1 VO unktnotation beskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknad och VO 1. STYRA, LANERA OCH FÖLJA U 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för, Centralt samverkansavtal m.m. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten en följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. Underlag till budget hanteras i 2.4.1 "Utforma och följa upp ekonomi" 1.3 Utföra internt ledningsarbete en omfattar det styrande arbetet inom myndigheten Övriga arbets-,verksamhets- och inkl.förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelningseller samverkansmöten redovisas i den process de hör enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under 2.9.2 "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, laner (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i 2.5.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)" 1.4 Utveckla verksamheten en omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) 1.5 Hantera revision och granskning en omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare en omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete en omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. 1.8 Besvara remisser och enkäter en omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål en omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser 1.10 Samverka med andra organisationer en omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. rojekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process.
2 VO unktnotation beskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknad och VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera anställning och löner 2.1.1 Rekrytera en omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal 2.1.2 Hantera anställning en omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång en omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön 2.2 Hantera bemanning en omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan 2.3 Hantera personalsociala frågor 2.3.1 Kompetensutveckla en omfattar myndighetsövergripande kompetens-utvecklingsplanering Utbildningar som myndigheten administrerar och samt att anordna eller delta i personalutbildningar. som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial 2.3.2 Tillhandahålla friskvård en omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan en omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut 2.3.4 Rehabilitera en omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen Förstadagsintyg, rotokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehabärende 2.4 Administrera ekonomi 2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi en omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser 2.4.2 Hantera intäkter från kund en omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten". 2.4.3 Hantera kostnader från leverantör en omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat 2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning en omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut 2.4.5 Hantera skatteredovisning en omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod?), Momsrapport, eriodisk sammanställning 2.4.6 Hantera försäkringar en omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, ersonalförsäkringshandlingar, Skadeärenden 2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor en omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev 2.5 Köpa in och upphandla Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier)
3 VO unktnotation 2.5.1 Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) beskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknad och en omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) en omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. 2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal en omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas 2.6 Administrera allmänna handlingar 2.6.1 Registrera handlingar och hantera post en omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan, ostlista, Fullmakt för postöppning, ostöppnings- och registreringsrutiner, Rek-böcker osten m.m. 2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv 2.6.3 Ta emot och/eller överlämna/leverera arkiv en omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Denna process avser kontakt med den överlämnande/mottagande verksamheten, ifyllande av leveransframställan/leveransreversal och mottagande av leveransgodkännande/signerad leveransreversal Leveransframställan, Leveransreversal, Leveransgodkännande, Beslut om avhändande av allmän handling m.m. 2.6.4 Hantera utlämnande av handlingar en omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. en omfattar även planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring eller genom överlämnande till arkivmyndigheten). I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar en omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul samt anmälan av personuppgiftsombud. Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 ul, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 ul 2.8 Hantera och förvalta IS/IT 2.8.1 Införa it-system en omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, rojektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, rotokoll, Systemdokumentation Upphandlingar av IT-system hanteras under 2.5.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " 2.8.2 Förvalta, drifta och utveckla it-system en omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan 2.8.3 Hantera IT-behörigheter en omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e-certifikat. Beställningar, Bekräftelser, Register 2.8.4 Säkerhetsskydda information en omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk- och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VN-avtal Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. 2.8.5 Avveckla it-system en omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd
4 VO unktnotation beskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknad och 2.9.1 Förvalta fastigheter och inventarier en omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. arkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm 2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd en omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Investeringar hanteras under 2.4.4 "Hantera löpande ekonomiredovisning" Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" 2.9.3 Genomföra byggprojekt en omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka en omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, ressklipp, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" 2.11 Tillhandahålla bibliotek en omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar 2.12 Bedriva internt miljöarbete en omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. VO 3 Administrera vuxenutbildning 3.1 Anta individer till utbildning 3.1.1 Hantera ansökningar till Komvux, Svenska för invandrare och Göteborgsregionen miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el en omfattar hantering av ansökningar till vuxenutbildning. Ansökan inkommer, studieplan upprättas för antagna elever och framtagning av kursbesked om den sökande kommit in på önskad utbildning eller inte. Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under 2.9.3 "Genomföra byggprojekt". SFI anmälningar, Studieplaner, Ansökningar, Kursbesked 3.1.2 Hantera ansökningar till Särvux en omfattar personligt besök med kartläggning om förutsättningar för utbildingsinsats och ansökan fylls i och framtagning av kursbesked om den sökande kommit in på önskad utbildning eller inte. appersansökningar, Underlag till ansökan, Kursbesked 3.1.3 roducera och administrera kurskatalog en omfattar framtagning av en kurskatalog. lanering av layout och beställning av trycksak. Kurskatalog,beställningsunderlag 3.1.5 Besluta om ekonomiska förutsättningar för en omfattar beslut om ekonomisk förutsättning inför antagning av individer som vill studera i annan kommun. sökande till andra kommuner. Kartläggning av ekonomiska föutsättningar för att bevilja plats för sökande till andra kommuner. Beslutsprotokoll 3.2 Hantera administration av betygsdokument en omfattar utskick av betygsdokument samt intyg om lästa kurser. Betygskataloger, Intyg, slutbetyg, examensbevis. 3.3 Följa upp utbildningsinsatser en omfattar uppföljning och analys av genomförda utbildningar. Statistik och kartläggning av resultat. Bedömning av varje utbildningsanordnares kvalitet utifrån nuvarande ramavtal samt tre kvalitetsrapporter under ett kallenderår, strategi, resultat och utveckling. Rapporterena syftar till utveckling både för utbildningsanordnare och arbetsmarknad och vuxenutbildning. Rapporter 3.4 lanera kursutbud en omfattar branschbevakning, fördelning av ekonomisk ram utifrån budget, översyn av befintligt kursutbud, planera beställning till utbildningsanordnarna, översyn av mallar till kurspaket. Exempel på handlingar, Avrop,rapporter, beställningsunderlag 3.5 Administrera handledningsutbildningar en omfattar anmälningar till handledningsutbildningar för anställda inom staden som handleder vuxenutbildningens elever. Handledaren får ett intyg. Utbildningsanordnare upphandlas var tredje år och kursutbudet påverkas av den. 3.6 Hantera överklaganden om avslag för vuxenutbildning 3.7 Administrera interkommunala ersättning IKE för icke göteborgare. Intyg, Anmälan, Inbjudan. en omfattar inkomna överklaganden om avslag för studier. Vid nekad plats har den sökande möjlighet att överklaga beslutet. Överklagan inkommer, ny bedömning görs med eventuellt beslut från överklagandenämnden. Överklagande av avslag, Yttrande från överklagandenämnden, beslut, underlag för beslut. en omfattar en ansökan från medborgare från annan kommun om studier i Göteborg, beslut från hemkommunen och eventuell antagning. Ansökningar,beslut från hemkommun, faktura. Ekonomi upprättar faktureringsunderlag. Se process 2.4.2 3.8 Administrera interkommunala ersättningar IKE för göteborgare. en omfattar en ansökan för göteborgare. Beslut om ekonomiskt utrymme för interkommurnal ersättning och beslut om studier i annan kommun. Beslut, fakturakontroll, Underlag för bedömning,
5 VO unktnotation 3.9 framtagning Intygshandlingar och utlämnande av slutbetyg beskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknad och en omfattar inkommen förfrågan om utlämnande av intyg av genomförd insats som komplement till betyget eller där betyg saknas, beställning av intyg från orienteringskurser samt övriga intyg, utskrift, underskrift av rektor och utskick. 3.10 Hantera EU nummer samt identitetsnummer för nordiska personer utan svenskt personnummer samlat betygsdokument, utdrag ur betygskatalog, slutbetyg, examensbevis, intygshandlingar. en omfattar administrering av identitetsnummer för personer som saknar svenskt personnummer. Tillfälligt personnummer upprättas så den sökande kan göra en komplett ansökan till studier. Tillfälligt personnumer, personbevis, 3.11 Hantera skyddade personuppgifter en omfattar personligt besök, utfärdande av tillfälligt personnummer samt säkerställa säker posthantering och identitetskontroll.tillfälligt personnummer upprättas så den sökande kan göra en komplett ansökan till studier. en föregås av process 5.3. Handläggare skapar ett tillfälligt personnummer som används vid ansökan hos arbetsmarknad och vuxenutbildning. en föregås av process 5.3. Handläggare skapar ett tillfälligt personnummer som används vid ansökan hos arbetsmarknad och vuxenutbildning. Tillfälligt personnummer, personbevis, meddelande från skatteverket. 3.12 Rapportera till andra myndigheter en omfattar uttag av information och överföring av informationen till bland andra CSN,SCB,UHR. Rapporter från verksamhetssystem, 3.13 Hantera bedömning av studienivå en omfattar kallelse till och genomförande av nivåbedömning för personer som saknar betyg inför studier hos Arbetsmarknad och vuxenutbildning. samt registrering av provresultat. Detta sker enligt lagstadgad tidsram. Avtal med Educatit som gör proven och delvis rättar. 3.14 Upprätta tidsplaner för komvux och GR samt planera och besluta om studieperioder 3.15 Hantera lediga utbildningsplatser hos utbildningsanordnare. 3.16 Genomföra studerandeprocess undersökning samt effektstudie 3.17 Genomföra utvecklingsdialog med utbildningsanordnare. Kallelser, provresultat, prov. en omfattar fastställande av olika aktiviteter och datum för dessa inför ansökningsperiod kursstart. Beslut om studieperiodernas start och slut, kursstart och kursslut utifrån skolform och studieform. Tidplaner, studieperioder en omfattar kartläggning av lediga utbildningsplatser hos utbildningsanordnare. en hjälper till att förtydliga hur väl utbudet av kurser motsvarar intresset samt att fylla upp tomplatser med eventuella intressenter. Exepel på handlingar: Söksiffror, uppbokade kostnader, Lista på lediga platser. en omfattar att ta reda på vad eleverna tycker om sina studier under studiernas gång. en innehåller också att förvaltningen sex månader efter avslutad utbildning tar reda på om eleven är i arbete eller annan sysselsättning. Exempel på handingar: Enkäter, Statistik, Rapporter. en omfattas av att rektorsteamen genomför en utvecklingsdialog med utbildningsannordnare efter utbildningens slut för kursutvärdering. kursutvärdering,handlingsplaner,beslut 3.18 Hantera utbildningskostnader en omfattar att månadsvis följa produktionen av utbildningskostnader och ange en prognos för att säkerställa att avdelningens budget hålls. VO 4. Samordna arbetsmarknadspolitiska insatser för Göteborgs stad 4.1 Administrera offentligt skyddade anställningar, traineetjänster samt extra tjänster i välfärden rognoser, ekonomiska rapporter en omfattar ett anställningsförfarande för personer som har stått utanför arbetsmarknaden en längre tid. Anställningsavtal, avtal med mottagande organisation, lönehandlingar. 4.2 Administrera feriejobb en omfattar ett anställningsförfarande som riktar sig till ungdommar som går sitt första år på gymnasiet. Ansökningar om feriejobb inkommer och platserna tillsätts. Anställningsavtal skrivs och löneadministration sköts inom processen. Ansökningar, anställningsavtal, lönehandlingar. 4.3 Samordna praktikplatser inom Göteborgs stad 4.4 Ta emot uppdrag från andra myndigheter för hjälp med sysselsättning för enskild individ via kompetenscenter en omfattar samordning av praktikplatser inom och mellan Göteborgs stads förvaltningar samt bolag för arbetssökande hos arbetsmarknad och vuxenutbildning. Fackliga handlingar, praktikavtal förfrågningsundelag. en omfattar kompetenscenters uppdrag att samorda olika aktiveter utifrån deltagarnas behov och förutsättningar. Individ bokas till möte för kartläggning om förutsättningar och önskemål av typ av insats. Förvaltningen matchar sedan individen med lämplig arbetsplats eller utbildning. Uppsökande verksamhet där kontakt sker med olika privata aktörer eller myndigheter. Avtal skrivs med arbetsgivare och arbetstagare samt löneadministration inom processen. Kompetenscenter finns i olika stadsdelar. Huvudsakliga arbetsuppgifter genomförs på uppdrag av socialtjänsten och arbetsförmedlingen. VO 5. Administrera studievägledning 5.1 Hantera frågor till studie och yrkesvägledning från elever och presumtiva sökande raktikavtal, samtycken, ansökningshandlingar, intyg. en omfattar kommunikation mellan studie och yrkesvägledningens avdelning och studerande.frågor från elever eller presumtiva sökande. Besök, telefon, mail. Frågor kommer in som både berör vägledningsavdelningen men även andra frågor som mer berör förvaltningens verksamhet i stort. Webansökan,studieplan, betygsdokument, frågor. 5.2 Hantera Svenska för invandrare (SFI) studier 5.2.1 Ta emot SFI anmälningar en omfattar ett personligt besök där en vägledare tar emot en anmälan om behov av SFI studier som kompleteras med en överlämningsblankett inför antagning. en fortsätter sedan i 3.1.1 Anmälan, ersonuppgifter, överlämningsblankett. 5.2.2 Bedöma omstart av SFI utbildning en omfattar möte mellan kurator, pedagog samt ibland specialpedagog. För individer som läst SFI tidigare och har läst många timmar eller haft många avbrott. Beslut tas om personen får påbörja studier på nytt. Överlämningsblankett, beslut, 5.3 Ta emot sökande med skyddade personuppgifter en omfattar att samla in uppgifter inför skapandet av ett tillfälligt personnummer för att skydda personuppgifter. Fysik blankett vid ansökningar. Blankett om att få TF- Nummer en fortsätter sedan i process 3.11
6 VO unktnotation 5.4 Hantera nivåbedömning av grundkunskap inför studier beskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknad och en omfattar individer som saknar betygshandlingar eller motsvarande. Efter bedömning kallas individen till ett nivåbedömningstest. Resultatet av nivåbedömningstestet skickas till individen. Kallelse till nivåbedömning, nivåbedömningstest, resultat skickas per mail. 5.5 Bedöma sökandes förutsättningar inför studier en omfattar ett personligt möte med vägledare eller kurator där man tar reda på personens livssituation och eventuell funktionsnedsättning. en omfattar Kurator,vägledare och specialpedagog för att administrera elevärenden med speciella behov. Förberedande dokumentation från inskrivningssamtal med studie och yrkesvägledare, personuppgifter. 5.6 Rekrytera sökande till utbildningar en omfattar uppföljande verksamhet och marknadsföring, rojektuppdrag, och deltagande i mässor uppsökande verksamhet för att få upp intresset för våra utbildningar. utställningsavtal, trycksaker.