Vilket handlingsutrymme har operativa chefer?

Transkript

1 Vilket handlingsutrymme har operativa chefer? Presentation vid konferens för chefer och beslutsfattare 27/ Annika Härenstam Professor emerita, Göteborgs universitet

2 Chefens roll första linjens chefer Genom första linjens chefer möts organisationen och medarbetarna, därför har de en nyckelroll De har specialister både över och under sig De ska balansera krav och resurser De har ansvar för personal och arbetsmiljö Annika Härenstam,

3 Medborgares & brukares förväntningar Strategisk & Förvaltningslednings styrning Professionella värderingar Linjechefer Medarbetares förväntningar Tina Kankkunen 2006 Annika Härenstam,

4 DET ÄR MYCKET SOM RAMLAR NER Jämställdhet Miljö Lika i hela Lagar, riktlinjer och rekommendationer Kvalitetsreg Itprocesser HRprocesser Arbets miljö Inköpsprocesser Chefen Tina Forsberg Kankkunen Annika Härenstam

5 Vad är handlingsutrymme? Mål, vems mål, målkonflikter? Handling att kunna handla är livsviktigt! Utrymme - befogenheter Objektivt - subjektivt Inflytande över inom Hinder och möjligheter

6 Hinder Otydliga mål och arbetsuppgifter Otillräckliga resurser material/teknik/lokaler, personal, kompetens Bristande stöd i arbetet arbetskamrater och arbetsledare Utanför organisationen kunder eller andra aktörer 6

7 Subjektivt och objektivt handlingsutrymme Chef A Chef B Chef C 7

8 Vanlig uppfattning bland chefer Mellanchef i äldreomsorg: - Jag är ju chef så visst har jag inflytande. men efter beskrivning av konkreta situationer visar det sig att hen blandat ihop sitt ansvar med sina befogenheter 8

9 Externt bedömda arbetsförhållanden för kvinnor och män i självrapporterade spända och aktiva jobb Tidspress Hinder Inflytande Stimulans Spända jobb (män) Aktiva jobb (män) Spända jobb (kvinnor) Aktiva jobb (kvinnor) Waldenström & Härenstam

10 Illustration: Omsorgs- utbildningsförvaltningar jag försökte prata om problemen med förvaltningsledningen men där är dom ju stenhårda. Där ger dom mig ett tydligt budskap; Det bryr vi oss inte om. På ett möte sa dom till exempel att ni får absolut inte ett öre för dom här nya uppgifterna utan nu ska ni klara verksamheten på ett eller annat sätt. Annika Härenstam, Kankkunen 2006

11 Illustration: Tekniska förvaltningar jag gick till politikerna och sa: det här håller inte, ni får tala om för mig vad vi ska göra. Tidigare hade vi den här lite mer vaga inriktningen, men nu ville jag ha prioriteringsordning mellan de olika jobben, jag ville veta exakt vilken uppgift som skulle prioriteras.. Kankkunen 2006 Annika Härenstam,

12 Ledarens egenskaper och kompetens Så skapas goda jobb Handlingsutrymme Första linjens chef Förändrade förutsättningar Anpassningar Goda jobb Välfungerande verksamhet Resurser verktyg Den strategiska ledningens ansvar Strukturer Relationer Arenor Språk Kultur Mål Resurser Annika Härenstam

13 Hur ser organisationen ut? KS Typexempel på en avskuren organisation FN FC VC? SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal Tina Forsberg Kankkunen Annika Härenstam

14 Exempel på en separerad organisation KS Statliga myndigheter Lagar FN FC VC? Verksamhet Ömsesidig stark relation Ömsesidig relation i övergripande frågor Selektiv svag relation SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal Tina Forsberg Kankkunen Annika Härenstam

15 EXEMPEL PÅ EN NÄTVERKANDE ORGANISATION Annika Härenstam

16 De gynnade Minst belastningar Mest stödresurser Överrepresentation av män och 55+ Teknisk service, verksamhetschef Mycket god arbetsmiljö Högst andel som anser att brukarnas behov tillgodoses och att effektiviteten ökat Mycket god hälsa Lite stress, bra allmänt hälsotillstånd 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Annika Härenstam,

17 De uppskattade Mycket goda kontakter med brukare Stöd från ledning Största gruppen (17%) 76% kvinnor, över 45 år, enhetschefer Något under medel i belastningar Något över medel i resurser Få vill sluta eller byta arbetsplats Mycket god hälsa 9% redovisar stress (28% i hela studien, 66% i sämsta gruppen) Över 90% positiva och glada innan arbetet 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Annika Härenstam,

18 De uppbackade Minst brist i resurser Stöd från ledningen Brist i stöd från medarbetare Män, unga chefer. Teknisk förvaltning, funktionshinder Relativt låga belastningar och goda resurser. Medarbetarproblem sticker ut. Allmänt gott hälsotillstånd. Vill arbeta kvar 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Annika Härenstam,

19 Minst brukarproblem Minst positiva brukare Inga brukare? De isolerade Expertchefer, män, teknisk förvaltning Relativt god arbetssituation Få belastningar Få underställda, bra gränssättning Relativt god hälsa, men eventuellt riskkluster Låg arbetslust, låg energi och få som är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Annika Härenstam,

20 De försummade Lågt stöd från ledning Något över medel i belastningar Relativt goda kontakter med personal Äldre chefer, förskola/skola Enhetschefer, verksamhetschefer Över i andra belastningar Över hälften vill sluta Riskgrupp Kring medel i allmänt hälsotillstånd, men 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Ensamhet, överbelastning, Annika Härenstam,

21 De utsatta Relativt belastande arbetssituation Höga brukarproblem Resursbrist, logikkonflikt Stöd från ledning Högst andel högskoleutbildade <44 år, förvaltningschefer, förskola/skola Höga belastningar, ok stöd Tredje sämsta hälsoprofilen Arbetsbelastning visar sig i hög stress, låg energi, lite arbetslust Relativt hög andel med bra hälsa 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Annika Härenstam,

22 De klämda Mycket hög arbetsbelastning Lågt stöd Personalproblem Kvinnor, enhetschefer, äldreomsorg Majoritet vill byta arbetsplats och sluta som chef Endast 6% rapporterar stöd i organisationen (32%) Vanligt att man utför medarbetares uppgifter när belastning blir för stor Mycket dålig hälsa Endast 8% är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Annika Härenstam,

23 De motarbetade Sämst hälsa av alla Höga belastningar Mycket lågt stöd Kvinnor, år Högskoleutbildade Förvaltningschefer Många vill sluta /byt jobb Hjälper utsatta medarbetare Mycket dålig hälsa. Lägst andel med god hälsa 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Annika Härenstam,

24 Annika Härenstam, Version

25 Chefskap på olika nivåer Generalister Översätta Dämpa stötar Stötta, Prioritera Balansera mål - medel Nu - morgondags och verksamhetsorientering Strategiska rummet Specialister Ramar, riktlinjer planer, visioner Framtids och omvärldsorientering Professioner Aktiviteter Erfarenheter Då Nu och aktivitets orientering Linjechefen Operativa rummet När kunskap och förståelse för varandras uppgifter och perspektiv saknas uppstår olika handlingslogiker, missförstånd och tillitsbrist Annika Härenstam

26 Hur få ihop den strategiska nivån och verksamhetsnivån? Synkronisering! Dialog mellan nivåer för att uppnå gemensam syn på: Målen för verksamheten Vad som ska prioriteras Var man är (hur är det är nu) Vart man är på väg Hur man ska nå dit Men också insikt om att man har olika förutsättningar, funktioner och uppdrag Annika Härenstam,

27 VAD KAN ARBETSGIVARE GÖRA? Synliggöra hur det ser det ut i organisationen siffror, fakta Underlätta kommunikation mellan nivåer och funktioner Vad kan vi lära av jämförelser och goda exempel? Är skillnader motiverade utifrån verksamhetens behov? Får de oönskade konsekvenser för arbetsmiljön? Utveckla kunskap om strategier för att skapa god arbetsmiljö i OLIKA typer av verksamheter Tydliga målformuleringar Annika Härenstam

28 Strukturella faktorer i olika kommunala verksamheter Verksamhet Andel kvinnor chefskvot, enhetschef Utbildning personal Klientintensiv Buss 11% * Gymn. nej ja Park- och natur 30% 16 Högs/gymn nej nej Lokalförvalt- 34% 31 Gymn. nej nej Idrott- förening 42% 20 Gymn. nej ja Trafikkontor 50% * Högsk. nej nej Stadsbygggnad 61% 15 Högsk. nej nej Miljö 69% 14 Högsk. nej nej Grundskola 78% 32 Högsk. ja nej Socialtjänst 82% 20 Högsko ja nej Äldreomsorg 90% 34 Gymn. ja ja Förskola 96% 35 Högsk/ gymn ja ja Obekväm arbetstid * Går ej att beräkna då chefspositioner är identifierade Källa; statistik från stadsledningskontoret, Göteborg, Agneta Thorin, 2012

29 Vad kan man som chef göra? Det handlar om inflytande och kontakter! Sök stöd, bollplank, liera dig med andra (kollegor, högre chefer) Kräv dialog om uppdrag, mål, avgränsning, befogenheter, resurser Ställ frågan; hur får jag tillträde till arenor där beslut fattas? Hur kan jag beskriva verksamheten på ett konkret sätt? Hur kan konsekvenserna beskrivas av obalans krav och resurser? Vid återkommande, strukturella problem sök upp där kunskap och befogenheter finns att åtgärda Fastställ och förankra en handlingsplan och följ upp

30 Tack för uppmärksamheten! Mer att läsa: Se Rapporter finns på: Finansiärer av forskningen: Vinnova, Forte, Afa försäkring, Göteborgs universitet Västra Götalandsregionen, Göteborg stad Annika Härenstam

31 Referenser Berntson E, Wallin L, Härenstam A (2012). Typical situations for managers in the Swedish public sector: Cluster analysis of working conditions using the job demands-resources model, International Public Management Journal, 15(1), Björk L ; Bejerot E ; Jacobshage, N. et al. (2013). I shouldn t have to do this: Illegitimate tasks as a stressor in relation to organizational control and resource deficits. Work & Stress. 27 (3) s Björk L ; Szüc,. ; Härenstam, A. (2014). Measuring capacity to perform across local government services managers perceptions. International Journal of Public Sector Management. 27 (1) s Bolin M & Härenstam A. (2008) An empirical study of bureaucratic and post-bureaucratic characteristics in 90 workplaces. Economic and Industrial Democracy: Vol. 29(4): Corin, L., Berntson, E., & Härenstam, A (2016). Managers Turnover in the Public Sector The Role of Psychosocial Working Conditions. Published online 14 January. International Journal of Public Administration. Frese M & Zapf D (1999) Action as the core of Work Psychology- I Triandis m fl- Handbook of industrial and organizational psychology. Consulting Psychologists Press. Härenstam A (2010) Den samspelande och tydliga organisationen förutsättningar för chefer och anställda att skapa goda jobb. In Härenstam A & Bejerot B (eds), (2010). Sociala relationer i arbetslivet. Malmö, Gleerups förlag. Härenstam A and the MOA Research Group (2005). Different development trends in working life and increasing occupational illness requires new working environment strategies. Work: A Journal of Prevention, Assessment and Rehabilitation, 24(39), Härenstam A (2008). Organizational approach to studies of job demands, control and health. Scand J Work, Environ & Health, 6: Härenstam A & Östebo A (red) (2014). Chefskapets förutsättningar och konsekvenser Metoder och resultat från Chefiosprojektet Slutrapport del I. ISM-rapport 14:1. Västra Götalandsregionen Härenstam A & Östebo A (red) (2014). Förändringsprocesser och utvärderingar av interventioner i kommunala förvaltningar. Metoder och resultat från Chefios-projektet- del 2. ISM-rapport 14:2. Västra Götalandsregionen. Kankkunen T F(2014). Access to networks in genderized contexts: the construction of hierarchical networks and inequalities in feminized, caring and masculinized, technical occupations. Gender, Work and Organization, 21, Kankkunen T F ; Bejerot E ; Björk L. et al. (2014). New Public Management i kommunal praktik. ISM rpt (15) s. 40. Kankkunen T & Härenstam A 2015): Från kvinnors arbetsmiljö till genus och arbetsmiljö, sid i Angelika Sjöstedt Landén, Gunilla Olofsdotter & Malin Bolin; Sprickor, öppningar & krackeleringar- nya perspektiv på arbetsmiljö Kankkunen, T (2009). Två kommunala rum. Ledningsarbete I genusmärkta tekniska respektive omsorgs- och utbildningsverksamheter. Doktorsavhandling, Sociologiska Institutionen, Stockholms universitet Wallin, L., Pousette, A., & Dellve, L. (2014). Span of Control and the Significance for Public Sector Managers' Job Demands: A Multilevel Study. Economic and Industrial Democracy, 35(3), Waldenström K & Härenstam A (2008). How are Good and Bad Jobs Created? Case studies of employee, managerial and organizational factors and processes. Work Life in Transition, 2008:4; Waldenström K & Härenstam A. (2008) Does the job demand-control model correspond to externally assessed demands and control for both women and men? Scandinavian Journal of Public Health, 36; Ylander J & Härenstam A (2006). Var finns makten över arbetsvillkoren? En guide om psykosocial miljö och arbetsmiljöinriktat handlande. Slutrapport till Volvo Group. Arbetslivsrapport 2006:44, Stockholm, Arbetslivsinstitutet.