Slutrapport från projektet för översyn av produktionssystemet för framställning av tabeller till publikationerna

Slutrapport från projektet för översyn av produktionssystemet för framställning av tabeller till publikationerna Augusti 2003

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 2(11) Innehållsförteckning 1 Projektbeställning...3 2 Bakgrund...3 3 Projektidé...3 4 Arbetsform...4 5 Tidiga beslut som påverkade det fortsatta arbetet...4 5.1 Möte med RTB-gruppen...4 6 Resultat...5 6.1 Befstat...5 6.2 Excel-systemet...6 6.3 Maskinell granskning...8 6.4 Val av presenterade länder...9 6.5 Checklistor...9 6.6 Tidsflöde...10 6.7 Uppföljningsrutiner...10 7 Vad återstår?...10 8 Vad krävs i framtiden?...11 Bilagor Bilaga 1: Projektbeskrivning Bilaga 2: Befstats roll Bilaga 3: Systembeskrivning Bilaga 4: Systemskiss Bilaga 5: Handledning Bilaga 6: Tabeller med länder Bilaga 7: Överblick över förspalterna Bilaga 8: Tabeller som är beroende av andra tabeller Bilaga 9: Dokumentation av tabeller Bilaga 10: Biblioteksstrukturen Bilaga 11: Flödesschema

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 3(11) 1 Projektbeställning Projektet beställdes av Anna-Karin Olsson BV/BE, projektet skulle drivas som ett TQM-projekt. Se bilaga 1 för projektbeskrivning. Deltagare har varit: Projektansvarig: Tor Bengtsson AM/LEDN TQM-pilot Cecilia Wass BV/LEDN Projektdeltagare: Gunnel Deubler BV/BE Hakim Sjöström BV/BE Lottie Ulfgren BV/BE Ewa Eriksson BV/BE Christer Funck BV/BE Hans Gidebäck BV/BE Annika Klintefelt BV/BE Margareta Larsson BV/BE Christer deltog de första mötena och lämnade därefter gruppen på grund av sin arbetssituation. 2 Bakgrund Årligen tas underlag och tabeller fram för tre publikationer (Befolkningsstatistik del 1-2, 3 och 4). Det har varit många personer inblandade i framställningen av dessa publikationer vilket lett till många olika arbetssätt då enhetliga instruktioner och ett genomarbetat system saknats. Från början var tanken att Crystal Reports skulle vara ett av verktygen för att ta fram originaltabeller. Detta fungerade inte som tänkt, i stället tas de flesta tabeller fram via SQL-script, PC-AXIS, SAS-program m.m. Beskrivningar över produktionsprocessen saknas vilket skapat oklarheter. 3 Projektidé Projektet ska endast omfatta processen från data till slutlig tabell. Slutfasen, att från tabell åstadkomma tryckoriginal omfattas inte av detta projekt. Inte heller innehållsmässiga frågor omfattas av detta projekt, såvida de inte uppstår som en följd av förändringar i produktionsprocessen. Till hösten 2003 kommer ett annat projekt att återstartas vars syfte är att se över de innehållsmässiga delarna av tabellproduktionen.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 4(11) Förutom de mål som finns formulerade i projektplanen ska projektet beakta följande punkter: Tabeller ska gå att skapa utan IT-stöd Program ska parameterstyras där så är möjligt i stället för att innehålla hårdkodad information Tabeller gjorda i SAS ses över för bättre integrering i systemet Befstat ska vara start- och slutportal för tabellproduktionen Befstat körs endast på aktuell årgång Minimering av manuella insatser i Excelberäkningarna Maskinell granskning inom och mellan tabeller System för manuella kontroller ska finnas System, checklistor etc. som bland annat visar tabellens status ska konstrueras Tidigare årgångar av tabellerna ska finnas tillgängliga och inte köras fram på nytt Färdiga tabeller ska kunna gå att ta ut i Excel-format Tabeller ska kunna skickas direkt till kund Tabellframställningen ska vara dokumenterad, även hur respektive tabell tas fram och eventuella beroenden av andra tabeller Innan tabellproduktionen sätts igång förutsätts att aggregeringar och standardisering av exempelvis länders stavning är gjorda. Detta kan medföra att man kompletterar framställningsprocessen med ett antal körningar för validering av stavningar, kombinationer av värden etc. 4 Arbetsform Projektet har haft sju möten med minnesanteckningar. Till varje möte har ett antal arbetsuppgifter bestämts. Dessa har varit dels individuella, dels för befolkningsgruppen och dels för IT-gruppen. 5 Tidiga beslut som påverkade det fortsatta arbetet Att Befstat ska vara portalen under vilken tabellproduktionen ska administreras stod klart i ett tidigt skede. Det önskade målet Program ska parameterstyras där så är möjligt i stället för att innehålla hårdkodad information utgick. Bedömningen var att detta skulle innebära allt för mycket arbete jämfört med alternativet att justera alla script inför varje produktionsomgång. 5.1 Möte med RTB-gruppen I samband med tabellproduktionen upptäcks ibland inkonsistens i stock och flöden. Det kan ha varit en felstavning av ett lands namn eller en ogiltig kombination av två variabler, exempelvis att skildas tidigare civilstånd är

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 5(11) ogift. Detta har tidigare hanterats så att oriktigheterna har kvarstått i uttagsdatabaserna. Medan alla berörda script har justerats. Felet har samtidigt rapporterats till RTB-gruppen som därefter lagt in en kontroll och åtgärd som omöjliggör en upprepning nästa år. Det rör sig om ett mycket litet antal sådana fel i materialet, men de är besvärliga att justera i och med att många script berörs. Dessutom måste felet hanteras vid spontana uttag från uttagsdatabaserna. Önskemålet var att justera i uttagsdatabaserna i stället för att ändra i scripten. Beslut: Editering kan ske av framtaget RTB när felaktigheter upptäcks vid tabellproduktion. För att minimera felaktigheter ska kontrolltabeller tas fram innan RTB skapas. En grupp tillsätts för att besluta om vilka kontroller som ska göras och hur eventuella felaktigheter ska hanteras. Gruppen leds av Lottie. Beslutet togs i full enighet med RTB-gruppen. 6 Resultat 6.1 Befstat Befstat är en överbyggnad som fungerar som portal för befolkningsstatistiken. Bland de första uppgifter som gruppen diskuterade resulterade i att Befstats roll för tabellproduktionen preciserades. Se diskussionsunderlag, bilaga 2, som utgjort beställningsunderlag till ITgruppen. Successivt under våren har portalen utvecklats för att fungera så smidigt som möjligt för befolkningsgruppen. Via Befstat initieras körning av det aktuella årets data för uppdatering av tabellerna. Varje tabells status visas i Befstat. (Se bilaga 3, 4 och 5) Befstat är endast möjlig att använda för att uppdatera aktuell årgångs tabellproduktion. Tidigare årgångar är åtkomliga via Befstat för att exempelvis kunna skickas till externa kunder. När dataunderlaget till tabellerna uppdaterats måste tabellerna även granskas och godkännas före publicering. Via Befstat tilldelas varje tabell en statuskod från 1-3 som speglar granskningsnivån. Vem som godkänt/underkänt aktuell tabell på en viss nivå visas i systemet. Om tabellen underkänns så finns möjlighet att lägga in ett meddelande om vilket fel som upptäckts. Dessa meddelande läses kontinuerligt av IT-ansvarig. Nivå 1 Första snabbkontroll med bland annat automatiska kontroller Nivå 2 Fortsatt fördjupad kontroll exempelvis samgranskning mot andra tabeller Nivå 3 Slutligt godkänd inkluderar granskning av lay-out.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 6(11) Först efter definitivt godkännande av tabellen, nivå tre, är tabellen klar för publicering. Beslut: Befstat ska vara den portal som används för att styra tabellproduktionen och för åtkomst av tidigare årgångar av tabeller. Tabellen är klar för publicering först efter nivå 3. 6.2 Excel-systemet Merparten av tabellerna lagras i Excel. Normaltabellen innehåller fyra flikar, Tabell, Underlag, Rubriker och Kontroll. Tabellflik Fliken Tabell innehåller tabellen sådan den ser ut i publikationen, med rätt stilsort, årtal osv. I exemplet ovan måste tabellen redigeras innan ett nytt års data läggs in. Årtalskolumnen längst till vänster tas bort och samtliga övriga värden flyttas en kolumn till vänster och aktuellt år tillkommer, nästa gång år 2003 (detta är ett manuellt arbete som kan göras innan data för det aktuella året är klart). Merparten av tabellerna innehåller enbart data från det aktuella året och behöver därmed inte justeras manuellt. De gråmarkerade cellerna innehåller länkar till fliken Underlag som är kopplad till databaserna via ett script.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 7(11) Underlagsflik Underlag ska alltid vara flik/kalkylblad nummer två från vänster. Data uppdateras till aktuell årgång i samband med att scripten kompileras och exekveras, vilket görs via Befstat. När data uppdaterats kommer även fliken Tabell att innehålla aktuella siffror. Detta sker eftersom data i fliken Underlag är länkat till Tabell. Rubrikflik I fliken Rubriker kommer tabellens rubrik att få aktuellt årtal.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 8(11) Kontrollflik I fliken Kontroll finns automatiserade kontroller av tabellen. Funktionen beskrivs närmare under rubriken Maskinell granskning. I fallet ovan är antalet fel som återfinns noll, vilket det givetvis alltid ska vara innan tabellen godkänns på nivå 1. En slutlig kopia av tabellen sparas utan länkar. Denna sparas i årgångsbenämnda versioner av publikationerna. För år 2002 kommer det att vara under M:\UttagsDb\Reports\2002\. Beslut: Tabellerna ska i normalfallet redigeras i Excel och innehålla flikarna Tabell, Underlag, Rubriker och Kontroll i den ordningen. 6.3 Maskinell granskning Det har funnits behov av att säkerställa att tabellerna granskas maskinellt i större utsträckning än vad som tidigare varit fallet. För att tillgodose detta behov av säkrare granskningsrutiner och därmed även minska behovet av manuell granskning ska Excel-tabellerna granskas maskinellt. Den maskinella granskningen består i att kontroller skapas via länkar som bland annat granskar värden inom tabellen som ska stämma överens. Exempelvis ska summan av delsummorna stämma med totalen. Granskning görs också mot ett separat Excelark som innehåller nyckeltal för varje årsproduktion. Exempel på sådana nyckeltal är antal födda, antal döda, antal döda nollåringar. Detta ark med nyckeltal skapas innan årsproduktionen startar. Kontroller görs mot detta ark för att säkerställa att bland annat antalet döda stämmer, problem har uppstått tidigare år då den äldst avlidne har avlidit i en åldersklass högre än den högst noterade årsklassen året innan. Den maskinella granskningen som beskrivs ovan sparas i fliken Kontroll.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 9(11) Maskinell granskning ska också ske på beräknade värden som ska stämma överens mellan tabeller. Exempelvis finns tre tabeller i del 4 som innehåller åldersrelaterade dödstal efter civilstånd, medborgarskap och per län. Några av dessa redovisningar är gemensamma och ska därmed överensstämma. Granskning görs främst på tabeller inom ett kapitel av en bok och kan utföras först då samtliga tabeller är klara inom ett kapitel av boken. Denna granskning sparas i en separat Excelbok. När den maskinella granskningen är genomförd och eventuella felaktigheter rättade har tabellen passerat godkännande från nivå 1 till nivå 3. En tabell som godkänts på en nivå kan bli underkänd om exempelvis ny samgranskning tillkommer och fel upptäcks. Tabellens status ändras därmed till ej ok. Vikten av att granska tabellerna maskinellt visade sig tydligt när två tidigare kontrollerade, godkända och publicerade tabeller testades i samband med utvecklandet av ett kontrollsystem. I en av dessa tabeller upptäcktes felaktiga summeringar som tidigare inte uppmärksammats. Beslut: Samtliga tabeller som tas fram i Excelsystemet ska byggas ut med granskningsrutiner som beskrivs ovan. 6.4 Val av presenterade länder I ett antal tabeller redovisas antal efter land. Det kan avse födelseland, medborgarskapsland, invandringsland eller utvandringsland. Tanken har varit att spegla de största enskilda länderna inom respektive världsdel. Valet av länder gjordes i mitten av 1990-talet och har i vissa fall justerats. Någon entydig definition avseende kriterier för när ett enskilt land ska ingå i tabellerna eller ej finns inte, ej heller när utbyte av ett land ska ske. En sammanställning över vilka tabeller som innehåller redovisning av länder har tagits fram, se bilaga 6. Sammanställningen skulle också kunna betraktas som en checklista. Beslut: Behov föreligger av precisering av kriterierna för val av länder, detta behandlas i projektet som avser de innehållsmässiga delarna av tabellproduktionen. 6.5 Checklistor I ett tidigt skede av projektet togs checklistorna Överblick över förspalterna (bilaga 7) och Tabeller som är beroende av andra tabeller (bilaga 8) fram. Dessa kom dock under projektets gång att kompletteras av en tredje, delvis överlappande, checklista. Denna har till syfte att utgöra underlag för editering av tabellutseendet (bilaga 9). Editeringen kan med fördel göras innan tabellproduktionen sätts igång. I listan anges för varje tabell om den har redovisning per regional nivå, och om det är stock eller

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 10(11) flöde som tabellen innehåller. Detta för att kunna förbereda för, respektive kontrollera, när exempelvis en regional indelningsändring påverkar tabellen. Stockuppgifter påverkas redovisningsåret innan ändringen gäller (stock 31/12 2002 speglar indelning 1/1 2003). Flödesuppgifter påverkas för det år då indelningsändringen infaller. I denna lista anges även om 5- årsgrupperingar och tidsserier som ska editeras finns med i tabellen. En förteckning som beskriver biblioteksstrukturen har också tagits fram, se bilaga 10. Beslut: Checklistorna utgör ett levande arbetsunderlag och behöver löpande underhållas. 6.6 Tidsflöde Ett grovt tidsflöde med uppgifter om aktivitet, tidpunkt, tidsåtgång och ansvarig har skapats. (Se bilaga 11) Beslut: Varje produktionsomgång, publikation, inleds med genomgång och uppdatering av tidsflödet. Det bör även användas för att pricka av aktiviteter som är slutförda. 6.7 Uppföljningsrutiner Efter det att varje bok är färdig gås erfarenheterna från produktionen igenom och sammanställas. Detta bör göras under ledning av någon som står utanför gruppen, exempelvis programchefen. Syftet med utvärderingen är att lära av erfarenheterna; vad fungerade bra, vad fungerade mindre bra, vad kan förbättras till nästa produktionsomgång. Beslut: Uppföljning görs efter varje avslutad publikation. 7 Vad återstår? Ett av projektmålen återstår: Ambitionsnivån att även kunna inkludera alternativt ersätta de moment där SAS och PC-AXIS återstår att förverkliga. Det kan antingen göras i samband med årets produktion av dessa tabeller eller senare. Under projektets gång har ett antal arbetsuppgifter tillkommit: Kriterier för val av länder måste preciseras. Att utse ansvarig för att underhålla systemet och initiera de arbetsmoment som översynen pekat ut. Vidarutveckling av PublikationsGuiden. Bland annat bör tabeller som inte är gjorda i SQL/Excel kunna hanteras.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN 11(11) 8 Vad krävs i framtiden? För att systemet ska bli till nytta och stöd för framtida användning krävs löpande underhåll. Checklistorna måste kompletteras och underhållas kontinuerligt. Utvärderingsfasen efter varje bok är väsentlig för att fånga upp förbättringsåtgärder medan senast genomförda produktionsomgång fortfarande är aktuell. Ett vidareutvecklat flödesschema kan användas för att identifiera resurskrävande moment. Detta projekt var ett av tre som berör översynen av publikationerna. De övriga två projekten, Från tabeller till publikationer och Genomgång och dokumentation av demografiska mått; genomgång av innehållet, återstår att genomföra.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN PROJEKTBESKRIVNING - Bilaga 1 Anna-Karin Olsson, BV/BE Översyn av produktionssystemet för framställning av tabeller till publikationerna Projektnamn: Publikationsprojektet, del A Från register till tabell Version: Slutlig version Datum: 2003-01-10

STATISTISKA CENTRALBYRÅN PROJEKTBESKRIVNING - Bilaga 1 Anna-Karin Olsson, BV/BE Översyn av produktionssystemet för framställning av tabeller till publikationerna 1 Målbeskrivning 1.1 Bakgrund Årligen tas underlag och tabeller fram för tre publikationer (Befolkningsstatistik del 1-2, 3 och 4). Det har varit många personer inblandade i framställningen av dessa vilket lett till att det saknas enhetliga instruktioner och ett genomarbetat system. Från början var tanken att Crystal Reports skulle vara ett av verktygen för att ta fram originaltabeller. Detta fungerade inte som tänkt. I nuläget tas tabeller fram via SQL-script, hämtning av data från PC- AXIS, SAS-program m.m. Det saknas beskrivningar över produktionsprocessen vilket lätt leder till att misstag kan uppstå. 1.2 Projektidé Projektet ska endast omfatta processen från data till slutlig tabell. Slutfasen att från tabell åstadkomma tryckoriginal omfattas inte av detta projekt. Inte heller innehållsmässiga frågor omfattas av detta projekt, såvida de inte uppstår som en följd av förändringar i produktionsprocessen. 1.3 Mål Efter genomförandet av projektet ska tabellframställningen göras efter ett strukturerat arbetsschema där systemet är väl beskrivet och definierat. Mål som ska uppnås: Produktionsprocessen skall effektiviseras idag går allt för mycket tid åt till att ta fram tabellerna Produktionstiden skall kortas ned så att publicering kan ske snabbare än idag Maskinella kontroller av tabeller ska byggas in i systemet så at den manuella granskningen minskar och att granskningen blir säkrare Samtliga tabeller skall i slutändan gå att ta ut i Excel-format. Avsikten med detta är att resp. tabell även skall gå att skicka som Exceldokument via e-mail till dem som så önskar. Efter projektets slut skall arbetsgången för framställning av tabeller vara dokumenterad

STATISTISKA CENTRALBYRÅN PROJEKTBESKRIVNING - Bilaga 1 Anna-Karin Olsson, BV/BE 2 Arbetsformer 2.1 Projektorganisation Beställare: Anna-Karin Olsson BV/BE Projektansvarig: Tor Bengtsson AM/LEDN TQM-pilot Cecilia Wass BV/LEDN Projektdeltagare: Gunnel Deubler BV/BE Hakim Sjöström BV/BE Lottie Ulfgren BV/BE Ewa Eriksson BV/BE Christer Funck BV/BE Hans Gidebäck BV/BE Annika Klintefelt BV/BE Margareta Larsson BV/BE Projektet bedrivs i form av ett TQM-projekt. 2.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess Projektgruppen fattar alla beslut, vid behov i samråd med beställaren. Gruppen har beslutsrätt inom projektets ekonomiska ramar (= inplanerade timmar under punkt 4). Projektansvarig ansvarar för att projektet når uppställda mål och för rapportering till beställaren. Projektdeltagarna ansvarar för att utlagda arbetsuppgifter blir utförda och att arbetet i projektet utförs i den utsträckning som angivits i bemanningsplanen. 2.3 Aktivitets- och tidplan Projektet skall pågå under våren 2003 och vara avslutat senast i juni 2003. Avrapportering skall ske den 25 feb, den 8 april samt den 27 maj i B-gruppens referensgrupp (BV/BE:s interna utvecklingsgrupp ). Slutrapportering sker i B- gruppen den 4 juni. En mer detaljerad aktivitetsplan tas fram av projektgruppen. Om projektgruppen så finner lämpligt kan projektstart förläggas till ett heldagsexternat. 2.4 Kvalitetssäkring Kvaliteten på projektarbetet säkras genom att ett systematiskt arbetssätt kommer att tillämpas, att dokumentation görs parallellt med utvecklingsarbetet och att rekommenderade standarder följs.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN PROJEKTBESKRIVNING - Bilaga 1 Anna-Karin Olsson, BV/BE 2.5 Dokumentation Systemet inklusive alla definitioner skall dokumenteras enligt gällande standard för dokumentation (mikrodata finns redan beskrivet) Dokumentationen skall hela tiden ligga i fas med projektarbetet och vara helt klar när projektet avslutas. Deltagarna ska dokumentera sina respektive delar. Katalogstrukturen skall finnas under M:\ 3 Risker Det finns ett antal risker för projektet. Dessa är följande: tidsplanen och tillgängliga resurser kan vara för snålt tilltagna och projektet blir i och med detta försenat oväntad frånvaro kan uppstå bland projektmedlemmarna; de kan bli sjuka, sluta på SCB eller inte deltaga i projektet enligt bemanningsplanen Om något av ovanstående inträffar ska beställaren fatta beslut om det fortsatta projektarbetet. 4 Bemanning / finansiering Nedan anges ett förslag till bemanningsplan. Bemanningsplanen skall diskuteras och vid behov revideras vid första mötet. Planerade timmar bör då också brytas ned per person. Produktkod Aktivitet Tor Bengtsson 40 tim 70 12 41-2 23 Cecilia Wass 40 tim 70 12 41-2 23 Gunnel Deubler Hakim Sjöström 200 tim 70 12 41-2 23 Lottie Ulfgren Ewa Eriksson Christer Funck Hans Gidebäck 200 tim 34 00 10 8 23 Annika Klintefelt Margareta Larsson De produktkoder som skall användas vid projektarbetet framgår ovan. Även aktivitetskod (23 = TQM-projekt) skall anges vid tidrapportering.

STATISTISKA CENTRALBYRÅN BEFSTATS ROLL Bilaga 2 (reviderad) BEFSTAT:s roll vid publikationsframställning Möte: 2003-01-09 med IT-gruppen 2003-01-17 Närvarande: Annika, Ewa, Margareta, Christer, Hans Lottie, Hakim, Gunnel Sparade gamla publikationstabeller Två alternativa ingångar - BEFSTAT - Välj årtal - Välj del - Välj tabell Snarast bör publikationstabellerna för år 2001 läggas över som fasta tabeller. Kolla med Hans var det slutliga tabellerna ligger Äldre årgångar bör finnas som Backup på M (Hakim kollar) - Utforskaren - M\Publikationer\Årgång\Del\Tabnamn (ej BEF_PUBxx) Lagras skrivskyddat Om tabellerna senare revideras skall reviderad tabell skrivas i sidhuvudet. En tabell skall endast revideras om felet är gravt annars bör tryckta publikationstabeller gälla. Tabellen bör döpas till t.ex. Tab4.3rev Framställning av ny årgångs tabeller Samma sätt att gå in i BEFSTAT som nu - Pågående publikationsår (2002) - Del - Tabellnamn/BEF_PUBxx Mer förklarande text Vad betyder knapparna vad händer när man tycker på knappen Rutnätstabellen behövs ej Felmeddelande från BEFSTAT som är tydligt Ett antal knappfunktioner - Kör tabellproceduren - KÖR Någon indikation att körningen gått bra. Knappen blir grå när körningen är gjord! Bilaga 2 06-09-26 09.29

STATISTISKA CENTRALBYRÅN BEFSTATS ROLL Bilaga 2 (reviderad) - VISA med länkar automatiskt hamnar man i exceltabellen som innehåller flikarna + Tabell (färdiglänkad tabell utan sidhuvud och sidnummer) + Underlag där resultatet från ASQL-bearbetningen hamnar + Rubrik årtal, tabellnamn (sv. och eng.) + Logg Ny flik där resultatet från den maskinella kontrollen finns ( se nedan: Maskinell kontroll) Knappen bli grå när tabellen är godkänd Skall även innehålla tips och råd BEFGRUPPEN vilka kontroller skall göras för resp. tabell - Godkänn tabell knappen används för att godkänna tabell Tabellen är maskinellt och manuell kontrollerad och kan läggas över i mappen M\Publikationer\ÅrgångPG\Del\Tabnamn Knappen bli grå när tabellen är sparad som FastTabell= Tabell utan länkar - VISA utan länkar - man hamnar automatiskt i M\Publikationer\ÅrgångPG\Del\Tabnamn Tabellen skall vara utan länkar och ha tabellnummer och rubrik. Man kan använda dessa tabeller för inläggning i PagerMaker (Hans del Tabell- tryck-web ) eller vidarebefordran till kunder - Kör om tabell om nått visat sig felaktigt i tabellen trots granskning skall vissa med behörighet kunna köra om från början. Maskinell kontroll Maskinella summeringskontroller skall göras resultatet läggs i fliken LOGG i Tabeller med länkar. Kontrollen skall bestå i summeringar till totalt, kön.olika beroende på tabellens utseende. Kontroll skall även ske mot celler i andra BEF_PUB-tabeller BEFGRUPPEN vilka kontroller skall göras för resp. tabell Spara årsversionen av resp. publikation under mappen: M\Publikationer\Årgång\Del\Tabnamn (ej BEF_PUBxx) Bilaga 2 06-09-26 09.29

SYSTEMBESKRIVNING Bilaga 3 STATISTISKA CENTRALBYRÅN SiP-dokument Datum Sida Systembeskrivning 2003-04-29 1(4) Avd/program/enhet/ort SiP-process SiP-projektId BV/BE Teknisk design 78 Utfärdare SiP-projektnamn DEUBLER GUNNEL PublGuide Systembeskrivning för PublikationsGuiden Revision Nummer OBS! Orginalet finns i SiP projekt PublGuide, denna kommer ej att uppdateras Revision Datum Summarisk beskrivning av ändringar Ändringarna markerade Bilaga 3 ProduktId ProduktionId Ordernummer Produktnummer 2006-09-26 09:29:35

SYSTEMBESKRIVNING Bilaga 3 STATISTISKA CENTRALBYRÅN SiP-dokument Datum Sida Systembeskrivning 2003-04-29 2(4) Avd/program/enhet/ort SiP-process SiP-projektId BV/BE Teknisk design 78 Utfärdare SiP-projektnamn DEUBLER GUNNEL PublGuide Innehåll 1 Allmänt... 2 2 Publikationsguiden... 2 3 Databaser... 3 1 Allmänt Guiden ska vara ett verktyg för att hantera publikationstabeller. Det är publikationer som framställs i MS SQL Server och tas ut i Excel som hanteras. Målet är att de flesta tabeller ska framställas enligt detta sätt. Vid framställning av tabeller till publikationerna skall guiden visa vilka tabeller som är kompilerade visa vilka tabeller som är körda hämta data från databastabell till excelfil vara en miljö att granska tabeller i vad som är fel i en tabellen skapa länkfria kopior och lägga i särskilda mappar Efter produktion ska guiden vara ett verktyg för att kunna Skicka länkfria tabeller till kunder Administrationssidor finns för olika administrativa rutiner. 2 Publikationsguiden Hanterar tabeller till publikationerna Program/Språk VB 6.0 Databasåtkomst Källkod Exe-fil Operativsystem ODBC - ADO \\r003r2\vss6\vssobv \\scb\program\avd-program\bv\be\publikationsguiden Win2000 Bilaga 3 ProduktId ProduktionId Ordernummer Produktnummer 2006-09-26 09:29:35

SYSTEMBESKRIVNING Bilaga 3 STATISTISKA CENTRALBYRÅN SiP-dokument Datum Sida Systembeskrivning 2003-04-29 3(4) Avd/program/enhet/ort SiP-process SiP-projektId BV/BE Teknisk design 78 Utfärdare SiP-projektnamn DEUBLER GUNNEL PublGuide Komponenter Inifil Lagrade procedurer Dokumentmall Textfil Behörighet Relaterade dokument SCB-komponenter \\scb\program\avd-program\bv\be\publikationsguiden\ Publikationsguiden.ini På databaserna Bef_aggr, RTBXXXX, objmeta M:\\uttagsdb\reports\Makrosparatabell.xls (För attgöra länkfria tabeller) M:\\uttagsdb\reports\EjOKTabeller.txt (lista över tabellers fel ) Gruppen BE i databaserna M:/AdmBE/Minnesanteckningar/översyn publikationer A/ Handledning till Publikationsguiden M fl 3 Databaser Produktion Databas OBJMETA Användning Se systemskiss Databastyp Se systemskiss Datamodell Se systemskiss Server Q064 Version MS SQL Server 2000 Behörighet BE Test Produktion Databas Bef_Aggr Användning Se systemskiss Databastyp Se systemskiss Datamodell Se systemskiss Server Q064 Version MS SQL Server 2000 Behörighet BE Test Bilaga 3 ProduktId ProduktionId Ordernummer Produktnummer 2006-09-26 09:29:35

SYSTEMBESKRIVNING Bilaga 3 STATISTISKA CENTRALBYRÅN SiP-dokument Datum Sida Systembeskrivning 2003-04-29 4(4) Avd/program/enhet/ort SiP-process SiP-projektId BV/BE Teknisk design 78 Utfärdare SiP-projektnamn DEUBLER GUNNEL PublGuide Produktion Databas RTBxxxx (xxxx=senaste år) Användning Se systemskiss Databastyp Se systemskiss Datamodell Se systemskiss Server Q064 Version MS SQL Server 2000 Behörighet BE Test Bilaga 3 ProduktId ProduktionId Ordernummer Produktnummer 2006-09-26 09:29:35

SYSTEMSKISS Bilaga 4 STATISTISKA CENTRALBYRÅN SiP-dokument Datum Sida 2003-04-25 1(1) Avd/program/enhet/ort SiP-process SiP-projektId BV/BE 78 Utfärdare SiP-projektnamn DEUBLER GUNNEL PublGuide Systemskiss för Publikationsguiden OBS! Orginalet finns i SiP projekt PublGuide, denna kommer ej att uppdateras OBJMETA Tabell: Befstatpubl Innehåller administrativa metadata för publikationstabellerna. Fält: Ar,Period,Bok,TabellNamn,ProcNamn,DataPgm,Publ icering, Status,Godk,OK1,OK2,OK3,EJOK Ex: 2003,1-2,Tabell_1, Befstat_1, SQL, Excel,Ja,Ja,ankl,ankl,ankl,, Olänkade exceltabeller på M:\uttagsdb\reports\2002 Och M:\uttagsdb\reports\2002\PG Procedurer: För att skapa publikationstabellerna (t ex Befpub_1) För att hämta data från tabellerna (t ex Befpub_1Sel) RTB aktuell årgång MakroSpara Tabell.xls Publikationsguiden Fellista: EjOKTabeller.txt Excelfiler från M:\uttagsdb\reports\ (t ex befpub_1.xls) Tabeller: De färdiga publikationstabellerna (t ex Befpub_1) BEF_AGGR Bilaga 4 ProduktId ProduktionId Ordernummer Produktnummer 2006-09-26 09:30:04

STATISTISKA CENTRALBYRÅN HANDLEDNING Bilaga 5 1(10) Skapat av Gunnel Deubler BV/BE Skapat den 2003-08-18 09:55:00 Handledning till Publikationsguiden Startsida för PublikationGuiden Bilaga 5 06-09-26 09.30

STATISTISKA CENTRALBYRÅN HANDLEDNING Bilaga 5 2(10) Skapat av Gunnel Deubler BV/BE Skapat den 2003-08-18 09:55:00 Innehållsförteckning Handledning till Publikationsguiden...1 Innehållsförteckning...2 Allmänt...3 Produktion av tabeller...4 Hantering Steg 1...4 Listboxen Tabell...5 Vad händer?...5 Hantering Steg 2...6 Vad händer?...6 Hantering av tabeller utan länkar...7 Hantering Steg 1...7 Vad händer?...8 Hantering Steg 2...8 Vad händer?...9 Administration...9 Visa tabellstatus...10 Bilaga 5 06-09-26 09.30

STATISTISKA CENTRALBYRÅN HANDLEDNING Bilaga 5 3(10) Skapat av Gunnel Deubler BV/BE Skapat den 2003-08-18 09:55:00 Allmänt Publikationsguiden ska vara ett hjälpmedel för hanteringen vid produktion av tabeller till Befolkningsstatistikböckerna och hanteringen av utskick av länkfria tabeller till kund. Hanteringen av produktionen som stöds i guiden är att hämta data från databaserna till de Excelböcker som används som underlag till tabellerna samt att felmarkera eller godkänna dessa tabeller på olika nivåer. Dessutom finns två administrativa delar. Dels för att se hur långt tabellerna kommit i produktion och dels för att administrera guiden i sig. Det sistnämnda är mest för IT-bruk och ej färdigutvecklat ännu. Publikationsguiden kan komma att förändras beroende på användarnas synpunkter och idéer. Bilaga 5 06-09-26 09.30

STATISTISKA CENTRALBYRÅN HANDLEDNING Bilaga 5 4(10) Skapat av Gunnel Deubler BV/BE Skapat den 2003-08-18 09:55:00 Produktion av tabeller Produktionen av tabeller är i två steg. Dessa beskrivs nedan med steg och beskrivning av vad som händer. Hantering Steg 1 Välj Del i listboxen Välj Tabell eller Procedur i respektive lista. När en tabell markeras i listan skall tillhörande procedur markeras i den andra listan och vice versa. OBS! Använd musen för att markera tabell eller procedur annars finns det risk att markeringen i den andra listan inte fungerar. Tryck på knappen Öppna. (Flera tabeller kan öppnas i följd men ej markeras och öppnas samtidigt) Tryck på knappen Gå till steg 2 om du vill godkänna eller felmarkera någon av dina öppnade tabeller. Bilaga 5 06-09-26 09.30