Plats och tid: Albogaleden 5, Söderköping kl 08.30 12.15 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst ) Vice Orf. Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) ej närvaro Ulla Wallering Fall(ValdemarsvikKommun) Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) Ersättare Övriga Claes Hallert ( Region Östergötland ) ej närvaro Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) ej närvaro Karina Nilsson Håkan Lind ( Arbetsförmedlingen ) ej närvaro Tina Johansson Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvaro Sara Nilsson Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvaro K-G Sandell Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) Utses att justera: Anna Svensson Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland 2015-12-04 Sekreterare: Paragrafer: 128-144 Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Irma Görtz Anna Svensson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2015-12-04 Datum för nedtagning av anslag: 2015-12-28 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll. Och utser Anna Svensson att justera dagens protokollet.
128 Uppföljning av plattformarna i Söderköping och Valdemarsvik SAMÖ 2015/0064 Styrelsen tar informationen till protokollet Sara Nilsson plattform Söderköping och K-G Sandell plattform Valdemarsvik informera styrelsen om hur plattformarna fortskrider.
129 Diskussion kring flöden och behovsgrupper till plattformen. Styrelsen tar informationen till protokollet. Tina Johansson Plattform Norrköping och Sara Nilsson Plattform Söderköping informera styrelsen kring deras tankar och reflektioner om vart plattformarna är på väg och hur flödet in ser ut samt hur man arbetar med faser och med vilka ska man jobba med. Diskussionen kommer att fortsätta och man återkommer till frågan.
130 Förslag på avtalsperiod för samverkansavtalen gällande plattformarna. SAMÖ 2015/0064 Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet Samtliga i styrelsen var överens om avtalsperioden kan sträckas sig upp till 3 år Beskrivning av ärendet På det senaste presidiet diskuterades frågan om hur lång avtalsperiod samverkansavtal gällande plattformarna ska omfattas. Hitintills har de handlat om ett år i taget. Presidiets förslag är att samverkansavtalen bör omfatta en period om tre år för att visa på ambitionen med långsiktighet. För att säkra upp eventuella revideringar i uppdraget samt förändrade kostnader skulle en klausul om omförhandling byggas in i samverkansavtalen vilket skulle ske en gång per år. Frågan överlämnas till styrelsen för diskussion.
131 Rapport från NNS senaste styrelsemöte den 16 november SAMÖ 2015/0051 Styrelsen tar informationen till protokollet. Ordförande Irma Görtz och förbunds chef Peter Johansson rapporterar från NNS styrelsemöte som ägde rum den 16 november.
132 Avstämning av ägarmötet den 23 oktober samt nästa ägarmöte den 18 december SAMÖ 2015/0065 Styrelsen tar informationen till protokollet. Ordförande Irma Görtz och förbunds chef Peter Johansson informerade styrelsen angående ägarmötet som ägde rum den 23 oktober samt informera att ett förstärkt ägarmöte kommer att se den 18 december.
133 Uppföljning av planeringsdagen den 4 november SAMÖ 2015/0056 Styrelsen tar informationen till protokollet. Samtliga upplevde att planeringsdagen tillsammans med styrelsen och styrgrupperna var mycket positiv. En uppföljningsdag kommer att genomföras den 14 april.
134 Avstämning av konferensen den 6 november SAMÖ 2015/0067 Styrelsen tar informationen till protokollet. Ordförande Irma Görtz och förbundschef Peter Johansson rapporterade från konferensen som ägde rum den 6 november. Mycket bra upplägg, ca 65 personer deltog, Irma Görtz tackar Peter Johansson för ett mycket bra upplägga av hela konferensen.
135 Risk och väsentlighetsanalys inför framtagande av internkontrollplan 2016 SAMÖ 2015/0068 Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Kansliet har utarbetat ett reviderat förslag till underlag för att kunna genomföra en väsentlighets- och riskanalys som ligger till grund för samordningsförbundets internkontrollplan 2016. Styrelsen föreslås fortsätta diskussionen utifrån framtaget förslag. Hela processen som rör förbundets arbete med internkontroll behöver ses över under 2016 och finns därför med som ett fokusområde i verksamhetsplanen för 2016.
136 Genomförd internkontroll den 3 november SAMÖ 2015/0014 Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Två av styrelsen utsedda ledamöter har 2015-11-03 genomfört internkontroll enligt internkontrollplan 2015. Resultatet från internkontrollen redovisas i bilagda kontrollrapporter.
137 Resultatsammanställning kvartal 1-3 2015 SAMÖ 2015/0042 Beslut Styrelsen godkänner redovisad resultatsammanställning. Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram resultatsammanställning för kv.1-3 2015. Resultatsammanställningen redovisas i bilagda handling
138 Godkännande av verksamhets- och budgetplan 2016 SAMÖ 2015/0056 Beslut Styrelsen godkänner bilagda verksamhets- och budgetplan för år 2016. Men med ändring från Landstinget till Regionen. Beskrivning av ärendet Kansliet har på uppdrag av styrelsen utarbetat förslag till verksamhets- och budgetplan för år 2016. Verksamhets- och budgetplanens inriktning har samråtts med samtliga förbundsmedlemmar. Verksamhets- och budgetplanen överlämnas till Styrelsen för diskussion och beslut. Sänt till:
139 Godkännande av sammanträdestider för 2016 SAMÖ 2015/0069 Beslut Styrelsen fastställer sammanträdestider under 2016. Beskrivning av ärendet Styrelsen skall enligt arbetsordningen fatta beslut om sammanträdestider för det kommande året. Presidiet har tagit fram förslag till sammanträdestider för 2016 enligt bilagda handling.
140 Tecknande av avtal med Norrköpings kommun, arbetsmarknadskontoret, gällande köp av administrativ- och nämndsekreterarfunktion SAMÖ 2015/0070 Beslut Styrelsen beslutar godkänna och teckna bilagda avtal med Norrköpings kommun, arbetsmarknadskontoret, avseende köp av administrativ- och nämndsekreterarfunktion. Beskrivning av ärendet Det nu gällande avtalet med bygg- och miljökontoret, för köp av administrativ resurs i form av nämndsekreterarfunktion, hantering av diarium, fakturahantering samt övrig administration upphör vid årsskiftet. Kontoret har inte möjlighet att erbjuda denna tjänst fr.o.m. årsskiftet då de behöver använda nuvarande resurs till annat. Utifrån detta har diskussion förts med arbetsmarknadskontoret om att bemanna funktionen då de även ansvarar för ekonomfunktionen. Det nya avtalet föreslås omfatta en period om ett år för att därefter samordnas i ett integrerat avtal inkluderande ekonomfunktionen. Avtalet redovisas i bilagda handling. Sänt till: Arbetsmarknadskontoret,
141 Budgetuppföljning oktober 2015 SAMÖ 2015/0036 Förslag till beslut Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för oktober 2015. Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för oktober månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.