Manual Scalepoint/Meps 2014-05-12
Innehåll Överblick startsidan 3 4 Flikar att genomgå före kontakt med kund 5 6 Anvisa sig som ägare för ärendet 7 9 Hänvisning vid Semester/Sjukdom 10 Avtala tid för besiktning 11 13 Skicka/lägga in besiktningsrapport 14 17 Skicka in Meps reparationsförslag 18 28 Skicka in Meps 2 29 Meddelande/loggen 30 Filer (flik) 31 Skicka in Integrerat reparationsförslag Ej Meps, löpande arbeten med uppskattad kostnad 32 34 Lägga in bilder efter eller under rivning 35 Övrig information 36 2
Vy från Startsida Om ni markerar stjärnan på öppna skador, så kommer ni slippa se de skador som är avslutade. När man står på alla skador får man upp samtliga skador som man mottagit kopplat till vilket val man gjort under denna flik Om man väljer att se under mina aktiva skador får man fram de skadorna som man anvisat sig till och i dessa så sker direktkommunikation mellan arbetsledare och Trygg Hansa. Skador utan ägare är de som ingen har markerat ägandeskap för, dvs anvisat sig som användare och återfinns även under fliken alla skador 3
På denna flik Columns kan ni bestämma vad ni vill se på huvudvyn, genom att bocka i enskilda rutor (ha dock alltid ibockat status och förfallodatum, för er egen skull, för att hålla koll på var ni är i uppdragen) 4
När man först öppnar upp det nya ärendet är det viktigt att se över uppgifter och information i markerade rutor innan man tar kontakt med kunden 5
Denna sida är kopplat till att göra er uppmärksamma på att det står rätt till i beställningen från vår sida. Det innebär att när ni får en skada, säkerställ att ni alltid är påkopplade på både besiktning och reparationsförslag. Om detta inte skulle vara fallet, skicka notering i loggen om att handläggare skall se till att koppla på er på båda momenten. Om ni inte är tillknutna till båda uppgifterna är det omöjligt för er att följa framtagen process och står man enbart på besiktning innebär det att ni ej får möjlighet att kunna skicka in kalkyl och avsluta skadan. 6
När ni läst igenom de olíka flikarna, så anvisa er som användare (gäller framförallt de företag som har flera arbetsledare som arbetar i systemet) 7
Markera den ni är och tryck på OK. 8
Om ni mot förmodan skulle glömma att anvisa er som användare och vill göra detta i ett senare skede kan ni gå in under kontaktuppgifter och ändra det manuellt genom att klicka på ändra sakansvarig 9
När man är anvisad som användare är det enbart dit mailen går, och aldrig till huvudmailen/ordermailen, därav måste man göra en aktiv ändring vid semester och sjukdom. När en användare är vald som saksansvarig/anvisad användare så skickas enbart ett mail till användarens personliga mail när man skriver till varandra i loggen och när kalkyler godkänns/avvisas Om det inte finns en saksansvarig skickas mail fortsatt till företagets huvudmail/ordermail. För att säkra att inga mails försvinner vid t.ex. semester och sjukdom har vi gjort det möjligt för alla användare att skriva in en Cc-mailadress. Det vill säga, alla användare kan välja en mailadress till en kollega när man är borta, dit en kopia av alla mails går. Obs. glöm inte att ta bort cc-inställning när ni är tillbaka. Detta gör man genom att gå in på Min profil och därefter Parter. 10
När ni ringer upp kund och ej får svar flytta fram tidsfristen och skriv en förklaring till varför ni gör detta. Ex talat in på telesvar alt skickat mail till kund att kontakta er för att boka tid för besiktning 11
Flytta fram tidsfrist 12
När ni väl har kommit i kontakt med kund, lägg då in rätt datum och tid som ni avtalat, dvs hitta inte på vilken tid som helst utan det skall vara den faktiskt avtalade tiden. OBS. Använd ej denna funktion om ni ej kommit i kontakt med kund, då den enbart flyttar fram tidsfristen ett dygn, vilket innebär att ni varje dag måste gå in och flytta fram tiden, utan gör som visat på föregående sida 13
Efter besiktning är gjord skall både besiktningsrapport, bilder och kalkyl in. Detta görs i 2 olika steg. Vi börjar med att skicka besiktningsrapporten 14
När Ni nu kommer att gå bort från att fylla i Trygg-Hansas Wordskaderapport, ges det möjlighet att faktiskt lägga in bilder och rapport i systemet direkt på plats hos försäkringstagaren genom att nyttja den App som de tillhandahåller. Se sista sidan. Om ni sätter skada som oklar, vilket ni enbart skall göra när ni faktiskt inte vet om den är ersättningsbar, fyller ni så utförligt så att handläggare snabbt kan ta ställning i ärendet och meddela er. Det går iväg ett mail till handläggaren när vi sätter den som oklar till skillnad från när ni sätter den som ersättningsbar Ja, då vi först får mail när ni lagt in en kalkyl/offert vilket krävs i samtliga ärenden 15
16 På sikt så hoppas vi att scalepoint kan lägga in en kommentarruta gällande hur delreparation skall utföras, men till dess så kan ni utveckla delreparation under rubriken åtgärder/överensko mmelse i den del som ligger i reparationsförslaget, se sid 23
Besiktningsrapporten finns nu att hämta under fliken rapporter. Vi får dock ej mail på att vi har en besiktningsrapport att godkänna, detta för att vi kräver att vi får in kostnadsförslag/kalkyl (status rapport skickat) och först då går vi in och läser rapporten. Obs! detta gäller ej om byggare satt ersättningsbarhet som oklar, då det går iväg ett mail till skadereglerare om att ta ställning till ersättningsbarheten Markera senast aktiva rapport och klicka på öppna för att se dokumentet 17
Observera att status i axeln fortfarande är på värdering, vilket innebär att inget mail går iväg till handläggaren att de har något att agera på, detta pga av att den process vi arbetar efter kräver att vi får in en kalkyl i ärendet. Först då vi får status rapport skickat får vi en uppgift att agera på. Klicka på skicka meps reparationsförslag 18
Ni får nu upp ett förifyllt mepshuvud, därifrån kör ni på som vanligt med er kalkylering och lägger in avtal, villkor och för in operat. Se nästa sida för uppladdning av kalkyl in i scalepoint 19
När ni spar ner kalkyl hos er har den skadenumret per default och detta vill ni kanske ändra till adress, interna ordernr m.m. Då skall ni vara uppmärksamma på att ni inte får använda er av bokstäverna Å, Ä,Ö pga att vi och ni inte kan öppna upp kalkyl genom scalepoint. För oss innebär det att vi inte kan se kalkylen och för er så innebär det att när ni skall skicka in kalkyl nr2 så går inte detta att göra i systemet.
Ni sparar mepsen som vanligt där ni skall ha den, därefter trycker ni på kalkyl till scalepoint och nedan meddelande kommer upp. Tryck på OK och därefter på den andra länken direkt in i skadan. Se nästa sida Glöm ej att vid samtliga vattenskador skall vattenskadeundersökningen göras 21
Vi är tillbaka in i skadan men vi måste slutföra reparationsförslaget för att kunna få status rapport skickat. 22
På denna sida ser ni information som köpts över från kalkyl, vilket innebär att ni inte längre själv behöver fylla i siffror. Gå till nästa sida 23
Här fyller Ni i åtgärder gällande reparationen, delreparationen m.m, samt förväntat start och slutdatum och eventuell regress. OBS när det gäller datumen, så skall de vara vägledande i ert arbete och är inte skada avslutad vid förväntat slutdatum kommer den att bli försenad i systemet. 24
Nu har meddelande gått iväg till handläggare om att de har en kalkyl att godkänna 25
Nu kan ni öppna denna rapport med det innehåll som ni registrerat 26
Nu får vi upp rapporten som kopplar till den information som skrevs in i reparationsförslaget, men man kan även läsa besiktningsrapporten direkt från denna vy och det gör vi enklast genom att klicka på visa besrapport och då kan ni se på nästa sida hur det ser ut När vi på Trygg Hansa läst igenom rapport, och granskat kalkyl/offert så klickar vi på Godkänn eller avvisa 27
Besiktningsrapporten öppnas då upp i ett nytt fönster - överlappande reparationsrapporten. 28
När vi skall skicka in nästa kalkyl, går ni in under fliken rapporter och markerar tidigare inskickat reparationsförslag och klickar på ladda ner. Nu kommer tidigare Meps att komma upp och där gör ni era tillägg/kompletteringar och följer samma process som tidigare beskrivits. Tänk på att flytta fram tiden för reparationsavslut om ni efter rivning ser att arbetsprocessen blir fördröjd. 29
När ni skickar meddelande markera den person som ni vill skicka det till och om ni enbart vill upplysa oss med någon information som ni ej behöver svar på, så väljer ni helt enkelt att inte kryssa i någon mottagare. Glöm inte att alltid trycka på skicka meddelande för samtlig information som skall sparas i loggen. Obs tänk på att inte markera flera personer som skall ta del utav meddelande, utan enbart den som ni avser att få svar ifrån, dvs handläggare eller den som senast granskat kalkyl. Ni söker fram kalkylgranskaren under denna ruta genom att skriva in dennes namn 30
Under fliken filer laddar ni enbart upp sådant som ni ej behöver ha godkänt på utav oss. Det är avfuktningsprotokoll, handlingsplaner, slutbesiktningsprotokoll m.m. ALDRIG EN KALKYL eller BILDER. 31
Skicka integrerat reparationsförslag används enbart när ni ej har möjlighet att göra en kalkyl utan bara vid en s.k offert med en uppskattad kostnad. 32
Ni fyller i sida 2 i vanlig ordning och trycker på slutför 33
Om ni behöver uppdatera er offert, markerar ni reparationsförslag och trycker på klona, så kommer tidigare ifyllda uppgifter att komma upp. 34
När ni ska lägga till fler bilder t ex efter rivning, så gör ni det under skadeuppgifter och trycker på lägg till. 35
Övrigt. Tänk på att anmäla när någon har slutat på ert företag, så att denne person avaktiveras. Detta gör ni till er kontaktperson på Trygg Hansa. Detsamma gäller om ny arbetsledare skall upprättas i systemet. Glöm inte att när personal är sjuk eller har semester att de ska hänvisa sin mail enligt sida 10, till en kollega som kan sköta dessa ärenden under tiden. När ni lagt in kalkyl och har status rapport skickat och vill förmedla något gällande kalkyl, skriv in det i loggen, men markera ingen mottagare, vi fångar upp det i samband med granskning. Det genererar enbart onödiga mail. När ni skickar meddelande till handläggare som ni behöver svar på under ärendets gång, markera enbart den person som står som handläggare och inte samtliga valbara Om ni har frågor angående villkor eller kundrelaterade frågor, meddela handläggaren i ärendet. Om ni har frågor angående tekniska lösningar/delreparationer/kalkyler ta kontakt med besiktningsorganisationen. Kontakta Scalepoint support om ni har frågor kring app eller driftsstörningar. 36