Tjänsteskrivelse 1 (2) 2015-12-03 KFN 2015.0126 Handläggare - förstudierapprt Sammanfattning Det har gått frt. Bara under de senaste 10 åren har infrmatin ch hur vi ser på ch förhåller ss till infrmatin förändrats dramatiskt. Och hur vi än väljer att förhålla ss till de infrmatinskanaler ch infrmatinsprducenter sm mger ss kvarstår det faktum att majriteten av den infrmatin sm prduceras idag är digital. I samhället såväl sm inm våra kmmunala verksamheter. Att i denna verklighet ta steget till att även arkivera ch bevara infrmatinen digitalt är egentligen varken strt eller mvälvande utan snarare självklart ch naturligt. Det självklara ch naturliga är dck inte alltid enkelt, när det gäller elektrnisk arkivering finns ett antal frågr att ta ställning till. Vissa av dessa frågr är tydliga, andra har vi ännu inte förstått eller ens fått syn på. I denna förstudie vill vi lyfta de frågeställningar sm finns. Vi vill förstå de bakmliggande faktrerna ch knsekvenserna av framtida vägval ch strategier. Vi trr att det bästa sättet att nå dit är att samverka, mellan kmmuner, mellan förvaltningar ch mellan människr. Genm att dela med ss av kunskaper ch erfarenheter samtidigt sm vi är öppna ch lyhörda för mvärlden får vi de bästa förutsättningar att se i vilken riktning vi bör gå. På så sätt säkerställer vi at tvi på bästa sätt tar tillvara den digitala teknikens möjligheter till säker ch tillgänglig infrmatinsförsörjning för all framtid. Beslutsunderlag Kultur- ch föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-02-13 Kultur- ch föreningsnämndens prtkll 2014-03-12 30
Tjänsteskrivelse 2 (2) 2015-12-03 KFN 2015.0126 Bakgrund Under 2016 har Kultur- ch föreningsförvaltningen i Karlskga i samarbete med ansvariga arkivmyndigheter i Kumla Kmmun, Hallsbergs kmmun, Lekebergs Kmmun, Laxå Kmmun ch Askersunds Kmmun genmfört en förstudie gällande införande av E- arkiv. Under förstudien har ett antal aktiviteter genmförts, bland annat studiebesök, knferensbesök ch arbetsmöten. Resultaten av dessa aktiviteter har tillsammans med en mfattande mvärldsbevakning sammanfattats i en förstudierapprt. Beskrivning av ärendet Se förstudierapprt: Förstudie Kultur-ch föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- ch föreningsförvaltningen föreslår Kultur- ch föreningsnämnden att gdkänna förstudierapprten: Förstudie Prjektledare Expedieras till Förvaltningschef Kultur- ch föreningsförvaltningen Biblitekschef Kmmundirektör Kanslichef IT-chef
Förstudie 1 E-Arkiv Fö rstudie Ett samarbetspröjekt mellan Kumla Kömmun, Askersunds Kömmun, Laxa Kömmun, Lekebergs Kömmun, Hallsbergs Kömmun öch Karlsköga Kömmun
Förstudie 2 Innehåll Sammanfattning... 3 1 Arkiv... 4 1 Kmmunarkivet... 4 2 Kmmunarkivets ch arkivmyndighetens rll... 4 3 Varför?... 5 4 Vad är... 5 5 Definitin av e-arkivssystem... 6 6 Vad händer m vi inte inför?... 7 7 Skillnader... 7 8 ets rll... 8 9 Organisatin... 9 10 (E-)arkivsrganisatinens ansvar ch arbetssätt... 9 11 Nyttr... 10 2 Viktiga aspekter... 11 1 PUL, persnuppgiftslagen... 11 2 Signaturer... 11 3 Här ch nu (Nulägesanalys)... 11 1 Status kmmunarkiven... 11 2 Systeminventering... 12 3 Prcessgenmgång... 13 4 Omvärld... 13 1 Den digitala agendan... 13 2 Riksarkivet... 13 3 SKL... 14 4 Knytgruppen... 15 5 Sydarkivera... 15 6 Övrigt... 15 5 Leveranser till et... 15 1 Systemvärdering... 16 2 Leveransprjekt... 16 3 Enstaka leveranser... 16 4 Kntinuerliga leveranser... 16 5 System för leveranser... 17 6 Finansiering... 17 6 Alternativ för samverkan... 17
Förstudie 3 1 Vilka ska vi samverka med?... 17 2 I vilken frmell frm ska vi samverka?... 17 3 Hur ska samverkansfrmen finansieras?... 18 7 Vad händer nu?... 19 1 Införandeprjekt... 19 Sammanfattning Det har gått frt. Bara under de senaste 10 åren har infrmatin ch hur vi ser på ch förhåller ss till infrmatin förändrats dramatiskt. Och hur vi än väljer att förhålla ss till de infrmatinskanaler ch infrmatinsprducenter sm mger ss kvarstår det faktum att majriteten av den infrmatin sm prduceras idag är digital. I samhället såväl sm inm våra kmmunala verksamheter. Att i denna verklighet ta steget till att även arkivera ch bevara infrmatinen digitalt är egentligen varken strt eller mvälvande utan snarare självklart ch naturligt. Det självklara ch naturliga är dck inte alltid enkelt, när det gäller elektrnisk arkivering finns ett antal frågr att ta ställning till. Vissa av dessa frågr är tydliga, andra har vi ännu inte förstått eller ens fått syn på. I denna förstudie vill vi lyfta de frågeställningar sm finns. Vi vill förstå de bakmliggande faktrerna ch knsekvenserna av framtida vägval ch strategier. Vi trr att det bästa sättet att nå dit är att samverka, mellan kmmuner, mellan förvaltningar ch mellan människr. Genm att dela med ss av kunskaper ch erfarenheter samtidigt sm vi är öppna ch lyhörda för mvärlden får vi de bästa förutsättningar att se i vilken riktning vi bör gå. På så sätt säkerställer vi att vi på bästa sätt tar tillvara den digitala teknikens möjligheter till säker ch tillgänglig infrmatinsförsörjning för all framtid.
Förstudie 4 1 Arkiv 1 Kmmunarkivet I Sverige har alla medbrgare rätt att ta del av de handlingar sm inkmmer till eller upprättas inm en ffentlig förvaltning. Detta är en viktig del i tryckfrihetsförrdningen, en av våra grundlagar. Kmmunens samtliga handlingar utgör dess arkiv ch styrs därför av arkivlagen. Detta mfattar såväl arkivering ute hs förvaltningarna sm arkivering hs arkivmyndigheten, dvs kmmunarkivet. Handlingarna i kmmunarkivet ska enligt arkivlagen bevaras, hållas rdnade ch vårdas så att de tillgdser inte bara rätten att ta del av allmänna handlingar utan ckså behvet av infrmatin för rättskipningen ch förvaltningen ch frskningens behv. Vidare säger lagen att arkivet ska ansvara för att: 1. rganisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, 2. upprätta dels en arkivbeskrivning sm ger infrmatin m vilka slag av handlingar sm kan finnas i myndighetens arkiv ch hur arkivet är rganiserat, dels en systematisk arkivförteckning, 3. skydda arkivet mt förstörelse, skada, tillgrepp ch behörig åtkmst, 4. avgränsa arkivet genm att fastställa vilka handlingar sm skall vara arkivhandlingar, ch 5. verkställa föreskriven gallring i arkivet. Arkivlagen säger ckså tydligt att kmmunarkivets handlingar ska bevaras för all framtid vilket är utmanande ng för ett pappersarkiv. Där har man genm åren arbetat fram såväl material sm metder sm tillsammans ska garantera bevarande för all framtid. Till exempel skrivs viktiga handlingar ut på arkivbeständigt papper med arkivbeständigt bläck. Handlingarna förvaras i speciella arkivkartnger ch placeras i speciellt framtagna arkivskåp. Dessa är i sin tur placerade i rum med väl avvägd luftfuktighet ch temperatur, allt för att vara säkra på att handlingarna bevaras utan att förlra viktig infrmatin. Vi är idag duktiga på att vårda våra pappersarkiv ur bevarandeperspektivet ch i sak kan man säga att pappersarkivering är det enda helt säkra sättet att säkerställa ett långsiktigt bevarande. Detta sammantaget ställer höga krav på kmmunarkivet ch värdet av gd arkivkunskap inm kmmunen ska inte underskattas. I arbetet med e-arkiv blir detta än viktigare då gamla frågeställningar kmmer att kräva nya svar utan att tumma på arkivvården. Ett exempel är hur arkivlagen ska tlkas utifrån bevarandet av brschyrer. Enligt arkivlagen är det inte tillåtet att förändra ett riginaldkument. Men gäller det ckså färgsammansättningar, typsnitt ch bildplacering? Eller är det enbart brschyrens text ch infrmatin sm ska bevaras i "riginalskick"? 2 Kmmunarkivets ch arkivmyndighetens rll Bilden nedan illustrerar ansvarsfördelningen mellan verksamheten ch arkivet när det handlar m infrmatinshantering. Inm de övre ramarna är gränsen tydlig. Verksamheten ansvarar för registrering ch mellanarkivering av infrmatin samt de system sm används för att hantera detta. Arkivet i sin tur ansvarar för att utöva tillsyn samt sätta upp riktlinjer för verksamhetens infrmatinshantering.
Förstudie 5 Inm den nedre ramen är gränsen mer flytande. Verksamhet ch arkivmyndighet äger respektive uppgift/aktivitet men genmförandet bör ske gemensamt. 3 Varför? Idag sker den största delen av kmmunikatin, ärendehantering ch xx inm såväl kmmunal sm privat sektr digitalt. Vi skapar infrmatin, arbetar med infrmatin ch kmmunicerar med hjälp av våra datrer. Detta gör att infrmatinsmängden ökar för varje år. Inm några år ska denna infrmatin överlämnas till arkivmyndigheten för långsiktigt bevarande. I dagsläget kan inte våra kmmunarkiv säkerställa långsiktigheten i bevarandet av infrmatinen, varför man tvingas ta emt infrmatinen i pappersfrmat. Det är ckså här den stra utmaningen ligger, att garantera det långsiktiga bevarandet. Infrmatinen i arkivet ska kunna läsas ch förstås för all framtid. Hur ska detta gå till? Vem ska skriva ut, srtera ch leverera infrmatinen? Idag ligger detta arbete på verksamheterna ch ska det frtsätta ligga där tvingas man utöka detta manuella arbete för varje år. Vissa av kmmunerna i förstudien tar redan idag emt digital infrmatin i sina arkiv, hur säkerställer vi bevarandet av denna infrmatin? 4 Vad är Ett består av ett eller flera IT-system sm i samverkan med en dedikerad rganisatin är att jämföra med ett pappersarkiv. Systemets funktinalitet möter kraven på återsökning ch urval, gallring utan möjlighet till återskapande, skydd mt tillåten förändring eller förlust (eg. skydd av riginal), krav på sekretess etc. Skillnaderna mt pappersarkivet ligger i de fysiska förutsättningarna, där pappersarkivet består av fysiskt material ch där återsökning, gallring ch dylikt sker manuellt medan dessa funktiner sker digitalt i et. Detta medför att et kan hantera betydligt större mängder infrmatin samtidigt sm sökning ch gallring kan ske betydligt mer effektivt än idag. Eftersm infrmatinsmängden i samhället ökar dramatiskt kmmer det inm en snar framtid att krävas både mer utrymme ch större effektivitet.
Förstudie 6 Lagkravet ger ckså att de allmänna handlingarna ska bevaras för all framtid. Inm funktinaliteten för et ligger ckså frågan m bevarandet. Idag sparar vi infrmatin i lika frmat såsm.dc, PDF,.xls ch liknande. Dessa frmat har det gemensamt att de kräver specifik prgramvara för att kunna visas såsm de sparats. Vi kan i dagsläget inte säkerställa att den specifika prgramvaran finns tillgänglig för all framtid. Om vi dessutm lägger till kriterier så sm prgramvarrnas versiner samt perativsystem förstår vi snart att vi med dessa frmat inte kan möta kravet på långsiktigt bevarande. Detta är en internatinell fråga ch man jbbar i hela världen med att hitta frmat sm kan lösa denna prblematik. I dagsläget finns endast två frmat sm är gdkända av Riksarkivet för långsiktigt bevarande, PDF/A ch XML. De system sm idag finns på marknaden klarar enbart av att hantera frmat sm gdkänts för långsiktigt bevarande. Dessutm ger et möjlighet att möta det lagkrav sm ställs på verksamheten, att redan vid skapandet av infrmatin välja material ch metder med hänsyn till långsiktigt bevarande. Systemet ensamt klarar dck inte av att möta alla de krav sm ställs. Det krävs en dedikerad rganisatin med väl utbildad persnal för att hantera arkivet. Arkivariens specialistkunskap kmmer att behövas i str utsträckning även i den nya rganisatinen m än i en förändrad rll. 5 Definitin av e-arkivssystem Det är inte helt enkelt att särskilja ett fullödigt e-arkivssystem från ett verksamhetssystem med anpassad funktinalitet för (när-)arkivering. Dck finns ett antal kriterier ett fullödigt e-arkivssystem ska leva upp till. Dessa kriterier är bland annat att systemet ska ha funktinalitet för: Säkert långsiktigt bevarande Återsökning ch urval Möjlighet till uppbyggnad av e-tjänster Krav på inleveransermed hjälp av FGS:er Att kunna hantera Metadata ang elektrnisk signatur OAIS Att klara av kntinuerliga leveranser, peridvisa leveranser, enstaka leveranser, manuella leveranser Kntrller av leveranser Autmatisk kmplettering av metadata Manuell kmplettering av metadata Skydd mt tillåten förändring eller förlust Integrering med redvisningssystem Att definiera ch autmatiskt utföra gallring Manuell gallring Att förhindra återläsning av gallrat material från back-up:er Sekretess Migrering ch knvertering av arkivredvisningsstruktur Exprt av hela eller delar av arkivet Spårbarhet
Förstudie 7 6 Vad händer m vi inte inför? Eller snarare: Hur säkerställer vi det långsiktiga bevarandet utan ett väl fungerande? För det är just här prblematiken ligger. Att den digitala infrmatinen kmmer att öka har vi redan knstaterat. I dagsläget ligger den mesta av den digitala infrmatinen i lika verksamhetssystem ute i kmmunerna. Detta i sig medför inga prblem så länge verksamhetssystemen är aktuella, väl uppdaterade ch med genmtänkta supprtavtal. Långsiktigt bevarande kräver dck mer än så. Långsiktigt bevarande kräver ett standardiserat arbetssätt med IT-system sm är utvecklade med fkus på bevarande. På internatinell nivå har man arbetat fram en standard för detta, OAIS (Open Archival Infrmatin System). De ITsystem sm finns på den svenska marknaden säger sig alla uppfylla denna standard. Dck innefattar OAIS även regleringar för rganisatin ch ledning kring arkivet, vilket inte ett IT-system ensamt kan uppfylla. Så igen, vad händer m vi inte inför ett? Vi får svårt att garantera det långsiktiga bevarandet med mindre än att skriva ut samtlig infrmatin ch arkivera denna i pappersarkivet. Pappersarkivet är utmrdentligt när det gäller bevarande, men med den ökande infrmatinsmassan kmmer de befintliga pappersarkiven att kräva större fysiskt utrymme ch mer persnal. Mer persnal i arkivet för att hantera den infrmatin sm levereras in, men ckså mer persnal ute i verksamheten för utskrift ch packning av infrmatinen. Med det ökade trycket från medbrgarna på tillgänglighet av ffentligt material kmmer förmdligen ytterligare persnal att behövas för att hantera detta. Ovanpå detta ligger PSI-lagen sm säger att samtliga myndihgheter ch kmmuner ska tillgängliggöra sin infrmatin digitalt ch utan kstnad. 7 Skillnader Teretiskt finns ingen större skillnad mellan ett ch ett pappersarkiv. Samma lagar gäller ch samma arkivkmpetens krävs. En handling definieras på samma sätt avsett m den är i pappersfrmat eller i digital frm. Praktiskt innebär det dck en större skillnad. Eftersm samhällets kunskap m långsiktigt, digitalt bevarande är begränsad krävs att varje srganisatin själv sätter sig in i prblematiken ch bygger den kmpetens sm krävs. Antingen i syfte att själv bygga en miljö eller för att kravställa en miljö sm en leverantör kan erbjuda. Ett kräver ckså mer av den levererande verksamheten. Förhppningen är att infrmatinen på sikt ska levereras till arkivet per autmatik. Detta gör att infrmatinen redan från början måste förses med krrekt metadata Att infrmatinen är helt väsentlig för varje verksamhet, ffentlig såväl sm privat, trde vara underförstått. Utan tillförlitlig infrmatin kan inget värde tillföras. I kmmunerna finns ckså, sm påtalat, kravet på långsiktigt bevarande. Detta ställer i sin tur krav på tillförlitlig infrmatinssäkerhet. En av de grundläggande faktrerna när man pratar infrmatinssäkerhet är att bibehålla infrmatinskedjan, dvs ju färre avbrtt i kedjan dest säkrare. I dagsläget, när merparten av det sm arkiveras är i pappersfrmat, kan man lätt se att infrmatinskedjan brister. Om man ser generellt på hur arbetsbördan i ett pappersarkiv kntra ett kan kmma att utvecklas över det tid ser det ut såhär:
Förstudie 8 Ttal Pappersarkiv Nutid 0-10 10-15 Framtid Från natinellt håll finns ckså ett starkt Sedan 2010 finns ckså Lagen m vidarenyttjande av handlingar (PSI-lagen). 8 ets rll Huruvida et ska vara en del av varje kmmuns arkivfunktin eller en egen rganisatin är i huvudsak en praktiskt fråga. Att ha en ch samma arkivrganisatin avsett infrmatinens frmat är att föredra, men då våra pappersarkiv finns i fysiska lkaler skulle detta kräva resurser sm på intet sätt är eknmiskt försvarbara. Det alternativ sm förespråkas är en kmbinatin där en gemensam arkivrganisatin ansvarar för såväl pappersarkiv sm samtidigt sm pappersarkiven fysiskt finns kvar i varje kmmun. I en sådan rganisatin skulle kmmunerna kunna hyra in en arkivarie på regelbunden basis för att vårda pappersarkivet samtidigt sm det långsiktiga digitala bevarandet skulle bevaras. Knsekvensen av en sådan lösning skulle vara att kmmunerna måste utse en ansvarig på plats i kmmunen sm hanterar förfrågningar under de tidpunkter arkivarien inte finns på plats. Den stra anledningen till att en gemensam (e-)arkivsrganisatin är att föredra är den specialistkmpetens sm efterfrågas för att förvalta ett. En ensam kmmun skulle få svårighet att bemanna ch beksta en sådan rganisatin. Kstnaden är den andra stra anledningen till samverkan. Förutm kstnad för kmpetens tillkmmer kstnader för IT-system samt förvaltning av dessa. Berende på hur man väljer att finansiera leveranser till et tillkmmer även denna kstnad.
Förstudie 9 9 Organisatin I en kmmande (E-)arkivsrganisatin är det kmpetenserna sm är det avgörande. Dessa kmpetenser bör samtliga inm rganisatinen besitta: 1. Övergripande kunskaper kring arkivlagen, dkuments autencitet ch dylikt 2. Övergripande kunskap m långsiktigt bevarande av digital infrmatin. 3. Övergripande infrmatinssäkerhetskmpetens. 4. Övergripande teknisk förståelse för överföring av infrmatin mellan system 5. Övergripande förståelse för kmmuners verksamhet Dessutm bör några/någn i rganisatinen eller i nära samarbete med rganisatinen ha mer djupgående kunskaper inm vanstående mråden. Antingen så djupgående att man själv kan bygga/förvalta/supprta de lösningar sm behövs eller så pass djupa att man kan upphandla/förhandla ch kravställa den kmpetens sm köps in. För att rganisatinen ska fungera på ett smidigt sätt krävs ckså en uttalad ledare för verksamheten. Detta kan vara en förvaltningsledare/prjektledare sm leder såväl rganisatin sm de prjekt sm rganisatinen ska hantera. Framhävas bör naturligtvis att en eller flera av dessa rller kan innehas av en ch samma persn. Sm beskrivits van kan det vara svårt för en enskild kmmun att bygga samt beksta en rganisatin med dessa kmpetenser. Där är samverkan en bra lösning på prblemet. 10 (E-)arkivsrganisatinens ansvar ch arbetssätt En srganisatins främsta uppgifter är att: Garantera det långsiktiga bevarandet av den digitala infrmatinen. Detta görs genm att välja system ch digitala miljöer sm är beprövade ch standardiserade för att hantera detta. Garantera infrmatinens autenticitet, att dess kntext finns dkumenterad ch bevarad samt att infrmatinen inte har eller kan förändras. Garantera att den bevarade infrmatinen görs tillgänglig på ett lättillgängligt ch förståbart sätt vid behv eller via ett publikt gränssnitt Hantera inkmmande förfrågningar till et Driva leveransprjekt, från fördjupad infrmatinsvärdering till gdkänd levererad infrmatin till et. Råd ch stöd till verksamheten gällande arkivering ch hantering av digital infrmatin. Detta kan gälla allt från kravställning vid upphandling av nya verksamhetssystem till val av metadata på enskilda dkument. Man kan ckså välja att erbjuda kmmunerna hjälp med pappersarkiven. Ett sådant tillval skulle kunna innefatta: Råd ch stöd till verksamheterna gällande hantering ch mellanarkivering av infrmatin i hela kedjan
Förstudie 10 Tillsyn av verksamheternas arkiveringslösningar Vård av kmmunernas pappersarkiv, dvs vårda den befintliga infrmatinen samt hantera såväl inkmmande leveranser till arkivet sm förfrågningar Detta skulle ge mindre kmmuner möjlighet att till en mindre kstnad säkerställa sin arkivvård. Kmmuner med en anställd arkivarie kan välja att inte lägga till denna tjänst ch jbba vidare med sina pappersarkiv sm vanligt. 11 Nyttr De nyttr sm identifierats är främst: Bevarande Sm läget ser ut idag kan vi inte garantera det långsiktiga bevarandet. Därför blir detta den främsta nyttan med ett, att vi med rätt verktyg, rganisatin ch strategi kan garantera att den infrmatin sm skapas digitalt idag även kmmer att finnas tillgänglig för all framtid. Tillgänglighet Idag kan vi hitta i strt sett vilken infrmatin vi vill på internet. Vid alla tidpunkter på dygnet ch var vi än befinner ss. Vi inte bara kan, vi förväntar ss att infrmatinen ska finnas tillgänglig, ch det enda sättet för kmmunen att möta denna förväntan är att bevara infrmatinen digitalt. Med andra rd, ett är en förutsättning för att kunna bygga ett framtida 24-timmarssamhälle. Men ökad tillgänglighet handlar inte bara m att möta medbrgarens behv av snabb infrmatin, det handlar lika mycket m att tillgängliggöra säker ch tillförlitlig infrmatin till våra anställda. Både inm verksamheterna ch på arkivet. När infrmatinen finns bevarad på en ch samma plattfrm ch i ett begränsat antal frmat skapas förutsättningar för sökningar ch sammanställningar sm idag inte är möjliga. Detta är dessutm bara en bråkdel av vad et kan ge i framtiden, vi kan idag inte föreställa ss vilka möjligheter sm kmmer att finnas i framtiden. Vad sm blir mer ch mer tydligt är dck att infrmatin i alla dess frmer kmmer att ha en str betydelse ch värderas högt. Effektivitet Ökad effektivitet är en lgisk följd av de två vanstående. När vi vet att vi har verktyg för att säkra bevarandet kan vi fkusera vårt kunnande åt andra håll. Våra verksamheter kan fkusera på sina kärnverksamheter samtidigt sm man lätt hittar den infrmatin man behöver när man behöver den. Våra arkivarier kan fkusera på att ge råd ch stöd till de verksamheter de har tillsyn över. De får dessutm möjlighet att söka infrmatin ch att sammanställa den på ett mer effektivt sätt. Någt sm idag kan ta dem flera dagar.
Förstudie 11 2 Viktiga aspekter Vid ett framtida införande av e-arkiv finns det ett antal viktiga aspekter att ta hänsyn till. Säväl juridiska sm rganisatriska. De flesta av dessa aspekter förstår vi ännu inte men de vi hittills kmmit fram till är dessa: 1 PUL, persnuppgiftslagen Om en e-arkivsrganisatin etableras i samverkan med ett flertal andra kmmuner kmmer det att ställas krav på tydliga ansvarsgränser för persnuppgifter. Det kmmer att bli viktigt att klargöra vem sm äger ansvaret för att persnuppgifterna hanteras krrekt i systemet. Om systemet ska delas med andra kmmuner kan PUL kräva att systemets användare begränsas från att ha tillgång till den infrmatin sm innefattas av persnuppgifter. PUL hindrar inte på någt sätt kmmunerna från att dela system men man måste ta hänsyn till ch vidta åtgärder för att förhindra felaktig hantering. 2 Signaturer Även m vi anser att pappershantering är det enda sättet att säkerställa bevarandet av allmänna handlingar använder vi inscannade handlingar i vårt dagliga arbete. Detta för att underlätta såväl tillgänglighet sm effektivitet. Detta har man i många kmmuner valt att hantera genm att behandla pappershandlingen sm riginal ch den inscannade handlingen sm kpia. Detta förhållningssätt kan man inte använda sig av vid e-arkivering då det inte kmmer att finnas någn pappershandling. Detta kan ställa till prblem m handlingen kräver någn frm av signatur. Om handlingen skapas i ett verksamhetssystem med persnlig inlggning kan inlggningen ses sm garanten, dvs signaturen, för handlingens riktighet. Om handlingen däremt upprättats i pappersfrmat med en signatur blir det mer prblematiskt. Frågan man juridiskt måste ställa sig är huruvida en inscannad signatur är att betrakta sm giltig? Och på vilka handlingar anser vi att en juridiskt riktig signatur är såpass viktig att det kan ställa till prblem m vi enbart bevarar den i inscannat frmat? Även digitala signaturer skapar frågeställningar. En digital signatur kräver speciell prgramvara för såväl prducent sm mttagare ch kan därför bli svår att hantera. 3 Här ch nu (Nulägesanalys) 1 Status kmmunarkiven Kmmun Verksamhet Dkument- (Infrmatins)- hanteringsplan (Reviderad (år)) Intervall revidering Statistik Antal leveranser (/år) Digital infrmatin i kmmunarkivet Laxå N/A Ja, hemsidan. Frmat ch plats känt. Kmmunstyrelsen: Arbetsmarknadsplitiska prgram Finns (2010) - Bstadsanpassning Finns (2002) - Budget- ch skuldrådgivning Finns (2002) - Datadkument Finns (2002) - Persnal- ch löneservice Finns (2002) - Prjekt Finns (2002) - Ltterier Finns (2002) - Kassa ch eknmi Finns (2002) - Knsumentrådgivning Finns (2002) - Scialtjänsten Finns (2002) - Överförmyndarverksamheten Finns (2005) - Barn- ch utbildningsnämnden Finns (2005) - Sydnärkes miljönämnd Finns (2011) - Övriga Enligt samrådsgruppens gallringsråd. Beslutat 2003-08-26 - Övrig inf Karlskga 100 IN 400-450 UT Valnämnd Finns (2014) 1 år Nej
Förstudie 12 Revisin Finns (2014) 1 år Barn- ch utbildningsnämnden Finns (2014) 1 år Flkhälsnämnden Finns (2014) 1 år Gymnasienämnden Finns (2014) 1 år Kultur- ch föreningsnämnden Finns (2015) 1 år Samhällsbyggnadsnämnden Finns (2015) 1 år Myndighetsnämnden Finns (2015) 1 år Scialnämnden Finns (2015) 1 år Kmmunstyrelsen Finns (2013) 1 år Hallsberg 200 UT Scialförvaltningen har levererat XML filer från Prcapita, men även i papper. Elevhälsan har digitala akter i PMO, dm levererar inte pappersakter till arkivet. Eknmiavdelningen drar inte ut bkslut ur eknmi systemet utan gör en PDF, ch lägger den på hemkatalg. Samtliga Finns (2014-2015) 1 år Hallsberg har tagit en för verksamhetsberende infrmatin, den tas i KS ch gäller för samtliga nämnder. Detta gäller infrmatin/handlingar sm finns i de flesta verksamheter t.ex följesedlar, ledighetsansökningar, ckiefiler samt sciala medier, då får man samma gallringsbeslut/bevarande. Askersund N/A Nej Samtliga utm nedan Finns (2008-2013) - SOC Finns delvis - Näringsliv Finns ej - Kumla N/A Ritningar ur Cmprima Samtliga Finns (2004-2014) - Lekeberg N/A Nej I Lekeberg har man beslutat att gallra samtliga pappershandlingar för att istället bevara dem i PDF-frmat i sitt dkument- ch ärendehanteringssystem Platina. KS Finns (2013) - VON Finns (2013) - KUB Finns (2013) - Övriga Finns ej - 2 Systeminventering Under förstudien har en systeminventering genmförts i de deltagande kmmunerna. Systeminventeringens syfte har varit att bedöma hur många system sm finns i varje kmmun, hur många av dessa sm är gemensamma samt vilka sm kmmer att bytas ut under de närmsta åren. Dessa faktrer har betydelse vid priritering av leveransprjekt (se rubrik Leveranser nedan). Askersund Hallsberg Karlskga Kumla Laxå Lekeberg 28 51 106 47 34 16 Sammanfattningsvis kan sägas att det finns 152 system ttalt i våra kmmuner. Hur många av dessa sm innehåller infrmatin sm ska bevaras samt i vilken rdning de ska pririteras samt tillgängliggöras är i dagsläget svårt att säga. Dck är systeminventeringen en bra utgångspunkt för en kmmande infrmatinsvärdering. Infrmatinsvärderingen kmmer i sin tur att vara ett värdefullt beslutsunderlag inför kmmande beslut. Vid kmmande pririteringsbeslut kmmer det ckså att bli viktigt att veta vilka system sm finns i flera av kmmunerna. Tittar vi på våra 6 kmmuner ser det ut enligt nedan: System Askersund Hallsberg Karlskga Kumla Laxå Lekeberg Ttalsumma Prcapita x x x x x x 6 Site visin x x x x 4 Platina x x x x 4 Nvaschem x x x x 4 Ecs x x x x 4 Aditr PersnecP x x x x 4 PMO x x x x 4 EDP Future x x x x 4 WinLAS x x x x 4 Tekis x x x x 4 Tabellen visar att ett flertal av våra infrmatinstunga system finns i fler än en kmmun. Det tydligaste exemplet är Prcapita sm finns i alla kmmuner. Dck krävs det en mer detaljerad infrmatinsvärdering för att helt säkert kunna säga att en samrdning mellan dessa system skulle ge synergieffekter vid ett kmmande leveransprjekt.
Förstudie 13 3 Prcessgenmgång Sm en del av förstudien har en prcessgenmgång genmförts i kmmunerna. Prcessgenmgången har fkuserat på prcessen Medbrgarförslag ch har genmförts med fkus på infrmatinshanteringen. Med detta fkus ser medbrgarförslagsprcessen generellt sett likadan ut i samtliga kmmuner. Förslaget inkmmer i digital frm eller digitaliseras vid inkmmandet. Därefter registreras förslaget i kmmunens dkument- ch ärendehanteringssystem där även infrmatinen lagras digitalt. Infrmatinen lagras digitalt i dkument- ch ärendehanteringssystemet även m ärendet skickas till lika instanser. Det är alltså vikigt att kmma ihåg lagringsytan för riginaldkumentet alltid är densamma även m infrmatinen läses i lika läsare, såsm e-mailprgram i datrn, på surfplattan eller i telefnen. Innan medbrgarförslaget levereras till arkivmyndigheten, kmmunarkivet, ses dkument- ch ärendehanteringssystemet sm arkiveringsyta. I strt sett samtliga av dagens dkument- ch ärendehanteringssystem klarar av att arkivera infrmatin på ett lagenligt sätt under den relativt krta perid sm infrmatinen lagras där. Dck är det inte ett alternativ att på lång sikt arkivera infrmatinen i ett verksamhetssystem då dessa saknar funktinalitet för att kunna utföra arkivvård på ett lagenligt sätt. Dessutm är dessa system inte heller anpassade för att kunna garantera det långsiktiga bevarandet. Samma sak gäller den arkiveringsfunktinalitet sm exempelvis PMO erbjuder. Denna typ av arkiveringsfunktinalitet är att betrakta sm mellanarkivering ch kan inte leva upp till kravet m långsiktigt bevarande. 4 Omvärld 1 Den digitala agendan I It i människans tjänst en digital agenda för Sverige slår regeringen fast det övergripande målet Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter Vidare slår man i den digitala agendan fast att: Öppenheten i ffentliga beslutsprcesser, handläggningen av ärenden ch tillgängligheten till ffentlig infrmatin bör öka samt Offentlig infrmatin ch e-tjänster är samhällsgemensamma resurser sm kan användas av andra aktörer ch därigenm bidra till samhällets tillväxt. Genm att förbättra förutsättningarna så att företag ch ideella rganisatiner på ett enkelt sätt kan använda infrmatinen ch tjänsterna för utveckling av egna tjänster kan dessa tjänster kmplettera förvaltningens utbud av tjänster ch tillgdse de lika behv sm finns i samhället. En av förutsättningarna för att möta dessa båda är att införa ett. 2 Riksarkivet Riksarkivet har en aktiv rll i arbetet med e-arkiv på det natinella planet. Framförallt leder man arbetet med att ta fram nya standarder inm mrådet. Standarder sm blivit uppmärksammade inte bara i Sverige utan ckså internatinellt. Det handlar m standarder för att överföra infrmatin från ett system till ett annat ch man har fram till dags dat arbetat fram standarder för Paketstruktur för arkiv ch man arbetar just nu med standarder för Persnalsystem, Ärendehantering ch
Förstudie 14 Arkivredvisning. Dessa standarder har fått namnet FörvaltningsGemensamma Specifikatiner, FGS:er. I det frtsatta arbetet är det av största vikt att följa Riksarkivets arbete med FGS:erna då dessa är centrala i ett kmmande e-arkiv. Dessutm har SKL nyligen i en framställan till regeringen föreslagit att Riksarkivet ska få ett utökat ch stärkt uppdrag genm att: Ta en ledande rll i utvecklingen av en hållbar digital infrmatinshantering i ffentlig sektr. Öka takten i utveckling ch förvaltning av förvaltningsgemensamma specifikatiner. Inleda ett natinellt samarbete med landets arkivmyndigheter för gemensam kmpetensutveckling ch ökad reginal samrdning 3 SKL Från SKL s sida driver man frågan m hårt. Dels har man skrivit den framställan till regeringen sm beskrivs van, dels har man fram till årsskiftet 2015/2016 anställt en persn med ansvar att samrdna de natinella initiativ sm just nu tagits. Framförallt har man bidragit genm att upphandla ett ramavtal för e-arkivssystem sm de flesta av sveriges kmmuner har möjlighet att avrpa från. I kravspecifikatinen har man bland annat definierat de krav på bevarande, tillgängliggörande ch integritet sm utgör ett e-arkivsystem. Dessutm ställs krav på att systemet ska klara av att hantera såväl befintliga sm kmmande FGS:er. SKL satsar stra resurser på att förenkla upphandlingsarbetet för kmmunerna ch i början av 2015 följde de upp sitt arbete i en större enkät. Denna enkät sammanställdes under 2015 ch resultatet visade bland annat att drygt 20% av de rganisatiner sm besvarade enkäten kmmer att avrpa ett e-arkivssystem från ramavtalet senast år 2016. Resultatet bröts sedan ner utifrån invånarantal. Då andelen Vet ej -svar är såpass hög i de mindre rganisatinerna utgör dessa inte ett bra statistiskt underlag men det man tydligt kan se är att säkerheten ökar ju färre invånare rganisatinen har. Anmärkningsvärt är dck att 39% av de största rganisatinerna svarar Nej på frågan. Det innebär att dessa rganisatiner aktivt har valt att inte avrpa från SKL s avtal senast 2016. Huruvida de istället valt att genmföra en egen upphandling eller att avvakta framgår inte. Anmärkningsvärt är ckså att det prcentuellt sett att de flesta avrpen kmmer att ske inm rganisatiner med 20 000-99 999 invånare.
Förstudie 15 4 Knytgruppen Knytgruppen är en löst sammansatt gruppering sm bygger på frivilligt deltagande. Sammankallande är SKL s samrdnare ch alla sm inm kmmun eller myndighet på någt sätt jbbar med e-arkiv är välkmna att delta. I Knytgruppen delas erfarenheter mellan deltagarna öppet ch generöst ch man samrdnar ckså ett antal lika aktiviteter på natinell nivå. Bland annat genmförs en systeminventering gällande jurnalsystem sm sedemera kan användas i det vidare arbetet med e-arkiv ch kmmande leveranser till detta. Att aktivt följa ch delta i Knytgruppens arbete kmmer att bli viktigt i det kmmande e-arkivsarbetet. 5 Sydarkivera De e-arkivsprjekt sm just nu pågår innefattar såväl enstaka kmmuner sm ett flertal kmmuner i samverkan. Trts detta har endast 1 frmellt samarbete registrerats i Sverige. Kmmunförbundet Sydarkivera bildades i januari 2015 ch har i dagsläget 10 kmmunmedlemmar ch en regin. Sydarkivera har dck sm mål att utöka sina medlemmar. Sydarkivera bygger såväl rganisatin sm framtida teknisk lösning erhört grundligt ch man är idag ledande inm smrådet i Sverige. Sydarkivera kmmer på sikt att erbjuda sina medlemmar tillgång till en säker miljö för bevarande av digital infrmatin. Redan nu ger man dck medlemmarna möjlighet till råd ch stöd gällande pappersarkiv. Man erbjuder sina medlemmar utbildningar inm mrådet ch man utövar tillsyn. Vidare har man arbetat fram ett gemensamt system för arkivklassificering samt mallar för hur verksamheterns dkument- ch infrmatinshanteringsplaner kan se ut. Sydarkivera har sin verksamhet placerad i Växjö men man planerar att etablera lkalkntr ute hs sina medlemmar för att minska avståndet. I dagsläget har man 5 heltidsanställda hs Sydarkivera ch ytterligare 2 tjänster finns utlysta. Plitiskt styrs Sydarkivera med förbundsfullmäktige ch förbundsstyrelse. I fullmäktige är varje medlem representerad med en ledamt ch en ersättare. I styrelsen sitter 7 ledamöter med ersättare. Plitikerna har ckså valt att dela upp psterna mellan sig sm så att i fullmäktige sitter de största medlemmarnas representanter på de högsta psterna medan de högsta psterna i styrelsen innehas av de minsta kmmunernas representanter. Vidare har förbundet nåt sådan dignitet att ett flertal av psterna innehas av respektive kmmuns kmmunalråd. 6 Övrigt Naturligtvis pågår ett flertal andra prjekt inm mrådet runt m i landet. Generellt kan sägas att de stra kmmunerna väljer att samverka med andra (stra) kmmuner i kravställning ch erfarenhetsutbyte medan man väljer att äga ch driva e-arkivet enskilt. 5 Leveranser till et En av de stra utmaningarna med ett kmmer att bli leveransen av digital infrmatin från verksamhetssystem till. Speciellt utmanande kmmer det att bli med uttag av infrmatin från äldre system. Utmaningen ligger i att strukturen i verksamhetssystemen ser helt lik ut den i e-arkivsystemet. Dessutm måste infrmatinen i verksamhetssystemen paketeras m för att kunna läggas in i e- arkivsystemet. Det är här sm FGS:erna kmmer in ch har str betydelse. FGS:erna talar m dels i vilket frmat infrmatinen ska vara i samt hur den ska paketeras. Nya, stra verksamhetssystem innefattar den typen av funktinalitet från start men det kan vara mycket svårt att tömma ch paketera infrmatin från äldre system.
Förstudie 16 1 Systemvärdering Varje system måste därför utvärderas utifrån de förutsättningar sm finns. Kstnaden för digitalt uttag ch paketering måste vägas mt de nyttr man får av att tillgängliggöra ch bevara den aktuella infrmatinen. I vissa fall kan resultatet bli att kstnaden relativt nyttan blir alltför str för ett specifikt system. I dessa fall kan beslutet bli att infrmatinen skrivs ut på papper för att istället arkiveras i pappersarkivet. På sikt kmmer dck all infrmatin att kunna överföras ch bevaras digitalt. 2 Leveransprjekt I de fall där man bedömmer att nyttan av digitalt bevarande ch tillgängliggörande av infrmatinen är högre än kstnaden påbörjar man ett leveransprjekt. I ett leveransprjekt krävs en mängd lika kmpetenser. Från e-arkivsrganisatinen bidrar man med kmpetens kring prjektledning, långsiktigt bevarande, infrmatinssäkerhet ch överföring av infrmatin mellan system. Verksamheten bidrar med kunskap m den egna verksamhetens prcesser samt detaljkunskaper kring infrmatinen. Det är viktigt att verksamheten inser att man under en krtare perid (~6 månader) måste bidra med önskad kmpetens ch att arbetsbelastningen under denna perid kmmer att öka. srganisatinen måste vara bemannad för att kntinuerligt kunna genmföra leveransprjekt eftersm leveransprjekten kmmer att både följa efter ch överlappa varandra. Man räknar med att en rganisatin bör klara av ca. 3 leveransprjekt/år. Detta är förstås berende av ett antal lika variabler, bland annat infrmatinsmängden i systemet, utökade säkerhetskrav (ex. sekretess) samt hur viktig infrmatinens autencitet är. Exempelvis måste man under infrmatinsvärderingen ta ställning till huruvida brschyrers färgsammansättning måste bevaras i exakt riginal eller m det viktigaste är att bevara infrmatinen. Ju nggrannare bevarandekraven är, dest längre ch dyrare prjekt. Generellt sett kan man säga att ett leveransprjekt består av dessa faser: 3 Enstaka leveranser I e-arkivsammanhang skiljer man på enstaka ch kntinuerliga leveranser. Enstaka leveranser sker vid avställning ch/eller byte av verksamhetssystem då man tömmer det gamla systemet ch levererar infrmatinen till e-arkivet. I dessa fall är det viktigast att tänka på att överföringen sker så säkert sm möjligt med minsta möjliga infrmatinsförlust. Då det är en leverans sm enbart ska ske vid ett enda tillfälle är användarvänligheten inte av så str betydelse ch man behöver därför heller inte lägga så mycket tid eller pengar på detta. Enstaka leveranser kmmer dck främst att ske från äldre system varför fkus istället kmmer att vara på uttag ch paketering av infrmatinen. Dessutm måste verksamheten lägga en del tid på att testa ch kntrllera den överförda infrmatinen så att inga önskade förluster eller förändringar skett. 4 Kntinuerliga leveranser Kntinuerliga leveranser sker regelbundet från ett ch samma verksamhetssystem till e-arkivet. Det är ftast från ett infrmatinstungt system, exempelvis ett dkument- ch ärendehanteringssystem. I ett första skede i ett sådant prjekt måste man förstås fkusera på att ta ut ch paketera infrmatinen för att kunna leverera den till e-arkivet. Sedan bygger man en lösning med fkus på användarvänlighet så att användaren själv kan utföra uttag, paketering ch överföring genm ett fåtal enkla steg. Ett sådant prjekt blir förstås mer kstsamt men nyttan sm uppkmmer då arkivering av infrmatinen enkelt kan överföras till e-arkivet kan förhppningsvis räknas hem relativt snabbt. Enkelheten bygger på att man gör ett gediget arbete då man utreder hur infrmatinen kan tas ut ch paketeras m så att detta kan göras i bakgrunden av systemet eller ett annat system.
Förstudie 17 I större, nya system trr man att denna typ av funktinalitet kmmer att finnas med direkt vid inköp, antingen i ett grundpaket eller sm ptin. Det är viktigt att redan vid upphandling av nya verksamhetssystem utreda m den typen av krav är relevanta att ställa. 5 System för leveranser Idag finns det på marknaden ett antal lika standardsystem sm är behjälpliga vid leveranser. Dessa system har lika fkusmråden så det är viktigt att man vid varje enskilt leveransprjekt utreder var man behöver stöd från ett system. Vid ett sådant arbete är det viktigt att man har gda kunskaper m de lika systemen ch var i prcessen de kan vara till hjälp. Det är viktigt att kmma ihåg att man trts hjälp från ett system måste lägga både tid ch pengar i leveransprjekten. 6 Finansiering Om man tittar natinellt finns det lika lösningar på hur man kan lösa finansieringsfrågan gällande leveransprjekten. Arkivlagen säger tydligt att verksamheten ansvarar för infrmatinen tills den når arkivmyndigheten, dvs fram tills den levererats till arkivet. Med det utgångsläget brde varje leveransprjekt bekstas helt av verksamheten med det givet att arkivet ställer tydliga krav på hur infrmatinen ska vara förpackad vid ankmsten. Man kan ckså se arkivfrågan sm så pass viktig att man brtser från myndighetsgränser för att säkerställa det sm är relevant, dvs att infrmatinen når arkivet ch på så sätt kan bevaras på ett riktigt sätt. Med detta synsätt kan leveransen finansieras på ett annat sätt. Till exempel genm att verksamheten ch e-arkivsrganisatinen delar på kstnaden enligt en utarbetad mdell. Man kan ckså se en lösning där leveransprjekten ingår sm en del av avgiften till en gemensam rganisatin, exempelvis till en nämnd eller ett förbund. 6 Alternativ för samverkan Hur kan vi då hitta det bästa sättet att samverka kring denna fråga? Först ch främst finns ett antal frågr att ta ställning till: 1. Vilka ska vi samverka med? 2. I vilken frmell frm ska vi samverka? 3. Hur ska samverkansfrmen finansieras? 1 Vilka ska vi samverka med? Det naturliga är förstås ett frtsatt samarbete med de kmmuner sm redan nu ingår i förstudien. Det finns dck inget sm hindrar att vi överväger samverkan även med de andra kmmunerna i länet, eller för den del med fler kmmuner i mellansverige. Fördelen med att vara fler kmmuner är, förutm kstnadsfördelningen, att det blir lättare att rekrytera kmpetens. Ett annat alternativ är att söka ss till någn av de samverkansalternativ sm redan finns etablerade. Dessvärre är dessa inte så många då de stra kmmunerna valt att bygga egna srganisatiner. Dck finns i södra Sverige kmmunalförbundet Sydarkivera, vilket beskrivits van. 2 I vilken frmell frm ska vi samverka? Kmmunernas frmella möjligheter till samarbete har utretts ett flertal gånger varför detta inte gjrts inm ramen för denna förstudie Däremt har frågan diskuterats med andra kmmuner med utgångspunkt i. Dessa diskussiner har tydligt visat att man i sfrågan antingen valt ett löst samarbete eller att man gått ihp ch skapat ett förbund.
Förstudie 18 I några större svenska kmmuner har man valt att samarbeta med kravställning ch andra rutinbeskrivningar samtidigt sm man byggt en egen rganisatin kring et ch upphandlat ett eget system. Önskas ett mer frmellt samarbete är förbund att föredra eftersm kmmunerna i ett förbund får samma möjlighet till medbestämmande avsett kmmunstrlek. Ingen kmmun behöver heller dra ett tyngre lass än de andra ch ingen kmmun riskerar att känna sig överkörd. 3 Hur ska samverkansfrmen finansieras? Den enklaste finansieringsfrmen är naturligtvis att budgeterad kstnad för rganisatinen fördelas ut per kmmun baserad på invånarantal. Detta lämpar sig bäst vid lösa ch tidsbegränsade samarbeten. I mer frmella ch långsiktiga samarbetsfrmer finns det skäl att överväga andra finansieringsmdeller. Ju mer detaljerad finansieringsmdell dest rättvisare fördelning. På Sydarkivera har man valt att låta medlemmarna betala en ingångsavgift på 4kr/invånare samt en årsavgift sm ckså den är baserad på invånarantal. Detta ger tillgång till ett fördefinierat baspaket. Vill man lägga till ytterligare tilläggstjänster gör man det till fasta tilläggskstnader. Det finns ytterligare alternativ att köpa tjänster från Sydarkivera vilket då sker till självkstnadspris. I Stckhlms Stad har man till exempel valt att låta verksamheterna köpa prjektledning i tex. leveransprjekt. Det är ckså viktigt att specificera vad sm ska ingå i finansieringsmdellen. Generellt sett ska dessa delar finansieras: Organisatin Investeringar, såväl initiala sm löpande Löpande drift Införandeprjekt Integratiner mt andra system Knsultkstnader, t ex vid uttag ur befintliga system. Användarutbildning Teknisk drift Licenser Supprt- ch uppgraderingsavtal Backuphantering Avveckling = migrering/knvertering till nytt system
Förstudie 7 Vad händer nu? 19 Prjektet ser att ett införande av bör ske så frt sm möjligt med hänsyn till tillgängliga resurser, SKL s ramavtal ch kmmunernas nuvarande status. Med detta i åtanke föreslår vi följande aktiviteter ch tidsplan: Strategiskt Samarbetspartner Samarbetsfrm Finansiering Finansiering Priritering Priritering Operativt Kmpetenshöjning - Arkiv - IT - Upphandling Omvärldsbevakning Ny klassificeringsstruktur Upphandling Avrp Implementering Rutiner/ Styrdkument Infrmatinsvärdering Leveransprjekt i samarbete mellan srganisatin ch förvaltning Leveransprjekt i samarbete mellan srganisatin ch förvaltning Finansiellt Samrdning Kurser Knferenser Studiebesök Samrdning Kmpetens Inköp system Organisatin Leveranser Organisatin Leveranser 2016 2017 2018 2019-2025 1 Införandeprjekt Under 2016 bör ett införandeprjekt påbörjas. Införandeprjektet beräknas pågå under 2016-2017, primärt i samverkan mellan de kmmuner sm idag samarbetar inm mrådet. 1 Prjektrganisatin Prjektgruppen bör representeras av en persn från varje kmmun. Persnen bör ha gd arkivkunskap ch/eller gd kunskap m kmmunens dkument- ch ärendehantering. Prjektgruppens medlemmar bör kunna avsätta tid till prjektmöten samt kmpetenshöjning såsm egen inlärning, knferensbesök, kursbesök, studiebesök ch liknande. Den egna inlärningen kan bestå av såväl inläsning av material sm praktiska övningar i lika IT-verktyg. Styrgruppen bör, liksm under förstudien, bestå av beslutsfattare för arkivmyndigheten i respektive kmmun. Dessutm finns det vinster i att tidigt invlvera en IT-resurs med beslutsbefgenhet i styrgruppen, förslagsvis IT-chef, IT-strateg eller E-förvaltningsledare. IT-resursen bör inneha gda kunskaper i infrmatinssäkerhet. Styrgruppens arbete ska bestå av att styra ch följa upp prjektgruppens arbete, tillse att efterfrågade resurser frigörs samt besluta m budget. Prjektledning/samrdning av aktiviteter bör utföras av en persn sm fås möjlighet att ägna ca 20% av sin arbetstid till detta. Persnen bör vara eller ha ptential att snabbt bli insatt i e-arkivsfrågan.
Förstudie 20 Arbetsuppgifterna går ut på att hitta samt samrdna utbildningsaktiviteter, mvärldsbevaka samt presentera prjektets resultat. Dessutm bör persnen ha gda samrdningsegenskaper ch förmåga att knyta kntakter såväl inm sm utanför kmmunen. Persnen bör även ha förmåga att vid behv presentera prjektet inför såväl kmmunledning sm plitik. Referensgruppen bör vara sammansatt av persner från lika delar av kmmunens verksamhet. Systemadministratörer för de största systemen bör finnas representerade liksm persner från såväl IT sm upphandling. Referensgruppens medlemmar ska ha förmåga att självständigt driva e-arkivsfrågan inm respektive mråde samt ha förmåga att förstå e-arkivets innebörd samt dess knsekvenser inm mrådet. Referensgruppens strlek föreslås vara ca. 15 persner. Medlemmarna i referensgruppen ska kunna avsätta tid för egen inlärning, knferensbesök, kursbesök, studiebesök ch liknande. Den egna inlärningen kan bestå av såväl inläsning av material sm praktiska övningar i lika IT-verktyg. 2 Tidsplan Införandeprjektet beräknas pågå under 2016-2017. Under 2016 bör fkus ligga på att öka kmpetensnivån för samtliga inblandade i prjektet i syfta att bygga så pass hög kmpetens att man under 2017 kan avrpa ett system för e-arkivering från SKL s ramavtal. 3 Aktiviteter strategisk nivå 1 Samarbetsfrm På strategisk nivå bör fkus ligga på att hitta, besluta m ch initiera lämplig samarbetsfrm. Vilka samarbetsfrmer sm är aktuella för en e-arkivsrganisatin samt dess knsekvenser finns beskrivna van. Samarbetsfrmen bör vara beslutad under 2016 för att kunna initieras ch byggas upp under 2017. Samarbetsfrmen bör vara beslutad när avrp sker för att säkerställa krrekt juridiskt avtal. När e- arkivssystemet implementeras i slutet av 2017/början av 2018 bör samarbetsfrmen vara etablerad ch bemannad. Detta för att rganisatinen tidigt ska känna ägarskap ch snabbt kunna förvalta det implementerade systemet. Det är ckså viktigt att rganisatinen vet vad sm förväntas av dem så att de snabbt kan utföra sina arbetsuppgifter. Ett av alternativen är ckså att ansöka m medlemskap i en annan rganisatin. Där är just nu Sydarkivera det enda alternativet. 2 Samarbetspartner På strategisk nivå bör man ckså besluta sig för vilka man vill samarbeta med. Alternativen ligger från att en kmmun väljer att frtsätta på egen hand till att kntakt tas med kmmuner ch reginer i såväl det egna länet sm i angränsande län. I ett initialt skede finns det en päng med att samarbeta med kmmuner inm ett hanterbart gegrafiskt avstånd. Detta för att förenkla i uppstartsskedet. Inm ramen för denna aktivitet bör man ckså besluta sig för m möjligheten att bjuda in ytterligare samarbetspartners ska finnas. Ett alternativ är att man etablerar samarbetsfrmen tillsammans med ett mindre antal samarbetspartners (5-10 st) medan man på sikt öppnar upp för fler. 3 Finansiering I nära anslutning till frågrna m samarbetsfrm ch samarbetspartners dyker förstås frågan m finansiering upp. En del av alternativen samt dess knsekvenser finns beskrivna under rubriken Finansiering van. Det kan förstås finnas andra alternativ varför detta är en fråga sm bör ges både tid ch eftertanke. Klart är att frågan är viktig då resultatet kmmer att påverka e-arkivsrganisatinen på lika sätt under lång tid.
Förstudie 21 4 Priritering När e-arkivssystem ch rganisatin är implementerade går prjektet in i förvaltningsfas. Under förvaltningsfasen kmmer de strategiska besluten att främst handla m priritering. Utifrån lika kriterier ska beslut fattas m vilken infrmatin sm ska levereras till e-arkivssystemet ch i vilken rdning. Priritering kan ske utifrån kriterier sm medbrgarnytta, kritiska verksamhetssystem eller störst påverkan för flest kmmuner. 4 Aktiviteter perativ nivå Kmpetenshöjning - Arkiv - IT - Upphandling Omvärldsbevakning Ny klassificeringsstruktur Upphandling Avrp Implementering Rutiner/ Styrdkument Infrmatinsvärdering Leveransprjekt i samarbete mellan E- arkivs-rganisatin ch förvaltning Leveransprjekt i samarbete mellan E- arkivs-rganisatin ch förvaltning 1 Kmpetenshöjning För att säkerställa att upphandling, rganisatinsuppbyggnad ch framtida leveranser sker så effektivt ch så kvalitativt sm möjligt bör samtliga medlemmar i prjektet höja sin kmpetens. Det är styrgruppens ansvar att följa upp att målen nås ch samrdnarens ansvar att hitta ch samrdna utbildningsinsatserna. Tabellen visar de mål varje grupp bör nå. Mål Prjektgrupp OAIS Förståele för OAIS Förmåga att förklara OAIS Förmåga att förstå ch förklara OAIS med utgångspunkt i arkivlära Långsiktigt digitalt bevarande Kunskap m vilka kriterier sm definierar långsiktigt digitalt bevarande Kunskap m de fil-frmat sm garanterar långsiktigt bevarande Värdera IT-system utifrån dess förmåga att bevara långsiktigt FGS Juridik Förståelse för FGS:ernas funktin Grundläggande förståelse för hur FGS:erna är uppbyggda Grundläggande förståelse för hur lagar påverkar det långsiktiga digitala bevarandet. Leveransprjekt Förståelse för hur ett leveransprjekt är strukturerat ch vilka aktiviteter sm ingår