Gbg Centrum Kartläggning 2015 Förvaltningsgemensamma funktioner

Transkript

1 Gbg Centrum Kartläggning 2015 Förvaltningsgemensamma funktioner

2 Tina Forsberg Kankkunen CHEFiOS- perspektiv Strukturer och organisatoriskt sammanhang har betydelse för ledares och medarbetares arbetsförhållanden på arbetsplatsen Kommunikation skapar organisationen Struktur och organisatoriska sammanhang sätter gränser för kommunikationen Att synliggöra och medvetandegöra är en grund för att förändra

3 Tidplan över Chefiosarbetet Centrum Klusterbild Enkät Återkoppling ARIA Verkaenkät OCAP, CSP Kartläggning Maj-juni ORGA egen reflektion Arbete med handlingsplaner i ledningsgrupperna under ett år Avslutande arbetsmöte Processtöd inför och under genomförandet Maj-juni 2015 September Återkoppling Sept. 2016

4 Enkät Enkäten gick ut till samtliga chefer i Göteborg Centrum 76 svar Drygt 90 frågor (belastningar, resurser, hälsa, prestation mm) Enkäten är baserad på tidigare forskning och utgår till stor del från en enkät utarbetad av forskare vid Arbets- och Miljömedicin, Göteborgs universitet och Institutet för Stressforskning, Västra Götalandsregionen

5 Klusteranalysen Enkätdata analyserades på två sätt kluster och vanliga medelvärden Klusteranalys ett sätt att sammanföra individer som svarar lika i något avseende Fångar såväl goda som dåliga situationer Används med fördel som en utgångspunkt för diskussion och intervention av organisationer Analysen gjordes ursprungligen på CHEFiOS 2009 i Centrum placeras cheferna in i denna analys

6 Dimensioner som klusteranalysen baseras på Belastningar Resursbrist* du har otillräckliga möjligheter att påverka hur mycket resurser din verksamhet får. Logikkonflikt* det uppstår slitningar mellan administrativt arbete, verksamhetsutveckling och kontakten med medarbetarna Personalproblem* medarbetare inte vill arbeta med uppgifter som ligger utanför deras traditionella yrkesroll. Brukarproblem # Hur ofta händer det i ditt arbete att du möter brukare som beter sig hotfullt eller våldsamt? Resurser Stöd från ledning* Jag har tillräckliga möjligheter att tillsammans med överordnande diskutera och resonera kring verksamheten Stöd från medarbetare* Jag känner att mina medarbetare vill ta ansvar i arbetet Positiva brukare # Hur ofta händer det i ditt arbete att du möter brukare som ger dig uppskattning? * Eklöf, Pousette, Dellve, Skagert, Ahlborg jr 2010 # Bejerot, Härenstam & Semmer, kommande

7 De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta De klämda De motarbetade

8 De gynnade Klustret beskrivs bäst av Minst belastningar Mest stödresurser Beskrivning av klustermedlemmarna Män 55+ Teknisk service Verksamhetschef (Expertchef) Mycket god arbetsmiljö (ex 1% medarbetares frustration, få som vill sluta som chef eller byta arbetsplats) Samband med hälsa, rörlighet och prestation Brukarnas behov tillgodoses (högst andel) Effektiviteten ökat Mycket god hälsa: 94% positiva på morgonen 99% arbetar kvar om 2 år 81% nöjda med prestation Lite stress, bra allmänt hälsotillstånd 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

9 De uppskattade Klustret beskrivs bäst av Beskrivning av klustermedlemmarna Samband med hälsa, rörlighet och prestation Mycket goda kontakter med brukare Stöd från ledning Största gruppen (17%) 76% kvinnor Över 45 år Enhetschefer Något under medel i belastningar Något över medel i resurser Få vill sluta eller byta arbetsplats Mycket god hälsa 9% redovisar stress (28% i hela studien, 66% i sämsta gruppen) Över 90% positiva och glada innan arbetet 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

10 De uppbackade Klustret beskrivs bäst av Beskrivning av klustermedlemmarna Samband med hälsa, rörlighet och prestation Minst brist i resurser Bra stöd från ledningen Brist i stöd från medarbetare Män Unga chefer Teknisk förvaltning Funktionshinder Relativt låga belastningar och goda resurser. Allmänt gott hälsotillstånd Vill arbeta kvar 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

11 De fokuserade Klustret beskrivs bäst av Beskrivning av klustermedlemmarna Samband med hälsa, rörlighet och prestation Minst brukarproblem Minst positiva brukare Inga brukare? Expertchefer Män Teknisk förvaltning Relativt god arbetssituation Få belastningar Få underställda Relativt god hälsa, men eventuellt riskkluster Låg arbetslust Låg energi Få som är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

12 De försummade Klustret beskrivs bäst av Beskrivning av klustermedlemmarna Samband med hälsa, rörlighet och prestation Lågt stöd från ledning Något över medel i belastningar Relativt goda kontakter med personal Äldre chefer Förskola/skola Verksamhetschefer Över medel i andra belastningar Relativt god hälsa, men eventuellt riskkluster Låg arbetslust Låg energi Få som är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

13 De utsatta Klustret beskrivs bäst av Beskrivning av klustermedlemmarna Samband med hälsa, rörlighet och prestation Relativt belastande arbetssituation Höga brukarproblem Resursbrist, logikkonflikt Stöd från ledning Högst andel högskoleutbildade <44 år Förvaltningschefer Förskola/skola Höga belastningar Ok stöd Tredje sämsta hälsoprofilen Arbetsbelastning visar sig i: Hög stress Låg energi Lite arbetslust Relativt hög andel som fortfarande rapporterar bra allmänt hälsotillstånd 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

14 De klämda Klustret beskrivs bäst av Stora problem på belastningssidan Lågt stöd Personalproblem Beskrivning av klustermedlemmarna Kvinnor Enhetschefer Äldreomsorg Endast 6% rapporterar stöd i organisationen (32%) Samband med hälsa, rörlighet och prestation Mycket dålig hälsa Lågt i alla variabler Endast 8% är nöjda med sitt arbete Majoritet vill byta arbetsplats och sluta som chef 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

15 De motarbetade Klustret beskrivs bäst av Beskrivning av klustermedlemmarna Samband med hälsa, rörlighet och prestation Sämst hälsa av alla Höga belastningar Mycket lågt stöd Kvinnor år Högskoleutbildade Förvaltningschefer Många vill sluta som chef eller byta arbetsplats Mycket dålig hälsa. 65% sömnsvårigheter, Högst andel stress Låg energi, ensamhet Lägst andel med bra allmänt hälsotillstånd Låg arbetslust 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

16 Klusterfördelningar Hela studien CHEFiOS Bas, 2009 De gynnade CHEFiOS Bas, % 12% 9% 15% 17% De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade 7% 14% 9% 16% 16% 14% 10% 12% De utsatta De klämda 14% 10% 14% De motarbetade

17 Klusterfördelningar Göteborg Centrum Göteborg Centrum N = 73 7% De gynnade 19% 18% 11% De uppskattade De uppbackade De fokuserade 15% 7% 1% De försummade De utsatta De klämda De motarbetade CHEFiOS BAS 22% Lundby

18 Göteborg Centrum Förvaltningsgem, N = 10 0% 18% 0% 37% De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade 18% 0% 0% De utsatta De klämda De motarbetade 27%

19 Sammanfattning resultat klusteranalys Jämfört med Basmätningen 2011 visar mätningen att förutsättningarna innebär en färre mängd inom hälsokluster, en avsevärt större mängd inom riskkluster och en ngt större mängd inom ohälsokluster. Klusterresultaten visar sammantaget att chefers förutsättningar domineras av två riskkluster och ett ohälsokluster: försummade, utsatta och de klämda. Detta visar bl.a. upp ett mönster i organisationen av resursbrist, logikkonflikt, personalproblem och bristande stöd från ledningen.

20 Illegitima uppgifter onödiga och orimliga arbetsuppgifter I chefsenkäten finns flera frågor om illegitima arbetsuppgifter, bland annat frågor om onödiga arbetsuppgifter. Tidigare forskning visar att sådana arbetsuppgifter påverkar individens stressnivå. Fråga: Har du arbetsuppgifter som: 1.Inte alls behöver göras 2.Inte är vettiga och meningsfulla 3.Inte alls borde finnas om saker och ting var annorlunda organiserade 4.Inte all borde finnas om andra gjorde färre misstag 5.Existerar bara för att vissa personer kräver att ha det på just det här sättet Därefter kommer en fråga: Gör en uppskattning av hur stor del av din arbetstid som du ägnar åt ovan nämnda arbetsuppgifter, dvs som du utför och som du på något sätt anser onödiga Medelvärdet för olika verksamheter har beräknats.

21 Illegitima arbetsuppgifter Gör en uppskattning av hur stor del av din arbetstid som du ägnar åt ovan nämnda arbetsuppgifter, dvs som du utför och som du på något sätt anser onödiga FövaltnGem Centrum IFO/FH Centrum ÄO/HS Centrum Utb/KoF Centrum Alla Centrum PoNF KoF-IS Lundby 2012 IFO-FH Lundby 2012 ÄO-HSV Lundby 2012 UTB Lundby 2012 Alla Lundby 2012 Alla CHEFiOS Bas ,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0 50,0 %

22 ORGA ORGA instrumentet syftar till att besvara frågan: Ger organisationen förutsättningar till att skapa gemensamma referensramar om organisationens medel, behov och händelser mellan organisatoriska nivåer? Det övergripande syftet är att beskriva hur organisationen ger förutsättningar för chefer på olika nivåer att klara sitt uppdrag på ett bra sätt. Tidigare forskning visar att en samsyn mellan olika nivåer i organisationen är en förutsättning för detta.

23 CHEFiOS: Dialogen i fokus Generalister Översätta Dämpa stötar Stötta, Prioritera Balansera mål - medel Nu - morgondags och verksamhetsorientering Strategiska rummet Linjechefen Specialister Ramar, riktlinjer planer, visioner Framtids och omvärldsorientering Professioner Aktiviteter Erfarenheter Då Nu och aktivitets orientering Operativa rummet När kunskap och förståelse för varandras uppgifter och perspektiv saknas uppstår olika handlingslogiker, missförstånd och tillitsbrist Vill förstå chefers förutsättningar att samordna och skapa gemensam förståelse mellan hierarkiska nivåer

24 Chefskap, kommunikation mellan hierarkiska nivåer Ledarskap/chefskap och kommunikation tätt sammanvävda Genom första linjens chef möts organisationen och medarbetarna och de har därför en nyckelroll koordinera respektive skapa gemensam förståelse När det saknas kommunikation mellan organisatoriska nivåer kan nivåerna separeras och isoleras från varandra När kunskap och förståelse för varandras uppgifter och perspektiv saknas uppstår olika handlingslogiker, missförstånd och målbilder Chefen får problem att: få resurser och förutsättningar om hon saknar kommunikation med högre hierarkiska nivåer att leda medarbetarna om hon saknar kommunikation med lägre hierarkiska nivåer Tina Forsberg Kankkunen

25 Organisatoriska strukturer en jämförelse Tekniska Ansvar för i genomsnitt 18 medarbetare Har ofta administrativ stöd personal Formella och informella arenor för dialog med överordnade chefer och politiker om mål och krav i relation till förutsättningar Kollektivt ansvarstagande Omsorgs- utbildning Ansvar för i genomsnitt 55 (30-35) medarbetare Saknar ofta administrativ stödpersonal Avsaknad av formella och informella arenor där mål och krav i relation till förutsättningar kan diskuteras med överordnade chefer och politiker Individuellt ansvarstagande Tina Forsberg

26 Chefskvot 0ende/per stöd IFO Äldreboende Hälso o Sjv Hemtjänst Skolan Förskolan Antal underställda/ enhetschef CHEFiOS (medelvärde 2011) Funktionshinder Äldreomsorg Förskola/skola Gymnasieskola Teknisk service Antal underställda/ enhetschef Centrum CHEFiOS -projektet

27 Arbetsuppgift 1 1 Diskutera resultatet utifrån enkäten, känner ni igen er i redovisningen, saknar ni något? 2 Är det något i resultatet som ni tycker ska uppmärksammas?

28 Den avskurna organisationen.

29 Den separerade organisationen.

30 Lundby ORGA (stiliserad) Styrning Ambitioner/staten KS N SLK FC Avskuren SC OC Stödfunkt. 10 grp 10 grp 10 grp Servicefunkt. EC Separerad

31 Arbetsuppgift 2 3 Hur kan ni koppla klusterbilden dvs resultatet från enkäten utifrån de bilder som visats rörande organisationsstrukturer och exemplet från SDF Lundby? 4 Hur tycker ni att det ser det ut i SDF Centrum när det gäller den avskurna respektive den separerade organisationen?

32 Fördjupande information På följande bilder finns fördjupad information från cheferna i GÖTEBORG CENTRUM

33 Resultat i de enskilda klustervariablerna - belastningar Brukarproblem Personalproblem Logikkonflikt FövaltnGem Centrum IFO/FH Centrum ÄO/HS Centrum Utb/KoF Centrum Alla Centrum Resursbrist Aldrig/Nästan 1 Sällan 2 Ibland 3 Ofta 4 5 Alltid/Nästan aldrig alltid

34 Resultat i de enskilda klustervariablerna - resurser Positiva brukare Stöd från medarbetare FövaltnGem Centrum IFO/FH Centrum ÄO/HS Centrum Utb/KoF Centrum Alla Centrum Stöd från ledning 1 Aldrig/Nästan Sällan 2 Ibland 3 Ofta 4 5 Alltid/Nästan aldrig alltid

35 Stress Stress FövaltnGem Centrum IFO/FH Centrum ÄO/HS Centrum Utb/KoF Centrum Alla Centrum PoNF KoF-IS Lundby 2012 IFO-FH Lundby 2012 ÄO-HSV Lundby 2012 UTB Lundby 2012 Alla Lundby 2012 Alla CHEFiOS Bas 2011 Inte 1 alls Knappt 2 Något 3 Ganska 4 Mycket 5 Mycket, 6 alls mycket

36 Sömnbesvär Sömnbesvär FövaltnGem Centrum IFO/FH Centrum ÄO/HS Centrum Utb/KoF Centrum Alla Centrum PoNF KoF-IS Lundby 2012 IFO-FH Lundby 2012 ÄO-HSV Lundby 2012 UTB Lundby 2012 Alla Lundby 2012 Alla CHEFiOS Bas Aldrig Sällan 2 Ibland 3 Flera 4 Varje 5 gånger dag per vecka

37 Allmän hälsa Allmän hälsa FövaltnGem Centrum IFO/FH Centrum ÄO/HS Centrum Utb/KoF Centrum Alla Centrum PoNF KoF-IS Lundby 2012 IFO-FH Lundby 2012 ÄO-HSV Lundby 2012 UTB Lundby 2012 Alla Lundby 2012 Alla CHEFiOS Bas 2011 Mycket 1 Ganska 2 Varken 3 bra Ganska 4 Mycket 5 dåligt dåligt eller dåligt bra bra

38 Arbetslust Arbetslust FövaltnGem Centrum IFO/FH Centrum ÄO/HS Centrum Utb/KoF Centrum Alla Centrum PoNF KoF-IS Lundby 2012 IFO-FH Lundby 2012 ÄO-HSV Lundby 2012 UTB Lundby 2012 Alla Lundby 2012 Alla CHEFiOS Bas 2011 Stark olust 1 2 Viss 3 Varken 4 5 olust eller Ganska positiv känsla Glad vid tanken på en stimulerande dag