Förhandsvisning av Nya Aiai I oktober träffades ett antal kunder för en förhandsvisning av Nya Aiai NYA AIAI Från vänster: Anastasia Georgiadou/Svensk Personlig Assistans Linda Tomtlund/Alma Assistans Magnus Crossner, Christian Cromnow och Marie Kringberg/Kaustik, Elaine Jäder Wandér/Särnmark Jenny Rehlin/STIL, Oscar Husa/Vivida Assistans Niklas Enberg/Olivia Personlig Assistans och Anders Gustafsson/OP Assistans 8 9
LANSERAS FEBRUARI 2015 Tydligare, färre klick och för alla skärmstorlekar Tydligare, färre klick, anpassat för alla skärmstorlekar, framtidssäkert och för olika typer av användare det var drivkrafterna när vi startade förändringen av Aiai:s utseende, berättar projektledare Christian Cromnow, som ligger bakom den nya, uppdaterade versionen av Aiai. DET URSPRUNGLIGA AIAI, som startades redan 2003 erbjöd initialt enbart schema och tidrapportering. Nuvarande Aiai bjuder på väldigt många fler funktioner; personakt, ärendehantering, Aiai Personal, rapporter, begränsningsperioder, grundschema, mobil app och mycket annat. Med fler funktioner krävs med tid ett förbättrat användargränssnitt. Det är viktigt att alla funktioner följer samma grafiska mönster och att användarupplevelsen är tydlig och självklar för alla, säger Christian Cromnow. NYA AIAI År 2015 TIDIGARE VERSION År 2007 2014 URSPRUNGLIG VERSION År 2003 2006 Martin Qvistgård, Christian Cromnow och Christian Sjöström. Christian Cromnow Vårt mål är att Aiai ska fungera på alla mobila enheter. TRE GENERATIONER AV AIAI: Välfärdsteknologi är kunskapen om och användandet av teknik som kan bidra till ökad trygghet, aktivitet, delaktighet och självständighet för personer med funktionsnedsättning i alla åldrar och deras anhöriga. Aiai är ett gott exempel på välfärdsteknologi. Vad innebär designförbättringarna för Aiai? Aiais designförbättringar innebär en helt ny layout för hela systemet och den största visuella förändringen sedan 2007. Systemet får en ny design för menyn, sidor och den övergripande interaktionen. Vad är syftet med den nya designen? När Aiais nuvarande design togs fram var det inte många som tänkte på att framtidens sätt att arbeta inte alltid skulle vara vid en stationär dator. Ser man sig omkring idag så ser verkligheten lite annorlunda ut och nya tekniska innovationer kommer hela tiden. Den nya designen är följsam och kommer även att fungera på mobila enheter för alla användare och med full funktionalitet. Nuvarande Aiai är inte fullt anpassat till alla tekniska förändringar och erbjöd till exempel inte hela skärmens fulla storlek, förklarar Christian Cromnow. Förändringen innebär även möjlighet att realisera nya efterlängtade funktioner. Tidigare har vi haft en separat app för assistenter, men det här ger även administratörer möjligheten att använda Aiai på mobila enheter. Man ska känna igen sig och kunna orientera sig i Aiai oavsett vilken enhet man använder. Ytterligare skäl till förändringen Förändringen är även en förutsättning för komplettering av nya efterfrågade tjänster och funktioner. har varit att göra systemet tydligare och enklare att lära sig för nya användare, med en klar överblick och reducerat antal klick för att navigera vidare. De senaste åren har det vuxit fram internationella standarder som Aiai nu anpassats till. UTVECKLINGSCHEF Martin Qvistgård berättar att man tagit till sig mängder med önskemål från Kaustiks kunder. Det har gällt att hitta använ dar - mönster som fungerar väl i andra sammanhang. Se på face book och twitter hur de lyckats med den viktiga igenkänningen. Min uppgift har varit att ta tillvara medarbetares kreativitet och kunders input, med hänsyn till ständigt utvecklade webbstandarder som inte tidigare varit givna. Igenkänning har varit ett viktigt kriterium för nya Aiai, instämmer David Jørgensen, som arbetat med Aiai sedan 2006. Kundsupportchef Christofer Håkansson tar emot nya kundönskemål. Den sociala dokumentationen utgör en viktig del av en anordnares ledningssystem. Aiai Personakt och Ärendehantering har utformas för att ge användarna optimala förutsättningar att tillgodose de krav som IVO ställer på verksamheten, på dokumentationen och på uppföljning av kvalitét inom verksamheten. 10 11
Dashboard En nyhet är att användaren kommer mötas av en så kallad dashboard som ersätter befintlig startsida i Aiai och som direkt visar viktig information som nya noteringar och kommande pass. Dashboarden ska kunna anpassas efter typ av användare och kommer att kompletteras efterhand. Christian Cromnow presenterar nya Aiai. Kommer jag som van Aiai-användare känna mig hemma i den nya designen? Vi är medvetna om att förändringar alltid är svåra att ta till sig. Vi har utgått från att behålla allt som varit uppskattat och bra. Vi är alltid noga med vad vi bygger och alltid tänker Är det här tydligt och bra? Varför gör vi just den här förändringen, får användaren ett mervärde? Är det tillräckligt användarvänligt?, säger Christian Cromnow. Vi genomför tester och har även inhämtat reaktion från interaktionsexperter och våra användare. Det senare för att garantera att den nya designen motsvarar förväntningar. Vår förhoppning är att användaren känner igen sig till den grad att man inte behöva fundera på det nya utseende. VI HÖR OFTA ATT användare tycker det är roligt att jobba i Aiai och att det inte känns lika grått och tråkigt som många andra administrativa system. Den känslan vill vi bevara. Ännu viktigare är att systemet uppfattas som säkert och pålitligt. Förutom den nya designen, kan man förvänta sig något mer? Ja, vi har valt att bygga om startsidan i Aiai, den sidan man möts av direkt när man loggat in. Vi har skapat vad vi kallar för en dashboard som är en samling Användaren kommer att känna igen sig i nya Aiai. av mindre informationsblock där man kan se nyheter, artiklar, kommande pass, notiser med mera. Det här är något vi tänker kommer utvecklas med tiden allteftersom önskemål och feedback från våra användare kommer in. När kommer den nya designen? Den nya designen lanseras i februari 2015. Kaustiks affärsidé är att hjälpa företag och organisationer att effektivisera sin administration och säkra kvalitet för att bättre nå sina uppsatta mål. 12 13
Ny menystruktur mer logisk och intuitiv Från mobil till storbilds-tv Aiai erbjuder en responsiv design på olika enheter, såsom datorer, mobiltelefoner och läsplattor. Responsiv design innebär att systemets grafiska gränssnitt anpassas och blir användbart på alla typer av skärm storlekar. Med nya Aiai har vi valt att skapa en mer naturlig struktur i menyer och undermenyer. Tidigare har en del funktionalitet som logiskt hör ihop varit utspridd under olika menyalternativ vilket försvårat användbarheten. I den nya designen har vi samlat några av Aiais funktioner på ett mer logiskt, intuitivt och användarvänligt sätt. HUVUDMENY I huvudmenyn har Mitt Aiai, Administrera, Kundservice och Dokument tagits bort samtidigt som de nya alternativen Kommunikation, Användare och Rapporter har tillkommit. Under det nya alternativet Kommunikation återfinns Meddelanden, Adressboken och det gemensamma dokumentarkivet. Under alternativet användare nås Aiai personal, brukaradministration och funktionen Ny användare. Under Rapporter återfinns rapporter, ekonomisk sammandrag och ekonomisk kalkyl. Inställningar för anordnaren som förut fanns under administrera/inställningar är nu betydligt lättare att hitta under inställningar/företag. UNDERMENY Till varje huvudmeny finns en undermeny för enklare och snabbare navigering. Undermenyn åskådliggör alla tillgängliga funktioner. HELA AIAI I MOBILEN ÄVEN FÖR ADMINISTRATÖRER En viktig nyhet är att alla användare ges åtkomst till Aiai från sin mobil. Aiai kommer att fungera på alla mobila enheter för alla användare och med full funktionalitet. ANVÄNDARMENYN Funktioner som är direkt kopplade till den inloggade användaren nås genom att klicka i fältet kring användarens namn i listen längst upp på sidan. Här finns funktionen för att byta roll för den som har flera roller i systemet, åtkomst till personliga inställningar, kundservice samt utloggning. MINA ÄRENDEN OCH PÅMINNELSER Aiai Ärendehantering döljer sig bakom två symboler högst upp till höger i menyraden. Genom en siffra visas antalet ärenden och notifieringar (påminnelser) som användaren har erhållit. Notifieringssystemet kommer komma till nytta även vid andra tillfällen. Här ser vi med spänning fram emot vilka möjligheter våra användare kommer att efterfråga. Läs mer om Ärendehantering på sidan 30. 14 15
Schema För att öka både tydlighet och användbarhet har vecko- och månadsvyn fått ett tydligare grafiskt utseende. Rätt hjälp vid behov Det har funnits ett stort intresse för en ny version av Aiai. Idag används Aiai från de minsta, enskilda arbetsgivare, till de största assistansanordnarna, säger Christofer Håkansson. Behovet och önskemålen skiljer sig åt, men det som förenar är användandet av samma system. Med nya Aiai ökar även möjlig heterna att snabbt och effek tivt hjälpa våra kunder då behov uppstår. CHRISTOFER HÅKANSSON är ett av Kaustiks ansikten utåt och har bland annat akademisk utbildning inom kommunikationsvetenskap, en välbehövd kunskap. Vi får ta oss an allt från frågor hur man loggar in i Aiai till knepigare juridiska spörsmål om Christofer Håkansson Vi ska snabbt och effektivt hjälpa våra kunder då behov uppstår. arbets tidslagar och lönehantering. Det här handlar om människors vardag där vi på Kund support kan göra stor nytta. Jag upplever att en stor del av de frågor vi får idag gäller löneärenden och regelefterlevnad, säger Christofer. Aiai ska vara det viktigaste stödet för en verksamhets kvalitets ledningssystem, konstaterar Christofer. Tips & tricks från Kundsupport FELAKTIGT SKAPAT SCHEMA? Använd funktionen markera alla pass i månaden för att plocka bort ett helt månadsschema. Du hittar den längst ned i schemavyn. KOM IHÅG Att ge åtkomst till de brukare en medarbets ledare ska ha tillgång till när du skapar en medarbetsledare eller ändrar behörighetsnivå på en assistent. Kundsupportchef Christofer Håkansson. ANVÄND KOMPETENSER Att lägga till och hantera kompetenser under inställningar och sedan tilldela assistenter dessa kan vara ett bra sätt att filtrera ut olika grupper av assistenter utifrån kompetens eller utbildning de har gått. Till exempel ifall du har en grupp assistenter som kan HLR (Hjärt- och lungräddning). GENVÄGS- ADMINISTRATION: Du vet väl att man kan hitta genvägar till kopplingar till brukare, begränsnings perioder, söka personal etc i genvägsrutan under assistenten eller brukarens profil under Administrera/Personal/ Brukare. HITTA RÄTT BLAND ASSISTENTER Administrera assistenter utifrån brukare genom att välja Aktiv brukare i rullisten under administrera/personal. SNABBARE ADMINISTRATION Ifall du vill administrera flera personer efter varandra kan du i vyn Administrera/Personal högerklicka på namnet och öppna profilen i ny flik. På så vis behöver du inte ladda om personal sidan för varje person. 16 17