HÄLSOSAMTAL WEBBSTÖD

HÄLSOSAMTAL WEBBSTÖD MANUAL FÖR ANVÄNDARE AV ADMINWEBBEN VERSION 1.5 2017-03-07

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Revisionsförteckning... 4 Om dokumentet... 5 Användarroller i webbstödet... 6 Användare... 6 Hälsosamtalsledare... 6 Webbstödets innehåll... 7 Logga in på adminwebben... 8 Logga ut ur adminwebben... 9 Navigering i adminwebben... 10 Välj aktiv vårdcentral... 11 Inbjudningar... 12 Öppna inbjudningar... 12 Redigera inbjudan... 14 Klarmarkerade inbjudningar... 18 Skickade inbjudningar... 19 Detaljer... 20 Skapa inbjudan manuellt... 20 Sök deltagare... 24 Avidentifierade och låsta enkäter... 26 Besvara enkät på vårdcentral - generera pinkod... 27 Hantera deltagares enkät... 28 Ange samtalsdatum... 29 Ändra svar på frågor... 31 Hämta labbresultat... 34 Mata in labbresultat manuellt... 35 Visa rapport... 36 Ladda ned tom stjärnprofil... 37 2

Välj värden för uddar i stjärnprofil... 38 Ladda ned ifylld stjärnprofil... 39 Slutför hälsosamtal... 40 Enkätwebb - Reservrutin... 41 Adresser... 41 Enkätwebb - Reservrutin... 41 Adminwebb... 44 3

REVISIONSFÖRTECKNING Nedan listas dokumentets ändringar, där senaste revisionen visas högst upp. Revision Datum Kommentar 1.5 2017-03-07 Lagt in bilaga för reservrutin som en del av dokumentet 1.4 2017-02-07 Uppdaterat information kring: sök deltagare, navigering i adminwebben, reservrutin, inbjudningar. 1.3 2016-11-07 Nya bilder. Information om utloggning. 1.2 2016-11-02 Information om avidentifiering 1.1 2016-11-01-1.0 2016-10-31 Uppskapande av användarmanual 4

OM DOKUMENTET Detta dokument innehåller information om administrationsdelen i webbstödet 1, dess olika delar, samt vad du som användare kan utföra för aktiviteter, samt hur. 1 Denna del kommer att benämnas som adminwebben framöver. 5

ANVÄNDARROLLER I WEBBSTÖDET Adminwebben är en webbplats som syftar till att stötta dig som endast skall arbeta med hantering av inbjudningar av deltagare för hälsosamtal, samt för dig som sedan kommer att hålla i hälsosamtal med inbjudna deltagare. I adminwebben finns det begränsningar för vad du som användare kan göra baserat på den roll som tilldelas dig utifrån vilka arbetsuppgifter och ansvar du har i arbetet kring hälsosamtal. Du kommer endast att ha tillgång till information kring deltagare som är listade på de vårdcentraler du arbetar på. I webbstödet finns det en uppdelning på två olika roller du som användare kan ha. Du kommer att få en roll tilldelad i enlighet med vilka arbetsuppgifter du har och vilket ansvar du kommer att ha i arbetet med hälsosamtal. Nedan beskrivs de två olika rollerna. ANVÄNDARE En vanlig användare i adminwebben har endast tillgång till inbjudningarna, och kommer enbart att arbeta med att hantera inbjudningar för sin(a) vårdcentral(er). Du som har denna roll kommer att ansvara för att ange ett datum för labbprovtagning på inbjudan, samt aktivt välja att skicka ut inbjudan för vidare hantering hos den centrala printleverantören (detta beskrivs mer i avsnittet kring inbjudningar längre ned). Du har även möjlighet att söka deltagare och få fram information om inbjudan kopplad till personen. HÄLSOSAMTALSLEDARE Hälsosamtalsledare har tillgång till deltagarnas inbjudningar och enkäter, och kan både hantera inbjudningar och enkäter. Du som har denna roll kommer att hålla i själva hälsosamtalet med deltagarna. Du kommer bland annat att ha möjligheten att hantera inbjudningar, ändra svar på enkätfrågorna för deltagare, hämta labbsvar, välja värden för uddar för att kunna autorita stjärnprofilen m.m. 6

WEBBSTÖDETS INNEHÅLL Adminwebbens syfte är att hantera utskick av inbjudningar, generera pinkod för inloggning till enkätwebben på vårdcentralen, samt vara ett stöd vid hälsosamtal med deltagare. Adminwebben är uppdelad i två huvudsakliga sektioner, vilka nås genom de två länkarna i toppmenyn: Sök deltagare och Inbjudningar. Genom att söka fram en deltagare är det möjligt att se dennes information, samt länk till inbjudan och enkäten. OBS! När du har arbetat klart i adminwebben, glöm inte att logga ut, och stäng även ned webbläsaren (Internet Explorer)! På nästa sida finns det information om hur du når adminwebben och loggar in. 7

LOGGA IN PÅ ADMINWEBBEN OBS! Innan du försöker nå adminwebben måste du sätta in ditt SITHS-kort i datorns kortläsare! För att nå adminwebben går du gå in på genvägar i startmenyn på datorn och öppnar genvägen Hälsosamtal webbstöd. En inloggningsruta kommer att öppnas upp där du ser olika alternativ för SITHSkortet. OBS! Det är viktigt att du väljer alternativet som har Region Västmanlands logga, se bild nedan för exempel: 8

LOGGA UT UR ADMINWEBBEN Det är viktigt att du loggar ut när du har arbetat färdigt i adminwebben. För att logga ut ur adminwebben kan du klicka på länken Logga ut som finns uppe till höger bredvid ditt namn, se bild nedan: När du klickar på Logga ut kommer du att ledas om till en sida som informerar dig om att du nu är utloggad. OBS! Du måste stänga ned webbläsaren helt för att slutföra utloggningen! När du når denna sida, se till att stänga ned webbläsaren för att slutföra utloggningen: 9

NAVIGERING I ADMINWEBBEN I toppmenyn har du två olika val: Sök deltagare och Inbjudningar, vilka visas i bilden nedan: Om du klickar på länken Inbjudningar får du upp fyra olika alternativ som leder in till olika sidor, enligt bilden nedan: 10

VÄLJ AKTIV VÅRDCENTRAL När du har loggat in på adminwebben behöver du välja vilken vårdcentral du vill arbeta med. Om du inte redan har valt en vårdcentral kommer du att ledas om till denna sida när du klickar på Sök deltagare eller någon av länkarna under Inbjudningar. Välj en vårdcentral i rullistan, och klicka på spara. När du har valt och sparat en vårdcentral kommer du få en bekräftelse högst upp sidan, och din aktiva vårdcentral kommer att visas under ditt namn i toppmenyn till höger. Se bild nedan: 11

INBJUDNINGAR Underlag för inbjudningar till deltagare kommer automatiskt in till adminwebben via ett listningssystem. Inbjudningarna kan ha olika statusar i adminwebben: öppna, klarmarkerade samt skickade. Dessa går att hitta genom att klicka på länken Inbjudningar i toppmenyn, och välja ett av alternativen i listan. ÖPPNA INBJUDNINGAR När underlag från listningssystemet kommer in till adminwebben skapas det automatiskt upp en inbjudan med deltagarens information. Det enda som inte skickas med från listningssystemet är information kring provtagning (datum och tid). Inbjudan anses vara öppen så länge information om provtagning inte finns angiven. 12

Inbjudningar som inkommit via listningssystemet saknar information om tid och datum för provtagning, och kommer därför att ha en gul varningstriangel som indikerar på att inbjudan inte är komplett, och inte kan skickas ut förrän all nödvändig information har fyllts i. Eventuella uppdateringar av deltagarens information kommer in via listningssystemet en gång per dygn (nattetid) och endast öppna inbjudningar påverkas om det skulle finnas eventuella ändringar i deltagarens information. Rent teoretiskt skulle en öppen inbjudan kunna flyttas från en vårdcentral till en annan om deltagarens listningsinformation och vilken vårdcentral den tillhör ändras. För att säkerställa att inbjudan blir låst till din vårdcentral, och deltagaren blir inbjuden till att genomföra hälsosamtalet hos er behöver du ange information för provtagningen och spara ändringarna så att inbjudan blir klarmarkerad och låst till din vårdcentral. Klicka på länken Redigera för den inbjudan du vill jobba med så att du leds om till redigeringssidan (se avsnitt nedan). 13

REDIGERA INBJUDAN I rullistan behöver du välja en inbjudningsmall och fylla i de fält som visas. Till höger kommer det att finnas en förhandsgranskning som illustrerar hur själva texten kommer att se ut i inbjudan som deltagaren får skickad hem till sig. Förhandsgranskningen och nyckelorden inom dessa tecken {} är till för att illustrera hur inbjudningstexten kommer att se ut, och i vilken ordning informationen kommer. (Fortsättning på nästa sida) 14

Om du har valt mallen Fast datum och tid får du välja ett datum via en kalender som visas när du klickar i textfältet Datum. Se bild nedan: Textfälten Tid och Plats är fritextfält, och där får du mata in informationen som krävs. 15

Exempel på en helt ifylld inbjudan med valt datum, angiven tid och plats visas nedan: I förhandsgranskningsrutan finns det nyckelord som är inkapslade på detta vis: {Tid}, och dessa ersätts då av den information du anger i textfälten. Eftersom att fältet Plats är frivilligt behöver du ej ange någon information där, och om det lämnas tomt kommer det inte skrivas in något i inbjudan. Textfältet Plats kan användas av er som har fler än en familjeläkarmottagning, och då är det bra om ni tydliggör för deltagaren var själva provtagningen äger rum. Nedan visas ett exempel utan platsinformation angivet. 16

Ifylld inbjudan utan information om plats: Eftersom Plats är ett frivilligt fält går det bra att spara ändringarna utan att ange något i det fältet. OBS! Själva ordet {Plats} kommer ej synas i inbjudan för deltagaren, det används bara för att tydliggöra för dig i förhandsgranskningen var den texten skulle visas om den fylls i. När du har fyllt i alla fält, klicka på Spara för att spara ändringarna och klarmarkera inbjudan. 17

KLARMARKERADE INBJUDNINGAR En klarmarkerad inbjudan är låst till din aktiva/aktuella vårdcentral, och är ej öppen för fler ändringar från listningssystemet. Det är fortfarande möjligt för dig som användare att redigera inbjudan. Nedan visas en bild på hur listan Klarmarkerade inbjudningar ser ut. När du har arbetat klart med klarmarkerade inbjudningar och känner dig redo att lägga dem i kö för att postas till deltagarna, markera de inbjudningar du vill skicka ut, och klicka på knappen Skicka inbjudningar enligt bilden nedan: 18

När du klickar på Skicka inbjudningar får du upp en bekräftelse. OBS! När du väl har skickat ut inbjudningarna går det ej att ångra åtgärden. SKICKADE INBJUDNINGAR Skickade inbjudningar är inbjudningar som har blivit utskickade från detta system till printleverantören (som i sin tur skrivit ut och postat dem till deltagarna). I listan visas de inbjudningar som skickats ut, samt när de skickades ut från adminwebben. Dessa inbjudningar sorteras på när de skickades ut (senast utskickad visas högst upp). 19

DETALJER Du kan alltid gå in på detaljvyn för en inbjudan för att se all information om inbjudan. SKAPA INBJUDAN MANUELLT Inbjudningar skapas upp automatiskt för deltagare utifrån det underlag som skickas in från listningssystemet. I de fall där deltagaren inte finns med i listningssystemet kan du behöva skapa upp en inbjudan manuellt. I denna sektion kommer det att beskrivas hur du går tillväga för att skapa upp en ny inbjudan. Börja med att klicka på Inbjudningar och Skapa ny inbjudan, se bild nedan. 20

Du kommer att ledas om till sidan Skapa ny inbjudan som ser ut på följande sätt. Fyll i information i alla fält (i exemplet nedan är det endast fiktiv information som angivits): 21

När du har fyllt i alla textfält och valt en enkätversion, välj en inbjudningsmall från rullistan (i detta fall valdes mallen Fast datum och tid ). Klicka på fältet Datum för att välja ett datum från en kalender, se bild nedan: 22

I bilden nedan har datum och tid angivits för provtagning. Eftersom fältet Plats är frivilligt går det bra att lämna det tomt. Detta fält kan användas om din vårdcentral har flera familjeläkarmottagningar som deltagaren kan göra provtagningen på, i de fallen är det bra att tydliggöra det genom att ange en plats. 23

SÖK DELTAGARE Du kan söka deltagare i adminwebben genom att mata in dennes personnummer i sökrutan. Börja med att klicka på länken Sök deltagare i toppmenyn: Du kommer att ledas om till sidan Sök deltagare, där du kan mata in ett personnummer för att söka fram en deltagare: 24

Ange ett personnummer och klicka på Sök deltagare (visar endast en fiktiv person i detta exempel): Om det finns en enkät och inbjudan kopplad till personnumret som hör till din aktiva vårdcentral kommer du att få fram deltagarens information samt en länk till inbjudan. Om du har behörighet att hålla hälsosamtal och hantera enkäter kommer du även få en länk till deltagarens enkät. I detta läge är det även möjligt att generera en ny pinkod för deltagaren. Pinkoden används av deltagaren för att logga in på enkätwebben (reservrutinen). Detta finns beskrivet mer i detalj här. 25

AVIDENTIFIERADE OCH LÅSTA ENKÄTER När hälsosamtalet har slutförts kommer enkäten och inbjudan att avidentifieras (i enlighet med PUL 2 ), och blir inte längre sökbara på personnummer. 2 Personuppgiftslagen 26

BESVARA ENKÄT PÅ VÅRDCENTRAL - GENERERA PINKOD Deltagare som inte har möjlighet att besvara enkäten via 1177, utan istället väljer att besvara enkäten på vårdcentralen loggar in på enkätwebben (reservrutinen) med sitt personnummer och en pinkod som endast är giltig en gång. Som användare i adminwebben kan du generera en ny pinkod till en deltagare vid förfrågan. När deltagaren loggar in på enkätwebben med pinkoden förbrukas den, och samma pinkod kommer inte gå att använda en gång till om deltagaren vid något tillfälle väljer att logga ut. Om detta skulle inträffa löses det genom att du skapar en ny pinkod i adminwebben, och sedan ger denna till deltagaren. Du kan generera en pinkod till deltagaren genom att söka upp den och klicka på knappen Generera ny pinkod längst ned på sidan. Ett meddelande kommer att visas högst upp på sidan med den nya pinkoden, enligt bildexemplet nedan: 27

HANTERA DELTAGARES ENKÄT Om du har behörighet att hålla hälsosamtal och hantera enkäter är det möjligt för dig att klicka in på enkäten när du sökt fram deltagaren. OBS! Om du endast har behörighet att arbeta med inbjudningar och generering av pinkoder till deltagarna för inloggning behöver du ej gå igenom resten av dokumentet. Denna del och resten av dokumentet gäller endast hälsosamtalsledare. När du har sökt fram en deltagare och fått fram enkäten, klicka på länken Gå till enkät, du kommer då ledas om till själva enkäten, och i avsnitten nedan beskrivs de olika sektioner du ska kolla på, samt vad du kan utföra för aktiviteter: 28

ANGE SAMTALSDATUM I sektionen Information finns det information om deltagaren, samt en indikation på om deltagaren aktivt valt att slutföra enkäten eller ej. I detta exempel kan du se att deltagaren inte klickat på Slutför enkät i enkätwebben. 29

Klicka i textfältet Samtalsdatum för att få fram en kalender, och ange datum då samtal ska hållas: När du har valt ett datum, klicka på Spara. En bekräftelse på att informationen sparades kommer att visas högst upp på sidan. 30

ÄNDRA SVAR PÅ FRÅGOR Det är möjligt för dig som hälsosamtalsledare att tillsammans med deltagaren ändra svar på frågor. Syftet med denna funktion är för att ni tillsammans ska kunna korrigera ett svar om deltagaren insett att denne svarat fel, eller om den ändrat sig. Det är ej tänkt att hela enkäten ska besvaras på detta vis. I adminwebben listas alla frågor i olika sektioner uppdelade baserat på olika frågekategorier: I varje sektion/kategori står det hur många av frågorna som besvarats av deltagaren. Om du tittar på kategorin Alkohol ser du exempelvis att endast 1 av 11 frågor har besvarats. I detta exempel beror det på att deltagaren angivit att denne aldrig dricker alkohol, varpå inga följdfrågor kring detta kom upp för deltagaren i enkätwebben. 31

För att veckla ut sektionen och se alla frågor i en kategori och dess angivna svar, klicka på själva titeln: En lista över alla frågor visas, och deltagarens svar visas under varje fråga (d.v.s. om frågan besvarats). 32

Klicka på själva frågan för att ledas in till själva frågesidan där du kan se alla tillgängliga svarsalternativ och även ändra svar på frågan: Du kan nu ändra svaret genom att välja ett annat svarsalternativ och klicka på Spara för att spara det nya svaret. Det är även möjligt att helt ta bort svaret på en fråga. 33

HÄMTA LABBRESULTAT I sektionen Labbfrågor visas deltagarens resultat från provtagningen. Du kan klicka på knappen Hämta labbsvar för att systemet automatiskt ska försöka hämta labbresultat från journalsystemet. Om systemet lyckas med att hämta labbresultaten kommer en bekräftelse visas högst upp på sidan. Om det inte går att hämta labbresultat kommer ett felmeddelande visas. Antingen beror det på att det inte finns några labbsvar tillgängliga för personen i journalsystemet, eller så har det inträffat ett fel med hämtningen. Du kan alltid kontrollera detta genom att kolla i journalsystemet och se om det finns labbsvar för deltagaren, och rapportera fel till helpdesk om systemet har problem med att hämta tillgängliga labbresultat. 34

MATA IN LABBRESULTAT MANUELLT Om systemet inte lyckas hämta labbsvar automatiskt, eller om något värde inte ser korrekt ut går det även att mata in labbsvar manuellt genom att klicka på knappen Redigera svar. Du kommer då att ledas om till sidan för manuell inmatning av labbsvar. Under varje textfält finns det en hjälptext som säger inom vilket intervall det angivna värdet måste vara inom. När du har fyllt i fälten, tryck på Spara för att spara ändringarna. Sedan kan du klicka på knappen Tillbaka till enkät för att återgå till enkäten. 35

VISA RAPPORT Sidan som kallas för Rapport innehåller underlag för stjärnprofilen. OBS! Det är viktigt att de viktade frågorna i enkäten har besvarats, samt labbresultat angivits för att kunna få ut ett fullständigt stjärnprofilunderlag. När du är på själva enkätsidan, klicka på knappen Visa rapport för att gå in till rapportsidan: Du kan utföra dessa aktiviteter på rapportsidan: Spara värden för uddar i stjärnprofil (används för automatiskt utritning av stjärnprofil) Ladda ned tom stjärnprofil (ett dokument med ifyllda mätvärden) Ladda ned ifylld stjärnprofil (dokument med ifyllda mätvärden samt autoritad stjärnprofil) Lås enkät och ladda upp stjärnprofil till Kibi Base (låser enkäten, avidentifierar enkät + inbjudan samt laddar upp ifylld stjärnprofil till Kibi Base) Dessa aktiviteter visas i sektionerna nedan, uppdelade i olika rubriker för de olika aktiviteterna. 36

LADDA NED TOM STJÄRNPROFIL Du kan välja att ladda ned en tom stjärnprofil som endast har deltagarens mätvärden ifyllda genom att klicka på knappen Ladda ned tom stjärnprofil. En PDF-fil med stjärnprofilen kommer då sparas på din dator: 37

VÄLJ VÄRDEN FÖR UDDAR I STJÄRNPROFIL Nästa steg är att välja värden för uddarna för alla kategorier/områden. Längre ned på rapportsidan listas alla kategorier. Du måste gå igenom alla kategorier, välja en udd i rullistan samt klicka på Spara ändringar för stjärnprofilnivåer längst ned på sidan. Under varje rullista finns det ett förslag på udd som systemet automatiskt räknat ut. I de fall där det finns tvetydiga förslag får du göra en bedömning kring vilket värde som ska anges utifrån kriterier för stjärnprofil som finns i manualen Västmanlands hälsosamtal för 50-åringar. 38

LADDA NED IFYLLD STJÄRNPROFIL När alla områden/kategorier har fått sparade värden på uddarna kommer det att visas en ny knapp högst upp på rapportsidan där du har möjligheten att ladda ned en ifylld stjärnprofil. Om knappen inte visas innebär det att någon av kategorierna saknar ett angivet värde för udden. Klicka på knappen Ladda ned ifylld stjärnprofil för att hämta hem en ifylld stjärnprofil till din dator. Den ifyllda stjärnprofilen kan användas som hälsosamtalsledarens facit i samtalet med deltagaren, dock ska den inte ersätta den tomma stjärnprofil som används för att manuellt rita uddarna under samtalet. 39

SLUTFÖR HÄLSOSAMTAL När hälsosamtalet har slutförts med deltagaren ska du som hälsosamtalsledare slutföra själva hälsosamtalet i adminwebben genom att låsa enkäten och skicka in stjärnprofilen till Kibi Base. Detta görs efter samtalet med deltagaren, och denna åtgärd går ej att ångra. OBS! När du väl väljer att slutföra detta kommer enkäten och inbjudan att helt avidentifieras i systemet, och blir inte längre sökbara. Sektionen och knappen Lås enkät och skicka in till KIBI kommer att visas när värden för samtliga uddar har angivits. Denna del kommer endast att visas om det finns ett komplett stjärnprofilunderlag för enkäten, samt om det angivna samtalsdatumet inte är längre fram i tiden än den nuvarande dagen. OBS! När du har arbetat klart i adminwebben, glöm inte att logga ut! Mer information kring utloggning finns under sektionen Logga ut ur adminwebben. 40

ENKÄTWEBB - RESERVRUTIN ADRESSER Länk till adminwebben (produktionsmiljön): https://halsosamtal-admin.ltv.se Länk till enkätwebb reservrutin (produktionsmiljön): https://halsosamtal-vc.ltv.se ENKÄTWEBB - RESERVRUTIN För deltagare som inte har möjlighet att besvara enkäten i enkätwebben med inloggning via 1177 finns det möjlighet att besvara den via en reservrutin på vårdcentralen. För att komma åt reservrutinen, starta webbläsaren Internet Explorer och surfa in till adressen https://halsosamtal-vc.ltv.se. När du som hälsosamtalsledare har nått inloggningssidan loggar du in med deltagarens personnummer, och en pinkod som du genererar i adminwebben. OBS! Pinkoden är endast giltig en gång, och om pinkoden har förbrukats behöver du skapa en ny om deltagaren av någon anledning vill logga ut och fortsätta senare. Se inloggningssida för enkätwebben reservrutin nedan: 41

Om inloggning lyckas kommer ni att nå en sida med en sammanställning av deltagarens uppgifter, enligt exempel nedan: Klicka på nästa för att få fram en instruktionssida för enkäten, och klicka sedan på nästa för att börja besvara enkäten. (Fortsättning på nästa sida i dokumentet) 42

Högst upp till vänster i enkätwebben finns en meny med olika funktioner, se exempel nedan. 43

ADMINWEBB För att generera en pinkod till användaren och möjliggöra inloggning i enkätwebben behöver du följa dessa steg i ordning: 1. Sätt i ditt SITHS-kort i din dators kortläsare 2. Starta Internet Explorer 3. Surfa in till adminwebben (https://halsosamtal-admin.ltv.se) 4. Klicka på länken Sök deltagare i toppmenyn 5. Sök fram deltagaren med dennes personnummer 6. När sökresultatet visas, klicka på den gröna knappen Generera ny pinkod. 7. Notera pinkoden som visas på toppen av sidan, och använd denna för att logga in användaren på enkätwebben reservrutin. Pinkoden är skiftlägeskänslig, och det är viktigt att skilja på versaler och gemener. OBS! För att kunna logga in på enkätwebben måste inbjudan för deltagaren ha statusen Skickad. Detta ser du i sökresultatet, se Status. Se bildexempel nedan: 44