Inköpsorderflöde Detta dokument används endast under utbildning i MONITOR G5. Det arbetssätt som beskrivs i utbildningen kanske inte stämmer på just ditt företag, så anteckningar behöver göras för att sedan beskrivas i företagets interna arbetsflödesbeskrivningar. För detaljerad information om olika begrepp och områden som beskrivs i utbildningen kan du läsa online-hjälpen till respektive rutin. Online-hjälpen hittar du via hjälpknappen på verktygsmenyn eller via Shift + F1 i rutinen. Du kan också se online-hjälp till ett visst område eller exempelvis en box via F1 i rutinen. Denna beskrivning visar hur inköpsorderflödet ser ut i modulen Inköp, vilka olika register som finns och hur en order flyttas från ett register till ett annat. Under varje sektion finns delarna beskrivna i detalj. Sida 1 av 7
Förfrågan Registrera förfrågan Registrera ny och ändra befintlig förfrågan. Det finns möjlighet att generera inköpsorder av förfrågan. I boxen Inköpsorder (i det nedre högra hörnet) går det att se om en förfrågan blivit en inköpsorder. Skriv ut förfrågan Skriv ut förfrågan på skrivare eller skicka med e-post. Utskrift av enstaka förfråga kan göras direkt från Registrera förfrågan. MONITOR-tips! I fliken Aktiviteter kan du logga aktiviteter rörande förfrågan och inköpsorder. Använd Förfråganförteckning för bevakning. Skapa relaterade förfrågningar för att skicka samma förfrågan till olika leverantörer. Sida 2 av 7
Inköpsorder Det finns fem olika sätt att skapa inköpsorder och olika beslutsunderlag kan användas som stöd för inköpet. Det går att omvandla en förfrågan till order. Det är även möjligt att använda behovsberäkningen alternativt nettobehovskörningen för att få ett underlag att köpa utifrån. De två sistnämnda ger orderförslag som kan omvandlas till order. Det går även att skapa inköpsorder direkt från kundorder. Det sista alternativet är att registrera ordern manuellt. Registrera inköpsorder Registrera ny och ändra befintlig inköpsorder. Order får status 1 (Registrerad). Skriv ut inköpsorder Skriv ut inköpsorder på skrivare eller skicka med e-post. Ordern får status 2 (Utskriven). Utskrift kan göras direkt från Registrera inköpsorder eller från Skriv ut inköpsorder. Orderförteckning Inköp Bevaka inköpsordern per leverantör, leveransperiod m.m. Sida 3 av 7
Inleverans Dessa rutiner används normalt där inleveranser sker, dvs. vid godsmottagningen. Där rapporteras godset som inlevererat, pallflagga kan skrivas ut och mottagningskontroll görs i de fall det är satt på artikeln, ordern eller leverantören. Rapportera inleverans Inleverera hela ordern som då får status 9 (Slutlevererad) eller delleverera ordern som då får status 5 (Dellevererad). Pallflaggor kan ställas in att de ska skrivas ut automatiskt. Saldo uppdateras på det som inlevereras. Om inleveransen ska genomgå mottagningskontroll får orden status Ankommit efter att du rapporterat inleveransen. I det fallet hämtas sedan ordern upp i rutinen Mottagningskontroll, där pallflaggor skrivs ut och saldot uppdateras. Skriv ut pallflagga Skriv ut pallflagga för märkning av inkommande gods. Sida 4 av 7
Mottagningskontroll De order som ska genomgå mottagningskontroll har efter att de inlevererats inte uppdaterat lagersaldot, utan hamnat i status Ankommit. För att artiklarna i dessa order ska lagerläggas så ska de rapporteras som godkända. Eventuell kassation och orsak till detta kan också anges. I rutinen skrivs pallflaggor ut efteråt. Sida 5 av 7
Leverantörsfaktura reskontra Efter inleveransrapportering och mottagningskontroll skapas ett fakturaunderlag som kan kopplas till fakturan. På så vis konteras fakturan automatiskt, samtidigt som det går att få en kontroll mellan orderbelopp och fakturabelopp. Registrera leverantörsfaktura Registrera faktura, koppla mot inköpsorder eller kontera manuellt (om ingen order finns). Skriv ut leverantörsfakturajournal Skriv ut för att uppdatera redovisningen. Om integration tillämpas behöver inte journalen skrivas ut. Utbetalningar Ta fram en lista över betalningar och registrera betalningar som ska göras. Skriv ut transaktionslista Skriv ut transaktionslista. Därefter skapas en betalfil som skickas till banken. Återrapportering av utbetalning När du får en betalningsuppdragslista från exempelvis Bankgiro eller PlusGiro, rapporterar du de betalningar som verkställts. Detta görs i rutinen Utbetalningar, listtypen Återrapportering. Sida 6 av 7
Skriv ut utbetalningsjournal Innehåller bokföringsposter för fakturor som rapporterats som betalade. Skriv ut för att uppdatera redovisningen. Om integration av utbetalningar tillämpas behöver inte journalen skrivas ut. MONITOR-tips! Använd Leverantörsreskontralista för att bevaka/söka obetalda och betalda fakturor. Använd Likviditetsprognos för att se förväntade in- och utbetalningar per period. Använd Fakturaöversikt EFH för att bevaka vilka registrerade fakturor som ska attesteras. Sida 7 av 7