Hållbart arbetsliv - hållbart chefskap Organisatoriska förutsättningar för att skapa hälsosamma arbetsplatser i välfärdsverksamheter Seminarium, Göteborg 24 september 2018 ANNIKA HÄRENSTAM P R OFESSOR EMERITA, GÖTEBORGS UNIVERSITET, V E R K SAM V I D STOCKHOLMS U N I V E R SITET
ARBETSMILJÖ i välfärdsyrken 1990 identifierades yrken inom skola, vård och omsorg som Friskyrken * 8 år senare hade dessa yrken fått kraftigt försämrade arbetsförhållanden* Ohälsan har ökat kraftigt under senare år Sedan slutet av 1990-talet betraktas dessa välfärdsverksamheter som problematiska ur arbetsmiljösynpunkt *FRÅN STOCKHOLMS LÄNS ARBETSHÄLSORAPPORTER Annika Härenstam
Vad är problemet? Uppdraget och resurserna? Arbetsinnehållet? Styrningen och organiseringen? Arbetskraften? 3
Mäns och kvinnors sjuktal (antal ersatta sjukpenningdagar per sjukpenningförsäkrad) i Sverige 1955-2017 Källa: Gun Johansson Karolinska Institutet och Försäkringskassan
Andel av förvärvsarbetande kvinnor och män anställda i offentlig sektor 60 50 40 30 20 10 0 % 1965 1999 2015 Män Kvinnor 45% av kvinnorna i Sverige arbetar i välfärdstjänsteyrken och 12 % av männen KÄLLA SCB OCH AKU
Den könssegregerade arbetsmarknaden Könsfördelning i yrken Kvinnor Män Förskolelärare* 96% 4% Undersköterska äldreomsorgen* 93% 7% Byggnadsarbetare* 1% 99% Skolledare 1992** 29% 71% Skolledare 2016** 65% 35% Chefer hälso-sjukvård 78% 22% Chefer inom socialt o kurativt arbete 71% 29% * Källa SCB ** Källa Saco undersökning, Bejerot, Kankkunen & Hasselbladh 2015 Om det sker stora förändringar i en sektor syns det i könsuppdelad statistik men det betyder inte att kvinnor och män påverkas på olika sätt 2018-01-09 /ANNIKA HÄRENSTAM
Sjukfrånvaro 1990-2017 enligt SCB:s arbetskraftsundersökningar Arbetsgivarverkets sammanställning, nyhetsbrev mars 2018
Sjukskrivningsdagar* per anställd/år 2016 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Mansdominerat Könsblandat *Måttet antal sjukskrivningsdagar per sysselsatt anger antal utbetalda dagar med sjukpenning, rehabiliteringspenning samt varianter av dessa per sysselsatt under ett kalenderår. Alla dagar är omräknade till nettodagar Enbart dagar som ersätts från Försäkringskassan från och med dag 15 i sjukfallet inkluderas. Källa: Statistik om sjukfrånvaro per bransch och sektor. Försäkringskassan nov. 2016
Samhället Bransch Organisation Så skapas könsskillnader i arbetsmiljö och hälsa Arbetsplats Arbetskraften Arbetsdelning Arbetsuppdraget Kvinnors och mäns arbetsmiljö Individfaktorer Livsstil mm Hälsa Annika Härenstam, Fritt från Baron & Bilbey 1980
Strukturella förändringar som leder till skillnader i arbetsmiljö mellan olika verksamheter Institutionell: Reglering, t ex arbetsmiljölagstiftning, upphandling, finansiering Organisatorisk: t ex hur vård och omsorg började organiseras och bemannas för att underlätta kvinnors fortsatta huvudansvar för hem och familj Makt; t ex tillgång till arenor, möjlighet att föra fram synpunkter till beslutande Status: t ex synen på experten, teknisk respektive omsorgskompetens 2011-01-09 /ANNIKA HÄRENSTAM
2018-09-25 ANNIKA HÄRENSTAM
Utmaningar Attrahera och behålla kompetenta chefer Attrahera och behålla kompetenta medarbetare Utveckla och överföra kompetens Bibehålla och förbättra kvalitet och produktivitet Åstadkomma jämställdhet i arbetsmiljö och anställningsvillkor Befrämja hälsa och sänka sjuktalen Organisera och styra, anpassat till verksamhetens behov (följa OSA)
Vilken organisering och vilka strategier behövs idag för att skapa god arbetsmiljö för heltidsarbetande kvinnor och män? Skifta perspektiv; från från individ till organisation Ge linjechefer rimliga organisatoriska förutsättningar Anpassa organisering och resurser till verksamhetens art Skapa goda arenor för dialog om mål, uppdrag, krav, resurser
Den goda organisationen Ledarens egenskaper och kompetens Förändrade förutsättningar Handlingsutrymme Första linjens chef Anpassningar Goda jobb Välfungerande verksamhet Resurser/verktyg: Tydligt uppdrag Avgränsat ansvar Befogenheter Tillit Stöd Den strategiska ledningens ansvar: Strukturer Relationer Arenor Språk Kultur Mål Resurser Annika Härenstam
Generalister Översätta Dämpa stötar Stötta, Prioritera Balansera mål - medel Nu - morgondags och verksamhetsorientering Strategiska rummet Linjechefen Specialister Ramar, riktlinjer planer, visioner Framtids och omvärldsorientering Professioner Aktiviteter Erfarenheter Då Nu och aktivitets orientering Operativa rummet När kunskap och förståelse för varandras uppgifter och perspektiv saknas uppstår olika handlingslogiker, missförstånd och tillitsbrist Annika Härenstam,
Det är mycket som ramlar ner Jämställdhet Miljö Lika i hela Lagar, riktlinjer och rekommendationer Kvalitet Inköpsprocesser Itprocesser Arbets miljö HRprocesser Chefen TINA FORSBERG KANKKUNEN, ANNIKAHÄRENSTAM
Hur skapas arbetsmiljö i organisationer? Samhället, lagstiftning, produktionen, teknologin, uppdraget, arbetsobjektet Organisatoriska förutsättningar Relationer, handlingar, praktiker Arbetsmiljö, hälsa Verksamhetens resultat ANNIKA HÄRENSTAM
Arbetsobjekt Människor, Ting, Symboler Melvin Kohn & Carmi Schooler, 1983 Arbetsobjektet och den teknologi som används ger restriktioner och frihetsgrader för hur arbeten kan formas, styckas upp, standardiseras, styras, följas upp, och bemannas. Frihet från nära övervakning, arbetsuppgifternas komplexitet och rutininsering/standardisering avgörande för att förstå hur arbetet värderas (status). 2018-01-09 Annika Härenstam
Utgå från verksamheten! Vad innebär det att arbeta med människor? Arbetet är komplext och ofta uppträder oförutsägbara situationer Arbetet är tidsbundet och rumsbundet Arbetet utförs i samverkan med klienten Direkt återkoppling av klienten Använder sig själv som verktyg Stora delar är svåra att rationalisera med teknik Svårt att mäta resultat Det är meningsfullt och utvecklande och; det har varit attraktiva och hälsofrämjande arbeten Annika Härenstam
Organisering av arbete anpassad till välfärdsverksamheter Grundstrukturer Arbetsdelning Maktfördelning Värdering av kunskap Koordinering och kontrollstrategier Resurser Exempel Vilken kompetens behövs för vad? Kontinuitet i kontakter Nya aktörer, digitalisering - robotisering Vem ska ha inflytande över vad? Politiker på nationell och lokal nivå tjänstemänprofessionella brukare anhöriga Hur värdera olika kompetens (teknik, ekonomi, människor)? Vilka underlag behövs för kloka beslut? Handlingsutrymme anpassning - oförutsägbarhet Specialisering formalisering - standardisering Vad är funktionellt att mäta? Vilken återkoppling behövs? Samordning, helhetsperspektiv Hur fördela begränsade resurser? Hur ge adekvat stöd? Etik, rättvisa, jämställdhet, hållbarhet, finansiering 2018-01-09 /ANNIKA HÄRENSTAM
Hur ska organisationen se ut för att skapa hållbart arbetsliv i välfärdssektorn? Centralt är att; - skapa tillit - bygga och överföra kompetens - dela synen på problem och mål i hela organisationen Då krävs kontinuitet i kontakter Då måste organiseringen av arbetet och arenor och former för kommunikation stödja detta Nyckelpositionen är linjechefens! Strategiska rummet Generalister Översätta Dämpa stötar Stötta, Prioritera Balansera mål - medel Nu - morgondags och verksamhetsorientering Linjechefen Professioner Aktiviteter Erfarenheter Då Nu och aktivitets orientering Operativa rummet Specialister Ramar, riktlinjer planer, visioner Framtids och omvärldsorientering När kunskap och förståelse för varandras uppgifter och perspektiv saknas uppstår olika handlingslogiker, missförstånd och tillitsbrist Annika Härenstam, www.av.gu.se 2018-09-25 /ANNIKA HÄRENSTAM
Uppdragsdialogen Sker i alla led i organisationen, från politiken till mötet med brukaren För måluppfyllelse ska hela kedjan fungera Krävs reflektion och dialog om uppdragets Tydlighet Möjlighet, rimlighet för genomförande (omfattning, tidsram, lagutrymme mm) Förenlighet eller konflikt med andra uppdrag Resurser Befogenheter Arbetsmiljökonsekvenser Återkoppling om vad som fungerar och inte fungerar Annika Härenstam
Exempel på betydelsefulla organisatoriska faktorer som påverkar arbetsmiljön chefer och medarbetare Tydliga mål för verksamheten, samstämmighet i mål Principer för kontroll och mätning av måluppfyllelse Chefsuppdragets tydlighet och avgränsning Befogenheter och beslutsutrymme i relation till ansvaret Principer för resursallokering, budgetprocesser, finansiering Resurser anpassade för uppdraget, dialog vid resursbrist Arenor för dialog med högre chefer och politiker Chefskvot Verksamhetens förläggning i tid och rum Tillgängligt administrativt stöd Tillgängligt expertstöd, t ex HR Tillgång på kompetent personal Standardisering/specialisering av arbetsuppdrag, bemanning Ojämlikhet V V V V V V V V V V V V 2018-09-25 /SAMMANSTÄLLNING AV FLERA FORSKNINGSPROJEKT, FR A I I KOMMUNER SE T EX BJÖRK ET AL, KANKKUNEN ET AL, WALLIN ET AL
ANTAL UNDERSTÄLLDA/ ENHETSCHEF (MEDELVÄRDE ) Chefskvot Funktionshinder Äldreomsorg Förskola/skola Gymnasieskola Teknisk service 0 10 20 30 40 50 ANNIKA HÄRENSTAM CHEFiOS -projektet
Exempel på en separerad organisation KS Statliga myndigheter Lagar FN FC VC? Verksamhet Ömsesidig stark relation Ömsesidig relation i övergripande frågor Selektiv svag relation SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal Tina Forsberg Kankkunen o Annika Härenstam
EXEMPEL PÅ EN NÄTVERKANDE ORGANISATION Tina Forsberg Kankkunen o Annika Härenstam
Och det är ju absolut ett stöd, lagstiftningen. Man kan inte bara luta sig tillbaka till reglementet och försöka tolka det utan vi har en lagstiftning att hålla oss till och det ger en liten annan tydlighet kring vad vi får göra och inte göra då Chef i teknisk verksamhet Tina Forsberg Kankkunen
vi har inga tydliga riktlinjer utifrån att det här kan du [som bor på äldreboendet] få. Uppifrån nämnd och ner genom hela ledet pratar man idag om att det vi ska göra ska vara acceptabelt bra. Det är den kvaliteten vi har råd med liksom. Men då måste vi också få veta vad som är acceptabelt bra. Chef inom Äldreomsorgen Tina Forsberg Kankkunen
Se: Inspektioner av mans- och kvinnodominerad verksamhet i sex kommuner Arbetsmiljöverket, rapport 2015:5 29
Om att lyckas med förändringar
Vad gynnar förändring? Fråga först: VAD är riskfyllt? Sedan: VAR finns riskfaktorerna? Sist; VEM är överrepresenterad i riskfyllda situationer? Identifiera könade strukturer o processer genom jämförelser Identifiera hur kön görs och värderas i organisationer Skapa arenor för att reflektera och ifrågasätta Enligt Christa Sedlatschek, direktör för EU-OSHA i Bilbao på EU konferens om kön och arbetsmiljö menar att det är mer meningsfullt att jämföra arbetsmiljön i olika branscher, än att jämföra grupper (som kvinnor och män). Vi kan inte skapa agendor för flera olika kategorier och anpassa arbetsmiljön till det.
Strategiers dilemma Att agera strategiskt i utvecklingsarbete bygger på överblick över organisationen bygger på överblick över organisationen Olika logiker, (styrelse, politiker, exekutiv ledning, ekonomer, administratörer, lagstiftning, professioner mm) som innebär olika föreställningsvärldar och språkbruk, konkurrerar om att äga bilden av organisationen. Konsekvensen blir att överblick som svarar mot och sammanväger alla intressen är svår att uppehålla. Hans Lindgren
Allt förändringsarbete måste utgå från en gemensam bild av problemen som ska lösas Hur får man ihop den strategiska nivån och verksamhetsnivån? Synkronisering via dialog mellan nivåer för att uppnå gemensam syn på: Målen för verksamheten Vad som prioriteras HUR DET ÄR NU Vad man vill åstadkomma Hur man ska nå dit Men också en insikt om att man har olika förutsättningar, funktioner och uppdrag Se även Liff, Eriksson & Wikström 2017- Attending weak signals. ANNIKA HÄRENSTAM
Drivkrafter och uppgifter över tid i en kombinerad uppifrån och nerifrån ansats för organisatoriska interventioner Initiativ Syfte Legitimitet Incitament Tillit Riktning Resurser Uppifrån Verktyg Strategisk ledning Processtöd, forskning Stöd, dokumentation, feedback, uppföljning Kartläggning Dialog Handlingsplaner Åtgärder Lärande Inifrån Innehåll Mål Engagemang Anpassning Koppla till andra utvecklingsaktiviteter Förståelse Reflektion Involvering Uppföljning Nya mål och handlingsplaner Operativ ledning Lokal projektledning/koordinator Annika Härenstam 2017, fritt efter Sminia & van Nistelrouuij, 2006
Vad kan arbetsgivare göra? Organisationsbesiktning, dvs synliggöra hur det ser det ut i organisationen siffror, fakta ur ett brett perspektiv Inse att alla nivåer i organisationen blir involverade Sätt upp tydliga mål för organisatoriska åtgärder baserade på behoven, situationen och resurser Ge legitimitet till förändringsarbete som ska förbättra organisatoriska förutsättningar Utse processledare med tydligt mandat och befogenheter Skapa arenor som underlätta kommunikation mellan nivåer Använd jämförelser och möten med andra organisationer Vad kan vi lära av varandra? ANNIKA HÄRENSTAM
Vad kan HR, FHV och konsulter göra? Inventera vilken kunskap om organisatoriska förutsättningar som finns Lär själv för att sedan lära ut vilka organisatoriska förutsättningar som har betydelse i olika verksamheter Ta fram och sammanställa sådan kunskap ge underlag till ledningsgrupper och arbetsmiljökommittéer Sammanställ kunskap om den specifika arbetsmiljön Använd jämförelser klokt, dvs ej för benchmarking och konkurrens eller utlämnande av enskilda Stötta chefer att arbeta jämställdhets- och hälsofrämjande närvarande chefskap Verksamhetsanpassa åtgärder, länka till pågående processer Stötta ledningsgrupper i förändringsprocessen, lärandet Bollplank till chefer
Vad kan man som linjechef göra? Det handlar om inflytande och kontakter! Sök stöd, bollplank, liera dig med andra (kollegor, högre chefer) Se till att få en bra uppdragsdialog med närmaste chef om mål, avgränsning, befogenheter, resurser Ställ frågan; hur får jag tillträde till arenor där viktiga beslut fattas? Hur kan jag beskriva verksamheten på ett konkret sätt? Hur kan konsekvenserna beskrivas av obalans mellan mål, krav och resurser? Vid återkommande, strukturella problem; sök upp där kunskap och befogenheter finns att åtgärda, du kan inte fixa allt själv 2018-09-25 /ANNIKA HÄRENSTAM
JÄMFÖRA, SYNLIGGÖRA, UTMANA, REFLEKTERA SÅ KAN FÖRÄNDRING UNDERLÄTTAS Skifta fokus från individ till struktur Synliggör faktiska förhållanden Jämför och lär genom kontraster Tänk Om Skapa arenor för reflektion och diskussion mellan och över etablerade gränser ANNIKA HÄRENSTAM
Mer på temat: Arbetsmiljöverket: Organisera för en jämställd arbetsmiljö www.av.se/test-jamstalld-arbetsmiljo/ Att leda i en komplex organisation Utmaningar och nya perspektiv för chefer i offentlig verksamhet Anna Cregård, Stefan Tengblad och Erik Berntson (red) www.sns.se Chefers organisatoriska förutsättningar i kommunerna Linda Corin och Lisa Björk
Tack för uppmärksamheten! Mer att läsa: Se www.chefios.gu.se https://www.suntarbetsliv.se Rapporter finns på: http://www.vgregion.se/stressmedicin Finansiärer av forskningen: Vinnova, Forte, Afa försäkring, Göteborgs universitet Västra Götalandsregionen, Göteborg stad ANNIKA HÄRENSTAM
Referenser Arbetsmiljöverket (2015) Inspektioner av kvinno- och mansdominerad verksamhet i sex kommuner, Rapport 2015:5 Baron B & Bielby W (1980). Bringing the Firms back in; Stratification, Segmentation and the Organization of Work. American Sociological Review, 1980 Berntson E, Wallin L, Härenstam A (2012). Typical situations for managers in the Swedish public sector: Cluster analysis of working conditions using the job demands-resources model, International Public Management Journal, 15(1), 100-130. doi:10.1080/10967494.2012.684026 Björk,L.; Bejerot, E.; Jacobshagen, N. & Härenstam, A. (2013) I shouldn t have to do this: Illegitimate tasks as a stressor in relation to organizational control and resource deficits. Work & Stress, Vol. 27, No. 3, pp. 262-- 277 Björk, L & Härenstam A (2016) Differences in organizational preconditions for managers in genderized municipal services. Scandinavian Journal of Management. 32: 209-219. Corin L, Berntson E, Härenstam A (2016). Manager s turnover in the Public sector. International Journal of Public Administration. 39(10), 790-802. Corin, L & Björk L (2016) Job Demands and Job Resources in Human Service Managerial Work An External Assessment Through Work Content Analysis, Nordic journal of working life studies, vol 6, nr 4, 3-29. DOI 10.19154/njwls.v6i4.5610. Corin, L & Björk L 82017). Organisatoriska förutsättningar I kommunerna. SNS förlag Cregård A, Tengblad S & Berntson E (2018) Att leda i en komplex organisation. Utmaningar och nya perspektiv i offentlig verksamhet. Natur och Kultur. Härenstam, A, et al. (2004). Multilevel analyses of organizational change and working conditions in public and private sector. Eu J Work &Org Psych 13(3), 305-343. Härenstam, A and the MOA Research Group (2005). Different development trends in working life and increasing occupational illness requires new working environment strategies. Work, 24:39; 261-277. Härenstam A (2008) Organizational approach to studies of job demands, control and health. Sc J owork Environ & Health, Suppl 6:144-149. Härenstam A (2009) Exploring gender, working and living conditions and health suggestions for contextual and comprehensive approaches. Scandinavian Journal of Work Environment and Health 35:2;127 133 Härenstam A (2010). Sociala relationer och det goda arbetet. I Härenstam A & Bejerot B (eds), (2010). Sociala relationer i arbetslivet. Studier från föränderliga arbetsplatser. Malmö, Gleerups förlag.
Referenser 2 Härenstam A (2010) Den samspelande och tydliga organisationen förutsättningar för chefer och anställda att skapa goda jobb. In Härenstam A & Bejerot B (eds), (2010). Sociala relationer i arbetslivet. Malmö, Gleerups förlag. Härenstam A, Schéele P. (2002) Psychological distress in different patterns of changed work and living conditions. Women, Work & Health, Third International Congress, Stockholm, Bildt C et al (eds), Book of Abstracts, Stockholm, National Institute for Working Life. Härenstam A & Östebo A (red) (2014). Chefskapets förutsättningar och konsekvenser Metoder och resultat från Chefiosprojektet Slutrapport del I. ISM-rapport 14:1. Västra Götalandsregionen www.vgregion.se/stressmedicin Johns, G. (2006). The essential impact of context on organizational behaviour, Academy of Management Review, 31, 386-408. Kankkunen T F(2014). Access to networks in genderized contexts: the construction of hierarchical networks and inequalities in feminized, caring and masculinized, technical occupations. Gender, Work and Organization, 21, 340-52. Kankkunen T F ; Bejerot E ; Björk L. & Härenstam A (2014). New Public Management i kommunal praktik. ISM rpt. 2014 (15) s. 40. Kankkunen T & Härenstam A 2015): Från kvinnors arbetsmiljö till genus och arbetsmiljö, page 125-142 in Angelika Sjöstedt Landén, Gunilla Olofsdotter & Malin Bolin; Sprickor, öppningar & krackeleringar- nya perspektiv på arbetsmiljö (http://miun.diva-portal.org/smash/get/diva2:878663/fulltext01.pdf), Karlsson, T (2016). Könsskillnader i sjukfrånvaro; en aktuell fråga i historisk belysing. Rapport 2016:24 IFAU Liff, R, Eriksson A-C & Wikström E. (2017)- Attending weak signal. The prevention of work-related illnesses. Nordic Journal ofworking life studies. 7 (2). Sverke, M., Falkenberg, H., Kecklund, G., Magnusson Hanson, L. & Lindfors, P. (2016) Kvinnors och mäns arbetsvillkor betydelsen av organisatoriska faktorer och psykosocial arbetsmiljö för arbets- och hälsorelaterade utfall. Arbetsmiljöverket 2016 Wallin L et al 2014. Span of Control and the significance for public sector manager s job demands: A multilevel study. Economic and Industrial Democracy, 35:455-481. Waldenström K & Härenstam A (2008). How are Good and Bad Jobs Created? Case studies of employee, managerial and organizational factors and processes. Work Life in Transition, 2008:4; 1-50.