Projektfaser och beslutspunkter Beroende på storlek och natur rekommenderas det att projekt i Flens kommun indelas i följande faser; Initiering Förstudie Planering Genomförande Avslutning Utvärdering Varje fas avslutas med en beslutspunkt där beslut tas om huruvida projektet ska gå vidare till nästa fas eller avslutas. Som underlag för varje beslutspunkt används den specificerade projektmallen för beslutspunkten. Beslut om att starta planering av ett projekt (med ett projektdirektiv som underlag) inklusive projektets effekt, projektmål, ekonomiska och personella resurser bör tas av nämnd eller styrelse om finansieringen av projektet ej sker inom befintlig budget. Projektdirektiv för projekt som bedrivs inom ramen för budgeterade anslag och inom ramen för fastställda mål och inriktning för verksamheten kan beslutas av ansvarig chef. Projektorganisation Under projektinitieringsfasen ska en projektägare för projektet utses. Som del av projektdirektivet (underlag för beslutspunkten att börja planeringsfasen) ska en projektorganisation identifieras. Beroende på storlek och natur bör en projektorganisation inkludera följande roller; Projektägare, övergripande ansvarig för o att upprätta projektdirektiv o att definiera och uppnå projektets effektmål o projektets budget o förankring av projektet i linjeorganisationen o att utse projektledaren Styrgrupp, ansvarig för o att projektets resultat är i linje med projektdirektivet o att godkänna projektplanen och statusrapporter o att de resurser som är godkända i projektplanen finns o omfördelning och ändringar i projektplanen
3 Projektledare, ansvarig för o att skapa en projektplan utifrån projektdirektivet o att projektet genomföras enligt mål beskrivna i projektplanen o rapportera progress och förändringar gentemot plan till styrgruppen o personal och budget tilldelad projektet o information till alla projektets intressenter Projektgrupp; ansvarig för o delmål inom projektet o förankring av projektet i hemorganisationen Referensgrupp o bollplank för projektgruppen Förtroendevaldas roll och medverkan i projekt De förtroendevaldas medverkan och roll i projekt kan omfatta beslut om direktiv, representant i en referensgrupp eller mottagare av del- och slutrapport. Rollerna som Projektägare, projektledare, projektmedlem innehas i normalfallet av tjänstemän. Nämnd eller styrelse beslutar om direktiv i de projekt där finaniseringen inte sker inom befintlig budget. Även för projekt då flera nämnder berörs eller projekt som bedöms ha särskild dignitet kan det vara motiverat att berörd nämnd/nämnder och/eller styrelse beslutar om direktiv. En referensgrupps uppgift är att bidra med viktig kunskap och erfarenhet till projektet. De förtroendevalda kan bland annat genom särskild kompetens, erfarenhet och lokal kännedom om kommunen bidra till projektet genom att ingå i en referensgrupp och därmed vara ett bollplank till projektgruppen. Resultatet av projektet återrapporteras i första hand till den beslutande församlingen (nämnd /kommunstyrelsen) som beslutat om direktivet. Regelverk och delegation All projektverksamhet som bedrivs inom kommunen ska bedrivas med det kommunala regelverket som bakgrund. Det vill säga nedanstående områden ska hanteras på samma sätt inom projekt som för kommunal verksamhet i övrigt: Personalfrågor; exempel anställning, lönesättning, övertid, resor Inköp och upphandling Budget- och verksamhetsuppföljning Redovisning, attest och internkontroll Delegation och återrapportering av delegationsbeslut Dokumenthanteringsfrågor Offentlighet och sekretess
4 För att projektets genomförande ska kunna göras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt är det ofta lämpligt att delegera beslutanderätten när det gäller frågor som rör projektet. Vilka områden som är delegerbara och till vem regleras i kommunallagen. I respektive nämnds delegationsordning bör det framgå vilka frågor utsedda beslutsfattare i projekt kan fatta beslut om, t.ex. inköp och upphandling, kurser och konferenser, studiebesök inom projektets ram. Ansvar för Flens kommuns projektmodell Kommunchefen äger projektmodellen och är ansvarig för strategiska beslut rörande modellen. Kommunchefen ansvarar också för att modellen löpande utvecklas och att kompetensen att arbeta enligt modellen utvecklas bland alla i kommunen som berörs av modellen.