Funktionsbeskrivning Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Funktionsbeskrivning Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård 2018-09-07 Version Nya lagen 1.6 1

Innehållsförteckning Vad är WebCare? sid 3 Tips! sid 4 Inloggning sid 5 Adresskatalogen sid 7 Menyval sid 8 Ärendesidan sid 9 Urval sid 10 Ny inskrivning sid 11 Ny inskrivning förkortat ärende sid 12 Inskriven sid 13 Returnerat ärende sid 14 Avsluta/ändra ärende sid 15 Kallelse SIP sid 16 Utskrivningsplanering sid 17 Utskrivningsklar sid 18 Utskrivning sid 19 Utskrivning förkortat ärende sid 20 Chattanteckning sid 21 Tilläggsanteckning sid 22 Returnerat ärende sid 23 Händelselistan sid 24 Trygghetskvitto sid 25 2

Vad är WebCare? WebCare är ett IT-stöd för informationsöverföring och utskrivningsplanering mellan slutenvård, kommun och öppenvård inom Stockholms län. Syftet är att säkerställa tryggheten och säkerheten för vårdtagaren genom att öka kommunikationen mellan berörda enheter och upprätta en utskrivningsplanering. För de vårdtagare som har behov av insatser från både kommun och landsting efter utskrivning upprättas en samordnad individuell plan (SIP). Alla vårdtagare inom den somatiska slutenvården (oberoende av diagnos eller ålder) som behöver insatser från kommunen och/eller den landstingsfinansierade hälso- och sjukvården efter utskrivning inkluderas i målgruppen som ska skrivas in i WebCare. WebCare är kopplat och är beroende av den Elektroniska Katalogen (EK). Från EK hämtas användarens identitet och behörighet. Här hämtas också kontaktuppgifter till de berörda enheterna. WebCare är också kopplat till befolkningsregistret (PU) för vårdtagarens adressuppgifter och husläkarlistning (ListOn) för att identifiera husläkarmottagningen där vårdtagaren är listad. Länk till WebCare: https://www.webcare2.sll.se För mer information länk till Vårdgivarguiden: http://www.vardgivarguiden.se/avtaluppdrag/it-stod-och-e-tjanster/e-tjanster-och-system-a-o/ekonomi-och-uppfoljning/webcare/ 3

Tips! Vissa textfält blir expanderbara genom att klicka på symbolen förstoringsglaset. Det finns information/instruktion lättillgängligt till flera textfält och rubrikord. Håll muspekaren över ett ord alternativt textfält och en Pop-up visas med information/instruktion. När det på ärendesidan visas ett öppnat meddelande i kolumnen Kallelse SIP kan man senare föra muspekaren över sitt kuvert och få upp information angående när och var SIP-mötet kommer att ske. Om tid ändrats, se chattanteckning. För att skapa en tilläggsanteckning klicka på knappen när en tilläggsanteckning finns. Om det finns en ny oläst tilläggsanteckning blinkar symbolen röd. på de sidor där knappen visas. På ärendesidan visas symbolen För att skapa en chattanteckning klicka på knappen på de sidor knappen visas. På ärendesidan visas symbolen när en chattanteckning finns. Om det finns en ny oläst chattanteckning blinkar symbolen röd. 4

Inloggning Inloggning till WebCare ska ske med e-tjänstekort / E-legitimation. SMS + lösenord med engångslösen ska endast användas som reservrutin. Funktionsbeskrivning Hjälp Logga in Klicka på knappen Funktionsbeskrivning för beskrivning av funktionerna i systemet (detta dokument). Klicka på knappen Hjälp för mer hjälp/information. Klicka på knappen Logga in för att logga in. Aktuella meddelanden Information om planerade avbrott eller nya funktioner m.m. visas här. 5

Inloggning Välj ett digitalt certifikat Välj etjänstekort (SITHS). Undantag: Användare på Capio S:t Görans sjukhus ska välja Elegitimation från Telia. Engångslösenord via SMS (detta är endast en reservrutin för de användare som saknar etjänstekort). Engångslösenord Fyll i HSA-ID och lösenord (samma som EK-lösenordet i WebCare). Sätts i EK-admin av Servicedesk eller EK-admin. Ett SMS skickas till din telefon. Fyll i lösenordet och klicka på logga in. 6

Adresskatalogen Katalogen visar alla vårdenheter och kommuner/stadsdelar som är anslutna till WebCare. Informationen hämtas från EK. I katalogen kan man söka på personnummer och får då information om vilken kommun/stadsdel vårdtagaren är folkbokförd i och vid vilken vårdcentral vårdtagaren är listad. Man får även information om vilken Basal hemsjukvård vårdtagaren tillhör. För att använda adresskatalogen måste man var inloggad. Katalogen Personsökning Enhetssökning Klicka på Katalogen. Fyll i personnummer och klicka på Sök. Sökning på personnummer ger information om vilken vårdcentral och vårdgivare vårdtagaren är listad hos. Öppna listboxen till kommun eller öppenvård och välj enhet och därefter klicka på respektive rubrik, Kommun/Stadsdel, Vårdcentral, Områdesbaserad VC/Basal hemsjukvård, Geriatrisk klinik. 7

Menyval Högst upp på sidan finns ett antal menyval för sidor där respektive enhet för in den information som krävs. Vald sida är understruket med ett rött streck. Valbara sidor har blå text och icke valbara sidor har grå text. Om en sida inte är valbar beror det på att ärendet ännu inte kommit till detta läge i processen. Rött streck Blå text Grå text Aktiv sida. Valbar sida. Icke valbar sida. Katalogen WebCares adresskatalog. Kan användas för att söka på personnummer eller för att hitta vårdgivare vid en speciell enhet. Byt avd Hjälp Logga ut Användare inom slutenvården har möjlighet att byta avdelning inom sjukhuset. Varje sida har en hjälpfunktion med information om innehållet. Utloggning kan ske när som helst genom att klicka på Logga ut. Vid utloggning kommer webläsarfönstret att stängas. 8

Ärendesidan På denna sida visas alla ärenden för den egna enheten och var i processen ärendet befinner sig. Vårdtagarnas personnummer samt namn visas och varje ärende tilldelas ett ärendenummer via systemet. Urval kan göras för att exempelvis se arkiverade ärenden. Status i ärendet visas genom symboler. Ärende Inskrivning Kallelse SIP Utskrivnings -planering Utskrivnings -klar Utskrivning Ant H-lista = Händelselista Förkortningar 2018-09-07 Klicka på Ärende. Slutenvården skickar ett inskrivningsmeddelande. Kallelse till SIP skickas av den fasta vårdkontakten i öppenvården. Tredelad sida för slutenvård, kommun och öppenvård. Slutenvården skickar meddelande om att vårdtagaren är utskrivningsklar och aviserar utskrivning. Slutenvården skickar utskrivningsinformation samma dag som vårdtagaren skrivs ut. T = Tilläggsanteckning C = Chattanteckning Loggar aktiviteter för en specifik vårdtagare. K = Kommun ÖV = Öppenvård SV = Slutenvård Nytt: Meddelandet är inte läst av mottagaren. Läst: Meddelandet är läst av mottagaren. Ändrat: Ändringar i pågående ärende. Avslutat: Ärendet är avslutat (avbruten process). Registrering pågår. Information är sparad, men inte skickad. Version Nya lagen 1.6 Returnerat: Returnerat ärende. Avbryter processen. Ny information har skickats under flikarna Utskrivningsplanering eller Utskrivning. Förkortat ärende: Vid förkortat ärende visas en pil vid de ärendesteg som inte är aktuella. Chattanteckning: Vit, ingen chattanteckning finns Röd, det finns olästa anteckningar Grön, samtliga anteckningar är lästa Tilläggsanteckning: Ikonen saknas, ingen tilläggsanteckning finns Röd, det finns olästa anteckningar Grön, samtliga anteckningar är lästa 9

Urval Möjlighet finns att göra en filtrering av ärendesidan med hjälp av funktionen Urval. Välj Ärende Filtrerade ärenden Ändra filter Klicka på knappen Urval. Bocka i det urval som önskas filtreras och klicka på knappen Verkställ. Här visas det urval som filtrerats. I detta exempel har ett urval gjorts för alla ärenden som har olästa meddelanden. För att återställa till alla aktuella ärenden klicka på knappen Urval och bocka i Aktuella ärenden. Klicka på knappen Verkställ. OBS! Utskrivna ärenden ligger kvar som aktuella i 24 timmar efter utskrivning innan de arkiveras. 10

Ny inskrivning Slutenvården skickar inskrivningsmeddelande inom 24 timmar efter inskrivning på slutenvårdsavdelning, eller inom 24 timmar efter bedömning om att vårdtagaren kommer att ha behov av insatser efter utskrivning. Meddelandet skickas till öppenvården och/eller kommunen beroende på vilket behov vårdtagaren bedöms ha. Se även Ny inskrivning förkortat ärende. Förkortat ärende Inskriven Knapp Sök Inskrivning initierad av (läkare) Patienten samtycker till Innebär att vårdtagaren kan återgå till samma insatser som tidigare och att det inte finns något behov av att uppdatera eventuell befintlig SIP. Datum då vårdtagaren skrevs in på sjukhuset. Klicka på Sök för att automatiskt fylla i namn, adress, vilken kommun/ stadsdel vårdtagaren är folkbokförd i och vilken vårdcentral vårdtagaren är listad hos. För olistad vårdtagare visas vårdval, välj områdesansvarig vårdcentral. Preliminär bedömning om när vårdtagaren kommer att skrivas ut från sjukhuset. Orsaken till att vårdtagaren blev inskriven på sjukhus. Den läkare som tagit ställning till inskrivning i WebCare. Att information inhämtas och skickas mellan slutenvård, öppenvård och/eller kommun. Menprövning gjord Samtycke inhämtat av Markera ifall man gjort en menprövning. Namnet på den person som inhämtat samtycke. Behov av inledande SIP på sjukhus Markera om vårdtagaren bedöms behöva samordning av insatser innan utskrivning. Preliminärt utskrivningsdatum Inskrivningsorsak Inskriv- Markera vilka nings- meddelande ska skickas inskrivningsmeddelandet till. Önskar En funktion som inte läkemedelslista från finns kvar som en används, men som rest. Knapp Godkänn/ skicka Innebär att informationen skickas iväg. 11

Ny inskrivning förkortat ärende Slutenvården kan välja förkortat ärende om man bedömer att vårdtagaren kan återgå till samma insatser som tidigare och det inte finns något behov av att uppdatera eventuell befintlig SIP. Förkortat ärende innebär att man efter inskrivningsmeddelandet hoppar rakt till fliken Utskrivning. Inskrivn WebCare. Utskrivningsklar Avisera utskrivningsdatum Bocka i Förkortat ärende. Fyll i alla fälten på samma sätt som vid inskrivning av ett komplett ärende. När vårdtagaren bedöms vara utskrivningsklar meddelas detta genom att skriva en tilläggsanteckning under fliken Utskrivning. Utskrivningsdatum aviseras genom att skriva en tilläggsanteckning under fliken Utskrivning. 12

Inskriven En tredelad sida där slutenvården, öppenvården och kommunen ser både egenupprättad information i respektive del av sidan, samt information som skickats från en annan part via WebCare. Slutenvård Slutenvården kan redigera preliminärt utskrivningsdatum, behov av inledande SIP på sjukhus, avdelning samt telefonnummer till avd/patienten. Kommun Kommunen fyller i information om biståndshandläggare samt pågående/ beviljade insatser. Har vårdtagaren särskilt boende anges namnet på boendet i Kommunens kommentar. Ärendet kan returneras vid behov. Ange orsak. Öppenvård Öppenvården fyller i information om fast vårdkontakt inklusive telefonnummer. Har vårdtagaren pågående insatser anges detta i rutan för öppenvårdens kommentar. Är vårdtagaren listad hos mottagande enhet bockas Känd av ÖV i. Ärendet kan returneras vid behov. Ange orsak. Returnera ej olistad vårdtagare. 13

Välj Inskriven Kommun Bocka i Returneras till SV i respektive ruta om det är från kommun eller från öppenvård. Fyll i orsak till returnering, exempelvis nyligen flyttat till annan kommun. Fyll i orsak till returnering, t.ex. bytt vårdcentral. Returnerat ärende Ett ärende kan returneras till slutenvården om ärendet kommit fel. Returnerat ärende avbryter processen. Slutenvården avslutar returnerat ärende och skapar ett nytt ärende med ändrad öppenvård eller kommun. OBS! Om vårdtagaren bor på särskilt boende ska processen ej avbrytas utan information ges till boendet. OBS! Returnera ej för olistad vårdtagare eller för att husläkarmottagningen inte utför hemsjukvård. Öppenvård Slutenvård Avslutar ärenden och skapar ett nytt ärende med ändrad öppenvårdsenhet eller kommuntillhörighet. 14

Avsluta/ändra ärende Ärendet kan avslutas/avbrytas när som helst av slutenvården under fliken Inskriven. Orsak till avslut väljs ur listbox Avslutat ärende och avslutningsdatum registreras i fältet under. Ett komplett ärende kan göras om till ett förkortat ärende (och ett förkortat ärende kan göras om till ett komplett) genom att avsluta ärendet med avslutningsorsak Byte till förkortad ärendeprocess/komplett ärende. Ärendet återgår till Inskrivn. WebCare, med inskrivningsdelens information förifylld från det tidigare ärendet. Kontrollera informationen och klicka på Godkänn/Skicka. Ett nytt ärende syns och ett litet "i" visar att ärendet är kopplat till det förra ärendet på grund av att ärendetypen ändrats. Kompletta ärenden kan göras om till förkortade ärenden endast om Kallelse SIP och Utskrivningsplanering inte ännu är ifyllda. Avslutat ärende orsak: Behovet kvarstår ej Vårdstatus ändrad Patienten avvikit Patienten avlidit Ändrad kommun Ändrad PV-enhet Byte av VC Byte av ärendetyp Överförd till rehabenhet Överförd till akutsjukvård Överförd till annat sjukhus Överförd till annan vårdform Överförd till palliativ vård SOVP ej aktuell Patienten avböjer insats från kommun Tidigare beviljade insatser gäller Överförd till korttidsboende Överförd till SÄBO Hembesök av biståndshandläggare Patienten kontaktar biståndshandläggare Återgår hem med utökad insats Se tilläggsanteckningar Utskrivning Kallelse återtagen Inget nytt ärende krävs Nytt ärende skapas Nytt ärende skapas på ny vårdenhet Ej aktuell orsak längre Avslutningsorsaker som endast bör användas i undantagsfall, företrädesvis ska ärendet avslutas genom att Utskrivning fylls i och skickas. 15

Kallelse SIP Om vårdtagaren efter sjukhusvistelsen behöver insatser från både kommunen och den landstingsfinansierade hälso- och sjukvården ska vårdtagaren erbjudas en samordnad individuell planering (SIP). Den fasta vårdkontakten kallar berörda enheter till SIP om vårdtagaren har samtyckt till att kallelse skickas. För vårdtagare som redan har en SIP ska kallelse skickas om den fasta vårdkontakten bedömer att det finns behov av att uppdatera planen. Kallelse till SIP ska företrädesvis skickas när vårdtagaren fortfarande vårdas i slutenvården men senast tre dagar efter mottaget meddelande om att vårdtagaren är utskrivningsklar. Närstående till vårdtagaren ska också ges möjlighet att delta vid SIP om vårdtagaren önskar det. SIP via Personligt möte: Förstahandsvalet för SIP-mötet. Telefonmöte: När SIP kan ske genom telefonsamtal och varje part antecknar sina insatser. (ingen ersättning för VC i nuläget) Videomöte: När SIP kan ske genom videomöte och varje part antecknar sina insatser. Kallade till SIP Föreslår dessutom följande från Bekräfta kallelsen Kallad av Ange vilka som ska delta på mötet förutom kallande (fast vårdkontakt). Ange om någon annan från kommunen eller slutenvården ska närvara vid SIP-mötet. Föreslå tidpunkt och plats för mötet. Berörd enhet tar del av informationen och bekräftar kallelsedatumet genom att använda chatfunktionen alternativt ringa den fasta vårdkontakten. Alla tre parter kan använda chatfunktionen. Ange den fasta vårdkontaktens yrkesroll. Samtycke Nytt samtycke måste inhämtas innan kallelse kan skickas. Samtycket kan inhämtas av slutenvården. Skicka kallelse till K/SV Välj om kallelse ska skickas till enbart kommunen eller även till slutenvården (endast ifall inledande SIP ska göras på sjukhus) Godkänn /skicka Kvitto Klicka på godkänn/skicka för att skicka kallelsen. Kvitto på mottagen kallelse registreras automatiskt i Händelselistan. 16

Utskrivningsplanering Sidan Utskrivningsplanering är en tredelad sida för slutenvård, kommun och öppenvård. Slutenvården sammanfattar de vård- och omsorgsbehov som vårdtagaren bedöms ha efter utskrivning. Kommunen och öppenvården informerar om de insatser de planerar att sätta in när vårdtagaren skrivs ut från sjukhuset. Slutenvård Skriver in bedömning av fortsatta vård- och omsorgsbehov vid utskrivning. Kommun Meddelar om de insatser som kommunen planerar sätta in vid utskrivning. Öppenvård Meddelar om de insatser som öppenvården planerar sätta in vid utskrivning. Spara skicka ej Dokumentationen kan påbörjas, kompletteras och sparas innan man skickar. Anteckningar som sparats är inte tillgängliga för övriga parter. Skicka Anteckningarna blir tillgängliga för övriga parter. En grön bock visas på ärendesidan. All text som skrivs i fälten skrivs även ut på trygghetskvittot. OBS! Utskrivningsplanering ska alltid initieras av slutenvården. Öppenvård och kommun kan dokumentera först när slutenvården har dokumenterat i fältet ovan. 17

Utskrivningsklar Det är den behandlande läkaren i slutenvården som bedömer när en vårdtagare är utskrivningsklar, dvs inte längre har behov av slutenvård. De mottagande enheterna kvitterar meddelandet om utskrivningsklar. Avisering av utskrivningsdatum kan inte göras innan meddelande om att vårdtagaren är utskrivningsklar har skickats. Utskrivnings -klar fr o m Patienten ej längre utskrivningsklar Avisera utskrivning Fyll i datum och klicka på Skicka. Anges i de fall vårdtagaren inte längre är utskrivningsklar, datum för den nya bedömningen anges. Nytt datumför utskrivningsklar antecknas när vårdtagaren är utskrivningsklar igen. Slutenvården fyller i utskrivningsdatumet och skickar det. OBS! Om vårdtagaren bedöms behöva inledande SIP på sjukhus (och kryssrutan för detta är ikryssad under fliken Inskriven ) kan utskrivning inte aviseras innan öppenvården skickat en kallelse till SIP eller slutenvården kryssat ur kryssrutan under fliken Inskriven. Återta eller ändra aviserat utskrivnings datum Det finns en funktion för att återta/ändra aviserat datum och då ändras statussymbolen i ärendet. Kvittens Kommunen och öppenvården kvitterar mottaget meddelande om att vårdtagaren är utskrivningsklar. 18

Utskrivning Slutenvården skickar utskrivningsinformation till de berörda enheterna för fortsatta insatser. I samband med att vårdtagaren lämnar slutenvården ska utskrivningsinformation i formen av ett Trygghetskvitto tillsammans med läkemedelslista och läkemedelsberättelse överlämnas till vårdtagaren. Verkligt utskrivnings -datum Hemkomstplanering Trygghetskvitto Sammanfattning av vårdtid, medicinska åtgärder och behandling Ansvarig läkare Skriv in datum då vårdtagaren skrivs ut från sjukhuset. Anteckna vilken hemkomstplanering som är gjord inför vårdtagarens hemgång tex att färdtjänst är bokad till ett visst klockslag, om någon möter upp vid hemmet osv. Ange en kort sammanfattning av vårdtid, medicinska åtgärder och behandling. Sammanfattningen ersätter inte epikris till övertagande öppenvård. Ange ansvarig läkare och telefonnummer. Övrigt Fält för övrig information till kommun/öppenvård. Obs! Informationen kommer inte med på Trygghetskvitto. Kan skrivas ut till vårdtagaren av respektive part genom att klicka på knappen. Informationen hämtas från de olika sidorna. Kan skrivas ut först när utskrivningen är godkänd/skickad. 19

Utskrivning förkortat ärende Slutenvården skickar utskrivningsinformation till de berörda enheterna för fortsatta insatser. I samband med att vårdtagaren lämnar slutenvården ska utskrivningsinformation överlämnas till vårdtagaren. Verkligt utskrivningsdatum Hemkomstplanering Sammanfattning av vårdtid, medicinska åtgärder & behandling Ansvarig läkare Datum för utskrivning. Anteckna vilken hemkomstplanering som är gjord inför vårdtagarens hemgång tex att färdtjänst är bokad till ett visst klockslag, om någon möter upp vid hemmet osv. Ange en kort sammanfattning av vårdtid, medicinska åtgärder och behandling. Sammanfattningen ersätter inte epikris till övertagande öppenvård. Ange ansvarig läkare och telefonnummer. Utskriv- Kan skrivas ut till nings- information respektive part genom vårdtagaren av att klicka på knappen. Kan skrivas ut först när utskrivningen är godkänd/skickad. OBS! Innan utskrivning ska både meddelande om att vårdtagaren är utskrivningsklar samt avisering av utskrivning ske genom att skriva en tilläggsanteckning under fliken Utskrivning. 20

Chattanteckning Chattfunktionen kan användas av kommun, öppenvård och slutenvård för att kommunicera tidpunkt för träffar eller annan information som kan underlätta kommunikationen och som ej är journalanteckning. Respektive part kan se egna samt inkomna chattanteckningar. Dessa visas i kronologisk ordning och med datum, tid och vem som gjort anteckningen. På alla sidor där knappen C visas kan man klicka och skriva en chattanteckning. Tryck på symbolen C så öppnas sidan för chattfunktionen. Skriv en anteckning och klicka på Skicka så tillgängliggörs informationen för berörda parter och sparas i kronologisk ordning. Chattfunktionen Ärendesidan Symbolen C visas alltid i kolumnen Ant på ärendesidan. När muspekaren hålls över symbolen C kan den sista chattanteckningen läsas. Detta loggas ej. 21

Tilläggsanteckning En tilläggsanteckning ska bara göras om det finns felaktig, saknad eller missvisande information i ett ärende som inte kan ändras på respektive sida för ett ärende. Tilläggsanteckningen motsvarar en journalanteckning. På alla sidor där knappen Tilläggsanteckning visas kan man klicka och skriva en tilläggsanteckning. Tilläggsfunktion Tryck på knappen Tilläggsanteckning så öppnas sidan för tilläggsanteckningar. Skriv en anteckning och klicka på Skicka så tillgängliggörs informationen för berörda parter och sparas i kronologisk ordning. När muspekaren hålls över symbolen T på ärendesidan visas datum för senaste tilläggsanteckning. Öppna Tilläggsanteckning för att läsa anteckningen. Då loggas namn, dag, tid och verksamhet i loggen till höger på sidan. 22

Händelselistan Händelselistan loggar samtliga aktiviteter för en specifik vårdtagare. Händelselistan öppnas genom att trycka på symbolen på ärendesidan. Välj Ärende Skriv ut Klar Klicka på symbolen i kolumnen H-lista. Detaljerad lista med datum, tid, aktivitet, ansvarig verksamhet och namn visas över de aktiviteter som skapats för vårdtagaren. Möjlighet att skriva ut ett underlag för fakturering. Klicka på klar för att återgå till föregående bild. 23

Trygghetskvitto Vårdtagaren ska erbjudas trygghetskvitto med information om vårdtiden, vård- och omsorgsbehov samt insatser efter utskrivning, kontakttelefonnummer mm. För att trygghetskvittot ska vara komplett krävs även utskrift av läkemedelsberättelse och läkemedelslista (skrivs ut från journalsystem). För fullständiga ärenden skrivs Trygghetskvitto ut i samband med utskrivningen och lämnas till vårdtagaren. För förkortat ärende skrivs Utskrivningsinformation ut i samband med utskrivningen. 24